Upgrade ecircle dd 08/12/2008 Handleiding voor het invoeren van veiligheidspaspoortnummers In het kader van een continu verbeteringsproces t.a.v. de veiligheid en werken op de BP stations is ecircle uitgebreid met een additionele functionaliteit: De nieuwe functionaliteit registreert en automatiseert een aantal stappen welke nu reeds genomen moeten worden alvorens met werkzaamheden op de BP locaties te beginnen. De nieuwe functie in ecircle zal er toe bijdragen dat uitsluitend gecertificeerde monteurs/medewerkers van geaccrediteerde aannemers op de BP verkooppunten werk kunnen uitvoeren. Om dit te bereiken is via het nummer van het VCA Personal Safety Logbook een link gelegd naar ecircle. Voor de monteur wijzigt er slechts heel weinig: Hij zal zich als gewoonlijk via de telefoon (010 2491620 = ecircle telefoon) voor de start van het werk aanmelden op de site. Na het invoeren van het opdrachtnummer zal additioneel gevraagd worden zijn Paspoort Nummer in te toetsen. Geen geldig paspoort betekent dat hij niet gerechtigd is het werk te starten. Na verificatie van het veiligheidspaspoort zal gevraagd worden of de monteur het bekende Clearance Certificate met de site doorneemt en aftekent. Na beëindiging van de werkzaamheden zal de monteur opnieuw naar het ecircle systeem bellen en zal hem gevraagd worden of hij het Clearance Certificate volledig heeft ingevuld en ondertekend. Wat moet U doen om er voor te zorgen dat het systeem kan gaan werken : a) Zorgen dat de monteur voldoet aan de door BP gestelde voorwaarden t.a.v. veiligheidstraining. De procedure en regels hieromtrent bestaan al lang en zijn bij u bekend. Als bewijs van het volgen van de BP veiligheidstraining heeft u een sticker BP Gouden Veiligheidsregels training in het VCA logboek van de betreffende monteur geplakt. b) Een paspoortnummer toewijzen aan elke monteur/medewerker van uw bedrijf die op BP sites actief zal zijn. Dit gebeurt door uw medewerkers in ecircle te registeren en een paspoortnummer toe te wijzen. In de toegevoegde schermprints kunt u zien waar e.e.a. is terug te vinden en hoe dit gebeurt. Een paspoortnummer in ecircle is altijd een getal van 7 cijfers. Drie daarvan zijn toegewezen in ecircle en uniek voor uw bedrijf. Als eindcijfers dient U de vier laatste cijfers van het nummer van het VCA veiligheidspaspoort van de medewerker te gebruiken. Dit zal er toe bijdragen dat de monteur het nummer (is de safety key in het systeem) makkelijk kan onthouden. c) U brengt uw medewerker zo snel mogelijk op de hoogte van zijn paspoortnummer zodat hij er mee aan de slag kan. d) In de toekomst onderhoudt u de lijst van monteurs, paspoortnummers en geldigheidsdatum door toevoegen / wijzigen en verwijderen naar noodzaak.
Wanneer gaat het systeem van start? De omschakeling van het oude naar het nieuwe systeem gebeurt op 08/12/2008 vanaf 18h00 en zal ongeveer 4 uren in beslag nemen. Vanaf 09/12/2008 zal het dus verplicht zijn voor de monteurs een Safety Key te gaan gebruiken. Omdat het voor u slechts mogelijk is om vanaf 09/12/2008 de Paspoortnummers (safety key) te gaan invoeren is een overgangsperiode ingevoerd die loopt tot maximaal 31/12/2008. In die periode kan de medewerker een zogenaamd default pasnummer gebruiken dat standaard in ecircle zal zijn ingevoerd bij de opstart van het nieuwe systeem. Deze standaard Safety Key zal u separaat meegedeeld worden. Bij twijfel kunt u deze opvragen via telefoonnummer 010 249 1098. Uw medewerkers zullen zolang ze niet echt geregistreerd zijn deze default key moeten gebruiken, dus informeer uw medewerkers zo snel mogelijk! Zijn er nog andere wijzigingen? Ja er is nog een wijziging. Tot op heden worden uitsluitend opdrachten van de verkooppunten in ecircle verwerkt. Omdat veiligheid altijd prioriteit één heeft,ook voor onderhoudswerken die niet door de site worden aangevraagd, is in het systeem een extra optie ontwikkeld, welke de monteur de mogelijkheid geeft zelf een opdracht te creëren. Wanneer zal de monteur deze optie moeten gebruiken? De monteur gebruikt deze optie voor alle werkzaamheden waarvoor in ecircle geen opdracht beschikbaar is. Te denken valt bijvoorbeeld aan preventief onderhoud,inspecties...etc. Zeker niet te gebruiken in geval men een bestaand opdrachtnummer vergeten is. Noteer ook dat u voor zulke gevallen de monteur in de plaats van een opdrachtnummer het sitenummer (46xxx of 47xxx) dient mee te delen. Dit sitenummer dient hij in te geven in de plaats van het ordernummer. Het systeem begeleidt de monteur door de procedure op de hun vertrouwde wijze. Mocht extra training nodig zijn dan kan deze op verzoek geregeld worden.
Deze optie is toegevoegd om paspoort nummers aan te maken.
Datumselectie Deze gegevens dient U individueel per medewerker/monteur in te vullen. Voornaam en naam zijn duidelijk. Van het paspoortnummer zijn de eerste drie cijfers reeds in ecircle vastgelegd. De laatste vier bepaald U aan de hand van het VCA logboeknummer. De vervaldatum is terug te vinden op de sticker in het VCA logboek Om toe te voegen gebruikt u de knop Toevoegen Om een paspoort te verwijderen gebruikt u deze knop
Gebruik de laatste vier cijfers van het individuele safety logboekje van elke monteur/medewerker als eindcijfers voor zijn paspoort nummer in ecircle