UITWISSELING VAN GEGEVENS TUSSEN BEHEER OPENBARE RUIMTE (BOR) EN DE BASISREGISTRATIE GROOTSCHALIGE TOPOGRAFIE (BGT) Informatiebehoefte beheer openbare ruimte bepalen
Colofon Dit document is opgesteld vanuit het project Ondersteuning gemeentelijk gebruik BGT. Dit project is onderdeel van het VNG/KING programma Digitale Agenda 2020. Het document bevat handvatten voor het bepalen van de informatiebehoefte voor het beheren van de openbare ruimte. Dit is één van de hoofdstappen in de aanpak BOR-BGT. De handvatten zijn vooral bedoeld als uitgangspunt voor gesprekken over de informatiebehoefte en de discussie over hoe deze ingevuld moet worden. Het document is gebaseerd op gesprekken met verschillende betrokkenen en is afgestemd met professionals vanuit zowel het werkveld Geo-informatie als het werkveld Beheer openbare ruimte. Auteurs : Sandra Leijten en Marcel Rietdijk Versie : 1.0 Datum : november 2017 Voor de tekstgedeelten over IMBOR (Informatiemodel Beheer Openbare Ruimte) is gebruik gemaakt van informatie van CROW. Heeft u suggesties voor verbeteringen? Geef ze aan ons door! 2
Inhoudsopgave 1 Inleiding 4 2 Uitgangspunten 6 2.1 Gemeenten gebruiken IMBOR 6 2.2 Gemeenten stemmen breed af binnen de eigen organisatie 8 2.3 Gemeenten beperken zich tot de minimaal noodzakelijke gegevens 8 3 Stap 1: Afbakening van het domein 9 3.1 Disciplines 9 3.2 Taken en werkprocessen 10 4 Stap 2: Inventarisatie informatiebehoefte 12 4.1 Geen beheersoftware in gebruik (1) 13 4.2 Geen beheersoftware in gebruik (2) 15 4.3 Beheersoftware in gebruik 16 4.4 Afronden beschrijving informatiebehoefte 18 5 Stap 3: Analyse informatiebehoefte 19 5.1 Analyse in relatie tot taken en werkprocessen 19 5.2 Analyse in relatie tot beheermethodiek 19 6 Stap 4: Vaststellen informatiebehoefte 20 7 Realiseren 21 Bijlage 1 Overzicht van taken en werkprocessen beheer openbare ruimte 3
1 Inleiding VNG/KING heeft de aanpak BOR - BGT ontwikkeld, waarmee op een gestructureerde wijze antwoord wordt gegeven op veel vragen die onder gemeenten leven. Zoals de vraag wie verantwoordelijk is voor de inwinning van bepaalde gegevens. Of wie er bepaalt wanneer een gegeven gewijzigd mag worden. Maar ook vragen over de activiteiten die moeten worden uitgevoerd om bestanden op elkaar te laten aansluiten. De aanpak bestaat uit vijf hoofdstappen: Inrichtingsvariant kiezen; Informatiebehoefte bepalen; Processen inrichten; Bestanden opwerken; Project inrichten. Dit document gaat in op de hoofdstap informatiebehoefte bepalen. De beleidsdoelstellingen en de werkwijze voor het beheren van de openbare ruimte bepalen welke gegevens een gemeente nodig heeft voor de beheerprocessen. Naast gegevens over de ligging van de te beheren objecten, gaat het daarbij ook om allerlei gegevens over de eigenschappen van die objecten. Bijvoorbeeld: welke boomsoort is het? Of wat is het aanlegjaar van een verharde weg? In deze stap bepaalt de beheerder van de openbare ruimte welke gegevens hij nodig heeft voor zijn werkzaamheden. Hierbij wordt in principe gebruik gemaakt van het door CROW ontwikkelde Informatiemodel Beheer Openbare Ruimte (IMBOR). Door aan te sluiten op de daarin uniform gedefinieerde en goed op elkaar aansluitende gegevens, wordt het voor een gemeente eenvoudiger om de verschillende soorten beheer (zoals wegbeheer, groenbeheer) integraal vorm te geven. Ook wordt het benchmarken van gemeentelijke beheergegevens met andere gemeenten er sterk door vereenvoudigd. Tenslotte maakt het gebruik van IMBOR hergebruik van beheergegevens in andere gemeentelijke werkprocessen (zoals de uitvoering van de Omgevingswet) eenvoudiger. Dit document omschrijft vier stappen om te komen tot een overzicht van de noodzakelijke gegevens voor het beheren van de openbare ruimte: Afbakening van het domein; Inventarisatie informatiebehoefte; Analyse informatiebehoefte; Vaststellen informatiebehoefte. Tenslotte worden enkele handreikingen gegeven voor het organiseren van het beschikbaar komen van de informatie waarvan is vastgesteld dat daaraan behoefte is. Enkele opmerkingen over de gebruikte begrippen en benamingen In dit document worden de benamingen BOR en GEO gebruikt. In de gemeentelijke praktijk kunnen afdelingen BOR ook bekend staan als bijvoorbeeld stadsbeheer of wijkbeheer. GEO komt in de gemeentelijke praktijk vaak voor in de vorm van een afdeling Geo-informatie of een eenheid Landmeten. Ook de aanduiding van de verschillende gebruikte registraties en software kent in de gemeentelijke praktijk een grote diversiteit. In dit document is gekozen voor het gebruik van 4
