Procedure Auditproces proces certificatie BRL SIKB 11000 INHOUD 1 DOEL 2 2 INLEIDING 2 3 BESCHRIJVING PROCEDURE 2 3.2 Aanvraag 2 3.3 Klantmap 2 3.4 Aanbieding 2 3.5 Overeenkomst retour 4 3.6 Samenstelling audit team 4 3.7 Opdrachtverstrekking auditor 4 3.8 Vooronderzoek 5 3.8.1 Tekortkomingen 5 3.8.2 Rapport vooronderzoek 6 3.9 Implementatie audit bestaande uit veldonderzoek en kantooronderzoek 6 3.9.1 Observaties 7 3.9.2 Niet-kritieke tekortkomingen 7 3.9.3 Kritieke tekortkomingen 7 3.10 Rapportage 8 3.11 Beoordeling Coördinator 9 3.12 Certificatiebeslissing 9 3.13 Tussentijdse audits 10 3.14 Speciale audits 11 3.15 Sancties 12 3.15.1 Schriftelijke waarschuwing / Extra toets 12 3.15.2 Schorsing 12 3.15.3 Intrekking 13 3.16 Nietig verklaring 14 3.17 Klachten 15 3.18 Beroep 15 3.19 Geschillen 15 3.20 Publicatie 15 4. BIJLAGEN 15 Procedure: Auditproces Product certificatie BRL SIKB 11000 Versie 20-02-2015 Pagina: 1 van 15
1 DOEL Het vastleggen van het auditproces voor die schema s waar geen proces is opgenomen in de toelichting bij de norm. Aanvullende informatie geven hoe alfa bureau voor certificering om gaat met het certificatieproces voor die schema s waar een proces is opgenomen in de toelichting bij norm. 2 INLEIDING Het proces om te komen tot het verstrekken van een certificaat wordt beschreven in onderliggende procedure. Hierbij zijn de uit te voeren activiteiten steeds in delen geknipt zodat per deel is vastgelegd welke activiteiten hier worden uitgevoerd. Alfa is geaccrediteerd voor de 17065 op de normen BRL 2100 en 7000 door de RvA onder registratienummer C601. 3 BESCHRIJVING PROCEDURE 3.1 Betrokken functionarissen/afdelingen Voor de uitvoering van de in deze procedure beschreven werkzaamheden is de Certificatie Manager van alfa bureau voor certificering bv volledig bevoegd, behoudens het vaststellen van offertes en het nemen van certificatiebesluiten. Die taak ligt bij de directeur. De Coördinatoren van in deze procedure genoemde schema s, de (lead)-auditoren en secretariaat hebben een adviesbevoegdheid betreffende deze procedure. 3.2 Aanvraag Indien een potentiële klant een offerte wil aanvragen kan hij dat op verschillende wijzen doen. Via de website middels het elektronische meldingsformulier Offerteaanvraag of telefonisch/fax. Na het invullen van het offerteformulier wordt aan de hand van de tijdstabellen en de te certificeren normen het aantal mandagen bepaald voor de aanbieding. Hierbij wordt onder meer gebruik gemaakt van het Excel spreadsheet waarmee eveneens de mogelijke kortingen mee zijn te bepalen. 3.3 Klantmap Door het secretariaat wordt een elektronische klanten map aangemaakt. Alle documenten die betrekking hebben op deze klant worden hierin opgeslagen. De klant map is in dit stadium toegankelijk voor kantoor, het management en de coördinatoren. Na ontvangst van de overeenkomst (zie 3.5) en de samenstelling van het audit team (zie 3.6) krijgt het auditteam de benodigde documenten uit de klant map per email toegezonden. 3.4 Aanbieding Doorlooptijd voor een aanbieding is 3 werkdagen bij een enkelvoudige aanvraag en 6 werkdagen bij meervoudige aanvragen. De aanbieding wordt gegenereerd door het aanvullen van de gegevens door de het secretariaat. Bij het bepalen van het aantal mandagen wordt gebruik gemaakt van de interne excelspreadsheet te besteden mandagen en productcertificatie voor de betreffende BRL 11000 en protocol 11001. In enkele gevallen kan het voorkomen dat het aantal mandagen wordt gereduceerd. Indien dit het geval is dan zal dit per dossier worden onderbouwd. Het secretariaat slaat na akkoord door de directeur de aanbieding op en stuurt de aanbieding per email naar de potentiële klant inclusief de bijlagen Certificeringsovereenkomst en Opdrachtformulier. De Algemene Voorwaarden en procedure Auditproces zijn te downloaden van de website www.alfacertificering.nl. Nabellen van de aanbiedingen wordt geïnitieerd door het secretariaat. Procedure: Auditproces Product certificatie BRL SIKB 11000 Versie 20-02-2015 Pagina: 2 van 15
Indien de klant de aanbieding accepteert en zowel de certificeringsovereenkomst, opdrachtformulier als een kopie van het uittreksel Kamer van Koophandel toestuurt volgt stap 3.7. Indien geen overeenstemming wordt bereikt dan wordt de klantmap gearchiveerd (niet gehonoreerde aanbiedingen). Overnames/hercertificering Indien een reeds gecertificeerde partij een certificaat wil onderbrengen bij Alfa bureau voor certificering bv middels een overname/hercertificering van het certificaat wordt er door het secretariaat een bezoek aan de certificaathouder ingepland en worden de rapportages van de andere Certificatie Instelling opgevraagd. Op basis van het bezoek en de rapportages vindt er een review plaats door de coördinator middels formulier analyse bij overnames/hercertificering ten aanzien van de tijd voor de overname/hercertificering. In de review komen de volgende onderwerpen aan de orde: - Locatiebezoek - Gewenste scope - Aantal medewerkers - Aantal projecten - Aard van de activiteiten - Omvang van de organisatie - Informatie uit voorgaande rapportages - Observaties en/of tekortkomingen - Klachten (bekend/afhandeling) - Certificaat geschorst / ingetrokken Indien er geen bezoek wordt uitgevoerd dient dit met redenen omkleed opgenomen te worden in de klantmap van de certificaathouder. Indien de rapportages van voorgaande audits niet worden verstrekt door de certificaathouder, deze niet beschikbaar zijn of worden gesteld, dan zal de certificaathouder als een nieuwe klant worden beschouwd. Indien uit het bezoek en de rapportages blijkt dat het certificaat regulier afloopt (dus na de tweede controle audit zonder afwijkingen of met afgesloten afwijkingen) wordt er een hercertificatie onderzoek ingepland. Op basis van het mandagenformulier en de review wordt berekend wat de aan te bieden audittijd is. Indien tijdens het vooronderzoek blijkt dat de aangeboden audittijd niet juist is, zal onmiddellijk contact met de klant worden opgenomen en de te besteden tijd worden verhoogd. Indien uit het bezoek en de rapportages blijkt dat het een overname betreft gedurende het lopende traject dan vraagt het secretariaat de status van het onderzoek op bij de Certificatie Instelling van het lopende certificaat. Indien de certificaathouder dit niet op prijs stelt of er andere redenen zijn waardoor er geen contact gezocht kan/mag worden met de vorige Certificatie Instelling, dan wordt dit geregistreerd in de klantmap. Procedure naar aanleiding van de status van het onderzoek: a. Nieuwe aanvraag, geen bijzonderheden; b. Nieuwe aanvraag, fase 1 is aantoonbaar positief afgesloten, onderzoek zal vanaf fase 2 volledig moeten worden uitgevoerd; c. Nieuwe aanvraag, fase 1 en 2 zijn aantoonbaar positief afgesloten, echter certificatiebesluit is nog niet