Veilig medicijngebruik en verbeterde therapietrouw Thuiszorg Meest gestelde vragen over CareXS Medicatiezorg
Inhoudsopgave: Cliënten 1. Hoe maak ik een nieuwe cliënt aan? Pagina 4 2. Hoe kan ik een cliënt zoeken? Pagina 4 3. Hoe pas ik ingevoerde cliëntgegevens aan? Pagina 4 4. Hoe meld ik een cliënt uit zorg? Pagina 4 5. Waar kan ik een notitie maken voor een apotheker? Pagina 4 6. Hoe informeer ik zorgpartijen over andere zorgtaken? Pagina 5 7. Hoe of waar kan ik een notitie van de apotheker of andere Pagina 5 zorgpartij zien? 8. Hoe weet ik dat een notitie gelezen is? Pagina 5 9. Hoe voeg ik een mantelzorger toe? Pagina 5 10. Kan ik formele zorg of mantelzorg gegevens wijzigen? Pagina 5 Medicatie zorg 11. Waar kan ik de toediening van medicatie registreren? Pagina 6 12. Wat betekenen de verschillende symbolen (cirkel, beker, Pagina 6 hand ect.) in de toedienlijst? 13. Wanneer zet ik medicatie klaar? Pagina 6 14. In welke gevallen geef ik medicatie in eigen beheer? Pagina 7 15. Hoe zet ik bepaalde medicatie klaar voor een cliënt? Pagina 7 16. Hoe registreer ik klaargezette medicatie? Pagina 7 17. Hoe registreer ik de dubbele controle van risico medicatie? Pagina 7 18. Hoe registreer ik de dubbele controle van klaargezette risico Pagina 7 medicatie? 19. Hoe geef ik medicatie in eigen beheer? Pagina 8 20. Kan ik van een cliënt bepaalde medicatie op één zorgmoment in eigen beheer zetten en andere medicatie niet? Pagina 8 21. Hoe verwijder ik een verkeerd geregistreerde medicatie? Pagina 9 Medicatie 22. Waar kan ik de medicatie status van een cliënt vinden? Pagina 9 23. Waar vind ik de elektronische toedienlijst? Pagina 9 Connected Health Solutions 2016 Pagina 2
Apotheek 24. Hoe ziet de apotheker dat er een nieuwe cliënt is aangemeld? Pagina 9 25. Waar kan ik zien wanneer de apotheker voor het laatst de Pagina 9 medicatie heeft gecontroleerd? 26. Hoe stel ik de apotheker op de hoogte van bijwerkingen? Pagina 9 Beheer 27. Hoe maak ik extra medewerkers aan? Pagina 10 28. Waar kan ik mijn mailadres of telefoonnummer wijzigen? Pagina 10 Algemeen 29. Hoe kan ik de app downloaden? Pagina 10 30. Welke browsers kan ik gebruiken? Pagina 10 31. Hoe wijzig ik mijn wachtwoord? Pagina 10 32. Ik kan niet inloggen. Pagina 10 33. Kan ik een oud en/of ongebruikt gebruikersaccount Pagina 11 verwijderen? 34. Er zijn wijzigingen aangekondigd in CareXS, maar ik kan ze nog Pagina 11 niet zien. Connected Health Solutions 2016 Pagina 3
Cliënten 1. Hoe maak ik een nieuwe cliënt aan? Voor het aanmaken van een nieuwe cliënt gaat u vanuit het Dashboard naar Cliënten. Hierna klikt u links in het menu op nieuwe cliënten en rechts in beeld op cliënt aanmelden. Vervolgens opent er een uitklapscherm; hier kunt u alle gegevens van de cliënt invullen. Klik op volgende en vul de zorgpartijen van de cliënt in. Klik op opslaan. Uw cliënt is aangemaakt. Let op dat alle velden met een * goed zijn ingevuld. Huisarts is geen verplicht veld, indien deze gegevens nog niet zijn ingevuld, kan dit veld overgeslagen worden. Apotheek is wel verplicht veld. 2. Hoe kan ik een cliënt zoeken? Vanuit het Dashboard klikt u op Cliënten. U komt dan gelijk in het menu cliënten. Hier ziet u een totaaloverzicht van alle cliënten die in CareXS staan. Wilt u op Naam, BSN of Geboortedatum een cliënt zoeken vul dan boven in het scherm op Naam, BSN, Geboortedatum een zoekterm in en klik op Zoek. U kunt eventueel ook extra filters toevoegen. 3. Hoe pas ik ingevoerde cliëntgegevens aan? Vanuit het Dashboard klikt u op Cliënten. U komt dan gelijk in het menu cliënten. Selecteer of zoek de cliënt waarvan u de gegevens wilt aanpassen. U komt dan in het Profiel van de cliënt. Klik vervolgens op het potloodje rechts in beeld. U kunt nu de gegevens aanpassen. Klik als laatste op opslaan. Let op; BSN kan niet gewijzigd worden. 