een beperkt aantal begrippen. Gegevens over beheerobjecten worden door de afdeling BOR met behulp van beheersoftware vastgelegd in een BOR-registratie. GEO legt de gegevens die het nodig heeft voor de uitvoering van haar werkzaamheden in het kader van de BGT en de uitwisseling met BOR met behulp van BGT-software vast in een BGT IMGeo-registratie. In een informatiemodel zoals IMGeo en IMBOR worden objecten en attributen onderscheiden. In dit document is gekozen om voor attributen het binnen BOR meer gebruikelijke begrip beheerkenmerken te hanteren. Bijvoorbeeld van een beheerobject BOOM worden beheerkenmerken als boomnummer en soortnaam vastgelegd. In dit document wordt bedoeld met de beheerder (openbare ruimte), afhankelijk van de grootte van de organisatie, één medewerker of een afdeling met meerdere medewerkers die samen het beheer van de openbare ruimte verzorgen. 5
2 Uitgangspunten Voor het bepalen van de informatiebehoefte van een gemeente voor het beheren van de openbare ruimte gelden een aantal uitgangspunten: gemeenten gebruiken IMBOR; gemeenten stemmen breed af binnen de eigen organisatie; gemeenten beperken zich tot de minimaal noodzakelijke gegevens. 2.1 Gemeenten gebruiken IMBOR Het Informatiemodel Beheer Openbare Ruimte (IMBOR) bevat de afspraken over de benamingen en definities van de beheergegevens die aan de objecten in de openbare ruimte gekoppeld kunnen worden. Ook de samenhang tussen die beheergegevens wordt in IMBOR beschreven. IMBOR wordt door CROW (ondersteund door Geonovum) ontwikkeld en beheerd. De objecttypen uit de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) en het Informatiemodel Geografie (IMGeo) vormen de basis voor IMBOR. Figuur 1 relatie standaarden Het IMBOR vormt vervolgens de schakel tussen BGT IMGeo-registratie en de verschillende beheersystemen van terreineigenaren in Nederland. Door voor de opzet en vulling van die verschillende beheersystemen gebruik te maken van IMBOR, vindt een verdere uniformering plaats van begrippen en gegevens die worden vastgelegd ten behoeve van het beheren van de openbare ruimte. Het gemeentelijk gegevensbeheer kan hierdoor efficiënter worden ingericht. 6
IMBOR Beheersysteem Inventarisatie: Hoe ziet het er nu buiten uit Inspectie: Technische en visuele kwaliteit Object- Informatie Kwaliteitsgegevens Beheergegevens Maatregelen en tarieven Figuur 2 de plaats van IMBOR in een beheersysteem (bron: CROW) De onderdelen van IMBOR worden gefaseerd ontwikkeld. IMBOR gaat de hele openbare ruimte bestrijken, en is gestart met de vakgebieden weg- en groenbeheer. Kijk voor actuele inhoud van het IMBOR op de website van het CROW. IMBOR versie 1.1.9.8 Figuur 3 overzicht IMBOR objectgroepen (bron: CROW) IMBOR is als standaard opgenomen in GEMMA, de landelijke referentiearchitectuur voor gemeenten. GEMMA helpt gemeenten om (ICT-)ontwikkelingen in samenhang aan te sturen. Dat gemeenten IMBOR gebruiken bij het inrichten van beheersystemen voor het beheren van de 7
openbare ruimte, is dan ook een belangrijk uitgangspunt voor de aanpak BOR-BGT en daarmee voor het bepalen van de informatiebehoefte beheer openbare ruimte. 2.2 Gemeenten stemmen breed af binnen de eigen organisatie Een beheerder vanuit een bepaalde beheerdiscipline (zoals wegen, groen of openbare verlichting) bepaalt zelf zijn informatiebehoefte of heeft deze eerder al bepaald voor zijn werkprocessen. Ook de beheerders van andere disciplines binnen de gemeente zullen dit doen. Om in de informatiebehoefte te kunnen voorzien zullen gegevens moeten worden ingewonnen. De ingewonnen gegevens zullen moeten aansluiten op gegevens die binnen andere disciplines worden gebruikt. Het is daarom van groot belang dat al bij het bepalen van de informatiebehoefte afstemming binnen de eigen organisatie plaatsvindt. Zo wordt eventueel dubbel werk voorkomen en kan de informatie optimaal worden afgestemd met de gebruikers buiten de eigen afdeling. Dat gemeenten de informatiebehoefte afstemmen binnen de eigen organisatie is dan ook een uitgangspunt voor het kunnen bepalen van de informatiebehoefte beheer openbare ruimte. 2.3 Gemeenten beperken zich tot de minimaal noodzakelijke gegevens Uitgangspunt binnen de aanpak is dat gemeenten zich bij het bepalen van de informatiebehoefte in eerste instantie beperken tot de minimaal noodzakelijke set gegevens om de werkprocessen voor het beheren van de openbare ruimte te ondersteunen. De BOR-gegevens die worden opgenomen in de beheersystemen, moeten in de toekomst immers ook actueel kunnen worden gehouden. Dit laatste wordt steeds belangrijker omdat gegevens steeds vaker ook door collega s op andere afdelingen zullen worden gebruikt. Deze collega s moeten dan blind kunnen vertrouwen op de kwaliteit van deze gegevens voor hun eigen werkprocessen. Beheerders openbare ruimte moeten zich niet laten verleiden tot het opnemen van gegevens die in de toekomst niet op orde kunnen worden gehouden. Dat gemeenten de informatiebehoefte beperken tot een set waarvan de actualiteit en kwaliteit naar de toekomst toe geborgd is, is dan ook een uitgangspunt bij bepalen van de informatiebehoefte beheer openbare ruimte. 8
