Handleiding voor de Anjeractie van het Prins Bernhard Cultuurfonds

Handleiding voor de Anjeractie van het Prins Bernhard Cultuurfonds

Inhoud Voorwoord Collecteren voor het Prins Bernhard Cultuurfonds Hoe is de Anjeractie georganiseerd? De voorbereiding Collectemateriaal De collecte Checklist Publiciteit De financiële afhandeling en administratie Adressen Tips voor collectanten 3 4 6 8 10 14 20 22 24 28 30 uitgave 2015 Prins Bernhard Cultuurfonds Aan de inhoud van deze brochure kunnen geen rechten worden ontleend. eindredactie Prins BernhardCultuurfonds vormgeving & illustraties René Krewinkel, krewinkelkrijst.nl 2 www.anjeractie.nl anjeractie@cultuurfonds.nl

Geachte coördinator, Allereerst hartelijk dank dat u de jaarlijkse collecte ten behoeve van het Prins Bernhard Cultuurfonds voor uw vereniging of in uw gemeente organiseert. Want zonder coördinator is er geen collecte! Zoals u waarschijnlijk weet komt een derde van de opbrengst van de Anjeractie rechtstreeks ten goede aan de collecterende vereniging. Mede dankzij uw werk voor de jaarlijkse Anjeractie kan het Cultuurfonds ook andere projecten in uw regio ondersteunen. Voor u ligt een vernieuwde handleiding voor coördinatoren. Daarin vindt u alle informatie die u nodig heeft om de organisatie en afhandeling van de Anjeractie in uw gebied in goede banen te leiden. De handleiding biedt nieuwe coördinatoren houvast bij de organisatie van hun eerste collecte en brengt coördinatoren die eerder collectes voor het Cultuurfonds hebben georganiseerd op de hoogte van veranderde procedures. Als u nog vragen heeft, kunt u natuurlijk altijd de afdeling van het Cultuurfonds in uw provincie raadplegen. U vindt alle adressen achter in deze handleiding. Wij wensen u een succesvolle collecte! Hedwig Paesbrugge Landelijk Coördinator Anjeractie Prins Bernhard Cultuurfonds 3

Het Prins Bernhard Cultuurfonds is bevlogen pleitbezorger van cultuur, natuur en wetenschap in Nederland en daarbuiten. Met financiële bijdragen, opdrachten, prijzen en beurzen stimuleren we bijzondere initiatieven en talent. Als inspirator van hedendaags mecenaat geven wij particulieren, stichtingen en bedrijven onafhankelijk en deskundig advies over filantropie. Het Prins Bernhard Cultuurfonds - de kunst van het geven. Collecteren voor het Prins Bernhard Cultuurfonds Landelijk bureau en provinciale afdelingen Naast een landelijk bureau heeft het Cultuurfonds twaalf provinciale afdelingen voor de ondersteuning van lokale en regionale projecten op het gebied van cultuur en natuurbehoud. De meeste afdelingen reiken eigen prijzen uit en enkele nemen ook eigen initiatieven. Alle twaalf doen mee aan de Anjeractie. 4

Wat is de Anjeractie? De Anjeractie is de jaarlijkse collecte van het Cultuurfonds. Al sinds 1946 gaan een week lang meer dan 25.000 collectanten met de collectebus op pad. Dit zijn leden van verenigingen die zich bezighouden met cultuur en natuurbehoud. Wanneer vindt de Anjeractie plaats? De Anjeractie vindt elk jaar plaats in mei of begin juni. De exacte data vindt u op de website van het Centraal Bureau Fondsenwerving (www.cbf.nl). Wat gebeurt er met de opbrengst van de Anjeractie? De aan de collecte deelnemende verenigingen krijgen van het Cultuurfonds een derde deel van de bruto opbrengst die zij hebben opgehaald teruggestort op hun rekening. Dit geld mogen zij naar eigen inzicht besteden. De rest van de opbrengst wordt toegevoegd aan het activiteitenbudget van de provinciale afdeling van het Cultuurfonds waaronder de deelnemende vereniging valt. De volledige opbrengst komt dus ten goede aan culturele initiatieven binnen de regio waar het geld is opgehaald. 5

