Notulen Raad van Beheer 199 Datum: 14 nov 2012, 19.00u Plaats: SteM, Sint-Niklaas Aanwezig: Luc Zwartjes, Luc Steeman, Jordy Loones, Dirk Coolsaet, Tom De Ryck, Pascal Van Gelue, Nico Van de Weghe Verontschuldigd: Geert David, Evy Copejans, Ria Van Mol, Ingrid Van den Zegel, Etienne Van Hecke, Peter Bosmans Agendapunten 1. Goedkeuring verslag RvB 198 Het verslag wordt goedgekeurd. 2. Geo-Olympiade 2012/2013 2.1. Voorbereiding Geo-Olympiade 2013 (Ingrid en Ria) Via mail doorgestuurd: Vorige week hebben Ria en ik de codes en affiches verzonden, er is ook een affiche voorzien voor de VLA-krant (opgehaald in Ranst en afgegeven). Het ontwerp van de affiche was eind september klaar maar door een communicatieprobleempje binnen De Boeck was men vergeten om deze te laten drukken maar alles is op tijd in orde gekomen. De inschrijvingen starten 17 november en lopen tot de eerste week na de kerstvakantie (zie vorige RvB). Op 22 november worden de laureaten van de internationale olympiades door Minister Lieten ontvangen. Ria gaat naar deze huldiging met 3 of 4 van onze deelnemers aan igeo (eventueel met ouders) Bij deze gelegenheid zal er overleg zijn met de andere wetenschapsolympiades. De stuurgroep heeft al voorstellen gedaan ivm de criteria om finalisten beter te selecteren op benodigde vaardigheden voor de internationale finale: o.a. finalisten laten kandideren en strijden voor een plaats in Japan, een taak/bespreking (Engels boek Robert) op voorhand maken om het kaf van het koren te scheiden. Alle aanpassingen moeten wel in ons reglement staan. Dat zou geen probleem zijn, er staat: de beste kandidaat. Voorstellen vanuit de RvB: een contract opstellen?, gesprek met hun leerkracht aardrijkskunde?, de 8 beste interviewen maar ook een concrete case voorleggen? De RvB vraagt om de opgestelde criteria terug te koppelen om discussies nadien te vermijden. De nieuwe criteria zouden bekendgemaakt worden in de VLA-krant van januari.
Concreet: de stuurgroep werkt de voorstellen concreet uit en stuurt deze voor de RvB van 9 januari naar de leden van de RvB via mail. Op 9 januari worden deze besproken. Daarna kunnen ze in de VLA-krant van januari verschijnen (zie ook agendapunt 6.2) Ingrid en Ria: sturen de voorstellen/tekst op naar de RvB voor 9 januari. Ingrid: reglement van Olympiade asap van de website halen. De finale in Vlaanderen heeft nog geen plaats van gebeuren. Lier lijkt een mogelijkheid. Internationale finale Luc Z heeft een taak binnen IGeo opgenomen en is betrokken bij MM-proef. Als Luc meegaat naar Kyoto zal er vanuit IGeo subsidie moeten komen. Normaal gaat Robert naar Kyoto. Dat zorgt voor continuïteit. Wie wordt de 2 e persoon? Luc Z neemt best niet begeleiding en meehelpen met organisatie tegelijk op, want dit is moeilijk te combineren. De stuurgroep stelt iemand voor (of een lijstje kandidaten) met de nodige argumenten en de RvB krijgt dit voorstel ter goedkeuring. Liefst iemand die vanaf nu betrokkenheid heeft bij de finale in Antwerpen tot in Kyoto. Indien er geen kandidaat is, stelt Luc Z voor om 1 iemand van de voorzitters (Ingrid en Ria) van de stuurgroep vast en alternerend mee te sturen aangevuld met een jaarlijks wisselende compagnon (die binding heeft met de olympiade). Dirk stuurt een mailtje om stuurgroep samen te roepen en zet Geert in cc. 3. Ledenadministratie (Evy, Pascal) 3.1. Stand van zaken + opvolging abonnees 376 individuele leden 135 scholen 10 gratis 7 buitenland (maar sinds de overname is er nog geen betaling toegekomen op de INGrekening). Voor de betaling van 2013 moet er een factuur gestuurd worden naar deze personen. Pascal vraagt of het lidnummer gebruikt wordt voor het inloggen? Indien niet, dan kan dit nummer gebruikt worden/aangepast worden met het jaartal van de laatste betaling. Evy laat weten aan Pascal of het lidnummer nodig is voor het inloggen. Pascal en Evy overleggen verder. 3.2. Koppeling ledenadministratie aan website stand van zaken Evy stuurt dit door indien belangrijke aanpassingen gebeurd zijn. 3.3. Vereenvoudiging status leden/lidkaart (mail Tom) De leden moet zelf een login aanmaken. Tom en Evy hebben dit al kort besproken, maar moeten nog verder overleggen. Evy en Tom overleggen verder. 4. Financiën (Tom)
