KWETSBARE HANDELINGEN BINNEN HET WATERSCHAP Handreiking Versie maart 2013
INHOUDSOPGAVE 1. Inleiding/leeswijzer... 3 2. Criteria: wat maakt een handeling kwetsbaar... 4 2.1 Definities en integriteitscriteria... 4 2.2 Relativering... 5 3. Kwetsbare handelingen inventariseren en rangschikken naar functies... 6 4. Omgaan met en weerbaar maken van kwetsbare handelingen... 7 Bijlage 1. Matrix van kwetsbare functies en processen... 8 Bijlage 2. Geraadpleegde literatuur / bronnen... 9 Versie maart 2013 2
1. Inleiding/leeswijzer Integriteit heeft alles te maken met de kwaliteit van de organisatie. Een van de interne bedrijfsdoelstellingen van [waterschap] is het zich verder ontwikkelen als integere organisatie. Inzicht in, overzicht en sturing van kwetsbare handelingen qua integriteit is daarbij essentieel. Kwetsbare handelingen zijn als volgt geformuleerd: Handelingen die extra risico s op integriteitsinbreuken met zich brengen, in verband met onder meer het werken met gevoelige informatie, het kunnen beschikken over geld en de omgang met zakelijke relaties. Als onderdeel van het integriteitsbeleid heeft [het waterschap] de kwetsbare handelingen geïnventariseerd zodat ze waar nodig weerbaarder kunnen worden gemaakt. Leeswijzer 1. Criteria: wat een handeling kwetsbaar maakt (hoofdstuk 2) 2. Functies, werkzaamheden en processen die voor het waterschap het meest kwetsbaar zijn (Hoofdstuk 3) 3. Omgaan met en weerbaar maken van kwetsbare handelingen (Hoofdstuk 4) Versie maart 2013 3
2. Criteria: wat een handeling kwetsbaar maakt 2.1. Definities en integriteitscriteria Integriteit is een containerbegrip, zeker in relatie tot wat als kwetsbare handelingen worden beschouwd. Definities en kadering zijn noodzakelijk om één en ander toetsbaar te maken. Voor kwetsbare handelingen hanteert [het waterschap] een van BIOS afgeleide definitie: Handelingen die extra risico s op integriteitsinbreuken met zich brengen, in verband met onder meer het werken met gevoelige informatie, het kunnen beschikken over geld en de omgang met zakelijke relaties. Om kwetsbare handelingen in kaart te brengen, is het belangrijk zo scherp mogelijk vast te stellen wat handelingen mogelijk kwetsbaar maakt en wat de gevolgen daarvan zijn. Dat vraagt om een brede kijk van betrokken partijen. Kwetsbare handelingen worden via een dergelijk brede kijk op integriteit getoetst met negen criteria: 1. Vertrouwelijke informatie. De beschikking hebben over vertrouwelijke en/of strategische informatie. 2. Omgaan met geld. Zich bezighouden met het ontvangen/declareren, uitgeven of toekennen van gelden. 3. Machts- en monopoliepositie. Het hebben van een positie waarbij op basis van status/deskundigheid invloed kan worden uitgeoefend op besluitvorming en/of personen. 4. Toekennen rechten/bevoegdheden (aan personeel of burgers). 5. Beoordelen en adviseren (met grote gevolgen). 6. Aanschaffen goederen/diensten/aanbestedingen. 7. Handhaven. Toezicht, controle, vervolging, opsporing, rechtspraak. 8. Solistisch handelen. Het alleen of zeer zelfstandig uitvoeren van solistische handelingen, of het alleen zeer zelfstandig besluiten, waarbij de kwaliteit van de vertrouwelijke informatie en de controle op uitgevoerde handelingen onvoldoende is gewaarborgd. 9. Werken in de directe invloedsfeer van burgers/bedrijven. Het zich structureel of zeer regelmatig bevinden in de directe invloedssfeer van burgers en bedrijven waardoor beïnvloeding van de beoordeling of beslissing (inhoudelijk, qua timing en/of argumentatie) kan plaatsvinden. Zowel de procesbeschrijvingen van het waterschapshuis (WIA bedrijfsfuncties en hoofdprocessen) als de vastgestelde functieomschrijvingen lenen zich voor het inventariseren van kwetsbare handelingen. De confrontatie tussen deze negen criteria en de functies uit de functieboeken leidt tot een matrix van kwetsbare handelingen. Versie maart 2013 4