4. Hoe meld ik een cliënt uit zorg? Vanuit het Dashboard klikt u op Cliënten. U komt dan gelijk in het menu cliënten. Selecteer of zoek de cliënt die u uit zorg wilt melden. U komt dan in het Profiel van de cliënt. Klik vervolgens op tabblad Zorgstatus. Als u bij patiënt status op het + tekentje klikt opent er een uitklapscherm. Hier kunt u aangeven of de cliënt uit zorg of tijdelijk uit zorg gaat of overleden is. De ingangsdatum is de datum waarop de registratie van de cliënt bij CareXS stopt. 5. Waar kan ik een notitie maken voor een apotheker? Vanuit het Dashboard klikt u op Cliënten. U komt dan gelijk in het menu cliënten. Selecteer of zoek de cliënt waarover u een notitie wilt maken voor de apotheker. Kies hierna links onderin het menu op Notities en klik op Maak hier uw notitie. Als u uw notitie gemaakt heeft, kunt u een zorgpartij selecteren waarvoor u de notitie maakt. U kiest hier de Apotheek. Daarna kunt u kiezen uit de onderwerpen: Algemeen, Evaluatie medicijn gebruik, Werkafspraken, Bijwerkingen, Medicatie & dosering en Afwijkingen toedienadvies. De laatste stap is Notitie toevoegen. Connected Health Solutions 2016 Pagina 4
De apotheker ontvangt per mail een bericht dat er een nieuwe notitie in CareXS staat. 6. Hoe informeer ik zorgpartijen over andere zorgtaken? U kunt andere zorgpartijen, zoals Apotheek, Huisarts en Trombosedienst, informeren via een notitie. Gaat u hiervoor vanuit het Dashboard naar Cliënten. U komt dan gelijk in het menu cliënten. Selecteer of zoek de cliënt waarover u een notitie wilt maken. Klik vervolgens links in het menu op Notities. Maak hier uw notitie, vervolgens kunt u een Zorgpartij selecteren voor wie de notitie bedoeld is en kunt u een categorie toevoegen. Als u een zorgpartij selecteert dan ontvangt deze een bericht via de mail dat er een nieuwe notitie in CareXS staat. In deze mail staat een link. Als u op deze link klikt en u bent al ingelogd in CareXS, dan komt u gelijk in de notitie terecht. Bent u niet ingelogd, dan logt u eerst in en dan komt u daarna rechtstreeks in de notitie terecht. Ook kunt u meerdere Zorgpartijen selecteren. De notitie wordt dan naar alle geselecteerde partijen verstuurd. 7. Waar kan ik een notitie van de apotheker of andere zorgpartijen zien? Indien een apotheker of een andere zorgpartij een notitie heeft geplaatst, krijgt u hiervan een mail. In deze mail staat een link. Als u op deze link klikt en u bent al ingelogd in CareXS, dan komt u gelijk in de notitie terecht. Bent u niet ingelogd, dan logt u eerst in en dan komt u daarna rechtstreeks in de notitie terecht. 8. Hoe weet ik dat een notitie gelezen is? Indien een notitie gelezen is door de zorgpartij aan wie u de notitie heeft verstuurd, dan kunt u bij de notitie die u geplaatst heeft een vinkje zien. 9. Hoe voeg ik een mantelzorger toe? Vanuit het Dashboard klikt u op Cliënten. U komt dan gelijk in het menu cliënten. Selecteer of zoek de cliënt waarvoor u een mantelzorger wilt toevoegen. Klik hierna op links in het menu op Zorg partijen. U komt dan in het tabblad Formele Zorg. Klik dan op het tabblad Mantelzorg en vervolgens rechts in beeld op Mantelzorg toevoegen. 10. Kan ik formele zorg of mantelzorg gegevens wijzigen? CareXS voorziet nu nog niet in de mogelijkheid dat deze gegevens aangepast kunnen worden. Mail uw verzoek met de wijziging naar support@carexs.com. Wij zullen het dan zo spoedig mogelijk voor u aanpassen. Connected Health Solutions 2016 Pagina 5
