OVEREENKOMST DECLARATIE GROUPER tussen Stichting DBC-Onderhoud en de deelnemende zorginstelling 2015 v0.1 24 oktober 2014
Inhoudsopgave 1 Inleiding... 3 2 Definities en rangorde... 5 3 Voorwerp van de Overeenkomst... 7 4 Beschikbaarheid van de Grouper... 9 5 Betaling... 10 6 Overige verplichtingen van Partijen... 11 7 Duur en beëindiging... 12 8 Aansprakelijkheid... 13 9 Overmacht... 14 10 Geheimhouding... 15 11 Privacy... 16 12 Intellectuele eigendom... 17 13 Geschillenbeslechting en toepasselijk recht... 18 14 Algemeen... 19 Bijlage 1: Service Level Agreement... 20 Bijlage 2: Formulier ondertekening overeenkomst Declaratie Grouper... DBC-Onderhoud 2 31
1 Inleiding DE ONDERGETEKENDEN: (1) STICHTING DBC-ONDERHOUD (hierna te noemen "DBC-O"), gevestigd te Utrecht aan de Europalaan 40 (3526 KS), rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer drs. C.W.J.M. van Ewijk MCM, directeur/bestuurder; EN (2) de ZORGINSTELLING, zoals nader benoemd in het formulier Ondertekening Overeenkomst Declaratie Grouper, hierna afzonderlijk te noemen "Partij" en gezamenlijk te noemen "Partijen"; OVERWEGENDE DAT: (A) (B) (C) (D) (E) (F) (G) het registratie- en bekostigingssysteem op basis van de af te leiden Diagnose Behandeling Combinaties (DBC) in zorginstellingen (ziekenhuizen en zelfstandige behandelcentra) een zorgproductstructuur kent; DBC zorgproducten binnen deze zorgproductstructuur zijn af te leiden uit de door de zorginstelling geregistreerde diagnose en zorgactiviteiten, samen met eventuele zogenaamde add-ons; om een uniforme afleiding mogelijk te maken een passende landelijke infrastructuur gewenst is, waarvan een softwaretool (de Grouper) de kern vormt; om deze uniforme afleiding te faciliteren, afspraken nodig zijn die de zorginstelling inzicht en vertrouwen geven in/zekerheid over het proces van afleiden van DBC zorgproducten door de Grouper uit de in haar administratie geregistreerde diagnosen en zorgactiviteiten; in dit verband DBC-O zorg draagt voor de ontwikkeling, de terbeschikkingstelling en het onderhoud van de Grouper; partijen de voorwaarden waaronder het een en ander plaatsvindt, vast hebben gelegd in deze Overeenkomst en de daarbij behorende bijlagen; in 2015 mogelijk een transitie plaatsvindt tussen de Nederlandse Zorgautoriteit en DBC-O, waarbij de rechten uit deze Overeenkomst eventueel worden overgedragen aan de Nederlandse Zorgautoriteit; DBC-Onderhoud 3 31
(H) (I) bij alle betrokken partijen bekend is dat de transitie tussen de Nederlandse Zorgautoriteit en DBC-O er mogelijk toe kan leiden dat de kosten voor de Grouper per 1 januari 2016 (of per een eerder of later door de Nederlandse Zorgautoriteit te bepalen moment) niet langer vergoed zullen worden uit publieke middelen; partijen de Overeenkomst onder die omstandigheden sluiten. VERKLAREN HET VOLGENDE TE ZIJN OVEREENGEKOMEN: DBC-Onderhoud 4 31
2 Definities en rangorde 2.1 De in de Overeenkomst opgenomen termen welke met een beginhoofdletter zijn geschreven, al dan niet in meer- of enkelvoud, zijn gedefinieerd en hebben de betekenis zoals opgenomen in dit artikel. Acceptatieomgeving: AGB-code: DBC zorgproduct: Functionele Specificaties: Overeenkomst: Declaratie Grouper: de grouperomgeving bedoeld om de aansluiting van de (nieuwe) software van de gebruiker op (de nieuwe software van) de Grouper en vice versa te testen; code voor algemeen gegevensbeheer; een instelling specifieke code ten behoeve van het elektronische declaratieen communicatieverkeer tussen zorgaanbieder en zorgverzekeraar; een geheel van zorgactiviteiten van zorginstellingen en medisch specialisten, voortvloeiend uit een zorgvraag; de Functionele Specificaties beschreven in het document "SDD-Grouper" van CSC/DBC-O zoals gepubliceerd op de website van DBC-O; de onderhavige Overeenkomst inclusief bijbehorende bijlagen; softwareapplicatie die door DBC-O wordt gebruikt voor het afleiden van DBC zorgproducten uit de door de zorginstelling aangeboden gegevens (hierna te noemen: "Grouper"); Grouper Gebruikers Overleg: Incident: Productieomgeving: het periodiek overleg tussen DBC-O, haar ICT-toeleverancier en de relevante brancheorganisaties; iedere afwijking in het functioneren van de Grouper ten opzichte van de Functionele Specificaties, dan wel ten opzichte van de overeengekomen technische eisen of normen inzake beschikbaarheid en performance zoals beschreven in de Service Level Agreement (bijlage 1); de grouperomgeving bedoeld voor het actueel gebruik van de Grouper voor het afleiden van DBC zorgproducten; DBC-Onderhoud 5 31
Service Level Agreement: bijlage bij de Overeenkomst waarin de technische eisen voor het afleiden van DBC zorgproducten met behulp van de Grouper, evenals de normen inzake beschikbaarheid en performance van de Grouper nader zijn uitgewerkt, en waarin een beschrijving is opgenomen van de diensten en de kwaliteit van de diensten die DBC-O zal leveren op het gebied van de uitvoering van het operationeel beheer van de Grouper (hierna te noemen: "SLA"); Testprocedure: de op de website van DBC-O gepubliceerde Testprocedure voor technische aansluiting op de Grouper voor zorginstellingen en ICT- leveranciers; Toetsingskader Gegevensverwerking Grouper: het Toetsingskader Gegevensverwerking Grouper zoals gepubliceerd op de website van DBC-O; UZI-abonneecode: abonneecode afgegeven door het Unieke Zorgverlener Identificatie Register; UZI-servercertificaat: door het UZI-register verleend Servercertificaat dat wordt toegepast in het kader van de uitwisseling van berichten met de Grouper. 2.2 De navolgende bescheiden maken deel uit van de Overeenkomst. Voor zover deze bescheiden met elkaar in tegenspraak zijn, geldt de navolgende rangorde, waarbij het hoger genoemde document prevaleert boven het lager genoemde: a) de Overeenkomst (uitgezonderd de bijlagen); b) bijlage 1: Service Level Agreement; c) bijlage 2: Formulier Ondertekening Overeenkomst Declaratie Grouper. DBC-Onderhoud 6 31
