I =U ERNST & YOUNG Ernst & Young Accountants LLP Stationsplein 8C 6221EST Maastricht Postbus 100 6200 AC Maastricht Tel.:+31(0) 88-407 3541 Fax:+31(0) 88-407 3455 NO. LEI Aan het management en de directie van het Waterschap Peel en Maasvallei Postbus 3390 5902 RJ VENLO INGEK. 7 DEC 2011 Maastricht, 5 december 2011 GP 3 Geacht management en directie, bijgaand doen wij u de management letter (2x ingebonden, 1 losbladig cf. afspraak) inzake de interim-controle over het boekjaar 2011 toekomen [x] G G Naar aanleiding van Ter informatie Ter afhandeling Volgens afspraak G G G Met dank retour Gaarne voor akkoord ondertekend retour S.v.p. overleg Met vriendelijke grpet, anssen RA Ernst & Young Accountants LLP is een limited liability partnership opgericht naar het recht van Engeland en Wales en geregistreerd bij Companies House onder registratienummer OC335594. In relatie tot Ernst & Young Accountants LLP wordt de term partner gebruikt voor een (vertegenwoordiger van een) vennoot van Ernst & Young Accountants LLP. Ernst & Young Accountants LLP is statutair gevestigd te Lambeth Palace Road 1, London SE1 7EU, Verenigd Koninkrijk, heeft haar hoofdvestiging aan Boompjes 258, 3011 XZ Rotterdam, Nederland en is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel Rotterdam onder nummer 24432944. Op onze werkzaamheden zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin een beperking van de aansprakelijkheid is opgenomen.
't>o />"* e/
Illl'" =U ERNST & YOUNG Ernst & Young Accountants LLP Stationsplein 80. 6221 BI Maastricht Postbus 100 6700 AC Maastricht Tel.: -Kil '0) 88-407 3541 lax: tri. (()} 88-407 3455 www.oy.nl Aan het management en de directie van het Waterschap Peel en Maasvallei Postbus 3390 5902 RJ VENLO Maastricht, 5 december 2011 8P6BEW/BKAS/GP Geacht management en directie, Hierbij treft u onze management letter aan naar aanleiding van onze interim-controle in verband met de controle van de jaarrekening van Waterschap Peel en Maasvallei (WPM) over het boekjaar 2011. De interim-controle richt zich op de beoordeling van de kwaliteit van de in de organisatie opgenomen beheersingsmaatregelen die van belang zijn voor het waarborgen van de getrouwheid en de rechtmatigheid van de posten in de jaarrekening. Deze management letter gaat in op onze controle, de reikwijdte van onze opdracht en onze belangrijkste bevindingen. Waar mogelijk gaan onze bevindingen vergezeld van aanbevelingen voor verbetering. De bevindingen hebben wij besproken met de verantwoordelijke functionarissen van uw onderneming. Wij stellen het op prijs om het een en ander persoonlijk toe te lichten of uw eventuele vragen te beantwoorden. Hoogachtend, Ernst & Young Nederland LLP Janssen RA
I ËU ERNST & YOUNG Inhoudsopgave 1 Inleiding 1 2 Interne beheersing van uw organisatie 1 2.1 Inkopen en aanbestedingen 2 2.2 Treasury 3 2.3 Personeel 4 2.4 Projectbeheer 5 2.5 Heffingen 5 2.6 Schattingen 5 3 Begrotingsrechtmatigheid 6 4 Interne beheersing en geautomatiseerde gegevensverwerking 6 4.1 Logische toegangsbeveiliging 6 4.2 Change management 7
Illl =U ERNST &YOUNG Interne beheersing Jaarrekeningcontrole Significante bedrijfsprocessen Follow-up Automatisering Rechtmatigheid Normen- en toetsingskader 1 Inleiding In onze management letter informeren wij u over onze bevindingen ten aanzien van uw administratieve organisatie en interne beheersing. De bevindingen worden gekoppeld aan risico's voor uw organisatie en aanbevelingen ter verbetering worden vermeld, indien wij daarvoor mogelijkheden zien. De bevindingen zijn met de desbetreffende functionarissen binnen uw organisatie besproken. De management letter naar aanleiding van onze interim-controle is gericht op de interne beheersorganisatie, waarbij vooral aandachtspunten ter verbetering van deze organisatie worden gememoreerd. De inhoud van deze brief richt zich op te verbeteren aspecten en is daardoor van nature kritisch van aard. Sterke punten van uw organisatie komen in mindere mate aan de orde. Onze bevindingen ten aanzien van de interne beheersing van uw organisatie vloeien voort uit onze gebruikelijke werkzaamheden voor de jaarrekeningcontrole. Deze werkzaamheden zijn gericht op het afgeven van een controleverklaring voor de getrouwheid en de rechtmatigheid bij de jaarrekening van het Waterschap Peel en Maasvallei (WPM) en omvatten daarom niet alle zaken die bij een