Archievenblad een uitgave van de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland. November 2013 Auteur Janien Kemp, hoofd van de sectie Fysiek Beheer van het Stadsarchief Amsterdam. jkemp@stadsarchief.amsterdam.nl Digitaliseren en de rol van de restaurator Inleiding In hoog tempo en op grote schaal digitaliseert het Stadsarchief Amsterdam haar archieven en collecties om deze voor een groter publiek beschikbaar te stellen. Wie kent de Archiefbank, de Beeldbank en de projecten Vele handen en Red een Portret niet? Ook is digitaliseren bij uitstek een geschikt middel om kwetsbare archieven en collecties te behoeden voor schade bij raadpleging. Door te digitaliseren kan gebruikersschade immers voorkomen worden. Het Stadsarchief Amsterdam digitaliseert tevens om de informatie veilig te stellen van documenten die lijden aan autonoom verval door inktvraat en verzuring. De sectie Fysiek Beheer van het Amsterdamse Archief, draagt zorg voor het behoud en beheer van de analoge archieven. Zij bereidt besluitvorming voor behoudsgerichte digitaliseringprojecten voor door archieven en collecties te onderzoeken en te selecteren. De restauratoren spelen hierbij een belangrijke rol. In dit artikel wordt aan de hand van praktijkvoorbeelden een recente ontwikkeling van het vak van de restaurator geschetst. Archiefbank De Archiefbank van het Amsterdamse Stadsarchief werkt volgens het principe van scanning-ondemand. Wie de Amsterdamse Archiefbank kent, weet dat er via de website in inventarissen van archieven gezocht kan worden. Is een stuk door een onderzoeker gevonden dan kan hij/zij het inventarisnummer laten scannen waar het stuk deel van uitmaakt. Nadat de klant een aanvraag heeft gedaan wordt het inventarisnummer uit het depot gelicht en wordt onder meer beoordeeld of de materiële staat het scannen toelaat. Indien dat zo is gaat het object op transport naar het digitaliseringbedrijf waar het wordt gescand. Daarna gaat het weer terug naar het depot. De levertijd van een scan is circa 3 weken. Zodra de scans beschikbaar zijn op de website zal het inventarisnummer niet meer beschikbaar zijn op de studiezaal. Op deze manier wordt het object beschermd én kunnen alle klanten de scans bekijken, zowel in het Stadsarchief als thuis achter de eigen pc. Onderzoekers maken veelvuldig en dankbaar gebruik van deze fantastische ontwikkeling.
Voor het behoud van archieven en collecties is scanning-on-demand niet ideaal omdat niet alle documenten uit een archief of collectie gedigitaliseerd worden. Het scannen via de Archiefbank is immers geheel gericht op de zoekvraag van een klant. Alleen de inventarisnummers die opgevraagd worden, gaan naar het digitaliseringbedrijf. Soms is het nodig de verpakking na digitalisering aan te passen omdat het object uitgevouwen werd. De verpakking van een soortgelijk inventarisnummer ernaast blijft echter onveranderd. In het Archiefbankproces is het productieproces van de scans leidend. Te kwetsbare objecten zoals charters, pastels/houtskool, objecten met schimmel worden niet gescand. Ook objecten die een andere scanopstelling vereisen, zoals objecten groter dan A0-formaat en fotonegatieven, worden niet gedigitaliseerd. Beschadigde objecten worden alleen gedigitaliseerd als ze eerst gerestaureerd worden. Als restauratie binnen 8 uur niet mogelijk is worden ze niet gescand. Ook objecten met hechtmechanismen, touwtjes en boeken die beschadigen wanneer ze 180 graden geopend worden, kunnen niet in het gestandaardiseerde proces mee. Alle objecten worden namelijk vlak tegen een glasplaat gedrukt om de norm voor scherptediepte te halen. Behalve dat de sectie Fysiek Beheer enkele jaren geleden richtlijnen opstelde en speciale karren ontwikkelde