3 Voorwerp van de Overeenkomst 3.1 Onder de voorwaarden en voor de duur van de Overeenkomst stelt DBC-O de zorginstelling in staat om in de Acceptatieomgeving van de Grouper de functionaliteit, beschikbaarheid en performance van de Grouper te testen, en om in de Productieomgeving van de Grouper de functionaliteit van de Grouper te gebruiken. 3.2 Als onderdeel van haar verplichtingen uit hoofde van de Overeenkomst zal DBC-O onder meer: a) zorgdragen voor het onderhoud van de Grouper, waaronder de afwikkeling van Incidenten; b) via haar website informatie verschaffen over de gebruiksmogelijkheden van de Grouper; c) zorgdragen voor een helpdesk voor het beantwoorden van vragen van de zorginstelling met betrekking tot het afleiden van DBC zorgproducten door middel van de Grouper, een en ander zoals in het bijzonder nader uitgewerkt in de Service Level Agreement (bijlage 1). 3.3 DBC-O zal de normen uit het Toetsingskader Gegevensverwerking Grouper invullen en zal zorg dragen voor een onafhankelijke audit. In het bijzonder zal DBC-O zorg dragen voor passende technische en organisatorische maatregelen voor het beveiligen van de gegevens gedurende de verwerking daarvan door de Grouper, een en ander zoals beschreven op de website van DBC-O. Tevens zal DBC-O zorgdragen voor het beschikbaar stellen van de historische zorgproductstructuren op de website van DBC-O. 3.4 DBC-O zal steeds de meest recente door de Nederlandse Zorgautoriteit vastgestelde DBC zorgproductenstructuur in de Grouper implementeren. Hierover wordt via de website van DBC-O gecommuniceerd. 3.5 DBC-O zal zorg dragen voor een adequate authenticatie van de door de Grouper verwerkte gegevens om aantoonbaar te maken dat het afgeleide DBC zorgproduct inderdaad door de Grouper is afgeleid en dat de integriteit van de meegeleverde gegevens gewaarborgd is. 3.6 Als voorwaarde voor het laten afleiden van DBC zorgproducten door middel van de Grouper dient een zorginstelling op grond van de Overeenkomst: a) te beschikken over een valide AGB-code; b) te beschikken over een valide UZI-abonneecode; c) te beschikken over een valide, geïnstalleerd UZI-servercertificaat voor elke (communicatie)server waarmee de zorginstelling gegevens met de Grouper wenst uit te wisselen; DBC-Onderhoud 7 31
d) te beschikken over een adequaat (zorg) informatiesysteem, met inbegrip van datacommunicatieverbindingen, dat in staat is gegevens met de Grouper uit te wisselen; e) te voldoen aan de in de Service Level Agreement gestelde eisen ten aanzien van formaat, berichtgrootte en frequentie van (herhaalde) berichten f) te beschikken over een toereikende set aan beheersmaatregelen om de betrouwbaarheid van de registratie- en factureringsprocessen te waarborgen, bijvoorbeeld door middel van een adequate administratieve organisatie en interne controle (AO/IC); g) te voldoen aan de voor haar toepasselijke voorwaarden uit de Service Level Agreement. 3.7 DBC-O zal periodiek met de relevante brancheorganisaties de opgedane ervaringen aangaande (het gebruik van) de Grouper bespreken. Evenals de effecten van de met diverse zorginstellingen gesloten Overeenkomst en van de daaruit voor de betrokken partijen voortvloeiende rechten en verplichtingen evalueren. DBC-Onderhoud 8 31
4 Beschikbaarheid van de Grouper 4.1 DBC-O zal zich inspannen om de Grouper beschikbaar te stellen en te laten functioneren conform het in de Service Level Agreement bepaalde. 4.2 DBC-O zal periodiek een rapportage over de beschikbaarheid van de Grouper rapporteren aan het Grouper Gebruikers Overleg. Tevens zal DBC-O beschikbaarheidsproblemen van de Grouper melden op haar website. 4.3 DBC-O zal een uitwijkscenario inrichten voor de Grouper en deze jaarlijks testen om in geval van calamiteiten weer binnen 24 uur operationeel te zijn. 4.4 DBC-O is gerechtigd in voorkomende gevallen de afleiding van DBC zorgproducten door middel van de Grouper te weigeren, op te schorten dan wel anderszins te beperken en/of aan (nadere) voorwaarden te verbinden, in die gevallen waarin er als gevolg van onvoorziene omstandigheden (waaronder calamiteiten of andere bijzondere bedreigingen), dan wel als gevolg het door de zorginstelling niet (meer) voldoen aan de voor haar op grond van de Overeenkomst geldende voorwaarden, sprake is van een onmiddellijke (dreigende) verstoring van de adequate werking van de Grouper die niet op een andere, voor de zorginstelling minder bezwaarlijke wijze kan worden verholpen c.q. vermeden. In geval van een beperking van de toegang tot de Grouper op grond van het in het vorige artikellid bepaalde wegens een tekortkoming van de zorginstelling in de nakoming van haar op grond van de Overeenkomst geldende voorwaarden, zal DBC-O de zorginstelling in de gelegenheid stellen de tekortkoming binnen twee weken te herstellen met als doel de verstoring van de adequate werking van de Grouper te verhelpen, dan wel de dreiging daartoe weg te nemen. 4.5 De zorginstelling verklaart dat de Testprocedure voor technische aansluiting op de Grouper, zoals beschikbaar op de website van DBC-O, naar inzicht van de zorginstelling met positief resultaat is doorlopen. DBC-Onderhoud 9 31
