OZF HOMESCANNING 4.0 Handleiding ' Polyclaim BV Pagina 1
Inhoudsopgave Artikel Onderwerp Bladzijde(s) 1 Inleiding 3 2 Doel OZF Homescanning 3 3 Toegang tot OZF Homescanning 4, 5, 6, 7 4 Mogelijkheden OZF Homescanning 8, 9, 10 5 Scansoftware / scannen 10, 11, 12, 13 6 Afhandeling OZF 13, 14 7 Copyright 15 2
1. Inleiding Hartelijk welkom. Deze handleiding helpt u bij het scannen van documenten die u via OZF Homescanning naar ons wilt versturen. Op een eenvoudige wijze leggen wij u uit hoe OZF Homescanning werkt. 2. Doel OZF Homescanning Met OZF Homescanning bieden wij u de mogelijkheid om declaraties, maar bijvoorbeeld ook machtigingsaanvragen of andere zorggerelateerde documenten digitaal bij ons in te dienen. Als verzekeringnemer is dit niet alleen mogelijk voor uzelf, maar ook voor gezinsleden waarvoor u de verzekeringnemer bent. Dat scheelt u en ons niet alleen tijd, maar ook geld. Enkele voordelen van OZF Homescanning: Besparing van portokosten. De door u via OZF Homescanning ingediende documenten nemen wij met voorrang in behandeling, declaraties handelen wij bijvoorbeeld al binnen 3 werkdagen af. U kunt via ons portaal zelf de status van de verwerking volgen en hebt u een online overzicht van alle door u via OZF Homescanning ingediende documenten. Die documenten blijven voor u bewaard zodat u ze altijd nog eens kunt bekijken. 3
3. Toegang tot OZF Homescanning U benadert OZF Homescanning via onze website www.ozf.nl. Op de homepage ziet u aan de linkerkant deze button: Vervolgens kunt u kiezen uit een 3-tal mogelijkheden die wij in het kort met u doornemen. I. Heeft u nog niet eerder gebruik gemaakt van OZF Homescanning? En wel schriftelijk een activeringscode van ons ontvangen? Dan dient u eerst uw account te activeren. Klikt u op: En vervolgens aan de linkerzijde op: U komt dan in onderstaand scherm van OZF Homescanning. Vul de diverse velden in en u kunt direct aan de slag. Kiest u vanwege veiligheidsredenen bij voorkeur voor een wachtwoord van minstens 6 posities met minimaal 1 hoofdletter en 1 cijfer. 4
Maakte u al eerder gebruik van OZF Homescanning en heeft u dus uw account al geactiveerd? Dan kunt u direct inloggen. Klikt u dan op: U komt dan in het onderstaand scherm van OZF Homescanning en logt er in. Desgewenst kunt u erna direct nieuwe documenten indienen of eerder ingediende documenten bekijken. II. Bent u verzekeringnemer? En heeft nog geen activeringscode van ons ontvangen? Klikt u dan op: U komt dan in het volgende scherm. Hier kunt u vervolgens een activeringscode aanvragen. Binnen 3 werkdagen sturen wij u deze op het (post-)adres zoals dat in onze administratie van u bekend is. 5
6
III. Maakte u al eens gebruik van OZF Homescanning? Maar bent u uw wachtwoord vergeten? Geen probleem. Klikt u op: En vervolgens aan de rechterzijde op: In onderstaand scherm van OZF Homescanning vraagt u een nieuw wachtwoord aan. Let op! U vult bij e-mailadres uw e-mailadres waarmee u bekend bent in OZF Homescanning. U ontvangt binnen enkele seconden een e-mail met een nieuwe activeringscode. Die dient u nog wel te activeren. Het meest eenvoudige is om in de e-mail de nieuwe code (inclusief = aan het einde) te kopiºren en te plakken in het 2 e veld (Activeringscode*) in onderstaand scherm van OZF Homescanning. Daar komt u door eerst te klikken op: Na het invullen van de diverse velden kunt u weer aan de slag. Een eerstvolgende keer dat u OZF Homescanning benadert, doet u dat met t in de onderste 2 velden ingevulde wachtwoord. 7
