Proactief debiteurenbeheer in tijden van crisis! In crisistijd is het voor veel organisaties en natuurlijke personen moeilijk om te voldoen aan hun reguliere betalingsverplichtingen. Als organisatie moet u zich er bewust van zijn dat de kredietcrisis uw debiteuren hard kan raken en dat ook zij failliet kunnen gaan. Maakt u zich zorgen over uw eigen liquiditeitspositie of die van uw debiteuren? Kunt u in tijden van crisis extra risico lopen en is dit verantwoord? Welke extra risico s zijn er voor u? Het wordt tijd om eens kritisch naar uw proces van debiteurenbeheer te kijken? Deze whitepaper gaat in op bovenstaande vragen en er worden handvatten aangereikt om te bepalen welke risico s, kansen en mogelijkheden er zijn? Faillissementen/bedrijfsbeëindigingen Het aantal faillissementen in Nederland is het eerste kwartaal van dit jaar met 85 procent omhooggeschoten tot 1610. Dat blijkt uit gepubliceerd onderzoek van Dun & Bradstreet (bron: www.deondernemer.nl / publicatie: 02 april 2009). Een toename van deze cijfers wordt ondersteund door cijfers van het KvK. 450 400 350 300 250 200 150 100 50 0 Faillissementen en surseances jan feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec 2007 2008 2009 (Bron: Kamer van Koophandel; gegevens geactualiseerd op 1 april 2009) Zoals bovenstaande grafiek aangeeft kan in de huidige markt een vordering in snel tempo een afboeking worden. Door de extra kosten die per debiteur gemaakt zullen moeten worden, zal een klant op termijn van kostenpost veranderen in een verliespost. Tevens zal de toename van faillissementen en surseances leiden tot hogere risico s, te weten: een toename van het debiteurensaldo, een toename van wanbetaling, een afname van de liquiditeit, een toename van uw eigen crediteurensaldo.
Bovengenoemde risico s kunnen elkaar opvolgen als in een soort domino-effect. Door een toename van faillissementen en surseances ontstaat er een verhoging van het debiteurensaldo doordat betalingsverplichtingen steeds moeilijker nagekomen kunnen worden. Het aantal wanbetalingen zal hierdoor toe gaan nemen. Als gevolg van deze negatieve invloeden zal de liquiditeit van uw organisatie afnemen en op middellange termijn zal dit kunnen resulteren in een toename van uw eigen crediteurensaldo. De zorgelijke situatie van uw klanten leidt ertoe dat uzelf negatieve gevolgen ondervindt in de betalingen naar crediteuren. Analyse van uw totale debiteurenbestand met behulp van een debiteurenkwadrant Om het financiële risico zo beperkt mogelijk te houden is het van belang om uw debiteurenprocessen zo optimaal mogelijk te laten verlopen. Middels onderstaand debiteurenkwadrant kunt u eenvoudig een quickscan uitvoeren en achterhalen waar voor uw organisatie het zwaartepunt ligt op het gebied van uw debiteurenproces en welke aspecten binnen dit proces dus extra aandacht behoeven. Met de toepassing van het debiteurenkwadrant wordt uitgegaan van onderstaande factoren die van belang zijn voor uw openstaande debiteurensaldo: 1. De looptijd van uw openstaande vorderingen (horizontale as) 2. De hoogte van uw openstaande vorderingen (verticale as) Factor X Klantgrootte (o.b.v. openstaande vordering(en) Looptijd openstaande vorderingen (in dagen) Factor X is de gemiddelde looptijd van het totaal aantal openstaande vorderingen Factor Y Factor Y is het gemiddelde bedrag van het totaal aantal openstaande vorderingen Voor het bepalen van het zwaartepunt van uw openstaande vorderingen berekent u eerst: de gemiddelde looptijd van het totaal aantal openstaande vorderingen (factor x) en het gemiddelde bedrag van het totaal aantal openstaande vorderingen (factor Y) Vervolgens kunt u uw totale debiteurenbestand op deze factoren filteren en uw debiteuren onderverdelen in de vier kwadranten met de eerder berekende gemiddelden als uitgangspunt. Per kwadrant worden dan het aantal debiteuren bepaald.
