Departement Bestuurszaken Proces- en Informatiebeheer Boudewijnlaan 30 bus 36, 1000 BRUSSEL Tel. 02 553 72 11 pib@bz.vlaanderen.be datum aanmaak 24 november 2008 datum laatste wijziging 2 februari 2010 auteur Dries Vandaele onderwerp Advies: Duurzaam archiveren van e-mail versienummer 1.3. Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 1 1. Inleiding... 1 1.1 Definiëring en afbakening... 2 1.2 Eigenschappen en gevolgen... 2 1.3 Huidige strategieën voor het archiveren van e-mail binnen de VO... 4 2. Juridisch kader... 5 3. Functionele benadering... 7 3.1 Welke e-mails?... 7 3.2 Keuze van de strategie... 9 3.2.1 Juridische beperkingen... 9 3.2.2 Integratie van e-mail binnen het informatiebeheer... 9 3.2.3 Rol van de gebruiker... 10 3.3 Duurzame strategie voor archiveren van e-mail... 10 3.3.1 Authenticiteit en integriteit... 10 3.3.2 Keuze van het bestandsformaat... 11 3.4 Migratiebeslissingstabel... 13 4. Conclusie... 13 5. Voorstel van beslissing... 14 1. Inleiding www.vlaanderen.be Locatie: (link)
Deze tekst is een praktisch voorstel voor de wijze waarop de e-mailberichten van, binnen en naar de Vlaamse overheid duurzaam kunnen worden ontsloten en gearchiveerd, met het oog op hun administratief-juridische en cultureelmaatschappelijke waarde. Het duurzaam archiveren en ontsluiten van e-mail levert een grote meerwaarde op voor de organisatie op volgende vlakken: Het e-mailbeheer wordt geïntegreerd in het informatiebeheer Bedrijfskritische informatie wordt bewaard E-mails worden gecontextualiseerd en zijn toegankelijk voor alle betrokken ambtenaren E-mails zijn op lange termijn toegankelijk en raadpleegbaar (digitaal duurzaamheid) E-mails worden onderworpen aan selectiecriteria 1.1 Definiëring en afbakening Naar analogie met de traditionele post, kan met het woord e-mail zowel het achterliggende proces van informatiewisseling en dienstverlening als het bericht zelf worden aangeduid. Wanneer in dit advies wordt gesproken over een e-mail, bedoelen we hier steeds het bericht mee, met inbegrip van eventuele bijlagen. 1.2 Eigenschappen en gevolgen Het versturen van elektronische post is zeer eenvoudig. Het vereist enkel en alleen de toegang tot een computer en het internet. Deze lage drempel is bijgevolg ook de reden van het grote succes van e-mail binnen de Vlaamse overheid. E-mail is algemeen aanvaard als een efficiënt en persoonlijk medium dat zeer vlug informatie kan overbrengen tussen verschillende geadresseerden. Aangezien zeker binnen de zakelijke context vrijwel iedereen over een persoonlijke postbus beschikt, laat dit toe om rechtstreeks van persoon tot persoon te gaan communiceren. Door de brede verspreiding en de aard van het medium wordt het bovendien beschouwd als een informeel communicatiemiddel. Dit heeft gevolgen voor de perceptie van e-mail binnen een organisatie: vaak wordt het belang van informatie onderschat, omdat deze is bekomen via e-mail in plaats van via een officiële brief. Het relatieve gemak van e-mail voor het verspreiden van informatie heeft echter ook een aantal schaduwkanten. Onder het mom van kennisdeling wordt veelvuldig gebruikgemaakt van de mogelijkheden om berichten door te sturen ter kennisgeving of om mensen onnodig op te nemen in verzendlijsten. Hierdoor krijgen veel leidinggevenden elke dag opnieuw af te rekenen met bijna onbeheersbare hoeveelheden ongelezen e-mails. Dit fenomeen wordt ook wel aangeduid als infor- 2
mation overload. 1 Uit een onderzoek uitgevoerd bij 150 Britse bedrijven blijkt dat de gemiddelde werknemer dagelijks een uur reserveert voor het sturen, beantwoorden en lezen van e-mails. De oorzaak zou liggen bij het slecht filteren en organiseren van hun e-mailberichten en het gebrek aan opleiding en duidelijke richtlijnen voor het gebruik. 2 Door het informele karakter wordt e-mail ook vaak verkeerdelijk beschouwd als het equivalent van een telefoongesprek. 3 Er zijn echter fundamentele verschillen. Een e-mailbericht is veel minder vluchtig: aan de schriftelijke neerslag kunnen immers bepaalde rechten worden ontleend. En bovendien is er veel meer ruimte om de teneur of de boodschap van het bericht verkeerd te begrijpen. Doordat e-mail zo n hoge vlucht neemt als middel voor zakelijke communicatie ten koste van andere media, zoals de traditionele briefwisseling, telefoon, fax stijgt ook de administratief-juridische waarde van e-mail in het algemeen. Beslissingen worden vaak genomen op basis van de informatie vervat in een e-mail en zaken worden steeds vaker volledig digitaal afgehandeld. Bovendien is e-mail ontegenzeglijk een bestuursdocument, waardoor burgers in principe om inzage kunnen vragen. Naast hun administratief-juridisch belang krijgen e-mails de laatste jaren ook steeds meer aandacht omwille van hun cultureel-maatschappelijk belang. In de Angelsaksische wereld, en vooral in Groot-Brittanië en Australië worden projecten opgezet om het e-mailverkeer in kaart te brengen. In het Britse project kunnen burgers bepaalde significante mails doorsturen en laten bewaren als staalkaart en in Australië wordt aangeraden aan informatiespecialisten (zoals archivarissen, bibliothecarissen en documentbeheerders) om de burgers richtlijnen en adviezen te verschaffen voor het bewaren van hun e-mailverkeer. 