INHOUD: Procedure Auditproces productcertificatie BRL SIKB 2100/ 7000/ 11000/

Transcriptie

1 Procedure Auditproces productcertificatie BRL SIKB 2100/ 7000/ 11000/ INHOUD: Procedure Auditproces productcertificatie BRL SIKB 2100/ 7000/ 11000/ DOEL 2 2 INLEIDING 2 3 BESCHRIJVING PROCEDURE Betrokken functionarissen/afdelingen Aanvraag Klantmap Aanbieding Overeenkomst retour Samenstelling audit team Opdrachtverstrekking lead-auditor Vooronderzoek Tekortkomingen Rapport vooronderzoek Implementatie audit bestaande uit veldonderzoek en kantooronderzoek Observaties, Niet kritieke tekortkomingen en Kritieke tekortkoming Rapportage Beoordeling Coördinator Certificatiebeslissing Controle audits Speciale audits Sancties Schriftelijke waarschuwing / Extra toets Schorsing Intrekking Nietig verklaring Klachten Beroep Geschillen BIJLAGEN 14 Procedure Auditproces Product certificatie Versie Pagina: 1 van 14

2 1 DOEL Het doel van deze procedure is het vastleggen van het auditproces voor (multi-site) audits en aanvullende informatie geven hoe Alfa bureau voor certificering om gaat met het certificatieproces. 2 INLEIDING Het proces om te komen tot het verstrekken van een certificaat wordt beschreven in onderliggende procedure. Hierbij zijn de uit te voeren activiteiten steeds in delen geknipt zodat per deel is vastgelegd welke activiteiten hier worden uitgevoerd. 3 BESCHRIJVING PROCEDURE 3.1 Betrokken functionarissen/afdelingen Voor de uitvoering van de in deze procedure beschreven werkzaamheden is de directeur en certificatiemanager van alfa bureau voor certificering bv volledig bevoegd. De coördinatoren van in deze procedure genoemde schema s, de (lead)-auditoren en secretariaat hebben een adviesbevoegdheid betreffende deze procedure. 3.2 Aanvraag Indien een potentiële klant een offerte wil aanvragen kan hij dat op verschillende wijzen doen. Via de website middels het digitale meldingsformulier Offerteaanvraag of telefonisch. Het bedrijf is verplicht bij de aanvraag de lopende vaktechnisch relevante strafrechtelijke sancties aan alfa bureau voor certificering bv te melden. alfa bureau voor certificering bv houdt een verzoek tot certificering of hercertificering aan of weigert deze als: - de verzoeker reeds eerder is gecertificeerd, maar waarvan dat certificaat (nog) is geschorst of ingetrokken en de redenen voor deze schorsing of intrekking niet zijn opgeheven; - de verzoeker om of houder van het certificaat de belangen van de certificatie instelling ernstig heeft geschaad, of; - de verzoeker om of houder van het certificaat betrokken is bij een ernstige overtreding van een wettelijk voorschrift dat in directe relatie staat met de activiteit waarvoor het certificaat zal gelden of geldt, of; - de certificatie-instelling er van op de hoogte is dat de verzoeker: a) in staat van beschuldiging is gesteld van en (nog) niet is vrijgesproken van valsheid in geschrifte in directe relatie met de activiteit waarvoor het certificaat zal gelden of geldt of b) in de afgelopen twee jaar onvoorwaardelijk is veroordeeld voor valsheid in geschrifte in directe relatie met de activiteit waarvoor het certificaat zal gelden of geldt. Na het invullen van het offerteformulier wordt aan de hand van de tijdstabellen, de gewenste scope en de te certificeren normen het aantal mandagen bepaald voor de aanbieding. Hierbij wordt onder meer gebruik gemaakt van het Excel spreadsheet waarmee eveneens de mogelijke kortingen mee zijn te bepalen. 3.3 Klantmap Door het secretariaat wordt een digitale klanten map aangemaakt. Alle documenten die betrekking hebben op deze klant worden hierin opgeslagen. De klant map is in dit stadium toegankelijk voor kantoor, het management en de coördinatoren. Na ontvangst van de overeenkomst (zie 3.5) en de samenstelling van het audit team (zie 3.6) krijgt het auditteam de benodigde documenten uit de klant map per toegezonden. Procedure Auditproces Product certificatie Versie Pagina: 2 van 14

