HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN DE GOLFCLUB DORHOUT MEES gevestigd te Biddinghuizen ALGEMEEN artikel 1. Aanvaarding casu quo voortzetting van het lidmaatschap van de vereniging houdt in dat men als lid op de hoogte is van en zich akkoord verklaart met de inhoud van de Statuten en het Huishoudelijk Reglement. Leden kunnen bij hun toetreden als lid een exemplaar van de Statuten, het Huishoudelijk Reglement en eventuele afschriften van relevante overeenkomsten ontvangen. LEDEN (art. 7, 10, 11 van de Statuten) artikel 2. De golfclub Dorhout Mees kent drie soorten lidmaatschap. 2.1 A-lidmaatschap: A-leden zijn leden die volledig hebben voldaan aan de financiële verplichting met betrekking tot de jaarcontributie van de Golfclub Dorhout Mees en het speelrecht van de onderneming Dorhout Mees. Binnen het A-lidmaatschap onderscheidt de golfclub Dorhout Mees senior-, student- en jeugdleden. Zij zijn daarmee automatisch lid van de Nederlandse Golffederatie (NGF). Voor A-leden staan alle evenementen en wedstrijden van de golfclub open en de wedstrijden onder auspiciën van de NGF. 2.2 B-lidmaatschap: B-leden zijn leden die volledig hebben voldaan aan de financiële verplichting met betrekking tot de jaarcontributie van de Golfclub Dorhout Mees en de kortingovereenkomst voor het speelrecht van de onderneming Dorhout Mees. Binnen het B-lidmaatschap onderscheidt de golfclub Dorhout Mees senior-, student- en jeugdleden. Zij zijn daarmee automatisch lid van de Nederlandse Golffederatie (NGF). Voor B-leden staan alle evenementen en wedstrijden van de golfclub open en de wedstrijden onder auspiciën van de NGF, met dien verstande dat zij voor de wedstrijden van de golfclub Dorhout Mees wel een greenfee verschuldigd zijn. 2.3 C-lidmaatschap: C-leden, ook wel registratieleden genoemd, zijn leden die aan de financiële verplichting hebben voldaan met betrekking tot de administratieve ondersteuning van de handicapregistratie door de golfclub Dorhout Mees. Zij zijn daarmee automatisch lid van de Nederlandse Golffederatie (NGF). C-leden zijn uitgesloten van alle evenementen en wedstrijden van de Golfclub Dorhout Mees, waaronder de NGF-competitie. artikel 3. 1. Bij de aanvraag casu quo voortzetting van het lidmaatschap dienen, naam, voornaam, adres, woonplaats, geboortedatum en eventueel andere door het bestuur verlangde gegevens, te worden opgegeven. 1
2. Jeugdleden dienen onder opgave van de in art. 3.1. genoemde gegevens te worden aangemeld door een senior lid, dat zich door deze aanmelding verantwoordelijk stelt voor de verplichtingen van het jeugdlid jegens de vereniging gedurende de tijd van het jeugdlidmaatschap. 3. Het jeugdlidmaatschap wordt van rechtswege omgezet in seniorlidmaatschap bij het einde van het jaar, waarin het jeugdlid de leeftijd van eenentwintig jaar bereikt. artikel 4. Bij verandering van adres van een lid gedurende het verenigingsjaar, geeft het lid daarvan schriftelijk kennis aan het bestuur. artikel 5. Leden van de vereniging die tevens lid zijn van een andere bij de NGF aangesloten vereniging zijn verplicht daarvan aan het bestuur melding te doen en aan te geven welke vereniging als homecourse moet worden aangemerkt. WACHTLIJST artikel 6. 1. Indien de aanvraag voor het lidmaatschap wordt ingediend gedurende een periode waarin een ledenstop geldt, wordt de aanvrager daarvan in kennis gesteld. 2. Op verzoek van de aanvrager wordt deze door de secretaris op een wachtlijst geplaatst. Vermelding op de wachtlijst geschiedt op volgorde van binnenkomst. 3. Voor plaatsing op de wachtlijst is een door het bestuur vastgestelde jaarlijkse vergoeding verschuldigd. Bij toelating kan aan een door het bestuur nader vast te stellen percentage nieuwe leden uit bepaalde categorieën voorrang worden verleend. BEGUNSTIGERS artikel 7. 