specifiek op de organisatie gericht onderzoek naar voren zouden komen. Onze werkzaamheden zijn niet primair gericht op het opsporen van fraudes of onregelmatigheden in uw organisatie. Indien onze werkzaamheden indicaties geven voor mogelijk opgetreden fraudes of onregelmatigheden, dan rapporteren wij u daar direct over. Op basis van onze werkzaamheden hebben wij geen aanwijzingen dat hier sprake van is geweest. In het vervolg van de brief volgt een uiteenzetting van onze bevindingen ten aanzien van de significante bedrijfsprocessen op basis van de door ons uitgevoerde werkzaamheden: - inkopen en aanbestedingen; - treasury; - personeel; - projectbeheer; - heffingen; - schattingen. Verder vindt een follow-up plaats van de geconstateerde bevindingen uit voorgaande jaren ten aanzien van bovenstaande bedrijfsprocessen als beschreven in vorige edities van deze management letter. Tenslotte zullen wij onze bevindingen met betrekking tot automatisering onder uw aandacht brengen. 2 Interne beheersing van uw organisatie Vanaf de invoering van de waterschapswet in 2009 dient WPM zichtbaar aan te tonen dat de interne beheersorganisatie zodanig is ingericht dat beheersingsmaatregelen zijn geïmplementeerd in de bedrijfsprocessen, die de rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties waarborgen. WPM is verantwoordelijk voor het opstellen van een juist en volledig normen- en toetsingkader als wel het uitvoeren van toetsingswerkzaamheden in het kader van rechtmatigheid.
I Ill =U ERNST & YOUNG Daarnaast heeft WPM een adequaat intern controleplan opgesteld, waarin de toetsingswerkzaamheden uitgewerkt worden. Toetsingswerkzaamheden Interne beheersing inkopen en aanbestedingen is niet toereikend Nieuw inkoopbeleid 2011 Wij hebben de beheersorganisatie met betrekking tot de significante bedrijfsprocessen in het kader van de controle van de jaarrekening beoordeeld. Ten behoeve van de rechtmatigheid van de kosten heeft WPM een normen- en toetsingskader opgesteld. Een intern controleplan is opgesteld om te toetsen of WPM voldoet aan het normen- en toetsingskader. Op basis van het intern controleplan voert WPM onder andere toetsingswerkzaamheden uit voor de processen personeel en inkopen en aanbestedingen. In het kader van onze jaarrekeningcontrole maken wij gebruik van deze toetsingswerkzaamheden. Wij hebben de interne controlewerkzaamheden getoetst en vastgesteld dat deze op een gedegen en adequate wijze zijn uitgevoerd. Doordat één dossier met betrekking tot inkopen en aanbestedingen nog niet beschikbaar was hebben wij dit dossier nog niet kunnen toetsen. Wij beoordelen dit dossier tijdens de jaarrekeningcontrole. Eventuele bevindingen rapporteren wij in ons accountantsverslag. Op basis van onze review- en toetsingswerkzaamheden kunnen wij concluderen dat de interne beheersorganisatie in algemene zin toereikend is en voldoet aan de daaraan te stellen eisen, met uitzondering van het proces inkopen en aanbestedingen. Wij lichten de geconstateerde bevindingen ten aanzien van interne beheersing onderstaand toe. Deze bevindingen verdienen uw aandacht in het kader van het streven naar een effectieve administratieve organisatie en interne beheersing. 2.1 Inkopen en aanbestedingen In 2011 is een actieplan opgesteld om het inkoopbeleid te uniformeren. Gedurende 2011 is het inkoopbeleid geformaliseerd en is een handboek inkoopbeleid opgesteld. Het inkoopbeleid is op 6 juli 2011 door het Algemeen Bestuur goedgekeurd. Wij hebben vastgesteld dat het nieuwe inkoopbeleid nog niet is geïmplementeerd. WPM heeft aangegeven dat vanaf 2012 het inkoopbeleid wordt geïmplementeerd en volledig nageleefd dient te worden. Wij onderschrijven het belang van het uniform naleven van het nieuwe inkoopbeleid. Wij willen graag de volgende bevindingen in het kader van interne beheersing onder uw aandacht brengen: Naleving van inkoopprocedures Naar aanleiding van de interne controle op de naleving van inkoopprocedures is vastgesteld dat: - bij twee van de vierentwintig gecontroleerde inkopen geen opdrachtbrief is gehanteerd, waar dat wel noodzakelijk was. Als gevolg van het niet hanteren van deze preventieve maatregel bestaat het risico op ongeautoriseerde aangegane verplichtingen; - drie van de vierentwintig gecontroleerde facturen zijn geaccordeerd door functionarissen die niet formeel bevoegd zijn voor de betreffende kostenplaats.