3 3.4 Aanbieding Zie procedure Auditproces (Multi-Site) VCA*/** en ISO 9001, paragraaf Overeenkomst retour Zie procedure Auditproces (Multi-Site) VCA*/** en ISO 9001, paragraaf Samenstelling audit team Zie procedure Auditproces (Multi-Site) VCA*/** en ISO 9001, paragraaf Opdrachtverstrekking lead-auditor Zie procedure Auditproces (Multi-Site) VCA*/** en ISO 9001, paragraaf Vooronderzoek Als eerste stap van het auditproces wordt een vooronderzoek uitgevoerd door de lead-auditor. Het vooronderzoek wordt indien mogelijk bij de klant op locatie uitgevoerd. Ter plekke wordt een rapport van het vooronderzoek gemaakt. Het vooronderzoek bestaat minimaal uit: Kennismaking met de sleutelfiguren van de organisatie en van het te auditen systeem Documentatiebeoordeling, beoordeling procedures zoals noodzakelijk voor het behalen voor het procescertificaat, beoordeling of kwaliteitssysteem en/of veiligheidssysteem voldoet m.b.t. het gevraagde procescertificaat. Indien dit niet het geval is dan zal extra audit tijd noodzakelijk zijn om te beoordelen of de organisatie voldoet aan de minimaal gestelde eisen vanuit het betreffende protocol. Eventuele rondleiding door/langs de werkplaats/werkplekken Vaststellen van definitief aantal boormeesters (2100)/ Kwaliteitsverantwoordelijke personen (7000), aantal projectleiders (11000) en aantal bemaling kritische functies (12000). Tijdens het vooronderzoek wordt beoordeeld of het systeem dusdanig operationeel is, dat de klant klaar is om ge-audit te worden. Indien dit het geval is dan wordt aansluitend de implementatie audit uitgevoerd of wordt er een aparte afspraak voor gemaakt (maximaal 6 maanden na uitvoering van het vooronderzoek). In overleg met de klant wordt dan de auditplanning opgesteld. Een kopie van de auditplanning wordt verstuurd aan het secretariaat die deze opslaat in de klantmap. Is de klant niet zo ver, dan zijn er tekortkomingen. Deze tekortkomingen worden (mondeling) toegelicht. Indien tijdens het vooronderzoek blijkt dat de doelstellingen van de audit onhaalbaar zijn of dat er een onmiddellijk dreigend risico aanwezig is wordt dit aan de klant gemeld en door de lead-auditor ook aan Alfa. Indien mogelijk worden er direct maatregelen vastgesteld. Deze maatregelen kunnen bestaan uit wijziging van het auditplan, wijziging controle doelstellingen of de reikwijdte van de controle of beëindiging van de audit. De lead-auditor brengt verslag uit van de genomen maatregelen aan Alfa Tekortkomingen Zie procedure Auditproces (Multi-Site) VCA*/** en ISO 9001, paragraaf Rapport vooronderzoek Zie procedure Auditproces (Multi-Site) VCA*/** en ISO 9001, paragraaf Implementatie audit bestaande uit veldonderzoek en kantooronderzoek Procedure Auditproces Product certificatie Versie Pagina: 3 van 14

4 De audit wordt conform het auditplan op de geplande datum/data door het auditteam uitgevoerd. Tijdens de audit wordt de implementatie van het systeem geverifieerd. Dit wordt op de bedrijfslocatie(s) en op één of meerdere projectlocatie(s) uitgevoerd. Alle eisen die in de BRL beschreven staan worden beoordeeld. Bij voorkeur vindt voordat het kantooronderzoek wordt uitgevoerd een veldbezoek plaats. Het veldbezoek bestaat uit de volgende onderdelen: - Openingsbijeenkomst; - Verificatie van de toetsbare normelementen bij het veldwerk; - Door een beoordeling of de kwaliteitsverantwoordelijke persoon of werkvoorbereider voldoen aan de aan hun functie gestelde opleidings- en ervaringseisen (7000); - Door een beoordeling of de kwaliteitsverantwoordelijke persoon of werkvoorbereider de hen toegewezen taken uitvoeren conform de eisen van de BRL en het protocol of de protocollen aan die taken stellen (7000); - De certificatie-instelling toetst het functioneren van elke projectleider die bij de start van het certificatie onderzoek tijdelijk in dienst dan wel in vaste dienst is bij het bedrijf, inclusief uitzendkrachten, exclusief stagiaires (11000); - De certificatie-instelling rapporteert per projectlocatie welke onderdelen van dit certificatieschema getoetst zijn en wie van de betrokken projectleiders getoetst is of zijn (11000); - Door een beoordeling of de uitgevoerde handelingen op locatie voldoen aan de eisen die de BRL en het protocol of de protocollen daaraan stellen; - Evaluatiebijeenkomst. 2100: Het aantal veldbezoeken is afhankelijk van het aantal boormeesters die bij de start van het certificatieonderzoek aangemeld zijn. 7000: De organisatie meldt alle werkvoorbereiders en kwaliteitsverantwoordelijke personen aan bij alfa bureau voor certificering bv. Bij het initieel certificatieonderzoek worden alle aangemelde werkvoorbereiders en kwaliteitsverantwoordelijke personen beoordeelt op de protocollen waarvoor deze zijn aangemeld. De kwaliteitsverantwoordelijke persoon wordt op de uitvoeringslocatie beoordeeld en de werkvoorbereider op kantoor. Alfa bureau voor certificering bv refereert in de rapportage specifiek naar de projectdocumenten die inhoudelijk zijn beoordeeld. Het aantal veldbezoeken is afhankelijk van het aantal kwaliteitsverantwoordelijke personen die bij de start van het certificatieonderzoek aangemeld zijn. Indien een organisatie een initieel certificatieonderzoek aanvraagt teneinde gecertificeerd te worden voor zowel protocol 7001 als protocol 7004, kan het initieel certificatieonderzoek zich beperken tot de eisen die van toepassing zijn op protocol Indien een organisatie die in het bezit is van een geldig certificaat waarop protocol 7001 is vermeld, tevens een vermelding voor protocol 7004 op zijn certificaat wil hebben, kan Alfa bureau voor certificering bv deze vermelding op certificaat opnemen zonder een initieel certificatieonderzoek uit te voeren : De organisatie meldt alle projectleiders aan bij alfa bureau voor certificering bv. Bij het initieel certificatieonderzoek worden alle aangemelde projectleiders beoordeelt op de scopes waarvoor deze zijn aangemeld. De projectleiders wordt op de uitvoeringslocatie beoordeeld. Alfa bureau voor certificering bv refereert in de rapportage specifiek naar de projectdocumenten die inhoudelijk zijn beoordeeld. Het aantal veldbezoeken is afhankelijk van het aantal projectleiders die bij de start van het certificatieonderzoek aangemeld zijn : alfa bureau voor certificering beoordeelt alle vereisten uit dit certificatieschema. Hierbij vindt de beoordeling op alle bedrijfsonderdelen(afdelingen) en daarnaast, indien van toepassing, ten minste op Procedure Auditproces Product certificatie Versie Pagina: 4 van 14

