HANDLEIDING O& O-BEDRIJFSPROJECTEN UITVOERINGS-EN VALORISATIEFASE prestaties - kosten - valorisatie

agentschap voor Innovatie door Wetenschap en Technologie TIJDELIJKE HANDLEIDING De regelingen voor de steun aan O&O-bedrijfsprojecten zijn in herziening als gevolg van de invoering van een nieuwe Europese kaderregeling en de aanpassing van de Vlaamse regelgeving die daarvan het gevolg is. De nieuwe Vlaamse regeling zal in voege komen in het voorjaar van 2008. In het bijzonder zullen daarin de verruiming van het innovatietraject en de verdere vereenvoudigingen in de procedures worden opgenomen. Deze handleiding is dan ook een overgangsregeling, geldig voor aanvragen ingediend vanaf januari 2008 tot mei 2008 (te bepalen). Bij twijfel over de geldigheid, contacteer vooraf het IWT. HANDLEIDING O& O-BEDRIJFSPROJECTEN UITVOERINGS-EN VALORISATIEFASE prestaties - kosten - valorisatie Koning Albert II-laan 35, b 16 B - 1030 Brussel Tel : +32 02 432 42 00 Fax : +32 02 432 43 99 e-mail : info@iwt.be web : www.iwt.be

00 INHOUD Inleiding _05 01 02 03 04 05 VERLOOP VAN EEN O&O-BEDRIJFSPROJECT 1 overeenkomst en start van het project 2 verloop van het project 3 specifieke gevallen ALGEMENE PRINCIPES VAN DE VERSLAGGEVING 1 opzet van de verslaggeving 2 initiatief tot het indienen van het verslag 3 vorm en taal 4 geheimhouding 5 maatregelen bij gebrekkige verslaggeving of uitvoering 6 aanvraag tot herziening van een beslissing 7 opvolging door het IWT SAMENWERKING MET PARTNERS 1 onderlinge samenwerkingsovereenkomst 2 uitvoering van het project en verslaggeving 3 betaling van de steun SPECIFIEKE VERSLAGGEVING 1 algemeen principe 2 rapportering over een bijzondere voorwaarde 3 dringende meldingen 4 valorisatieverslagen tijdens de valorisatieperiode FINANCIELE ASPECTEN 1 algemeen 2 budgetverschuivingen 3 betalingen aan partners 4 regels voor de verantwoording 5 achtergestelde lening _07 _07 _10 _11 _11 _11 _11 _12 _12 _12 _13 _13 _13 _15 _15 _15 _17 _19 _19 _20 _20 _20 00 03 INHOUD

00 INLEIDING titel vlak Deze handleiding behandelt het verloop van O&O-bedrijfsprojecten en de opvolging door het IWT. Ze sluit aan bij de handleiding voor de indiening van dergelijke projecten. Daarin tekst zijn vlakde algemene voorwaarden, het aanvraagdocument en het kostenmodel opgenomen. De projectuitvoerders genieten een ruime vrijheid om het project te organiseren binnen de toegezegde middelen en het afgesproken innovatiedoel, zoals vermeld in de overeenkomst met het IWT. De opvolging door IWT heeft als doel : * na te gaan in welke mate het innovatiedoel bereikt wordt en of de goedgekeurde steun hiervoor wordt ingezet * de steun te betalen (voorschotten) en na de uitvoering het juiste steunbedrag te bepalen * op te volgen of de valorisatiekansen en de potentiële economisch toegevoegde waarde in Vlaanderen in lijn blijven met de uitgangspunten bij toekenning van de steun. Om deze opvolging te kunnen uitvoeren is het belangrijk dat de nodige informatie (onder de vorm van verslaggeving, meldingen, ingevulde fiches, etc.) correct en tijdig aan het IWT verstrekt wordt. Standaard bestaat de verslaggeving uit een aantal verplichte, jaarlijkse verslagen. Specifiek zijn de rapportering over eventuele projectspecifieke voorwaarden en dringende meldingen over feiten die het verder verloop, het beoogde innovatiedoel of de valorisatiemogelijkheden sterk kunnen beïnvloeden. Voorliggende handleiding dient als leidraad bij het opstellen van een projectaanvraag. Ze is als volgt opgebouwd: * Hoofdstuk 1 beschrijft hoe een O&O-bedrijfsproject verloopt. * Hoofdstuk 2 geeft de algemene principes voor de verslaggeving. * Hoofdstuk 3 behandelt de samenwerking met partners binnen het project. * Hoofdstuk 4 gaat dieper in op specifieke verslaggeving. * Hoofdstuk 5 bespreekt de financiële aspecten In de bijlagen vindt u meer gedetailleerde informatie: * Bijlage 1 document voor een jaarverslag * Bijlage 2 document voor het eindverslag * Bijlage 3 document voor het financieel verslag * Bijlage 4 overzichtstabel van alle verslaggeving Deze documenten, die u kan gebruiken als basis voor uw verslaggeving, zijn ook terug te vinden op de website (www.iwt.be). Daar staan ook de antwoorden op regelmatig gestelde vragen (FAQ's). Met overblijvende vragen na het doornemen van deze handleiding en de website, kan u terecht op het e-mailadres IWT-bedrijfssubsidies@iwt.be, telefonisch op het nummer 02 432 42 00 of kan u contact opnemen met de IWT-adviseur die het project opvolgt. Alle verslagen en correspondentie dienen gestuurd te worden aan: IWT t.a.v. Leo Van De Loock Directeur Evaluatie & Opvolging Ellipsgebouw Koning Albert II-laan 35, bus 16-1030 Brussel met vermelding van het IWT-projectnummer waarop de verslaggeving slaat. 00 05 INLEIDING hoofdstuk en pagina aanduiding