4 E-mail maakt deel uit van het geheugen van de organisatie en biedt onderzoekers inzicht in het historisch functioneren van de overheid. Het informele karakter van e-mail leidt er vaak toe dat e-mail als minder belangrijk wordt beschouwd. Niets is minder waar; vaak zijn e-mails drager van bedrijfskritische informatie, op basis waarvan beslissingen wordt genomen. Bovendien is deze informatie meestal enkel en alleen toegankelijk voor de verzender en de ontvanger, die de mail bewaren in hun persoonlijke mailbox. Eenzelfde problematiek bestaat er met betrekking tot de aan de e-mail gehechte bijlagen. Als deze niet consequent worden weggeschreven naar een groepsklassement, zijn deze enkel en alleen toegankelijk via de persoonlijke mailbox en kan informatie onherroepelijk verloren gaan. In een klassiek e-mailsysteem worden de berichten opgeslagen in een persoonlijke postbus of mailbox. Deze is enkel toegankelijk voor de eigenaar en is bovendien juridisch goed afgeschermd, door het Telecommunicatiegeheim en de privacywet. Ook dit vormt een belemmering voor een vlotte informatiedeling. Noch- 1 HORSMAN P., Archivering van Elektronische Post. Methoden, meningen en alternatieven, Amsterdam, Programma Digitale Duurzaamheid, 1999, p. 7-10. 2 De Morgen, dd. 24 november 2008. 3 HORSMAN P., Archivering van Elektronische Post. Methoden, meningen en alternatieven, Amsterdam, Programma Digitale Duurzaamheid, 1999, p. 7-10. 4 http://www.bl.uk/news/2007/pressrelease20070503.html http://www.nla.gov.au/padi/topics/47.html 3
tans zijn er in de wetgeving uitzonderingen ingebouwd die toelaten om binnen de werksfeer berichten op te nemen in een omvattend beleid voor kennis- en informatiemanagement. Een bijkomende moeilijkheid is dat de verantwoordelijkheid voor het e- mailbeheer vaak niet expliciet is toegewezen binnen een bepaalde organisatie, in tegenstelling tot bijvoorbeeld de kantoordocumenten in een gemeenschappelijk klassement. Dit leidt ertoe dat hoewel e-mailberichten zeer veel informatie bevatten, deze desondanks niet zijn geïntegreerd binnen oudere, bestaande informatiestructuren, zoals groepsklassementen. 5 Het gaat om een volledig afgescheiden informatiesysteem. 1.3 Huidige strategieën voor het archiveren van e-mail binnen de VO Papier Ook nu nog worden e-mailberichten afgedrukt en bewaard op papier. De bewaring op lange termijn van een papieren drager is inderdaad eenvoudiger, maar daartegenover staat dat een heleboel functionaliteiten eigen aan de digitale wereld verloren gaan. Hierbij kunnen we denken aan de doorzoekbaarheid, de raadpleegbaarheid op afstand, het verlies van metadata Bovendien is een afdruk van een e- mailbericht slechts een kopie van het originele document. 6 Er is ook een juridisch aspect. Wanneer men een e-mail afdrukt, valt het afgedrukte document onder de wettelijke bepalingen inzake het briefgeheim. Het digitale stuk blijft echter beschermd door het telecommunicatiegeheim. Het bewaren van e-mails op papier is dus niet wenselijk. Technische archiveren Op dit moment bestaat er reeds een strategie die is uitgewerkt door de entiteit ICT-Beleid (eib) voor de archivering van e-mails. Het opzet was eerder van technische aard; namelijk het ontlasten van de (Exchange)mailservers door het afslanken van een aantal mailboxen. Bij de postbussen die een bepaalde omvang overschrijden, met name 250 MB, worden alle berichten ouder dan 90 dagen weggeschreven naar een andere server. Een verwijzing blijft bestaan in de postbus, waarmee je met een enkele muisklik de desbetreffende mail terug kunt oproepen. 7 Op lange termijn biedt het systeem echter geen structurele oplossing. Doordat er geen selectiebeleid wordt gevoerd, blijven de mailboxen ongecontroleerd aangroeien, zodat steeds meer serverruimte zal moeten worden aangewend om de aangroei op te vangen. Ook inhoudelijk biedt deze oplossing geen soelaas. De 5 PENNOCK M., DCC Digital Curation Manual Instalment on Curating E-Mails: A life-cycle approach to the management and preservation of e-mail messages, 2006, p. 26. (http://www.dcc.ac.uk/resource/curation-manual/chapters/curating-e-mails/), p. 8 6 HORSMAN P., Archivering van Elektronische Post. Methoden, meningen en alternatieven, Amsterdam, Programma Digitale Duurzaamheid, 1999, p. 15 7 http://koepel.vonet.be/nlapps/docs/default.asp?fid=502 4
