FACULTEIT GODGELEERDHEID SINT-MICHIELSSTRAAT 6 BE-3000 LEUVEN KATHOLIEKE UNIVERSITEIT LEUVEN LEUVEN 04-06-2009 VERSLAG 29 mei 2009 14.30 uur Conferentiezaal Paus Adriaan VI-college Leden Aanwezig L. Boeve (decaan), R. Bieringer (vicedecaan onderzoek), D. Pollefeyt (vicedecaan onderwijs), B. Broeckaert, I. Cornet, P. De Mey, A. Demoulin, A. Dillen, A. Dupont, G. Gevers, S. Goyvaerts, J. Haers, L. Kenis, J. Leemans, A. Liégeois, J. Selling, G. Van Belle, P. Van Hecke, J. Verheyden, I. Wouters (verslag) Afwezig m.k. J. De Tavernier, F. Depoortere, B. Doyle, J. Geldhof, M. Lamberigts, T. Merrigan, Z. Osewska, B. Spriet, J. Verstraeten, M. Vervenne Afwezig z.k. J. Arblaster, M. El-Kaisy, D. Kirchhoffer Verslag 1 Goedkeuring van het verslag van de vergadering van de Faculteitsraad op 20 maart 2009 Het verslag wordt goedgekeurd met dank aan de verslaggever en met de volgende opmerkingen: - pag. 1, bij mededeling : facultaire Faculteitsraad wordt Faculteitsraad. - pag. 4, 4.3: in het huidige allocatiemodel gaat men niet uit van de verdeling 75% (onderwijs) en 25% (onderzoek), maar van de verdeling 80% (onderwijs) en 20% (onderzoek).
2 Algemene aangelegenheden 2.1 Bezoek secretaris Mgr. J.-L. Bruguès (Congregatio de Institutione Catholica) Het bezoek is goed verlopen. De Faculteit moet haar driejaarlijks rapport in Rome gaan indienen. Dit rapport zal naast informatie over de canoniekrechtelijke graden ook informatie over de staatsrechtelijke graden bevatten om de link met deze programma s aan te tonen. 2.2 Nieuwe financiële K.U.Loketrapportering (Doc. 08-09/FR06/01) De raadpleegtoepassing voor financiële gegevens werd herwerkt voor een beter overzicht en gebruik. Deze raadpleegtoepassing past in het kader van het streven naar financiële transparantie. De supervisie en het sturen van financies is één van de verantwoordelijkheden van de coördinatoren. Bij inhoudelijke vragen of problemen, kan men zich in eerste instantie wenden tot A. Demoulin of Y. Van Den Lemmer. 2.3 Synergeia (Doc. 08-09/FR06/02) Synergeia is bedoeld om initiatieven inzake spiritualiteit te coördineren, om geïnteresseerden samen te brengen, om overlappingen te vermijden. 2.4 Damiaanjaar D. Bosschaert en B. Spriet hebben het initiatief genomen voor de oprichting van een werkgroep om activiteiten te organiseren en te coördineren. J. Verstraeten zal ook deel uitmaken van de werkgroep evenals enkele internationale studenten. Een aantal studenten zullen op eigen initiatief naar Rome gaan in het kader van de heiligverklaring van P. Damiaan. Ook de studenten van het Amerikaans College zullen hiervoor naar Rome gaan. J. Haers vermeldt dat er een monoloog zal worden opgevoerd in de Sint-Michielskerk (en eventueel ook in het Amerikaans College). Alle informatie en voorstellen mogen worden doorgegeven aan D. Bosschaert en B. Spriet. 3 Mededelingen, voorstellen en beslissingen van het Bestuur van de Faculteit (Doc. 08-09/FR06/03) De decaan overloopt het document. 4 Algemene aangelegenheden 4.1 Verkiezing coördinator onderzoekseenheid Theologische Ethiek Er zijn vijf stemgerechtigden (drie professoren en twee AAP/BAP-ers). Er zijn drie stemgerechtigden aanwezig waarvan één volmachthouder is (J. Selling voor J. Verstraeten). J. De Tavernier heeft zich laten verontschuldigen. J. Verstraeten heeft zich teruggetrokken als kandidaat omwille van zijn mandaat als voorzitter van de onderzoekseenheid Interdisciplinair Centrum voor Religiestudie en Interlevensbeschouwelijke Dialoog. - Eerste verkiezingsronde: J. De Tavernier (3) en één ongeopende stem om het geheim van de stemming te bewaren. J. De Tavernier is verkozen tot coördinator OE Theologische Ethiek voor de periode 2009-2012. De decaan stelt voor dat de onderzoekseenheid met het oog op toekomstige verkiezingen bespreekt hoe men de leden van het Interfacultair Centrum voor Biomedische Ethiek en Recht structureel bij de onderzoekseenheid kan betrekken. 29 mei 2009 14.30 uur 2/7