om de objecten veilig te transporteren, trainen de restauratoren regelmatig de Archiefbankmedewerkers in het beoordelen of een object zonder risico op schade gedigitaliseerd kan worden. Bijvoorbeeld of een boek 180 graden geopend kan worden en of ze een document van slechte kwaliteit papier zonder schade open kunnen vouwen. Ook de scanoperators van het externe digitaliseringbedrijf worden door onze restauratoren getraind in het omgaan met archiefstukken. Digitaliseren voor behoud Het Stadsarchief Amsterdam zet speciale digitaliseringprojecten op voor zeer kwetsbare archieven en collecties. Zo is jaren geleden onze oudste chartercollectie volledig gedigitaliseerd. Alle charters zijn toen gevlakt, ze zijn geconserveerd (in dit geval opgezet op een goede kwaliteit karton) en de zegels zijn beschermd met een hoesje. De scanoperator kon deze goed geconserveerde charters slechts scannen onder begeleiding van restauratoren die de charters in het digitaliseringbedrijf uit hun verpakking haalden en weer verpakten. Al het groot formaat beeldmateriaal heeft het Stadsarchief Amsterdam laten scannen met speciale apparatuur. De formaten van de objecten varieerden van 40 x 600 cm tot 300 x 500 cm. Ter conservering zijn de objecten om een zuurvrije koker met een diameter van 30 cm gerold en in een passende doos geplaatst. Om ruimte te besparen zijn verscheidene objecten om één koker gerold. Het zal duidelijk zijn dat de raadpleging van deze objecten bijgevolg complex is en niet zonder risico op schade. Voor onderzoekers zijn de scans van deze grote formaten nu op het beeldscherm te
bekijken. De originelen worden alleen nog voor tentoonstellingen uit hun nieuwe verpakking gehaald. Een recent gestart bijzonder digitaliseringproject is het Metamorfoze project Archief van de Wisselbank. In dit project digitaliseert het Stadsarchief Amsterdam de eerste 40 grootboeken uit de 17 de en 18 de eeuw uit het archief van de Wisselbank. Sommige boekblokken lijden aan autonoom verval en alle contemporaine linnen omslagen zijn zwaar beschadigd door het gebruik. Het linnen is brittle geworden. Iedere keer dat de banden op de studiezaal bestudeerd worden breken er stukjes af. Daarnaast wegen de grote dikke boeken circa 25 kg per stuk, dus het transport van en naar de studiezaal van deze objecten is letterlijk een zware klus voor de medewerkers. Omdat de boeken regelmatig opgevraagd worden is het voor het Stadsarchief van groot belang dat de boeken gerestaureerd en gedigitaliseerd worden, een project dat als volgt wordt aangepakt. Het papier en de banden van de grootboeken worden gerestaureerd. Een textielrestaurator restaureert de linnen omslagen en omkleedt de hele band met een dunne tule hoes. Deze delicate en esthetische restauratiemethode kan alleen maar toegepast worden omdat de banden na digitaliseren in principe niet meer geraadpleegd zullen worden. Op en met advies van de restaurator wordt een speciale opstelling gebouwd die deze grote boeken, die niet verder dan 120 graden open kunnen, kan scannen. Ernstig beschadigde documenten hoeven niet meer uitgebreid gerestaureerd te worden om ze beschikbaar te stellen aan het publiek. De ooit begraven en door vocht zwaar aangetaste rekeningenboeken van de Portugees Israëlitische Gemeente zijn met een minimale behandeling hanteerbaar gemaakt om te digitaliseren. De bladzijden zijn voorzien van tussenvellen waardoor ze veilig gedigitaliseerd konden worden. De grote brand in het stadhuis van Amsterdam in 1762 heeft ook veel archiefstukken aangetast. Het Stadsarchief Amsterdam bewaart zo n 2000 verbrande notaris protocollen. Dit materiaal is van grote historische waarde, maar is sinds de brand niet meer raadpleegbaar omdat iedere