01 VERLOOP VAN EEN O&O-BEDRIJFSPROJECT fase 1 : uitvoering van het IWT-project fase 2 : valorisatie start v/d uitvoering einde v/d uitvoering einde v/de overeenkomst 1 Overeenkomst en start van het project In de overeenkomst tussen het IWT en de begunstigde(n) van het project is het innovatiedoel omschreven en zijn de daarmee gekoppelde budgettaire middelen opgenomen. Naast de algemene principes zijn eventueel in bijlage 3 projectspecifieke voorwaarden beschreven. Deze overeenkomst is in hoofdzaak een middelenverbintenis, wat wil zeggen dat de begunstigde(n) de nodige inspanningen zullen doen om met de overeengekomen middelen via O&O-activiteiten het beschreven innovatiedoel te bereiken en de resultaten te valoriseren. Het ondertekenen en terugsturen van deze overeenkomst dient te gebeuren binnen 4 maand na verzending. Normaal volstaat dit om de betaling van de voorschotten te starten. Wanneer u samenwerkt met partners, dient u ook een onderlinge samenwerkingsovereenkomst af te sluiten (zie Hoofdstuk 3 punt 1). Als er projectspecifieke voorwaarden zijn opgelegd bij de start van het project, dient u eveneens aan te tonen dat die vervuld zijn. Het project start normaal op de datum vermeld in bijlage 2 van de overeenkomst. De effectieve startdatum wordt bevestigd op de inlichtingenfiche, terug te sturen samen met de ondertekende overeenkomst. Als u het project meer dan 1 maand later wenst op te starten, dient u dit te motiveren en zal het IWT dit evalueren zoals een dringende melding (zie Hoofdstuk 4 punt 3). 2 Verloop van het project en verslaggeving Basisprincipe De correcte uitvoering van uw O&O-bedrijfsproject is uw verantwoordelijkheid, binnen het in de overeenkomst vastgelegde innovatiedoel en de andere contractuele voorwaarden. U dient zich zo te organiseren dat de verslagen gevraagd door het IWT tijdig geleverd worden. In het bijzonder houdt dit in dat de prestaties worden geregistreerd. Alleen bij belangrijke afwijkingen van de uitgangspunten of in de uitvoering van het project dient u het IWT onmiddellijk op de hoogte te brengen met een dringende melding (zie Hoofdstuk 4 punt 3). Het IWT gaat er namelijk van uit dat bij het ontbreken van dringende meldingen het project verloopt binnen de krijtlijnen uiteengezet in de overeenkomst. Verzuimen belangrijke wijzigingen te melden kan leiden tot opschorting, herziening en eventuele terugvordering van de steun. Hetzelfde geldt in het algemeen bij het niet nakomen van verslagverplichtingen. 01 07 VERLOOP VAN EEN O&O-BEDRIJFSPROJECT

