Bijlage 6 Jaarvergadering 23 okt 2012 Ik kan m wel inhalen... maar hij is wel een van onze sponsors.. Inhoud 1 Inleiding 6 (Geen) branche-exclusiviteit 2 Definities 7 Reciprociteit 3 Soorten reclameruimte 8 Contract 4 Tarieven 9 Sponsorcommissie 5 Kledingsponsoring 10 Sponsoring en belastingen Bijlagen I Tarievenoverzicht II Templates per sponsor-optie III Standaard sponsorcontract Austerlitz, oktober 2011 Versie: 2011.11 Status Versie ter vaststelling door de ALV 23 oktober 2012 (Jaarvergadering) Betreft bijlage als omschreven in Huishoudelijk reglement, art 44, lid 2.4 sponsorbeleid
1. Inleiding De inkomsten van sponsors vormen een welkome aanvulling op het budget van de vereniging in het algemeen en op de budgetten van evenementen die door de vereniging worden georganiseerd in het bijzonder. SV Austerlitz legt haar sponsorbeleid vast in dit document uit oogpunt van consistentie: wat zijn de regels en hoe worden die toegepast? Nota bene Sponsorgelden moeten gezien worden als iets extra s. Incidentele sponsorgelden mogen niet dienen als sluitpost op incidentele begrotingen. Daarmee wordt voorkomen dat evenementen wel/niet doorgaan bij gratie van -per definitie- onzekere sponsoring. Meerjarige sponsoring komt vanzelfsprekend wel terug in de begroting van de jaren waarop de sponsoring betrekking heeft. Motieven om te sponsoren kunnen zijn: verbeteren naamsbekendheid / bereiken van (nieuwe) doelgroepen, nemen van maatschappelijke verantwoordelijkheid (MVO), en klantbinding. En niet te vergeten: clubliefde (club een warm hart toedragen)! Uitgangspunten - Het sponsorbeleid geldt voor alle onderdelen van de omnivereniging. Inclusief de aanwending en verantwoording van gelden. Voor dit beleidsplan is samengewerkt tussen de secties Tennis en Voetbal. Voor doorwerking naar de secties Darts en Klaverjassen is groeimodel denkbaar. 2. Definities Onder sponsoring verstaat de SV Austerlitz: Een zakelijke overeenkomst tussen de SV Austerlitz en een natuurlijke of rechtspersoon waarbij de SV Austerlitz reclameruimte levert en de natuurlijke of rechtspersoon deze koopt of ruilt tegen geld, goederen of diensten met als doel de verspreiding van zijn reclameboodschappen. Er zijn diverse mogelijkheden die als reclameruimte kunnen dienen. De SV Austerlitz stelt zich op als eigenaar van deze reclameruimte. Dat betekent dat het bestuur van SV Austerlitz de uitgangspunten bepaalt wie er tegen welke kosten waar en wanneer reclame maakt. Dit geeft de SV Austerlitz bovendien de mogelijkheid een sponsor te weigeren, bv. wanneer uitingen niet vallen binnen de normen van goede smaak. Zie hieronder voor een overzicht van de media die de van de SV Austerlitz tot haar reclameruimte rekent. 3. Diverse soorten reclameruimte De SV Austerlitz biedt sponsoren de keuze uit de volgende reclameruimte: 1. Website Adverteren; logo, al dan niet met hyperlink a. voetbal, darts, klaverjassen b. tennis Versie: oktober 2011 Pagina 1 van 10 1