informatie wordt meestal ongestructureerd opgeslagen in de persoonlijke postbus van de individuele medewerkers, los van het werkproces. Hierdoor is er geen kennis- of informatiebeheer mogelijk en treedt er bovendien bij het wegvallen van bepaalde sleutelfiguren telkens opnieuw een significant verlies aan kennis op. Bovendien is het moeilijk om de e-mailberichten op lange termijn raadpleegbaar te houden voor alle betrokkenen, onder meer door de geldende wet- en regelgeving. 2. Juridisch kader Volgens artikel 5 van de Archiefwet van 24 juni 1955 mogen openbare instellingen geen archief vernietigen zonder toestemming van de Algemeen Rijksarchivaris. 8 Het geldende principe is bewaren, tenzij toestemming tot vernietigen. E-mail is een archiefdocument dat is onderworpen aan die specifieke wetgeving. Bovendien vallen e-mails onder de definitie van bestuursdocument. 9 Om het recht van openbaarheid te borgen naar de rechtzoekende burger toe, moeten de e- mailberichten dan ook in een goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard. Bij het opzetten van een duurzame archiveringsstrategie dient men rekening te houden met een aantal wettelijke beperkingen die onder meer zijn vastgelegd in artikel 8 van het Europees Verdrag van de Rechten van de Mens. Dit beschermt de burger tegen elke ongerechtvaardigde inmenging in zijn privéleven, gezinsleven, huis en briefwisseling. 10 Met betrekking tot de werknemer is er de bepaling dat die gerechtigd is om, conform artikel 8 van het Europese Verdrag van de Rechten van de Mens, de communicatiemiddelen die de werkgever ter beschikking stelt, ook te gebruiken voor persoonlijke aangelegenheden, zolang dit de uitvoering van de arbeidsovereenkomst niet in het gedrang brengt. 11 De principes werden binnen de Belgische wet- en regelgeving verder uitgewerkt in de wet van 8 december 1992 op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens. In een e-mailbericht zitten onvermijdelijk persoonsgegevens vervat, dus iedere actie die een archivaris onderneemt om e-mailberichten al dan niet geautomatiseerd te verwerken valt onder voornoemde wet. De wet voorziet echter ook een aantal uitzonderingen: De verwerking van persoonsgegevens is wel toegelaten in een aantal specifieke gevallen: na toestemming van de betrokkene; voor de uitvoering van een overeenkomst; in uitvoering van een wettelijke verplichting; 8 Archiefwet 1955, art. 5 9 Decreet betreffende de openbaarheid van bestuur van 26/03/2004, art. 3 (http://www3.vlaanderen.be/openbaarheid/document.php?document_id=1) 10 BOUDREZ F., DEKEYSER H. EN VAN DEN EYNDE S., David, Archiveren van e-mail, 2003, Antwerpen-Leuven, ICRI Stadsarchief Antwerpen, p. 28-33. 11 BOUDREZ F., DEKEYSER H. EN VAN DEN EYNDE S., David, Archiveren van e-mail, 2003,, ICRI Stadsarchief Antwerpen, Antwerpen-Leuven, p. 31. De omzendbrief van 25 juni 2004 betreffende de Gedragscode voor het gebruik van internet, e-mail en prikborden bevestigd dat: dat het ministerie aanvaardt dat u bij de uitoefening van uw job recht hebt op privacy en dus in beperkte mate via e-mail en de prikborden privé-contacten mag onderhouden met collega s en derden, p. 4 (http://85.255.193.127/communicatie/cms_files/file21.pdf?phpmyadmin=db691d54ec5b0b c9bd90470099738513) 5
in het belang van de verwerker, tenzij het grondrecht van de betrokkene primeert. De overheid heeft een overduidelijk belang bij het verwerken van zakelijke, functionele e-mails op basis van het decreet m.b.t. de openbaarheid van bestuur en de archiefwet. Ze moet wel rekening houden met het finaliteitsprincipe. Het verwerken van de persoonsgegevens mag enkel en alleen gebeuren voor een welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd doel. Het verwerken van e-mails met privé-inhoud is dus moeilijk te rijmen met deze wet. 12 Binnen de Belgische wet- en regelgeving is er ook sprake van het Telecommunicatiegeheim. 