4. Mogelijkheden OZF Homescanning Nadat u hebt ingelogd komt u in het scherm Mijn Documenten: Onder Mijn documenten ziet u een overzicht van alle eventueel eerder door u via OZF Homescanning ingediende documenten. Ze zijn gecategoriseerd in Declaraties, Machtigingsaanvraag en Overige correspondentie. Onder kolom Acties kunt u 3 verschillende iconen zien. Het vergrootglas betekent inzien van een document. Een prullenbakje betekent verwijderen. Een potloodje betekent wijzigen. Dossiers met een prullenbakje en met een potloodje zijn nog niet (correct) verzonden en dus voor ons ook nog niet af te handelen. Aan de rechterkant ziet u de mogelijkheden om een document in te dienen. U kunt kiezen voor: Wij zullen de meest uitgebreide mogelijkheid, Declaratie indienen, stapsgewijs met u doornemen. De andere mogelijkheden, Machtigingsaanvraag indienen en Overige correspondentie indienen, verlopen op een gelijke manier, maar u hoeft dan nog minder gegevens in te vullen. Klikt u op onderstaande button: U komt erna in stap 1, gegevens invullen, het volgende scherm van OZF Homescanning: 8
Gegevens gemarkeerd met een * zijn verplichte velden. Achtereenvolgens selecteert of vult u in: De verzekerde(n) aan wie de zorg is verleend op de betreffende declaratie. Bovenaan staat altijd de verzekeringnemer. Eventueel meeverzekerde gezinsleden worden eronder, aflopend op geboortedatum, getoond. De juiste zorgsoort waar de declaratie die u in wilt dienen betrekking op heeft. De factuurdatum op de declaratie. Deze mag niet in de toekomst liggen. Het bedrag van de declaratie. De juiste valutasoort. Deze staat standaard op Euro, maar is desgewenst te wijzigen. Het land van behandeling: Nederland, standaard ingeregeld, of Buitenland. Kiest u hier voor Buitenland? Dan geven wij op de volgende bladzijde een toelichting op het vervolgscherm. Heeft de declaratie betrekking op een ongeval waarbij een tegenpartij aansprakelijk kan worden gesteld? Wijzigt u de standaard instelling Nee hier dan in Ja. In het veld Eventuele opmerking of vraag kunt u desgewenst nadere informatie vermelden over de geleverde medische zorg op de declaratie. Klikt u vervolgens rechts onderaan op de button Volgende. 9
Indien u bij Land waar de zorg verleend is kiest voor Buitenland, dan stellen wij u vervolgens nog enkele aanvullende vragen die voor ons van belang zijn bij de afhandeling van de declaratie. In het tekstveld Toelichting op de uitgevoerde behandeling kunt u aanvullende informatie kwijt zoals de verblijfperiode in het buitenland en of alarmcentrale Eurocross wel of niet werd ingeschakeld. Maar ook ontvangen wij hier graag een nadere toelichting op de uitgevoerde behandeling en de aard van het letsel. Heeft u alles ingevuld? Klikt u dan rechtsonder op button Volgende. 5. Scansoftware / scannen OZF Homescanning ondersteunt zowel het Windows- als het Apple platform. Voor Windows ondersteunen we de browsers MS Internet Explorer en Mozilla Firefox. Google Chrome kan ook, maar u heeft dan een add-in nodig. Op de volgende bladzijde gaan wij hier dieper op in. Voor Apple/Mac, OS X, ondersteunen we uitsluitend browser Firefox. Let op! Apple/Macbook gebruikers kunnen met Firefox wel gebruik maken van OZF Homescanning, maar moeten dan wel in stap 2, bijlagen toevoegen, kiezen voor Ik heb al een scan en voeg deze als bestand toe. Optie Via de scanner is dan dus niet mogelijk. Hieronder volgt nadere uitleg over de keuzes die u kunt maken bij stap 2. U kunt er kiezen tussen Via de scanner, standaard ingeregeld, of voor Ik heb al een scan en voeg deze als bestand toe: 10