Als coördinator bent u de spil van de collecteorganisatie in uw gebied of voor uw vereniging. U bent onder andere verantwoordelijk voor de administratieve voorbereiding en afhandeling van de collecte. Het landelijk bureau en de provinciale afdeling van het Cultuurfonds waaronder uw gebied valt, ondersteunen u hierbij. Hoe is de Anjeractie georganiseerd? Landelijk bureau Het landelijk bureau in Amsterdam verzorgt de productie en distributie van het collectemateriaal en de landelijke publiciteit rondom de Anjeractie. Het landelijk bureau handelt de administratie af met betrekking tot de collecteopbrengst en stort de premies terug aan de collecterende verenigingen. De Afdelingen De twaalf provinciale afdelingen van het Cultuurfonds sturen de collecte aan en zijn uw eerste aanspreekpunt. Zij promoten de Anjeractie regionaal en vervullen ondersteunende taken. De afdelingen hebben geen directe bemoeienis met geldstromen en de afdracht van de collecteopbrengst. 6

Mede dankzij de giften die worden opgehaald tijdens de Anjeractie kunnen de afdelingen van het Cultuurfonds veel regionale initiatieven ondersteunen. Denk bijvoorbeeld aan nieuwe instrumenten en uniformen voor de muziekvereniging. 7

TIP Doe uw best om de verenigingen en/of collectanten ervan te overtuigen dat ze zelf profijt hebben bij de Anjeractie Een goede collecte vergt een goede voorbereiding. Waarmee moet u rekening houden bij het organiseren van de collecte? TIP Als een vereniging moeite heeft met het vinden van leden die willen collecteren, mag ze ook collectanten werven buiten het ledenbestand om toch een mooi bedrag binnen te halen.. De voorbereiding Een goede collecte vergt een goede voorbereiding Wij zijn blij met elke bijdrage Het werven van verenigingen en/of collectanten In december of januari ontvangt u van uw regionale afdeling een brief met een oproep tot collecteren en een bestellijst voor de collectematerialen. Als u coördinator voor meerdere verenigingen bent, kunt u verenigingen gaan werven om mee te doen aan de collecte. In principe kunt u alle verenigingen op het gebied van cultuur en natuurbehoud binnen uw gemeente aanschrijven. In de gemeentegids vindt u meestal een overzicht van alle verenigingen, clubs en organisaties. U kunt ook een oproep doen in het plaatselijke huis-aan-huisblad. Zijn er nieuwe verenigingen die deelnemen of zijn adresgegevens van een vereniging gewijzigd ten opzichte van vorig jaar, geef dit dan zo snel mogelijk door aan uw regionale afdeling. Bent u coördinator voor één vereniging, dan is het zaak binnen uw vereniging collectanten te werven. 8

Collectevergunning In sommige gemeenten moet een collectevergunning worden aangevraagd, in andere gemeenten volstaat een melding dat de Anjeractie weer gaat plaatsvinden (doorlopende vergunning). De provinciale afdelingen van het Cultuurfonds hebben hiervan een overzicht en vragen eventuele vergunningen aan. Als er een vergunning wordt verstrekt, ontvangt u een kopie. Heeft u geen kopie van de collectevergunning ontvangen, dan kunt u deze opvragen bij uw afdeling van het Cultuurfonds. Het is van belang dat u goed weet wat wel en niet is toegestaan in uw gemeente. Bijvoorbeeld wat de minimumleeftijd van de collectanten moet zijn en op welke wijze mag worden gecollecteerd. Zo is het bijvoorbeeld in geen enkele gemeente toegestaan om op zondag geld in te zamelen. 9

Collectemateriaal Vóór eind februari stuurt u de bestellijst die u heeft ontvangen terug naar uw afdeling. Hierop geeft u de benodigde collectematerialen aan. Op dat moment is het handig dat u weet hoeveel verenigingen er meedoen en/of hoeveel collectanten er op pad gaan in uw collectegebied. Mocht het aantal deelnemers wijzigen, dan kunt u een nabestelling doen tot twee weken voor de start van de collecte. Bent u de bestellijst kwijtgeraakt dan vindt u het bestelformulier als download op de website. Wat kunt u aan collectemateriaal bestellen? Logo Download op www.anjeractie.nl Set kwitantiebriefjes Een kwitantieset bestaat uit tien sets van twee doorschrijfblaadjes, één voor de gever ten behoeve van de fiscus en één voor de administratie van de coördinator. 10