5 Betaling 5.1 Tegenover het gebruik van de Grouper gedurende de initiële looptijd van de Overeenkomst, staat geen betalingsverplichting van de zorginstelling DBC-Onderhoud 10 31
6 Overige verplichtingen van Partijen 6.1 Onverminderd het elders in de Overeenkomst bepaalde, draagt de zorginstelling zelf het risico voor: a) de inhoud en de samenstelling, met inbegrip van de volledigheid en de technische correctheid, van de aan de Grouper verzonden gegevens, een en ander met inachtneming van hetgeen ter zake is opgenomen in de Service Level Agreement; b) een tijdige en volledige verzending en bezorging van gegevens ter verwerking door de Grouper, evenals voor het ophalen van door de Grouper afgeleide gegevens; c) het treffen van passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen ten aanzien van het gegevensverkeer met de Grouper, een en ander zoals beschreven in de Service Level Agreement; d) het (bevoegd) gebruik van (de gegevens zoals afgeleid door) de Grouper en van de in combinatie daarmee toegepaste ICT-systemen; e) het voldoen aan geldende wet- en regelgeving. DBC-Onderhoud 11 31
7 Duur en beëindiging 7.1 Door ondertekening van de Overeenkomst door beide Partijen treedt de Overeenkomst in werking per 1 januari 2015. De Overeenkomst heeft een looptijd van één jaar en eindigt van rechtswege per 31 december 2015. 7.2 Ieder der Partijen is gerechtigd deze Overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven op te zeggen met inachtneming van een opzegtermijn van drie maanden. 7.3 Ieder der Partijen is gerechtigd de Overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven zonder rechterlijke tussenkomst te ontbinden als de andere Partij ook na een deugdelijke en zo gedetailleerd mogelijk schriftelijke ingebrekestelling, stellende een redelijke termijn, toerekenbaar tekort blijft komen in de nakoming van haar verplichtingen uit de Overeenkomst. 7.4 Onverminderd het elders in de Overeenkomst bepaalde, is ieder der Partijen gerechtigd de Overeenkomst met onmiddellijke ingang te ontbinden, zonder rechterlijke tussenkomst, door middel van een aangetekend schrijven, als de andere Partij (voorlopige) surseance van betaling of faillissement aanvraagt of als deze voor haar wordt aangevraagd of als zodanig beslag op het geheel of een gedeelte van haar vermogen wordt gelegd dat nakoming van de verplichtingen uit de Overeenkomst in redelijkheid niet te verwachten is. DBC-O zal van het voornoemde recht op ontbinding geen gebruik maken, indien en voor zover aan DBC-O naar haar oordeel voldoende zekerheid wordt geboden omtrent de naleving van de Overeenkomst, met inbegrip van eventuele betalingsverplichtingen. 7.5 Beëindiging van de Overeenkomst laat onverlet de verplichtingen welke naar hun aard bestemd zijn voort te duren na beëindiging. Tot deze verplichtingen behoort onder meer het bepaalde met betrekking tot aansprakelijkheid, privacy en (intellectuele) eigendom, toepasselijk recht en geschillenbeslechting. 7.6 Voor gebruikmaking van de grouper in 2014 geldt voor bestaande gebruikers van de grouper de huidige Overeenkomst die DBC-O heeft beëindigd per 31 december 2014. Vanaf 1 januari 2015 geldt voor deze gebruikers de nieuwe Overeenkomst. 7.7 Voor nieuwe gebruikers die al vóór 1-1-2015 gebruik willen maken van de grouper geldt dat deze Overeenkomst in gaat op het moment van ontvangst van de getekende Overeenkomst door DBC-O. Aansluiting aan de grouper zal dan eerder plaatsvinden. DBC-Onderhoud 12 31
8 Aansprakelijkheid 8.1 Indien DBC-O tekortschiet in de nakoming van haar verplichtingen uit hoofde van de Overeenkomst, dan is zij tegenover de zorginstelling niet aansprakelijk voor de door deze zorginstelling geleden en/of te lijden schade, tenzij sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid aan de zijde van DBC-O. 8.2 De zorginstelling vrijwaart DBC-O ter zake van alle kosten en/of schade voortvloeiend uit aanspraken van derden gebaseerd op het gebruik van (de gegevens zoals afgeleid door) de Grouper door de zorginstelling. DBC-Onderhoud 13 31
9 Overmacht 9.1 Indien één der Partijen door overmacht (een niet-toerekenbare tekortkoming) niet aan haar verplichtingen jegens de andere Partij kan voldoen, worden die verplichtingen opgeschort voor de duur van de overmacht toestand. Van een geval van overmacht zal onder overlegging van de nodige bewijsstukken, schriftelijk aan de andere Partij mededeling worden gedaan. Onder overmacht zijdens DBC-O wordt tevens verstaan een tekortkoming van DBC-O als gevolg van een tekortkoming aan de zijde van haar (ICT-)leverancier(s). 9.2 Indien één der Partijen gedurende een periode van meer dan dertig (30) dagen ten gevolge van overmacht haar verplichtingen niet kan nakomen heeft de andere Partij het recht de Overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven met onmiddellijke ingang te beëindigen, zonder dat voor de in overmacht verkerende Partij enig recht op schadevergoeding zal ontstaan. DBC-Onderhoud 14 31