Onderstaande tabel geeft weer hoe de verschillende kwadranten geïnterpreteerd moeten worden. Elk kwadrant is in bepaalde mate een risicofactor voor uw debiteurenproces. Deze risicofactor komt voort uit de twee aspecten die van belang zijn met betrekking tot uw openstaande debiteurensaldo: de looptijd en de hoogte van uw openstaande vorderingen. Kwadrant I II III IV A. Looptijd t.o.v. de gemiddelde looptijd Korter Korter Langer Langer B. Hoogte bedrag t.o.v. het gemiddelde bedrag Lager Hoger Hoger Lager Risicofactor (verhouding A en B) -/- -/+ +/+ +/- Voorbeeld In onderstaand voorbeeld wordt in verschillende stappen de interpretatie van het debiteurenkwadrant nader toegelicht. 1. Bedrijf X heeft zijn totale debiteurenbestand vastgesteld op 500 posten. 2. Van deze 500 posten is de gemiddelde looptijd 45 dagen. 3. Het gemiddelde saldo van alle openstaande vorderingen bedraagt 10.000,-. Door bovenstaande stappen te ondernemen heeft Bedrijf X met de betreffende gegevens zijn debiteurenposten in de verschillende kwadranten kunnen filteren: 10.000,- Klantgrootte (o.b.v. openstaande vordering(en) I II 500 posten III IV 45 dagen Looptijd openstaande vorderingen (in dagen) Voor Bedrijf X houdt dit in dat 10% (50 posten) van het debiteurenbestand een lage risicofactor is. 20% (100 posten) is hoger dan het gemiddelde saldo aan openstaande vorderingen en deze vorderingen hebben een kortere looptijd dan het gemiddelde. Doordat de looptijden van de posten in kwadrant I en II relatief laag zijn, zijn dit goed beheersbare posten. Ondanks het feit dat openstaande vorderingen hoger uitvallen dan het gemiddelde geeft de korte looptijd aan dat deze posten toch goed beheersbaar zijn.
225 posten (45%) van bedrijf X bevinden zich in kwadrant III. Het zwaartepunt voor bedrijf X ligt dan ook overduidelijk in dit kwadrant. Al deze posten hebben een langere looptijd dan het gemiddelde en de hoogte van deze vorderingen liggen ook nog eens boven het gemiddelde. 125 posten (25%) bevinden zich in kwadrant IV; de posten hebben een langere looptijd dan het gemiddelde en zijn lager dan het gemiddelde debiteurensaldo. Doordat de looptijden van de posten in kwadrant III en IV relatief hoog zijn, zijn deze minder goed beheersbaar voor Bedrijf X. Deze posten kan men beschouwen als reparatieposten. Aanzienlijke achterstanden dienen ingehaald te worden omdat men gewoonweg achter de feiten aan loopt. Het is zinvol om het principe van het debiteurenkwadrant structureel (en daarmee op meerdere meetmomenten) te hanteren. Het is namelijk goed mogelijk dat er binnen de verschillende kwadranten verschuivingen (zowel voordelige als nadelige) plaatsvinden. Hiermee geeft het kwadrant aan dat het debiteurenproces een proces is wat continu in beweging is. Uit bovenstaand voorbeeld zijn twee categorieën debiteurenposten te achterhalen. Kwadrant I en II zijn de posten waarbij preventie een belangrijk aspect van het debiteurenproces is. Kwadrant III en IV zijn de posten waarbij reparatie een belangrijk aspect van het debiteurenproces vormt. Voor bedrijf X geldt dus dat men in het debiteurenproces de focus moet gaan leggen op de (reparatie van de )looptijd van openstaande vorderingen en op vorderingen die hoger uitvallen dan het gemiddelde. Kennelijk weet Bedrijf X de kleinere vorderingen beter te controleren. Bedrijf X dient na te gaan of het gros van deze looptijden het gevolg zijn van interne of externe factoren (of wellicht een combinatie van deze twee) en hoe men hierop in moet spelen met zijn debiteurenproces (reparatie). Reparatie De problematiek van debiteuren is een probleem van alle betrokken partijen. Een niet betalende klant vormt, naast de negatieve gevolgen op uw liquiditeit, een bron van ergernis. (Kwadrant III en IV bevinden zich aan de reparatie-kant ) Een vorm van reparatie kan zijn om initiatief te nemen om samen het probleem te bestrijden. Daarmee toont u onder meer uw bereidwilligheid naar de klant. Door gezamenlijk een passende oplossing te vinden wordt getracht een win-win situatie te creëren. Hiermee werk je aan een betere relatie met de klant, krijg je meer grip op deze klant en krijg je inzichtelijk wanneer geldstromen binnenkomen. Reparatie kan onder meer door als organisatie je debiteurenproces proactief in te richten. Van belang is dat elke medewerker de procedure van incasso kent en zich hier consequent aan houdt. Het einde is zoek wanneer medewerkers de procedure niet volgen en bijvoorbeeld op eigen gelegenheid betalingsafspraken maken. Het is zinvol om deze procedure in een werkinstructie vast te leggen, zodat elke werknemer weet wat er van hem/haar verwacht wordt met betrekking tot de incassoprocedure van de organisatie.