01 De opvolging van het IWT concentreert zich op twee facetten, namelijk de prestatiecontrole (d.w.z. : worden de toegestane overheidsmiddelen daadwerkelijk ingezet, gericht op het vooraf bepaalde doel) en de evaluatie van de mogelijke valorisatie in Vlaanderen. Uitbetaling van de steun De steun wordt onder de vorm van voorschotten uitbetaald in zesmaandelijkse schijven. De aanvaarde steun zoals vermeld in de overeenkomst is een maximum : het juiste bedrag zal bepaald worden na uitvoering van het project, op basis van de geleverde prestaties en de verantwoorde kosten. De data en de bedragen zijn vermeld in bijlage 2 van de overeenkomst. U hoeft geen actie te ondernemen om de voorschotten te verkrijgen. Een correcte verslaggeving, de naleving van de meldingsplicht en het invullen van de voorwaarden zoals gesteld in de overeenkomst zijn evenwel voorwaarden voor de uitbetaling van de schijven. De wijze van uitbetalen bij samenwerking met derden wordt uiteengezet in Hoofdstuk 3 punt 3. Jaarverslagen Binnen 1 maand na het eerste werkjaar dient u een tussentijds jaarverslag op te sturen. Dit verslag moet de IWT-adviseur toelaten snel te evalueren of de uitvoering van het project goed verloopt. Overzichtelijk zijn is dan ook belangrijk, dit verslag dient in te gaan op een aantal inhoudelijke aspecten (kort overzicht van de prestaties, commentaar op het bereiken van het innovatiedoel, vooruitblik op het volgende werkjaar). Het document voor het standaard jaarverslag is opgenomen in bijlage 1. Het verslag dient een prestatietabel te bevatten maar u bent niet verplicht om een financieel verslag op te stellen na het eerste werkjaar. Indien u echter wenst na te gaan of uw systeem voor verantwoording van de kosten voldoet, kan u een financieel verslag indienen en om een financieel nazicht vragen. Als aan uw project een projectspecifieke voorwaarde gekoppeld is waarvan de datum samenvalt met die van het verslag, dient u expliciet te bespreken of deze voorwaarde is behaald. Voor projecten met een langere duurtijd dan 24 maanden, wordt een tweede jaarverslag opgesteld, met dezelfde opbouw als het eerste jaarverslag. Na 24 maanden is er standaard een tussentijdse evaluatie. Deze evaluatie wordt soms gekoppeld aan concrete mijlpalen en kan hierdoor eventueel vroeger vallen dan 24 maanden. Het tijdstip van de tussentijdse evaluatie wordt steeds contractueel vastgelegd (zie hiervoor bijlage 2 van de overeenkomst). Verslag op het einde van de uitvoering van het IWT-project De uitvoering van uw project eindigt op de datum voorzien in de overeenkomst, eventueel aangepast in de loop van het project. Als u de uitvoering langer dan 1 maand na de afgesproken datum wenst verder te zetten, dient u het IWT hiervan op de hoogte te brengen ( Hoofdstuk 4 punt 3). Vanaf het einde van de uitvoering gaat de valorisatiefase in. VERLOOP VAN EEN O&O-BEDRIJFSPROJECT 01 08

01 Binnen 2 maanden na het einde van de uitvoering van het project dient een eindverslag te worden ingeleverd. Dit omvat het verslag over het laatste werkjaar. Bovendien worden een overzicht van de prestaties, een financieel verslag over de volledige projectperiode en een valorisatieverslag gevraagd. De mate waarin het innovatiedoel werd bereikt dient grondig te worden besproken, evenals de invloed hiervan en van eventuele andere factoren op de valorisatieperspectieven. Het valorisatiepotentieel dient kwantitatief te worden uitgewerkt, in het bijzonder met betrekking tot de valorisatie in Vlaanderen. Het document voor het standaard eindverslag is opgenomen in bijlage 2 document voor een eindverslag. Afsluiting van de uitvoering van het project Wanneer uw IWT-project uitgevoerd is, wordt door het IWT geëvalueerd welke resultaten bereikt zijn, welke prestaties geleverd zijn (inhoudelijke component), welke kosten aanvaardbaar zijn (financiële component) en wat de verdere valorisatieverplichtingen zijn. Na ontvangst en analyse van het eindverslag belegt de IWT-adviseur een vergadering met de projectuitvoerder(s). Op basis van de informatie uit de verslagen en het gesprek wordt een uitvoeringsevaluatie opgemaakt. Dit verslag is een synthese waarin vooral de projectresultaten naar voren komen en de verdere aandachtspunten m.b.t. de valorisatie. Het wordt door het IWT opgesteld en ter kennisname voorgelegd aan de gesprekspartner (projectuitvoerder). Daarnaast wordt een vragenlijst voor interne monitoring ingevuld door de IWT-adviseur, op basis van de informatie van de projectuitvoerders. Vragen hieromtrent kunnen aan bod komen tijdens de afsluitende vergadering. In parallel stelt de financiële dienst van het IWT een verificatieverslag op. Dit verslag is een weergave van de aanvaarde kost van het project en de basis voor de berekening van de definitief aanvaarde steun. Hieruit zal blijken welk saldo nog uitbetaald wordt of eventueel welk deel van de voorschotten teruggevorderd wordt. Op basis van alle voorhanden informatie wordt u tenslotte een brief toegestuurd die de evaluatie afsluit. Deze brief omvat het uiteindelijk aanvaarde bedrag van de steun en de interpretatie van de voorwaarden voor valorisatieverslagen. Hierin wordt vastgelegd welke verslagen nog zullen gevraagd worden. Deze brief wordt aangetekend verstuurd naar de hoofdcontractant. Valorisatiefase en verslaggeving Na de uitvoering van het IWT-project start de valorisatiefase. De overeenkomst neemt formeel een einde 5 jaar na het einde van het project (tenzij anders vermeld in de overeenkomst). Tot dan blijven alle voorwaarden van de overeenkomst van kracht en kunnen, indien nodig, nog nadere verantwoordingen en verslagen gevraagd worden. Zelfs indien geen bijkomend valorisatieverslag wordt vereist na het einde van het project, zal u gevraagd worden een inlichtingsfiche over de valorisatie in te vullen 3 jaar en 5 jaar na het einde van het project. In uitzonderlijke gevallen, bijvoorbeeld voor projecten met een zeer lang natraject, kan nog een langere termijn zijn vastgelegd. Deze valorisatiefiches worden u door het IWT toegestuurd. Het invullen ervan vereist slechts een beperkte administratieve inspanning. Deze inlichtingen zijn nodig voor de monitoring en de algemene verantwoording van publieke steunmiddelen. In bepaalde gevallen worden valorisatieverslagen na 3 en/of 5 jaar opgevraagd (zie FAQ). In uitzonderlijke gevallen, bijvoorbeeld voor projecten met nog een zeer lang natraject, kan een langere termijn afgesproken zijn bij de start (zie ook bijlage 2 van de overeenkomst) 01 09 VERLOOP VAN EEN O&O-BEDRIJFSPROJECT