formeel genomen, informatie voorleggen aan coördinator en certificatiebesluit kan worden genomen, indien akkoord, door besluitvormer; d. Gecertificeerd, certificaat is reeds verstrekt na initieel onderzoek, 1 e controle inplannen binnen 12 maanden na laatste datum van onderzoek (uit rapportage); e. Gecertificeerd, 1 e controle is uitgevoerd, indien er afwijkingen zijn, dienen deze succesvol te worden afgesloten voorafgaand aan de overname, indien er geen lopende afwijkingen zijn inplannen van 2 e controle onderzoek; f. Gecertificeerd, 2 e controle is reeds uitgevoerd, indien er afwijkingen zijn dienen deze succesvol te worden afgesloten voorafgaand aan de overname, indien er geen lopende afwijkingen zijn voorstel voor hercertificatie direct aansluitend aan lopende periode. Indien er lopende contracten of overeenkomsten zijn met partijen die van invloed kunnen zijn op de overname kan er geen sprake zijn van een overname en zal de certificaathouder beschouwd worden als een nieuwe klant. Met name schorsing-, intrekking-, of faillissementsprocedures en andere procedures met partijen en/of de vorige Certificatie Instelling. Procedure: Auditproces Product certificatie BRL SIKB 11000 Versie 20-02-2015 Pagina: 3 van 15
3.5 Overeenkomst retour Indien de klant akkoord gaat met de aanbieding dan wordt de overeenkomst door de klant getekend en samen met het opdrachtformulier geretourneerd. De klant dient eveneens de in de overeenkomst aangegeven documenten aan Alfa bureau voor certificering bv te verstrekken. Het secretariaat controleert of alle aangegeven documenten door de klant zijn meegezonden. Indien dit niet het geval is dan neemt het secretariaat contact op met de klant om de ontbrekende gegevens alsnog te verkrijgen. Tevens wordt er door het secretariaat gecontroleerd of er in de overeenkomst geen wijzigingen zijn aangebracht. Indien wijzigingen in de overeenkomst zijn aangebracht neemt het secretariaat contact op met de directeur. De directeur neemt vervolgens contact op met de klant. Bij overeenstemming over de wijziging wordt een nieuwe overeenkomst opgesteld en worden de stappen 3.4 en 3.5 herhaald. Als niet tot overeenstemming wordt gekomen, is er geen overeenkomst gesloten en wordt de klant hiervan schriftelijk op de hoogte gebracht. De klantmap wordt vervolgens gearchiveerd bij niet gehonoreerde offertes. Zodra een overeenkomst zonder wijzigingen is geretourneerd vermeld het secretariaat dit aan de directeur en Coördinator van betreffende norm. De overeenkomst wordt opgeborgen in de klantmap. 3.6 Samenstelling audit team Door het secretariaat met ondersteuning van de kwaliteitscoördinator wordt aan de hand van de gegevens uit de klantmap het auditteam samengesteld. Hierbij wordt rekening gehouden met kennis, ervaring, onafhankelijkheid, geografische ligging en capaciteit. Maar ook het feit of het een gecombineerde audit betreft, er wordt voldaan aan de certificatie-eisen en of de lead-auditor het systeem van de klant al eerder heeft beoordeelt. Lead-auditors in opleiding kunnen worden opgenomen in het auditteam. De lead-auditor wordt dan aangesteld als lead-auditor i.o. en is bevoegd om taken over te nemen. De lead-auditor behoudt de eindverantwoordelijkheid voor de activiteiten en bevindingen van de lead-auditor in opleiding. Zodra het team is samengesteld wordt het auditteam door het secretariaat ingelicht. Indien noodzakelijk wordt er voor de betreffende audit een vertaler of tolk ingeschakeld. De tolk wordt door Alfa bureau voor certificering ingeschakeld, zodat deze niet op onrechtmatige wijze de audit kan beïnvloeden. Eventuele andere aanwezige personen tijdens de audit, moeten van te voren worden aangemeld bij de klant of bij Alfa. Bijvoorbeeld waarnemers van een branche organisatie, adviseurs, toezichthouders, leden van de accreditatie instelling en ander gerechtvaardigde aanwezige persoon. Hiervoor geldt dat de klant of Alfa van te voren op de hoogte worden gesteld van aanwezigheid en de rechtvaardiging waarom deze personen tijdens de audit aanwezig zijn. Alfa draagt er zorg voor dat deze aanwezige personen het auditproces of het resultaat niet beïnvloeden De lead-auditoren dienen zelf te melden of er een relatie bestaat/heeft bestaan tussen hen en de klant die de onafhankelijkheid zou kunnen aantasten. Het secretariaat vraagt eenmaal per jaar van elke auditor een overzicht relatie auditoren met klanten van Alfa op. Indien tijdens de audit pas blijkt dat er een andere Alfa auditor als intern adviseur optreedt bij de betreffende klant en de lead-auditor ziet daar mogelijk een issue in ten aanzien van de onafhankelijkheid, dan meldt hij dit direct aan het secretariaat. Het secretariaat zal samen met de certificatiemanager beoordelen of de onafhankelijkheid in het geding is. Indien dit het geval is zal een ander auditteam worden samengesteld en zal de audit worden afgebroken. 3.7 Opdrachtverstrekking auditor Het secretariaat plant het onderzoek en verstrekt de benodigde gegevens aan de lead-auditor. Het secretariaat verstuurt een bevestiging van de gemaakte afspraken aan de klant. In deze bevestiging is tevens de mogelijkheid voor de klant opgenomen om de toegewezen lead-auditor te wraken. De Procedure: Auditproces Product certificatie BRL SIKB 11000 Versie 20-02-2015 Pagina: 4 van 15
bevestiging wordt gearchiveerd. Indien de klant wraking toepast, zal door de Certificatie Manager worden beoordeeld op welke gronden de wraking plaatsvindt. Indien wraking terecht is, zal door het secretariaat een wijziging in het auditteam aan de klant worden voorgesteld. 3.8 Vooronderzoek Als eerste stap van het auditproces wordt een vooronderzoek uitgevoerd door de lead-auditor. Het vooronderzoek wordt indien mogelijk bij de klant op locatie uitgevoerd. Ter plekke wordt een rapport van het vooronderzoek gemaakt. Het vooronderzoek bestaat minimaal uit: - Kennismaking met de sleutelfiguren van de organisatie en van het te auditten systeem - Documentatiebeoordeling, beoordeling procedures zoals noodzakelijk voor het behalen voor het procescertificaat, beoordeling of kwaliteitssysteem en/of veiligheidssysteem voldoet m.b.t. het gevraagde procescertificaat. Indien dit niet het geval is dan zal extra audit tijd noodzakelijk zijn om te beoordelen of de organisatie voldoet aan de minimaal gestelde eisen vanuit het betreffende protocol. - Eventuele rondleiding door/langs de werkplaats/werkplekken - Vaststellen van definitief aantal Kwaliteitsverantwoordelijke personen (KVP) Tijdens het vooronderzoek wordt beoordeeld of het systeem dusdanig operationeel is, dat de klant klaar is om ge-audit te worden. Indien dit het geval is dan wordt aansluitend de implementatie audit uitgevoerd of wordt er een aparte afspraak voor gemaakt (maximaal 6 maanden na uitvoering van het vooronderzoek). In overleg