3 Stap 1: Afbakening van het domein De eerste stap die gezet moet worden is het afbakenen van het domein waarvoor de informatiebehoefte wordt bepaald. Binnen het beheren van de openbare ruimte is immers sprake van verschillende beheerdisciplines (zoals wegen, groen of openbare verlichting). Afhankelijk van de situatie en ambitie in een gemeente wordt voor enkele of alle beheerdisciplines bepaald wat de informatiebehoefte is. Bij een gemeente waar de verschillende beheerdisciplines verdeeld zijn over meerdere organisatie onderdelen, worden tevens de disciplines toegedeeld aan de respectievelijke organisatie onderdelen. Vervolgens moet per discipline worden geïnventariseerd voor welke (deels wettelijke) taken en werkprocessen de informatiebehoefte zal worden bepaald. Deze afbakening resulteert in een binnen de organisatie gedragen eerste beeld van taken/werkprocessen per discipline waarvoor de informatiebehoefte zal worden vastgelegd. Als deze stap is afgerond, dan heeft u een overzicht van taken/werkprocessen per discipline waarvoor u informatiebehoefte wil gaan bepalen. 3.1 Disciplines Voor de afbakening van de beheerdisciplines waarvoor de informatiebehoefte zal worden bepaald, kan een medewerker beheer openbare ruimte van een gemeente zich de volgende vraag stellen: Voor welke disciplines binnen het beheren van de openbare ruimte is mijn organisatieonderdeel verantwoordelijk en wil ik de informatiebehoefte voor bepalen? Aan de hand van het antwoord op deze vraag kan vervolgens worden nagegaan welke IMBOR vakgebieden bij deze disciplines behoren en in welke mate deze IMBOR vakgebieden zijn vrijgegeven. Deze informatie is nodig voor de volgende stap in de aanpak voor het bepalen van de informatiebehoefte. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van de volgende tabel: IMBOR vakgebieden: Beheerdiscipline Organisatie-onderdeel: Wegen Groen, Bomen en Terreinen Rioleringen i.s.m. GWSW Faunavoorzieningen Spelen Civiele constructies Borden Meubilair Sport Tunnels Water Verkeer Verlichting Anders Figuur 4 tabel IMBOR vakgebieden i.r.t. beheerdisciplines en organisatie onderdelen gemeente 9
3.2 Taken en werkprocessen Nu de disciplines waarvoor de informatiebehoefte bepaald gaat worden bekend zijn, kunnen per discipline de taken en werkprocessen geïnventariseerd worden. Een deel van deze werkprocessen vloeit voort uit wettelijke taken. Het is belangrijk dat in ieder geval in de minimaal benodigde informatie voor het uitvoeren van deze wettelijke taken wordt voorzien. Het verschilt per gemeente welke wettelijke taken en bijbehorende werkprocessen zijn weggelegd bij beheer openbare ruimte. Daarom is in bijlage 1 (Overzicht van taken en werkprocessen beheer openbare ruimte) een algemeen overzicht van taken en werkprocessen beheer openbare ruimte opgenomen dat u zelf kunt wijzigen en aanvullen voor de situatie in uw eigen gemeente. Om te kunnen toetsen of het overzicht voor uw situatie compleet is, zijn in onderstaand kader de belangrijkste voor gemeenten geldende wet- en regelgeving en normeringen in het kader van het beheer van de openbare ruimte vermeld. Ook voor de taken voortvloeiende uit wet- en regelgeving en normeringen geldt dat het per gemeente kan verschillen waar de verantwoordelijkheid binnen de gemeente is belegd. Met de onderstaande lijst kunt u toetsen of wet- en regelgeving en normeringen die onder de verantwoordelijkheid van uw organisatieonderdeel vallen, leiden tot een taak/werkproces in het opgestelde overzicht. Wet- en regelgeving en normeringen in het kader van beheer openbare ruimte: Wegen (en wegmeubilair): - Wegenwet en wegenverkeerswet - Convenant Duurzaam Veilig - Reglement verkeersregels en verkeerstekens 1990 (RVV 1990) - Besluit administratieve bepalingen inzake het wegverkeer (BABW) - NBD Richtlijn bewegwijzering (voorheen de ANWB borden) - NEN-EN 12899 (technische aspecten van bebording) Groen en speelvoorzieningen: - Richtlijn Boom VeiligheidsControle (BVC) (inspectie, minimale registratie om te voldoen aan zorgplicht) - Attractiebesluit (inspectie, warenwetbesluit Attractie- en speeltoestellen) - Flora en faunawet (zorgplicht bij uitvoering van projecten in de openbare ruimte; gedragscode) Water en riolering: - Wet milieubeheer (aanleg en beheer van rioleringen) - Wet informatie-uitwisseling en ondergrondse netten (verplichting van netbeheerder tot verstrekken van bepaalde minimum-informatie) - Wet verontreiniging oppervlaktewater (beschermende maatregelen om verontreiniging tegen te gaan) - Waterwet (regelt het beheer van oppervlaktewater en grondwater, en verbetert ook de samenhang tussen waterbeleid en ruimtelijke ordening) - Nationaal Bestuursakkoord Water (vasthouden, bergen en afvoeren van water) - Europese Kaderrichtlijn Water (aanwezigheid chemische stoffen en ecologische kwaliteit van water) - Keur en peilbesluiten (van waterschap) (onderhoud van watergangen en oevers) Civieltechnische kunstwerken: - NEN 2767 Conditiebepaling kunstwerken/gebouwen (inspectie) - NEN 3140 E&W-installaties (inspectie) 10
