Procedure Auditproces productcertificatie BRL SIKB 7000

Transcriptie

1 Procedure Auditproces productcertificatie BRL SIKB 7000 INHOUD 1 DOEL 2 2 INLEIDING 2 3 BESCHRIJVING PROCEDURE Aanvraag Klantmap Aanbieding Overeenkomst retour Samenstelling audit team Opdrachtverstrekking auditor Vooronderzoek Tekortkomingen Rapport vooronderzoek Implementatie audit bestaande uit veldonderzoek en kantooronderzoek Observaties Niet-kritieke tekortkomingen Kritieke tekortkomingen Rapportage Beoordeling Coördinator Certificatiebeslissing Tussentijdse audits Speciale audits Sancties Schriftelijke waarschuwing / Extra toets Schorsing Intrekking Nietig verklaring Klachten Beroep Geschillen Publicatie BIJLAGEN 16 Procedure: Auditproces Product certificatie BRL SIKB 7000 Versie Pagina: 1 van 16

2 1 DOEL Het vastleggen van het auditproces voor die schema s waar geen proces is opgenomen in de toelichting bij de norm. Aanvullende informatie geven hoe alfa bureau voor certificering om gaat met het certificatieproces voor die schema s waar een proces is opgenomen in de toelichting bij norm. 2 INLEIDING Het proces om te komen tot het verstrekken van een certificaat wordt beschreven in onderliggende procedure. Hierbij zijn de uit te voeren activiteiten steeds in delen geknipt zodat per deel is vastgelegd welke activiteiten hier worden uitgevoerd. Het afgeven van certificaten voor activiteiten binnen de reikwijdte van de BRL SIKB 7000 waarvoor een wettelijke erkenningsverplichting bestaat is voorbehouden aan hiervoor erkende certificatieinstellingen. Alfa is geaccrediteerd door de RvA voor dit schema onder registratienummer C BESCHRIJVING PROCEDURE 3.1 Betrokken functionarissen/afdelingen Voor de uitvoering van de in deze procedure beschreven werkzaamheden is de Certificatie Manager van alfa bureau voor certificering bv volledig bevoegd, behoudens het vaststellen van offertes en het nemen van certificatiebesluiten. Die taak ligt bij de directeur. De Coördinatoren van in deze procedure genoemde schema s, de (lead)-auditoren en secretariaat hebben een adviesbevoegdheid betreffende deze procedure. 3.2 Aanvraag Indien een potentiële klant een offerte wil aanvragen kan hij dat op verschillende wijzen doen. Via de website middels het elektronische meldingsformulier Offerteaanvraag of telefonisch/fax. Na het invullen van het offerteformulier wordt aan de hand van de tijdstabellen en de te certificeren normen het aantal mandagen bepaald voor de aanbieding. Hierbij wordt onder meer gebruik gemaakt van het Excel spreadsheet waarmee eveneens de mogelijke kortingen mee zijn te bepalen. 3.3 Klantmap Door het secretariaat wordt een elektronische klanten map aangemaakt. Alle documenten die betrekking hebben op deze klant worden hierin opgeslagen. De klant map is in dit stadium toegankelijk voor kantoor, het management en de coördinatoren. Na ontvangst van de overeenkomst (zie 3.5) en de samenstelling van het audit team (zie 3.6) krijgt het auditteam de benodigde documenten uit de klant map per toegezonden. 3.4 Aanbieding Doorlooptijd voor een aanbieding is 3 werkdagen bij een enkelvoudige aanvraag en 6 werkdagen bij meervoudige aanvragen. De aanbieding wordt gegenereerd door het aanvullen van de gegevens door de het secretariaat. Bij het bepalen van het aantal mandagen wordt gebruik gemaakt van de interne excelspreadsheet te besteden mandagen en productcertificatie voor de betreffende BRL 7000 en protocol 7001 t/m In enkele gevallen kan het voorkomen dat het aantal mandagen wordt gereduceerd. Indien dit het geval is dan zal dit per dossier worden onderbouwd. Procedure: Auditproces Product certificatie BRL SIKB 7000 Versie Pagina: 2 van 16

3 Het secretariaat slaat na akkoord door de directeur de aanbieding op en stuurt de aanbieding per naar de potentiële klant inclusief de bijlagen Certificeringsovereenkomst en Opdrachtformulier. De Algemene Voorwaarden en procedure Auditproces zijn te downloaden van de website Nabellen van de aanbiedingen wordt geïnitieerd door het secretariaat. Indien de klant de aanbieding accepteert en zowel de certificeringsovereenkomst, opdrachtformulier als een kopie van het uittreksel Kamer van Koophandel toestuurt volgt stap 3.7. Indien geen overeenstemming wordt bereikt dan wordt de klantmap gearchiveerd (niet gehonoreerde aanbiedingen). Overnames/hercertificering Indien een reeds gecertificeerde partij een certificaat wil onderbrengen bij Alfa bureau voor certificering bv middels een overname/hercertificering van het certificaat wordt er door het secretariaat een bezoek aan de certificaathouder ingepland en worden de rapportages van de andere Certificatie Instelling opgevraagd. Op basis van het bezoek en de rapportages vindt er een review plaats door de coördinator middels formulier analyse bij overnames/hercertificering ten aanzien van de tijd voor de overname/hercertificering. In de review komen de volgende onderwerpen aan de orde: - Locatiebezoek - Gewenste scope - Aantal medewerkers - Aantal projecten - Aard van de activiteiten - Omvang van de organisatie - Informatie uit voorgaande rapportages - Observaties en/of tekortkomingen - Klachten (bekend/afhandeling) - Certificaat geschorst / ingetrokken Indien er geen bezoek wordt uitgevoerd dient dit met redenen omkleed opgenomen te worden in de klantmap van de certificaathouder. Indien de rapportages van voorgaande audits niet worden verstrekt door de certificaathouder, deze niet beschikbaar zijn of worden gesteld, dan zal de certificaathouder als een nieuwe klant worden beschouwd. Indien uit het bezoek en de rapportages blijkt dat het certificaat regulier afloopt (dus na de tweede controle audit zonder afwijkingen of met afgesloten afwijkingen) wordt er een hercertificatie onderzoek ingepland. Op basis van het mandagenformulier en de review wordt berekend wat de aan te bieden audittijd is. Indien tijdens het vooronderzoek blijkt dat de aangeboden audittijd niet juist is, zal onmiddellijk contact met de klant worden opgenomen en de te besteden tijd worden verhoogd. Indien uit het bezoek en de rapportages blijkt dat het een overname betreft gedurende het lopende traject dan vraagt het secretariaat de status van het onderzoek op bij de Certificatie Instelling van het lopende certificaat. Indien de certificaathouder dit niet op prijs stelt of er andere redenen zijn waardoor er geen contact gezocht kan/mag worden met de vorige Certificatie Instelling, dan wordt dit geregistreerd in de klantmap. Procedure naar aanleiding van de status van het onderzoek: a. Nieuwe aanvraag, geen bijzonderheden; b. Nieuwe aanvraag, fase 1 is aantoonbaar positief afgesloten, onderzoek zal vanaf fase 2 volledig moeten worden uitgevoerd; c. Nieuwe aanvraag, fase 1 en 2 zijn aantoonbaar positief afgesloten, echter certificatiebesluit is nog niet formeel genomen, informatie voorleggen aan coördinator en certificatiebesluit kan worden genomen, indien akkoord, door besluitvormer; d. Gecertificeerd, certificaat is reeds verstrekt na initieel onderzoek, 1 e controle inplannen binnen 12 maanden na laatste datum van onderzoek (uit rapportage); e. Gecertificeerd, 1 e controle is uitgevoerd, indien er afwijkingen zijn, dienen deze succesvol te worden afgesloten voorafgaand aan de overname, indien er geen lopende afwijkingen zijn inplannen van 2 e controle onderzoek; f. Gecertificeerd, 2 e controle is reeds uitgevoerd, indien er afwijkingen zijn dienen deze succesvol te worden afgesloten voorafgaand aan de overname, indien er geen lopende afwijkingen zijn voorstel voor hercertificatie direct aansluitend aan lopende periode. Procedure: Auditproces Product certificatie BRL SIKB 7000 Versie Pagina: 3 van 16