met de klant wordt dan de auditplanning opgesteld. Een kopie van de auditplanning wordt verstuurd aan het secretariaat die deze opslaat in de klantmap. Is de klant niet zo ver, dan zijn er tekortkomingen. Deze tekortkomingen worden (mondeling) toegelicht. Indien tijdens het vooronderzoek blijkt dat de doelstellingen van de audit onhaalbaar zijn of dat er een onmiddellijk dreigend risico aanwezig is wordt dit aan de klant gemeld en door de lead-auditor ook aan Alfa. Indien mogelijk worden er direct maatregelen vast gesteld. Deze maatregelen kunnen bestaan uit wijziging van het auditplan, wijziging controle doelstellingen of de reikwijdte van de controle of beëindiging van de audit. De lead-auditor brengt verslag uit van de genomen maatregelen aan Alfa. 3.8.1 Tekortkomingen Indien tekortkomingen worden geconstateerd worden deze in de rapportage vooronderzoek opgenomen. In de rapportage wordt naast de geconstateerde tekortkoming en het betreffende normelement ook het tijdspad met betrekking tot de door de klant te nemen actie bepaald. Er wordt een datum vastgesteld waarop het vervolg van de audit zal worden uitgevoerd. De auditor zorgt dat een elektronische kopie van de rapportage naar kantoor wordt gezonden. Deze worden in de klantmap opgeslagen. De klant zorgt dat ervoor dat de acties binnen maximaal 3 maanden worden uitgevoerd en zorgt dat de aanvullende documenten bij alfa bureau voor certificering bv terecht komen. De office manager zorgt ervoor dat deze informatie bij de betreffende lead-auditor terecht komt. De lead-auditor beoordeelt de toegezonden documenten. Als de toegezonden documenten de tekortkomingen afdoende opheffen zal de audit worden gepland. Als de lead-auditor beoordeelt dat de documenten niet voldoen aan de criteria van de norm dan neemt de lead-auditor contact op met de klant en vraagt om aanvullende documenten. Deze vraag om aanvullende documenten zal schriftelijk aan de klant worden bevestigd. Deze brief/mail wordt opgeslagen in de klantmap. Het is ter beoordeling van de lead-auditor of er een auditdatum gepland kan worden of dat eerst de aanvullende documenten beoordeeld moeten worden. Na volledige afhandeling van de tekortkomingen wordt gehandeld conform 3.8.2. Na de termijn van 3 maanden zal er binnen 4 weken een herbeoordeling worden uitgevoerd om het onderzoek af te ronden, indien het langer duurt dan deze aanvullende 4 weken vervallen alle voorgaande resultaten. Procedure: Auditproces Product certificatie BRL SIKB 11000 Versie 20-02-2015 Pagina: 5 van 15
3.8.2 Rapport vooronderzoek Het rapport vooronderzoek wordt door de lead-auditor ter plekke opgesteld en gerapporteerd in de rapportage van de implementatie audit. Op verzoek wordt deze aan de klant verstrekt. De lead-auditor zorgt er dan voor dat het rapport wordt verstuurd naar het secretariaat. Het secretariaat slaat het rapport vooronderzoek op in de klantmap. 3.9 Implementatie audit bestaande uit veldonderzoek en kantooronderzoek De audit wordt conform het auditplan op de geplande datum/data door het auditteam uitgevoerd. Tijdens de audit wordt de implementatie van het systeem geverifieerd. Dit wordt op de bedrijfslocatie(s) en op één of meerdere projectlocatie(s) uitgevoerd. Doel van het onderzoek is vaststellen of het bedrijf of instelling voldoet en in staat wordt geacht om blijvend te voldoen aan alle elementen van dit certificatieschema voor elk van de door hem toegepast protocol. Tijdens het implementatie / certificatie onderzoek toetst de alfa bureau voor certificering op elk van de eisen uit de BRL 11000. Bij voorkeur vindt voordat het kantooronderzoek wordt uitgevoerd een veldbezoek plaats Het veldbezoek (beoordeling implementatie op locatie) bestaat uit de volgende onderdelen en vindt plaats: - Openingsbijeenkomst; - De certificatie-instelling zorgt voor een evenredige spreiding over de verschillende vestigingsplaatsen, rekening houdend met de grootte (= aantal projectleiders) van de betreffende vestigingsplaats; - De certificatie-instelling toetst het functioneren van elke projectleider die bij de start van het certificatie onderzoek tijdelijk in dienst dan wel in vaste dienst is bij het bedrijf, inclusief uitzendkrachten, exclusief stagiaires; - De certificatie-instelling rapporteert per projectlocatie welke onderdelen van dit certificatieschema getoetst zijn en wie van de betrokken projectleiders getoetst is of zijn. - Evaluatiebijeenkomst De organisatie meldt alle projectleiders aan bij alfa bureau voor certificering bv. Bij het initieel certificatieonderzoek worden alle aangemelde projectleiders beoordeelt op de scopes waarvoor deze zijn aangemeld. De projectleiders wordt op de uitvoeringslocatie beoordeeld. Alfa bureau voor certificering bv refereert in de rapportage specifiek naar de projectdocumenten die inhoudelijk zijn beoordeeld. Het aantal veldbezoeken is afhankelijk van het aantal projectleiders die bij de start van het certificatieonderzoek aangemeld zijn. Het kantooronderzoek bestaat in de basis uit de volgende onderdelen: - Openingsbijeenkomst; - Verificatie van normelementen door onder andere interviews, beoordeling registraties, en overige onderzoeksmethoden; - Evaluatiebijeenkomst. Per vestigingsplaats wordt een beoordeling uitgevoerd op alle vereisten uit deze beoordelingsrichtlijn (dus zowel eisen aan het proces als aan het kwaliteitssysteem) die op kantoor te toetsen zijn. Het gaat hierbij uiteraard alleen om die vestigingsplaatsen die aangemeld zijn. In de openingsbijeenkomst wordt kennis gemaakt met de organisatie en de te interviewen personen. Tevens komen de onderwerpen zoals opgenomen in de NEN-EN-ISO/IEC 17065:2012 aan bod. De lead-auditor zal aan de hand van de door de klant verstrekte gegevens van het aantal processen, vestigingen en projectleiders beoordelen of dit overeenkomt met de opgegeven hoeveelheden en controleren of het aantal mandagen conform de betreffende tabel is. Indien dit niet het geval is neemt de lead-auditor contact op met de office manager. De office manager treedt in contact met de klant en zal zorg dragen dat de te besteden tijd in overeenstemming komt met betreffende tabel. De auditor zal gedurende de implementatie-audit registraties bijhouden van de interviews, bevindingen en uit overige onderzoeksmethoden. Tijdens de evaluatiebijeenkomst zal de lead-auditor de algemene bevindingen kenbaar maken zoals opgenomen in NEN-EN-ISO/IEC 17065:2012. Procedure: Auditproces Product certificatie BRL SIKB 11000 Versie 20-02-2015 Pagina: 6 van 15