4.2 Proclamatie en opening van het Collegium Veteranorum De proclamatie en promotie, en de toespraken aangaande de opening, vinden plaats in de Grote Aula. De decaan overloopt het programma. De onthulling van de gedenkplaat en de inzegening zullen gefilmd worden en rechtstreeks uitgezonden in de Grote Aula. De receptie zal plaatsvinden op de MTC parking en/of het Collegium Veteranorum. Tijdens de receptie kan het vernieuwde college bezocht worden. 4.3 Ruimteallocatie Faculteit Godgeleerdheid: veranderingen en verschuivingen De verhuis naar Collegium Veteranorum zal plaatsvinden op 11 augustus 2009. Het gaat om de volgende lokalen: - gelijkvloers: vooral onderwijs met o.a. het onderwijssecretariaat en het vicedecanaat onderwijs; - eerste verdieping: o.a. het decanaat, het onderzoekssecretariaat, het financieel en personeelssecretariaat, de keuken, het vicedecanaat onderzoek, een vergaderzaal; - tweede verdieping: o.a. een grote vergaderzaal, lokaal voor het ICT-personeel. Verder wordt voorzien dat het huidige decanaat zal worden omgevormd tot personeelslokaal met postbedeling. Het huidige secretariaat zal de professoren en de administratie huisvesten die de link tussen opleiding/onderzoek en werkveld realiseren. De ruimtes zullen daarom toegewezen worden aan de ALO, het centrum praktische theologie en IDGP. In dit verband zal het huidige financieel en personeelssecretariaat wordt opgesplitst in twee lokalen en zal samen met het huidige vicedecanaat onderzoek en het huidige lokaal van de netwerkbeheerder dienen als kantoorruimte voor professoren. De studenten zullen verhuizen naar de huidige lokalen van IDGP. Het huidig studentenlokaal en de stille ruimte zullen worden toegevoegd aan de Faculteitsbibliotheek voor uitbreiding van de preciosaruimte. Er worden ook nog gesprekken gevoerd aangaande de eerste, tweede en derde verdieping van de Augustinusvleugel. Individuele kantoorruimte blijft echter een probleem. Bij alle verschuivingen blijft uiteraard de stelregel dat individuen noch groepen bepaalde ruimtes kunnen claimen, en dat toewijzing ervan aan het Faculteitsbestuur toekomt in functie van de (eventueel veranderde) noden. 4.4 Project organisatie- en functiedesign De bedoeling van het project was om te komen tot meer duidelijkheid en transparantie, tot begeleiding van elk ATP-personeelslid, en tot transparantie en billijkheid in verloning. De ATP-personeelsleden werden allen ingedeeld in administratieve cellen, een indeling die samenvalt met hun fysieke indeling in het Collegium Veteranorum (voor het Faculteitssecretariaat) en andere kantoorruimte (voor andere medewerkers), waarbij telkens een (staf)medewerker is aangezocht om het overleg tussen de medewerkers te coördineren. De nieuwe structuur is eigenlijk de uitkristallisering van een aantal evoluties en zal hopelijk zorgen voor meer overleg tussen de (staf)medewerkers enerzijds en per cel anderzijds. Elk ATP-lid blijft uiteraard verantwoordelijk voor zijn/haar eigen takenpakket, maar zal de uitvoering ervan meer in overleg met de collega s dienen op te nemen. De stafmedewerker onderwijs, A. Depoorter, werkt samen met R. Dehaes en S. Annaert (50%). De stafmedewerker onderzoek, I. Wouters, werkt samen met M. Lefere, die zich nog in een opleidingsfase bevindt. De stafmedewerker personeel en financies, A. Demoulin, werkt samen met Y. Van Den Lemmer, B. Weynants en S. Annaert (50%). J. Verkoyen coördineert de ICT-ers aan de Faculteit, en R. Corstjens is administratief eindverantwoordelijke publicaties. De bibliothecaris coördineert uiteraard de werkzaamheden en medewerkers van de bibliotheek. 