4 Indien er lopende contracten of overeenkomsten zijn met partijen die van invloed kunnen zijn op de overname kan er geen sprake zijn van een overname en zal de certificaathouder beschouwd worden als een nieuwe klant. Met name schorsing-, intrekking-, of faillissementsprocedures en andere procedures met partijen en/of de vorige Certificatie Instelling. 3.5 Overeenkomst retour Indien de klant akkoord gaat met de aanbieding dan wordt de overeenkomst door de klant getekend en samen met het opdrachtformulier geretourneerd. De klant dient eveneens de in de overeenkomst aangegeven documenten aan Alfa bureau voor certificering bv te verstrekken. Het secretariaat controleert of alle aangegeven documenten door de klant zijn meegezonden. Indien dit niet het geval is dan neemt het secretariaat contact op met de klant om de ontbrekende gegevens alsnog te verkrijgen. Tevens wordt er door het secretariaat gecontroleerd of er in de overeenkomst geen wijzigingen zijn aangebracht. Indien wijzigingen in de overeenkomst zijn aangebracht neemt het secretariaat contact op met de directeur. De directeur neemt vervolgens contact op met de klant. Bij overeenstemming over de wijziging wordt een nieuwe overeenkomst opgesteld en worden de stappen 3.4 en 3.5 herhaald. Als niet tot overeenstemming wordt gekomen, is er geen overeenkomst gesloten en wordt de klant hiervan schriftelijk op de hoogte gebracht. De klantmap wordt vervolgens gearchiveerd bij niet gehonoreerde offertes. Zodra een overeenkomst zonder wijzigingen is geretourneerd vermeld het secretariaat dit aan de directeur en Coördinator van betreffende norm. De overeenkomst wordt opgeborgen in de klantmap. 3.6 Samenstelling audit team Door het secretariaat met ondersteuning van de kwaliteitscoördinator wordt aan de hand van de gegevens uit de klantmap het auditteam samengesteld. Hierbij wordt rekening gehouden met kennis, ervaring, onafhankelijkheid, geografische ligging en capaciteit. Maar ook het feit of het een gecombineerde audit betreft, er wordt voldaan aan de certificatie-eisen en of de lead-auditor het systeem van de klant al eerder heeft beoordeelt. Lead-auditors in opleiding kunnen worden opgenomen in het auditteam. De lead-auditor wordt dan aangesteld als lead-auditor i.o. en is bevoegd om taken over te nemen. De lead-auditor behoudt de eindverantwoordelijkheid voor de activiteiten en bevindingen van de lead-auditor in opleiding. Zodra het team is samengesteld wordt het auditteam door het secretariaat ingelicht. Indien noodzakelijk wordt er voor de betreffende audit een vertaler of tolk ingeschakeld. De tolk wordt door Alfa bureau voor certificering ingeschakeld, zodat deze niet op onrechtmatige wijze de audit kan beïnvloeden. Eventuele andere aanwezige personen tijdens de audit, moeten van te voren worden aangemeld bij de klant of bij Alfa. Bijvoorbeeld waarnemers van een branche organisatie, adviseurs, toezichthouders, leden van de accreditatie instelling en ander gerechtvaardigde aanwezige persoon. Hiervoor geldt dat de klant of Alfa van te voren op de hoogte worden gesteld van aanwezigheid en de rechtvaardiging waarom deze personen tijdens de audit aanwezig zijn. Alfa draagt er zorg voor dat deze aanwezige personen het auditproces of het resultaat niet beïnvloeden De lead-auditoren dienen zelf te melden of er een relatie bestaat/heeft bestaan tussen hen en de klant die de onafhankelijkheid zou kunnen aantasten. Het secretariaat vraagt eenmaal per jaar van elke auditor een overzicht relatie auditoren met klanten van Alfa op. Indien tijdens de audit pas blijkt dat er een andere Alfa auditor als intern adviseur optreedt bij de betreffende klant en de lead-auditor ziet daar mogelijk een issue in ten aanzien van de onafhankelijkheid, dan meldt hij dit direct aan het secretariaat. Het secretariaat zal samen met de certificatiemanager beoordelen of de Procedure: Auditproces Product certificatie BRL SIKB 7000 Versie Pagina: 4 van 16