Alle facturen en onkosten voor dit jaar moeten voor eind november bij Tom binnen zijn. Iedereen stuurt gedane onkosten voor eind november naar Tom. Dirk stuurt de vraag naar de begeleiders Prosperpolderexcursie. 5. PR en huisstijl 5.1. Banners en promotiestand Er is een folder gemaakt om geografie als belangrijk vak voor te stellen. De eigen folder is in ontwerpfase gebleven. Als we de promotiefolder opnieuw maken en elke werkgroep zijn zeg laten doen, wordt het een grote folder. Om mee te nemen naar Knag is een specifieke folder voor de Nederlandse markt om leden aan te trekken misschien een betere optie. Luc S heeft basistekst. Tom heeft foto s van symposium. Dan moet het via print-on-demand. Volgens Luc Z valt de extra kost mee. En de overschot kan naar docenten om te verdelen onder studenten. Wat moet er op staan? Website, rekeningnummer, steunt regionale werkgroepen in,... Tom stuurt foto s naar Luc S en Luc S regelt de tekst. Voorlopig resultaat wordt naar RvB gestuurd en het resultaat naar Luc Z ten laatste op 30 nov. Leden van RvB antwoorden liefst zo snel mogelijk op het ontwerp. Dirk heeft plastic bakken en een laken om de stand op te bouwen + banner. Naast de Aardrijkskunde kunnen we nog aanbieden: Balpennen van VLA. Overschot vragen olympiade (Luc Z kijkt nog eens in de stock.) Dirk vraagt aan Ria/Ingrid naar balpennen. Luc Z kijkt nog eens in de stock. 6. Publicaties 6.1. De Aardrijkskunde (Nico) De Aardrijkskunde is binnen bij de drukker en ze zijn aan het drukken. Normaal op tijd om mee te nemen naar Wageningen. Het nummer is 120 blz dik. Wordt er al gedacht aan volgend jaar? Er zijn enkele artikels opgeschoven naar volgend jaar (oa Georges Allaert). We vragen aan Jan om een tekst rond Ethiopië te maken voor de excursie 2014. Dirk schrijft iets rond 10 jaar Focus Aarde. Centraal thema? 14-18 is een mogelijkheid. Nico kent een persoon wiens doctoraat draait rond luchtfoto s en de invloed van geografie op WOI. Nico mailt de mogelijke auteurs. 28 september is de excursie van Veerle. Wie vragen voor de najaarsexcursie van 2014?
Genk? Wallonië mag ook altijd: Doornik, Luc Z contacteert Fegepro voor de excursie. 6.2. VLA-krant (Geert) kopij Mag de VLA-krant in januari later verschijnen? Dan kunnen we op 9 januari over de olympiadevoorstellen beslissen, kan Geert de mensen (oa voorzitters werkgroepen) nog eens aansporen voor kopij en verschijnt de krant op 24 jan. De laatste VLA-krant is gisteren aangekomen en was nogal dun. Als we de vergaderingen van RvB beter afstemmen op deadline van het krantje, kan Geert wat extra aandacht vragen. Luc S wil verder gele blaadjes maken, maar vraagt voorstellen want de inspiratie is op. Iedereen kijkt al voor zaken die kunnen verschijnen. Geert laat weten of de VLA-krant later mag verschijnen of niet. 7. Reizen en excursies 7.1. Reisvoorstellen 2013 en verder Excursie (Westhoek/Westland) van Veerle: moet er iemand van ons bij zijn? Veerle heeft die excursie al vele malen gedaan en moet waarschijnlijk enkel gefinetuned worden. Dirk stelt voor om praktische zaken te overlopen: hoe lang eetpauze, Dirk contacteert Veerle om af te spreken met werkgroep reizen. We moeten voor de subsidies zorgen dat we genoeg punten halen en dat lukt best met (grote) reizen. Daarnaast is die reis een traditie die best niet verloren raakt. 