Documenten op de archiveertafel, Archief de Bergeyck foto Grafische Dienst Beveren ARCHIVEREN KAN JE LEREN Les 3 Praktijk Piet Van Bouchaute, stadsarchivaris Sint-Niklaas Carine Goossens, gemeentearchivaris Beveren
Inventariseren = ordenen en beschrijven in vijf stappen
Foto C. Goossens STAP 1 De kennismakingsronde Resultaten: Notities betreffende -soort document -inhoud -samenstelling -uiterlijke vorm -datering
STAP 2 Onderzoek naar de archiefvormer = institutioneel onderzoek Resultaat: Identificatiefiche van de archiefvormer met - ontstaan en evolutie - functie- en takenlijst - cesuren en evolutie Belangrijk: CONTEXT! Anna Maria Luisa de Medici (1667-1743) foto C. Goossens
STAP 3 Reconstrueren en schonen 3.1. Reconstructie volgens het bestemmingsbeginsel: in één archiefbestand(deel) horen slechts stukken van één en dezelfde archiefvormer Resultaat: - eerste fysieke ordening GAB, archiefmedewerkers brengen een eerste ordening aan foto C. Goossens
STAP 3 3.2. Schonen Het verwijderen van schadelijke materialen (metalen, plastic,..) en overbodige documenten (dubbels, blanco s, omslagen, ). Resultaat: zuivere dossiers verpakt in zuurvrije omslagen GAB, een archiefmedewerkster schoont dossiers foto C. Goossens
http://www.indewereld-sp3.nl/assets/images/archief3.jpg STAP 4 Ordenen 4.1. De oude orde en het structuurbeginsel Resultaat: sporen van oorspronkelijke ordes en structuren geëvalueerd op bruikbaarheid
4.2. Het ordenings- of archiefschema archiefbestand deelarchief hoofdafdeling hoofdafdeling hoofdafdeling afdeling afdeling onderafdeling archiefbestanddeel archiefstuk archiefbestanddeel onderafdeling
4.3. Een archiefschema uit de praktijk Archief de Bergeyck deelarchief Goubau Deel I. Stukken van persoonlijke aard - hoofdafdeling I.1. Genealogische stukken van de hoofdfamilie - afdeling I.2. Deelarchieven per gezin - afdeling I.2.1. Genealogie familie partner (eventueel) - subafdeling I.2.2. Stukken van algemene aard (waaronder de briefwisseling) I.2.3. Stukken betreffende het persoonlijk leven I.2.3.1. Voor-huwelijkse tijd sub-subafdeling I.2.3.2. Huwelijksjaren I.2.3.3. Na-huwelijkse tijd (bij een ongehuwd persoon wordt vooral rekening gehouden met de chronologie van de dossiers) I.3. Het handelsarchief Dormer afdeling (of deelarchief?) I.3.1. Briefwisseling I.3.2. Algemeen beheer I.3.3. Financieel beheer I.3.4. Goederenhandel I.3.5. Redersactiviteiten I.3.6. Bankiersactiviteiten I.3.7. Verzekeringsactiviteiten I.3.8. Boekhouding Deel II. Stukken betreffende het goederenbeheer - hoofdafdeling II.1. Stukken betreffende onroerende goederen - afdeling Onderverdeling per goederencomplex en voor losse bezittingen per gemeente, ondergebracht in de oude vorstendommen, met de volgende interne structuur: II.1.1. Verwerving - subafdeling II.1.2. Bestuur II.1.3. Beheer II.1.4. Lasten en renten II.2. Stukken betreffende roerende goederen - afdeling
STAP 4 Tips bij de opmaak van een archiefschema werk steeds van het algemene naar het bijzondere probeer functioneel in te delen, niet onderwerpmatig. Op deze manier vermijd je overlappingen stukken van genealogische aard komen steeds vooraan (omdat ze meestal meerdere vormers behandelen). Behandel de briefwisseling ook als een bijzondere reeks die helemaal vooraan in het schema komt probeer evenwichtige indelingen te maken, maar archiefschema s moeten flexibel blijven, het mogen geen keurslijven zijn anderzijds is het goed mogelijk dat een bepaalde hoofdafdeling/subafdeling zwaarder uitvalt dan een andere (hier kunnen immers stukken verloren zijn gegaan of die ene kan meer dossiers en stukken genereren dan de andere). wees consequent in de terminologie opletten met afschriften (latere datering = afschrift = ander doel, vanuit andere taak): vaak is het dossier moeilijk te reconstrueren