13 Dit wordt onder meer geregeld door de wet betreffende de elektronische communicatie van 13 juni 2005. Het begrip Elektronische communicatie wordt zeer ruim opgevat, het omvat telefoon, fax, GSM-verkeer, surfen, e- mail De bepalingen in het Strafwetboek, artikels 259bis en 314bis, verhinderen de kennisname van de inhoud van de elektronische berichten. Het begrip privécommunicatie wordt in dit geval zeer breed ingevuld, ook zakelijke communicatie valt daaronder. Er dient wel aan een aantal voorwaarden te worden voldaan om strafbaar te zijn: het moet met opzet gebeuren, tijdens de overbrenging van de communicatie met behulp van een toestel. Het maken van een kopie van de inhoud van een persoonlijke postbus is dus volgens deze bepalingen niet strafbaar, op voorwaarde dat men geen kennis neemt van de inhoud. Op dat moment is de archivaris echter wel strafbaar krachtens de wet op de elektronische communicatie. Hij neemt op dat moment immers met opzet kennis van het bestaan van de e-mail en dat is op zich strafbaar. Op basis van de wet betreffende de elektronische communicatie kan evenwel een uitzondering gemaakt met het oog op de bewijskracht van zakelijke e- mailberichten. Mits alle betrokkenen voor de registratie op de hoogte worden gebracht van de registratie, de doeleinden en de duur van de opslag is de registratie van elektronische communicatie en de daarmee verband houdende verkeergegevens uitgevoerd in het legale zakelijke verkeer ten bewijze van een commerciële transactie of van een andere zakelijke communicatie toegestaan, De bepaling veronderstelt wel dat de geregistreerde gegevens worden gewist na het verstrijken van de termijn. 14 Uiteraard is dit slechts van toepassing op gedeelte van de e-mails uit de zakelijke sfeer. Voor de overige berichten en deze behorend tot de persoonlijke levenssfeer is geen uitzondering voorzien. Zowel Testbed Nederland als het Stadsarchief Antwerpen kiezen dan ook voor een sterke rol voor de eindgebruiker. 15 Het is deze laatste die het best geplaatst 12 BOUDREZ F., DEKEYSER H. EN VAN DEN EYNDE S., David, Archiveren van e-mail, 2003,, ICRI Stadsarchief Antwerpen, Antwerpen-Leuven, p. 47. 13 Dit wordt vooral geregeld door de wet van 13 juni 2005 betreffende de elektronische communicatie en door een tweetal bepalingen in het Strafwetboek, namelijk artikels 259bis en 314bis. 14 SOMERS G. EN DUMORTIER J., Elektronische post juridisch bekeken. Praktische gids voor de onderneming en het bestuur, 2007, die Keure, Brugge, p. 92. 15 ICTU, Van digitale vluchtigheid naar digitaal houvast. Bewaren van e-mail., Testbed Digitale bewaring, Den Haag, 2003, p. 100 BOUDREZ F., Rapport E-mails: hoe klasseren en goed archiveren, 2006, Stadsarchief Antwerpen, Antwerpen, p. 10. 6
is om te bepalen in hoeverre een e-mail zakelijk of persoonlijk is, waardoor je de wettelijke beperkingen inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer kan respecteren. E-mails kunnen door de gebruiker bovendien zelf worden toegekend aan een bepaald dossier, waardoor de context bewaard blijft en waardoor de bewaartermijn van het dossier ook van toepassing wordt op de e-mail. 16 De werknemer wordt hierbij geholpen door het aanreiken van een selectielijst en een aantal richtlijnen omtrent het archiveren van e-mail. 17 Hierdoor zal het aantal op langere termijn te bewaren e-mails exponentieel dalen en dient de organisatie niet langer over te gaan tot het geautomatiseerd bulkarchiveren van e-mailverkeer op lange termijn. Besluit: Het uitstippelen van een archiveringsstrategie voor e-mail is, gezien de beperkingen die worden opgelegd door de wet- en regelgeving, steeds een nauwkeurig afwegen tussen het belang van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, de status van e-mail als archiefdocument en het recht op openbaarheid van bestuur. 18 3. Functionele benadering Dit advies beoogt in de eerste plaats het aanreiken van een functionele benadering ten aanzien van het duurzaam archiveren van e-mailberichten binnen de Vlaamse overheid, eerder dan het formuleren van een kant en klare technische oplossing. Rekening houdend met de mediumgebonden problematiek en het juridische kader, zal worden gepoogd een structurele archiveringsoplossing uit te werken. Deze komt tegemoet aan de eisen die worden gesteld naar het integreren van e-mailbeheer binnen het beleid voor informatiemanagement, naar het contextualiseren van de informatie en naar het vaststellen van een beleid voor het delen van informatie onder alle betrokken ambtenaren. Hierbij wordt ook rekening gehouden met het garanderen van de toegankelijkheid en raadpleegbaarheid op lange termijn van elektronische berichten en de problematiek van digitale duurzaamheid. 3.1 Welke e-mails? (http://stadsarchief.antwerpen.be/unrestricted/folder.aspx?document_id=09041acf8000e 5a9&format=pdf) 16 BOUDREZ F., Rapport E-mails: hoe klasseren en goed archiveren, 2006, Stadsarchief Antwerpen, Antwerpen, p. 10. (http://stadsarchief.antwerpen.be/unrestricted/folder.aspx?document_id=09041acf8000e 5a9&format=pdf) 17 BOUDREZ F., DEKEYSER H. EN VAN DEN EYNDE S., David, Archiveren van e-mail, 2003,, ICRI Stadsarchief Antwerpen, Antwerpen-Leuven, p. 51 18 BOUDREZ F., DEKEYSER H. EN VAN DEN EYNDE S., David, Archiveren van e-mail, 2003,, ICRI Stadsarchief Antwerpen, Antwerpen-Leuven, p. 51. 7