2. Langs de tennisbaan respectievelijk het voetbalveld a. Reclamedoeken bij de tennisbanen [indicatief 80 x 200 cm] b. Reclameborden langs hoofdveld voetbal [indicatief 65 x 300 cm] c. Wedstrijdbal/pupil van de week 3. Kledingsponsoring a. Shirts, tenues b. Trainingspakken c. Tassen d. Coachjassen 4. Evenementen: toernooien, etc a. Reclameborden b. Vlaggen, banners c. Vermelding website, flatscreen kantine d. Reclamestand Bijlage 1 bevat een tarievenoverzicht voor deze sponsormogelijkheden. In Bijlage 2 zijn alle templates per sponsormogelijkheid opgenomen. Wijzigingen voorbehouden. In ontwikkeling: 5. Kantine a. posters kantine b. folders kantine c. elektronische middelen: lichtkrant, flatscreen 6. Correspondentie: sponsorvermelding a. Brieven b. email 4. Tarieven Zie voor de tarieven in de bijlagen. De tarieven worden periodiek door het bestuur van de SV Austerlitz vastgesteld, dit op voorstel van de sponsorcommissie. Met adverteerders / sponsoren wordt gecommuniceerd dat de SVA het recht heeft tarieven aan het eind van de contractperiode aan te passen (mede) o.b.v. het prijsindexcijfer. Daarmee wordt voorkomen dat een adverteerder ook bv. 10 jaar na het sluiten van een advertentie-overeenkomst nog steeds het oude tarief zou betalen. 5. Kledingsponsoring Er zijn twee situaties denkbaar: met of zonder reclame-uiting. De vereniging verrekent in beginsel wel een verplichte éénmalige of periodieke bijdrage van de kledingsponsor wanneer de bedrijfsnaam op de shirts/ de trainingspakken/ de tassen wordt afgedrukt. Er geldt geen verplichte bijdrage aan de clubkas wanneer a. er kleding zonder logo of bedrijfsnaam door de sponsor beschikbaar wordt gesteld. b. de SVA een toereikende retourvergoeding van de leverancier van de kleding / tassen ontvangt. Versie: oktober 2011 Pagina 2 van 10 2
6. Inkoop De kleding moet (ivm kwaliteit en garantie) worden besteld bij een vaste leverancier en wordt eigendom van de vereniging, tenzij expliciet anders overeengekomen. Deze vaste leverancier rekent marktconforme prijzen en factureert rechtstreeks aan de sponsor; de vereniging kan van de leverancier een beperkt percentage per transactie ontvangen. Hiermee worden o.a. voetbal- en trainingsmateriaal gekocht en indien nodig besteed aan eventuele kledingreparaties. De club schrijft voor welke kleding collectie, merk, type en kleuren worden gebruikt. Periodiek evalueren we de leveranciers en voorschriften voor kleding. Zie tarievenoverzicht plus duur contract in de bijlagen. 6. (Geen) branche-exclusiviteit Branche-exclusiviteit ontstaat als er slechts één sponsor per branche mogelijk is. Het kan zo zijn dat meerdere sponsoren uit dezelfde branche zich aandienen. Het uitgangspunt is dat een sponsor niet kan eisen dat hij de enige sponsor is binnen zijn bedrijfstak. Alleen in zeer bijzondere situaties waarvan de beoordeling is voorbehouden aan het bestuur- wordt van deze regel afgeweken. 7. Reciprociteit De SV Austerlitz streeft ernaar om haar inkopen zoveel mogelijk te doen bij haar sponsors. Kortom, koop bij uw sponsors. Deze intentie is ook te zien als een (vrijblijvende) tegenprestatie van de vereniging. Het mag echter geen verplichting worden die wordt vastgelegd in de sponsorovereenkomst. 8. Contract We houden het praktisch. Bij lagere sponsporbedragen van 250 of lager volstaan we met een bevestiging in een brief/email met als bijlage een template met de voorwaarden. De betaling van de sponsorbijdrage wordt als bevestiging beschouwd. Om de sponsorafspraken (boven 250) vast te leggen, maakt de SV Austerlitz gebruik van een standaard sponsorcontract. Zie bijlage 3 voor een voorbeeld van deze overeenkomst. Schenking, al dan niet tegen een bijdrage van de spelers, buiten de vereniging om is niet toegestaan. Het logo en de naam van de vereniging zijn eigendom van de vereniging en mogen niet zonder toestemming worden gebruikt door derden. Versie: oktober 2011 Pagina 3 van 10 3