Als de organisatie alternatieve werkwijzen toepast op basis van de eisen in paragraaf 1.3.2 dan beoordeelt het beoordelingsteam op het voldoen aan de procesvoorwaarden tijdens de reguliere audits onder het thema-onderwerp managen alternatieve werkwijzen. De wijze van inrichten van het beoordelingsproces is daarbij zoals hierboven beschreven. De uitvoering moet ten minste eenmaal op een veldlocatie worden beoordeeld. Indien tijdens een audit blijkt dat de doelstellingen van de audit onhaalbaar zijn of dat er een onmiddellijk dreigend risico aanwezig is wordt dit aan de klant gemeld en door de lead-auditor ook aan Alfa. Indien mogelijk worden er direct maatregelen vast gesteld. Deze maatregelen kunnen bestaan uit wijziging van het auditplan, wijziging controle doelstellingen of de reikwijdte van de controle of beëindiging van de audit. De lead-auditor brengt verslag uit van de genomen maatregelen aan Alfa. Als het systeem volledig voldoet aan de criteria van de aangevraagde norm en scope, zal de leadauditor een positief advies uitbrengen ten aanzien van het certificatieonderzoek. Vervolgens zal het audit team een rapport opstellen (zie 3.10). Het rapport wordt door de coördinator van betreffende norm beoordeeld (zie 3.11). Er zijn drie soorten bevindingen: - Observaties - Niet-kritieke tekortkomingen - Kritieke tekortkomingen 3.9.1 Observaties Observaties worden vermeld in de rapportage. Observaties hebben betrekking op opmerkelijke positieve zaken, geconstateerde incidenten of zaken waar verbetermogelijkheden voor de klant aanwezig zijn waarbij door het ontbreken hiervan niet in strijd met de norm wordt gehandeld. 3.9.2 Niet-kritieke tekortkomingen Afwijking van de eisen uit het certificatieschema die niet voldoet aan de beschreven criteria voor een kritieke afwijking. 3.9.3 Kritieke tekortkomingen Afwijking van de eisen uit dit certificatieschema die op zichzelf een negatief effect heeft of zou hebben op het ontwerp, realisatie, beheer en onderhoud ondergrondse deel bodemenergiesystemen. Dit kan zijn een afwijking die op zichzelf een negatief effect heeft op het ontwerp, de realisatie of het beheer en onderhoud van het bodemenergiesysteem, of een afwijking die er uit bestaat dat meerdere elementen uit dit certificatieschema niet zijn gedocumenteerd of geïmplementeerd. Voorbeelden van kritieke afwijkingen zijn: - afwijking die op zichzelf een negatief effect heeft op de uitvoering van de proceseisen uit dit certificatieschema; - afwijking die de vereiste vakbekwaamheid van een uitvoerende persoon betreft; - afwijking die eruit bestaat dat een of meer (registraties) uit dit certificatieschema niet zijn gedocumenteerd, terwijl dit wel vereist is; - afwijking die eruit bestaat dat een of meer elementen uit dit certificatieschema niet is of zijn geïmplementeerd, bijvoorbeeld: o richtlijnen die niet in acht worden genomen; o ontbreken van een planning van de realisatie; o foutief materiaal toepassen; o o het niet verrichten van controles; het verrichten van werkzaamheden onder vermelding dat ze binnen het kader van deze beoordelingsrichtlijn vallen terwijl dat niet het geval is. - afwijking die eruit bestaat dat bij meerdere elementen uit dit certificatieschema sprake is van vergelijkbare tekortkomingen in documentatie of implementatie (een zogenaamde trend ). Procedure: Auditproces Product certificatie BRL SIKB 11000 Versie 20-02-2015 Pagina: 7 van 15
Bij een (niet) kritieke tekortkoming zal de lead-auditor een tekortkomingformulier invullen. Op het tekortkomingformulier wordt naast de geconstateerde tekortkoming en het betreffende normelement ook het tijdspad met betrekking tot de door de klant te nemen acties bepaald. Er wordt een datum vastgesteld waarop de follow-up audit wordt uitgevoerd (schriftelijk of ter plaatse). De lead-auditor laat ter plekke het tekortkomingenformulier achter bij de klant en stuurt een kopie van het formulier naar kantoor. Deze worden in de klantmap opgeslagen. De klant zorgt dat op de tekortkomingformulieren de voorgestelde corrigerende/preventieve maatregelen worden vermeld en deze binnen 14 dagen na het uitschrijven van de tekortkomingen worden toegezonden aan Alfa bureau voor certificering bv. Het secretariaat zorgt ervoor dat de ingevulde tekortkomingformulieren bij de betreffende lead-auditor terecht komen. De lead-auditor beoordeelt de voorgestelde corrigerende/preventieve maatregelen tegen betreffend normelement. Als de voorgestelde oplossingsrichting de tekortkomingen niet afdoende zullen opheffen dan neemt de lead-auditor contact op met de klant en vraagt om aanvullingen met betrekking tot de oplossingsrichting. Deze vraag om aanvullende informatie wordt schriftelijk aan de klant bevestigd. In bepaalde gevallen dient een follow-up audit op locatie uitgevoerd te worden. Na de eindbijeenkomst wordt door de lead-auditor een afspraak gemaakt voor de follow-up op locatie. De lead-auditor licht het secretariaat in over deze afspraak. Door het secretariaat wordt de afspraak voor follow-up op locatie schriftelijk bevestigd aan de klant. Voor kritieke tekortkomingen staat een maximale termijn van 3 maanden voor het aantoonbaar opheffen van de geconstateerde tekortkoming. Voor niet kritieke tekortkomingen staat een termijn van 6 maanden voor het aantoonbaar opheffen van de geconstateerde tekortkoming. Het initiële certificatieonderzoek is, inclusief een eventuele herbeoordeling van corrigerende maatregelen op vastgestelde 'kritieke afwijkingen', binnen een periode van zes maanden na de eerste toets van de documentatie afgerond. Alfa bureau voor certificering bv rondt de hierna uit te voeren beoordeling van de corrigerende maatregel af binnen vier weken na het doorvoeren van deze maatregelen. Als het onderzoek langer duurt vervallen alle resultaten. Alle tekortkomingen dienen bij een certificatie audit te zijn opgeheven, voordat een certificaat verstrekt kan worden. Tijdens de follow-up worden door de lead-auditor alleen die aspecten van de norm beoordeeld waar een tekortkomingformulier voor is geschreven. Indien de bevindingen voldoen aan de gestelde eisen van de norm kan een positief advies worden uitgebracht. 3.10 Rapportage Door het auditteam wordt een auditrapport opgesteld. Hierin worden de bevindingen verwerkt. Dit rapport dient uiterlijk 1 week na het afronden van de audit opgesteld te zijn en verstuurt te worden aan de Coördinator van betreffende norm. Voor de rapportages zijn standaarden aanwezig. Indien er wijzigingen in rapportages worden aangebracht, dient eveneens de rapportdatum overeenkomstig gewijzigd te worden, zodat achteraf duidelijk de procesgang traceerbaar is. Procesgang auditrapportage 1 Lead Opstellen Auditrapportage Auditor 2 Coördinator Beoordeling conceptrapport: A. Volledige instemming B. Instemming, met opmerkingen C. Niet akkoord 3 Lead Ad A. Aanpassen rapportstatus (concept definitief) Auditor Datum conceptrapport handhaven Ad B. Doorvoeren aanpassingen Aanpassen rapportstatus (concept definitief) Nieuwe rapportdatum Geen beoordeling door Coördinator nodig Conceptrapport, conceptdatum Formulier beoordeling coördinator Definitief rapport Conceptdatum = datum definitief Definitief rapport Nieuwe conceptdatum Ad C. Doorvoeren aanpassingen Conceptrapport Procedure: Auditproces Product certificatie BRL SIKB 11000 Versie 20-02-2015 Pagina: 8 van 15