Kiest u voor Ik heb al een scan en voeg deze als bestand toe? Dan benadert u een eerder opgeslagen document op de harde schijf op uw pc en voegt deze als bijlage toe bij het dossier. Een PDF-bijlage heeft hierbij onze voorkeur. Maar Tiff en JPEG bestanden mogen ook bijgesloten worden. Bij Apple/Macbookgebruikers met Firofox bent u dus verplicht om voor deze optie te kiezen. Kiest u voor Via de scanner (standaard ingesteld)? Controleer dan of uw scanner wel aan staat. Mocht het zo zijn dat uw laptop of computer uit een slaapstand wakker geworden is, dan kan dit problemen geven met randapparatuur. Het is dan verstandiger om uw computer compleet te herstarten. Op de volgende bladzijde beschrijven het proces Via de scanner uitgebreid. Als u kiest Via de scanner, dan noemen wij dit de automatische weg. Wij nemen 1-malig de besturing van uw scanner over en plaatsen die op 256 grijstinten en 200 dpi, klaar voor automatische verwerking bij OZF Achmea. Dus u kunt uw scanner standaard op kleur laten staan. Na het scannen met OZF Homescanning staat uw scanner keurig weer terug op kleur. Indien dit de 1 e keer is dat u deze functionaliteit gebruikt dan zal er nu een plug-in (voor Firefox) dan wel een ActiveX component (voor MS Internet Explorer) ge nstalleerd worden. Voor de ondersteuning van browser Google Chrome ten behoeve van OZF Homescanning heeft u add-in nodig. Volgt u onderstaande werkinstructie om dit te realiseren: Gaat u naar de Chrome-shop en download de Internet Explorer add-in. Hierbij de link: https://chrome.google.com/webstore/detail/hehijbfgiekmjfkfjpbkbammjbdenadd?hc=search&hc p=main Kiest u vervolgens de Add-to-Chrome button Zodra u op ozf.homescanning.nl zit, klikt u op het blauwe Internet Explorer-logo rechts in de address bar Bij Firefox kiest u de handmatige installatie. Voor Mozilla Firefox is 1 maal installeren voldoende. Voor MS Internet Explorer dient u 2 plug-ins te installeren. Is de download van de software klaar? Dan kunt u doorgaan met de volgende stappen. Boven in het scherm knippert dan vaak een gele balk die u om toestemming vraagt om te installeren. Indien onder Windows de installatie van de plug-in niet goed lukt, bijvoorbeeld omdat u onvoldoende systeemrechten heeft, dan kunt u ook kiezen voor Ik heb al een scan en voeg deze als bestand toe. U benadert dan een eerder opgeslagen document op de harde schijf op uw pc en voegt deze als bijlage toe bij het dossier. 11
Onderstaand (vervolg)scherm geeft de scanpagina weer als u heeft gekozen voor Via de scanner. Ligt het document correct op de scanner? Dan klikt u op de button Scan. Aan de rechterkant van het scherm verschijnen dan de gescande paginas. Er volgt een bronselectieoverzicht met het verzoek om de scanner te selecteren. We ondersteunen met OZF Homescanning uitsluitend de TWAIN-mogelijkheid, zie hieronder. Dit kunt u niet altijd aan de naamgeving zien. Indien er een afkorting in de naam is opgenomen genaamd WIA, dan is vaak al het andere dan de WIA-bron de juiste bron. Mocht u toch per ongeluk voor WIA gekozen hebben dan krijgt u vaak een 500% uitvergroting van de linkerbovenhoek te zien. Nadat u de TWAIN-bron geselecteerd heeft zal de scan gemaakt worden. Bestaat 1 declaratie uit meerdere bladzijdes? Dan kunnen deze achtereenvolgens gescand worden (tot maximaal 8 per declaratie / document). Afhankelijk van de scanner die u gebruikt kan dit enige tijd duren. Zodra de declaratie gescand is klikt u op de button Verzenden om de door u gemaakte scan te versturen. Indien u tevreden bent met het aantal scans en de oriºntatie (dus niet op de kop gescanned, u kunt nog draaien met de knop Rechtsom draaien) klikt u rechts onderaan op button: 12
