Richtlijnen voor het uitvoeren van een controle op de aanvraag van de certificaten voor directe betaling Operationele instructie versie januari 2004
Inhoud Voorwoord... 5 I. Voor te bereiden door de contractant... 6 II. Controle van de aanvraag van de certificaten voor directe betaling... 7 1. Kwaliteit van het registratiesysteem bij de operator... 7 2. Kwaliteit van de globale aanvraag... 7 3. Controlemethodiek voor de gedetailleerde overzichtslijst... 8 4. Intensiteit van de controle... 9 5. De rapportering... 10 3
Voorwoord In analogie met de controles van de hoeveelheid gerecycleerd / gevaloriseerd verpakkingsmateriaal heeft VAL-I-PAC voor de controles van de aanvragen directe betaling een standaard controleprocedure opgesteld. Deze controleprocedure zal gehanteerd worden door de personeelsleden van VAL-I-PAC of door instelling(en), aangesteld door VAL-I-PAC. Om de contractanten toe te laten een zelfanalyse te doen verspreidt VAL-I-PAC de controleprocedure die zij of haar aangestelde zullen gebruiken tijdens de controle. 5
I. Voor te bereiden door de contractant Informatie die moet klaarliggen Om de controle vlot en efficiënt te laten verlopen, dient de contractant een aantal gegevens voor te bereiden of documenten beschikbaar te houden die nodig kunnen zijn tijdens de controle. 1.1. Gedetailleerde overzichtslijst van de aanvraag directe betaling. Deze lijst kan op elk moment uitgeprint worden via het programma waarmee de aanvraag werd opgesteld. 1.2. Informatie die vereist is bij de controle van deze lijst : - Facturen van verhuurkost/ophaalkost van de containers en/of het materiaal - Plaatsingsbewijzen van containers - Weegbonnen van het materiaal, waarvoor een recyclagepremie van toepassing is - Facturen van de verwerking van het materiaal, waarvoor een recyclagepremie van toepassing is. - Facturen en/of leveringsnota s van de verkoop/levering van foliezakken - Kopieën van de IVC-verwerkingsattesten die eventueel werden uitgeschreven De gedetailleerde overzichtslijst dient bij de controle onmiddellijk beschikbaar te zijn. De informatie voor de controle van deze lijst dient opvraagbaar te zijn: de informatie moet onmiddellijk consulteerbaar zijn op de site waar de controle gebeurt of kan eventueel snel geleverd worden (bijvoorbeeld wanneer een deel van de informatie in een hoofdzetel aanwezig is). Deze informatie kan beschikbaar zijn op documenten of op geïnformatiseerde systemen. 6
II. Controle van de aanvraag van de certificaten voor directe betaling 1. Kwaliteit van het registratiesysteem bij de operator 1.1. Is het systeem van de contractant voldoende performant om met de nodige nauwkeurigheid de certificaataanvraag te kunnen uitvoeren? Kan voldoende informatie gegeven worden over: - het type container - de inhoud van de container - de locatie van de container - de gegevens van plaatsing/ophaling - het aantal verkochte/geleverde foliezakken - ingezamelde hoeveelheden kunststof resp. hout. - recyclage van deze hoeveelheden kunststof resp. hout 1.2. Zijn er documenten die deze gegevens ondersteunen (facturen, plaatsingsbewijzen, weegbonnen, enz )? 2. Kwaliteit van de globale aanvraag - Hoe is de aanvraag opgesteld: is het een zuivere IT-oefening of is de aanvraag ook geverifieerd door de opsteller van de aanvraag of door commerciële medewerkers bij de operator? - Zijn de klant- en BTW-nummers ingevuld? - De som van de hoeveelheden kunststof en hout waarvoor een recyclageforfait wordt aangevraagd (inclusief eigen forfait), mag de hoeveelheid kunststof resp. hout op de (gereviseerde) jaardeclaratie niet overtreffen. - Indien de operator met foliezakken werkt voor de inzameling van plastiekfolies bij zijn klanten, dient geverifieerd te worden of: o de opgegeven afmetingen van de zakken overeenstemmen met het opgegeven volume; o de opgegeven densiteit van de folie in de zakken in verhouding is met het opgegeven volume van de zakken, rekening houdend met een gemiddelde standaarddensiteit van 30 kg/m³. Beide kunnen geverifieerd worden aan de hand van het Mona Lisa rapport Types zakken in combinatie met de formules in bijlage SD 7-2 van de controleprocedure. - Zijn er voor elke activiteit van de operator certificaten opgenomen in de aanvraag? (bijvoorbeeld: als de operator een rolcontainerronde papier/karton heeft, is er voor de rolcontainers dan containerforfait aangevraagd?) - Is het aantal kalenderdagen correct geteld? Bijvoorbeeld: het is ongewoon als er geen enkel certificaat van 110 euro of 60 euro of een veelvoud daarvan in de aanvraag staat, of indien alle certificaten 110 of 60 euro of een veelvoud daarvan zijn. - Is er slechts 1 certificaat per klant aangevraagd? 7