5 onafhankelijkheid in het geding is. Indien dit het geval is zal een ander auditteam worden samengesteld en zal de audit worden afgebroken. Mocht het voorkomen dat er sprake is van oneigenlijke druk die wordt uitgevoerd door de certificaathouder of diens adviseur, dan dient de auditor contact op te nemen met het secretariaat zodat vervolg stappen ondernomen kunnen worden. Indien volgens de mening van de auditor de druk te groot wordt, zodat dit de uitvoering en uitkomst van het onderzoek mogelijk beïnvloedt wordt, dan dient de auditor af te breken. Vervolg stappen zullen hierna worden ondernomen ten aanzien van de certificaathouder of diens adviseur. De bestede tijd van zowel de auditor als directeur wordt op basis van nacalculatie doorberekend aan de klant. 3.7 Opdrachtverstrekking auditor Het secretariaat plant het onderzoek en verstrekt de benodigde gegevens aan de lead-auditor. Het secretariaat verstuurt een bevestiging van de gemaakte afspraken aan de klant. In deze bevestiging is tevens de mogelijkheid voor de klant opgenomen om de toegewezen lead-auditor te wraken. De bevestiging wordt gearchiveerd. Indien de klant wraking toepast, zal door de Certificatie Manager worden beoordeeld op welke gronden de wraking plaatsvindt. Indien wraking terecht is, zal door het secretariaat een wijziging in het auditteam aan de klant worden voorgesteld. 3.8 Vooronderzoek Als eerste stap van het auditproces wordt een vooronderzoek uitgevoerd door de lead-auditor. Het vooronderzoek wordt indien mogelijk bij de klant op locatie uitgevoerd. Ter plekke wordt een rapport van het vooronderzoek gemaakt. Het vooronderzoek bestaat minimaal uit: Kennismaking met de sleutelfiguren van de organisatie en van het te auditten systeem Documentatiebeoordeling, beoordeling procedures zoals noodzakelijk voor het behalen voor het procescertificaat, beoordeling of kwaliteitssysteem en/of veiligheidssysteem voldoet m.b.t. het gevraagde procescertificaat. Indien dit niet het geval is dan zal extra audit tijd noodzakelijk zijn om te beoordelen of de organisatie voldoet aan de minimaal gestelde eisen vanuit het betreffende protocol. Eventuele rondleiding door/langs de werkplaats/werkplekken Vaststellen van definitief aantal Kwaliteitsverantwoordelijke personen (KVP) Tijdens het vooronderzoek wordt beoordeeld of het systeem dusdanig operationeel is, dat de klant klaar is om ge-audit te worden. Indien dit het geval is dan wordt aansluitend de implementatie audit uitgevoerd of wordt er een aparte afspraak voor gemaakt (maximaal 6 maanden na uitvoering van het vooronderzoek). In overleg met de klant wordt dan de auditplanning opgesteld. Een kopie van de auditplanning wordt verstuurd aan het secretariaat die deze opslaat in de klantmap. Is de klant niet zo ver, dan zijn er tekortkomingen. Deze tekortkomingen worden (mondeling) toegelicht. Indien tijdens het vooronderzoek blijkt dat de doelstellingen van de audit onhaalbaar zijn of dat er een onmiddellijk dreigend risico aanwezig is wordt dit aan de klant gemeld en door de lead-auditor ook aan Alfa. Indien mogelijk worden er direct maatregelen vast gesteld. Deze maatregelen kunnen bestaan uit wijziging van het auditplan, wijziging controle doelstellingen of de reikwijdte van de controle of beëindiging van de audit. De lead-auditor brengt verslag uit van de genomen maatregelen aan Alfa Tekortkomingen Indien tekortkomingen worden geconstateerd worden deze in de rapportage vooronderzoek opgenomen. In de rapportage wordt naast de geconstateerde tekortkoming en het betreffende normelement ook het tijdspad met betrekking tot de door de klant te nemen actie bepaald. Er wordt een datum vastgesteld waarop het vervolg van de audit zal worden uitgevoerd. De auditor zorgt dat Procedure: Auditproces Product certificatie BRL SIKB 7000 Versie Pagina: 5 van 16

6 een elektronische kopie van de rapportage naar kantoor wordt gezonden. Deze worden in de klantmap opgeslagen. De klant zorgt dat ervoor dat de acties binnen maximaal 3 maanden worden uitgevoerd en zorgt dat de aanvullende documenten bij alfa bureau voor certificering bv terecht komen. De office manager zorgt ervoor dat deze informatie bij de betreffende lead-auditor terecht komt. De lead-auditor beoordeelt de toegezonden documenten. Als de toegezonden documenten de tekortkomingen afdoende opheffen zal de audit worden gepland. Als de lead-auditor beoordeelt dat de documenten niet voldoen aan de criteria van de norm dan neemt de lead-auditor contact op met de klant en vraagt om aanvullende documenten. Deze vraag om aanvullende documenten zal schriftelijk aan de klant worden bevestigd. Deze brief/mail wordt opgeslagen in de klantmap. Het is ter beoordeling van de lead-auditor of er een auditdatum gepland kan worden of dat eerst de aanvullende documenten beoordeeld moeten worden. Na volledige afhandeling van de tekortkomingen wordt gehandeld conform Na de termijn van 3 maanden zal er binnen 4 weken een herbeoordeling worden uitgevoerd om het onderzoek af te ronden, indien het langer duurt dan deze aanvullende 4 weken vervallen alle voorgaande resultaten Rapport vooronderzoek Het rapport vooronderzoek wordt door de lead-auditor ter plekke opgesteld en gerapporteerd in de rapportage van de implementatie audit. Op verzoek wordt deze aan de klant verstrekt. De lead-auditor zorgt er dan voor dat het rapport wordt verstuurd naar het secretariaat. Het secretariaat slaat het rapport vooronderzoek op in de klantmap. 3.9 Implementatie audit bestaande uit veldonderzoek en kantooronderzoek De audit wordt conform het auditplan op de geplande datum/data door het auditteam uitgevoerd. Tijdens de audit wordt de implementatie van het systeem geverifieerd. Dit wordt op elke vestigingsplaats en op één of meerdere projectlocatie(s) uitgevoerd. De documentatie wordt beoordeeld op het voldoen aan de in deze beoordelingsrichtlijn daaraan gestelde eisen. Bij voorkeur vindt voordat het kantooronderzoek wordt uitgevoerd een veldbezoek plaats. Het veldbezoek (beoordeling implementatie op locatie) bestaat uit de volgende onderdelen en vindt plaats: - Openingsbijeenkomst - Door een beoordeling of de kwaliteitsverantwoordelijke persoon of werkvoorbereider voldoen aan de aan hun functie gestelde opleidings- en ervaringseisen; - Door een beoordeling of de kwaliteitsverantwoordelijke persoon of werkvoorbereider de hen toegewezen taken uitvoeren conform de eisen van de BRL en het protocol of de protocollen aan die taken stellen; - Door een beoordeling of de uitgevoerde handelingen op locatie voldoen aan de eisen die de BRL en het protocol of de protocollen daar aan stellen. - Evaluatiebijeenkomst De organisatie meldt alle werkvoorbereiders en kwaliteitsverantwoordelijke personen aan bij alfa bureau voor certificering bv. Bij het initieel certificatieonderzoek worden alle aangemelde werkvoorbereiders en kwaliteitsverantwoordelijke personen beoordeelt op de protocollen waarvoor deze zijn aangemeld. De kwaliteitsverantwoordelijke persoon wordt op de uitvoeringslocatie beoordeeld en de werkvoorbereider op kantoor. Alfa bureau voor certificering bv refereert in de rapportage specifiek naar de projectdocumenten die inhoudelijk zijn beoordeeld. Het aantal veldbezoeken is afhankelijk van het aantal kwaliteitsverantwoordelijke personen die bij de start van het certificatieonderzoek aangemeld zijn. Procedure: Auditproces Product certificatie BRL SIKB 7000 Versie Pagina: 6 van 16