Dan komt u tot slot in tabblad 3 terecht, verzenden. Hier staat een laatste finale samenvatting. U kunt er alle gegevens nog eens controleren; heeft u alles goed ingevuld? Of wilt u terug om nog iets te wijzigen? Klik dan op de knop Vorige en vervolgens op de link Wijzig of het potlood icoontje. Vul alsnog de gegevens aan. Als u alles goed heeft ingevuld, klikt u rechts onderaan op de button Verzenden om het document definitief in te dienen. Als de scan succesvol verzonden is verschijnt hiervan een melding in uw scherm. Ook ontvangt u een e-mail op het e-mailadres dat van u bekend is in OZF Homescanning. Was het uw laatste dossier dat u wilde indienen? Klikt u dan rechtsboven op Log uit. Wilt u nog meer documenten indienen? Kies dan aansluitend weer voor 1 van de 3 mogelijkheden en doorloopt u het proces opnieuw. Let op! Wilt u per dossier maximaal 1 declaratie toevoegen? Dit vanwege onze achterliggende administratieve systemen. Bedankt voor uw medewerking. 6. Afhandeling OZF Zodra een door u via OZF Homescanning ingediend document door ons in behandeling wordt genomen sturen wij u hierover een bericht per e-mail. Dat doen wij naar het bij ons in OZF Homescanning bekende e-mailadres.. Onder Mijn documenten ziet u dat de status van het door u gescande document dan wijzigt van Verzonden naar In behandeling. Op het moment dat het document ook door ons is verwerkt, dan ziet u hier status Afgehandeld staan. Hierover informeren wij u dan ook weer per e-mail. Wij hebben aan het document dan ook een OZFnummer toegekend. Wij adviseren u om dit nummer op het door u gescande document te schrijven. Via uw Mijn documenten ziet u het meest recente overzicht van alle ingestuurde documenten en hun status. Zodra een document op status Afgehandeld staat kunt u het openen via het icoon met het vergrootglas. In dit detailscherm ziet u ook ons vergoedingsbedrag. Let op! Het daar vermelde bedrag hoeft niet altijd (volledig) uitbetaald te worden door ons. Staan er bij ons nog bedragen open, dan verrekenen wij zon uitbetaling daar mogelijk mee. Conform onze polisvoorwaarden behouden we ons altijd het recht voor om vorderingen en betalingen met elkaar te verrekenen. Bewaart u het originele document voor een periode van minimaal 3 jaar in uw administratie. Ter controle vragen wij onze verzekerden namelijk steekproefsgewijs om het originele document per post naar ons toe te sturen. 13
Heeft u vragen over OZF Homescanning? Belt u dan met onze Klantenservice via (074) 789 0 789. Wij zijn op werkdagen bereikbaar van 8.00 tot 17.00 uur. Natuurlijk kunt u ook een e-mail sturen: info@ozf.nl. Heeft u technische vragen over OZF Homescanning? Rond de aansturing van uw scanner of bij het instellen van uw besturingssysteem? Of heeft uw browser onverwachte foutmeldingen in Homescanning? Stuurt u dan een mail sturen naar ozfhulp@homescanning.nl. Vermeldt u in dat e-mailbericht altijd uw telefoonnummer, de naam van uw besturingssysteem, het merk en de versie van de browser en scanner die u gebruikt. Bij voorbaat dank. 14
7. Copyright ' OZF Achmea Zorgverzekeringen N.V. 1e uitgave 2010 Alle rechten voorbehouden. Behoudens de in of krachtens de Auteursweg van 1912 gestelde uitzonderingen mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieºn, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Voor zover het maken van reprografische verveelvoudigingen uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel 16h Auteurswet 1912 dient men de daarvoor wettelijke verschuldigde vergoedingen te voldoen aan Stichting Reprorecht (Postbus 3060, 2130 KB Hoofddorp, www.reprorecht.nl. Voor het overnemen van gedeelte(n) uit deze uitgave in bloemlezingen, readers en andere compilatiewerken (artikel 16 Auteurswet 1912) kan men zich wenden tot Stichting PRO (Stichting Publicatie- en Reproductierechten Organisatie, Postbus 3060, 2130 KB Hoofddorp, www.cedar.nl/pro). 15