BETALINGSACHTERSTAND VERMIJDEN

Instituut voor de autocar en de autobus v.z.w. Institut pour l autocar et l autobus a.s.b.l. BETALINGSACHTERSTAND VERMIJDEN

Instituut voor de autocar en de autobus vzw Dobbelenberg Metrologielaan 8-1130 Brussel 02/245 90 53-02/245 91 29 BE 445.494.076 info@icb-institute.be www.icb-institute NVN/JNL/NC/DIV.11/12.11/079 Juni 2012

Inhoudsopgave INLEIDING... 5 HOOFDSTUK I PRECONTRACTUELE FASE... 6 1. Identificatie van de klant... 6 2. Potentiële betalingsachterstand detecteren... 7 3. Evaluatie van de solvabiliteit van de klant... 8 HOOFDSTUK II CONTRACTUELE FASE... 9 1. Inleiding... 9 2. Algemene en bijzondere voorwaarden... 9 A. Definitie... 9 B. Reis- of Vervoerovereenkomst?... 9 C. Bestelbon... 10 D. Algemene en bijzondere voorwaarden... 12 E. Modeldocumenten... 13 3. Opvolging van de betalingen... 14 4. Betalingsherinnering... 15 A. Definitie... 15 B. Doel... 15 C. Eerste en tweede betalingsherinnering... 15 D. Modeldocumenten... 15 5. Ingebrekestelling... 16 A. Definitie... 16 B. Bijzondere bescherming van de consument... 16 C. Doel... 17 D. Vereiste gegevens... 18 E. Modeldocumenten... 18 3/23

BIJLAGE I ALGEMENE EN BIJZONDERE VOORWAARDEN... 19 BIJLAGE II EERSTE EN TWEEDE BETALINGSHERINNERING... 20 VOORBEELDBRIEF EERSTE BETALINGSHERINNERING... 20 VOORBEELDBRIEF TWEEDE BETALINGSHERINNERING... 21 BIJLAGE III INGEBREKESTELLING... 22 VOORBEELDBRIEF INGEBREKESTELLING... 22 4/23

INLEIDING 71% van de ondernemingen in de sector van het ongeregeld vervoer worden geconfronteerd met de betalingsachterstand van hun klanten (raadpleeg hier de conjunctuurenquête van het ICB). Slechte betalers kunnen liquiditeitsproblemen veroorzaken die de hoofdoorzaak zijn van faillissementen. Het is belangrijk dat de onderneming erin slaagt facturen tijdig te doen betalen en er zo minstens voor te zorgen dat de eigen verplichtingen (fiscale, sociale, commerciële, ) kunnen nagekomen worden. Een te soepele houding jegens de klanten kan het voortbestaan van de eigen activiteit in gevaar brengen. Het ICB reikt de ondernemingen de onderstaande middelen aan om betalingsproblemen bij de klanten te detecteren en te voorkomen: PRECONTRACTUELE FASE IDENTIFICATIE VAN DE KLANT POTENTIELE BETALINGSACHTERSTAND DETECTEREN SOLVABILITEIT VAN DE KLANT EVALUEREN CONTRACTUELE FASE ALGEMENE EN BIJZONDERE VERKOOPSVOORWAARDEN OPVOLGING VAN DE BETALINGEN BETALINGSAANMANING INGEBREKESTELLING 5/23

HOOFDSTUK I PRECONTRACTUELE FASE De precontractuele fase is de fase van onderhandelingen die voorafgaat aan het daadwerkelijk sluiten van een overeenkomst. 1. IDENTIFICATIE VAN DE KLANT Een correcte identificatie van de klant is noodzakelijk zowel voor de detectie van potentiële betalingsachterstand, voor de evaluatie van de solvabiliteit van de klant als voor een goed beheer van de schuldvorderingen. De praktijk wijst uit dat men zich al te vaak tevreden stelt met onvolledige informatie bij het opnemen van een bestelling, terwijl het gemakkelijk is om op dat moment de nodige gegevens te vragen. Alvorens een overeenkomst af te sluiten dient de leverancier minstens over de onderstaande gegevens te beschikken. Indien het gaat om een fysieke persoon: naam, voornaam; volledig adres; telefoonnummer; e-mailadres; ondernemingsnummer (indien het gaat om een handelaar). Indien het gaat om een rechtspersoon: maatschappelijke benaming; rechtsvorm; ondernemingsnummer; volledig adres van de maatschappelijke zetel; volledig facturatieadres; telefoonnummer; faxnummer; e-mailadres; gegevens van een contactpersoon. 6/23

2. POTENTIËLE BETALINGSACHTERSTAND DETECTEREN Een betalingstermijn van 30 dagen betekent dat de schuldeiser (de leverancier) een krediet van 30 dagen aan zijn schuldenaar (de klant) verleent. Dat een huidige of een toekomstige klant stipt op tijd het juiste bedrag zal betalen is een element van onzekerheid. Het is bijgevolg belangrijk dat de leverancier tijdens de precontractuele fase beschikt over gegevens wat betreft de kredietwaardigheid van zijn klant. De ervaring met de huidige klant als schuldenaar geeft een idee over diens kredietwaardigheid. Doch deze kan, zelfs indien de zakenrelatie goed en gezond is, in financiële problemen komen en (plots) stoppen met betalen. Financiële instellingen gebruiken een arsenaal aan gegevens over klanten die bepaalde knipperlichten activeren. Hieronder een korte (niet exhaustieve) opsomming van deze knipperlichten die wijzen op een verlies van kredietwaardigheid bij de huidige en toekomstige klant en die bruikbaar kunnen zijn door elke onderneming: de vraag om betalingsuitstel; problemen om een financiering bij een financiële instelling te bekomen; een slechte reputatie bij de concurrentie; betalingsachterstand bij de RSZ (mededeling van de bijdrageschuld aan derden mits de aanvrager een wettig belang inroept; het attest moet per aangetekende brief aangevraagd worden); betalingsachterstand bij de BTW (mededeling van de schuld aan derden mits de aanvrager een wettig belang inroept; het attest moet per aangetekende brief aangevraagd worden); negatieve elementen die voortvloeien uit de resultaten van de jaarrekening (substantiële verliezen, onevenwichtige ratio s, ); vertraging van meer dan één jaar voor het neerleggen van de jaarrekening bij de Nationale Bank; economische werkloosheid bij minstens 20% van de werknemers; daling van het aantal bestellingen; daling van het omzetcijfer met 15% in één boekjaar. 7/23