4.5 Academische en vergaderkalender 2009-2010 (Doc. 08-09/FR06/04A en 04B) De data van de twee kalenders zullen worden samengebracht in de facultaire kalender die te raadplegen is op de facultaire webpagina. Er zijn heel wat data toegevoegd voornamelijk in verband met onderzoek en er wordt verwacht dat de deadlines gerespecteerd zullen worden. De definitieve versie van de kalenders zal worden goedgekeurd op de Bestuursvergadering van 2 juli 2009. 29 mei 2009 14.30 uur 3/7
5 Onderwijs 5.1 Afwijkingen onderwijs- en examenreglement 2009-2010 (Doc. 08-09/FR06/05) De afwijkingen worden slechts kort gemotiveerd, omdat het gaat om een aanvraag tot bestendiging van afwijkingen die reeds eerder werden toegestaan. 5.2 Facultair onderwijs- en examenreglement (Doc. 08-09/FR06/06A en 06B) Het facultaire onderwijs- en examenreglement werd grondig herwerkt in functie van de invoer van de diplomaruimte. Men stapt met de hele universiteit over van een jaarsysteem naar een diplomasysteem (opbouwen van credits voor een diploma in de diplomaruimte). Daarbij worden er wel modeltrajecten uitgestippeld. D. Pollefeyt wijst op een aantal kernitems o.a. leerkrediet, bindend studieadvies (na het tweede jaar door de programmadirecteur), cumulatieve studie-efficiëntie, volgtijdelijkheid, studeerbaarheid, evenwicht in semesters, vervroegde examenplanning (K.U.Leuven gaat er van uit dat professoren tijdens de drie examenperiodes beschikbaar zijn om examens af te nemen), technische deliberatiecommissie, etc. De impact van de individuele professor op de studieresultaten van de student/e wordt groter met als gevolg dat de K.U.Leuven met name via de onderwijscommissies de studeerbaarheid van vakken meer van dichtbij zal opvolgen. De vroegtijdige examenplanning zal leiden tot een betere planning voor de professoren die veel vroeger zullen weten wanneer ze examens moeten afnemen en wanneer ze vrij zijn in de examenperiodes. De deliberaties worden herleid tot een cijfermatige aangelegenheid. De student/e zal zelf kunnen beslissen of hij/zij bij een 8 of een 9 het vak wil overdoen of een tolerantie wenst in te zetten. De inzetbaarheid van toleranties wordt beperkt tot maximaal 10% van het totaal aantal studiepunten dat nodig is om een diploma te verwerven (bv. 18 studiepunten voor het bachelordiploma van 180 studiepunten). D. Pollefeyt overloopt de belangrijkste punten van het facultaire examenreglement. Het volgende wordt o.a. genoteerd: - algemeen: Het facultaire reglement mag niet strikter zijn dan het universitaire reglement. - artikel 4 (examenperiodes): De professoren en niet de studenten zijn verantwoordelijk voor het tijdig indienen van alle punten. De Faculteit kiest in het voorliggende voorstel voor een systeem van gedeelde verantwoordelijkheid waarbij de student/e een mail ontvangt aangaande de zittijd en zo de kans krijgt om het secretariaat op de hoogte te brengen dat zijn/haar puntenreeks volledig zou moeten zijn en hij/zij dus in aanmerking komt voor deliberatie. - artikel 30 (informatie vóór de examens en inleveringstermijn van werkstukken): De indiendatum voor de werkstukken moet voldoende tijd laten voor de studenten om het stuk af te werken en voldoende tijd voor de professoren om het te lezen. De Faculteit zal de indiendatum elk jaar vermelden op de academische kalender. - artikel 34 (samenstelling): Elk lid van de facultaire examencommissie moet aanwezig zijn. Bij afwezigheid wordt een plaatsvervanger aangeduid. Wanneer de examencommissie een discretionaire beslissing moet nemen ten aanzien van een zaak waarin één van