7 Indien een organisatie een initieel certificatieonderzoek aanvraagt teneinde gecertificeerd te worden voor zowel protocol 7001 als protocol 7004, kan het initieel certificatieonderzoek zich beperken tot de eisen die van toepassing zijn op protocol Indien een organisatie die in het bezit is van een geldig certificaat waarop protocol 7001 is vermeld, tevens een vermelding voor protocol 7004 op zijn certificaat wil hebben, kan Alfa bureau voor certificering bv deze vermelding op certificaat opnemen zonder een initieel certificatieonderzoek uit te voeren. Het kantooronderzoek bestaat in de basis uit de volgende onderdelen: - Openingsbijeenkomst; - Verificatie van normelementen door onder andere interviews, beoordeling registraties, en overige onderzoeksmethoden; - Evaluatiebijeenkomst. Per vestigingsplaats wordt een beoordeling uitgevoerd op alle vereisten uit deze beoordelingsrichtlijn (dus zowel eisen aan het proces als aan het kwaliteitssysteem) die op kantoor te toetsen zijn. Het gaat hierbij uiteraard alleen om die vestigingsplaatsen die aangemeld zijn. In de openingsbijeenkomst wordt kennis gemaakt met de organisatie en de te interviewen personen. Tevens komen de onderwerpen zoals opgenomen in de NEN-EN-ISO/IEC 17065:2012 aan bod. De lead-auditor zal aan de hand van de door de klant verstrekte gegevens van het aantal processen, vestigingen en KVP-ers beoordelen of dit overeenkomt met de opgegeven hoeveelheden en controleren of het aantal mandagen conform de betreffende tabel is. Indien dit niet het geval is neemt de lead-auditor contact op met de office manager. De office manager treedt in contact met de klant en zal zorg dragen dat de te besteden tijd in overeenstemming komt met betreffende tabel. De auditor zal gedurende de implementatie-audit registraties bijhouden van de interviews, bevindingen en uit overige onderzoeksmethoden. Tijdens de evaluatiebijeenkomst zal de lead-auditor de algemene bevindingen kenbaar maken zoals opgenomen in NEN-EN-ISO/IEC 17065:2012. Als de organisatie alternatieve werkwijzen toepast op basis van de eisen in paragraaf dan beoordeelt het beoordelingsteam op het voldoen aan de procesvoorwaarden tijdens de reguliere audits onder het thema-onderwerp managen alternatieve werkwijzen. De wijze van inrichten van het beoordelingsproces is daarbij zoals hierboven beschreven. De uitvoering moet ten minste eenmaal op een veldlocatie worden beoordeeld. Indien tijdens een audit blijkt dat de doelstellingen van de audit onhaalbaar zijn of dat er een onmiddellijk dreigend risico aanwezig is wordt dit aan de klant gemeld en door de lead-auditor ook aan Alfa. Indien mogelijk worden er direct maatregelen vast gesteld. Deze maatregelen kunnen bestaan uit wijziging van het auditplan, wijziging controle doelstellingen of de reikwijdte van de controle of beëindiging van de audit. De lead-auditor brengt verslag uit van de genomen maatregelen aan Alfa. Als het systeem volledig voldoet aan de criteria van de aangevraagde norm en scope, zal de leadauditor een positief advies uitbrengen ten aanzien van het certificatieonderzoek. Vervolgens zal het audit team een rapport opstellen (zie 3.10). Het rapport wordt door de coördinator van betreffende norm beoordeeld (zie 3.11). Er zijn drie soorten bevindingen: - Observaties - Niet-kritieke tekortkomingen - Kritieke tekortkomingen Observaties Observaties worden vermeld in de rapportage. Observaties hebben betrekking op opmerkelijke positieve zaken, geconstateerde incidenten of zaken waar verbetermogelijkheden voor de klant aanwezig zijn waarbij door het ontbreken hiervan niet in strijd met de norm wordt gehandeld. Procedure: Auditproces Product certificatie BRL SIKB 7000 Versie Pagina: 7 van 16