Algemeen: - Gemeentewet (artikel 212, financiële beleid) - Besluit Begroten en Verantwoorden provincies en gemeenten (BBV) - Klimaatakkoord (100% duurzaam inkopen) - NEN 1814 Toegankelijkheid gehandicapten - Arbeidsomstandighedenwet (ARBO) Toekomst: - Omgevingswet (vervangt een aantal van bovenstaande wetten) Figuur 5 overzicht van wet- en regelgeving en normeringen in het kader van beheer openbare ruimte Algemeen uitgangspunt bij wet- en regelgeving is de zorgplicht voor het handhaven en bevorderen van de veiligheid in de openbare ruimte. Een gemeente dient dit te kunnen aantonen. Onvoldoende bewijs kan leiden tot aansprakelijkheidstelling en toekenning van schadevergoedingen. Het is dus van groot belang om de informatievoorziening voor het beheren van de openbare ruimte minimaal af te stemmen op de wettelijke verplichtingen, zodat de gemeente ten allen tijde aan haar zorgplicht kan voldoen. 11
4 Stap 2: Inventarisatie informatiebehoefte Nadat in stap 1 is afgebakend voor welke disciplines en taken de informatiebehoefte zal worden vastgesteld, kan in deze stap per discipline de daadwerkelijke behoefte aan informatie worden bepaald. Vastgesteld moet worden welke informatie, concreet welke objecten en welke beheerkenmerken nodig zijn voor het beheren van de openbare ruimte en het kunnen voldoen aan de wettelijke verplichtingen. Als startpunt hiervoor zijn de eerder genoemde landelijke standaarden BGT IMGeo en IMBOR beschikbaar. De basis voor het vastleggen van de informatie over het beheren van de openbare ruimte is gelegen in de BGT. Iedere gemeente heeft in de afgelopen jaren een BGT opgebouwd voor haar grondgebied. Veel gemeenten hebben tijdens het opbouwen van de BGT ervoor gekozen om de wettelijk verplichte BGT uit te breiden met (optionele) plus- en beheertopografie (IMGeo). IMGeo bevat veel bruikbare topografie voor het beheren van de openbare ruimte. Informatiemodel Beheer Openbare Ruimte (IMBOR) Plustopografie (IMGEO) BGT (IMBGT) Figuur 6 relatie standaarden Voor het bepalen van de informatiebehoefte zijn de beheerobjecten uit de IMBOR-standaard (de rode laag uit figuur 6) het vertrekpunt. Eerst zal bepaald moeten worden welke objecten uit deze IMBOR-standaard worden opgenomen. Hierna kunnen bij deze objecten de beheerkenmerken worden bepaald waaraan de gemeente behoefte heeft. IMBOR maakt hierbij één-op-één gebruik van de objecten zoals deze in de standaard BGT IMGeo zijn gedefinieerd. BGT IMGeo levert dus de geometrie die met de beheerkenmerken vanuit IMBOR worden verrijkt met beheerinformatie. Figuur 7 Beheerobject in BGT IMGeo en IMBOR 12
De concrete aanpak voor het bepalen van de informatiebehoefte is afhankelijk van de uitgangssituatie in de gemeente. Wanneer voor uw gemeente geldt dat: in de bestaande situatie er geen beheersoftware in gebruik is èn u wilt gebruik maken van bestaande praktijk bij andere gemeenten, dan volgt u de aanpak in paragraaf 4.1 in de bestaande situatie er geen beheersoftware in gebruik is èn u wilt de informatiebehoefte afstemmen op uw eigen situatie, dan volgt u de aanpak in paragraaf 4.2 in de bestaande situatie er al wel beheersoftware in gebruik is, dan volgt u de aanpak in paragraaf 4.3. Als deze stap is afgerond, dan is er per beheerdiscipline een eerste concept overzicht beschikbaar van objecten en bijbehorende beheerkenmerken, die bovendien zijn afgestemd op landelijke standaarden. Ook zijn de eisen die er worden gesteld aan de actualiteit, nauwkeurigheid en volledigheid van deze informatie beschreven. 4.1 Geen beheersoftware in gebruik (1) Heeft u nog geen beheersoftware in gebruik? Of maakt u nu geen gebruik van uw beheersoftware? En wilt u gebruik maken van de bestaande praktijk bij andere gemeenten, dan komt u met deze aanpak eenvoudig en snel tot een eerste set informatie, nodig voor het beheren van de openbare ruimte. Gebruik het overzicht inhoud BGT-IMGeo.xlsx. De aanpak bestaat uit de volgende onderdelen: Inventariseren van bestaande inhoud BGT IMGeo-registratie; Aanvullen met plus- en beheertopografie; Vertalen naar IMBOR-object benaming; Aanvullen met IMBOR-beheerkenmerken; Vastleggen van de informatie behoefte. Inventariseren van bestaande inhoud BGT IMGeo-registratie. Ga na wat in uw gemeente is opgenomen in de BGT IMGeo-registratie. Uw collega s van de afdeling GEO hebben deze informatie beschikbaar. Geef in het overzicht inhoud BGT-IMGeo.xlsx aan in de kolom BGT classificatie (verplicht) welke objecten uit de BGT daadwerkelijk voorkomen in uw gemeente. Wellicht is er ook al (optionele) plus- en beheertopografie opgenomen in de BGT IMGeo-registratie. Geef dit aan op het overzicht in de kolom Plus classificatie (optioneel). Deze informatie geeft u inzicht in wat reeds beschikbaar is en waar u in uw werkprocessen direct gebruik van kunt maken. Objecten die nu nog niet in de BGT IMGeo-registratie aanwezig zijn maar u wel nodig heeft voor uw beheer werkprocessen, zullen moeten worden ingewonnen. Aanvullen met een set aan plus- en beheertopografie. Breid de lijst met bestaande inhoud BGT IMGeo-registratie uit met objecten die nu door veel gemeenten zijn opgenomen in de huidige beheerdatabases. Zorg dat er in de lijst onderscheid zichtbaar blijft tussen wat er in de bestaande BGT IMGeo-registratie in uw gemeente is opgenomen en de aanvullende set aan plus- en beheertopografie. Maak bijv. gebruik van x en v of gebruik kleuren om het verschil aan te geven. 13