10 Geheimhouding 10.1 Onverminderd de in de Overeenkomst aan elkaar toegekende rechten en bevoegdheden nemen Partijen strikte vertrouwelijkheid in acht ten aanzien van informatie over elkaars organisatie. Verder zullen DBC-O en door haar ingeschakelde derden strikte vertrouwelijkheid in acht nemen ten aanzien van de gegevens welke met behulp van de Grouper worden/zijn verwerkt, evenals de gegevens die met behulp van de Grouper daaruit worden afgeleid. 10.2 Elk der Partijen heeft het recht om vertrouwelijke informatie van de andere Partij aan derden te verstrekken, indien dit wordt gevorderd uit hoofde van wet- en regelgeving, waaronder begrepen aanwijzingen van toezichthouders. De betreffende Partij zal de wederpartij zo spoedig mogelijk van een dergelijke vordering in kennis stellen, tenzij haar dit niet is toegestaan. 10.3 Partijen verplichten hun medewerkers en ingeschakelde derden deze geheimhoudingsbepalingen na te leven. 10.4 In afwijking van het bepaalde in dit artikel, is DBC-O gerechtigd om met de Nederlandse Zorgautoriteit informatie te delen die noodzakelijk is voor de transitie tussen de Nederlandse Zorgautoriteit en DBC-O. DBC-Onderhoud 15 31
11 Privacy 11.1 Partijen zijn van oordeel dat op grond van de Overeenkomst geen persoonsgegevens in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) worden verwerkt. Indien desalniettemin blijkt dat toch sprake is van de verwerking van persoonsgegevens, zullen Partijen een aanvullende bewerkersovereenkomst sluiten. DBC-Onderhoud 16 31
12 Intellectuele eigendom 12.1 Behoudens de in de Overeenkomst vastgelegde gebruiksrechten, wensen Partijen door middel van de Overeenkomst geen (andere) intellectuele eigendomsrechten over te dragen. 12.2 De zorginstelling behoudt alle (intellectuele) eigendomsrechten op de door haar onder de Overeenkomst aan DBC-O aangeleverde gegevensbestanden en op de daarop gebaseerde uitkomsten. 12.3 Op de systematiek van DBC zorgproducten, welke ten grondslag ligt aan de functionele werking van de Grouper, heeft geen der Partijen het intellectuele eigendom. DBC-Onderhoud 17 31
13 Geschillenbeslechting en toepasselijk recht 13.1 In geval van een geschil tussen Partijen ter zake van de Overeenkomst, zullen Partijen dit langs minnelijke weg in onderling overleg trachten op te lossen. 13.2 Indien onderling overleg, ook op directieniveau, niet binnen redelijke termijn tot een oplossing van het geschil heeft geleid, dan wel indien het geschil ook één of meer andere zorginstellingen raakt die een Overeenkomst met DBC-O hebben gesloten inzake het gebruik c.q. het testen van de Grouper, zullen Partijen het geschil langs minnelijke weg in overleg met de relevante brancheorganisaties trachten op te lossen. 13.3 Indien (ook) overleg met de relevante brancheorganisaties niet binnen redelijke termijn tot een oplossing van het geschil heeft geleid, zullen DBC-O en de zorginstelling, dan wel DBC-O en de relevante brancheorganisaties, in gezamenlijkheid een onafhankelijke derde aanwijzen teneinde deze te laten trachten het geschil langs minnelijke weg op te lossen. 13.4 Indien de betrokkenheid van de gezamenlijk aangewezen onafhankelijke derde voorts ook niet binnen redelijke termijn tot een oplossing van het geschil heeft geleid, zullen Partijen het geschil - onverlet de mogelijkheid van hoger beroep of cassatie - bij uitsluiting voorleggen aan de daartoe bevoegde rechter te Utrecht, tenzij Partijen alsnog arbitrage of bindend advies overeenkomen. 13.5 Het bepaalde in dit artikel laat onverlet het recht van elk der Partijen om in spoedeisende gevallen een voorlopige voorziening te vragen bij de daartoe bevoegde rechter te Utrecht. 13.6 Op de Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. DBC-Onderhoud 18 31
14 Algemeen 14.1 Op de Overeenkomst zijn geen andere voorwaarden van toepassing, waaronder begrepen algemene voorwaarden van één der Partijen of derden. 14.2 Indien een bepaling van de Overeenkomst nietig dan wel onverbindend mocht blijken te zijn, dan blijven Partijen gebonden aan de overige bepalingen van de Overeenkomst. Partijen zullen de nietige dan wel onverbindende bepalingen vervangen door een bepaling die wel verbindend is en waarvan de strekking zoveel mogelijk dezelfde is als die van de te vervangen bepaling. 14.3 De zorginstelling mag haar rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst niet geheel of gedeeltelijk aan derden overdragen zonder voorafgaande schriftelijke goedkeuring van DBC- O, welke goedkeuring niet op onredelijke gronden zal worden onthouden. 14.4 DBC-O is gerechtigd de rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk aan derden over te dragen, voor zover deze derden door de zorginstelling in verband met de uitvoering van de Overeenkomst als voldoende onafhankelijk worden beschouwd. DBC-O zal hierover vroegtijdig in overleg treden met de relevante brancheorganisaties. Deze bepaling geldt niet indien sprake is van een overdracht naar de Nederlandse Zorgautoriteit. In dat geval is DBC-O gerechtigd om zonder toestemming van de zorginstelling of andere derden de rechten uit de Overeenkomst over te dragen. DBC-Onderhoud 19 31