8 3.9.2 Niet-kritieke tekortkomingen Afwijking van de eisen zoals gesteld in deze beoordelingsrichtlijn die niet een kritieke afwijking is Kritieke tekortkomingen Afwijking van de eisen zoals gesteld in deze beoordelingsrichtlijn die: inhoudt dat kritische werkzaamheden niet conform de daarvoor geldende eisen zijn uitgevoerd of, bestaat uit het niet beschikken over een kwaliteitsmanagementsysteem dat voldoet aan de eisen uit hoofdstuk 3 of, bestaat uit het niet beschikken over een beheerssysteem voor Veiligheid, Gezondheid en Milieu dat voldoet aan de eisen uit par of, bestaat uit het niet implementeren van één of meer eisen van deze beoordelingsrichtlijn of, inhoudt dat niet wordt voldaan aan de eisen die deze beoordelingsrichtlijn stelt aan interne audits of, inhoudt dat de aannemer geen werkvoorbereider of kwaliteitsverantwoordelijke persoon in dienst heeft of, inhoudt dat medewerkers worden ingezet die niet over de aan hen gestelde ervaring of opleiding beschikken of, inhoudt dat medewerkers als geregistreerd medewerker worden ingezet, zonder dat ze gemeld zijn via het (bedrijfseigen) meldingen systeem, inhoudt dat bij meerdere eisen van deze beoordelingsrichtlijn sprake is van vergelijkbare afwijkingen in documentatie en/of implementatie (een zogenaamde trend ). Alfa bureau voor certificering bv beoordeelt 'kritieke afwijkingen' in de documentatie op basis van schriftelijke corrigerende maatregelen. Corrigerende maatregelen bij 'Kritieke afwijkingen' in de implementatie worden in de praktijk beoordeeld. Tijdens de follow-up worden door de lead-auditor alleen die aspecten van de norm beoordeeld waar een tekortkomingformulier voor is geschreven. Indien de bevindingen voldoen aan de gestelde eisen van de norm kan een positief advies worden uitgebracht. Bij een (niet) kritieke tekortkoming zal de lead-auditor een tekortkomingformulier invullen. Op het tekortkomingformulier wordt naast de geconstateerde tekortkoming en het betreffende normelement ook het tijdspad met betrekking tot de door de klant te nemen acties bepaald. Er wordt een datum vastgesteld waarop de follow-up audit wordt uitgevoerd (schriftelijk of ter plaatse). De lead-auditor laat ter plekke het tekortkomingenformulier achter bij de klant en stuurt een kopie van het formulier naar kantoor. Deze worden in de klantmap opgeslagen. De klant zorgt dat op de tekortkomingformulieren de voorgestelde corrigerende/preventieve maatregelen worden vermeld en deze binnen 14 dagen na het uitschrijven van de tekortkomingen worden toegezonden aan Alfa bureau voor certificering bv. Het secretariaat zorgt ervoor dat de ingevulde tekortkomingformulieren bij de betreffende lead-auditor terecht komen. De lead-auditor beoordeelt de voorgestelde corrigerende/preventieve maatregelen tegen betreffend normelement. Als de voorgestelde oplossingsrichting de tekortkomingen niet afdoende zullen opheffen dan neemt de lead-auditor contact op met de klant en vraagt om aanvullingen met betrekking tot de oplossingsrichting. Deze vraag om aanvullende informatie wordt schriftelijk aan de klant bevestigd. In bepaalde gevallen dient een follow-up audit op locatie uitgevoerd te worden. Na de eindbijeenkomst wordt door de lead-auditor een afspraak gemaakt voor de follow-up op locatie. De lead-auditor licht het secretariaat in over deze afspraak. Door het secretariaat wordt de afspraak voor follow-up op locatie schriftelijk bevestigd aan de klant. Voor kritieke tekortkomingen staat een maximale termijn van 3 maanden voor het aantoonbaar opheffen van de geconstateerde tekortkoming. Voor niet kritieke tekortkomingen staat een termijn van 6 maanden voor het aantoonbaar opheffen van de geconstateerde tekortkoming. Het initiële certificatieonderzoek is, inclusief een eventuele herbeoordeling van corrigerende maatregelen op vastgestelde 'kritieke afwijkingen', dient binnen een periode van 6 maanden te worden afgerond. Procedure: Auditproces Product certificatie BRL SIKB 7000 Versie Pagina: 8 van 16

9 Indien het onderzoek langer duurt vervallen alle resultaten. Alle tekortkomingen dienen bij een certificatie audit te zijn opgeheven, voordat een certificaat verstrekt kan worden Rapportage Door het auditteam wordt een auditrapport opgesteld. Hierin worden de bevindingen verwerkt. Dit rapport dient uiterlijk 1 week na het afronden van de audit opgesteld te zijn en verstuurt te worden aan de Coördinator van betreffende norm. Voor de rapportages zijn standaarden aanwezig. Indien er wijzigingen in rapportages worden aangebracht, dient eveneens de rapportdatum overeenkomstig gewijzigd te worden, zodat achteraf duidelijk de procesgang traceerbaar is. Procesgang auditrapportage 1 Lead Opstellen Auditrapportage Auditor Conceptrapport, conceptdatum 2 Coördinator (reviewer) 3 Lead Auditor 4 Office manager Beoordeling conceptrapport: A. Volledige instemming B. Instemming, met opmerkingen C. Niet akkoord Ad A. Aanpassen rapportstatus (concept definitief) Datum conceptrapport handhaven Ad B. Doorvoeren aanpassingen Aanpassen rapportstatus (concept definitief) Nieuwe rapportdatum Geen beoordeling door Coördinator nodig Ad C. Doorvoeren aanpassingen Nieuwe rapportdatum Aanbieden aan Coördinator voor beoordeling Verwerken rapportage Formulier beoordeling coördinator Definitief rapport Conceptdatum = datum definitief Definitief rapport Nieuwe conceptdatum Conceptrapport Nieuwe conceptdatum Definitief rapport 3.11 Beoordeling Coördinator (reviewer) De Coördinator van betreffende norm beoordeelt de rapportage inhoudelijk. Dit betreft onder andere de samenstelling van het auditteam, besteedde audittijd, of alle normelementen afdoende zijn afgedekt, voldoende verificatie is opgenomen, het auditprogramma is gevolgd, voldoende projectlocaties zijn bezocht, of het advies van het auditteam kan worden overgenomen en de klant voor certificatie kan worden voorgedragen of om het in stand houden van het certificaat te rechtvaardigen. Indien de Coördinator op basis van de rapportage inclusief aantekeningen de klant niet voor certificatie kan voordragen wordt door de Coördinator contact opgenomen met het auditteam. Het auditteam dient aanvullende informatie te verschaffen op basis waarvan de Coördinator kan besluiten de klant alsnog voor te dragen voor certificatie. Indien de Coördinator de klant wil voordragen voor certificatie dan wordt de directeur geïnformeerd. Indien de aangestelde vaste Coördinator zelf onderdeel is geweest van het auditteam wordt deze taak uitgevoerd door een vervangende Coördinator Certificatiebeslissing Door de Directeur van Alfa bureau voor certificering bv wordt beslist of het certificaat wordt verstrekt. Hiervoor wordt het formulier besluitvorming certificatie gebruikt. Hiertoe worden de volgende zaken beoordeeld: - Advies van de Lead-auditor; - Voordracht van de coördinator. Procedure: Auditproces Product certificatie BRL SIKB 7000 Versie Pagina: 9 van 16