I =U ERNST &YOUNG Als gevolg hiervan worden kosten ten laste van het budget geboekt die niet door de verantwoordelijke budgethouder zijn geautoriseerd en kan het derhalve voorkomen dat een budgethouder niet op de hoogte is van een budgetoverschrijding. Mede vanwege het ontbreken van bovenstaande effectieve preventieve beheersingsmaatregel is het van belang dat alle facturen achteraf worden geautoriseerd door een daartoe bevoegde budgethouder. Risico op onrechtmatige inkopen Additionele detailcontroles Documentatie naleving aanbestedingsprocedures Voornoemde bevindingen verhogen het risico op onjuiste en onrechtmatige inkopen. Als gevolg van de ineffectieve interne beheersingsmaatregelen ten aanzien van het inkoopproces zijn wij genoodzaakt om additionele detailcontroles uit te voeren voor onze jaarrekeningcontrole en daarmee samenhangend de rechtmatigheid van de kosten. In overleg met u trachten wij deze controle zo efficiënt mogelijk aan te pakken. Het verdient de voorkeur de additionele werkzaamheden vóór het einde van het jaar uit te voeren. Wij adviseren in het kader van interne beheersing om toe te zien op de naleving van de inkoopprocedures binnen WPM. Naleving van interne- en externe aanbestedingsprocedures In ons accountantsverslag van voorgaand jaar hebben wij u gewezen op het belang van het gestructureerd documenteren van aanbestedingsprocedures (o.a. proces-verbaal, overwegingen, vereisten interne- en externe regelgeving). Wij hebben geen verbetering geconstateerd in het gestructureerd documenteren van de aanbestedingsprocedures. WPM heeft deze bevinding eveneens geconstateerd en heeft hiertoe de volgende acties in gang gezet: - een inkoophandboek is in 2011 opgesteld; - gebruik van standaard aanbestedingsformulieren is vereist. Wij zullen tijdens onze toetsingswerkzaamheden in 2012 beoordelen of de implementatie van het inkoophandboek geleid heeft tot een verbetering van de naleving en documentatie van aanbestedingsprocedures. Parafenlijst Naleving art.108 Waterschapswet Actualiseren van parafenlijst en interne mandaatregeling Binnen het inkoop- en aanbestedingsproces wordt door WPM een interne mandaatregeling en parafenlijst gehanteerd ten behoeve van autorisatieprocedures. In 2010 merkten wij op dat deze niet periodiek geactualiseerd wordt. Tijdens de interim-controle hebben wij vastgesteld dat deze in oktober 2010 geactualiseerd is op basis van het actuele personeelsbestand en de actuele budgethouders. De mandaatregeling en parafenlijst worden jaarlijks geactualiseerd. Gezien het minimale verloop binnen WPM zijn wij van mening dat kan worden volstaan met het één keer actualiseren per jaar. 2.2 Treasury Ten aanzien van het proces treasury zijn geen bevindingen geconstateerd naar aanleiding van onze werkzaamheden. WPM heeft zich geconformeerd aan het financieringsbeleid als opgenomen in artikel 108 van de Waterschapswet en rapporteert transparant en toereikend over haar kapitaalpositie in de jaarrekening.