01 Specifieke gevallen 3 Naast de standaard verslaggeving zijn in enkele gevallen specifieke verslagen noodzakelijk. In de eerste plaats is dit wanneer een projectspecifieke voorwaarde is opgelegd, waarover een concreet verslag nodig is. Als er zich anderzijds tijdens de uitvoering van het project omstandigheden voordoen waardoor de uitgangspunten bij de toekenning van de steun en/of de uitvoering beïnvloed worden, kan het nodig zijn een dringende melding te doen. Wanneer en hoe dit moet gebeuren, is beschreven in Hoofdstuk 4. VERLOOP VAN EEN O&O-BEDRIJFSPROJECT 01 10

02 ALGEMENE PRINCIPES VAN DE VERSLAGGEVING 1 Opzet van de verslaggeving Elk verslag aan het IWT is een goed gestructureerde en geïntegreerde samenvatting, op basis van concrete en verifieerbare gegevens. Het is belangrijk dat in de synthese de hoofdaspecten aan bod komen. Beschrijvingen van technische details of kopieën van publicaties, folders, een abstract van een octrooi, het jaarrapport van het bedrijf wanneer de projectresultaten er een belangrijke plaats in innemen, interne verslagen, e.d. kunnen als bijlage worden toegevoegd, mits concrete en gerichte verwijzingen in het verslag. Steeds moet het doel van de verslagen voor ogen worden gehouden, namelijk het IWT toelaten de vooruitgang van het project op te volgen, te evalueren of de voorziene middelen correct worden ingezet en de valorisatieperspectieven in te schatten. Het verslag hoeft geen gedetailleerd wetenschappelijk rapport of activiteitenverslag te zijn. De partners moeten zich op een zodanige manier organiseren dat alle onderliggende gegevens die verwerkt zijn in de verslaggeving aan het IWT, op eenvoudig verzoek kunnen worden geraadpleegd. Dit houdt onder meer in dat de prestaties van het personeel binnen het project nominatief worden geregistreerd in een projectboekhouding of een ander opvolgingssysteem of register. 2 Initiatief tot het indienen van het verslag Het is uw taak om de voorziene verslagen tijdig op eigen initiatief in te dienen. De data waarop de verslagen worden verwacht zijn aangegeven in bijlage 2 van de overeenkomst met het IWT. Na goedkeuring van de verslagen door het IWT wordt de betalingsprocedure voor de volgende schijf van de steun gestart. Als projecten parallel worden uitgevoerd of in het verlengde van elkaar, kunnen specifieke afspraken gemaakt worden met het IWT over de wijze van verslaggeven. 3 Vorm en taal In de bijlagen en op de website van IWT-Vlaanderen zijn blanco documenten te vinden die u kan gebruiken voor uw verslag. Het formaat is verder vrij maar respecteer wel de nummering. Voor de prestaties dient u de tabel te gebruiken zoals opgenomen in de voorbeelden. Het verslag en de essentiële bijlagen worden opgesteld in het Nederlands of het Engels. De verslagen en de bijlagen worden ondertekend door een rechtsgeldig vertegenwoordiger en in tweevoud aan het IWT toegestuurd. 4 Geheimhouding De verslagen worden in principe enkel gebruikt door de staf van het IWT. Over de resultaten van de projecten zal niet gepubliceerd worden tenzij met instemming van de betrokkenen. 02 11 ALGEMENE PRINCIPES VAN DE VERSLAGGEVING