De Vlaamse overheid goedgekeurde Huisregels 19 erkennen dat de werknemer bij de uitoefening van zijn job recht heeft op privacy en dus in beperkte mate privécontacten mag onderhouden met collega s en derden via e-mail. In navolging van de geldende wet- en regelgeving dient onderscheid te worden gemaakt tussen enerzijds e-mails uit de persoonlijke sfeer en berichten die zijn opgemaakt of ontvangen in het kader van zijn of haar taken of opdrachten. De eerste categorie omvat de eventuele persoonlijke briefwisseling die je ontvangt of verstuurt als privé-persoon via een mailbox van de Vlaamse overheid. Hoe interessant deze ook mogen zijn, ze behoren zonder enige twijfel thuis in je persoonlijke archief. De tweede categorie zijn de functionele e-mailberichten; deze heb je verstuurd of ontvangen in het kader van de uitoefening van de specifieke taken en opdrachten als ambtenaar van de Vlaamse overheid. Het is deze tweede categorie die wordt geviseerd in dit advies. Onderstaand schema zal dit verduidelijken: Uit: Testbed Digitale Bewaring, Digitale duurzaamheid, Van digitale vluchtigheid naar digitaal houvast. Bewaren van e-mail, ICTU, Den Haag, 2003, p. 19. Uiteraard dienen niet alle functionele e-mails te worden bijgehouden. Een aantal daarvan hebben geen onmiddellijke band met de taken of opdrachten die u uitoefent; een voorbeeld hiervan is een nieuwsbrief. Strikt genomen gaat het in dat geval om documentatie. Daarnaast moeten alle zaak- en taakgerelateerde emails ook niet allemaal te worden behouden. Hiertoe worden richtlijnen en selectiecriteria opgesteld en gecommuniceerd naar de gebruikers. Deze selectiecriteria hou- 19 Volgens de deontologische code moeten de personeelsleden van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap zich tijdens de diensturen volledig aan hun werk wijden. Dat neemt niet weg dat het ministerie aanvaardt dat u bij de uitoefening van uw job recht hebt op privacy en dus in beperkte mate via e-mail en de prikborden privé-contacten mag onderhouden met collega's en derden. Omzendbrief van 25 juni 2004 betreffende het gebruik van internet, e-mail en prikborden. (http://intra.vlaanderen.be/communicatie/intern/gedragscode/download/gedragscode_omzendbrief_ v21_ict2004.2.pdf) 8
den rekening met de wettelijke en administratieve bepalingen, in combinatie met een eventuele cultureel-maatschappelijke waardering. De selectielijsten moeten steeds worden gevalideerd via de geëigende kanalen. 3.2 Keuze van de strategie Bij het opstellen van een strategie voor het archiveren van e-mail moet er onvermijdelijk rekening worden gehouden met aantal beperkingen. Deze bepalen voor een groot stuk de strategische keuzes die kunnen gemaakt worden. Op dit vlak kon dankbaar gebruik worden gemaakt van het pionierswerk dat werd verricht binnen het Stadsarchief Antwerpen en het Expertisecentrum DAVID vzw inzake het duurzaam archiveren van e-mail. 3.2.1 Juridische beperkingen Een eerste, en wellicht de meest beperkende, factor waarmee rekening dient te worden gehouden is de wet- en regelgeving die van toepassing is. Zoals hoger aangehaald zijn er een aantal voorwaarden waaraan moet worden voldaan om een strategie te ontwikkelen die past binnen de krijtlijnen uitgezet door de wet- en regelgeving. Het archiveren van zakelijke e-mail binnen de publieke sector kan, zoals eerder werd gesteld, worden beschouwd als een gerechtvaardigd belang. Onderzoek dat is gebeurd door het ICRI in samenwerking met het DAVID-project wijst uit dat het minst problematisch is de de selectie van te archiveren e-mails volledig over te laten aan de eindgebruiker. 20 Ook het Archives Office of Tasmania opteert ervoor om het selecteren van de e-mailberichten over te laten aan de gebruiker. 21 Ter ondersteuning van de eindgebruiker kunnen richtlijnen worden opgesteld en selectiecriteria vastgelegd. Het automatiseren van het scheiden tussen professionele en persoonlijke e-mail is immers een heikel punt. Zelfs de meest geavanceerde automatische filter kan onmogelijk met 100% zekerheid de scheiding maken. Wanneer de archivaris dit dient te doen, zal hij bijna onvermijdelijk inbreuk maken op het telecommunicatiegeheim of de privacy van de medewerkers schenden. 22 3.2.2 Integratie van e-mail binnen het informatiebeheer E-mail wordt op dit moment vrijwel niet geïntegreerd binnen de traditionele structuren van informatiebeheer, zoals die reeds bestaat voor kantoordocumenten. Noch- 20 Citaat uit: BOUDREZ F., DEKEYSER H. EN VAN DEN EYNDE S., David, Archiveren van e-mail, 2003,, ICRI Stadsarchief Antwerpen, Antwerpen-Leuven, p. 51. 21 PEARCE I., State Records Guideline No. 7: Managing Email as Records, 2005, p. 6-7. (http://www.archives.gov/globalpages/exit.html?link=http://www.archives.tas.gov.au/guidelines/guideline_07.doc) 22 BOUDREZ F., DEKEYSER H. EN VAN DEN EYNDE S., David, Archiveren van e-mail, 2003,, ICRI Stadsarchief Antwerpen, Antwerpen-Leuven, p. 51 9