Medicatie zorg 11. Waar kan ik de toediening van medicatie registreren? Vanuit het Dashboard klikt u op Medicatiezorg. U komt dan in het menu cliënten. Selecteer of zoek de cliënt waarvoor u de toediening van medicatie wilt registreren. Klik dan links in het menu op Zorgmomenten. U komt in het overzicht met medicatie voor vandaag en de tijd van het eerste zorgmoment. Klik links in het menu op de tijd van het zorgmoment waarvan u de toediening van medicatie wilt registreren. Klik op het witte rondje of het blauw gekleurde bekertje. Als het rondje of het bekertje een blauw rondje wordt, dan is de medicatie geregistreerd. Wilt u in één keer alle medicatie registreren, klik dan onder in het scherm op Alles selecteren en vervolgens op Registreren. 12. Wat betekenen de verschillende symbolen (cirkel, beker, hand ect.) in de toedienlijst? Een witte cirkel geeft aan dat de medicatie nog niet is toegediend. Een blauwe cirkel geeft aan dat de medicatie is toegediend. Het cijfer in de cirkel geeft de dosering aan. Een witte cirkel met rechts bovenin een! betekent dat het om risico medicatie gaat en waarvoor dubbel controle nodig is. Een witte cirkel met rechts bovenin een blauw vinkje betekent de dubbele controle is uitgevoerd, maar de medicatie is nog niet toegediend. Een blauwe cirkel met rechts bovenin twee vinkjes betekent dat de medicatie is toegediend en de dubbele controle is uitgevoerd. Een blauwe cirkel met rechts bovenin een vinkje en een x betekent dat risico medicatie is toegediend, maar waarvan er nog geen dubbele controle is uitgevoerd. Een witte hand geeft aan dat deze medicatie door cliënt zelf wordt toegediend (eigen beheer). Een blauwe hand geeft aan dat de medicatie door cliënt is ingenomen. Een witte beker geeft aan dat de medicatie niet is klaargezet. Een witte beker met rechts bovenin een! betekent dat het om risico medicatie gaat en deze nog niet is klaargezet. Een blauwe beker geeft aan dat de medicatie is klaargezet. Het cijfer in de beker geeft de dosering aan. Een blauwe beker met rechts bovenin een! betekent dat het om risico medicatie gaat en deze is klaargezet. Een blauwe beker met 1 vinkje geeft aan dat risico medicatie is klaargezet en de dubbele controle is uitgevoerd. Connected Health Solutions 2016 Pagina 6
13. Wanneer zet ik medicatie klaar? Medicatie kan je klaarzetten voor A. de cliënt, zodat hij/zij op een later moment zelf de medicatie kan innemen of B. voor een collega als een dubbele controle. 14. In welke gevallen geef ik medicatie in eigen beheer? Indien je als verpleegkundige/verzorgende geen zorgtaken hebt bij een cliënt over een bepaalde medicatie dan kan deze medicatie in Eigen beheer gegeven worden. 15. Hoe zet ik bepaalde medicatie klaar voor een cliënt? Vanuit het Dashboard klikt u op Medicatiezorg. U komt dan in het menu cliënten. Selecteer of zoek de cliënt waarvoor u de medicatie wilt klaarzetten. Klik links in het menu op Klaarzetten. U komt in het overzicht met medicatie voor vandaag en de tijd van het eerste zorgmoment. In de blauwe balk ziet u welke dag/datum het is. In de paarse balk bovenin het scherm ziet u voor welke tijd de medicatie geselecteerd is. Is dit de juiste datum en tijd dan klikt u op het bekertje achter de medicatie, wordt het bekertje blauw dan is de medicatie klaargezet. Wilt u voor een andere dag medicatie klaarzetten dan kunt u in de blauwe balk waar de dag/datum staat op < of > klikken. 16. Hoe registreer ik klaargezette medicatie? Vanuit het Dashboard klikt u op Medicatiezorg. U komt dan in het menu cliënten. Selecteer of zoek de cliënt waarvoor u klaargezette medicatie wilt registreren. Klik dan links in het menu op Zorgmomenten. U komt in het overzicht met medicatie voor vandaag en de tijd van het eerste zorgmoment. Klik links in het menu op de tijd van het zorgmoment waarvan u de toediening van medicatie wilt registreren. Klik op het blauw gekleurde bekertje. Als het bekertje een blauw rondje wordt, dan is de medicatie geregistreerd. 17. Hoe registreer ik de dubbele controle van risico medicatie? Om de toediening van risico medicatie te kunnen registreren, gaat u vanuit het Dashboard naar Medicatiezorg. U komt dan in het menu Zorgmomenten. U kiest de tijd van uw zorgmoment en dan zoekt u de cliënt waarvoor u de controle wilt registreren. U komt dan in het overzicht van de medicatie die op dat moment toegediend moet worden. Aan cirkels met rechts bovenin een uitroepteken kan je zien dat het om een medicatie gaat waar een dubbel controle voor nodig is. Connected Health Solutions 2016 Pagina 7