02 Maatregelen bij gebrekkige verslaggeving of uitvoering 5 Bij vertraging in de verslaggeving zal het IWT u schriftelijk herinneren aan uw contractuele verplichtingen. Indien de verslaggeving ontbreekt of niet voldoet, en indien (in)formele vragen van het IWT of een bezoek ter plaatse geen resultaat opleveren, zal het IWT maatregelen nemen, zoals gespecificeerd in de overeenkomst. Afhankelijk van de draagwijdte van het probleem kunnen dit zijn: * opschorting van de betalingen tot aan alle voorwaarden, o.m. inzake verslaggeving, is voldaan * herziening van de steun bij wijzigingen ten gronde aan het project (met eventueel addendum aan de overeenkomst) * terugvorderen van de steun, overeenkomstig de contractuele bepalingen kan dit o.m. gebeuren wanneer de verplichtingen in verband met rapportering niet worden uitgevoerd of wanneer de steun oneigenlijk wordt gebruikt. Bovendien kan het IWT beslissen om nieuwe aanvragen van projectuitvoerders die ernstig tekortschieten in het nakomen van inhoudelijke en financiële verplichtingen en verslaggeving niet te behandelen of de behandeling op te schorten. Aanvraag tot herziening van een beslissing 6 Als u niet akkoord bent met een beslissing van het IWT tijdens de uitvoering van uw project, kan u een herziening vragen, binnen 30 werkdagen na ontvangst van de beslissing. Dergelijke vraag is gebaseerd op duidelijke en verifieerbare argumenten of bijkomende informatie die het IWT niet tijdig kon bereiken. Eventuele vragen tot wijziging van de aanvaarde kosten kunnen ingediend worden tot 60 werkdagen na verzending van de brief door het IWT. De gerapporteerde prestaties en kosten kunnen echter niet meer ten gronde gewijzigd worden na indiening van de staten, met inbegrip van de tussentijdse verslagen. Enkel administratieve onnauwkeurigheden kunnen achteraf nog rechtgezet worden. Opvolging door het IWT 7 De opvolging van het IWT gebeurt via de verslaggeving. Indien nodig, kan het IWT evenwel ter plaatse komen om het project op te volgen. ALGEMENE PRINCIPES VAN DE VERSLAGGEVING 02 12

03 SAMENWERKING MET PARTNERS 1 Onderlinge samenwerkingsovereenkomst Zowel in geval van meerdere bedrijven als begunstigden als in geval van samenwerking met onderzoeksinstellingen is een onderlinge samenwerkingsovereenkomst een noodzaak. Deze overeenkomst mag niet in strijd zijn met de overeenkomst met het IWT. De inhoud van de samenwerkingsovereenkomst wordt nader uiteen gezet in Hoofdstuk 6 punt 3 van de handleiding voor O&O-bedrijfsprojecten. De samenwerkingsovereenkomst dient aan het IWT te worden toegestuurd binnen de 4 maanden na de verzending van de IWT-overeenkomst. Daarna heeft het IWT 25 werkdagen de tijd om hiertegen bezwaar aan te tekenen. Het ontbreken van een goedgekeurde samenwerkingsovereenkomst zal alleszins leiden tot de opschorting van de uitbetaling van de tweede en eventuele volgende schijven. 2 Uitvoering van het project en verslaggeving Ook als meerdere partners betrokken zijn, dient het project als één geheel en coherent te worden uitgevoerd. Dit betekent ondermeer dat het project maar één start- en einddatum heeft en dat de kalenders van de verslagen en betalingen dezelfde zijn voor alle partners. De partners zijn samen verantwoordelijk voor de goede uitvoering en de contractuele verplichtingen en maken afspraken over het beheer van het project en de afstemming van de uitvoering. De verslaggeving naar het IWT gebeurt globaal en geïntegreerd door de hoofdcontractant, inclusief de prestatie- en kostenstaten. Ook alle dringende meldingen worden door hem gestuurd. Het IWT voert alle correspondentie over het project met hem en gaat er van uit dat alle informatie die aan de hoofdcontractant wordt verstrekt ook aan de andere partners wordt meegedeeld. Vertragingen in de verslaggeving door één van hen leidt tot vertraging in de uitbetaling van het volledige project. 3 Betaling van de steun Als verschillende bedrijven begunstigde zijn in een project, worden de schijven rechtstreeks aan elk van hen betaald, volgens het schema in bijlage 2 van de overeenkomst. Voor de onderzoeksinstellingen worden de kosten steeds volledig door de bedrijfspartners betaald. De subsidie voor hun aandeel in de kosten wordt aan de bedrijven uitgekeerd en niet rechtstreeks aan de onderzoeksinstelling. Elk voorstel voor wijziging in de verdeling van de begrotingen over de verschillende partners moet voorafgaand worden goedgekeurd door het IWT, zodat indien nodig de voorschotten overeenkomstig kunnen aangepast worden. Indien van toepassing bevat elk jaarverslag verder een bewijs dat alle betalingen aan de onderzoekspartners, die betrekking hebben op schijven die door het IWT reeds werden betaald voor het indienen van het verslag, effectief zijn uitgevoerd en dit conform de samenwerkingsovereenkomst met deze partners. 03 13 SAMENWERKING MET PARTNERS