Preventie Binnen elke organisatie is het gewenst een proactief debiteurenbeheer na te streven. De tijd en capaciteit die in de beginfase wordt geïnvesteerd, betaalt zich later in het traject terug omdat het afboeken van vorderingen voorkomen kan worden. Het preventief optimaliseren van verschillende facetten binnen uw organisatie kan u al extra toegevoegde waarde bieden om de risico s te beperken. Om dit te realiseren moet worden gefocust op het intern managen van uw debiteurenproces. Wanneer u uw interne debiteurenproces op orde heeft is uw uitgangspositie op het gebied van proactief debiteurenbeheer optimaler. Handige tool hierbij kan het hanteren van debiteurenprofielen zijn. (Kwadrant I en II bevinden zich aan de preventie-kant ) Door uw debiteuren in te delen in profielen kunt u per profiel standaard acties ondernemen. Door gebruik te maken van debiteurenprofielen kunt u effectiever, slagvaardiger en meer proactief het debiteurenproces ten uitvoer brengen. DEBITEURENPROFIEL TE ONDERNEMEN ACTIES RESULTATEN Profiel A Goede betaler X X Profiel B Eenmalige achterstelling *Aanmaningen *Eenmalige belactie *Debiteur betaalt *Debiteur betaalt niet; debiteur gaat door in de procedure Profiel C Niet eens met de rekening Profiel D (notoire) wanbetaler Profiel E Faillissement / WSNP *Uitzoeken van het verschil *Procedure consequent voortzetten *Externe incasso *Indienen curator/bewindvoerder *Rekening terecht; procedure hervatten *Rekening onterecht; klant in het gelijk *Rekening gedeeltelijk terecht; zoeken naar een gezamenlijke oplossing/tussenweg *Totale invordering *Gedeeltelijke invordering *Afboeking *Gedeeltelijke invordering *Afboeking Voorbeeld van het indelen van uw debiteurenbestand in debiteurenprofielen) Vanaf het eerste moment dat een klant zich aan de organisatie verbindt is het zinvol zoveel mogelijk gegevens van deze klant intern vast te leggen. Deze gegevens kunnen een eventuele incassoprocedure vergemakkelijken en de kans van slagen van het innen van de openstaande vordering vergroten. Uw huidige klantenbestand kan gescreend worden en waar nodig kunnen additionele gegevens verzameld worden.
Een optimale communicatie tussen de verschillende afdelingen is een begin; het Ken uw klantprincipe. Door bijvoorbeeld concrete en zorgvuldige gespreksnotities van gesprekken met uw klanten te maken wordt een proactieve schakeling c.q. koppeling met klanten vereenvoudigd. In één oogopslag is te zien wat er op welk moment met betrekking tot juist die ene klant speelt. Ook bij preventie is het van belang dat elke medewerker de procedure van incasso consequent ten uitvoer brengt. Nogmaals, het einde is zoek wanneer medewerkers de procedure niet volgen en op eigen gelegenheid betalingsafspraken maken. Tot slot In tijden van de crisis wordt incasso een steeds belangrijker proces naast de huidige bedrijfsvoering. Daarom is het belangrijk om inzichtelijk te hebben waar het zwaartepunt binnen uw debiteurenproces ligt. Zo kunt u effectief actie ondernemen op knelpunten binnen het proces. Preventie en reparatie vormen twee essentiële aspecten van uw debiteurenproces. Zo maakt preventie het mogelijk om debiteurenposten beheersbaar in te vorderen en maakt reparatie het mogelijk in te lopen op de opgelopen achterstanden. Hierna wordt preventie mogelijk gemaakt voor de reparatie-posten van voorheen. Proactief debiteurenbeheer in combinatie met het consequent toepassen van uw debiteurenproces zorgt ervoor dat uw financiële risico s beheersbaar zijn. Zo kunt u uw debiteurenproces effectief en slagvaardig ten uitvoer brengen!