10 - Betalingsgedrag van de klant; - Overige informatie die een belemmering kan vormen voor het verstrekken van een certificaat zoals: - Indien de verzoeker reeds eerder is gecertificeerd op grond van BRL SIKB 7000 doch waarvan dat certificaat (nog) is geschorst of ingetrokken - Indien de verzoeker of houder van het certificaat de belangen van alfa bureau voor certificering bv ernstig heeft geschaad - Indien de verzoeker of houder betrokken is bij ernstige overtreding van een wettelijk voorschrift dat in directe relatie staat met de activiteit waarvoor het certificaat zal gelden of geldt - Indien alfa bureau voor certificering bv (bijna) zeker weet dat er sprake is van valsheid in geschrifte, waarbij verzoeker of houder is betrokken en dat in relatie staat met de activiteit waarvoor het certificaat zal gelden of geldt. Het procescertificaat wordt afgegeven per bedrijf, organisatie of vestigingsplaats. Het certificaat wordt door de office manager opgesteld en ondertekend door de directeur. Het certificaat bevat de volgende gegevens: - Naam en geografische locatie van elke organisatie van wie het managementsysteem is gecertificeerd (of de geografische locatie van het hoofdkantoor en de sites in het kader van multisite certificering; - de data van het verlenen, verlengen of vernieuwen van het certificaat; - de vervaldatum van het certificaat dat in overeenstemming is met de hercertificatie cyclus; - een certificaatnummer; - de norm waartegen ge-audit is; - welk protocol of welke protocollen op het certificaat van toepassing zijn; - de scope; - de in bijlage 3 van de BRL SIKB 7000 opgenomen aanwijzingen; - de aanwijzing: De opdrachtgever kan zich in geval van klachten tot de aannemer wenden en zo nodig tot de certificatie-instelling. - naam, adres en keurmerk van Alfa bureau voor certificering Het certificaat heeft een geldigheidsduur van 3 jaar indien minimaal jaarlijks een tussentijdse audit door Alfa bureau voor certificering bv wordt uitgevoerd en deze audits met positief advies worden afgerond. Na 3 jaar dient een volledig nieuwe audit uitgevoerd te worden tegen de dan geldende versie van de betreffende norm waarbij ook de documentatie tot in detail zal worden beoordeeld. Voor de hercertificatie wordt het proces vanaf 3.6 herhaald. De klant krijgt circa 6 maanden voor het verstrijken van de certificatieperiode bericht van Alfa bureau voor certificering bv met betrekking tot het aantal te besteden mandagen en de namen van het in te zetten auditteam. De mogelijkheid tot wraking van het voorgestelde auditteam is hierin opgenomen. De hercertificatie dient voor het verlopen van het bestaande certificaat volledig te zijn afgerond. Dit betekent dat 3 maanden voor het verlopen van het certificaat de hercertificatie uitgevoerd zal worden. Indien er wijzigingen in de norm zijn of aanzienlijke veranderingen in het managementsysteem, de opdrachtgever of de context waarin het beheersysteem werkt bijvoorbeeld wijzigingen in wetgeving kan dit betekenen dat een vooronderzoek onderdeel uitmaakt van de hercertificatie. De certificatiebeslissing wordt niet gedelegeerd Tussentijdse audits Om het certificaat geldig te houden moeten, minimaal jaarlijks, tussentijdse audits worden uitgevoerd. Doel is vast te stellen of de gecertificeerde organisatie blijvend voldoet aan alle eisen van deze beoordelingsrichtlijn. Dit houdt in dat ieder jaar wordt beoordeeld of het betreffende systeem van de klant nog steeds voldoet aan de eisen die horen bij betreffend certificaat/norm. Hiertoe voert Alfa bureau voor certificering b.v. jaarlijks een opvolgingsonderzoek uit, steeds rond het moment in het jaar waarop de initiële certificatie heeft plaatsgevonden, maar maximaal twee maanden later. De eerste Procedure: Auditproces Product certificatie BRL SIKB 7000 Versie Pagina: 10 van 16

11 tussentijdse audit dient binnen 365 dagen na de laatste audit dag uitgevoerd te zijn. De back office van Alfa bureau voor certificering b.v. neemt contact op met de klant voor het maken van een afspraak en een auditplan wordt toegezonden. De mogelijkheid tot wraking van het auditteam is in het auditplan opgenomen. Om dit te realiseren wordt het proces van stap 3.8 tot en met 3.11 herhaald. De certificatie beslissing tot voortzetting van het certificaat, mag worden genomen door de Coördinator op basis van het advies en rapportage van het auditteam. In een periode van 3 jaar moeten alle vereisten uit betreffend certificatieschema beoordeeld zijn. Het opvolgingsonderzoek bestaat uit - Beoordeling documentatie - Beoordeling implementatie op vestiging (bedrijfsbezoek) - Beoordeling implementatie op locatie Als de gecertificeerde organisatie alternatieve werkwijzen toepast op basis van de eisen in paragraaf dan beoordeelt het beoordelingsteam op het voldoen aan de procesvoorwaarden tijdens de reguliere audits onder het thema-onderwerp managen alternatieve werkwijzen. De wijze van inrichten van het beoordelingsproces is daarbij zoals hierboven beschreven. De uitvoering moet ten minste eenmaal op een veldlocatie worden beoordeeld. De volgende onderdelen moeten voor BRL SIKB 7000 tijdens een kantoorbezoek worden beoordeeld: - wijzigingen in gedocumenteerd systeem - van 1/3 van het totaal aan geregistreerd personeel: o de registraties van verschillende door hen uitgevoerde (water)bodemsaneringen of ingrepen in de waterbodem op het voldoen aan de eisen die daar door de BRL en het protocol dan wel de protocollen aan gesteld worden en o of zij voldoen aan de in dit certificatieschema aan hen gestelde eisen, waaronder de ervaringseisen - van de nieuwe werkvoorbereiders en kwaliteitsverantwoordelijke personen: o de registraties van verschillende door hen uitgevoerde (w-ter)bodemsaneringen of ingrepen in de waterbodem op het voldoen aan de eisen die daar door de BRL en het o protocol dan wel de protocollen aan gesteld worden en of zij voldoen aan de in dit certificatieschema aan hen gestelde eisen, waaronder tenminste de interne toetsing op opleiding en ervaring. Bij het kantoorbezoek wordt tenminste elk op het certificaat vermeld protocol beoordeeld. Indien op het certificaat zowel protocol 7001 als protocol 7004 zijn vermeld, dan kan beoordeling op protocol 7004 achterwege blijven, met uitzondering van medewerkers die wel werkzaamheden conform protocol 7004 en geen werkzaamheden conform protocol 7001 uitvoeren. In dat geval worden die medewerkers wel beoordeeld. Indien op de hoofdvestiging alle registraties aanwezig zijn, wordt dit op de hoofdvestiging beoordeeld. Naast deze kantooraudit moeten er onaangekondigde veldbezoeken plaatsvinden. Het aantal veldbezoeken in elk kalenderjaar wordt als volgt vastgesteld - aan het begin van ieder kalenderjaar moet de aannemer het aantal KVP-ers en werkvoorbereiders melden. De kwaliteitsverantwoordelijke persoon wordt op de uitvoeringslocatie beoordeeld en de werkvoorbereider op kantoor; - Op basis van dit gemelde aantal en de tabel A paragraaf van de BRL SIKB 7000 wordt door het secretariaat het beoogde aantal bepaalt. - De minimale frequentie waarop elke persoon beoordeeld wordt is één maal per drie jaar; - De minimale frequentie waarop elk proces op locatie beoordeeld wordt is één maal per jaar. - Minimaal moet een derde van het aantal gemelde KVP-ers worden beoordeeld. Het aantal niet aangekondigde vervolgonderzoeken is ten minste gelijk aan een derde van het totaal aantal vervolgonderzoeken, afgerond naar beneden. Beoordeling vindt plaats: - Door een beoordeling of de kwaliteitsverantwoordelijke persoon of werkvoorbereider de hen toegewezen taken uitvoeren conform de eisen van de BRL en het protocol of de protocollen aan die taken stellen; Procedure: Auditproces Product certificatie BRL SIKB 7000 Versie Pagina: 11 van 16