03 SAMENWERKING MET PARTNERS 03 14

04 SPECIFIEKE VERSLAGGEVING 1 Algemeen principe Naast de verslagen die er in elk project zijn, kunnen specifieke verslagen nodig zijn in 3 gevallen: * als een projectspecifieke voorwaarde is opgelegd in bijlage 3 van de overeenkomst (inclusief een tussentijdse evaluatie) * als tijdens de uitvoering van het project zich omstandigheden voordoen die de uitgangspunten wijzigen of de uitvoering of opvolging sterk beïnvloeden * als op het einde van het project blijkt dat er onvoldoende duidelijkheid is over de valorisatie in Vlaanderen. 2 Rapportering over een bijzondere voorwaarde Projectspecifieke voorwaarden kunnen opgelegd worden bij de start van een project of tijdens de uitvoering. Ze kunnen betrekking hebben op inhoudelijke aspecten (meestal het bereiken van een bepaalde mijlpaal) of op financiële aspecten. Bij een projectspecifieke voorwaarde bij de start van het project worden de uitbetalingen pas gestart als de voorwaarde is ingevuld en per brief hierover is gerapporteerd. Bij een projectspecifieke voorwaarde tijdens de uitvoering van het project is altijd een tijdstip vastgelegd waarop de invulling verwacht wordt. Als het tijdstip van invulling samenvalt met een jaarverslag, wordt er in het verslag zeer concreet op ingegaan. Als het tijdstip niet samenvalt, is een afzonderlijke rapportering nodig. Het IWT evalueert of aan de voorwaarde is voldaan. Pas daarna kunnen de betreffende schijf en de eventuele volgende schijven worden uitbetaald. Het niet rapporteren over of het niet vervullen van projectspecifieke voorwaarden leidt tot maatregelen zoals vermeld in Hoofdstuk 2 punt 5. 3 Dringende meldingen Tijdens de projectuitvoering kunnen zich verschillende omstandigheden voordoen waardoor de uitgangspunten bij de steuntoekenning en/of de uitvoering van het project beïnvloed worden. Naargelang het geval vereist dit al dan niet een ingreep van het IWT. Artikel 5.1.1 van de overeenkomst legt u op om doorslaggevende wijzigingen aan een project of aan het innovatiedoel dat hiermee wordt beoogd onmiddellijk te melden. Dit behelst alle gebeurtenissen en omstandigheden van technische of economische aard die doorslaggevende gevolgen hebben op de zorgvuldige en ononderbroken uitvoering van de overeenkomst. Een dringende melding gebeurt via een aangetekend schrijven waarbij in de briefhoofding naast de betrokken adviseur, het projectnummer en de projecttitel ook duidelijk vermeld wordt dat het om een dringende melding gaat. Het volstaat niet deze melding te doen in de gewone verslaggeving. Voorbeelden van omstandigheden die als dringende melding beschouwd worden zijn: * wijzigingen aan het in de overeenkomst omschreven innovatiedoel (zie bijlage 1 van de overeenkomst). 04 15 SPECIFIEKE VERSLAGGEVING