2013:? Luc s wil Parijs organiseren. Bijvoorbeeld de meridiaan van Parijs is een interessante piste. Liefst in augustus: dan is Parijs minder druk. 2 jaar geleden logeerde Luc voor +/- 220 in een hotel dat vrij centraal ligt. We kijken best naar data van de Vliebergh om overlapping te vermijden. De aankondiging gebeurt zo snel mogelijk: in VLA-krant van januari. Dan moeten we het voorstel kunnen bespreken op 9 januari. Luc S werkt zijn voorstel uit, stuurt het door en de RvB bespreekt het op 9 jan. Rudi Goossens: Griekenland 2015? Nico of Luc Z vraagt Rudi. 7.2. Excursie Prosperpolder Schitterend: 35 man en een succes. Er was wel een probleem met het Havencentrum. Philippe Demoulin en het Havencentrum voelden zich gepasseerd. Luc S heeft bemiddeld en de situatie uit de doeken gedaan. De excursie is gegroeid uit een vorige activiteit en Luc S heeft toen contact opgenomen met het Havencentrum. Fons heeft het doorgeschoven naar Sofie en daarna naar Dirk Brentjens. Niemand kon er toen zijn en dit is doorgegeven naar Philippe. Die stelde dat het beter was
zich te wenden tot haven van Antwerpen. Philippe gaf na de uitleg toe dat er de VLA niets te verwijten is. Philippe vraagt om de excursie te mogen gebruiken in het Havencentrum. Met VLA-logo en auteur er op is dit goede reclame voor ons. Wij zijn principieel voor, met deze voorwaarden. Nico vraagt om het briefhoofd met ons logo te gebruiken en niet enkel het logo. Het Havencentrum moet wel toestemming vragen aan de 3 auteurs. Luc S geeft dit door aan het Havencentrum. 7.3. Dagen van de Geografie Deze zijn uitgesteld wegens te lakse manier van aanpakken: geen lokalen beschikbaar, geen strikte regeling, persoon die alles regelt heeft weinig steun, Het programma was wel voor een stuk klaar (vrijdag +/-, zaterdag excursies waren geregeld). Het moet dit academiejaar nog doorgaan om subsidies te ontvangen. Er is nog geen datum en om het te koppelen aan iets wordt dit heel nipt. Luc Z volgt verder op. 8. Website (Evy) 8.1. Stand van zaken nieuwe website 8.2. Invulling website Evy stuurt eventuele zaken door. 9. Varia / Activiteiten 9.1. IGU-atlas op Knag Er zijn exemplaren van de speciale editie van de atlas van België over. Nemen we deze mee naar Knag? We vragen best aan Etienne of dat mag. Jordy vraagt dit aan Etienne. 9.2. Knag 7 dec Luc Z kan er een halve dag zijn. Dirk en Evy vergezellen. 9.3. Notulen: agendapunten met volledige discussie of enkel de beslissing? Er wordt beslist dat de hele discussie vermelden niet altijd noodzakelijk is. 9.4. Prijs Focus Aarde Er is opnieuw een vraag naar sponsoring. We gaan akkoord om 500 te sponsoren. 9.5. Duitse organisatie Luc Z kreeg de vraag van een organisatie uit Duitsland om ons bekend te maken op hun netwerk, in ruil voor een gratis jaarboek. We gaan akkoord.
Luc Z stuurt het jaarboek door. 9.6. Tom heeft de doos met overschotten van de voorlaatste VLA-krant. Tom bezorgt er 10 aan Pascal en de rest aan Dirk voor Knag. 9.7. Dirk is vervangen aan het GO door Joris Goerée (moraalfilosoof).nico heeft al een mail gekregen van Joris. Het is misschien een idee om de coördinaten van pedagogisch begeleiders en inspecteurs te vermelden in VLA-krant. Op de Wiba vergadering vragen we of ze dit willen. Dirk vraagt dit in de Wiba. In VuB is Dirk opgevolgd door Anja Decoster. 9.8. Luc S geeft presentje aan Jan voor het gebruik van de zaal in Mercator. 9.9. Emails Er staan mails op gmail over het lidmaatschap die niet beantwoord zijn sinds augustus. Pascal opent die niet om geen verwarring te veroorzaken, want de afspraak was dat Evy dit zou verzorgen. Misschien heeft Evy ze beantwoord via hotmail? Jordy vraagt dit na. 10. Volgende vergaderingen De data moeten aangepast worden wegens de verbouwingen in het museum en de permanentie in het Stem. Normaal was de verbouwing op 28 maart afgelopen, maar deze heeft vertraging opgelopen. De volgende vergadering was voorzien op donderdag 10 januari in Kopenhagen opnieuw met de voorzitters van de regionale werkgroepen. Tom kan niet aanwezig zijn op 10, maar wel op 9 januari. De aanwezigen in de vergadering kunnen ook op woensdag 9 januari. Misschien kan dit voor de anderen ook? Luc Z gaat na of 9 januari lukt voor iedereen (doodle?) 28 maart (Mercator toch niet vrij, datum aanpassen?) 23 mei De vergadering wordt afgesloten om 21u30. De verslaggever, Jordy Loones