Loop de lijst nog eens kritisch na en breid indien gewenst nog uit met enkele objecten die specifiek voor beheer van de openbare ruimte in uw gemeente onmisbaar zijn. Vul de lijst BGT IMGeo-objecten aan met de volgende objecten: Object (opdelend) BGT classificatie Plus classificatie Wegdeel rijbaan regionale weg verkeersdrempel rijbaan lokale weg verkeersdrempel diverse objecten: Fysiek voorkomen: - Wegdeel gesloten verharding asfalt - Ondersteunend wegdeel cementbeton - Onbegroeid terreindeel open verharding betonstraatstenen - Begroeid terreindeel gebakken klinkers tegels sierbestrating beton element half verhard grasklinkers schelpen puin grind gravel onverhard boomschors zand groenvoorziening bosplantsoen gras- en kruidachtigen planten struikrozen heesters bodembedekkers Object (inrichtend) BGT classificatie Plus classificatie Bak Niet-BGT afvalbak Niet-BGT bloembak Paal Niet-BGT lichtmast Put Niet-BGT inspectie/rioolput Straatmeubilair Niet-BGT lichtpunt Niet-BGT speelvoorziening Vegetatieobject Niet-BGT boom Niet-BGT haag Kunstwerkdeel Niet-BGT keermuur Niet-BGT overkluizing Niet-BGT duiker Weginrichtings-element Niet-BGT molgoot Vertalen naar IMBOR-object benaming. U heeft nu uw informatiebehoefte op het niveau van BGT IMGeo in kaart gebracht. Aan deze objecten is één op één een IMBOR-object te koppelen. Afhankelijk van de IMBOR-vakgebieden (stap 1) waar voor u de informatiebehoefte bepaald, heeft u informatie uit de BGT IMGeoregistratie nodig. Markeer deze objecten in de lijst en vertaal de BGT IMGeo-object benaming naar IMBOR-object benaming. 14
Maak hiervoor gebruik van de overzichten op de CROW website. U kunt kiezen uit twee wegen: Via de CROW-kennisbankmodule IMBOR Kies in menu voor bijlage 1 tabel Ordening en presentatie van de beheerinformatie Via de IMBOR-catalogus op de CROW-site Kies in de Accesdatabase voor match IMBOR-IMGeo Aanvullen met IMBOR-beheerkenmerken. Geef per IMBOR-object aan welke beheerkenmerken u nodig heeft voor het beheren van de openbare ruimte. Welke beheerkenmerken u opneemt bij de verschillende IMBOR objecten is afhankelijk van de situatie in uw gemeente en wordt bepaald door onder meer de gevolgde werkprocessen, stedelijkheidsgraad, risico-acceptatie, enz. Voor het inventariseren van op te nemen beheerkenmerken per IMBOR object zijn bij het CROW op de website overzichten beschikbaar. U kunt kiezen uit twee wegen: Via de CROW-kennisbankmodule IMBOR Kies in menu voor tabellen objectgegevensbeheer Via de IMBOR-catalogus op de CROW-site Kies in de Accesdatabase voor attributen per IMBOR objecttype Vastleggen van de informatiebehoefte. Leg de verzamelde gegevens (=uw informatiebehoefte) vast in een overzicht per discipline. Beschrijf per beheerobject welke beheerkenmerken moeten worden vastgelegd. 4.2 Geen beheersoftware in gebruik (2) Heeft u nog geen beheersoftware in gebruik? Of maakt u nu geen gebruik van uw beheersoftware? Met deze aanpak stemt u uw informatiebehoefte voor het beheren van de openbare ruimte specifiek af op de situatie in uw eigen gemeente. De aanpak bestaat uit de volgende onderdelen: Inventariseren van bestaande inhoud BGT IMGeo-registratie; Selecteren van IMBOR-objecten; Aanvullen met IMBOR-beheerkenmerken; Vastleggen van de informatiebehoefte. Inventariseren van bestaande inhoud BGT IMGeo-registratie. Ga na wat in uw gemeente is opgenomen in de BGT IMGeo-registratie. Uw collega s van de afdeling GEO hebben deze informatie beschikbaar. Geef in het overzicht inhoud BGT-IMGeo.xlsx aan in de kolom BGT classificatie (verplicht) welke objecten uit de BGT daadwerkelijk voorkomen in uw gemeente. Wellicht is er ook al (optionele) plus- en beheertopografie opgenomen in de BGT IMGeo-registratie. Geef dit aan op het overzicht in de kolom Plus classificatie (optioneel). Deze informatie geeft u inzicht in wat reeds beschikbaar is en waar u in uw werkprocessen direct gebruik van kunt maken. Objecten die nu nog niet in de BGT IMGeo-registratie aanwezig zijn maar u wel nodig heeft voor uw beheer werkprocessen, zullen moeten worden ingewonnen. 15