Klik op de cirkel met uitroepteken van de risico medicatie. Er klapt dan een menu open aan de rechter kant. Optie; Vult u alleen de naam in van degene die de dubbele controle heeft uitgevoerd dan zult u zien dat er nu een cirkel staat met 1 blauw vinkje en een rode x. Heeft u de medicatie toegediend en geregistreerd dan wordt dit weergegeven door een blauwe cirkel met 2 vinkjes rechts bovenin. 18. Hoe registreer ik de dubbele controle van klaargezette risico medicatie? Om de dubbele controle van klaargezette risico medicatie te registreren, gaat u vanuit het Dashboard naar Medicatiezorg. U komt dan in het menu Zorgmomenten. Klik dan links in het menu op Cliënten en kies vervolgens de cliënt waarvoor u de dubbele controle van de klaargezette medicatie wilt registreren. Kies dan links in het menu op Klaarzetten. Klik op de witte beker op de juiste datum/tijd van klaarzetten en registreer hoeveel medicatie u klaarzet. De medicatie is nu klaargezet. Vervolgens gaat u naar Zorgmomenten links in het menu en kiest vervolgens dezelfde datum/tijd aan van klaarzetten van de medicatie. Klik op de blauwe beker. U komt dan in het tabblad Dubbele controle. Hierin vult u de naam van degene die de dubbele controle heeft uitgevoerd en klik op Registratie. U komt dan automatisch in het volgende tabblad Registratie. Hier vult u dus niets in! Klik op Annuleren. Nu is de dubbele controle van de klaargezette medicatie geregistreerd. 19. Hoe geef ik medicatie in eigen beheer? Het eigen beheer is gekoppeld aan zorgmomenten. Vooralsnog is het alleen mogelijk om alle medicatie van een bepaald zorgmoment in Eigen Beheer te zetten. Vanuit het Dashboard klikt u op Medicatiezorg. U komt dan in het menu cliënten. Selecteer of zoek de cliënt waarvoor u medicatie in eigen beheer wilt geven. Klik links in het menu op Eigen Beheer. Klikt u onderaan het scherm op het driehoekje naast de datum van Schema begint vanaf. Hier kiest u de ingangsdatum van het beheer van de medicatie. Vervolgens klikt u op de witte hand op de dag en toedientijd waarop u alle medicatie in eigen beheer wilt zetten. De hand wordt blauw en uw medicatie is in eigen beheer gezet. 20. Kan ik van een cliënt bepaalde medicatie op één zorgmoment in eigen beheer zetten en andere medicatie niet? Dat is helaas niet mogelijk. Connected Health Solutions 2016 Pagina 8
21. Hoe verwijder ik een verkeerd geregistreerde medicatie? Dit kunt u ongedaan maken door op het blauwe rondje te klikken. U komt dan in het uitklapscherm van de toedienregistratie. Klik op de knop Wijzigen en vervolgens op Verwijderen. Medicatie 22. Waar kan ik de medicatie status van een cliënt vinden? Vanuit het Dashboard klikt u op Medicatie. U komt dan in het menu cliënten. Vervolgens kiest u de cliënt waarvan u de medicatie status wilt bekijken. Klik dan links in het menu op Medicatie Status. U komt dan gelijk in de Actuele medicatielijst van de cliënt. Wilt u zien welke medicatie de cliënt in het verleden gehad heeft, klik u dan op het tabblad Gestopt. 23. Waar vind ik de elektronische toedienlijst? De elektronische toedienlijst vind je door vanuit het Dashboard op Medicatie te klikken. Zoek de cliënt waarvan je de toedienlijst wilt inzien en klik links in het menu op Toedienlijst. Apotheek 24. Hoe ziet de apotheker dat er een nieuwe cliënt is aangemeld? De apotheker krijgt in het menu Cliënten bij Nieuwe cliënten een getal te zien van het aantal nieuwe cliënten en ontvangt per mail een bericht dat er een nieuwe notitie in CareXS staat. 