Intekenlijst Anjeractie 31 mei t/m 6 juni 2015 Gemeente volgnummer lijst 1500001 Naam gever bedrag Naam gever bedrag Intekenlijst Sommige verenigingen collecteren liever met een intekenlijst in plaats van een collectebus. Hiervoor zijn op jaartal genummerde intekenlijsten te bestellen. Om fraude te voorkomen moeten alle intekenlijsten (ook de niet-gebruikte) weer ingeleverd worden na afloop van de collecte. Het bestellen van intekenlijsten is alleen nodig als er zonder bussen wordt gecollecteerd! Totaal Totaal Cultuur kan niet zonder Anjeractie anjeractie@cultuurfonds.nl www.anjeractie.nl IBAN NL66RABO03938512650 Affiches Er zijn grote - A2-formaat (ca 42 x 60 cm) en kleine A4-formaat (ca 21 x 30 cm) affiches te bestellen. Legitimatiebewijzen en presentjes voor de collectanten De collectanten zijn verplicht een zichtbaar legitimatiebewijs bij zich te dragen met daarop hun naam. Elk jaar stuurt het Cultuurfonds een leuke attentie voor hen mee. 11

Collectebussen Bij de meeste gemeenten kunt u bussen lenen, maar u kunt ook bussen bestellen bij uw afdeling van het Cultuurfonds; de bestelling moet dan voor eind januari geplaatst zijn. U bent zelf verantwoordelijk voor de opslag van de bussen. Er zijn twee soorten collectebussen: grote oranje of grijze bussen collectebussen oud model en kleinere Engelse blauwe bussen collectebussen nieuw model. De collectebussen moeten worden voorzien van stickers of wikkels in de huisstijl van de Anjeractie. Wanneer u grote bussen, oud model, bestelt, heeft u buswikkels nodig. Voor de kleine bussen zijn er busstickers. Cultuur kan niet zonder Anjeractie Cultuur kan niet zonder Anjeractie 12 objectnumber: Pantar-0001-01

Bussluiting De collectebussen dienen afgesloten te worden met eenmalig te gebruiken bussluitingen: busstrips voor bussen oud model of ringseals (ronde stickers) voor bussen nieuw model. Deze moeten een kenmerk bevatten van de collecterende instelling en het collectejaar. Let dus op dat u de juiste verzegeling bestelt! Bus nieuw model, te verzegelen met een ringseal bovenop. Om te openen, ringseal verwijderen, steek een plat voorwerp in de geldgleuf en klik de witte dop eruit. Om de bus weer te sluiten, klik de witte dop er weer op en verzegel met de ringseal. Verdeling van het collectemateriaal Drie tot vier weken voor aanvang van de collecte ontvangt u van uw regionale afdeling het door u bestelde collectemateriaal. Eventueel door u bestelde collectebussen maken geen deel uit van deze zending maar komen apart. Rond dezelfde tijd ontvangt u voor elke deelnemende vereniging een collectestaat voor de financiële afhandeling van de collecte. Maak een afspraak met de deelnemende verenigingen/collectanten om het collectemateriaal uit te reiken. Vergeet niet om direct een afspraak te maken voor het terugbrengen van de bussen. 13

U heeft collectanten bereid gevonden te collecteren en het benodigde materiaal ontvangen; de collecte kan dus bijna beginnen. Maar waar, wanneer en hoe mogen de collectanten collecteren? De Collecte Huis-aan-huis of straatcollecte In kleine gemeenten kunt u het beste een huisaan-huiscollecte organiseren. De beste tijd om te collecteren is tussen 17.00 en 20.30 uur. Rond deze tijd treffen collectanten de meeste mensenthuis. In grotere steden werkt een straatcollecte meestal beter. Mits de collectevergunning dat toestaat, kan er gecollecteerd worden op openbare plaatsen waar veel mensen komen. 14 Straten toewijzen Om te voorkomen dat er in één straat of gebied meerdere collectanten langskomen, verdeelt u de straten en wijken onder de deelnemende collectanten. Bij het verdelen van de wijken geldt de volgende globale richtlijn: een collectant kan op een avond, in anderhalf uur tijd, bij tachtig tot honderd huizen langsgaan. Om de adressen in uw gemeente over de deelnemende verenigingen te verdelen, kunt u gebruikmaken van een goede stadsplattegrond, een wijkindeling van de gemeente, een stratenplan waarin staat hoeveel woningen er per wijk zijn en het postcodeboek of de website postcode.nl.