de stemgerechtigde of nietstemgerechtigde leden betrokken partij is, dient dit lid de vergadering tijdelijk te verlaten. Alle onderzoekseenheden zijn vertegenwoordigd, waardoor de representativiteit wordt gewaarborgd. De kleinschaligheid van de commissie zorgt voor logistieke vereenvoudiging. Er wordt voor gekozen om docenten zonder stemrecht niet te laten deelnemen aan de vergadering, omdat dit enkel leidt tot frustratie, zoals reeds is gebleken bij andere faculteiten. Om de docenten op de hoogte te houden stelt de decaan voor om één keer per jaar een bijzondere vergadering van de Faculteitsraad in te richten, zonder vertegenwoordigers en met externe examinatoren, om het geheel van de zittijden te bespreken en door te nemen, bv. in november voor de goedkeuring van het nieuwe examenreglement (voor de betrokken leden kan de vergadering één à twee uur vervoegd worden). Voor de canoniekrechtelijke graden is de decaan voorzitter en de vicedecaan onderwijs secretaris. - artikel 44 (weging): Tijdens de POC-vergadering was gewezen op het feit dat er een technisch verschil te vinden was aangaande de masterproef van het vijfde jaar met enerzijds 160 studiepunten en anderzijds 40%. Met een gefixeerd aantal examenpunten op de onderzoeksscriptie (of dit nu 160 of 120 examenpunten is), was niet gegarandeerd dat de regel van 40% automatisch en over alle studenten heen consistent gerespecteerd werd. De examenpunten zijn nu vervangen door een procentenregel. 29 mei 2009 14.30 uur 4/7
- artikel 47 (criteria voor het behalen van een diploma of getuigschrift en een graad van verdienste): Het voorstel om bij het gewogen gemiddelde van de percentages voor de bacheloropleidingen de eerste 60 credits voor 20% te laten meetellen en de volgende 120 voor 80% kon niet weerhouden worden omwille van administratieve en pedagogische redenen. Het blijkt moeilijk om exact vast te leggen welke de eerste 60 behaalde credits zijn. Komt daarbij de problematiek van de verkorte bachelor met bv. 45 punten. Bovendien is er meer begeleiding voorzien bij eerstejaarsvakken. De Faculteit zal zeker verder inspanningen leveren voor eerstejaarsstudenten op pedagogisch vlak. - artikel 59 (creditbewijzen en hernemen van (examens over) opleidingsonderdelen): Indien een student/e aan het einde van zijn/haar opleiding een vroeger behaalde tolereerbare onvoldoende wil herdoen, moet hij/zij de inhoud van het gevolgde vak herdoen. De studentenvertegenwoordigers hebben tijdens de vergadering van de POC verklaard dat ze bij dit artikel rekenen op de wijsheid van de examencommissie. D. Pollefeyt overloopt het facultaire onderwijsreglement. Beide reglementen worden goedgekeurd door de vergadering van de Faculteitsraad. D. Pollefeyt bedankt A. Depoorter, stafmedewerker onderwijs, voor haar hulp en zorg voor detail bij het klaarstomen van deze reglementen. De decaan bedankt alle onderwijsverantwoordelijken. 6 Onderzoek 6.1 Rapportering vanuit de Onderzoeksraad en de Raad voor Onderzoeksbeleid J. Leemans rapporteert over de laatste vergadering van de Raad voor Onderzoeksbeleid. Het door de K.U.Leuven uitgedrukte streven naar een stijging van het aantal doctoraten werd gerealiseerd: in totaal waren er 58 meer doctoraatsverdedigingen. De Groep HW kon slechts op een lichte vooruitgang van zes doctoraatsverdedigingen bogen. De Faculteit Godgeleerdheid realiseerde een degelijke vooruitgang met acht doctoraatsverdedigingen meer. De Raad voor Onderzoeksbeleid heeft vastgesteld dat de output van publicaties achteruit gaat. Men rekent op het feit dat voor de Groep HW alle publicaties nog niet centraal opgeladen zijn. De leden van de Onderzoeksraad zijn momenteel druk bezig met het verwerken van de binnengekomen aanvragen voor éénjarige postdoctorale mandaten. De DBOF-ronde wordt in september herhaald. Bij de vorige ronde behaalde de Faculteit drie doctorale DBOF-beurzen. De beurzen zijn in de regel bestemd voor niet-eer studenten. 