5 twee vestigingen/kantoorlocaties plaats. Het aantal te onderzoeken projecten en projectlocaties voor het gehele bedrijf of instelling wordt als volgt berekend: - Voor protocol en 12020: 1/3 van alle geregistreerde personen met een minimum van 2 projecten en met een maximum 10 projecten; - Voor protocol en 12040: 1/3 van alle geregistreerde personen met een minimum van 2 projecten en met een maximum van 8 projecten + aantal te bezoeken projectlocaties 2. Generiek: Het kantooronderzoek bestaat in de basis uit de volgende onderdelen: - Openingsbijeenkomst; - Verificatie van normelementen door onder andere interviews, beoordeling registraties, en overige onderzoeksmethoden; - Evaluatiebijeenkomst. In de openingsbijeenkomst wordt kennis gemaakt met de organisatie en te interviewen personen en zal het verloop van de dag worden besproken. Tevens komen de onderwerpen zoals opgenomen in de ISO aan bod en wordt onder andere een keuze gemaakt van de, indien vereist, te bezoeken projectlocaties. De lead-auditor zal aan de hand van de door de klant verstrekte gegevens van aantal werknemers en aantal vestigingen beoordelen of dit overeenkomt met de opgegeven hoeveelheden en controleren of het aantal mandagen conform betreffende tabel is. Indien dit niet het geval is neemt de lead-auditor contact op met de certificatiemanager. De certificatiemanager treedt in contact met de klant en zal zorgdragen dat de te besteden tijd in overeenstemming komt met betreffende tabel. De lead-auditor zal gedurende de implementatie-audit registraties bijhouden van de interviews, bevindingen en uit overige onderzoeksmethoden. Tijdens de evaluatiebijeenkomst zal de lead-auditor de algemene bevindingen kenbaar maken zoals opgenomen in ISO Als de organisatie alternatieve werkwijzen toepast dan beoordeelt het beoordelingsteam op het voldoen aan de procesvoorwaarden tijdens de reguliere audits onder het thema-onderwerp managen alternatieve werkwijzen. De wijze van inrichten van het beoordelingsproces is daarbij zoals hierboven beschreven. De uitvoering moet ten minste eenmaal op een veldlocatie worden beoordeeld. Indien tijdens een audit blijkt dat de doelstellingen van de audit onhaalbaar zijn of dat er een onmiddellijk dreigend risico aanwezig is wordt dit aan de klant gemeld en door de lead-auditor ook aan Alfa. Indien mogelijk worden er direct maatregelen vastgesteld. Deze maatregelen kunnen bestaan uit wijziging van het auditplan, wijziging controle doelstellingen of de reikwijdte van de controle of beëindiging van de audit. De lead-auditor brengt verslag uit van de genomen maatregelen aan Alfa. Als het systeem volledig voldoet aan de criteria van de aangevraagde norm en scope, zal de leadauditor een positief advies uitbrengen ten aanzien van het certificatieonderzoek. Vervolgens zal het audit team een rapport opstellen. Het rapport wordt door de coördinator van betreffende norm beoordeeld. Er zijn drie soorten bevindingen: - Observaties - Niet-kritieke tekortkomingen - Kritieke tekortkomingen Observaties, Niet kritieke tekortkomingen en Kritieke tekortkoming Zie procedure Auditproces (Multi-Site) VCA*/** en ISO 9001, paragraaf , en Rapportage Zie procedure Auditproces (Multi-Site) VCA*/** en ISO 9001, paragraaf Beoordeling Coördinator Procedure Auditproces Product certificatie Versie Pagina: 5 van 14

6 Zie procedure Auditproces (Multi-Site) VCA*/** en ISO 9001, paragraaf Certificatiebeslissing Door de certificatiemanager van alfa bureau voor certificering bv wordt beslist of het certificaat wordt verstrekt. Hiervoor wordt het formulier besluitvorming certificatie gebruikt. Hiertoe worden de volgende zaken beoordeeld: - Advies van de Lead-auditor; - Voordracht van de Coördinator; - Betalingsgedrag van de klant; - Overige informatie die een belemmering kan vormen voor het verstrekken van een certificaat zoals: - Indien de certificaathouder reeds eerder is gecertificeerd doch waarvan dat certificaat (nog) is geschorst of ingetrokken - Indien de certificaathouder de belangen van alfa bureau voor certificering bv ernstig heeft geschaad - Indien de certificaathouder betrokken is bij ernstige overtreding van een wettelijk voorschrift dat in directe relatie staat met de activiteit waarvoor het certificaat zal gelden of geldt - Indien alfa bureau voor certificering bv (bijna) zeker weet dat er sprake is van valsheid in geschrifte, waarbij de certificaathouder is betrokken en dat in relatie staat met de activiteit waarvoor het certificaat zal gelden of geldt. 2100: Het certificaat wordt door het secretariaat opgesteld en ondertekend door de directeur. Het certificaat bevat de volgende gegevens: - naam en geografische locatie van elke organisatie van wie het managementsysteem is gecertificeerd (of de geografische locatie van het hoofdkantoor en de sites in het kader van multisite certificering; - de integrale tekst uit bijlage 3 van de BRL SIKB de data van het verlenen, verlengen of vernieuwen van het certificaat; - de vervaldatum van het certificaat dat in overeenstemming is met de hercertificatie cyclus; - een certificaatnummer; - de norm waartegen ge-audit is; - de scope; - naam, adres en keurmerk van alfa bureau voor certificering Per boorbedrijf kan alfa bureau voor certificering bv één of meerdere certificaten afgeven, zolang per certificaat duidelijk is op welke vestiging of vestigingen van het boorbedrijf het certificaat betrekking heeft. 7000: Het procescertificaat wordt afgegeven per bedrijf, organisatie of vestigingsplaats. Het certificaat wordt door het secretariaat opgesteld en ondertekend door de directeur. Het certificaat bevat de volgende gegevens: - Naam en geografische locatie van elke organisatie van wie het managementsysteem is gecertificeerd (of de geografische locatie van het hoofdkantoor en de sites in het kader van multisite certificering; - de data van het verlenen, verlengen of vernieuwen van het certificaat; - de vervaldatum van het certificaat dat in overeenstemming is met de hercertificatie cyclus; - een certificaatnummer; - de norm waartegen ge-audit is; - welk protocol of welke protocollen op het certificaat van toepassing zijn; - de scope; - de in bijlage 3 van de BRL SIKB 7000 opgenomen aanwijzingen; - de aanwijzing: De opdrachtgever kan zich in geval van klachten tot de aannemer wenden en zo nodig tot de certificatie-instelling. - naam, adres en keurmerk van alfa bureau voor certificering Procedure Auditproces Product certificatie Versie Pagina: 6 van 14