4 Office manager Nieuwe rapportdatum Aanbieden aan Coördinator voor beoordeling Verwerken rapportage Nieuwe conceptdatum Definitief rapport De rapportage van het auditteam geeft tenminste een goed overzicht van: - De implementatie van de eisen uit dit certificatieschema, die op de betreffende plaats getoetst zijn; - Het door de certificatie-instelling uitgevoerde onderzoek, de tijdsbesteding op kantoor, op de projectlocatie(s) en aan de rapportage, de namen en functies van de leden van het auditteam, de namen en functies van de geïnterviewden, waaronder ten minste de voor de rollen geregistreerden; - Een kernachtige samenvatting van de belangrijkste constateringen, zowel in positieve als negatieve zin; - Een toelichting op de vastgestelde afwijkingen en het eindoordeel van het auditteam. 3.11 Beoordeling Coördinator (reviewer) De Coördinator van betreffende norm beoordeelt de rapportage inhoudelijk. Dit betreft onder andere de samenstelling van het auditteam, besteedde audittijd, of alle normelementen afdoende zijn afgedekt, voldoende verificatie is opgenomen, het auditprogramma is gevolgd, voldoende projectlocaties zijn bezocht, of het advies van het auditteam kan worden overgenomen en de klant voor certificatie kan worden voorgedragen of om het in stand houden van het certificaat te rechtvaardigen. Indien de Coördinator op basis van de rapportage inclusief aantekeningen de klant niet voor certificatie kan voordragen wordt door de Coördinator contact opgenomen met het auditteam. Het auditteam dient aanvullende informatie te verschaffen op basis waarvan de Coördinator kan besluiten de klant alsnog voor te dragen voor certificatie. Indien de Coördinator de klant wil voordragen voor certificatie dan wordt de directeur geïnformeerd. Indien de aangestelde vaste Coördinator zelf onderdeel is geweest van het auditteam wordt deze taak uitgevoerd door een vervangende Coördinator. 3.12 Certificatiebeslissing Door de Directeur van Alfa bureau voor certificering bv wordt beslist of het certificaat wordt verstrekt. Hiervoor wordt het formulier besluitvorming certificatie gebruikt. Hiertoe worden de volgende zaken beoordeeld: - Een toelichting op de vastgestelde afwijkingen en het eindoordeel van het auditteam. - Advies van de Lead-auditor; - Voordracht van de coördinator. - Betalingsgedrag van de klant; - Overige informatie die een belemmering kan vormen voor het verstrekken van een certificaat zoals: o Indien de verzoeker reeds eerder is gecertificeerd op grond van BRL SIKB 7000 doch waarvan dat certificaat (nog) is geschorst of ingetrokken o Indien de verzoeker of houder van het certificaat de belangen van alfa bureau voor certificering bv ernstig heeft geschaad o Indien de verzoeker of houder betrokken is bij ernstige overtreding van een wettelijk voorschrift dat in directe relatie staat met de activiteit waarvoor het certificaat zal gelden of geldt o Indien alfa bureau voor certificering bv (bijna) zeker weet dat er sprake is van valsheid in geschrifte, waarbij verzoeker of houder is betrokken en dat in relatie staat met de activiteit waarvoor het certificaat zal gelden of geldt. Het procescertificaat wordt afgegeven per bedrijf, organisatie of vestigingsplaats. Het certificaat wordt door de office manager opgesteld en ondertekend door de directeur. Het certificaat bevat de volgende gegevens: Procedure: Auditproces Product certificatie BRL SIKB 11000 Versie 20-02-2015 Pagina: 9 van 15
- Naam en geografische locatie van elke organisatie van wie het managementsysteem is gecertificeerd (of de geografische locatie van het hoofdkantoor en de sites in het kader van multi-site certificering; - de data van het verlenen, verlengen of vernieuwen van het certificaat; - de vervaldatum van het certificaat dat in overeenstemming is met de hercertificatie cyclus; - een certificaatnummer; - de norm waartegen ge-audit is; - welk protocol of welke protocollen op het certificaat van toepassing zijn; - de scope; - de in bijlage 3 van de BRL SIKB 11000 opgenomen aanwijzingen; - de aanwijzing: De opdrachtgever kan zich in geval van klachten tot de aannemer wenden en zo nodig tot de certificatie-instelling. - naam, adres en keurmerk van Alfa bureau voor certificering Het certificaat heeft een geldigheidsduur van 3 jaar indien minimaal jaarlijks een tussentijdse audit door Alfa bureau voor certificering bv wordt uitgevoerd en deze audits met positief advies worden afgerond. Na 3 jaar dient een volledig nieuwe audit uitgevoerd te worden tegen de dan geldende versie van de betreffende norm waarbij ook de documentatie tot in detail zal worden beoordeeld. Voor de hercertificatie wordt het proces vanaf 3.6 herhaald. De klant krijgt circa 6 maanden voor het verstrijken van de certificatieperiode bericht van Alfa bureau voor certificering bv met betrekking tot het aantal te besteden mandagen en de namen van het in te zetten auditteam. De mogelijkheid tot wraking van het voorgestelde auditteam is hierin opgenomen. De hercertificatie dient voor het verlopen van het bestaande certificaat volledig te zijn afgerond. Dit betekent dat 3 maanden voor het verlopen van het certificaat de hercertificatie uitgevoerd zal worden. Indien er wijzigingen in de norm zijn of aanzienlijke veranderingen in het managementsysteem, de opdrachtgever of de context waarin het beheersysteem werkt bijvoorbeeld wijzigingen in wetgeving kan dit betekenen dat een vooronderzoek onderdeel uitmaakt van de hercertificatie. De certificatiebeslissing wordt niet gedelegeerd 3.13 Tussentijdse audits Om het certificaat geldig te houden moeten, minimaal jaarlijks, tussentijdse audits worden uitgevoerd. Doel is vast te stellen of de gecertificeerde organisatie blijvend voldoet aan alle eisen van deze beoordelingsrichtlijn. Dit houdt in dat ieder jaar wordt beoordeeld of het betreffende systeem van de klant nog steeds voldoet aan de eisen die horen bij betreffend certificaat/norm. Hiertoe voert Alfa bureau voor certificering b.v. jaarlijks een opvolgingsonderzoek uit, steeds rond het moment in het jaar waarop de initiële certificatie heeft plaatsgevonden, maar maximaal twee maanden later. De eerste tussentijdse audit dient binnen 365 dagen na de laatste audit dag uitgevoerd te zijn. De back office van Alfa bureau voor certificering b.v. neemt contact op met de klant voor het maken van een afspraak en een auditplan wordt toegezonden. De mogelijkheid tot wraking van het auditteam is in het auditplan opgenomen. Om dit te realiseren wordt het proces van stap 3.8 tot en met 3.11 herhaald. De certificatie beslissing tot voortzetting van het certificaat, mag worden genomen door de Coördinator op basis van het advies en rapportage van het auditteam. In een periode van 3 jaar moeten alle vereisten uit betreffend certificatieschema beoordeeld zijn. Het opvolgingsonderzoek bestaat uit - Beoordeling documentatie - Beoordeling implementatie op vestiging (bedrijfsbezoek) - Beoordeling implementatie op locatie In een periode van 3 jaar moeten alle vereisten uit betreffend certificatieschema beoordeeld zijn.. De volgende onderdelen moeten voor BRL SIKB 11000 tijdens een kantoorbezoek worden beoordeeld: - wijzigingen in gedocumenteerd systeem - inventarisatie aantal operationele geregistreerde personen Procedure: Auditproces Product certificatie BRL SIKB 11000 Versie 20-02-2015 Pagina: 10 van 15