04 Enkel activiteiten in de context van het oorspronkelijke innovatiedoel kunnen gesteund worden. Als anderzijds het innovatiedoel bijvoorbeeld verschillende doelstellingen omvat, kan bij het niet uitvoeren van een bepaald deel de steun niet zomaar overgeheveld worden naar de andere activiteiten. Een wijziging van het innovatiedoel vergt steeds een nieuwe beslissing van de Raad van Bestuur van het IWT. * vertragingen, langdurige onderbrekingen of stopzetting van het project Veranderingen in de uitvoeringskalender (startdatum, einddatum, onderbrekingen) van meer dan één maand die een invloed hebben op de betalingen moeten zo snel mogelijk aan het IWT gemeld worden. Wijzigingen van meer dan zes maanden, dienen aangevraagd en goedgekeurd te worden door het IWT. * alle wijzigingen op het vlak van de eigendomsrechten van de projectresultaten * grote veranderingen in het bedrijf met een impact op de realisatie of valorisatie van het project: stopzetting van de activiteiten, verkoop van een bedrijfsonderdeel, fundamentele wijzigingen in het aandeelhouderschap of de beheerstructuur, verandering van de bedrijfsstrategie waarin dit project past,... * elke cumulatie met andere steun * substantiële wijzigingen aan te leveren prestaties van partners of onderaannemers * wijzigingen aan het consortium of de samenwerkingsovereenkomst * verschuivingen van kosten tussen partners. Als deze punten niet tijdig gemeld/aangevraagd worden of niet duidelijk gemotiveerd zijn, worden ze niet aanvaard. Het IWT heeft het recht in elk van deze gevallen de steun aan het project te herzien. Bij dringende meldingen kunnen, afhankelijk van de draagwijdte, volgende stappen volgen: * U krijgt een brief waarin gemeld wordt dat het IWT geen bezwaar heeft, meer informatie vraagt of de vraag verwerpt * Indien u dertig werkdagen na het rapporteren van een dringende melding geen reactie hebt ontvangen, betekent dit dat het IWT akkoord gaat met de gemelde wijzigingen * Voor meer ingrijpende wijzigingen (bijvoorbeeld verandering van het beoogde innovatiedoel, substantiële verschuivingen in het budget,...) zal u een reactie ontvangen met eventueel een addendum aan de overeenkomst. Niet elke wijziging dient het voorwerp uit te maken van een dringende melding. De volgende zaken vereisen bijvoorbeeld geen dringende melding: * wijzigingen aan het werkplan, zonder dat het te realiseren innovatiedoel gewijzigd wordt * personeelswijzigingen binnen de algemene afspraken omtrent de in te zetten middelen * beperkte budgetverschuivingen binnen de begroting van één partner. Deze niet-dringende meldingen kunnen gekoppeld worden aan de normale verslaggeving en dienen dus niet onmiddellijk gemeld te worden. Indien u vragen heeft over (de noodzaak van) een dringende melding, kunt u steeds terecht bij de adviseur die uw aanvraag opvolgt. SPECIFIEKE VERSLAGGEVING 04 16

04 4 Valorisatieverslagen tijdens de valorisatieperiode Bij de evaluatie van de uitvoering kunnen valorisatieverslagen worden opgelegd. Het doel van dergelijk valorisatieverslag is om op te volgen in hoeverre de commerciële verwachtingen of resultaten gerealiseerd werden of zullen worden. Het aantal valorisatieverslagen is afhankelijk van de inschatting van de kans op voldoende valorisatie in Vlaanderen (zie ook FAQ). Enkel wanneer het project bruikbare resultaten leverde en wanneer u de resultaten ook in het buitenland valoriseert, zal extra informatie gevraagd worden over de valorisatie in Vlaanderen. In het bijzonder zal het valorisatieverslag IWT-Vlaanderen in staat stellen om na te gaan of u voldoet aan de voorwaarde dat er in dat geval in Vlaanderen een valorisatie van de projectresultaten met een economisch toegevoegde waarde van minstens 10 maal de ontvangen steun kan verwacht worden binnen een periode van max. 10 jaar. Export van producten of diensten vanuit Vlaanderen wordt uiteraard niet beschouwd als valorisatie van de projectresultaten in het buitenland. 04 17 SPECIFIEKE VERSLAGGEVING