tans bevatten e-mailberichten vaak bedrijfskritische informatie, op basis waarvan beslissingen worden genomen. Het is een logische stap om deze procesgebonden informatie te integreren in de reeds bestaande groepsklassementen. Dit heeft ontegenzeglijk voordelen naar informatiebeheer en -deling toe. 23 Opnieuw is het de gebruiker die het best is geplaatst om al van het versturen of ontvangen van een e-mail, dus in de dynamische fase, op basis van een selectielijst te gaan bepalen of en waar een bepaald bericht kan worden bewaard. Bovendien kunnen onmiddellijk ook een aantal metadata worden aangehecht aan het bericht. Een aantal velden kunnen automatisch worden toegekend of opgehaald uit het bericht zelf of de e-mailcliënt; inhoudelijk is het evenwel belangrijk dat dit door de gebruiker zelf gebeurt. Dit is een belangrijke factor binnen de contextualisering van e- mail. Door het integreren van e-mail binnen de bestaande groepsklassementen wordt de informatie onmiddellijk toegankelijk voor alle betrokkenen en wordt de band met een welbepaalde zaak of taak ook onmiddellijk duidelijk. Het contextualiseren van de e-mailberichten levert een grote meerwaarde op voor de organisatie. 3.2.3 Rol van de gebruiker Door de geldende wetgeving is de gebruiker een sleutelfiguur binnen een duurzame archiveringsstrategie voor e-mail. Hij maakt de scheiding tussen de functionele en de persoonlijke e-mails. Bovendien is de gebruiker het best geplaatst voor het contextualiseren van de e- mailberichten. Tenslotte wijst onderzoek ook uit dat de gebruiker de betrokkenheid bij het verwerken van zijn e-mailbericht over het algemeen op prijs stelt, mits hij uiteraard goed voorbereid is op zijn taak. 24 3.3 Duurzame strategie voor archiveren van e-mail 3.3.1 Authenticiteit en integriteit Om de authenticiteit en integriteit te kunnen waarborgen van de e-mailberichten, zijn er een aantal essentiële compenenten van belang. Deze zijn context, inhoud, structuur, transmissiegegevens, functionaliteit en opmaak. 23 PEARCE I., State Records Guideline No. 7: Managing Email as Records, 2005, p. 4 (http://www.archives.gov/globalpages/exit.html?link=http://www.archives.tas.gov.au/guidelines/guideline_07.doc) 24 THOMAS C.EN BOOTH G., 'Institutional Drivers and Barriers to Archiving E-mails', lezing op DCC Workshop: E-mail Curation, 24-25 april 2006, Newcastle. (http://www.dcc.ac.uk/events/ec-2006/ec_drivers_and_barriers.ppt) 10
Hierbij is het van belang om eerst de essentiële componenten van een e- mailbericht op te lijsten, aangezien juist deze de authenticiteit garanderen. In de eerste plaats moet de context waarbinnen het document is ontvangen of verstuurd geformaliseerd worden. Dit gebeurt het beste door de gebruiker die met kennis van zaken het desbetreffende bericht kan toewijzen aan een bepaalde zaak of taak. Ook inhoud en structuur zijn essentiële componenten. Met inhoud wordt zowel de onderwerpsaanduiding, maar ook de berichttekst en de bijlage aangeduid. Ook de onderlinge structuur, met name de relatie tussen de verschillende elementen, dient te worden bewaard. Tenslotte moeten ook de transmissiegegevens als essentieel worden beschouwd. Deze metadata zijn meestal opgenomen in de header van de e-mail en identificeren een bepaald e-mailbericht als uniek. Deze moeten dan ook worden vastgelegd. Op basis van internationale literatuur weerhoudt het Stadsarchief Antwerpen volgende metadatavelden: het uniek ID, de naam en het e-mailadres van de afzender (en zijn gemachtigde), de datum en het tijdstip van verzending, de naam en het e-mailadres van elke geadresseerde (Aan, CC, BCC), de datum en het tijdstip van ontvangst en het aantal bijlagen. 25 Functionaliteit en opmaak worden in principe niet tot de essentiële componenten gerekend. Deze zijn immers sterk afhankelijk van de e-mailclient die wordt gebruikt voor het openen of versturen van de e-mailberichten. 26 Het bestand wordt immers verstuurd als platte tekst, dat dan vervolgens bij ontvangst wordt vertaald door de e-mailclient. 