7 11000: Het procescertificaat wordt afgegeven per bedrijf, organisatie of vestigingsplaats. Het certificaat wordt door het secretariaat opgesteld en ondertekend door de directeur. Het certificaat bevat de volgende gegevens: - Naam en geografische locatie van elke organisatie van wie het managementsysteem is gecertificeerd (of de geografische locatie van het hoofdkantoor en de sites in het kader van multi-site certificering; - de data van het verlenen, verlengen of vernieuwen van het certificaat; - de vervaldatum van het certificaat dat in overeenstemming is met de hercertificatie cyclus; - een certificaatnummer; - de norm waartegen ge-audit is; - welk protocol of welke protocollen op het certificaat van toepassing zijn; - de scope; - de in bijlage 3 van de BRL SIKB opgenomen aanwijzingen; - de aanwijzing: De opdrachtgever kan zich in geval van klachten tot de aannemer wenden en zo nodig tot de certificatie-instelling. - naam, adres en keurmerk van alfa bureau voor certificering 12000: Het certificaat wordt door het secretariaat opgesteld en ondertekend door de directeur. Het certificaat bevat de volgende gegevens: - naam en geografische locatie van elke organisatie van wie het managementsysteem is gecertificeerd (of de geografische locatie van het hoofdkantoor en de sites in het kader van multisite certificering; - de integrale tekst uit bijlage 5 van de BRL SIKB de data van het verlenen, verlengen of vernieuwen van het certificaat; - de vervaldatum van het certificaat dat in overeenstemming is met de hercertificatie cyclus; - een certificaatnummer; - de norm waartegen ge-audit is; - de scope; - naam, adres en keurmerk van alfa bureau voor certificering Generiek: Het certificaat heeft een geldigheidsduur van 3 jaar indien minimaal jaarlijks een controle audit door alfa bureau voor certificering bv wordt uitgevoerd en deze audits met positief advies worden afgerond. Na 3 jaar dient een volledig nieuwe audit uitgevoerd te worden tegen de dan geldende versie van de betreffende norm waarbij ook de documentatie tot in detail zal worden beoordeeld. Voor de hercertificatie wordt het proces vanaf 3.6 herhaald. De klant krijgt circa 6 maanden voor het verstrijken van de certificatieperiode bericht van alfa bureau voor certificering bv met betrekking tot het aantal te besteden mandagen en de namen van het in te zetten auditteam. De mogelijkheid tot wraking van het voorgestelde auditteam is hierin opgenomen. De hercertificatie dient voor het verlopen van het bestaande certificaat volledig te zijn afgerond. Dit betekent dat 3 maanden voor het verlopen van het certificaat de hercertificatie uitgevoerd zal worden. Indien er wijzigingen in de norm zijn of aanzienlijke veranderingen in het managementsysteem, de opdrachtgever of de context waarin het beheersysteem werkt bijvoorbeeld wijzigingen in wetgeving kan dit betekenen dat een vooronderzoek onderdeel uitmaakt van de hercertificatie. De certificatiebeslissing wordt niet gedelegeerd Controle audits Zie procedure Auditproces (Multi-Site) VCA*/** en ISO 9001, paragraaf : Procedure Auditproces Product certificatie Versie Pagina: 7 van 14

