Handleiding Dashboard E-procurement Inleiding... 2 Handleiding... 3 Grafieken... 3 Filter... 3 Indicator %E-tendering... 4 Indicator %Elektronische offertes... 6 Indicator Offertes/Openingszittingen... 8 Excel-lijstrapport... 10 Handleiding dashboard toereikend en gespreid 1
Inleiding Dit document is de handleiding voor het werken met het Dashboard E-procurement. Het document bevat een inhoudelijke handleiding waarin de verschillende rapporten binnen het dashboard beschreven worden. Handleiding dashboard toereikend en gespreid 2
Handleiding Grafieken Voor elke tab zijn er drie grafieken, in deze handleiding zal per indicator de drie grafieken beschreven worden. De grafieken zijn dynamisch en worden aangepast aan de hand van het gekozen beleidsdomein en het gekozen jaar in de filter links op de pagina. Filter Handleiding dashboard toereikend en gespreid 3
Basisgrafieken Grafiek 1: % overheidsopdrachten waarvoor e-tendering toegestaan of verplicht is Definitie: het percentage van het aantal overheidsopdrachten waarvoor e-tendering toegestaan of verplicht is ten opzichte van het totaal aantal overheidsopdrachten die onder de publicatieverplichting vallen gezien per maand, voor de VO, het geselecteerde beleidsdomein en de entiteit. %E-tendering per maand voor een beleidsdomein= totaal #OO E-tendering per maand per beleidsdomein / totaal #OO onder de publicatieverplichting per maand per beleidsdomein #OO E-tendering: de overheidsopdrachten waarvoor de elektronische procedure kan of moet gebruikt worden #OO onder de publicatieverplichting: het totale aantal overheidsopdrachten die vallen onder de Belgische publicatieverplichting Ideaal streefcijfer: streven naar 100% Grafiek 2: %elektronische offertes / totale aantal offertes per maand Definitie: het percentage van het totaal aantal elektronisch ontvangen offertes ten opzichte van het totaal aantal ontvangen offertes, per maand, voor het geselecteerde beleidsdomein/entiteit, voor de overheidsopdrachten waarvoor een elektronische openingszitting plaatsvond. %Elektronische offertes per maand voor een beleidsdomein = totaal #Elektronische offertes per maand per beleidsdomein / totaal #offertes per maand per beleidsdomein #Elektrische offertes: Aantal offertes die elektronisch zijn ingediend Totaal # offertes: Alle ontvangen offertes, al of niet via elektrisch medium ontvangen voor de elektronische openingszitting. Totaal # offertes: Alle ontvangen offertes, al of niet via elektrisch medium ontvangen. Ideaal streefcijfer: streven naar 100% Grafiek 3: Aantal offertes per overheidsopdracht Definitie: het aantal offertes per overheidsopdracht, gezien per maand, voor het geselecteerde beleidsdomein #Ontvangen offertes/openingszitting per maand voor een beleidsdomein = totaal #Ontvangen offertes per maand per beleidsdomein / totaal #Openingszittingen per maand per beleidsdomein #Ontvangen offertes: het aantal ontvangen offertes #Openingszittingen: Handleiding dashboard toereikend en gespreid 4
Indicator % overheidsopdrachten met e-tendering Grafiek 1: % overheidsopdrachten waarvoor e-tendering toegestaan of verplicht is Definitie: het percentage van het aantal overheidsopdrachten waarvoor e-tendering toegestaan of verplicht is ten opzichte van het totaal aantal overheidsopdrachten die onder de publicatieverplichting vallen gezien per maand, voor de VO, het geselecteerde beleidsdomein en de entiteit. %E-tendering per maand voor een beleidsdomein= totaal #OO E-tendering per maand per beleidsdomein / totaal #OO onder de publicatieverplichting per maand per beleidsdomein #OO E-tendering: de overheidsopdrachten waarvoor de elektronische procedure kan of moet gebruikt worden #OO onder de publicatieverplichting: het totale aantal overheidsopdrachten die vallen onder de Belgische publicatieverplichting Ideaal streefcijfer: streven naar 100% Grafiek 2: Vergelijking %e-tendering t.o.v. andere Beleidsdomeinen Definitie: het gemiddeld percentage van het aantal overheidsopdrachten waarvoor e-tendering toegestaan is ten opzichte van het totaal aantal overheidsopdrachten onder de publicatieverplichting, samengevat voor één jaar, voor het geselecteerde beleidsdomein. Op deze grafiek zijn ook een minimum, maximum en gemiddelde berekend. Deze gegevens zijn berekend per jaar, per beleidsdomein. Er wordt dus eerst een gemiddelde berekend per beleidsdomein, en uit dit resultaat wordt dan het minimum, maximum, en gemiddelde gehaald. %E-tendering voor een beleidsdomein voor één jaar = totaal #OO E-tendering per beleidsdomein voor één jaar / totaal OO boven publicatiedrempel per beleidsdomein voor één jaar Minimum VO = minimum(totaal #OO E-tendering per beleidsdomein voor één jaar / totaal #OO boven publicatiedrempel per beleidsdomein voor één jaar) De formules voor maximum en gemiddelde zijn dezelfde, met het verschil dat minimum( ) verandert naar respectievelijk maximum( ) en gemiddelde( ). Grafiek 3: Vergelijking %e-tendering binnen geselecteerd Beleidsdomein Handleiding dashboard toereikend en gespreid 5