6.2 Reeksenlijst (Doc. 08-09/FR06/07) De reeksenlijst spreekt zich niet uit over de kwaliteit van de reeksen, maar richt zich op de verspreiding van de reeksen. De bedoeling van de reeksenlijst is om het publiceergedrag te stroomlijnen en om een meetinstrument aan te leveren. Alle leden van de Faculteitsraad hebben de reeksenlijst elektronisch op voorhand ontvangen met de vraag om alle opmerkingen te bezorgen aan J. Leemans voorafgaand aan de vergadering van de Faculteitsraad op 29 mei 2009. J. Leemans heeft een aantal opmerkingen ontvangen o.a. aangaande het verplaatsen van enkele reeksen van IR3 naar AR. Na discussie komt de vergadering tot het besluit dat bij twijfelgevallen het best is om te kiezen voor de lagere inschaling. De vergadering van de Faculteitsraad keurt de lijst goed voor een periode van drie jaar op voorwaarde dat L. Kenis en J. Leemans de lijst nog één laatste keer kritisch doornemen. R. Bieringer bedankt J. Leemans voor het vele werk aangaande de reeksenlijst. 6.3 Rapportering ODC Naast de bespreking van de reeksenlijst, heeft de vergadering van de ODC, met het oog op de snelle evolutie van het bibliotheekwezen, tijd gemaakt voor een eerste discussie aangaande waar men naartoe wil met de Faculteitsbibliotheek en hoe men een goede theologische onderzoeksomgeving kan realiseren. Zo werd er gesproken over de overlast in de bibliotheek tijdens examenperiodes. Men hoopt dat de komst van het open leercentrum en de verbouwing van de Faculteitsbibliotheek voor ontlasting zullen zorgen. Ook het aankoopbeleid werd besproken. De Faculteitsbibliotheek ontvangt maar al te graag voorstellen voor de aankoop van boeken. Een gevolg van de ODC vergadering is de aanmaak van een elektronisch formulier voor de aanvraag van de aankoop van boeken (enkel in het Nederlands 29 mei 2009 14.30 uur 5/7
beschikbaar). Ook werd het bestaan van overzichtslijsten met de recentste bibliotheekaanwinsten onder de aandacht gebracht (http://theo.kuleuven.be/page/gbib_aanwinsten/). Bij problemen met de snelle beschikbaarheid van bestelde boeken, kan men zich tot het personeel wenden om het proces om te versnellen. 6.4 Rapportering bijeenkomst vijfdejaarsstudenten Het was de eerste keer dat de vijfdejaarsstudenten op een vergadering werden ingelicht over de aanvraagprocedure voor de toelating tot het doctoraat. Meer dan 30 studenten hebben de bijeenkomst bijgewoond. Er is heel duidelijk aan de studenten gecommuniceerd dat de aanvraag voor toelating tot de doctoraatsopleiding een serieuze aangelegenheid is. De studenten hebben de nodige praktische informatie aangaande het aanvraagproces ontvangen. Het is belangrijk dat de aanvragen goed worden opgevolgd door de promotoren. Dit werd ook besproken op de halfjaarlijkse ZAP-avond op 29 april 2009. 6.5 Rapportering doctoraatscolloquium Agendapunten van het doctoraatscolloquium op 13 mei 2009 waren de beoordelingscriteria van wetenschappelijk werk, Lirias en de uitstap naar Keulen. Bij heel wat doctoraatsstudenten blijkt het zeker nodig om foutieve informatie recht te zetten of ontbrekende informatie te verstrekken. 60 doctoraatsstudenten hebben het colloquium bijgewoond. Er zal getracht worden om toch nog meer studenten te bereiken, misschien door verplichte aanwezigheid in te schrijven in het doctoraatsreglement. Er wordt overwogen om de power point presentatie van het colloquium via Toledo ter beschikking te stellen. 