3. Controlemethodiek voor de gedetailleerde overzichtslijst De controle van de gedetailleerde overzichtslijst kan vanuit verschillende invalshoeken gestart worden. Het is echter de bedoeling de controle op een zo efficiënt mogelijke manier en in de kortst mogelijke tijdsspanne uit te voeren om de ontpakkers zo snel mogelijk de certificaten te kunnen bezorgen. Daarom is het aan te raden om, in plaats van at random certificaten te controleren of de hele lijst in detail te controleren, welbepaalde certificaten in detail te controleren. De certificaten die voor een detailcontrole in aanmerking komen, kunnen geselecteerd worden op basis van de hierna volgende systematiek. 1. De controle dient in de eerste plaats gericht te zijn op de nieuwe ontpakkers. Dit zijn de ontpakkers die in het voorgaande jaar van deze operator geen certificaat hebben ontvangen en dus in het voorgaande jaar bij deze operator niet aan een controle onderworpen waren. Hiervoor kan men zich baseren op de COGNOS-controlelijst i. Identificatie ontpakkers samen met de gedetailleerde overzichtslijst van de operator (op papier of in csv-formaat). Opdat de COGNOS-controlelijst een correct beeld zou geven, is het noodzakelijk dat de operator zijn klantnummers correct ingevuld heeft en dat er geen wijzigingen zijn van de klantnummers van jaar tot jaar. 2. Voor de ontpakkers die het voorgaande jaar reeds een certificaat ontvangen hebben, dient de controle toegespitst te zijn op: - de grote getallen in t algemeen: hiervoor kunnen desgevallend ad hoc VV/C aangiftes van leden gecheckt worden. Dit bespaart overbodige telefonische contacten. - ontpakkers waarbij een grote wijziging vastgesteld wordt in de toegekende forfaits (recyclage of containerforfait) ten opzichte van het voorgaande jaar; zie COGNOScontrolelijsten ii. en iii. - ontpakkers die zowel rol- als afzetcontainers hebben voor eenzelfde materiaal; zie COGNOS-controlelijst iv. - ontpakkers die containerforfaits kunststof/hout hebben, maar geen recyclageforfait kunststof/hout; zie COGNOS-controlelijst v. - ontpakkers met mogelijk onrechtmatige forfaits ifv hun activiteit (cfr FEBEM Nace-Bel codes) (bv. schrijnwerkerij met houtcontainer); zie COGNOS-controlelijsten vi (5 lijsten) eventueel in combinatie met ITT Promedia. 3. De klanten/ontpakkers die een IVC-verwerkingsattest aangevraagd hebben mogen niet voorkomen op de aanvraag van de certificaten voor de materiaalhoeveelheden vermeld op hun IVC-verwerkingsattest. De controleur dient kopieën op te vragen van de IVC-verwerkingsattesten! Deze gegevens dienen ingegeven te worden in de databank IVC-bedrijven. Er dient ook geverifieerd te worden of er geen materiaalhoeveelheden onterecht uit de materiaaldeclaraties gehaald werden op basis van historische gekende IVC-bedrijven, die voor het betreffende referentiejaar echter geen IVC-verwerkingsattest aangevraagd hebben. 8
Verder dient in het controleverslag directe betaling opgenomen te worden hoeveel klanten een IVC-verwerkingsattest hebben aangevraagd. 4. Indien de operator een eigen forfait aanvraagt, dient geverifieerd te worden of dit eigen forfait terecht is en of voor alle ontpakkers, die recht hebben op een recyclageforfait, dit recyclageforfait ook is aangevraagd. Een mogelijkheid is een volledige lijst te vragen van alle klanten die kunststof resp. hout hebben aangeleverd. 