8 De volgende onderdelen moeten voor BRL SIKB 2100 tijdens een kantoorbezoek worden beoordeeld: - wijzigingen in gedocumenteerd systeem; - een steekproef uit de vereisten uit het certificatieschema, zodat in een periode van 3 jaar elke eis tenminste eenmaal is ge-audit; - een project en dit omvat de door het boorbedrijf uitgevoerde werkzaamheden die, voor zover binnen de scope van het certificaat van het boorbedrijf, onder de reikwijdte van dit certificatieschema vallen in het gehele uitvoeringstraject van het project, inclusief de werkzaamheden uitgevoerd door de projectleiders; - inventarisatie aantal operationele boormeesters; Naast deze kantooraudit moeten er onaangekondigde veldbezoeken plaatsvinden. Het aantal veldbezoeken in elk kalenderjaar wordt als volgt vastgesteld - aan het begin van ieder kalenderjaar moet de organisatie het aantal boormeesters van het vorige jaar melden; - en minste éénmaal per jaar het functioneren in het veld in relatie tot ten minste één boortechniek van elke ervaren boormeester die bij de start van het certificatie onderzoek tijdelijk in dienst dan wel in vaste dienst is bij het boorbedrijf, inclusief uitzendkrachten exclusief stagiaires; - boorgatmeting. 7000: De volgende onderdelen moeten voor BRL SIKB 7000 tijdens een kantoorbezoek worden beoordeeld: - wijzigingen in gedocumenteerd systeem - van 1/3 van het totaal aan geregistreerd personeel: o de registraties van verschillende door hen uitgevoerde (water)bodemsaneringen of ingrepen in de waterbodem op het voldoen aan de eisen die daar door de BRL en het protocol dan wel de protocollen aan gesteld worden en o of zij voldoen aan de in dit certificatieschema aan hen gestelde eisen, waaronder de ervaringseisen - van de nieuwe werkvoorbereiders en kwaliteitsverantwoordelijke personen: o de registraties van verschillende door hen uitgevoerde (w-ter)bodemsaneringen of ingrepen in de waterbodem op het voldoen aan de eisen die daar door de BRL en het protocol dan wel de protocollen aan gesteld worden en o of zij voldoen aan de in dit certificatieschema aan hen gestelde eisen, waaronder tenminste de interne toetsing op opleiding en ervaring. Bij het kantoorbezoek wordt tenminste elk op het certificaat vermeld protocol beoordeeld. Indien op het certificaat zowel protocol 7001 als protocol 7004 zijn vermeld, dan kan beoordeling op protocol 7004 achterwege blijven, met uitzondering van medewerkers die wel werkzaamheden conform protocol 7004 en geen werkzaamheden conform protocol 7001 uitvoeren. In dat geval worden die medewerkers wel beoordeeld. Indien op de hoofdvestiging alle registraties aanwezig zijn, wordt dit op de hoofdvestiging beoordeeld. Naast deze kantooraudit moeten er onaangekondigde veldbezoeken plaatsvinden. Het aantal veldbezoeken in elk kalenderjaar wordt als volgt vastgesteld - aan het begin van ieder kalenderjaar moet de aannemer het aantal KVP-ers en werkvoorbereiders melden. De kwaliteitsverantwoordelijke persoon wordt op de uitvoeringslocatie beoordeeld en de werkvoorbereider op kantoor; - Op basis van dit gemelde aantal en de tabel A paragraaf van de BRL SIKB 7000 wordt door het secretariaat het beoogde aantal bepaalt. - De minimale frequentie waarop elke persoon beoordeeld wordt is één maal per drie jaar; - De minimale frequentie waarop elk proces op locatie beoordeeld wordt is één maal per jaar. - Minimaal moet een derde van het aantal gemelde KVP-ers worden beoordeeld. Het aantal niet aangekondigde vervolgonderzoeken is ten minste gelijk aan een derde van het totaal aantal vervolgonderzoeken, afgerond naar beneden. Beoordeling vindt plaats: Procedure Auditproces Product certificatie Versie Pagina: 8 van 14

9 - Door een beoordeling of de kwaliteitsverantwoordelijke persoon of werkvoorbereider de hen toegewezen taken uitvoeren conform de eisen van de BRL en het protocol of de protocollen aan die taken stellen; - Door een beoordeling of de uitgevoerde handelingen op locatie voldoen aan de eisen die de BRL en het protocol of de protocollen daaraan stellen : De volgende onderdelen moeten voor BRL SIKB tijdens een kantoorbezoek worden beoordeeld: - wijzigingen in gedocumenteerd systeem - inventarisatie aantal operationele geregistreerde personen - het functioneren van elke projectleider die bij de start van het certificatie onderzoek tijdelijk in dienst dan wel in vaste dienst is bij het bedrijf, inclusief uitzendkrachten, exclusief stagiaires. - de door het bedrijf uitgevoerde werkzaamheden die onder de reikwijdte van dit certificatieschema vallen in het gehele uitvoeringstraject van het project, inclusief de werkzaamheden uitgevoerd door de projectleiders, ongeacht op welke vestiging de projectleiders werkzaam zijn. - een steekproef uit de vereisten van dit certificatieschema bij een steekproef van de bedrijfsonderdelen(afdelingen) of vestigingen. - het aantal niet aangekondigde opvolgingsonderzoeken tijdens de realisatie is ten minste gelijk aan een derde van het totaal aantal opvolgingsonderzoeken op de projectlocaties, afgerond naar beneden en met een minimum van één. De resterende opvolgingsonderzoeken in het veld kunnen aangekondigd zijn. - toetsing van elk opgenomen protocol - Als de organisatie alternatieve werkwijzen toepast op basis van de eisen in paragraaf dan beoordeelt het beoordelingsteam op het voldoen aan de procesvoorwaarden tijdens de reguliere audits onder het thema-onderwerp managen alternatieve werkwijzen : De volgende onderdelen moeten voor BRL SIKB tijdens een kantoorbezoek worden beoordeeld: - wijzigingen in gedocumenteerd systeem - inventarisatie aantal operationele geregistreerde personen - een steekproef uit de vereisten van dit certificatieschema bij een steekproef van de bedrijfsonderdelen(afdelingen) of vestigingen. - het jaarlijks aantal te onderzoeken projecten en projectlocaties: o Voor protocol en 12020: 1/6 van alle geregistreerde personen met een minimum van 2 projecten en met een maximum 6 projecten; o Voor protocol en 12040: 1/6 van alle geregistreerde personen met een minimum van 2 projecten en met een maximum van 5 projecten + aantal te bezoeken projectlocaties 2. - toetsing van elk opgenomen protocol Generiek: Als de gecertificeerde organisatie alternatieve werkwijzen toepast dan beoordeelt het beoordelingsteam op het voldoen aan de procesvoorwaarden tijdens de reguliere audits onder het thema-onderwerp managen alternatieve werkwijzen. De wijze van inrichten van het beoordelingsproces is daarbij zoals hierboven beschreven. De uitvoering moet ten minste eenmaal op een veldlocatie worden beoordeeld. Door alfa bureau voor certificering bv wordt minimaal eenmaal per kwartaal de planning opgevraagd om de vervolgonderzoeken zowel gepland als niet gepland in te kunnen plannen. De frequentie waarmee de planning wordt opgevraagd is hoger dan de frequentie van onaangekondigde audits. alfa bureau voor certificering zal extra zorg betrachten bij de samenstelling van het auditteam, omdat voor de klant niet de mogelijkheid bestaat om het auditteam zorgvuldig te controleren en/of te wraken. Procedure Auditproces Product certificatie Versie Pagina: 9 van 14