6.6 Rapportering doctoraatsexcursie Op 27 mei hebben 25 deelnemers deelgenomen aan de doctoraatsexcursie naar Keulen met bezoeken aan de diocesane bibliotheek, de kathedraal, een aantal kerken en een keuze aan musea. 6.7 Rapportering Noster Algemene Opleidingsdagen Heel wat van onze doctoraatsstudenten hebben deelgenomen aan de Algemene Opleidingsdagen. Een aantal van de studenten bracht een slechte presentatie. R. Bieringer doet een oproep naar alle promotoren dat ze aan hun studenten duidelijk moeten maken dat deze enkel naar buiten mogen treden met materiaal goedgekeurd door de promotor. 6.8 Lirias L. Kenis rapporteert: - Vrijwel alle ontbrekende ISBN-gegevens zijn ondertussen ingevoerd. - Lirias zorgt zelf voor de ontbrekende ISSN-gegevens. - De gegevens van de gecontacteerde emeriti worden momenteel ingevoerd door een jobstudent/e. - De gegevens van de niet-actieve personeelsleden blijven een probleem. Er komen weinig reacties. - De gegevens van alle doctoraten zullen bij hun promotor worden ingevoerd door een jobstudent/e. 6.9 Extra Bestuursvergadering: 8 juni 2009 De doctoraatsstudenten die wensen te verdedigen voor 1 oktober 2009 moeten hun dissertatie voor deze Bestuursvergadering inleveren. 6.10 Formulier voor aanvraag tot herinschrijving na vier jaar doctoraatsopleiding (Doc. 08-09/FR06/08) Ter informatie. De lay-out van het formulier werd aangepast volgens de huisstijl. 29 mei 2009 14.30 uur 6/7
7 Studentenaangelegenheden 7.1 Verkiezingen S.Ai.N.T.S. Het nieuwe core team bestaat uit C. Carter, P. Ekka, P. Juvancic en A. Ukleja. 7.2 Verkiezingen Katechetika De nieuwe praeses zijn K. De Schepper en E. Linsen. De leden van het andere team dat meedeed aan de praesesverkiezingen zijn ondertussen aangesteld als de nieuwe onderwijsverantwoordelijken. De Faculteitsraad feliciteert B. Spriet met zijn verkiezing om volgend academiejaar als vertegenwoordiger voor de Humane Wetenschappen te zetelen in de vergadering van de Academische Raad en in het Groepsbestuur HW. 8 Personeelsaangelegenheden 8.1 Vacature bibliothecaris (Doc. 08-09/FR06/09) De tekst werd op verschillende niveaus bekeken en besproken. De vacature zal zo breed mogelijk worden bekendgemaakt vanaf 1 juni 2009 met als deadline: begin september 2009. De gesprekken en selectieproeven zullen in september plaatsvinden. De nieuwe bibliothecaris begint in januari 2010 (E. D hondt verlaat de Faculteit in maart 2010). 8.2 Vacature stafmedewerker onderwijs (ter vergadering) A. Depoorter, die in Gent woont en deeltijds werkt aan de Artevelde Hogeschool, heeft ontslag genomen. Haar mandaat komt ter beschikking vanaf 1 september 2009. Op een extra vergadering van het Faculteitsbestuur op 29 mei 2009 om 14.00 uur werd de tekst van de vacature besproken. De procedure voor het invullen van de vacature zal onmiddellijk opgestart worden. Hopelijk kan de nieuwe stafmedewerker beginnen rond 15 augustus 2009. A. Depoorter heeft toegezegd om de nieuwe stafmedewerker te begeleiden bij de overdracht, ook indien de nieuwe stafmedewerker na 1 september in dienst zou komen. De decaan betreurt het vertrek van A. Depoorter, die een grote bijdrage heeft geleverd tot het facultaire onderwijsgebeuren. De vergadering van de Faculteitsraad vraagt om hun begrip, spijt, dank en respect over te brengen aan A. Depoorter. 9 Varia en rondvraag 9.1 Ombudsdienst Het Faculteitsbestuur heeft, in overleg met de AAP/BAP-geleding, besloten om in combinatie met de ervaring van een vaste ombudspersoon terug in toenemende mate beroep te doen op de assistentie van het AAP/BAP tijdens de zittijden. Voor de juni/juli-zittijd zal beroep worden gedaan op K. Justaert. Voor de september-zittijd werd er nog geen beslissing genomen. Ingrid Wouters Verslaggever Lieven Boeve Decaan 29 mei 2009 14.30 uur 7/7