Definitie: het gemiddeld percentage van het aantal overheidsopdrachten waarbij E-tendering toegestaan is ten opzichte van het totaal aantal overheidsopdrachten boven publicatiedrempel voor één jaar, per agentschap. Deze grafiek gaat in dieper detail, in plaats van de berekening voor een heel beleidsdomein te maken, wordt hier de berekening per agentschap gemaakt voor onderlinge vergelijking. %E-tendering per agentschap voor één jaar = totaal #OO E-tendering per agentschap voor één jaar / totaal #OO boven publicatiedrempel per agentschap voor één jaar Indicator %Elektronische offertes Handleiding dashboard toereikend en gespreid 6
Grafiek 1: %elektronische offertes / totale aantal offertes per maand Definitie: het percentage van het totaal aantal elektronisch ontvangen offertes ten opzichte van het totaal aantal ontvangen offertes, per maand, voor het geselecteerde beleidsdomein/entiteit, voor de overheidsopdrachten waarvoor een elektronische openingszitting plaatsvond. %Elektronische offertes per maand voor een beleidsdomein = totaal #Elektronische offertes per maand per beleidsdomein / totaal #offertes per maand per beleidsdomein #Elektrische offertes: Aantal offertes die elektronisch zijn ingediend Totaal # offertes: Alle ontvangen offertes, al of niet via elektrisch medium ontvangen voor de elektronische openingszitting. Totaal # offertes: Alle ontvangen offertes, al of niet via elektrisch medium ontvangen. Ideaal streefcijfer: streven naar 100% Grafiek 2: Vergelijking % elektronische offertes t.o.v. andere Beleidsdomeinen Definitie: het gemiddeld percentage van het totaal aantal elektrisch ontvangen offertes ten opzichte van het totaal aantal ontvangen offertes voor één tijdsperiode, voor het geselecteerde beleidsdomein. Op deze grafiek zijn ook een minimum, maximum en gemiddelde berekend. Deze gegevens zijn berekend per tijdsperiode, per beleidsdomein. Er wordt dus eerst een gemiddelde berekend per beleidsdomein, en uit dit resultaat wordt dan het minimum, maximum, en gemiddelde gehaald. %Elektronische offertes voor een beleidsdomein = totaal #Elektronische offertes per beleidsdomein / totaal # offertes per beleidsdomein Minimum VO = minimum(totaal #Elektronische offertes per beleidsdomein / totaal # offertes per beleidsdomein) De formules voor maximum en gemiddelde zijn dezelfde, met het verschil dat minimum( ) verandert naar respectievelijk maximum( ) en gemiddelde( ). Grafiek 3: Vergelijking %elektronische offertes binnen geselecteerd domein Handleiding dashboard toereikend en gespreid 7
Definitie: het gemiddeld percentage van het aantal elektronisch ontvangen offertes ten opzichte van het totaal aantal ontvangen offertes voor één jaar, per agentschap. Deze grafiek gaat in dieper detail, in plaats van de berekening voor een heel beleidsdomein te maken, wordt hier de berekening per agentschap gemaakt voor onderlinge vergelijking. %Elektronische offertes per agentschap = totaal #Elektronische offertes per agentschap / totaal #offertes per agentschap Indicator Offertes/Openingszittingen Handleiding dashboard toereikend en gespreid 8
Grafiek 1: Aantal offertes per overheidsopdracht Definitie: het aantal offertes per overheidsopdracht, gezien per maand, voor het geselecteerde beleidsdomein #Ontvangen offertes/openingszitting per maand voor een beleidsdomein = totaal #Ontvangen offertes per maand per beleidsdomein / totaal #Openingszittingen per maand per beleidsdomein #Ontvangen offertes: het aantal ontvangen offertes #Openingszittingen: Grafiek 2: Vergelijking Ofertes/OO t.o.v. andere Beleidsdomeinen Definitie: het gemiddeld aantal ontvangen offertes ten opzichte van het aantal openingszittingen voor één jaar, voor het geselecteerde beleidsdomein. Op deze grafiek zijn ook een minimum, maximum en gemiddelde berekend. Deze gegevens zijn berekend per jaar, per beleidsdomein. Er wordt dus eerst een gemiddelde berekend per beleidsdomein, en uit dit resultaat wordt dan het minimum, maximum, en gemiddelde gehaald. Offertes/openingszittingen voor een beleidsdomein per maand = totaal #Ontvangen offertes per beleidsdomein voor één jaar / totaal #Openingszittingen per beleidsdomein voor één jaar Minimum VO = minimum(totaal #Ontvangen offertes per beleidsdomein voor één jaar / totaal #Openingszittingen per beleidsdomein voor één jaar) De formules voor maximum en gemiddelde zijn dezelfde, met het verschil dat minimum( ) verandert naar respectievelijk maximum( ) en gemiddelde( ). Grafiek 3: Vergelijking Offertes/OZ binnen geselecteerd beleidsdomein Definitie: het aantal offertes ten opzichte van het aantal openingszittingen voor één jaar, per agentschap. Deze grafiek gaat in dieper detail, in plaats van de berekening voor een heel beleidsdomein te maken, wordt hier de berekening per agentschap gemaakt voor onderlinge vergelijking. #Offertes / #openingszittingen per agentschap voor één jaar= totaal #Ontvangen offertes voor één jaar per agentschap / totaal #openingszittingen per agentschap voor één jaar Handleiding dashboard toereikend en gespreid 9
Excel-lijstrapport Na de grafieken staat er nog een vierde tab, namelijk Excellijst. Ook dit rapport kan gefilterd worden, maar wel enkel op jaar, en deze filter bevindt zich eveneens aan de linkerzijde van de pagina. Dit rapport geeft gegevens weer op het niveau van agentschappen. In dit Excel-bestand zijn aparte tabs voor de maanden, aparte tabs voor de kwartalen, en ook een tab voor een jaaroverzicht. Handleiding dashboard toereikend en gespreid 10