Bijlage 1: Service Level Agreement 1 Introductie... 21 2 Diensten en service levels... 22 Bijlage A: Grouperomgevingen... 29 Bijlage B: Stroomschema vragen grouper... 31 DBC-Onderhoud 20 31
1 Introductie 1.1 Scope Overeenkomstig het bepaalde in de Overeenkomst Declaratie Grouper (hierna te noemen: Overeenkomst ), bevat de Service Level Agreement (hierna te noemen: SLA ) een nadere uitwerking van de technische en operationele specificaties voor het afleiden van DBC zorgproducten met behulp van de Grouper applicatie en een beschrijving van (de kwaliteit van) de diensten die DBC-O zal leveren op het gebied van de uitvoering van het operationeel beheer van de Grouper applicatie. De in deze SLA opgenomen omschrijvingen zijn limitatief. De geldigheidsduur van deze SLA is gelijk aan de geldigheidsduur van de Overeenkomst welke is afgesloten tussen DBC-O en de zorginstelling. In geval van tegenspraak tussen deze SLA en de Overeenkomst gaat het bepaalde in de Overeenkomst voor. 1.2 Definities De in artikel 2.1 van de Overeenkomst opgenomen definities gelden onverkort voor deze SLA. 1.3 Beheer en aanpassing van de SLA Deze SLA wordt inhoudelijk door DBC-O beheerd en DBC-O is tevens verantwoordelijk voor het versiebeheer. 1.4 Grouper Gebruikers Overleg Het Grouper Gebruikers Overleg bestaat uit vertegenwoordigers van de volgende partijen: de relevante brancheorganisaties, DBC-O en haar ICT-toeleverancier. Met een minimale frequentie van 2 x per jaar komen zij bijeen. De doelstelling van dit overleg is om de gebruikersstem te laten horen ten aanzien van het functioneren van de Grouper. Hiertoe zullen in dit overleg ook de Overeenkomst Declaratie Grouper en de SLA periodiek worden geëvalueerd. DBC-Onderhoud 21 31
2 Diensten en service levels In dit hoofdstuk worden de volgende diensten en bijbehorende service levels beschreven: 1. Grouper applicatie; 2. Klantondersteuning. 2.1 Grouper applicatie 2.1.1 Dienstbeschrijving 2.1.1.1 Schematische weergave verwerkingsgang Onderstaande schematische weergave geeft de verwerkingsgang weer van een door de zorginstelling samengestelde dataset. 2.1.1.2 Specificatie De basisfunctionaliteit van de Grouper is gericht op het afleiden van een declarabel DBC zorgproduct op basis van een declaratie set. De specificaties van de Grouper zijn beschreven in de dan geldende versie van het document "SSD-Grouper" zoals beschikbaar is gesteld op de website van DBC- Onderhoud. De af te leiden declaratie set is afkomstig van de zorginstelling en bevat medische registratiegegevens over de verleende zorg aan een patiënt gedurende (een periode uit) het zorgtraject. Wanneer de zorginstelling de verleende zorg wil declareren moet de dataset door de Grouper worden afgeleid tot een declarabel DBC zorgproduct. Declarabele DBC zorgproducten kunnen ook add-ons betreffen. Een declarabel DBC zorgproduct is voorzien van een zegel (HASHcode). De beschrijving daarvan is te vinden in de dan geldende versie van het document "Hashcode samenstelling Grouper" zoals beschikbaar is gesteld op de website van DBC-Onderhoud. DBC-Onderhoud 22 31
2.1.1.3 Afnemers De afnemers van de Grouper zijn de zorginstellingen (eindgebruikers) die beschikken over een ondertekend formulier Ondertekening Overeenkomst Declaratie Grouper. 2.1.1.4 Kwaliteit en format van de aan te leveren data De zorginstelling dient te waarborgen dat de aan te leveren data qua format en kwaliteit voldoet aan de eisen zoals beschreven in de dan geldende versie van de HL7 Implementatiegids zoals beschikbaar is gesteld op de website van DBC-O. 2.1.2 Service Levels 2.1.2.1 Openstellingtijd Voor alle omgevingen in de scope van deze SLA gelden de volgende openstellingtijden: de openstellingtijd van deze dienst is 7 x 24 met uitzondering van onderhoudswindows; onderhoudswindows worden vastgesteld door DBC-O; Alle onderhoudswerkzaamheden worden ingepland en uitgevoerd buiten tijden van het meest intensief gebruik. Totaal gepland onderhoud zal maximaal 28 uur per jaar bedragen en het is de intentie van beide partijen om het totale geplande onderhoud (releases en preventief onderhoud) in maximaal 12 windows uit te voeren Ook bij onverwacht maar desondanks uitstelbaar onderhoud zal dit zoveel mogelijk uitgevoerd worden buiten tijden van het meest intensief gebruik en in principe op een vaste dag in de week. Aanpassingen die consequenties hebben voor de software of techniek in de zorginstellingen zullen uiterlijk 3 maanden voor realisatie volledig bekend gemaakt zijn. De zorginstellingen ontvangen hierover tijdig bericht. 2.1.2.2 Capaciteit De capaciteit van de Grouper in termen van berichtverkeervolume per uur is in onderstaande tabel weergegeven: Gegevenssoort Belasting Grouper¹ Eenheid tenminste 30.000 Berichten per uur Internetverbinding 10 Mb per seconde ¹ Bij een berichtgrootte van maximaal 5Kb per bericht (in HL7v3 XML formaat is dit 15 Kb) Het uitgangspunt bij het formuleren van bovenstaande capaciteit is als volgt: alle zorginstellingen gezamenlijk kunnen gespreid over 1 maand hun gehele jaarproductie aanbieden aan de Grouper. Op grond van opgedane ervaringen zal desgewenst besloten worden over de noodzaak van inzet van extra Grouper capaciteit voor het realiseren van het voornoemde uitgangspunt. Dit zal jaarlijks worden geëvalueerd in het Grouper Gebruikers Overleg. In bovenstaande is uitgegaan van een gemiddelde berichtgrootte van 15 KB (in HL7v3 XML-formaat). Bij het aanleveren van grote berichten (bv > 2,5 Mb in HL7v3 XML-formaat) die herhaaldelijk binnen bepaalde tijdslots ingestuurd worden, behoudt DBC-O zich het recht voor om deze naar een andere machine te routeren of door tijdelijk de toegang tot de Grouper te blokkeren of een andere oplossing te vinden om te voorkomen dat de Grouper hierdoor zou vastlopen. DBC-Onderhoud 23 31