12 - Door een beoordeling of de uitgevoerde handelingen op locatie voldoen aan de eisen die de BRL en het protocol of de protocollen daar aan stellen. Aan het begin van ieder kalenderjaar meldt de gecertificeerde organisatie het gemiddeld aantal kwaliteitsverantwoordelijke personen (inclusief ingehuurd personeel) van het vorige jaar bij de alfa bureau voor certificering bv aan. Na het aanmelden van nieuwe medewerkers stelt alfa bureau voor certificering bv vast of dit leidt tot wijzigingen in het aantal beoordelingen op locatie. Door de alfa bureau voor certificering bv wordt minimaal eenmaal per kwartaal de planning opgevraagd om de vervolgonderzoeken zowel gepland als niet gepland in te kunnen plannen. De frequentie waarmee de planning wordt opgevraagd is hoger dan de frequentie van onaangekondigde audits. Alfa bureau voor certificering zal extra zorg betrachten bij de samenstelling van het auditteam, omdat voor de klant niet de mogelijkheid bestaat om het auditteam zorgvuldig te controleren en/of te wraken. Indien een klant niet voldoet aan de criteria krijgt hij maximaal 3 (respectievelijk 6 voor niet-kritieke tekortkomingen) maanden de tijd om de geconstateerde tekortkomingen op te lossen. alfa bureau voor certificering bv zal een herbeoordeling uitvoeren. Alfa bureau voor certificering bv beoordeelt 'kritieke afwijkingen' in de documentatie op basis van schriftelijke corrigerende maatregelen. Corrigerende maatregelen bij 'Kritieke afwijkingen' in de implementatie worden in de praktijk beoordeeld. De follow-up audit wordt bij voorkeur uitgevoerd door de lead-auditor die de audit heeft uitgevoerd. De coördinator kan in geval van vastgestelde kritieke afwijkingen besluiten om de termijn van corrigerende maatregelen te verkorten tot 14 dagen. In die situatie zal de organisatie hiervan op de hoogte worden gebracht. De beoordeling bij de organisatie vindt plaats bij het eerstvolgende opvolgingsbezoek, tenzij Coördinator of Certificatie Manager van alfa bureau voor certificering bv beslist dit eerder te doen. Lukt het de klant niet om geconstateerde tekortkomingen binnen de gestelde termijn op te lossen dan wordt het certificaat geschorst. Als een organisatie in het jaar na het initieel certificatieonderzoek of na het vorige opvolgingsonderzoek geen werk onder BRL SIKB 7000 heeft uitgevoerd, dan kan alfa bureau voor certificering bv het volgende opvolgingsonderzoek met maximaal een half jaar uitstellen. Binnen dit half jaar dient de organisatie werkzaamheden onder BRL SIKB 7000 uit te voeren en door alfa bureau voor certificering bv zowel een beoordeling op de vestigingsplaats als op de locatie uit te laten voeren. Als deze beoordeling niet binnen de gestelde termijn van een half jaar is uitgevoerd, dan trekt de certificatie instelling het certificaat per direct in. Als een organisatie in het jaar na het initieel certificatieonderzoek of na het vorige opvolgingsonderzoek geen werk conform één of meer protocollen onder BRL SIKB 7000 heeft uitgevoerd (maar andere protocol(len) wel), dan kan de certificatie instelling het opvolgingsonderzoek voor het betreffende protocol of protocollen met een half jaar uitstellen. Binnen dit half jaar dient de organisatie werkzaamheden conform het betreffende protocol of protocollen uit te voeren en door alfa bureau voor certificering bv zowel een beoordeling op de vestigingsplaats als op de locatie uit te laten voeren. Als deze beoordeling niet binnen de gestelde termijn van een half jaar is uitgevoerd dan trekt de certificatie instelling het certificaat voor het betreffende protocol of betreffende protocollen direct in. Alfa bureau voor certificering bv kan per certificatieperiode van drie jaar maximaal één maal per certificaathouder het uitstel van maximaal een half jaar verlenen. Indien op het certificaat zowel protocol 7001 als protocol 7004 vermeld worden, en protocol 7001 wordt ingetrokken, wordt tevens protocol 7004 ingetrokken tenzij uit een daartoe uit te voeren opvolgingsonderzoek blijkt dat wel aan de eisen van protocol 7004 wordt voldaan en de gecertificeerde organisatie in het half jaar voorafgaande aan het opvolgingsonderzoek werkzaamheden conform protocol 7004 heeft uitgevoerd Speciale audits Indien de organisatie haar naam, adres, entiteit en/of de eigenaar wijzigt dient dit, conform de overeenkomst, direct te worden gemeld bij Alfa bureau voor certificering bv. De organisatie dient een kopie van het uittreksel Kamer van koophandel toe te zenden waaruit de naam, adres, Procedure: Auditproces Product certificatie BRL SIKB 7000 Versie Pagina: 12 van 16