- het functioneren van elke projectleider die bij de start van het certificatie onderzoek tijdelijk in dienst dan wel in vaste dienst is bij het bedrijf, inclusief uitzendkrachten, exclusief stagiaires. - de door het bedrijf uitgevoerde werkzaamheden die onder de reikwijdte van dit certificatieschema vallen in het gehele uitvoeringstraject van het project, inclusief de werkzaamheden uitgevoerd door de projectleiders, ongeacht op welke vestiging de projectleiders werkzaam zijn. - een steekproef uit de vereisten van dit certificatieschema bij een steekproef van de bedrijfsonderdelen(afdelingen) of vestigingen. - het aantal niet aangekondigde opvolgingsonderzoeken tijdens de realisatie is ten minste gelijk aan een derde van het totaal aantal opvolgingsonderzoeken op de projectlocaties, afgerond naar beneden en met een minimum van één. De resterende opvolgingsonderzoeken in het veld kunnen aangekondigd zijn. - toetsing van elk opgenomen protocol - Als de organisatie alternatieve werkwijzen toepast op basis van de eisen in paragraaf 1.3.2 dan beoordeelt het beoordelingsteam op het voldoen aan de procesvoorwaarden tijdens de reguliere audits onder het thema-onderwerp managen alternatieve werkwijzen. Door de alfa bureau voor certificering bv wordt minimaal eenmaal per kwartaal de planning opgevraagd om de vervolgonderzoeken zowel gepland als niet gepland in te kunnen plannen. De frequentie waarmee de planning wordt opgevraagd is hoger dan de frequentie van onaangekondigde audits. Alfa bureau voor certificering zal extra zorg betrachten bij de samenstelling van het auditteam, omdat voor de klant niet de mogelijkheid bestaat om het auditteam zorgvuldig te controleren en/of te wraken. Indien een klant niet voldoet aan de criteria krijgt hij maximaal 3 (respectievelijk 6 voor niet-kritieke tekortkomingen) maanden de tijd om de geconstateerde tekortkomingen op te lossen. alfa bureau voor certificering bv zal een herbeoordeling uitvoeren. Indien noodzakelijk wordt een follow-up audit uitgevoerd bij de klant op locatie. Deze wordt bij voorkeur uitgevoerd door de lead-auditor die de audit heeft uitgevoerd. De coördinator kan in geval van vastgestelde kritieke afwijkingen besluiten om de termijn van corrigerende maatregelen te verkorten tot 14 dagen. In die situatie zal de organisatie hiervan op de hoogte worden gebracht. De beoordeling bij de organisatie vindt plaats bij het eerstvolgende opvolgingsbezoek, tenzij Coördinator of Certificatie Manager van alfa bureau voor certificering bv beslist dit eerder te doen. Lukt het de klant niet om geconstateerde tekortkomingen binnen de gestelde termijn op te lossen dan wordt het certificaat geschorst. 3.14 Speciale audits Indien de organisatie haar naam, adres, entiteit en/of de eigenaar wijzigt dient dit, conform de overeenkomst, direct te worden gemeld bij Alfa bureau voor certificering bv. De organisatie dient een kopie van het uittreksel Kamer van koophandel toe te zenden waaruit de naam, adres, entiteit en/of wijziging van eigenaar blijkt. De coördinator van betreffend systeem beoordeeld of er een extra onderzoek moet plaatsvinden. Indien geen extra onderzoek moet plaatsvinden of indien het extra onderzoek met positief resultaat wordt afgesloten zal een aangepast certificaat worden toegezonden. Alfa bureau voor certificering bv meldt alle door haar aangebrachte mutaties in de geldigheid van een certificaat per direct schriftelijk aan het SIKB. Indien een gecertificeerde organisatie een uitbreiding van de scope aanvraagt, beoordeelt de coördinator van het betreffende systeem of er een extra onderzoek moet plaatsvinden. De coördinator bepaalt de eventuele controle activiteiten die nodig zijn om te beslissen of de uitbreiding van de scope kan worden verleend. Indien mogelijk wordt dit uitgevoerd in combinatie met een tussentijdse audit. Indien een gecertificeerde organisatie nieuwe projectleiders wil laten registreren. Zij kunnen na interne beoordeling worden aangemeld voor registratie. In sommige gevallen kan de noodzaak bij Alfa bureau voor certificering ontstaan om op korte termijn een audit uit voeren. Deze noodzaak kan ontstaan om bijvoorbeeld klachten te onderzoeken, bij veranderingen binnen de organisatie of als follow-up in het geval van schorsing van de klant. In dergelijke gevallen zal Alfa bureau voor certificering de reden voor de audit beschrijven en de voorwaarden waaronder het korte termijn audit zal worden uitgevoerd vooraf bekend maken aan de Procedure: Auditproces Product certificatie BRL SIKB 11000 Versie 20-02-2015 Pagina: 11 van 15
klant. Alfa bureau voor certificering zal extra zorg betrachten bij de samenstelling van het auditteam, omdat voor de klant niet de mogelijkheid bestaat om het auditteam zorgvuldig te controleren en/of te wraken. 3.15 Sancties Binnen het certificatieschema zijn de volgende sancties van kracht: - Schriftelijke waarschuwing - Extra toets - Schorsing - Intrekking 3.15.1 Schriftelijke waarschuwing / Extra toets Voor de volgende omstandigheden zal een schriftelijke waarschuwing worden toegepast: - een schriftelijke waarschuwing bij het niet nemen van afdoende corrigerende maatregelen binnen de termijn die dit certificatieschema daar aan stelt of binnen de door de certificatieinstelling vastgestelde termijn indien deze termijn korter is; - een schriftelijke waarschuwing bij constatering van een kritieke afwijking voor een tweede maal binnen 1,5 jaar tijdens een opvolgingsaudit of klachtenonderzoek; - Een schriftelijke waarschuwing in geval de certificatie-instelling eenzelfde niet-kritieke afwijking meer dan tweemaal tijdens opeenvolgende beoordelingsonderzoeken vaststelt; - Een schriftelijke waarschuwing bij het niet uitvoeren van interne audits of bij het structureel uitvoeren van te weinig interne audits; Toelichting: De term structureel betekent: in twee opeenvolgende jaren. Het niet halen van het in het schema opgegeven aantal interne audits (i.c. de norm) leidt altijd tot een afwijking, die door de certificatie-instelling wordt gerapporteerd