In dit geval verplicht DBC-O zich ertoe om dit de eerstvolgende werkdag naar de betreffende zorginstelling te communiceren met vermelding van de reden van blokkering. Tevens zal DBC-O meedenken met het vinden van een passende (interim)oplossing voor de zorginstelling. 2.1.2.3 Beschikbaarheid Voor wat betreft de beschikbaarheid eisen van de Grouper wordt een onderscheid gemaakt tussen de Acceptatieomgeving en de Productieomgeving. Een toelichting op het gebruik en de functionaliteiten van deze omgevingen is te vinden aan het eind van dit document (bijlage A). Voor de Productieomgeving geldt een beschikbaarheid van 99,55%, gemeten over een periode van een kalenderjaar, excl. 28 uur per jaar onderhoudswindows. Voor de Acceptatieomgeving geldt een maximale beschikbaarheid op basis van best effort. Voor de berekening van het beschikbaarheidspercentage als hiervoor bedoelt, zal geen rekening worden gehouden met beperkte beschikbaarheid of niet-beschikbaarheid als gevolg van het door DBC-O in voorkomende gevallen uitoefenen van haar recht als bedoeld in artikel 4.4 van de Overeenkomst. Ook zal voor de berekening van het beschikbaarheidspercentage geen rekening worden gehouden met beperkte beschikbaarheid als gevolg van softwarefouten, welke niet tijdens de openingstijden van de CSC Servicedesk (zie paragraaf 2.2.2.1 hierna) zijn ontstaan en/of gemeld. Met dergelijke beperkte beschikbaarheid wordt pas rekening gehouden vanaf het eerstvolgende moment dat de CSC Servicedesk weer geopend is. 2.1.2.4 Verwerkingssnelheid DBC-O geeft normtijden voor de verwerking door de Productieomgeving van de Grouper. Voor de zorginstelling is dit echter een deel van de totale (ervaren) communicatieketen. Er zullen door de ZIS softwareleveranciers meerdere meetpunten moeten worden ingebouwd om een goede analyse van de totale verwerkingstijd inzichtelijk te maken. Ook binnen de Grouper zal de verwerkingstijd worden gemonitord, echter niet op zorginstellingsniveau. In onderstaand schema betreft het dan de tijd tussen meetpunten 3-4. Voor de verwerkingstijd in de Grouperapplicatie zelf wordt dit wel op instellingsniveau en berichtniveau vastgelegd. In het schema betreft het dan de tijd tussen binnenkomst bij meetpunt 4 en het weer uitgaan vanuit meetpunt 4. De meetpunten zijn: 1. het moment van samenvatten/aanmaken declaratie dataset (HL7-bericht); 2. het moment dat het bericht de zorginstelling verlaat/binnenkomt; 3. het moment dat bericht binnenkomt bij de Grouper ter verwerking / het retourbericht de hostingsite verlaat. Dit is de bruto verwerkingstijd van de Grouper, dus inclusief de eventuele tijd dat een bericht in de wacht staat ter verwerking; 4. de tijd dat het bericht de Grouper ingaat / verlaat: de netto verwerkingstijd. De volgende tabel geeft de prestaties aan in termen van responsetijden voor het traject 3 4 3 met betrekking tot het berichtenverkeer. De onderstaande processingtijd betreft de verwerking van een enkele declaratieaanvraag (vanaf het tijdstip dat de aanroep bij de Grouper binnenkomt, tot het tijdstip dat de response naar de cliënt retour is verstuurd) bij een Grouper verwerkingscapaciteit van maximaal 30.000 berichten per uur. DBC-Onderhoud 24 31
Mechanisme Processingtijd Gemiddeld < 0,5¹ en in 95% ten hoogste 1,5¹ Eenheid Seconden ¹ De verwerkingssnelheid van de Grouper wordt gemeten met twee assen, de verwerkingssnelheid van één bericht en het totaal aantal berichten dat in één uur door de Grouper verwerkt kan worden. Aan de combinatie van beide prestaties zal de Grouper voldoen. Deze performance geldt bij de in paragraaf 2.1.2.2 gestelde (eisen aan de) belasting van de Grouper. 2.1.2.5 Beveiligingsmaatregelen berichtenverkeer De door de zorginstellingen aangeleverde declaratiedatasets bevatten uitsluitend geanonimiseerde gegevens. In verband met de privacy bevatten de declaratiedatasets gegevens over diagnoses en behandelingen, maar bevatten geen gegevens die herleidbaar zijn tot individuele patiënten. Tevens dienen de zorginstellingen te voldoen aan de voor haar toepasselijke en gangbare beveiligingseisen. De Grouper voldoet aan zeer strenge veiligheidseisen. De Grouper wordt door hostingorganisatie gehost in een streng beveiligd computercentrum. De verzending van gegevens naar en van de Grouper gebeurt via een beveiligde verbinding. Alle requests passeren vooraf een firewall die inbraakpogingen afweert. Tijdens het transport van de datasets wordt gebruik gemaakt van beveiligingen zoals SOAP/XML met HL7V3-versleuteling (SOAP = Simple Object Access Protocol) en SSL (Secure Socket Layer Encryptie). De interfaces tussen de Grouper en de ZIS-systemen voor het verzenden