13 entiteit en/of wijziging van eigenaar blijkt. De coördinator van betreffend systeem beoordeeld of er een extra onderzoek moet plaatsvinden. Indien geen extra onderzoek moet plaatsvinden of indien het extra onderzoek met positief resultaat wordt afgesloten zal een aangepast certificaat worden toegezonden. Alfa bureau voor certificering bv meldt alle door haar aangebrachte mutaties in de geldigheid van een certificaat per direct schriftelijk aan het SIKB. Indien een gecertificeerde organisatie een uitbreiding van de scope aanvraagt, beoordeelt de coördinator van het betreffende systeem of er een extra onderzoek moet plaatsvinden. De coördinator bepaalt de eventuele controle activiteiten die nodig zijn om te beslissen of de uitbreiding van de scope kan worden verleend. Indien mogelijk wordt dit uitgevoerd in combinatie met een tussentijdse audit. Indien een gecertificeerde organisatie nieuwe werkvoorbereiders en kwaliteitsverantwoordelijke personen wil laten registreren. Zij kunnen na interne beoordeling worden aangemeld voor registratie. In sommige gevallen kan de noodzaak bij Alfa bureau voor certificering ontstaan om op korte termijn een audit uit voeren. Deze noodzaak kan ontstaan om bijvoorbeeld klachten te onderzoeken, bij veranderingen binnen de organisatie of als follow-up in het geval van schorsing van de klant. In dergelijke gevallen zal Alfa bureau voor certificering de reden voor de audit beschrijven en de voorwaarden waaronder het korte termijn audit zal worden uitgevoerd vooraf bekend maken aan de klant. Alfa bureau voor certificering zal extra zorg betrachten bij de samenstelling van het auditteam, omdat voor de klant niet de mogelijkheid bestaat om het auditteam zorgvuldig te controleren en/of te wraken Sancties Binnen het certificatieschema zijn de volgende sancties van kracht: - Schriftelijke waarschuwing - Extra toets - Schorsing - Intrekking alfa bureau voor certificering bv kan naast bovenstaande sancties een verzoek tot certificering aanhouden of weigeren, een certificaat tijdelijk of definitief intrekken, indien de verzoeker of houder van het certificaat de belangen van de certificatie-instelling ernstig heeft geschaad. alfa bureau voor certificering bv kan een verzoek tot certificering aanhouden of weigeren, een certificaat tijdelijk of definitief intrekken, indien de verzoeker of houder betrokken is bij een ernstige overtreding van een wettelijk voorschrift dat in directe relatie staat met de activiteit waarvoor het certificaat zal gelden of geldt. Bij een vermoeden van of bij gebleken fraude of valsheid in geschrifte, waarbij verzoeker of houder is betrokken en die in relatie staat met de activiteit waarvoor het certificaat zal gelden of geldt, beoordeelt alfa bureau voor certificering bv in hoeverre dat aanleiding is om een verzoek tot certificering aan te houden of een certificaat tijdelijk of definitief in te trekken Schriftelijke waarschuwing / Extra toets Voor de volgende omstandigheden zal een schriftelijke waarschuwing / extra toets worden toegepast: - een schriftelijke waarschuwing bij het niet nemen van afdoende corrigerende maatregelen binnen een standaardtermijn van 6 maanden of de door de certificatie-instelling vastgestelde termijn; - een schriftelijke waarschuwing bij constatering van een kritieke afwijking voor een tweede maal binnen 1,5 jaar tijdens een opvolgingsaudit of klachtenonderzoek; - een schriftelijke waarschuwing indien een werkvoorbereider of kwaliteitsverantwoordelijke persoon wordt ingezet die niet aan de vereiste kwalificaties voldoet of die door de organisatie niet is aangemeld bij de certificerende instelling; - een schriftelijke waarschuwing in geval de certificatie-instelling eenzelfde niet-kritieke afwijking meer dan tweemaal binnen een kortere periode constateert tijdens een opvolgingsaudit; Procedure: Auditproces Product certificatie BRL SIKB 7000 Versie Pagina: 13 van 16

14 - Een schriftelijke waarschuwing bij het niet uitvoeren van interne audits of bij het structureel uitvoeren van te weinig interne audits; Toelichting: De term structureel betekent: in twee opeenvolgende jaren. Het niet halen van het in het schema opgegeven aantal interne audits (i.c. de norm) leidt altijd tot een afwijking, die door de certificatie-instelling wordt gerapporteerd in het audit-rapport. In geval 70% van de norm in twee opeenvolgende jaren niet wordt gehaald, volgt een schriftelijke waarschuwing. Een extra toets op het onderwerp interne audits vind plaats, indien de organisatie niet afdoende corrigerende maatregelen heeft genomen op het onderwerp interne audits binnen de standaardtermijn van 3 maanden. De organisatie wordt hierover schriftelijk geïnformeerd. Alfa bureau voor certificering schorst het certificaat als zij op basis van de resultaten van de extra toets vaststelt dat het bedrijf of instelling niet aan de eisen voldoet die de reden voor de extra toets vormden. De organisatie krijgt maximaal 1 maand de tijd om afdoende corrigerende maatregelen te nemen en deze bij alfa bureau voor certificering bv kenbaar te maken Schorsing Een besluit tot schorsing wordt genomen door de directeur op grond van de voordracht van de Coördinator van betreffend systeem. Redenen voor schorsing zijn onder andere: - Als de organisatie niet afdoende of niet binnen de termijn reageert van de schriftelijk waarschuwing; - Indien het noodzakelijk zou zijn om een organisatie binnen een periode van 1,5 jaar op grond van dezelfde afwijking voor een tweede maal een schriftelijk waarschuwing te sturen; - een schorsing van de mogelijkheid van de betreffende kwaliteitsverantwoordelijke persoon om te werken onder certificaat indien tijdens opvolgingsaudits of klachten-onderzoek is gebleken dat een kritieke fout voor de tweede keer is gemaakt door dezelfde kwaliteitsverantwoordelijke persoon; - Als alfa bureau voor certificering bv vaststelt dat een medewerker als ervaren medewerker uitvoert, maar waarbij niet wordt voldaan aan de kwalificatie-eisen van het personeel; - In geval dat alfa bureau voor certificering bv constateert dat de organisatie, bewust of onbewust, de omgang met partijdigheid niet of niet juist uitvoert. Een besluit tot schorsing wordt altijd schriftelijk aangezegd (brief) met vermelding van certificaatnummer en de datum, reden van schorsing en termijn om afdoende corrigerende maatregelen te nemen en deze bij de certificatie-instelling kenbaar te maken (maximaal 1 maand). In deze brief wordt tevens vermeld dat gedurende schorsing niet actief gebruik mag worden gemaakt van het certificaat. Alfa bureau voorcertificering bv voert aansluitend eerst (een) extra opvolgingsaudit uit om te kunnen vaststellen dat de organisatie weer volledig aan de eisen voldoet. Schorsingen worden eveneens gepubliceerd op de website van Alfa bureau voorcertificering bv onder knop certificatiestatus. Schorsing wordt per direct schriftelijk gemeld aan het SIKB en aan Bodem+. De opdrachtgevers van alle lopende en komende opdrachten worden door de organisatie per direct schriftelijk op de hoogte gesteld van de schorsing. De aan een schorsing bestede tijd van zowel de coördinator, lead-audit als Certificatie Manager wordt op basis van nacalculatie doorberekend aan de klant. Indien een klant onvoldoende corrigerende maatregelen treft en na de gestelde termijn blijkt dat eerder genoemde zaken niet (afdoende) zijn opgelost zal het certificaat worden ingetrokken. De Procedure Schorsing Intrekking Nietig verklaring is gepubliceerd op de website van Alfa bureau voor certificering bv onder de knop downloads. Procedure: Auditproces Product certificatie BRL SIKB 7000 Versie Pagina: 14 van 16