AdB, geordende stapeltjes documenten uit het familiearchief Goubau foto C. Goossens STAP 5: BESCHRIJVEN Wat heb je nodig? -het geordend archiefbestand -beschrijvingsfiches, hetzij analoog, hetzij digitaal -zuurvrij verpakkingsmateriaal: omslagen en dozen -potlood -etiketten -den Teuling, Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen, s@p, 2003 (te bestellen via VVBAD op www.vvbad.be) -handboek Aan de slag met archief en documentatie
Voorbeeld van een analoge beschrijvingsfiche Voorlopig nummer Inhoud: formele titel, redactionele vorm, inhoudsbeschrijving Datum Ontwikkelingsstadium Definitief nummer Omvang/uiterlijke vorm
Een basisbeschrijving van zes velden 1. Het inventarisnummer
Een basisbeschrijving van zes velden 2. De redactionele vorm
Een basisbeschrijving van zes velden 3. De inhoudsbeschrijving
Een basisbeschrijving van zes velden 4. De datering
Een basisbeschrijving van zes velden 5. Het ontwikkelingsstadium
6. De uiterlijke vorm: - 1 stuk - 1 omslag (minimaal 5 stukken) - 1 pak (meer dan 2 cm) - 1 katern - 1 deel (vaak verward met een register = redactionele vorm) - 1 band (achteraf ingebonden stukken) AdB, deelarchief Goubau, nrs. 678-680, de huishoudjournalen van Joanna Theresia Goubau, 1739-1758, 3 delen foto C. Goossens
Een basisbeschrijving van zes velden 6. Uiterlijke vorm
Een basisbeschrijving van zes velden 7. Eventueel nog toe te voegen: taal, staat van het stuk, plaatscode
II. En nu: de praktijk! Voorbereidende opdracht Zoek in je familie- of verenigingsarchief naar een beperkt archiefbestand(deel) [2 à 3 dozen], uiteraard ongeordend en bepaald chaotisch waaraan we een zalige archiefkluif zullen hebben. 1 bestand per 2, 3 of 4 deelnemers: spreek af met je buur! Graag een seintje indien dit niet lukt: carine.goossens@beveren.be of emmy.beyls@icwaas.be Hartelijk dank! GAB, ongeordend archief van deelgemeente Kieldrecht, begin 2008 foto C. Goossens
II. En nu: de praktijk! Fase 1 en 2: kennismakingsronde en institutioneel onderzoek Opdracht: verdeel onder elkaar het werk van fase 1 en 2. Neem het archiefbestand door en maak voor fase 2 een beknopte biografische fiche met de informatie die je uit de stukken haalt en/of je voorkennis. Zijn er meerdere archiefvormers in dit bestand? Resultaten: - een lijst met inhoud - biografische fiche van de archiefvormer(s) Foto G. Janssens
II. En nu: de praktijk! PAUZE
II. En nu: de praktijk! Fase 3: eerste ordening/reconstructie en schonen Opdracht: maak een eerste ordening waarbij je het integriteitbeginsel niet uit het oog verliest en schoon ondertussen het bestanddeel Resultaat: 1 of meerdere stapels documenten en verwijderde schadelijke materialen Foto C. Goossens
II. En nu: de praktijk! Fase 4: archiefschema maken Opdracht: Ga na of er sporen van oude ordening(en) (het structuurbeginsel) te ontdekken. Kan je ze gebruiken in je ordeningsschema? Maak een archiefschema met de verschillende hiërarchische afdelingen. Orden vervolgens de documenten, de dossiers en de reeksen van 1 (sub)afdeling. Resultaat: archiefschema en 1 fysiek geordende subafdeling Archief de Bergeyck
II. En nu: de praktijk! Fase 5: beschrijven Opdracht: beschrijf de archiefbestanddelen uit de geordende (sub)afdeling Resultaten: beschrijvingsfiches Archief de Bergeyck
III. Afronding Verpakken in (liefst) zuurvrije archiefdozen, etiketteren, in de rekken plaatsen en de inventaris afwerken. SUCCES! Vragen i.v.m. archiveren en inventariseren: stadsarchief@sint-niklaas.be carine.goossens@beveren.be