15

Opm. Anjeractie 2004 A4 03-03-2005 09:16 Pagina 1 Help de cultuur bij u in de buurt Cultuur kan niet zonder Anjeractie. Giro 5050 Het Prins Bernhard Cultuurfonds geeft cultuur de kans. U ook? www.cultuurfonds.nl

Om uw eigen kaart samen te stellen in Google Maps, moet u eerst een (gratis) Google account aanmaken op google.nl. U kunt dit doen onder het kopje Aanmelden. Vervolgens logt u met dit account in op maps.google.nl. Daar gaat u naar Mijn Kaarten en maakt u een nieuwe kaart aan van uw collectegebied. U kunt voor de instelling Openbaar of Niet openbaar kiezen. Wanneer u kiest voor de optie Niet openbaar, kunnen alleen mensen aan wie u een link stuurt deze kaart bekijken. Wanneer u op de kaart kijkt, ziet u een aantal icoontjes. U kunt met het druppel icoontje locaties toevoegen en met het berg icoontje lijnen tekenen. Wanneer u een afgesloten gebied afbakent met een gekleurde lijn, wordt dit hele gebied gemarkeerd met deze kleur. Als u alle deelgebieden heeft gemarkeerd is uw kaart klaar voor gebruik. U kunt de link nu per mail doorsturen naar de verschillende deelnemende verenigingen. TIP Ook bedrijventerreinen en winkelcentra zijn interessant als collectegebied. Als uw collectanten naar bedrijven of winkels gaan, zorg er dan wel voor dat ze kwitantiebriefjes bij zich hebben in verband met de fiscale aftrekbaarheid van giften. Het Cultuurfonds beschikt over de ANBI status. 18

Het gebruik van Google Maps U kunt het voorbeeld volgen van de coördinator in Gorinchem, die met Google Maps aan de slag is gegaan en daarmee een duidelijke indeling heeft gemaakt. Zie het kader voor uitleg over deze werkwijze. Het kost wat extra tijd de eerste keer, maar het maakt collectanten direct duidelijk waar zij wel en niet mogen collecteren. Collectanten die beschikken over een telefoon met gps kunnen zelfs tijdens het collecteren zien of ze binnen het afgesproken gebied blijven. Verzekering We gaan ervan uit dat de verenigingen aansprakelijk zijn voor hun leden en dat collectanten zelf een individuele wa-verzekering hebben. Mocht er tijdens het collecteren of het organiseren van de collecte schade ontstaan waarvoor men niet bij de eigen verzekering terecht kan, neem dan contact op met uw provinciale afdeling van het Cultuurfonds. 19

December Kijk op www.anjeractie.nl voor de Anjeractie-periode of op www. cbf.nl voor het collecterooster. Ontvangst brief van uw afdeling van het Cultuurfonds met het verzoek collectanten op te roepen, en als bijlage een bestelformulier collectemateriaal. Checklist coördinatoren Anjeractie Februari Januari Bel of e-mail verenigingen die eerder hebben gecollecteerd en vraag of ze weer willen collecteren of werf collectanten binnen uw eigen vereniging. Inventariseer hoeveel collectanten deel zullen nemen, vul het bestelformulier collectemateriaal in en stuur de bestelling eind januari naar uw afdeling van het Cultuurfonds. Geef een eventuele nabestelling collectemateriaal door aan uw afdeling van het Cultuurfonds 20 Maart Bereid een eventuele kick-off actie voor Maak stratenplan/wijkindeling Informeer bij uw afdeling van het Cultuurfonds hoeveel projecten en voor welk bedrag in voorgaand jaar zijn ondersteund April Stuur persbericht en advertentie naar de plaatselijke krant, beide te downloaden vanaf www.anjeractie.nl Regel plaatsing aankondiging Anjeractie (verenigingsbladen, gemeentekrant, websites)