04 SPECIFIEKE VERSLAGGEVING 04 18

05 FINANCIELE ASPECTEN 1 Algemeen De definitieve steun in een O&O-bedrijfsproject wordt bepaald aan de hand van de aanvaarde kosten. De financiële verslaggeving heeft dus als doel de reële kosten zoals ze zich tijdens de uitvoering van het project hebben voorgedaan te rapporteren en volgens de opgelegde regels te verantwoorden. De belangrijkste gegevens m.b.t. uw project staan in bijlage 2 van de overeenkomst. De mate waarin kosten in aanmerking genomen worden, wordt bepaald door : * de prestaties waarop ze betrekking hebben, zoals die gerapporteerd worden in de verslagen en in de prestatiestaten. Prestaties die niet verantwoord zijn of onvoldoende betrekking hebben op het innovatiedoel, worden niet gesteund * de eigenlijke kost, waarbij ondermeer rekening wordt gehouden met de regels zoals uiteengezet in het geldende kostenmodel. De aanvaardbare kosten moeten immers altijd blijven beantwoorden aan de categorieën vermeld in het IWT-kostenmodel. De details over de wijze waarop de aanvaardbare kosten worden berekend staan in het kostenmodel (bijlage 2 van de handleiding voor O&O-projecten voor bedrijven). Hier worden enkel de belangrijkste aspecten voor de verslaggeving opgenomen. Het financieel verslag bevat dus minstens een kostenstaat van de personeelskosten en een overzicht van de overige kosten. Financiële verslagen zijn verplicht : * op het einde van het project * als het IWT er naar vraagt, bijvoorbeeld bij belangrijke tussentijdse evaluaties of herzieningen van het project. Een financieel verslag mag evenwel op eigen initiatief elk werkjaar ingediend worden. Belangrijk is evenwel dat gedurende het ganse verloop van het project de informatie voor de verantwoording van de kosten wordt bijgehouden. In het bijzonder worden de prestaties geregistreerd tijdens de uitvoering. Deze verplichting geldt voor alle partners in het project. Het document voor het standaard finacieel verslag is opgenomen in bijlage 3. 2 Budgetverschuivingen In het algemeen worden kostenverschuivingen tussen steunrubrieken bij een partner aanvaard bij de kostenverificatie, voor zover ze niet groter zijn dan 10% van de toegekende steun overeenkomstig de te verminderen rubriek, en steeds binnen de globale toegestane steun. Hiervoor dient geen afzonderlijke verantwoording te worden geleverd. Als men door een verlaging van de personeelskosten en een verschuiving naar overige kosten echter een hoger percentage aan overige kosten wenst te krijgen dan volgens het kostenregime voorzien, dienen alle overige kosten in detail te worden verantwoord aan de hand van een kostenstaat. Dergelijke verschuivingen worden verrekend op het einde van het project. Grotere verschuivingen kunnen enkel mits grondige onderbouwing en een addendum aan de overeenkomst. De globaal toegekende steun blijft natuurlijk steeds het maximum. Verschuivingen tussen partners vragen echter altijd een dringende melding. 05 19 FINANCIELE ASPECTEN

05 Betalingen aan partners 3 Voor de specifieke regels bij het samenwerken met partners wordt verwezen naar Hoofdstuk 3 punt 3. Personeelskosten worden verantwoord aan de hand van een kostenstaat met per naam een vermelding van het reële, aan het project bestede aantal mensmaanden en de bijbehorende kosten. Deze dient dus in overeenstemming te zijn (of gecombineerd te worden) met de prestatietabellen van de jaarverslagen. Een uitgewerkt voorbeeld van een kostenstaat personeel staat in bijlage 3. De personeelskosten moeten steeds verantwoord kunnen worden, op basis van een projectbezetting (op vraag te bewijzen d.m.v. een projectboekhouding of een equivalent hiervan) en de reële personeelsvergoedingen (op vraag te bewijzen d.m.v. loonfiches en eventuele andere documenten voor extra-legale voordelen). Overige kosten kunnen enkel aanvaard worden als ze reëel zijn. De mate waarin de overige kosten bij een standaardcontrole te verantwoorden zijn, is echter afhankelijk van het gekozen regime. Enkel het aandeel indirecte kosten van de overige kosten, altijd begrensd tot max. 20 % van de aanvaarde personeelskosten, moeten nooit in detail verantwoord worden. Voor de achtergrond en de details over deze regelingen wordt verwezen naar het kostenmodel. Specifiek voor de verslaggeving gelden de volgende regels : Regels voor de verantwoording 4 * Indien het regime van max. 50 van toepassing is voor de directe en indirecte kosten, is geen verdere verantwoording vereist en wordt max. 50 van de reële, aanvaarde personeelskosten aangenomen als overige kosten. Het IWT kan dit uitzonderlijk echter verder controleren. * Indien het regime van max. 80% gekozen werd, wordt voor de gemaakte kosten een kostenstaat toegevoegd, en moeten de nodige bewijsstukken (d.m.v. facturen of de boekhouding) beschikbaar zijn voor mogelijke grondige controles (en dus niet worden meegestuurd). In deze kostenstaat kan afgeweken worden van de initiële kostenopgave voor overige kosten bij de indiening en toegekende steun. * Indien het regime >80 % gekozen werd, wordt de audit zoals uitgevoerd bij aanvang van het project herhaald maximum één jaar vóór het einde van het project. U en uw partners dienen bij de verantwoording hetzelfde kostenregime te behouden als het regime dat werd goedgekeurd bij de steunverlening. Een gedetailleerde verantwoording en bewijsstukken zijn nodig als één van de uitzonderingen vermeld in het IWT-kostenmodel werd gebruikt, in het bijzonder het systeem van de grote onderaannemingen op maat of de afzonderlijke grote uitrustingskosten voor KMO's. Achtergestelde lening 5 Voor de modaliteiten van de achtergestelde leningen wordt verwezen naar de specifieke handleiding en de FAQ. FINANCIELE ASPECTEN 05 20