1. De aanmelding van begunstigers moet schriftelijk aan het bestuur worden gericht, onder opgave van naam en adres van de natuurlijke persoon of rechtspersoon, die begunstiger wenst te worden 2. Opzegging als begunstiger geschiedt door de begunstiger schriftelijk aan of door het bestuur. Indien de opzegging door de begunstiger of door het bestuur niet voor 1 december van het lopende jaar heeft plaatsgevonden, blijft men begunstiger gedurende het volgende verenigingsjaar. Het begunstigerschap eindigt na tijdige opzegging op de laatste dag van het lopende verenigingsjaar. CONTRIBUTIE artikel 8. 1. Op voorstel van het bestuur stelt de algemene vergadering jaarlijks de verschuldigde contributie vast. In dit bedrag is opgenomen de bijdrage die verschuldigd is aan de Nederlandse Golf Federatie. 2. De contributie moet vóór 1 januari van ieder jaar worden voldaan. Na die datum zijn incassokosten, vast te stellen door het bestuur, verschuldigd. 2
3. De penningmeester van het bestuur bepaalt op welke wijze de contributie zal worden geïnd. 4. Het bestuur kan aan leden die na 1 februari van het lopende verenigingsjaar de verschuldigde contributie niet hebben betaald conform art. 14 van de Statuten, het lidmaatschap opzeggen. 5. Het bestuur kan beslissen dat een lid in daarvoor in aanmerking komende gevallen geheel of ten dele van betaling van contributie wordt vrijgesteld of dat reeds betaalde contributie geheel of ten dele aan hem wordt terugbetaald. BESTUUR artikel 9. Bij het tussentijds bedanken van een bestuurslid of anderszins beëindigen van een bestuursfunctie kan het bestuur de ontstane vacature tijdelijk laten vervullen in afwachting van de benoeming van een opvolger. artikel 10. Het bestuur is verplicht alle wijzigingen de vereniging betreffende te doen bijschrijven in het desbetreffende verenigingsregister. artikel 11. Indien de belangen van de Golfclub Dorhout Mees dit vereisen, kan het bestuur besluiten de vereniging te (laten) vertegenwoordigen. Het bestuur stelt jaarlijks een maximum bedrag vast hetgeen voor vertegenwoordiging kan worden gedeclareerd. artikel 12. Aanvragen tot sponsoring van de vereniging, wedstrijden, het clubblad/nieuwsbrief en/of website worden door het bestuur in overleg met de baaneigenaar in behandeling genomen. VERGADERINGEN VAN HET BESTUUR, COMMISSIES EN WERKGROEPEN artikel 13. 1. Vergaderingen van het bestuur, commissies en werkgroepen worden geleid door de voorzitter van het betreffende orgaan en bij diens afwezigheid door een door het orgaan uit zijn midden daartoe aan te wijzen persoon. 2. De vergaderingen worden schriftelijk, waaronder begrepen electronisch, bijeengeroepen door de secretaris onderscheidenlijk de secretaris/penningmeester onder vermelding van de agenda, die in overleg met de voorzitter wordt opgesteld. Bij de convocatie wordt mededeling gedaan door wie, op welke wijze en met inachtneming van welke termijn punten aan de agenda kunnen worden toegevoegd. 3. De convocatie geschiedt op een termijn van tenminste twee weken. De voorzitter kan in spoedeisende gevallen deze termijn verkorten tot tenminste één week. 4. Indien in een vergadering onderwerpen aan de orde komen die niet aan de voorwaarden genoemd in sub 2 en 3 voldoen, kan niettemin rechtsgeldig worden besloten mits de vergadering voltallig is en geen van de leden van het betreffende orgaan zich alsdan tegen besluitvorming verzet. 3
5. De secretaris onderscheidenlijk secretaris/penningmeester houdt de notulen van de vergadering of doet deze door een door hem aan te wijzen persoon houden. Deze notulen worden in en door dezelfde vergadering op de eerstvolgende bijeenkomst van die vergadering vastgesteld en ten blijke daarvan door de voorzitter, de secretaris onderscheidenlijk de secretaris/penningmeester, alsmede in voorkomende gevallen de door hem aangewezen notulist, getekend. artikel 14. 1. Een stemgerechtigde kan zijn stem door een schriftelijk door hem daartoe gevolmachtigd medelid van het betreffende orgaan doen uitbrengen, met dien verstande dat een stemgerechtigde voor zichzelf en als gevolmachtigde niet meer dan in totaal twee stemmen kan uitbrengen. INSTRUCTIE VOOR COMMISSIES artikel 15. 