Eind april / Begin mei Ontvangst collectemateriaal van het verzendhuis Maak afspraak met verenigingen voor het ophalen van de collectematerialen, maak meteen een vervolgafspraak voor het terugbrengen van de verzegelde bussen Voorbereiden collectematerialen: voorzie bussen van bussticker of buswikkel en verzegel de bussen Vul legitimatiekaarten in en laat zonodig stempelen bij de gemeente Mei - Voorafgaand aan de Anjeractie Benader de plaatselijke radio- en televisieomroep, vraag om aandacht voor de Anjeractie Maak afspraak met de plaatselijk Rabobank voor het storten van de opbrengst na de collecte Reik collectemateriaal, presentjes en looproutes uit Hang spandoek op (tijdens de Anjeractie) Ontvangst collectesta(a)ten van uw afdeling van het Cultuurfonds Verspreid affiches (bibliotheek, gemeentehuis, bakker, slager, supermarkt etc.) Direct na de Anjeractie Neem collectebussen in ontvangst Haal spandoek en affiches weg Binnen 2 weken na afloop Anjeractie Stuur de ingevulde collectestaat en het stortingsbewijs naar uw afdeling van het Cultuurfonds. Stuur bonnen van de gemaakte kosten en de uitgeschreven kwitanties mee Bewaar een kopie van de ingevulde collectestaat, stortingsbewijs en bonnen voor uw eigen administratie Tel opbrengst en stort deze op Rabobankrekening NL66RABO 0393851265 t.n.v. het Cultuurfonds, te Amsterdam. Vergeet niet het collectestaatnummer als kenmerk mee te geven Vul per vereniging een collectestaat in, gebruik geen collectestaten van voorgaande jaren Sla de rest van de materialen en collectebussen op tot de volgende Anjeractie 21

TIP Grijp elke gelegenheid aan om plaatselijke aandacht te krijgen. Bestaat een deelnemende vereniging zoveel jaar? Is er een bijzondere voorstelling gepland? Dit soort onderwerpen trekt de belangstelling van de lokale media. Een van de belangrijkste redenen om veel publiciteit te geven aan de collecte is de motiverende werking daarvan op de collectanten. Maak ze attent op de berichten in de krant en op radio en tv en betrek ze bij het doel. Publiciteit TIP Meestal is het geen probleem om leuke plaatselijke informatie te geven, maar in een interview worden vaak ook wat algemenere vragen gesteld over het Cultuurfonds. Lees hiervoor het hoofdstukje Collecteren voor het Cultuurfonds aan het begin van deze handleiding. Voor meer informatie en onze missie kunt u terecht op www.cultuurfonds.nl. Wat doen wij? De landelijke publiciteit rond de Anjeractie wordt verzorgd door het landelijk bureau. Naast het uitsturen van een persbericht, Socuterauitzendingen, een televisiecommercial, advertenties in landelijke en regionale dagbladen en een radiospot, wordt elk jaar geprobeerd op een extra manier aandacht voor de Anjeractie te genereren. Soms door het plaatsen van advertorials in regionale bladen, een volgend jaar door reclame-uitingen waaronder billboards of affiches in abri s. Bovendien wordt heel actief aandacht besteed aan de Anjeractie door bannering op diverse websites, online polls en door de inzet van social media als Twitter (@Anjeractie) en de Facebookcommunity (facebook.com/anjeractie). Vind ons leuk op FB en volg ons op twitter, geef de links door aan uw collectanten. 22