Selecteren van IMBOR-objecten. Selecteer per IMBOR-vakgebied (stap 1) in IMBOR de objecten (IMBOR Objecttypen) die u nodig heeft voor het beheren van de openbare ruimte. Kies indien gewenst voor een verdere detaillering d.m.v. TypeObject en PlusTypeObject. Maak hiervoor gebruik van de overzichten op de CROW website. U kunt kiezen uit twee wegen: Via de CROW-kennisbankmodule IMBOR Kies in menu voor bijlage 1 tabel Ordening en presentatie van de beheerinformatie Via de IMBOR-catalogus op de CROW-site Kies in de Accesdatabase voor match IMBOR-IMGeo In IMBOR is de koppeling gelegd tussen IMBOR-objecten en de BGT IMGeo objecten. Door te vergelijken met het overzicht inhoud BGT-IMGeo.xlsx ziet u of uw keuze gevolgen heeft voor de inwinning van geometrie. Aanvullen met IMBOR-beheerkenmerken. Geef per IMBOR-object aan welke beheerkenmerken u nodig heeft voor het beheren van de openbare ruimte. Welke beheerkenmerken u opneemt bij de verschillende IMBOR objecten is afhankelijk van de situatie in uw gemeente en wordt bepaald door onder meer de gevolgde werkprocessen, stedelijkheidsgraad, risico-acceptatie, enz. Voor het inventariseren van op te nemen beheerkenmerken per IMBOR object zijn bij het CROW op de website overzichten beschikbaar. U kunt kiezen uit twee wegen: Via de CROW-kennisbankmodule IMBOR Kies in menu voor tabellen objectgegevensbeheer Via de IMBOR-catalogus op de CROW-site Kies in de Accesdatabase voor attributen per IMBOR objecttype Vastleggen van de informatiebehoefte. Leg de verzamelde gegevens (=uw informatiebehoefte) vast in een overzicht per discipline. Beschrijf per beheerobject welke beheerkenmerken moeten worden vastgelegd. 4.3 Beheersoftware in gebruik Heeft u één of meerdere beheerpakketten in gebruik? En bieden deze een basis voor gebruik in de toekomst? Dan vertaalt u de gebruikte gegevens naar de landelijke standaarden. Uw leverancier kan u hierbij helpen. De aanpak bestaat uit de volgende onderdelen: Inventariseren van bestaande inhoud BGT IMGeo-registratie; Inventariseren van de objecten en beheerkenmerken die in uw beheersoftware worden gebruikt; Synchroniseren met IMBOR en BGT IMGeo; Aanvullen met andere (analoge) bronnen; Vastleggen van de informatiebehoefte. Inventariseren van bestaande inhoud BGT IMGeo-registratie. Ga na wat in uw gemeente is opgenomen in de BGT IMGeo-registratie. Uw collega s van de afdeling GEO hebben deze informatie beschikbaar. 16
Geef in het overzicht inhoud BGT-IMGeo.xlsx aan in de kolom BGT classificatie (verplicht) welke objecten uit de BGT daadwerkelijk voorkomen in uw gemeente. Wellicht is er ook al (optionele) plus- en beheertopografie opgenomen in de BGT IMGeo-registratie. Geef dit aan op het overzicht in de kolom Plus classificatie (optioneel). Deze informatie geeft u inzicht in wat reeds beschikbaar is en waar u in uw werkprocessen direct gebruik van kunt maken. Objecten die nu nog niet in de BGT IMGeo-registratie aanwezig zijn maar u wel nodig heeft voor uw beheer werkprocessen, zullen moeten worden ingewonnen. Inventariseren van de objecten en beheerkenmerken die in uw beheersoftware worden gebruikt Laat een uitdraai maken van alle objecten die door de beheersoftware gebruikt worden en geef aan welke beheerkenmerken worden bijgehouden van deze objecten. Als er definities beschikbaar zijn van objecten en beheerkenmerken deze meenemen, dit helpt u bij de synchronisatieslag met IMBOR. Synchroniseren met IMBOR en BGT IMGeo Synchroniseer de lijst met objecten en beheerkenmerken die in uw beheersoftware worden gebruikt met de landelijke standaarden BGT IMGeo en IMBOR. Vertaal de gebruikte objecten naar een object uit IMBOR (ObjecttypeGroep, Objecttype, TypeObject, PlusTypeObject) en de beheerkenmerken naar kenmerken uit het IMBOR (naamgeving, geometrietype, domeinwaarden). Voor het vertalen van de beheerobjecten naar een object uit IMBOR is bij het CROW op de website een overzicht beschikbaar. U kunt kiezen uit twee wegen: Via de CROW-kennisbankmodule IMBOR Kies in menu voor bijlage 1 tabel Ordening en presentatie van de beheerinformatie Via de IMBOR-catalogus op de CROW-site Kies in de Accesdatabase voor match IMBOR-IMGeo Voor het vertalen van op te nemen beheerkenmerken per IMBOR object zijn bij het CROW op de website overzichten beschikbaar. U kunt kiezen uit twee wegen: Via de CROW-kennisbankmodule IMBOR Kies in menu voor tabellen objectgegevensbeheer Via de IMBOR-catalogus op de CROW-site Kies in de Accesdatabase voor attributen per IMBOR objecttype Aanvullen met andere (analoge) bronnen Ga na welke andere informatie de afdeling beheer openbare ruimte nu ook ter beschikking heeft? Denk aan excel-lijsten, kaartenbakken, etc. Welke van deze gegevens hiervan gebruikt u nu ook voor uw dagelijks werk? Beoordeel of deze gegevens toegevoegd moeten worden aan het overzicht van objecten en beheerkenmerken. Vastleggen van de informatiebehoefte Leg de verzamelde gegevens (=uw informatiebehoefte) vast in een overzicht per discipline. Beschrijf per beheerobject welke beheerkenmerken moeten worden vastgelegd. 17