27 3.3.2 Keuze van het bestandsformaat In de eerste plaats dient dit formaat de mogelijkheid te bieden om alle essentiële componenten van een e-mail te kunnen vastleggen. Een tweede voorwaarde is er een keuze kan worden gemaakt welke transmissie- en textuele metadata dienen te worden vastgelegd. 28 Een derde is dat het gekozen formaat past binnen de algemene vereisten inzake digitale duurzaamheid, namelijk dat het goed gedocumenteerde open standaard is, die breed verspreid is. Het eerste formaat dat we onder de loep nemen is het transmissiebestand. De 25 BOUDREZ F., Rapport E-mails: hoe klasseren en goed archiveren, 2006, Stadsarchief Antwerpen, Antwerpen, pp. 12-13. (http://stadsarchief.antwerpen.be/unrestricted/folder.aspx?document_id=09041acf8000e 5a9&format=pdf) 26 BOUDREZ F., Rapport E-mails: hoe klasseren en goed archiveren, 2006, Stadsarchief Antwerpen, Antwerpen, pp. 11-12.. (http://stadsarchief.antwerpen.be/unrestricted/folder.aspx?document_id=09041acf8000e 5a9&format=pdf) 27 ICTU, Van digitale vluchtigheid naar digitaal houvast. Bewaren van e-mail., Testbed Digitale bewaring, Den Haag, 2003, p. 22 28 BOUDREZ F., Rapport E-mails: hoe klasseren en goed archiveren, 2006, Stadsarchief Antwerpen, Antwerpen, p. 29.. (http://stadsarchief.antwerpen.be/unrestricted/folder.aspx?document_id=09041acf8000e 5a9&format=pdf) 11
De richtlijnen waaraan dit (meestal met extensie EML, maar niet altijd) moet voldoen, zijn vastgelegd in RFC 2822. Dit formaat is goed gedocumenteerd, breed verspreid en sterk gericht op interoperabiliteit. Hoewel het op het eerste zicht een goede kandidaat lijkt, heeft het echter één groot nadeel, namelijk de manier waarop wordt omgegaan met bijlagen. Aangezien e-mailberichten volgens de specificatie alleen platte tekst (ASCII) kunnen verwerken, worden alle formaten, bijvoorbeeld tekstdocumenten, werkbladen, afbeeldingen gecodeerd en omgezet naar platte tekst. Wanneer het bericht geopend wordt, vertaalt de e-mailtoepassing deze terug naar het binaire formaat. Niet alle e-mailtoepassingen laten echter toe om het transmissiebestand rechtstreeks te raadplegen. Gezien de codering die de bijlagen ondergaan, kan dit op lange termijn problematisch worden op het vlak van preservatie van zowel de e-mail als van de bijlagen. 29 Wanneer je binnen een standaard Outlook-omgeving de e-mail buiten de persoonlijke postbus wil bewaren, wordt het bestand omgezet naar het MSG-formaat. Het omvat alle cruciale essentiële componenten van het transmissiebestand, maar het gaat om een bedrijfseigen formaat, dat typisch wordt gebruikt binnen een MS- Outlook omgeving. Aangezien het gaat om een ongedocumenteerde bedrijfseigen applicatieformaat van MS Outlook is het niet geschikt voor langetermijnbewaring. Naast het MSG-formaat kan de gebruiker er ook voor kiezen om andere formaten te gebruiken voor het bewaren buiten de persoonlijke mailbox. Voorbeelden hiervan zijn TXT, RTF, PDF, TIFF, HTML, Globaal gezien kan men stellen dat bij elk van die formaten telkens het grootste probleem is dat niet alle essentiële componenenten, waaronder vooral de transmissiegegevens, maar vaak ook de bijlagen, kunnen worden bewaard. 30 Deze essentiële componenten garanderen echter wel de authenticiteit. Bovendien gaat hierdoor veel waardevolle informatie verloren, die zowel administratief-juridisch als cultureel-maatschappelijk van belang kan zijn. 31 Voor de langetermijnbewaring van e-mail dient dus te worden uitgekeken naar een ander formaat. Hierbij kwam de keuze te liggen op XML. Dit is een open standaard, die breed wordt gedragen en die platformonafhankelijk is. Het formaat is in staat om de essentiële componenten te capteren, met name inhoud, context, structuur en transmissiegegevens, op een duidelijke, gestructureerde en voor de mens leesbare manier. 32 De conversie van het transmissiebestand of van bv. MSG naar XML is dan ook vrij eenvoudig te realiseren. 33 29 Pennock M., DCC Digital Curation Manual Instalment on Curating E-Mails: A life-cycle approach to the management and preservation of e-mail messages, University of Glasgow, Glasgow, 2006, p. 26. (http://www.dcc.ac.uk/resource/curation-manual/chapters/curating-e-mails/) 30 ICTU, Van digitale vluchtigheid naar digitaal houvast. Bewaren van e-mail., Testbed Digitale bewaring, Den Haag, 2003, p. 34 31 ICTU, Van digitale vluchtigheid naar digitaal houvast. Bewaren van e-mail., Testbed Digitale bewaring, Den Haag, 2003, p. 35-36. 32 BOUDREZ F., DEKEYSER H. EN VAN DEN EYNDE S., David, Archiveren van e-mail, 2003, ICRI Stadsarchief Antwerpen, Antwerpen-Leuven, pp. 63-64. 33 ICTU, Van digitale vluchtigheid naar digitaal houvast. Bewaren van e-mail., Testbed Digitale bewaring, Den Haag, 2003, p. 44-45. BOUDREZ F., Rapport E-mails: hoe klasseren en goed archiveren, 2006, Stadsarchief Antwerpen, Antwerpen, pp. 17-18. (http://stadsarchief.antwerpen.be/unrestricted/folder.aspx?document_id=09041acf8000e 5a9&format=pdf) 12