1. In de door het bestuur vast te stellen instructie voor commissies worden alle zaken geregeld, welke op grond van de Statuten nadere regelingen behoeven en/of van belang zijn voor het functioneren van deze commissies. 2. In de instructie worden ten minste geregeld: a. het beheer en de controle van de geldmiddelen van deze commissies; b. het afleggen van rekening en verantwoording over het in het in sub a. vermelde aan het bestuur. INSTRUCTIE VOOR DE WEDSTRIJDCOMMISSIE, DE HANDICAP- EN REGELCOMMISSIE, DE JEUGDCOMMISSIE, DE REDACTIECOMMISSIE EN DE WEBSITE-EN NIEUWSBRIEFCOMMISSIE artikel 16. Voor de wedstrijdcommissie, de handicap- en regelcommissie, de jeugdcommissie, de redactiecommissie en de website-en nieuwsbriefcommissie geldt dat: 1. de voorzitter minimaal twee leden voorstelt ter benoeming door het bestuur 2. uit hun midden een secretaris en een penningmeester wordt aangewezen. De functies van secretaris en penningmeester kunnen in een persoon verenigd zijn de secretaris/penningmeester contact onderhoudt over de financiën van de commissie met de penningmeester van het bestuur 3. de secretaris/penningmeester direct verantwoordelijk is voor de financiën van de commissie 4. de secretaris/penningmeester in overleg met de penningmeester van het bestuur jaarlijks een jaarverslag, een financieel verslag over het afgelopen jaar en een begroting over het komende jaar voor de commissie inlevert bij het bestuur 5. van iedere vergadering een verslag/besluitenlijst opgesteld en verzonden wordt naar de leden van de commissie en de secretaris van het bestuur 6. een lid van de commissie aangewezen wordt als contactpersoon met de redactiecommissie 7. officiële correspondentie met de NGF en de baaneigenaar via de secretaris van het bestuur geschiedt. Van andere correspondentie ontvangt de secretaris van het bestuur een afschrift. 8. zij zich houdt aan de haar gestelde taakomschrijving. 4
9. over nog niet afgeronde zaken geen mededeling naar buiten wordt gedaan. 10. pas nadat ontwikkelingen hun beslag hebben gekregen en schriftelijk bekend zijn gemaakt, hierop mondelinge toelichting kan volgen aan de clubleden. 11. meningsverschillen binnen de commissie niet naar buiten worden gebracht, doch intern opgelost dienen te worden. Indien gewenst kan het bestuur een bemiddelende rol vervullen. REGLEMENTEN COMMISSIES EN WERKGROEPEN artikel 17. 1. De algemene vergadering heeft het recht om, al dan niet op voorstel van het bestuur, vaste commissies in te stellen, mits daarbij de doelstelling, de taak en de werkwijze van die commissies schriftelijk worden vastgelegd. 2. Aldus ingestelde commissies zijn verantwoording schuldig aan en kunnen uitsluitend worden opgeheven door de algemene vergadering. artikel 18. 1. Commissies (werkgroepen) als bedoeld in art. 31. 3 der Statuten worden ingesteld en opgeheven door het bestuur. De taken en bevoegdheden van elke commissie (werkgroep) worden bij afzonderlijke instructie vastgesteld door het bestuur, dat te allen tijde bevoegd is deze te wijzigen. 2. Deze commissies (werkgroepen) verrichten hun werkzaamheden onder verantwoordelijkheid van het bestuur. Zij zijn te allen tijde gehouden aan het bestuur alle door hem gevraagde informatie te verschaffen en om zich te gedragen volgens aanwijzingen van het bestuur omtrent hun werkwijze. Het bestuur is te allen tijde bevoegd rekening en verantwoording over het financiële beheer van een commissie (werkgroep) te vorderen. 3. Het bestuur is bevoegd uit zijn midden één of meer personen aan te wijzen die namens hem de taken en bevoegdheden van het bestuur met betrekking tot een commissie (werkgroep) uitoefent c.q. uitoefenen. 4. Het aantal leden van elke commissie (werkgroep) wordt door het bestuur vastgesteld. Het bestuur benoemt de leden van elke commissie (werkgroep) en is te allen tijde bevoegd een lid van zijn functie te ontheffen. Leden van een commissie (werkgroep) worden benoemd voor een tijdvak van ten hoogste drie jaar. Zij zijn terstond herbenoembaar. 