in het audit-rapport. In geval 70% van de norm in twee opeenvolgende jaren niet wordt gehaald, volgt een schriftelijke waarschuwing. - een schriftelijke waarschuwing indien een medewerker werkzaamheden uitvoert waarvoor een aanmelding of registratie bij de certificatie-instelling benodigd is en de betreffende medewerker niet is aangemeld of niet (meer) beschikt over de benodigde registratie; - een schriftelijke waarschuwing als een medewerker die werkzaamheden uitvoert waarvoor aanmelding of registratie bij de certificatie-instelling vereist is, terwijl de medewerker niet aan de door dit certificatieschema vereiste kwalificaties voldoet; Een extra toets op het onderwerp interne audits bij het niet nemen van afdoende corrigerende maatregelen op het onderwerp interne audits binnen de termijn die dit certificatieschema daar aan stelt of binnen de door de certificatie-instelling vastgestelde termijn indien deze termijn korter is. De gecertificeerde organisatie wordt hierover schriftelijk geinformeerd. Alfa bureau voor certificering schorst het certificaat als zij op basis van de resultaten van de extra toets vaststelt dat het bedrijf of instelling niet aan de eisen voldoet die de reden voor de extra toets vormden. In geval van een schriftelijke waarschuwing krijgt het bedrijf of instelling maximaal één maand de tijd om een Plan van aanpak voor corrigerende maatregelen aan Alfa bureau voor certificering kenbaar te maken en drie maanden om afdoende corrigerende maatregelen te nemen en deze bij de certificatieinstelling kenbaar te maken. Alfa bureau voor certificering schorst het certificaat als zij op basis van de resultaten van de beoordeling op de uitvoering van de opgelegde corrigerende maatregelen vaststelt dat de certificaathouder niet aan de eisen voldoet die de reden voor de schriftelijke waarschuwing vormden. 3.15.2 Schorsing Een besluit tot schorsing wordt genomen door de certificatiemanager op grond van de voordracht van de Coördinator van betreffend systeem. Redenen voor schorsing zijn onder andere: Procedure: Auditproces Product certificatie BRL SIKB 11000 Versie 20-02-2015 Pagina: 12 van 15
- een schorsing van het gebruik van het certificaat indien de certificaathouder niet afdoende of niet binnen de termijn reageert op een schriftelijke waarschuwing; - een schorsing van het gebruik van het certificaat in geval het noodzakelijk zou zijn om een certificaathouder binnen een periode van 1,5 jaar op grond van dezelfde afwijking voor een tweede maal een schriftelijke waarschuwing te sturen; - een schorsing van het certificaat indien een medewerker werkzaamheden uitvoert waarvoor een erkenning door Bodem+ benodigd is en de betreffende medewerker niet of niet meer beschikt over deze erkenning; - een schorsing van het certificaat indien een medewerker werkzaamheden uitvoert waarvoor een erkenning door Bodem+ benodigd is en de betreffende medewerker niet voldoet aan de opleidings- en ervaringseisen voldoet die voor deze werkzaamheden worden gesteld; - een schorsing van het gebruik van het certificaat in het geval dat de certificatie-instelling kritieke afwijkingen in de registratie van medewerkers vaststelt. Een besluit tot schorsing wordt altijd schriftelijk aangezegd (brief) met vermelding van certificaatnummer en de datum, reden van schorsing en termijn om afdoende corrigerende maatregelen te nemen en deze bij de certificatie-instelling kenbaar te maken. In deze brief wordt tevens vermeld dat gedurende schorsing niet actief gebruik mag worden gemaakt van het certificaat. In geval van een schorsing krijgt het bedrijf of instelling maximaal één maand de tijd om een Plan van aanpak voor corrigerende maatregelen aan Alfa bureau voorcertificering bv kenbaar te maken en drie maanden om afdoende corrigerende maatregelen te nemen en deze bij de certificatie-instelling kenbaar te maken. Alfa bureau voorcertificering bv voert aansluitend eerst (een) extra opvolgingsaudit(s) uit en moet vaststellen dat de certificaathouder weer volledig aan de eisen voldoet voordat zij de schorsing opheft. Bij het niet voldoen na extra opvolgingsaudit(s) volgt intrekking van het certificaat. Schorsingen worden eveneens gepubliceerd op de website van Alfa bureau voorcertificering bv www.alfacertificering.nl onder knop certificatiestatus. Schorsing wordt per direct schriftelijk gemeld aan het Centraal College van Deskundigen Bodembeheer. De opdrachtgevers van alle lopende en komende opdrachten worden door de organisatie per direct schriftelijk op de hoogte gesteld van de schorsing. De aan een schorsing bestede tijd van zowel de coördinator, lead-audit als Certificatie Manager wordt op basis van nacalculatie doorberekend aan de klant. De Procedure Schorsing Intrekking Nietig verklaring is gepubliceerd op de website van Alfa bureau voor certificering bv www.alfacertificering.nl onder de knop downloads. 3.15.3 Intrekking Een besluit tot intrekking wordt genomen door de directeur op grond van de voordracht van de Coördinator van betreffend systeem. Redenen voor intrekkingen zijn onder andere: - directe intrekking van het certificaat in geval er fraude, grove onrechtmatigheden of structurele fouten (die hebben geleid tot een bestuursrechtelijke en/of strafrechtelijke vervolging) worden vastgesteld terzake van de wettelijke voorschriften voor de kritische werkzaamheden uit dit certificatieschema en die van wezenlijke invloed zijn op het eindresultaat. Ook als het gaat om feiten en omstandigheden die redelijkerwijs doen vermoeden dat betrokkene een wettelijk voorschrift overtreedt dan wel heeft overtreden. Toelichting: In dit kader kan men bijvoorbeeld denken aan het delict valsheid in geschrifte (artikel 225 WvS) in directe relatie tot dit certificatieschema. Deze feiten kunnen blijken uit justitiële en opsporings- en vervolgingsacties. Betrokkene kan uiteraard bezwaar aantekenen tegen intrekking van het certificaat op deze gronden. - directe intrekking of schorsing van het certificaat bij intrekking of schorsing van de erkenning; - het niet tijdig nemen van corrigerende maatregelen nadat een schorsing is aangezegd; - na overleg met de curator bij faillissement of surseance van betaling van betreffende klant. Een besluit tot intrekking wordt altijd schriftelijk (brief) aangezegd met vermelding van certificaatnummer en de datum, reden van intrekking en termijn waarbinnen de originele certificaten geretourneerd dienen te worden aan Alfa bureau voor certificering bv. In deze brief wordt tevens vermeld dat geen gebruik meer mag worden gemaakt van het certificaat/certificatielogo s of op andere Procedure: Auditproces Product certificatie BRL SIKB 11000 Versie 20-02-2015 Pagina: 13 van 15