Voorwaarden aan sponsorovereenkomst 1. Op sponsorovereenkomsten zijn Statuten en andere reglementen van de KNLTB respectievelijk KNVB van toepassing. 2. De uit hoofde van sponsoring door de SV Austerlitz te leveren of te ontvangen tegenprestatie mag niet strijd zijn met enige wet, de openbare orde of goede zeden en de Code van het Reclamewezen. 3. Op sponsorovereenkomsten is het Nederlands recht van toepassing. 4. Partijen kunnen niet overeenkomen dat aan de sponsor op enigerlei wijze inmenging in het beleid van SV Austerlitz zal worden toegestaan. 5. Bij beeldmateriaal levert de Sponsor aan de SV Austerlitz een digitaal bestand van het type Illustrator 8 Outline EPS, certified pdf of gelijkwaardig. Looptijd, opzegging en beëindiging 1. Een sponsorovereenkomst wordt aangegaan voor de duur van tenminste een jaar tenzij de overeenkomst ten behoeve van een evenement wordt afgesloten. 2. 1 tot 3 maanden voordat een sponsorovereenkomst eindigt, hebben de sponsor en de SV Austerlitz overleg over een eventuele verlenging van de sponsorovereenkomst en de voorwaarden ervan. 3. Behalve bij opzegging eindigt de overeenkomst in geval van een faillissement, surséance van betaling, ontbinding of liquidatie van één der beide partijen. 9. Sponsorcommissie Taken, bevoegdheden De sponsorcommissie behartigt de sponsorbelangen van de SV Austerlitz. Daarbij gaat het vooral om algemene sponsors waarvan de sponsorbijdrage ten goede komt aan de gehele vereniging; er zijn ook situaties waarbij een team of een toernooi profiteert van een sponsor. De sponsorcommissie doet voorstellen aan het omni bestuur over vormen van sponsoring. Ook doet de sponsorcommissie voorstellen voor de jaarlijkse aanpassing van de tarieven. De sponsorcommissie zoekt actief naar sponsors. De sponsorcommissie bespreekt met mogelijke sponsors de mogelijkheden en bereidt het sponsorcontract voor. Als er sprake is van een contract, dan wordt ondertekend door het omni bestuur. Voor afspraken tot en met een tegenwaarde van 250 per overeenkomst is de sponsorcommissie bevoegd. Het polsen van potentiële sponsors is niet exclusief voorbehouden aan de sponsorcommissie. Bij voorkeur benaderen ook [bestuurs]-leden mogelijke sponsoren. Bij interesse van de sponsor assisteert de sponsorcommissie door de sponsormogelijkheden te bespreken en later een overeenkomst voor te bereiden. Wanneer er sponsors met een specifieke wens zijn, zoals kledingsponsoring van een bepaald competitieteam, zal de sponsorcommissie namens het bestuur optreden door bepalingen en tarieven aan deze sponsor voor te leggen en de mogelijkheden te bespreken. Versie: oktober 2011 Pagina 4 van 10 4
Borging/actueel houden sponsorbestand is een verantwoordelijk van de sponsorcommissie. Bij mutaties stuurt de sponsorcommissie een kopie naar de penningmeester. De sponsorcommissie behartigt de belangen van de sponsors bij de club: borden schoonhouden, relatiebeheer [uitnodigingen bij evenementen, etc], inventarisatie gesponsorde materialen [tenues, etc]. Relatie andere commissies Sponsoring raakt in een aantal gevallen aan de activiteiten van andere commissies/ personen: materiaalinkoop voetbal, kantinecommissie, toernooicommissies, etc. Vanwege bewaking van afspraken en efficiency is samenwerking en taakafbakening nodig. Voor de keuze van materialen, et cetera zijn de inhoudelijke commissies