II sü ERNST & YOUNG 2.3 Personeel Gegeven de omvang, aard en gevoeligheid van de post personeelslasten in de jaarrekening van WPM is het personeelsproces als significant proces geïdentificeerd. Naar aanleiding van onze werkzaamheden komt het volgende aandachtspunt naar voren: Overgang naar PIMS Procesbeschrijving salarisverwerking PIMS Vanaf 1 januari 2011 is WPM overgestapt van het salarisverwerkingssysteem Persmaster naar PIMS. De juistheid en volledigheid van de overgezette gegevens is beoordeeld door WPM. Hierbij zijn geen bevindingen geconstateerd. WPM heeft nog geen nieuwe procesbeschrijving opgesteld voor PIMS. Hierdoor bestaat het risico dat intern niet duidelijk is op welke wijze procedures nageleefd dienen te worden. In 2012 wordt het proces beschreven, zodat een uniforme werkwijze wordt gehanteerd ten aanzien van het proces salarisverwerking. Wij adviseren deze procesbeschrijving in een vroeg stadium op te stellen, zodat de medewerkers op een eenduidige wijze de werkzaamheden uitvoeren en duidelijk is binnen welke kaders zij dienen te opereren. In ons accountantsverslag van 2010 hebben wij u over enkele bevindingen geïnformeerd. In deze management letter geven wij opvolging aan deze bevindingen: Toereikende opvolging Hantering declaratieformulieren Bevinding opgevolgd Onjuiste hantering van reiskostenvergoedingen Wij adviseerden u stringenter toe te zien op een juiste invoer in het systeem van de kilometers woon-werkverkeer ten behoeve van de reiskostenvergoeding. In het kader van onze toetsingswerkzaamheden hebben wij de berekening van de kilometervergoeding wederom beoordeeld en hebben geen bevindingen geconstateerd. Op basis van onze controlewerkzaamheden kunnen wij concluderen dat ons advies van voorgaand jaar is opgevolgd. Uitbetaling van reiskostenvergoeding zonder declaratieformulier Wij adviseerden u om reiskostenvergoedingen en overige declaraties alleen uit te betalen bij aanwezigheid van een declaratieformulier, geautoriseerd door zowel de werknemer als afdelingsverantwoordelijke. Gedurende de interimcontrole hebben wij de uitbetalingen van reiskosten getoetst op onderbouwing door middel van een getekend declaratieformulier. Wij hebben geconstateerd dat de door ons gecontroleerde kilometervergoedingen voorzien zijn van een getekend declaratieformulier. Wij concluderen dat het risico op onrechtmatige uitbetalingen van kilometervergoedingen is gemitigeerd. Benoemingen van personeelsleden zonder zichtbare goedkeuring van het Dagelijks Bestuur In 2010 adviseerden wij u om in alle gevallen het Dagelijks Bestuur en/of de daartoe bevoegde ambtenaar schriftelijk goedkeuring te laten geven bij indienst- en uitdiensttreding door middel van het autoriseren van benoemingsbesluiten. Gedurende de interim-controle hebben wij vijf benoemingsbesluiten beoordeeld op autorisatie door het Dagelijks Bestuur. Wij hebben geen bevindingen geconstateerd en concluderen dat onze bevinding van voorgaand jaar is opgevolgd.
II Ml ERNST & YOUNG Geen benoemingen bestuurders 2011 Effectieve opzet en bestaan projectbeheer Externe beoordeling projectbeheer Getrouwheid en rechtmatigheid van eindafrekeningen Schattingsposten Benoemingsdatum is gelijk aan de datum van beëdiging Wij adviseerden u structureel de benoemingsdatum gelijk te stellen aan de datum van beëdiging, waardoor een juiste bezoldiging kan plaatsvinden. In 2011 hebben geen benoemingen van bestuurders plaatsgevonden, derhalve hebben wij geen opvolging kunnen geven aan deze bevinding. Indien in 2012 benoemingen van bestuurders plaatsvinden, zullen wij hier opvolging aan geven in onze management letter van 2012. 2.4 Projectbeheer In 2011 hebben wij ten behoeve van subsidieafrekeningen projecten beoordeeld. Daarnaast is tijdens de interim-controle aanvullend de opzet en het bestaan van het proces projectbeheer beoordeeld. Hierbij hebben wij ondermeer vastgesteld dat aanbestedingsprocedures zijn gevolgd bij het gunnen van projectopdrachten, een bestekraming is opgesteld, periodieke projectbesprekingen plaatsvinden en goedkeuring van opdracht en budget heeft plaatsgevonden door het Dagelijks Bestuur. Het afgelopen jaar heeft WPM door een extern bureau twee projecten laten beoordelen. De voornaamste bevinding is dat het noodzakelijk is om de projectsturing en beheersing te versterken. Wij onderschrijven het belang van een adequate projectsturing en beheersing. 2.5 Heffingen Het proces heffingen is met uitzondering van het vaststellen van de tarieven, de verantwoordelijkheid van Belastingsamenwerking voor Gemeenten en Waterschappen (BsGW). De tarieven zijn opgesteld door het Algemeen Bestuur in overeenstemming met wet- en regelgeving en is gecommuniceerd met BsGW. De verantwoordelijkheid van oplegging en invordering van (waterschaps-) heffingen ligt bij BsGW als gevolg van de gemeenschappelijke regeling. Op basis van de waterschapswet dient BsGW de gestelde eisen in het kader van rechtmatigheid te waarborgen. BsGW rapporteert in de vorm van eindafrekeningen over de kohierjaren aan WPM. Deze eindafrekeningen worden jaarlijks gecontroleerd op getrouwheid en rechtmatigheid en voorzien van een controleverklaring door een externe accountant. Voorgaande jaren zijn hier geen bevindingen uit naar voren gekomen. 2.6 Schattingen Tijdens onze interim-controle hebben wij aandacht besteed aan de procedures die ten grondslag liggen aan het tot stand komen van de significante schattingsposten. Hieronder vallen de posten reserves en voorzieningen in de jaarrekening. Wij constateren dat deze posten enkel voor de jaarrekening worden aangepast en verwerkt. Wij benadrukken het belang van een tijdige beoordeling van de voorzieningen, veronderstellingen en uitgangspunten. Tijdens de jaarrekeningcontrole beoordelen wij de plausibiliteit van de door WPM gehanteerde veronderstellingen en uitgangspunten en controleren de betrouwbaarheid van de schattingsposten.