10 Indien een klant niet voldoet aan de criteria krijgt hij maximaal 3 (respectievelijk 6 voor niet-kritieke tekortkomingen) maanden de tijd om de geconstateerde tekortkomingen op te lossen. alfa bureau voor certificering bv zal een herbeoordeling uitvoeren. Indien noodzakelijk wordt een follow-up audit uitgevoerd bij de klant op locatie. Deze wordt bij voorkeur uitgevoerd door de lead-auditor die de audit heeft uitgevoerd. De coördinator kan in geval van vastgestelde kritieke afwijkingen besluiten om de termijn van corrigerende maatregelen te verkorten tot 14 dagen. In die situatie zal de organisatie hiervan op de hoogte worden gebracht. De beoordeling bij de organisatie vindt plaats bij het eerstvolgende opvolgingsbezoek, tenzij coördinator of certificatiemanager van alfa bureau voor certificering bv beslist dit eerder te doen. Lukt het de klant niet om geconstateerde tekortkomingen binnen de gestelde termijn op te lossen dan wordt het certificaat geschorst. 7000: Als een organisatie in het jaar na het initieel certificatieonderzoek of na het vorige opvolgingsonderzoek geen werk onder BRL SIKB 7000 heeft uitgevoerd, dan kan alfa bureau voor certificering bv het volgende opvolgingsonderzoek met maximaal een half jaar uitstellen. Binnen dit half jaar dient de organisatie werkzaamheden onder BRL SIKB 7000 uit te voeren en door alfa bureau voor certificering bv zowel een beoordeling op de vestigingsplaats als op de locatie uit te laten voeren. Als deze beoordeling niet binnen de gestelde termijn van een half jaar is uitgevoerd, dan trekt de certificatie instelling het certificaat per direct in. Als een organisatie in het jaar na het initieel certificatieonderzoek of na het vorige opvolgingsonderzoek geen werk conform één of meer protocollen onder BRL SIKB 7000 heeft uitgevoerd (maar andere protocol(len) wel), dan kan de certificatie instelling het opvolgingsonderzoek voor het betreffende protocol of protocollen met een half jaar uitstellen. Binnen dit half jaar dient de organisatie werkzaamheden conform het betreffende protocol of protocollen uit te voeren en door alfa bureau voor certificering bv zowel een beoordeling op de vestigingsplaats als op de locatie uit te laten voeren. Als deze beoordeling niet binnen de gestelde termijn van een half jaar is uitgevoerd dan trekt de certificatie instelling het certificaat voor het betreffende protocol of betreffende protocollen direct in. alfa bureau voor certificering bv kan per certificatieperiode van drie jaar maximaal één maal per certificaathouder het uitstel van maximaal een half jaar verlenen. Indien op het certificaat zowel protocol 7001 als protocol 7004 vermeld worden, en protocol 7001 wordt ingetrokken, wordt tevens protocol 7004 ingetrokken tenzij uit een daartoe uit te voeren opvolgingsonderzoek blijkt dat wel aan de eisen van protocol 7004 wordt voldaan en de gecertificeerde organisatie in het half jaar voorafgaande aan het opvolgingsonderzoek werkzaamheden conform protocol 7004 heeft uitgevoerd Speciale audits Zie procedure Auditproces (Multi-Site) VCA*/** en ISO 9001, paragraaf Sancties Binnen het certificatieschema zijn de volgende sancties van kracht: - Schriftelijke waarschuwing - Extra toets - Schorsing - Intrekking Schriftelijke waarschuwing / Extra toets 2100: Voor de volgende omstandigheden zal een schriftelijke waarschuwing worden toegepast: - in het geval alfa bureau voor certificering bv vaststelt dat het boorbedrijf het beeldmerk gebruikt in relatie tot mechanische boringen, waarbij een of meer kritieke afwijkingen zijn opgetreden van eisen uit dit certificatieschema; - Bij het niet goed naleven van de voorschriften over interne audits; Procedure Auditproces Product certificatie Versie Pagina: 10 van 14