aanraking ernstige schade veroorzaakt en er informatie verloren gaat. Momenteel onderzoekt de sectie Fysiek Beheer de mogelijkheid deze stukken nog éénmaal aan te raken met het doel ze te digitaliseren. Hiervoor loopt een onderzoek naar de exacte materiële staat van de verbrande protocollen. De risico s op schade tijdens het scannen worden in kaart gebracht evenals de methoden die er zijn om het verval stabiliseren. Raadplegen van originelen na digitaliseren Alle originele archiefstukken worden na digitalisering geblokkeerd voor raadpleging op de studiezaal. Zowel bij de Archiefbank als bij alle digitaliseringprojecten geldt dat de scan beschikbaar gesteld
wordt aan de klant en niet langer het originele archiefstuk. In het informatiecentrum van het Stadsarchief Amsterdam zijn alle scans gratis te bekijken. De meeste studiezaalbezoekers zijn blij met de scans omdat onderzoek in de gedigitaliseerde bronnen vaak efficiënter is. Onderzoekers, tentoonstellingsmakers en/of andere mensen met een goede reden mogen altijd het origineel komen bekijken. De toekomst en de restaurator Analoge archieven worden sinds zo n 10 jaar intensief gedigitaliseerd. Het resultaat tot nu toe is dat circa 3% van alle archieven en collecties van het Stadsarchief Amsterdam gescand is. De Archiefbank levert 15.000 scans per week, dat zijn circa 80 inventarisnummers per week. Het hele scanproces is een behoorlijke aanslag op de documenten omdat ze door vele handen gaan en op dat moment intensief gebruikt worden. De komende (500?) jaar zal het hanteren en het gebruik van originele documenten om te digitaliseren core business blijven in de archiefwereld. Ook zullen de moeilijke gevallen aan de beurt komen: de collecties die niet volgens een standaardproces op een standaard scanopstelling gedigitaliseerd kunnen worden. Hierbij moet leidend zijn dat kwetsbare of beschadigde objecten eerst gerestaureerd en/of geconserveerd worden voordat ze gescand kunnen worden. Grootschalige digitalisering heeft de afgelopen jaren de werkzaamheden, de rol van restauratoren en de restauraties zelf op verschillende manieren beïnvloed. Ten eerste neemt door digitalisering het gebruik van originelen op de studiezaal af. Restauratoren anticiperen hierop door minder ingrijpende restauraties uit te voeren aan de te digitaliseren objecten. Veel meer dan vroeger wordt ervoor gekozen alleen de schade te stabiliseren. Minder ingrijpen betekent minder tijd besteden aan restauraties waardoor er meer objecten behandeld kunnen worden. Ten tweede verandert digitaliseren de behoudsstrategie. Bijvoorbeeld omdat de mechanische sterkte van verzuurd papier van minder belang zal zijn als de objecten na digitalisering niet meer intensief fysiek geraadpleegd worden. Ten derde blijkt dat door digitalisering nieuwe en grotere groepen medewerkers de originele documenten gebruiken, denk aan medewerkers in verschillende projecten, scanoperators en transporteurs. De restauratoren geven in de verschillende digitaliseringprocessen en -projecten instructies en adviezen over het hanteren van objecten aan mensen die vroeger nooit met kwetsbare papieren objecten te maken hadden. Dit om het risico op schade aan de stukken te verkleinen. Ten vierde wordt mede met de kennis van restauratoren nieuwe scanapparatuur ontwikkeld voor diverse objecten.
En tot slot kunnen fysiek kwetsbare bestanden met voorrang gedigitaliseerd worden op basis van de kennis van restauratoren. Digitaliseren biedt grote mogelijkheden voor het behoud van onze originele eeuwenoude documenten. Hoewel de praktijk van de papier- en boekrestauratoren hierdoor veranderd is, is hun expertise nog steeds onontbeerlijk voor het behoud van onze archieven en collecties.