TIP Een leuke openingsstunt als startsein voor de collecte creëert altijd publiciteit. Zo kan de plaatselijke muziekvereniging van zich doen horen als haar collectanten de straat opgaan. Een miniconcert van een koor op de hoek van een straat valt altijd in de smaak. De Geef SMS Mochten collectanten mensen treffen die wel willen doneren maar bijvoorbeeld geen kleingeld bij zich hebben, dan kunnen zij wijzen op de mogelijkheid van de Geef-SMS. Door het woord cultuur te sms en naar 4333 doneren zij eenmalig 2,50. Wat kunt u doen? Als coördinator bent u zelf verantwoordelijk voor het genereren van publiciteit in de lokale pers en de verenigingsorganen. Er is een speciaal regionaal persbericht beschikbaar dat u kunt gebruiken om de media te informeren over de Anjeractie. Dat kunt u downloaden op de website www.anjeractie.nl. Ook voor het logo van het Cultuurfonds kunt u hier terecht. Licht bijvoorbeeld het lokale televisiestation en de lokale radio-omroep in. Misschien krijgt u dan zendtijd in de vorm van een interview. Als de lokale media bereid zijn de televisiecommercial of radiospot gratis uit te zenden, kunt u deze aanvragen bij de landelijk coördinator. Alle free publicity die u kunt genereren is zeer waardevol! Verder kunt u reclame maken voor de collecte door affiches en spandoeken, die u heeft besteld met het collectemateriaal, op te hangen op locaties waar dit is toegestaan, bijvoorbeeld bij de bibliotheek, in een café of bij de bakker of slager. 23

Direct na de collecte moeten de collectanten hun legitimatiebewijzen, de verzegelde collectebussen en intekenlijsten bij u inleveren. Daarna kan de opbrengst worden geteld en gestort bij de Rabobank. 24 De financiële afhandeling en administratie De collectestaat Per collecterende vereniging wordt een aparte collectestaat met een eigen, uniek nummer aangemaakt. Deze collectestaten ontvangt u van uw afdeling van het Cultuurfonds. Geef daarom uiterlijk drie weken voor aanvang van de collecte aan het Cultuurfonds door welke verenigingen deelnemen. Voortellen Sommige coördinatoren tellen de opbrengst direct wanneer de collectebussen worden ingeleverd en tellen later nogmaals bij de bank. Anderen geven er de voorkeur aan slechts bij de bank te tellen. Als u de opbrengst wilt voortellen, moet u dat samen met minimaal één andere persoon doen (het zogenaamde vier-ogenprincipe). U mag de verzegeling van de collectebus ook alleen verbreken in het bijzijn van minimaal één andere persoon dan uzelf. Noteer alle bedragen (de totale opbrengst per vereniging, een derde deel daarvan voor de vereniging en twee derde deel voor het Cultuurfonds) op een voorlopige tellijst. Doe dit nog niet op de collectestaat; deze vult u pas in nadat het geld door de bank is geteld. De voorlopige tellijst moet door u en door minimaal één andere bij de voortelling aanwezige persoon worden ondertekend en bewaard bij uw kopie van de collectestaat.

Afstorten Wanneer er geen voortelling is geweest, verbreekt u pas bij de bank en in het bijzijn van een getuige de verzegeling van de collectebussen. Zorg dus dat u altijd met zijn tweeën bent. U stort zo spoedig mogelijk de contanten uit de verzegelde collectebussen en de contanten van opbrengsten uit intekenlijsten bij de Rabobank. Bent u coördinator, dan kunt u samen met een collectant afstorten. Heeft u zelf gecollecteerd, dan kunt u een bestuurslid van de vereniging of een medewerker van de bank als getuige vragen. Er moet per collecterende vereniging worden afgestort voor een juiste administratieve afhandeling en snelle uitbetaling van de premie. Als de opbrengst per vereniging hoger is dan 2.000, moet u die in meerdere stortingen opsplitsen, want de capaciteit van het stortingsapparaat is maximaal 2.000. U stort de totale opbrengst per vereniging op bankrekeningnummer NL66 RABO 0393 8512 65 ten name van Stichting Prins Bernhard Cultuurfonds te Amsterdam. Het is van belang dat u dit doet onder vermelding van het collectestaatnummer. Meld dus niet: collecte Anjeractie en het jaartal of uw naam. Zie hiervoor ook de instructies op de collectestaat Altijd honderd procent van de bruto opbrengst afstorten! Waarom? Het werken met contant geld blijft altijd fraudegevoelig. Het collecteprotocol van de Stichting Collecteplan geeft handreikingen om het frauderisico te beperken tot een aanvaardbaar niveau. De kans op fouten of fraude is het kleinst als de inhoud van de verzegelde collectebussen in één keer volledig wordt gestort op onze rekening. Het contant verrekenen van kosten of uitbetalen van premies maakt de kans op een onjuiste verantwoording van de collecteopbrengst groter. Daarom is het zo belangrijk dat de volle honderd procent van de gecollecteerde gelden direct wordt afgestort op de Rabobankrekening van het Prins Bernhard Cultuurfonds. Op die manier lopen alle transacties via de bank en worden ze volledig vastgelegd in de administratie van het Cultuurfonds. Fraude of fouten zijn helaas nooit helemaal te voorkomen, dus wij vragen u dan ook om alert te blijven. 25