25. Waar kan ik zien wanneer de apotheker voor het laatst de medicatie heeft gecontroleerd? Vanuit het Dashboard klikt u op Cliënten. U komt dan gelijk in het menu cliënten. Hier zoekt u de cliënt waarvan u wilt weten wanneer de medicatie is gecontroleerd. Vervolgens gaat u naar de toedienlijst en ziet u boven in de grijze balk (boven de medicatie) de datum waarop de apotheker de medicatielijst voor het laatst heeft gecontroleerd. 26. Hoe stel ik de apotheker op de hoogte van bijwerkingen? In CareXS is er een mogelijkheid om een notitie te maken voor de apotheker (of een collega). Ga hiervoor vanuit het Dashboard naar Cliënten. U komt dan gelijk in het menu cliënten. Hier zoekt u de cliënt waarvoor u een notitie wilt maken. Vervolgens gaat u links in het menu naar Notities. Klikt u op Maak hier uw notitie. Als u uw notitie gemaakt heeft, selecteer dan de apotheker als zorgpartij. Daarna kunt u als onderwerp kiezen Bijwerkingen. De laatste stap is Notitie toevoegen. De apotheker ontvangt nu een mail met een directe link naar de gemaakte notitie. Connected Health Solutions 2016 Pagina 9
Beheer 27. Hoe maak ik extra medewerkers aan? Voor het aanmaken van extra medewerkers gaat u vanuit het Dashboard naar Beheer. Vervolgens klikt u links in het menu op Zorgteam medewerkers. Klik rechts in beeld op het plus teken om een gebruiker toe te voegen. De nieuwe gebruiker ontvangt dan een mail. In deze mail staat een link die de gebruiker moet aanklikken om het account te bevestigen. Deze link is 7 dagen geldig. 28. Waar kan ik mijn mailadres of telefoonnummer wijzigen? Vanuit het Dashboard ga je naar Beheer. U komt dan gelijk in uw profiel terecht. Om het telefoonnummer te wijzigen klikt u op het potloodje naast het telefoonnummer. Wijzig het nummer en klik op Opslaan. Als u het mailadres wilt veranderen dan opent er een uitklapscherm. U vult hier uw wachtwoord en een nieuw mailadres in en dan verstuurt u deze gegevens door op de knop Registreren te klikken. Algemeen 29. Hoe kan ik de app downloaden? De CareXS Android app is verkrijgbaar op https://play.google.com/. De Care XS Apple app is beschikbaar in de App store. 30. Welke browsers kan ik gebruiken? Chrome en Safari kunt als browser gebruiken voor CareXS. Let op! Om optimaal gebruik te maken van CareXS en al zijn updates, dient u regelmatig de browsergegevens te verversen. 31. Hoe wijzig of verander ik mijn wachtwoord? Wanneer u rechtsboven in het scherm op uw naam klikt, gaat u naar uw profiel. Daar vindt u de optie om uw wachtwoord te wijzigen door op het potloodje te klikken. Een wachtwoord moet tenminste 1 Hoofdletter, 1 kleine letters en 1 cijfer bevatten en in totaal 8 tekens. 32. Ik kan niet inloggen. Kijk of je je login-gegevens correct hebt ingevoerd. Staat Caps Lock of NumLock per ongeluk nog aan? Mocht dit niet de oplossing zijn. Dan kun je op ons inlogscherm de knop "Hulp bij inloggen" vinden. Klik hierop en volg de instructies. Werkt het nog niet, neem dan even contact op met je 'teammanager' (dat is degene die bij jullie alle collega's kan invoeren en uitnodigen voor het systeem). Connected Health Solutions 2016 Pagina 10
Mochten jullie er dan nog niet uitkomen kunnen jullie altijd contact opnemen met Service & Support van CareXS (via mail: support@carexs.com of telefoon 020-820 85 55). 33. Kan ik een oud en/of ongebruikt gebruikersaccount verwijderen? De mogelijkheid bestaat om binnen CareXS een oud/ongebruikt account te verwijderen. Als in het hoofdmenu kiest voor de optie 'Beheer' kunt u als teammanager accounts verwijderen. 34. Er zijn wijzigingen aangekondigd in CareXS, maar ik kan ze nog niet zien. Om van alle nieuwe functies gebruik te maken is het verstandig om regelmatig het werkgeheugen van uw laptop of tablet te legen. U kunt hiervoor CTRL F5 gebruiken of de refresh button. Mocht er niet uitkomen kunt u uiteraard altijd contact met ons opnemen. Connected Health Solutions 2016 Pagina 11