11 - Bij het niet nemen van afdoende corrigerende maatregelen op de overige onderwerpen in dit schema binnen 3 maanden door alfa bureau voor certificering bv; - In geval alfa bureau voor certificering bv een zelfde kritieke tekortkoming voor een tweede maal binnen 1,5 jaar tijdens een controle audit of tijdens een onderzoek naar aanleiding van een klacht vaststelt; - Indien alfa bureau voor certificering bv een en de zelfde niet kritieke afwijking meer dan tweemaal tijdens opeenvolgende audits vaststelt. 7000: Voor de volgende omstandigheden zal een schriftelijke waarschuwing / extra toets worden toegepast: - een schriftelijke waarschuwing bij het niet nemen van afdoende corrigerende maatregelen binnen een standaardtermijn van 6 maanden of de door de certificatie-instelling vastgestelde termijn; - een schriftelijke waarschuwing bij constatering van een kritieke afwijking voor een tweede maal binnen 1,5 jaar tijdens een opvolgingsaudit of klachtenonderzoek; - een schriftelijke waarschuwing indien een werkvoorbereider of kwaliteitsverantwoordelijke persoon wordt ingezet die niet aan de vereiste kwalificaties voldoet of die door de organisatie niet is aangemeld bij de certificerende instelling; - een schriftelijke waarschuwing in geval de certificatie-instelling eenzelfde niet-kritieke afwijking meer dan tweemaal binnen een kortere periode constateert tijdens een opvolgingsaudit; - Een schriftelijke waarschuwing bij het niet uitvoeren van interne audits of bij het structureel uitvoeren van te weinig interne audits; Toelichting: De term structureel betekent: in twee opeenvolgende jaren. Het niet halen van het in het schema opgegeven aantal interne audits (i.c. de norm) leidt altijd tot een afwijking, die door de certificatie-instelling wordt gerapporteerd in het audit-rapport. In geval 70% van de norm in twee opeenvolgende jaren niet wordt gehaald, volgt een schriftelijke waarschuwing : Voor de volgende omstandigheden zal een schriftelijke waarschuwing worden toegepast: - een schriftelijke waarschuwing bij het niet nemen van afdoende corrigerende maatregelen binnen de termijn die dit certificatieschema daar aan stelt of binnen de door de certificatieinstelling vastgestelde termijn indien deze termijn korter is; - een schriftelijke waarschuwing bij constatering van een kritieke afwijking voor een tweede maal binnen 1,5 jaar tijdens een opvolgingsaudit of klachtenonderzoek; - Een schriftelijke waarschuwing in geval de certificatie-instelling eenzelfde niet-kritieke afwijking meer dan tweemaal tijdens opeenvolgende beoordelingsonderzoeken vaststelt; - Een schriftelijke waarschuwing bij het niet uitvoeren van interne audits of bij het structureel uitvoeren van te weinig interne audits; Toelichting: De term structureel betekent: in twee opeenvolgende jaren. Het niet halen van het in het schema opgegeven aantal interne audits (i.c. de norm) leidt altijd tot een afwijking, die door de certificatie-instelling wordt gerapporteerd in het audit-rapport. In geval 70% van de norm in twee opeenvolgende jaren niet wordt gehaald, volgt een schriftelijke waarschuwing. - een schriftelijke waarschuwing indien een medewerker werkzaamheden uitvoert waarvoor een aanmelding of registratie bij de certificatie-instelling benodigd is en de betreffende medewerker niet is aangemeld of niet (meer) beschikt over de benodigde registratie; - een schriftelijke waarschuwing als een medewerker die werkzaamheden uitvoert waarvoor aanmelding of registratie bij de certificatie-instelling vereist is, terwijl de medewerker niet aan de door dit certificatieschema vereiste kwalificaties voldoet; 12000: Voor de volgende omstandigheden zal een schriftelijke waarschuwing worden toegepast: - Een schriftelijke waarschuwing in het geval de certificatie-instelling vaststelt dat het bedrijf of instelling het keurmerk gebruikt in relatie tot tijdelijke bemalingen, waarbij een of meer kritieke afwijkingen zijn opgetreden van eisen uit dit certificatieschema; - Een schriftelijke waarschuwing bij het niet of niet goed naleven van de voorschriften over interne audits; Procedure Auditproces Product certificatie Versie Pagina: 11 van 14

12 - Een schriftelijke waarschuwing bij het niet nemen van afdoende corrigerende maatregelen op de overige onderwerpen in dit schema binnen de door de certificatie-instelling vastgestelde termijn; - Een schriftelijke waarschuwing in geval de certificatie-instelling een zelfde kritieke afwijking voor een tweede maal binnen 1,5 jaar tijdens een controle beoordeling of tijdens een onderzoek naar aanleiding van een klacht vaststelt; - Een schriftelijke waarschuwing in geval de certificatie-instelling een zelfde niet-kritieke afwijking meer dan tweemaal tijdens opeenvolgende audits vaststelt. Generiek: Indien de corrigerende maatregelen op het onderwerp interne audits niet afdoende is binnen de afgesproken termijn, dan vindt er een extra toets plaats op dit specifieke onderwerp. De organisatie wordt hierover schriftelijk geïnformeerd. Een besluit tot het geven van een waarschuwing / extra toets wordt altijd schriftelijk aangezegd (brief) met vermelding van certificaatnummer en de datum, reden van de waarschuwing en termijn (maximaal 3 maanden) waarbinnen afdoende corrigerende maatregelen moeten worden genomen en bij alfa bureau voor certificering kenbaar moeten zijn gemaakt. alfa bureau voor certificering schorst het certificaat als zij op basis van de resultaten van de inspectie op de uitvoering van de opgelegde corrigerende maatregelen vaststelt dat het boorbedrijf niet aan de eisen voldoet die de reden voor de schriftelijke waarschuwing vormden. In geval van een schorsing krijgt de certificaathouder maximaal één maand de tijd om afdoende corrigerende maatregelen te nemen en deze bij de certificatie-instelling kenbaar te maken. De certificatie-instelling voert aansluitend eerst (een) extra opvolgingsaudit(s) uit en moet vaststellen dat de certificaathouder weer volledig aan de eisen voldoet voordat zij de schorsing opheft Schorsing Een besluit tot schorsing wordt genomen door de certificatiemanager of directeur op grond van de voordracht van de coördinator van betreffend systeem. Redenen voor schorsing zijn onder andere: - Als de organisatie niet afdoende of niet binnen de termijn reageert van de schriftelijk waarschuwing; - Indien het noodzakelijk zou zijn om een organisatie binnen een periode van 1,5 jaar op grond van dezelfde afwijking voor een tweede maal een schriftelijk waarschuwing te sturen; - Als alfa bureau voor certificering bv vaststelt dat een medewerker werkzaamheden als ervaren boormeester (2100) uitvoert zonder dat hij voldoet aan de kwalificatieeisen van een ervaren boormeester; - een schorsing van de mogelijkheid van de betreffende kwaliteitsverantwoordelijke persoon (7000) om te werken onder certificaat indien tijdens opvolgingsaudits of klachten-onderzoek is gebleken dat een kritieke fout voor de tweede keer is gemaakt door dezelfde kwaliteitsverantwoordelijke persoon; - een schorsing van het certificaat indien een medewerker werkzaamheden uitvoert waarvoor een erkenning door Bodem+ benodigd is en de betreffende medewerker niet of niet meer beschikt over deze erkenning (11000); - een schorsing van het certificaat indien een medewerker werkzaamheden uitvoert waarvoor een erkenning door Bodem+ benodigd is en de betreffende medewerker niet voldoet aan de opleidings- en ervaringseisen voldoet die voor deze werkzaamheden worden gesteld (11000:; - In geval dat alfa bureau voor certificering bv constateert dat het certificaathouder de omgang met partijdigheid niet of niet juist uitvoert; Een besluit tot schorsing wordt altijd schriftelijk aangezegd (brief) met vermelding van certificaatnummer en de datum, reden van schorsing en termijn om afdoende corrigerende maatregelen te nemen en deze bij de certificatie-instelling kenbaar te maken (maximaal 1 maand). In deze brief wordt tevens vermeld dat gedurende schorsing niet actief gebruik mag worden gemaakt Procedure Auditproces Product certificatie Versie Pagina: 12 van 14