wijze de indruk mag worden gewekt dat het betreffende bedrijf door Alfa bureau voor certificering bv gecertificeerd is volgens de betreffende norm (misbruik zal worden gepubliceerd). In geval van intrekking van het certificaat overtuigt het bedrijf of instelling Alfa bureau voorcertificering bv eerst dat structureel corrigerende maatregelen zijn doorgevoerd voordat een aanvraag tot certificatie opnieuw in behandeling wordt genomen. Dit is dan een volledig onverkort certificatie-onderzoek. Intrekkingen worden eveneens gepubliceerd op de website van alfa bureau voor certificering bv www.alfacertificering.nl onder knop certificatiestatus. Intrekking wordt per direct schriftelijk gemeld aan het Centraal College van Deskundigen Bodembeheer. De opdrachtgevers van alle lopende en komende opdrachten worden door de organisatie per direct schriftelijk op de hoogte gesteld van de intrekking. De aan de intrekking bestede tijd wordt op basis van nacalculatie doorberekend aan de klant. Alfa bureau voorcertificering bv kan een verzoek tot certificering aanhouden of weigeren, een certificaat tijdelijk of definitief intrekken, indien de verzoeker of houder betrokken is bij een ernstige overtreding van een wettelijk voorschrift dat in directe relatie staat met de activiteit waarvoor het certificaat zal gelden of geldt. Bij een vermoeden van of bij gebleken fraude of valsheid in geschrifte, waarbij verzoeker of houder is betrokken en die in relatie staat met de activiteit waarvoor het certificaat zal gelden of geldt, beoordeelt Alfa bureau voorcertificering bv in hoeverre dat aanleiding is om een verzoek tot certificering aan te houden of een certificaat tijdelijk of definitief in te trekken. De Procedure Schorsing Intrekking Nietig verklaring is gepubliceerd op de website van Alfa bureau voor certificering bv www.alfacertificering.nl onder de knop downloads. 3.16 Nietig verklaring Een certificaat wordt nietig verklaard indien een klant tussentijds, op eigen verzoek, de certificatieovereenkomst ontbindt. De opzegging van de overeenkomst dient aangetekend plaats te vinden, minimaal 6 maanden voor het verlopen van de certificatieduur. De nietig verklaring wordt bevestigd door een brief met daarin vermeld welk certificaat met welk nummer en de datum het betreft en met ingang van wanneer het certificaat nietig wordt verklaard. Tevens wordt vermeld dat zodra de ingangsdatum is bereikt geen gebruik meer mag worden gemaakt van het certificaat en de certificatielogo s of op andere wijze de indruk mag worden gewekt dat men door Alfa bureau voor certificering bv gecertificeerd is voor betreffende norm (misbruik zal worden gepubliceerd). Indien de gecertificeerde organisatie en/of Alfa bureau voor certificering bv besluit(en) om de certificatieovereenkomst te beëindigen staat het de gecertificeerde organisatie vrij om nadien een opdracht te verlenen aan een andere certificatie-instelling. Als dit direct na beëindiging gebeurt, is sprake van certificaatovername. De gecertificeerde organisatie verzoekt Alfa bureau voor certificering bv alle beoordelingsrapportages van de afgelopen drie jaar (dan wel alle beoordelingsrapportages indien het certificaat minder dan drie jaar is verstrekt) rechtstreeks toe te zenden aan de andere certificatie-instelling. Alleen als uit de eerder opgemaakte rapportages blijkt dat: deze recent en volledig zijn en volgens de eisen zijn opgemaakt én; de aannemer aan de eisen voldeed én; indien de aannemer al gecertificeerd was, de periodieke opvolgingsaudits volgens de vastgestelde frequenties zijn uitgevoerd, worden deze rapportages direct aan de beslisser van de certificatie-instelling voorgelegd en vindt voor certificatie geen aanvullend onderzoek plaats. Indien blijkt dat de rapportages onvolledig zijn of dat de gecertificeerde organisatie niet volledig aan de eisen voldeed zal een nieuw certificatie-onderzoek volgens de eisen uit deze beoordelingsrichtlijn positief moeten worden doorlopen voordat tot certificatie kan worden overgegaan. Het is de gecertificeerde organisatie niet toegestaan op enig moment te beschikken over meer dan één geldig certificaat van verschillende certificatie-instellingen voor dezelfde activiteiten onder deze beoordelingsrichtlijn. De Procedure Schorsing Intrekking Nietig verklaring is gepubliceerd op de website van Alfa bureau voor certificering bv www.alfacertificering.nl onder de knop downloads. Procedure: Auditproces Product certificatie BRL SIKB 11000 Versie 20-02-2015 Pagina: 14 van 15
3.17 Klachten Klachten over Alfa bureau voor certificering bv of over certificaathouders van Alfa bureau voor certificering bv dienen schriftelijk te worden gestuurd ter attentie van de directeur van Alfa bureau voor certificering bv. Klachten worden afgehandeld conform procedure Klachten. Deze procedure is gepubliceerd op de website van Alfa bureau voor certificering bv www.alfacertificering.nl onder de knop downloads. 3.18 Beroep Tegen een certificatiebeslissing kan beroep worden aangetekend binnen 14 dagen na dagtekening van de brief waarin betreffende beslissing wordt medegedeeld. Het beroep dient schriftelijk te worden gestuurd ter attentie van de directeur van Alfa bureau voor certificering bv. Het beroep wordt afgehandeld conform de procedure Klachten paragraaf 3.4. Deze procedure gepubliceerd op de website van Alfa bureau voor certificering bv www.alfacertificering.nl onder de knop downloads. 3.19 Geschillen Indien er een geschil blijft bestaan na het afronden van de procedure beroep is het mogelijk om het geschil voor te leggen aan de Raad voor Accreditatie. Geschillen worden afgehandeld conform procedure Klachten paragraaf 3.5. Deze procedure gepubliceerd op de website van Alfa bureau voor certificering bv www.alfacertificering.nl onder de knop downloads. 3.20 Publicatie Behaalde certificaten worden gepubliceerd op een lijst van certificaathouders. Deze lijst is gepubliceerd op de website van Alfa bureau voor certificering bv www.alfacertificering.nl onder de knop downloads certificatie status. Alfa bureau voor certificering bv meldt alle door haar aangebrachte mutaties in de geldigheid van een certificaat per direct schriftelijk aan het SIKB. Indien misbruik wordt gemaakt van certificatiebeeldmerken door (ex)klanten van Alfa bureau voor certificering bv dan wordt dit expliciet gepubliceerd op de website van Alfa bureau voor certificering bv (www.alfacertificering.nl). 4. BIJLAGEN - Formulier Aanbieding - Formulier Opdrachtformulier - Formulier Certificeringsovereenkomst - Formulier besluitvorming certificatie - Formulier beoordeling coördinator - Algemene voorwaarden - Vooronderzoek rapport - Formulier Tekortkoming - Audit-rapportages - Brieven - Procedure Klachten - Procedure Schorsing Intrekking Nietig verklaring - Procedure Kwalificatie Lead-auditoren - Procedure Logogebruik Procedure: Auditproces Product certificatie BRL SIKB 11000 Versie 20-02-2015 Pagina: 15 van 15