van behandelgegevens en het ontvangen van declarabele producten zijn gebaseerd op SOAP/XML-communicatie. De SSL-tunneling vindt plaats op basis van servercertificaten voor XIS-systemen en de Grouper. Daarnaast worden de identiteit en authenticiteit van zowel de instelling als de Grouper vastgesteld middels het UZI servercertificaat (Unieke Zorgverlener Identificatie). Bij het beveiligen van de grouperapplicatie is ook naar de omgeving zelf gekeken. Zowel de fysieke omgeving als de netwerkomgeving waarin de Grouper wordt gehost voldoet aan het normenkader dat gebaseerd is op ISO27001. Daarnaast wordt gebruik gemaakt van afgeschermde IP-nummering en zijn hardware matige firewalls ingericht. Het totale pakket van eisen waaraan de Grouper moet voldoen bevat ook beveiligings- en performanceaspecten. Deze aspecten zijn door TNO-ICT als onafhankelijke partij getest. Tevens wordt de Grouper ieder jaar aan een externe audit onderworpen. DBC-Onderhoud 25 31
2.2 Klantondersteuning 2.2.1 Dienstbeschrijving 2.2.1.1 Inleiding De DBC-O Helpdesk biedt gebruikers de mogelijkheid tot: 1. het stellen van vragen aangaande (het functioneren van) de Grouper; 2. het melden van Incidenten met betrekking het functioneren van de Grouper (calls). De DBC-O Helpdesk is het centrale aanspreekpunt voor de zorginstelling en draagt zorg voor het aannemen, administreren, verifiëren, bewaken en (laten) afhandelen van vragen en calls van de zorginstelling. De CSC Servicedesk is enkel direct bereikbaar voor de door de zorginstelling aangemelde technische contactpersonen voor technische problemen met betrekking tot de Grouper-applicatie. De CSC Servicedesk zal meldingen van ongeautoriseerde personen NIET in behandeling nemen. DBC-Onderhoud mag gebruikers van de Grouper aanspreken op oneigenlijk gebruik van de servicedesk van CSC (bijvoorbeeld het veelvuldig bellen door niet-contactpersonen). DBC-O behoudt zich het recht voor om de kosten voor de CSC Servicedesk, gemaakt voor de desbetreffende instelling(en), door te belasten aan die instelling(en) in geval van herhaaldelijk oneigenlijk gebruik van de CSC Servicedesk. Nadere informatie over de vraag welke helpdesk is te benaderen voor welk (type) probleem is te vinden in het overzicht Stroomschema vragen Grouper (bijlage B). 2.2.1.2 Contact met DBC-O Helpdesk Gebruikers kunnen de DBC-O Helpdesk benaderen door middel van het verzenden van een e-mail naar het e-mailadres zoals vermeld staat op de DBC-O website. De DBC-O Helpdesk kan ook telefonisch worden benaderd via het telefoonnummer zoals vermeld staat op de DBC-O website. Voor contact met de CSC Servicedesk geldt het voormelde onverminderd, met dien verstande dat de CSC Servicedesk alleen kan worden benaderd door geautoriseerde technische contactpersonen. 2.2.1.3 Behandeling calls Alle calls worden aangenomen, geadministreerd en geverifieerd. Op de website van DBC-O staat de actuele procedure beschreven. Naar aanleiding van ervaringen met mogelijke Incidenten zal de serviceverlening verder vormgegeven worden. Bij het melden van een Incident zal direct (of zo spoedig mogelijk) aangeven waar de oorzaak van de tekortkoming ligt en door wie acties ondernomen dienen te worden. Indien een zorginstelling een technisch gerelateerd Incident aanmeldt bij de CSC Servicedesk dan zal de CSC supportorganisatie deze oppakken. Indien bij de CSC Servicedesk per abuis een functioneel gerelateerd Incident wordt aangemeld dan zal de CSC supportorganisatie deze doorzetten per e-mail naar de DBC-O Helpdesk. DBC-Onderhoud 26 31
2.2.2 Service levels 2.2.2.1 Openingstijden DBC-O Helpdesk en CSC Servicedesk De DBC-O Helpdesk is elke werkdag bereikbaar van 8.30-12.00 uur en van 13.30-16.30 uur. De CSC Servicedesk is bereikbaar voor de technische contact personen van de aangemelde zorginstellingen van maandag tot en met vrijdag van 08.00 uur tot 18.00 uur. 2.2.2.2 Afhandeling vragen en functionele Incidenten Aan de DBC-O Helpdesk gestelde vragen en bij de DBC-O Helpdesk gemelde functionele Incidenten zullen zo spoedig mogelijk worden afgehandeld. 2.2.2.3 Afhandeling technische Incidenten De CSC Servicedesk biedt dienstverlening bij technische Incidenten op grond van classificatie van de ernst van het gemelde technische Incident (bijvoorbeeld in geval van totale uitval van de Grouper). De volgende categorieën technische Incidenten worden onderkend: Prioriteitscategorie Kwalificatie Mogelijk voorbeeld Omschrijving I* Zeer ernstig Berichten worden niet verwerkt zoals verwacht; bericht heeft technisch een andere output II* Ernstig Performance is niet zoals verwacht III Niet-abnormaal Bericht heeft een andere lay-out, bijvoorbeeld m.b.t. labels; managementschermen zijn niet beschikbaar Bedrijfskritische systeemfunctionaliteit is niet beschikbaar of niet bruikbaar (dit betekent dat berichten niet verwerkt worden in de Grouper zoals verwacht), en er is geen workaround beschikbaar op het moment dat de verstoring zich voordoet. Belangrijke systeemfunctionaliteit is niet beschikbaar of niet bruikbaar, of het totale systeem presteert niet volgens norm en deze problemen belemmeren zorginstellingen in het uitvoeren van grouperwerkzaamheden. Niet-kritieke of niet belangrijke systeemfunctionaliteit is niet beschikbaar of niet bruikbaar, waarbij de verstoring zorginstellingen niet belemmert in het uitvoeren van de grouperwerkzaamheden. IV Gering Alle overige Incidenten/problemen. * Prioriteit I en II Incidenten dienen altijd telefonisch aangemeld te worden. De oplostijd geldt vanaf het moment van binnenkomst bij de CSC Servicedesk. DBC-Onderhoud 27 31