5. Check of er rekening gehouden is met de opmerkingen van het voorgaande jaar. Kan, bij de certificaten die geselecteerd werden voor een detailcontrole, met voldoende zekerheid aangetoond worden dat: - het type container correct is? - de container gebruikt wordt voor het materiaal zoals gemeld (papier/karton, hout, )? - de container bij een Belgische ontpakker staat? - de container effectief selectief gebruikt wordt voor bedrijfsmatig verpakkingsafval en niet voor productie uitval of intern gebruikte verpakkingen? - de tonnage kunststof en/of hout correct is? - het aantal foliezakken correct is? Kan de contractant dit bewijzen met eigen administratieve documenten (facturen, plaatsingsbewijzen, enz...)? In geval van twijfel kan de ontpakker telefonisch gecontacteerd worden of kan er een bezoek aan de ontpakker georganiseerd worden om de correctheid van de gegevens te verifiëren. Idealiter moeten beide methodes gebruikt worden (telefonische contactname en bezoek aan de sites van de ontpakker). 4. Intensiteit van de controle De controle verloopt in een aantal stappen : stap 1 stap 2 administratieve controle telefonische contactname met de ontpakker stap 3 bezoek aan de site van de ontpakker en visuele inspektie stap 4 onderzoek via een sorteerproef of de minimumpercentages bereikt worden De verschillende stappen vertonen een stijgende graad van complexiteit en vereiste inspanning. Daarom wordt als vuistregel aangeraden om in eerste instantie een administratieve controle te 9
doen van alle certificaten geselecteerd voor detailcontrole, een deel daarvan te verifiëren via telefonische contactname en bij diegene waar de telefonische contactname geen duidelijkheid levert, een bezoek aan de ontpakker te organiseren. De 4 stap (sorteerproef) dient beperkt te worden tot deze situaties waar er na visuele inspectie geen duidelijkheid heerst betreffende hoeveelheid bedrijfsmatig verpakkingsafval in de materiaalstroom die ter discussie staat. Bovendien is de controle van de inhoud van de container veel belangrijker bij operatoren die multimateriaalcontainers hebben. Bij monomateriaalcontainers zal de audit zich vooral richten op het administratief/telefonisch onderzoek, i.e. of de minimumpercentages verpakkingen in de containers bereikt worden. Het aantal certificaten dat dient gecontroleerd te worden, wordt grotendeels bepaald door de controlemethodiek van punt 3. Voor de nieuwe klanten kunnen volgende richtwaarden gehanteerd worden: Tabel Min aantal te controleren certificaten in functie het aantal aangevraagd aantal certificaten nieuwe klanten aangevraagd admin tel visueel <10 100% 20% - 50% <10% 10-50 50% 100% 20% - 50% <10% 50-100 50% - 100% 20% - 50% <10% > 100 > 50% > 20% <10% Voor de bestaande klanten: 5% à 10% van de bestaande klanten, met een maximum van 10 (in aantal). Let wel op: dit is maar een vuistregel. Een controleur kan beslissen om meer of minder controles te doen in functie van de kwaliteit van de gegevens. 5. De rapportering De rapporten hebben als doel: - het melden van correctieve acties naar de operator toe ; - het registreren van wat gecontroleerd is om een historiek op te bouwen (zodat een ontpakker waar een visueel inspectie heeft plaatsgehad het volgend jaar niet opnieuw gecontroleerd wordt); - (interne) (management)rapportering. Voor het melden van de correctieve acties naar de operator: zie standaard controleverslag SD 7-3. 10
Voor de interne (management)rapportering, dient volgende informatie in de dossiermappen aanwezig te zijn, opdat een aanvraag zou kunnen goedgekeurd worden: - uitprint van de aanvraag, met vermelding bij elk certificaat of het een nieuwe klant betreft en aanduiding van de certificaten die gecontroleerd werden (Administratief, Telefonisch, Visueel) ; - indien mogelijk : een uitprint van het detail met vermelding van de naam van de begunstigde; - controleverslag dat naar operator verstuurd is; - uitprint van de jaardeclaratie (of gereviseerde indien beschikbaar) - Uitprint van de COGNOS rapporten, indien relevant; - tabel van het aantal aantal certificaten dat gecontroleerd werd, als volgt: Tabel : Overzicht van het aantal controles die uitgevoerd zijn. bestaande klanten nieuwe klanten TOTAAL aantal aanvragen controle admin tel visueel 11
VAL-I-PAC vzw/asbl Koningin Astridlaan, 59 bus/bte 11 Avenue Reine Astrid B-1780 Wemmel Tel 02/456.83.16 fax 02/456.83.20