Ill ËU ERNST & YOUNG 6 Begroting 2011-2015 vastgesteld Monitoring overschrijdingen Automatisering Aandachtspunt acccountantsverslag Reactie management 3 Begrotingsrechtmatigheid De initiële begroting wordt voorafgaand aan het begrotingsjaar vastgesteld door het Algemeen Bestuur. Gedurende het begrotingsjaar kan middels de door het Algemeen Bestuur goedgekeurde begrotingswijzigingen, de begroting nog worden aangepast. Wij hebben vastgesteld dat de meerjarenbegroting 2011-2015 voor WPM is goedgekeurd door het Algemeen Bestuur. Als basis voor de begroting dienen de door de budgethouders gecalculeerde budgetten. Budgethouders worden verantwoordelijk gehouden voor budgetrealisatie. Om budgetoverschrijdingen te voorkomen, vindt monitoring plaats van de realisatie ten opzichte van de begroting door de afdelingshoofden. Tijdige communicatie vindt plaats met desbetreffende budgethouders in het geval van naderende budgetoverschrijving. Tijdens de controle van de jaarrekening 2011 van WPM zullen wij controleren of de baten, lasten en investeringen binnen de door het Algemeen Bestuur vastgestelde actuele begroting zijn gerealiseerd. 4 Interne beheersing en geautomatiseerde gegevensverwerking In het kader van onze jaarrekeningcontrole hebben wij aandacht besteed aan de geautomatiseerde gegevensverwerking en met name op de interne beheersing omtrent logische toegangsbeveiliging en change management. Dit heeft geen significante tekortkomingen in de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking aan het licht gebracht. 4.1 Logische toegangsbeveiliging In ons accountantsverslag van vorig jaar meldden wij u dat de naleving van aanvraag- en autorisatieprocedures voor het aanmaken van gebruikeraccounts, functieprofielen en het toewijzen van rechten binnen de applicatie Coda een aandachtspunt is. In combinatie met het niet monitoren van foutieve toegangspogingen (login attempts), loopt WPM het risico dat ongewenste toegang wordt verkregen tot applicaties door onbevoegden. Daarnaast constateerden wij dat een aantal personeelsleden verhoogde rechten hebben verkregen binnen Coda in combinatie met betalingsbevoegdheden, waaronder personeelsleden belast met een financieel administratieve functie. Deze functievermenging wordt niet wenselijk geacht in het kader van interne beheersing. Hierin heeft in 2011 geen verandering plaatsgevonden. WPM heeft echter aangegeven dat gelet op de beperkte omvang van het aantal personeelsleden binnen de financiële administratie het niet praktisch en niet mogelijk is om zuivere functiescheiding toe te passen. Verder is WPM van mening dat het risico op fraude wordt ondervangen door compenserende maatregelen, voornamelijk door het toepassen van het vier ogen principe bij betalingen. Op basis van onze werkzaamheden hebben wij geen bevindingen geconstateerd.
I =U ERNST & YOUNG Aandacht voor implementatie en adequate vastlegging IT specialisten Ernst & Young 4.2 Change management Wij hebben geconstateerd dat adequate procedures aanwezig zijn ten aanzien van het aanbrengen en documenteren van wijzigingen in Coda, de zogenaamde change management procedures. Hierbij zijn geen bijzonderheden geconstateerd. Gedurende 2012 wordt een nieuwe versie van Coda geïmplementeerd en vanaf 1 januari 2013 wordt deze operationeel. Wij verzoeken u het traject van testen, implementatie en toetsen op volledigheid van de geconverteerde gegevens op deugdelijke manier te documenteren. Wij willen u erop wijzen dat wij beschikken over IT-specialisten die in de gelegenheid zijn om specifieke aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole te beoordelen. Mocht u interesse hebben in een second opinion door een van onze IT-specialisten dan vernemen wij dat graag van u.