Voor de Productieomgeving gelden per voormelde Incidentcategorie de volgende reactietijden en oplostijden: Incident aanmeldingstijd Reactietijd Oplossingstijden (typical) Binnen openingstijden van CSC Servicedesk 45 minuten Prioriteit I: 90 % < 6 uur Prioriteit II: 90 % < 12 uur Prioriteit III: 90 % < 48 uur (2 werkdagen) Prioriteit IV: 90 % < 2 weken Buiten openingstijden van CSC Servicedesk Geen support Geen support Technische Incidenten welke optreden in de Acceptatieomgeving zullen op basis van best effort worden opgelost. Op de Acceptatieomgeving kan maximaal sprake zijn van een Incident met prioriteit II. 2.2.3 Rapportages Maandelijks zullen er rapportages opgesteld en beschikbaar gesteld worden door DBC-O. Deze rapportages betreffen de mate waarin de Grouper heeft voldaan aan de performance- en beschikbaarheidseisen gesteld in de SLA en het aantal Incidenten (prio I en prio II) dat zich heeft voorgedaan op de Productieomgeving. De maandrapportages zullen besproken worden in het Grouper Gebruikers Overleg. DBC-Onderhoud 28 31
Bijlage A: Grouperomgevingen I Algemeen Binnen de ICT omgeving van DBC-Onderhoud/CSC wordt gebruik gemaakt van zogenaamde OTAP omgevingen. In aansluiting daarop kan dat ook bij de op de Grouper aangesloten zorginstellingen het geval zijn. II Definitie De afkorting OTAP staat voor Ontwikkeling Test Acceptatie en Productie. Het is een veelgebruikte afkorting in de ICT en geeft een pad aan dat wordt doorlopen tijdens o.a. softwareontwikkeling. Het pad dat in geval van de Grouper wordt doorlopen is als volgt: Een programma of component wordt eerst ontwikkeld in de Ontwikkelomgeving van CSC. Als de programmeur denkt klaar te zijn wordt het gekopieerd naar de Testomgeving van CSC. Daar kan gecontroleerd worden of het programma of component naar behoren werkt en of het goed kan communiceren met zijn omgeving. Als het goed is bevonden wordt het gekopieerd naar de Testomgeving van DBC-Onderhoud. Ook daar wordt gecontroleerd of het programma of component naar behoren werkt en of het goed kan communiceren met zijn omgeving. Na goedbevinden wordt het gekopieerd naar de Acceptatieomgeving. Dit is een omgeving waar zowel CSC, DBC-O als de gebruikers (binnen de aangesloten zorginstellingen) bij kunnen. Zij kunnen dan beoordelen of aan de eisen en specificaties is voldaan. Na het doorlopen van het acceptatietraject wordt het gekopieerd naar de Productieomgeving waar het gebruikt kan worden door alle gebruikers van de Grouper. II.I Grouper Ontwikkelomgeving In de Ontwikkelomgeving worden nieuwe versies en releases van de Grouper ontwikkeld. Deze omgeving is alleen beschikbaar voor (de programmeurs van) CSC. II.II Grouper Testomgeving In de Testomgeving worden de nieuwe versies en releases inclusief de bijbehorende tabellen getest. Deze omgeving is alleen toegankelijk voor de programmeurs (CSC) en testers (CSC en DBC-O) van de Grouper. II.III Grouper Acceptatieomgeving De Acceptatieomgeving wordt gebruikt om de (nieuwe) softwareaansluitingen van de gebruiker op de Grouper te testen en vice versa. Tevens voert DBC-O haar eigen performance- en capaciteitstesten uit ten behoeve van controle van de performance en capaciteit van de Grouper. De Acceptatieomgeving wordt eveneens gebruikt om, in voorbereiding van nieuwe versies en releases van de Grouper, te testen of de software van de gebruiker aansluit op de nieuwe software van de Grouper en vice versa. Nadat deze tests met positief resultaat zijn doorlopen kan de nieuwe software op de afgesproken releasedatum in gebruik worden genomen in de Productieomgeving van de Grouper. DBC-Onderhoud 29 31
De Acceptatieomgeving is in het algemeen functioneel gelijk aan de Productieomgeving. Op de momenten dat er, ter voorbereiding op nieuwe versies en releases van de Grouper, nieuwe software van de Grouper in de Acceptatieomgeving wordt geplaatst, is deze grouperomgeving tijdelijk niet (meer) gelijk aan de Productieomgeving. Op de Acceptatieomgeving zijn alle in de SLA genoemde eisen voor toegang en beveiliging van toepassing. De in de SLA genoemde eisen voor beschikbaarheid en performance niet van toepassing. De Acceptatieomgeving is toegankelijk voor CSC, DBC-O en de gebruikers binnen de aangesloten zorginstellingen. II.IV Grouper Productieomgeving De Productieomgeving mag niet gebruikt worden voor testdoeleinden. De Productieomgeving wordt uitsluitend toegepast voor het actueel gebruik van de Grouper voor het afleiden van DBC zorgproducten. Alleen de binnen deze omgeving afgeleide producten met declaratiecode kunnen worden gedeclareerd. Op deze Productieomgeving zijn alle in de SLA genoemde eisen voor toegankelijkheid, beveiliging, beschikbaarheid en performance van toepassing. De Productieomgeving is uitsluitend toegankelijk voor de zorginstellingen die succesvol het testen van hun (nieuwe) softwareaansluitingen op de Grouper hebben afgerond. DBC-Onderhoud 30 31
Bijlage B: Stroomschema vragen grouper DBC-Onderhoud 31 31