4.4 Afronden beschrijving informatiebehoefte In zowel het geval dat u op dit moment al beheersoftware gebruikt als in het geval dat dit niet zo is, wordt tenslotte per object en per beheerkenmerk geïnventariseerd wat de benodigde actualiteit, nauwkeurigheid en volledigheid van deze informatie moet zijn. Actualiteit Ga na hoe vaak u een bepaald gegeven (object en beheerkenmerk) gebruikt. (dagelijks), wekelijks, maandelijks, (kwartaal), halfjaarlijks, jaarlijks, tweejaarlijks, incidenteel bij calamiteiten, Leidt hieruit af wat de benodigde actualiteit van een gegeven is. Geef ook aan of een gegeven voor een bepaalde datum actueel moet zijn (bijvoorbeeld in verband met bestekken). Maak een onderscheid tussen actualiteit van objecten en actualiteit van beheerkenmerken. Nauwkeurigheid Ga na wat de benodigde nauwkeurigheid van een gegeven (object en beheerkenmerk) is voor uw werkproces. Volledigheid Geef per object aan of er behoefte is om het gebiedsdekkend op te nemen. Of bijvoorbeeld alleen binnen de bebouwde kom, daarbuiten of in het centrum. Deze eisen ten aanzien van de actualiteit, nauwkeurigheid en volledigheid voegt u toe aan het eerder opgestelde overzicht waarin de informatiebehoefte is opgenomen. 18
5 Stap 3: Analyse informatiebehoefte Na de eerste inventarisatie van de informatiebehoefte zal kritisch beoordeeld moeten worden of alle objecten en beheerkenmerken op het overzicht daadwerkelijk nodig zijn voor het uitvoeren van de beheerprocessen. Aan zowel het opbouwen als bijhouden van gegevens zijn immers kosten verbonden. Daarnaast hebben gegevens die nooit worden gebruikt geen gebruikswaarde, omdat er geen controles plaatsvinden op actualiteit en juistheid ervan. Toekomstig hergebruik van deze gegevens door anderen zou dan tot verkeerde conclusies kunnen leiden. De analyse van de informatiebehoefte bestaat uit het leggen van een koppeling tussen de op de overzichten opgenomen objecten en beheerkenmerken (stap 2) en de geïnventariseerde taken en werkprocessen (stap 1). Daarnaast een analyse van de opgenomen objecten en beheerkenmerken in relatie tot de gebruikte beheermethodiek. Daarmee ontstaat een beschreven informatiebehoefte die één op één is gekoppeld aan de beheerprocessen en getoetst is aan de door de gemeente gebruikte beheermethodiek. Het resultaat van deze stap is een overzicht van de informatiebehoefte, uitgewerkt in objecten en bijbehorende beheerkenmerken en afgestemd op de landelijke standaarden. 5.1 Analyse in relatie tot taken en werkprocessen Ga voor de analyse van de informatiebehoefte kritisch na of genoemde objecten en beheerkenmerken echt nodig zijn voor de uitvoering van het beheerproces voor de openbare ruimte. Ga na welke taken en werkprocessen uit het overzicht van stap 1 ondersteund worden door de objecten en beheerkenmerken verzameld in stap 2. Het beste resultaat wordt verkregen door hiervoor een collega van een andere afdeling of een externe adviseur te vragen om de rol van advocaat van de duivel te spelen om zodoende echt kritisch te beoordelen of gegevens nodig zijn voor uitvoering van taken en werkprocessen. Als aanvulling hierop kan ook de techniek ingezet worden. Er kan bijvoorbeeld worden gecontroleerd of in de huidige beheersoftware de gegevens in de afgelopen periode daadwerkelijk ingezien of gebruikt zijn. Blijven er objecten en beheerkenmerken over die niet aan een werkproces te koppelen zijn? Objecten en beheerkenmerken die in de afgelopen periode niet gebruikt zijn? Dit zijn dan mogelijk objecten en beheerkenmerken die niet tot de informatiebehoefte behoren en waarschijnlijk uit het overzicht verwijderd kunnen worden. Ook andersom is het goed om te kijken of er voor het uitvoeren van taken/werkprocessen objecten en beheerkenmerken benodigd zijn die nog niet op de lijst staan. Voeg deze dan toe. Zorg hierbij voor synchronisatie met standaarden en inventariseer aanvullend de voor deze gegevens geldende eisen ten aanzien van actualiteit, nauwkeurigheid en volledigheid. 5.2 Analyse in relatie tot beheermethodiek Tot slot kunt u, op een zelfde wijze als hierboven beschreven, toetsen of de objecten en beheerkenmerken matchen met de door de gemeente gebruikte beheermethodiek (integraal beheer, risicogestuurd beheer, gebiedsgericht beheer, assetmanagement). Leidt de gebruikte beheermethodiek wellicht tot een nog niet eerder benoemde informatiebehoefte. 19
6 Stap 4: Vaststellen informatiebehoefte In voorgaande stappen is per discipline de informatiebehoefte samengesteld en uitgewerkt in een overzicht met objecten en beheerkenmerken. Tevens is er een analyse en beoordeling uitgevoerd op gebruik, kwaliteit en nut en noodzaak van de opgestelde informatiebehoefte. Het is goed om dit als laatste stap te laten vaststellen in het MT, voordat u gaat starten met de opbouw van de bestanden. 20