Aantal functies 9 Integriteitscriteria Zie ook als voorbeeld een ingevulde matrix 2.2 Relativering Integriteit is vooral gedrags- en situatieafhankelijk Bij het bekijken van de matrix is enige relativering op zijn plaats. Het simpelweg optellen van scores bijvoorbeeld zorgt voor een zeer grofmazige ordening. Wat eveneens moeilijk uit de matrix is te herleiden, zijn gedragsafhankelijke integriteitrisico s. Integriteit is een gedragskenmerk en is tijd-, plaats- en contextgevoelig. Wat twintig jaar geleden integer was hoeft dat nu niet meer te zijn. Gedragsaspecten zijn in eerdergenoemde criteria niet meegenomen. Aspecten als commitment van de leiding, waarden en normen, en organisatiecultuur blijken dan ook niet uit de matrix van kwetsbare functies. Tegenover kwetsbaar staat weerbaar Gedragsaspecten kunnen enigszins worden beïnvloed met weerbaarheidsmaatregelen. Dergelijke maatregelen voor kwetsbare handelingen liggen vooral op het terrein van een goede structuur en processen. De kruisjes in de matrix zouden met andere woorden met weerbaarheidsmaatregelen in (organisatie)structuur en procesmanagement kunnen worden aangepakt. Meer hierover in het laatste hoofdstuk. Voorbeelden van weerbaarheidsmaatregelen zijn: het opvragen van meerdere taxatierapporten van erkende makelaars bij aan- en verkoop van onroerend goed; het vermijden van solistisch optreden via het vier-ogensysteem. De bruikbaarheid van de matrix komt het meeste tot zijn recht als ze geplaatst wordt in de context van andere integriteitsmaatregelen. De matrix is zo slechts signalerend en nodigt uit tot een gedetailleerdere toelichting van wat een ingevuld kruisje precies inhoudt. Versie maart 2013 5
3. Kwetsbare handelingen inventariseren en rangschikken naar functies Via expert judgement en een quick scan zijn de deelhandelingen en functies binnen [het waterschap] volgens de negen integriteitscriteria geïnventariseerd en evenredig geordend naar kwetsbaarheid. De volledige inventarisatie staat in bijlage 1. De functies met de meeste kwetsbare handelingen zijn achtereenvolgens: 1. Functie I (.. functieplaatsen) Ook in combinatie met andere integriteitscriteria zoals tone at the top, houding en gedrag betreft dit de meest kwetsbare functie. 2. Functie II (.. functieplaatsen) Een verdere specificatie of onderbouwing is onder meer afhankelijk van specifieke mandaten, hoeveelheid (inkoop)contracten en de hoogte van budgetten (exploitatie, kredieten). 3. Functie III (.. functieplaatsen) 4. Functie IV (.. functieplaatsen) 5. Functie V 6. Functie VI 7. Functie VII 8. Functie VIII 9. Functie IX 10. Functie X Sommige van bovenstaande functies kunnen door ingehuurd personeel of zzp ers worden verricht. Die kunnen op hun beurt anderen inhuren, wat deze functies extra kwetsbaar maakt. Versie maart 2013 6
4. Omgaan met en weerbaar maken van kwetsbare handelingen De inventarisatie en ordening van kwetsbare handelingen is een momentopname, die levend moet worden gehouden. Voor het levend houden en borgen van dit overzicht kunt u denken aan de volgende acties. 1. Maak de kwetsbare handelingen onderdeel van de gesprekssystematiek Dat geeft de leidinggevende ook meteen een handvat om integriteit bespreekbaar te maken en levend te houden in zijn of haar team. Tevens wordt daarmee een goede link gelegd met de bepaling uit de Ambtenarenwet die voorschrijft dat het integriteitsbeleid ook een onderdeel is van het personeelsbeleid. 2. Maak medewerkers met veel of frequente kwetsbare handelingen weerbaar met bestaande of nieuwe weerbaarheidsverhogende maatregelen Weerbaarheid vergroten kan via hard en soft skills, dus enerzijds controles en formalisaties en anderzijds een goed gesprek met de leidinggevende. Deze vaardigheden en instrumenten komen in andere delen van het integriteitsbeleid aan bod. 3. Zorg voor het actueel houden van kwetsbare handelingen c.q. borgen van weerbaarheidsmaatregelen Van belang hierbij is de volgende rolverdeling: - Lijnmanagement initieert en actualiseert de kwetsbaarheid van functies en handelingen; - Adviseur A adviseert hierbij en toetst vooraf; - Adviseur B toetst achteraf. Versie maart 2013 7
Bijlage 1. Matrix van kwetsbare functies en processen De invulling van de matrix verschilt per waterschap vanwege verschillende functies en rollen. Processen en handelingen zijn evenwel uniform, door de WIA-structuur. In de toolkit vindt u in excel een ingevulde matrix die u als voorbeeld kunt gebruiken. Versie maart 2013 8
Bijlage 2. Geraadpleegde literatuur / bronnen Handreiking kwetsbare functies; van kwetsbaar naar weerbaar - publicatie van Bureau Integriteitsbevordering Openbare Sector (BIOS) Afstudeerscriptie Integriteit bij waterschappen: tussen sturing en ruimte -door Eric Jongmans, secretaris/algemeen directeur waterschap Rivierenland Versie maart 2013 9