Waarom storten bij de Rabobank? Voor het afstorten van de opbrengsten heeft het Cultuurfonds een overeenkomst gesloten met de Rabobank. Alle stortingen dienen bij deze bank gedaan te worden. Neem op tijd contact op met uw lokale Rabobank om een afspraak te plannen op een rustig moment. Binnen deze overeenkomst is het u als coördinator ook toegestaan te storten met een niet Rabobankpas. De stortingskosten zijn niet meer zichtbaar bij het afstorten en worden naderhand direct verrekend met het Cultuurfonds. De Rabobank informeert van tevoren alle Rabobankfilialen in Nederland over deze afspraken, een kopie van de brief kunt u opvragen bij uw afdeling van het Cultuurfonds. De collectestaat invullen Voor een snelle en foutloze verwerking van de collecteopbrengst door de medewerkers van het landelijk bureau is het noodzakelijk dat u de collectestaat per vereniging juist en volledig invult. Niet-gebruikte collectestaten moeten met nul ( 0) worden ingevuld en ook worden geretourneerd aan het Cultuurfonds. Vul aan de hand van het verkregen stortingsbewijs de collectestaat in. Het totaalbedrag dient te worden verantwoord onder het kopje Af te storten bruto opbrengst. Het derde deel dat de collecterende vereniging terugkrijgt van het Cultuurfonds wordt hierover berekend. Kosten worden door het Cultuurfonds vergoed en overgemaakt op het rekeningnummer van de betreffende vereniging. Deze kunt u noteren onder het kopje Kosten. Heeft u deze onkosten privé voorgeschoten, vraagt u deze dan op uw beurt terug van uw vereniging. Bent u coördinator voor meerdere verenigingen, dan kunt u op uw eigen, aparte collectestaat uw onkosten declareren. Geef verder het aantal collectanten aan waarmee is gecollecteerd. Dat is van belang voor de statistieken die het landelijk bureau bijhoudt. 26

Muziekvereniging Eendracht Hans Dirigent Straaterweg 11 1234 AA Almelo 06-1234567890 hans.dirigent@gmail.com Wat stuurt u naar uw regionale afdeling? Wanneer u alle velden van de collectestaat heeft ingevuld en alle gegevens goed heeft gecontroleerd (let met name op het nummer en de exacte tenaamstelling van de bankrekeningvan de vereniging), stuurt u de collectestaat met stortingsbewijs en eventuele intekenlijsten naar de eigen afdeling van het Cultuurfonds. Declareert u kosten, stuur dan ook een specificatie en bonnen van deze kosten mee. Bewaar van dit alles kopieën voor uw eigen administratie. NL89 BANK 0123 4567 89 Muziekvereniging Eendracht Afhandeling door het landelijk bureau Bij ontvangst van de opbrengst op de Rabobankrekening checkt het landelijk bureau of deze aansluit bij de gegevens die zijn vermeld op de collectestaat. Als het collectestaatnummer is meegegeven met de afstorting, het stortingsbewijs met de collectestaat is meegestuurd en de ingevulde gegevens van de collecterende vereniging kloppen, wordt een derde van de opbrengst zo snel mogelijk teruggestort op de bankrekening van de betreffende vereniging. 27

Prins Bernhard Cultuurfonds (landelijk bureau) Postbus 19750, 1000 gt Amsterdam telefoon (020) 520 6130 e-mail anjeractie@cultuurfonds.nl Prins Bernhard Cultuurfonds Zuid-Holland Postbus 90602, 2509 lp Den Haag telefoon (070) 441 6799 e-mail zuidholland@cultuurfonds.nl Adressen Prins Bernhard Cultuurfonds Gelderland Postbus 9090, 6800 gx Arnhem telefoon (026) 359 8635 e-mail gelderland@cultuurfonds.nl Prins Bernhard Cultuurfonds Noord-Brabant Postbus 90151, 5200 mc Den Bosch telefoon (073) 681 2209 e-mail noordbrabant@cultuurfonds.nl Prins Bernhard Cultuurfonds Noord-Holland Postbus 123, 2000 md Haarlem telefoon (023) 514 4047 e-mail noordholland@cultuurfonds.nl 28