7 Realiseren Nu er een vastgesteld overzicht is van de informatiebehoefte, is de volgende stap het daadwerkelijk verzamelen, inwinnen van de benodigde informatie. In de aanpak BOR-BGT is dit weergegeven in de stap bestanden opwerken. Hieronder zijn nog enkele aandachtspunten voor het opwerken van de bestanden opgenomen, die voortvloeien uit hetgeen eerder is beschreven in dit document. Informatiebehoefte van andere organisatie onderdelen In dit document ligt de focus op de informatiebehoefte van beheer openbare ruimte. GEO is onafhankelijk van de gekozen inrichtingsvariant aan zet om te beoordelen of de inhoud van het BGT IMGeo-registratie van de gemeente voldoet aan de informatiebehoefte van de gehele gemeente. GEO zal de BGT IMGeo-registratie daarop in overleg met de verschillende betrokken gebruikers zo nodig aanpassen. Steekproef kwaliteit reeds aanwezige gegevens In de situatie dat gegevens overgenomen gaan worden uit bestaande (beheer)registraties is het goed om een oordeel te vellen over de kwaliteit van deze objecten en beheerkenmerken voordat begonnen wordt met het omzetten van deze gegevens naar IMBOR terminologie. Voer hiertoe een steekproef uit naar de kwaliteit (actualiteit, volledigheid, compleetheid) van de beschikbare gegevens. Beoordeel of de gegevens uit de huidige beheersoftware kunnen worden hergebruikt of dat het wellicht efficiënter is om gegevens helemaal opnieuw in te winnen. Uitwisseling via horizontaal berichtenverkeer Gegevens over beheerobjecten worden door de afdeling BOR met behulp van beheersoftware vastgelegd in een BOR-registratie. In het horizontale berichtenverkeer tussen BOR en GEO worden alleen de BGT IMGeo-objecten uitgewisseld, de IMBOR-beheerkenmerken (zoals bijvoorbeeld boomnummer en soortnaam) worden niet uitgewisseld. Om de BGT IMGeo-registratie beter te laten aansluiten bij het werkproces beheer openbare ruimte is er geen aggregatieverplichting opgelegd. Dit wil zeggen dat als de beheerder openbare ruimte BGT IMGeo-objecten verder wil detailleren m.b.v. IMBOR, hij deze kan uitwisselen met GEO als aan elkaar grenzende BGT IMGEO-objecten met gelijke kenmerken op BGT-niveau. Het is belangrijk om hierover duidelijke afspraken te maken binnengemeentelijk tussen BOR en GEO, maar ook door GEO, buiten gemeentelijk, met de andere bronhouders. Mutatiegevoelige beheergegevens Als beheergegevens alleen op bepaalde momenten beschikbaar moeten zijn, bijv. voor het maken van een bestek, en wellicht tussentijds veel muteren, kan dit een reden zijn om deze gegevens ad hoc in te winnen en niet continue te willen beheren. Beoordeel op basis van de mutatiegraad van gegevens in relatie tot het gebruik van deze gegevens of deze gegevens als beheerobjecten in de beheersoftware beheerd moeten worden. Toets voordat deze beslissing genomen wordt of er 21
andere organisatie onderdelen zijn binnen de gemeente die deze informatie wel nodig hebben voor uitvoering van hun werkprocessen. Fasering Het invoeren van een nieuw onbekend informatiemodel IMBOR en een nieuwe manier van werken voor de beheerders openbare ruimte vergt veel van de organisatie. De verandercapaciteit van een organisatie is over het algemeen beperkt. Zorg voor voldoende fasering tijdens het opwerken van bestanden. 22
Taak Ja/Nee? Bijlage 1 Overzicht van taken en werkprocessen beheer openbare ruimte verlichting verkeer water tunnels sport meubilair civiele constructies borden faunavoorzieningen spelen rioleringen i.s.m. GWSW groen, bomen en terreinen wegen Overzicht van taken en werkprocessen openbare ruimte: Uitvoering: Fysieke activiteiten in de openbare ruimte voor onderhoud, verbetering, toevoeging of wijzigingen aan de openbare ruimte. - periodiek onderhoud / onderhoudswerkzaamheden - realisatie (reconstructies en nieuwe werken) - afhandeling van klachten en meldingen Beleid en voorbereiding: Beleidsvorming - formuleren beleid - advisering B&W Inspectie en monitoring - Inspecties - Monitoren/schouwen Planning en begroting - opstellen van meerjarenplanning - opstellen beheer- en onderhoudsplannen, GRP - opstellen jaarbegroting (jaarrekening, kadernota, voorjaarsnota, productbegroting) Voorbereiding, administratie & toezicht (VAT) - voorbereiding reconstructies en nieuwe werken (opstellen kostenramingen, werkplannen, bestekken en bestekstekeningen) - toezicht reconstructies en nieuwe werken (directievoering, toezicht, nacalculatie, oplevering en overdracht) - voorbereiding op uitvoering beheer en onderhoud (opstellen kostenramingen, werkplannen, bestekken en bestekstekeningen) - toezicht op uitvoering beheer en onderhoud (directievoering, toezicht, nacalculatie, oplevering en overdracht) Projectmanagement en coördinatie - formuleren projectvoorstellen (initiatief, definitie en ontwerp) - risicomanagement. -. - 23
KWALITEITSINSTITUUT NEDERLANDSE GEMEENTEN NASSAULAAN 12 2514 JS DEN HAAG POSTBUS 30435 2500 GK DEN HAAG T 070 373 80 08 F 070 363 56 82 INFO@KINGGEMEENTEN.NL WWW.KINGGEMEENTEN.NL 24