De meest logische manier van werken zou zijn om het exportformaat uit de e- mailtoepassing onmiddellijk te laten samenvallen met het archiveringsformaat, met name XML. Dit levert grote voordelen op, met het oog op de langetermijnbewaring. Er is immers geen nood meer aan een bijkomende conversiebeweging naar XML. Het grote nadeel is evenwel dat in de praktijk de in XML opgeslagen e- mailberichten niet zomaar met het standaard e-mailprogramma kunnen worden geopend, beantwoord of doorgestuurd. Het Stadsarchief te Antwerpen heeft dit opgelost door de e-mails in hun dynamische fase op te slaan in het MSG-formaat. Wanneer de MSG-bestanden worden opgenomen in het semistatische archief, worden zij omgezet naar XML. Wel worden door een tool onmiddellijk de bijlagen logisch gescheiden van de e-mail. Wel wordt de band tussen de e-mail en de bijlage bij het scheiden geformaliseerd. Afhankelijk van het bestandsformaat van de bijlage, wordt dan de bijhorende bewaarstrategie toegepast. 34 3.4 Migratiebeslissingstabel 4. Conclusie E-mail is de laatste decennia uitgegroeid tot het communicatiemiddel bij uitstek, zowel binnen als buiten de organisatie. Steeds meer wordt het gebruikt als drager van informatie op basis waarvan concrete beslissingen worden genomen of voor het afhandelen van dossiers. E-mail heeft dus een admnistratief-juridisch belang binnen de organisatie. Met het oog op later onderzoek kan een e-mailbericht, vaak binnen een bredere context, ook een cultureel-maatschappelijk belang hebben. 34 BOUDREZ F., Rapport E-mails: hoe klasseren en goed archiveren, 2006, Stadsarchief Antwerpen, Antwerpen, pp. 2. (http://stadsarchief.antwerpen.be/unrestricted/folder.aspx?document_id=09041acf8000e 5a9&format=pdf) 13
Bij de huidige bewaarstrategieën wordt de nadruk vooral gelegd op het technische aspect, waarbij volledige, of nagenoeg volledige, persoonlijke postbussen worden weggeschreven naar andere servers, waardoor de Exchange-servers worden ontlast. Zoals hoger aangegeven is dit echter geen structurele oplossing op lange termijn. De persoonlijke mailboxen vormen een deel van het probleem. Afgeschermd zoals ze zijn door wet- en regelgeving ter bescherming van het telecommunicatiegeheim en de persoonlijke levenssfeer is het niet mogelijk om de informatie, vervat in deze mailboxen, te delen met andere betrokkenen. Telkens iemand de organisatie verlaat, gaat er dus potentieel informatie verloren. Idealiter zouden e-mails moeten worden geïntegreerd binnen de bestaande informatiebeheermiddelen van de organisatie, met name de groepsklassementen. Nochtans is elk e-mailbericht dat is ontvangen of verstuurd binnen de taak of opdrachten van een bepaalde ambtenaar een archiefdocument en nagenoeg altijd een bestuursdocument. Dit impliceert dat ook e-mailberichten in een goede, geordende en toegankelijke staat moeten worden bewaard. In navolging van de wet- en regelgeving is het aangewezen om een grote rol toe te kennen aan de gebruiker. Deze dient het onderscheid te maken of het gaat om een functionele of een persoonlijke mail, maar kan vooral ook een meerwaarde bieden voor het contextualiseren van de e-mailberichten, door deze bv. toe te wijzen aan het correcte dossier. Het bewaren van e-mailberichten buiten de e-mailtoepassing biedt de organisatie een duidelijke meerwaarde op volgende vlakken: E-mailbeheer wordt opgenomen in beleid voor kennis- en informatiemanagement. Relevante e-mails zijn steeds toegankelijk voor alle betrokkenen. Door het omzetten naar XML kunnen e-mails gedurende langetermijn worden bewaard. De band tussen bericht en bijlage wordt hierbij intellectueel bewaard. De bijlagen worden echter wel logisch gescheiden van de e-mail, zodat ook deze volgens een welbepaalde bewaarstrategie kunnen worden behandeld, volgens het formaat. Door het toepassen van een adequate selectie en het exporteren van e- mails buiten de e-mailtoepassingen, worden de Exchangeservers ontlast. 5. Voorstel van beslissing De Stuurgroep Strategisch Archief hecht haar goedkeuring aan de strategie: Om functionele e-mailberichten, inclusief bijlagen, te gaan bewaren buiten de e-mailtoepassing binnen het elektronische groepsklassement. Om e-mailberichten selectief te migreren naar open standaarden 14