Prins Bernhard Cultuurfonds Groningen Postbus 610, 9700 ap Groningen telefoon (050) 316 4936 e-mail groningen@cultuurfonds.nl Prins Bernhard Cultuurfonds Overijssel Postbus 10078, 8000 gb Zwolle telefoon (038) 499 9339 e-mail overijssel@cultuurfonds.nl Prins Bernhard Cultuurfonds Limburg Postbus 5700, 6202 ma Maastricht telefoon (043) 389 7004 e-mail limburg@cultuurfonds.nl Prins Bernhard Cultuurfonds Utrecht Postbus 80300, 3508 th Utrecht telefoon (030) 258 3991 e-mail utrecht@cultuurfonds.nl Prins Bernhard Cultuurfonds Fryslân Postbus 20120, 8900 hm Leeuwarden telefoon (058) 292 5609 e-mail friesland@cultuurfonds.nl Prins Bernhard Cultuurfonds Zeeland Postbus 407, 4330 ak Middelburg telefoon 06 527 529 43 e-mail zeeland@cultuurfonds.nl Prins Bernhard Cultuurfonds Flevoland Postbus 55, 8200 ab Lelystad telefoon (0320) 265 265 e-mail flevoland@cultuurfonds.nl Prins Bernhard Cultuurfonds Drenthe Postbus 122, 9400 ac Assen telefoon (0592) 365 555 e-mail drenthe@cultuurfonds.nl 29

Voordat uw collectanten met hun collectebussen op pad gaan voor de Anjeractie, kunt u ze alvast bedanken en nog een aantal tips meegeven. Draag altijd de legitimatiekaart bij u. Op de achterzijde van de legitimatiekaart staat een korte samenvatting van het doel en de werkzaamheden van het Cultuurfonds. Tips voor collectanten Toon uw collectebus en zeg duidelijk dat u voor het Cultuurfonds collecteert. Weet wat het doel is van de collecte en welke vereniging er baat bij heeft. Blijf altijd vriendelijk en bedank de mensen voor hun bijdrage. Wees niet teleurgesteld als mensen nee zeggen. Heeft iemand geen contant geld, opper dan de mogelijkheid om eenmalig 2,50 te doneren via de Geef SMS. Hiervoor moet het woord cultuur worden ge-sms t naar 4333. Ook cafés zijn vaak uitstekende plekken om te collecteren. Vraag daarvoor wel eerst toestemming aan de uitbater. 30

Voor collecteren op de markt vraagt u toestemming aan de marktmeester. Bij een straatcollecte kunt u het beste met z n tweeën gaan en het publiek actief aanspreken. Bij een huis-aan-huiscollecte kunt u het beste rond etenstijd (tussen 17.00 en 20.30 uur) aanbellen. Wordt er niet opengedaan, noteer dan het adres en probeer het later nog een keer. Op plaatsen waar veel mensen zijn, is het vaak goed collecteren, maar overleg eerst met uw coördinator, want soms is voor een straatcollecte speciale toestemming nodig. Bij concertzalen, de schouwburg en theaters kunt u het beste collecteren vanaf 45 minuten voor aanvang van de voorstelling. Verder valt te denken aan musea, stationspleinen, haltes van bus, tram of metro, winkelcentra en parkeerplaatsen. Ga bij bedrijven en winkels langs en neem een kwitantieblokje mee. De gift is voor bedrijven fiscaal aftrekbaar en de gemiddelde bijdrage bij deze groep ligt aanzienlijk hoger. Vooral collectanten die overdag veel tijd hebben, kunnen op deze wijze een aanzienlijk bedrag ophalen. Het Cultuurfonds beschikt over de ANBI status, grotere giften zijn fiscaal aftrekbaar. 31

anjeractie.nl @anjeractie facebook.com/anjeractie