13 van het certificaat. alfa bureau voorcertificering bv voert aansluitend eerst (een) extra opvolgingsaudit uit om te kunnen vaststellen dat de organisatie weer volledig aan de eisen voldoet. Schorsingen worden eveneens gepubliceerd op de website van alfa bureau voorcertificering bv onder knop certificatiestatus. Schorsing wordt per direct schriftelijk gemeld aan het SIKB en aan Bodem+. De opdrachtgevers van alle lopende en komende opdrachten worden door de organisatie per direct schriftelijk op de hoogte gesteld van de schorsing. De aan een schorsing bestede tijd van zowel de coördinator, lead-audit als Certificatie Manager wordt op basis van nacalculatie doorberekend aan de klant. Indien een klant onvoldoende corrigerende maatregelen treft en na de gestelde termijn blijkt dat eerder genoemde zaken niet (afdoende) zijn opgelost zal het certificaat worden ingetrokken. De Procedure Schorsing Intrekking Nietig verklaring is gepubliceerd op de website van alfa bureau voor certificering bv onder de knop downloads Intrekking Een besluit tot intrekking wordt genomen door de certificatiemanager op grond van de voordracht van de coördinator van betreffend systeem. Redenen voor intrekkingen zijn onder andere: - Het niet tijdig nemen van corrigerende maatregelen nadat een schorsing is aangezegd; - In het geval dat de certificatie-instelling binnen een periode van drie jaar voor een tweede maal constateert dat men de omgang met partijdigheid niet of niet juist uitvoert; - In het geval dat de certificatie-instelling kritieke afwijkingen in de registratie van medewerkers vaststelt; - In het geval dat de certificatie-instelling vaststelt dat het boorbedrijf wettelijke voorschriften heeft overtreden, die in relatie staan met de gecertificeerde. Ook als het gaat om feiten en omstandigheden die redelijkerwijs doen vermoeden dat betrokkene een wettelijk voorschrift overtreedt dan wel heeft overtreden. Deze feiten kunnen blijken uit justitiële en opsporings- en vervolgingsacties. Betrokkene kan daartegen uiteraard bezwaar aantekenen; - Het niet voldoen aan de financiële verplichtingen naar alfa bureau voor certificering bv; - Na overleg met de curator bij faillissement of surseance van betaling van betreffende klant Een besluit tot intrekking wordt altijd schriftelijk (brief) aangezegd met vermelding van certificaatnummer en de datum, reden van intrekking en termijn waarbinnen de originele certificaten geretourneerd dienen te worden aan alfa bureau voor certificering bv. In deze brief wordt tevens vermeld dat geen gebruik meer mag worden gemaakt van het certificaat/certificatielogo s of op andere wijze de indruk mag worden gewekt dat het betreffende bedrijf door alfa bureau voor certificering bv gecertificeerd is volgens de betreffende norm (misbruik zal worden gepubliceerd). De organisatie overtuigd alfa bureau voor certificering bv eerst dat er structureel corrigerende maatregelen zijn doorgevoerd, voordat een aanvraag tot certificatie opnieuw in behandeling wordt genomen. Dit is dan een volledig onverkort initieel certificatie-onderzoek Intrekkingen worden eveneens gepubliceerd op de website van alfa bureau voor certificering bv onder knop certificatiestatus. De aan de intrekking bestede tijd van zowel de Coördinator als directeur wordt op basis van nacalculatie doorberekend aan de klant. De Procedure Schorsing Intrekking Nietig verklaring is gepubliceerd op de website van alfa bureau voor certificering bv onder de knop downloads Nietig verklaring Zie procedure Auditproces (Multi-Site) VCA*/** en ISO 9001, paragraaf Klachten Zie procedure Auditproces (Multi-Site) VCA*/** en ISO 9001, paragraaf Procedure Auditproces Product certificatie Versie Pagina: 13 van 14

14 3.18 Beroep Zie procedure Auditproces (Multi-Site) VCA*/** en ISO 9001, paragraaf Geschillen Zie procedure Auditproces (Multi-Site) VCA*/** en ISO 9001, paragraaf BIJLAGEN Zie procedure Auditproces (Multi-Site) VCA*/** en ISO 9001, bijlage 4. Procedure Auditproces Product certificatie Versie Pagina: 14 van 14