5. Tenzij het bestuur zichzelf de bevoegdheid daartoe heeft voorbehouden wijst elke commissie (werkgroep) uit haar midden een voorzitter, secretaris en penningmeester aan. De functies van secretaris en penningmeester kunnen in een persoon verenigd zijn. Een aanwijzing als voorzitter, secretaris en/of penningmeester kan te allen tijde worden ingetrokken. 6. Vergaderingen van commissies (werkgroepen) worden gehouden zo dikwijls de voorzitter, tenminste twee van de overige leden of het bestuur een vergadering bijeenroept c.q. bijeenroepen. Het bestuur is te allen tijde bevoegd de vergaderingen bij te wonen en ontvangt daartoe steeds een uitnodiging. 7. De plaats van de vergaderingen wordt bepaald door degene die de vergadering bijeenroept. Het bepaalde in de artikelen 13 en 14 van dit Huishoudelijk Reglement is van overeenkomstige toepassing op commissies (werkgroepen). 5
8. Het bestuur regelt de financiën van de ingevolge art. 18.1 ingestelde commissies (werkgroepen) en is bevoegd tot wederopzegging gelden van de vereniging te harer beschikking te stellen of eigendommen van de vereniging door haar te laten beheren. 9. Het bestuur kan besluiten ter bestrijding van uitgaven van een commissie (werkgroep) een bijdrage te heffen van de leden van de vereniging die van de werkzaamheden van de betreffende commissie (werkgroep) gebruik maken. Het bestuur is bevoegd de inning van zodanige bijdragen te delegeren aan de betreffende commissie (werkgroep). TAAK VAN SECRETARIS EN PENNINGMEESTER artikel 19. 1. De secretaris van een orgaan van de vereniging houdt toezicht op de administratie van het betreffende orgaan. 2. De penningmeester van een orgaan van de vereniging is belast met het beheer van de geldmiddelen en de verantwoording van de uitgaven van het betreffende orgaan. Het bestuur kan vorderen dat een penningmeester zekerheid stelt voor het door hem te voeren beheer over de geldmiddelen. VERGOEDING VAN KOSTEN EN TER BESCHIKKING STELLEN VAN GELDEN artikel 20. Indien (bestuurs)leden van de vereniging in opdracht van het bestuur de vereniging elders vertegenwoordigen, kunnen de gemaakte reis- en verblijfkosten worden vergoed tegen overlegging van een nota. In deze nota dienen het aantal gereden kilometers dan wel de kosten voor openbaar vervoer en de maaltijd(en) te zijn vermeld. Het bestuur stelt jaarlijks een maximumbedrag vast voor de vergoeding per gereden kilometer en voor middag- en/of avondmaaltijd. KASCOMMISSIE artikel 21. De leden van de kascommissie hebben zitting voor een periode van twee jaar. De leden treden bij toerbeurt af. KLACHTEN artikel 22. Alle klachten van welke aard ook dienen schriftelijk bij de secretaris van het bestuur te worden ingediend. SCHORSING (art. 17. van de Statuten) artikel 23. 1. De secretaris van het bestuur stelt het betrokken lid binnen één week na het besluit tot schorsing hiervan per aangetekende brief in kennis, onder vermelding van de inhoud van de schorsing. 2. Een geschorst lid blijft volledig gehouden zijn financiële verplichtingen tegenover de vereniging na te komen. 6
WIJZIGING VAN DIT REGLEMENT artikel 24. 1. Een voorstel tot wijziging van dit Reglement wordt gedaan, hetzij door het bestuur, hetzij door een zodanig aantal stemgerechtigden als bevoegd is tot het uitbrengen van één tiende gedeelte der stemmen in de algemene vergadering. 2. Over een voorstel als bedoeld in het vorige lid wordt door de algemene vergadering beslist bij gewone meerderheid van stemmen en ongeacht het aantal aanwezige stemgerechtigden. 3. Over een zodanig voorstel kan echter niet worden beslist als het niet tenminste vier weken voor de desbetreffende vergadering schriftelijk aan alle in die vergadering stemgerechtigden kenbaar is gemaakt. SLOTBEPALING artikel 25. In alle gevallen waarin niet door de bepalingen van de Statuten of dit Reglement wordt voorzien, beslist het bestuur. Aldus vastgesteld en goedgekeurd door de algemene vergadering gehouden op.. te Biddinghuizen. 7