verantwoordelijk (waarbij verandering van sponsorgerelateerd materiaal alleen periodiek en na tijdige, voorafgaande afstemming met de sponsorcommissie plaatsvindt). Opdrukmateriaal en specificaties worden aangeleverd door de sponsorcommissie. De feitelijke inkoop van sponsorgerelateerd materiaal bij de leverancier geschiedt door de inkoop-coordinator. Omdat de sponsorcommissie namens de vereniging de verplichting aangaat dat gesponsord materiaal schoon, heel en deugdelijk blijft, is de bewaking ook een taak van de sponsorcommissie. Dat gebeurt in samenwerking met de inhoudelijke commissies. Samenstelling De sponsorcommissie bestaat uit leden uit de breedte van de hele vereniging. Het aantal is mede afhankelijk van de keuze voor de inkoop. Als de inhoudelijke commissies inkopen, bestaat de commissie uit minimaal 3 personen / leden. Het is wenselijk dat een van de leden van de sponsorcommissie tevens bestuurslid is. Lukt dat niet, dan dient er één bestuurslid te zijn, die sponsoring in portefeuille heeft en periodiek overlegt met de sponsorcommissie. Financiële verantwoording Alle sponsoropbrengsten worden gestort op de algemene rekening van de SV Austerlitz. De penningmeester bewaakt de storting en rapporteert bijzonderheden inzake (niet) betaling aan de sponsorcommissie Bij facturering van de leverancier (direct naar de sponsor) stuurt de leverancier een kopie van die factuur naar de sponsorcommissie. Met de penningmeester bewaakt de sponsorcommissie of de financiële afwikkeling correct gebeurt: denk aan factuurbedrag, betaling, afdracht inkoopvoordeel. Op verzoek van de penningmeester rapporteert de sponsorcommissie over verrichte activiteiten, geboekte resultaten en overzicht sponsoren. Contact De sponsorcommissie beschikt over een eigen e-mail adres: sponsoring@svausterlitz.nl Versie: oktober 2011 Pagina 5 van 10 5
10. Sponsoring en belastingen Bij de in dit document gemelde prijzen mist u wellicht de vermelding inclusief of exclusief BTW. BTW is een complexe materie, vandaar de navolgende (summiere) toelichting. Advertenties en sponsorbijdragen, maar ook andere fondsenwervende diensten en bijdragen in natura vallen voor het fiscale begrip onder de nevenactiviteiten van een vereniging. Nevenactiviteiten zijn alle niet-hoofdactiviteiten die bedoeld zijn voor financiële steun van de sportvereniging. Prestaties die vallen onder de nevenactiviteiten van de sportvereniging zijn vrijgesteld van BTW als deze worden ingezet voor de hoofdactiviteit en de ontvangsten onder bepaalde grenzen blijven. Voor diensten is de grens van de opbrengsten momenteel ruim 30.000 per jaar. Daarbij is het jaar van verkrijging van de sponsorbijdrage of de bijdrage in natura bepalend, ook al kunnen bijdragen in natura vaak meerdere jaren worden gebruikt, of kan financiële sponsoring ineens voor meerdere jaren gelden. (helaas ) komen we met onze vereniging op dit moment (nog) niet aan een overschrijding van het bedrag van de vrijstelling toe. Daarom zal de vereniging de sponsor een factuur sturen die vrij is van BTW. Dat betekent dat er geen BTW over het bedrag van de sponsoring/ advertentiegelden wordt berekend. De sponsor is dus geen BTW verschuldigd en kan op de sponsornota dan ook geen BTW als voorheffing op de BTW in mindering brengen! Anders ligt het bij facturen die de sponsor (rechtstreeks) van de leverancier van goederen ontvangt. Voor deze zaken berekent de leverancier (van bv. de kleding, de tassen of de sponsorborden of doeken) aan de sponsor een netto bedrag, dat (wél) wordt verhoogd met BTW. Deze BTW is voor de meeste sponsoren als voorheffing op de door hem/ haar af te dragen BTW in mindering te brengen. Bepaalde sponsoren overigens hebben een (geheel of grotendeels) BTWvrijgestelde omzet (denk aan assurantietussenpersonen, bankiers, veel (medische) vrije beroepsuitoefenaars) en kunnen de hen in rekening gebrachte BTW daarom slechts als kostenpost voor de winstbepaling verrekenen. Voor verdere vragen adviseren we de sponsoren contact op te nemen met hun accountant, fiscalist of BTW-specialist! Versie: oktober 2011 Pagina 6 van 10 6
BIJLAGE 1 Tarieven Sponsoring SV Austerlitz peildatum 1 maart 2011 1 Website A Voetbal 1. logo met link 1/8 pagina 100 per jaar + 25 eenmalig B Tennis 1. Logo met link 75 per jaar + 25 eenmalig 2 Langs baan of veld a. Reclamedoek* tennisbaan (ca. 80 x 200 cm) 250 per jaar 500 per 3 jaar b. Reclamebord* voetbalveld (ca. 65 x 300 cm) 250 per jaar 500 per 3 jaar c. Wedstrijdbal / pupil van de week 60 eenmalig * Prijzen excl. productie doeken/borden en belettering 3 Kledingsponsoring a. Shirt-sponsoring (jeugd)teams -tennis 50 per jaar b. Trainingspakken overige (jeugd)teams -tennis 75 per jaar (Bestelling door vereniging; eigendom sponsor) c. Tenues -voetbal - tennis 56-58 per set ± 65-85 per set d. Trainingspak -voetbal 60-70 per set e. Voetbaltas -voetbal 29-32 per tas f. Coachjas -voetbal 76 per jas (Bestelling sponsor bij leverancier; eigendom vereniging) 4 Evenement/project sponsoring maatwerk 5 Pakketten (incl. korting) zijn in overleg mogelijk maatwerk Versie: oktober 2011 Pagina 7 van 10 7
BIJLAGE 2 Template sponsormogelijkheden [is nu afzonderlijk Wordbestand] Versie: oktober 2011 Pagina 8 van 10 8
BIJLAGE 3 Standaard sponsorcontract Sponsorcontract De sportvereniging SV Austerlitz, gevestigd te Austerlitz en Bedrijfsnaam : Adres: hierna te noemen sponsor verklaren een overeenkomst inzake sponsoring te hebben gesloten voor: sponsoring van wedstrijdbal/pupil van de week (voetbal) sponsoring trainingspakken (voetbal) sponsoring tenues (voetbal) sponsoring voetbaltas (voetbal) sponsoring coachjas(voetbal) het voeren van reclame op website (voetbal) het plaatsen van een reclamebord (voetbal) het ophangen van een reclamedoek (tennis) de sponsoring van een evenement het voeren van reclame op website (tennis) shirtsponsoring (tennis) sponsoring trainingspakken (tennis) 1. (voorwaarden) De voorwaarden voor de sponsor en tegenprestatie van de SV Austerlitz zijn omschreven in bijgaande template(s), welke onderdeel uitmaakt /uitmaken van deze overeenkomst. 2. (looptijd) De overeenkomst gaat in per... en eindigt per.. Tussentijdse opzegging is niet mogelijk. Eén tot drie maanden voor verstrijken van de overeenkomst neemt SV Austerlitz contact op met de sponsor over de mogelijkheid en condities van verlenging. 3. (kosten) De kosten van de sponsoring bedragen.. eenmalig /.. per jaar. De sponsor ontvangt hiervoor een factuur van de leverancier / De sponsor ontvangt hiervoor een factuur van de SV Austerlitz / De sponsor ontvangt hiervoor een factuur van de leverancier voor geleverde goederen en een factuur van de SV Austerlitz voor de clubbijdrage. Aldus in tweevoud ondertekend d.d. Omnibestuur SV Austerlitz namens dezen, De sponsor naam: functie: naam: Versie: oktober 2011 Pagina 9 van 10 9