3. EVALUATIE VAN DE SOLVABILITEIT VAN DE KLANT Aan de hand van de betalingsgewoonten van een vaste (of een gekende) klant kan een idee worden gevormd over diens solvabiliteit. In de praktijk zijn er immers klanten die bijna systematisch met grote vertraging of na een procedure betalen, meestal omdat ze door de aard van hun activiteiten te kampen hebben met periodieke of aanhoudende liquiditeitsproblemen. Wanneer het gaat om een niet-vaste of niet gekende klanten, kan het nodig zijn om externe informatiebronnen aan te boren. Zo is het mogelijk om inlichtingen in te winnen over de financiële toestand van de klant: er bestaan gespecialiseerde databanken voor commerciële inlichtingen die, tegen betaling, hoofdzakelijk voor rekening van handelsondernemingen, inlichtingen verschaffen zoals: de meeste recente gepubliceerde jaarrekeningen; de bankrelaties; de betalingsgewoonten; de identiteit van de bestuurders; de verdeling van het maatschappelijk kapitaal; Zoals bij elke databank zal de kwaliteit van de resultaten ongetwijfeld afhangen van de manier waarop informatie wordt ingewonnen. 8/23

HOOFDSTUK II CONTRACTUELE FASE 1. INLEIDING De onderstaande middelen om betalingsachterstand te vermijden zijn efficiënt op voorwaarde dat ze systematisch toegepast worden: algemene en bijzondere voorwaarden; opvolging van de betalingen; betalingsherinnering; ingebrekestelling. 2. ALGEMENE EN BIJZONDERE VOORWAARDEN A. DEFINITIE Algemene (en bijzondere) voorwaarden zijn door één der partijen (in dit geval de onderneming actief in de sector van het bezoldigd collectief personenvervoer over de weg) opgestelde standaardclausules die integraal deel uitmaken van de reis- of de vervoerovereenkomst. B. REIS- OF VERVOEROVEREENKOMST? Afhankelijk van het soort overeenkomst zijn andere wettelijke bepalingen van toepassing. De wet van 25 augustus 1891 1 is van toepassing op de vervoerovereenkomst. Dit is de overeenkomst waarbij personen van de ene plaats naar de andere worden vervoerd. Vertrek- en eindpunt kunnen hetzelfde zijn. Dikwijls wordt een bepaalde reisweg gevolgd en het is mogelijk dat een tijdschema dient gerespecteerd te worden. De wet van 16 februari 1994 tot regeling van het contract tot reisorganisatie en reisbemiddeling (Reiscontractenwet) 2 is van toepassing op het contract tot reisorganisatie en het contract tot reisbemiddeling waarbij pakketreizen worden verkocht. Een pakketreis is de voorafgaande combinatie van minstens twee van de drie volgende elementen: transport; verblijf; toeristische diensten, die noch op het transport noch op het verblijf betrekking hebben maar die een aanzienlijk deel van het pakket uitmaken, als deze combinatie wordt verkocht tegen een totaalprijs en als de prestatie 24 uur overschrijdt of een overnachting omvat. Afzonderlijke facturering van diverse onderdelen van eenzelfde combinatie bevrijdt de reisorganisator of -bemiddelaar niet van de verplichtingen vervat in de Reiscontractenwet. De Reiscontractenwet is eveneens van toepassing als een reisbemiddelaar één of meerdere aparte prestaties aanbiedt die toelaten een reis of een verblijf te realiseren. 1 Wet 25 augustus 1891, BS 26 augustus 1891. 2 Wet 16 februari 1994 tot regeling van het contract tot reisorganisatie en reisbemiddeling, BS 1 april 1194 (Reiscontractenwet). 9/23

De reiziger is elke persoon die het voordeel geniet van de verbintenis (contract tot reisorganisatie en het contract tot reisbemiddeling) ongeacht of het contract gesloten of de prijs betaald is door hem of voor hem (de wet is bijgevolg ook van toepassing indien de reis betaald werd door een onderneming/vereniging al dan niet met rechtspersoonlijkheid). C. BESTELBON 1. Vervoerovereenkomst Volgens de wet van 6 april 2010 betreffende marktpraktijken en consumentenbescherming (afgekort als WMPC) 3 is de verkoper verplicht een bestelbon af te leveren wanneer (1) de consument een voorschot betaald heeft op een bepaalde dienst (of een bepaald goed) en (2) waarvan de levering of de dienstverstrekking op een later tijdstip is vastgesteld. Dit geldt ook indien de levering niet onmiddellijk gebeurt en de consument reeds de volledige prijs van het product of van de dienst betaalt. De verkoper moet spontaan een bestelbon afleveren (de consument moet hier niet om vragen!). Indien beide partijen de bestelbon ondertekenen, kan deze het karakter van een overeenkomst krijgen, op voorwaarde dat de bestelbon alle essentiële bestanddelen van een overeenkomst bevat (prijs en voorwerp) en dat de bon is opgesteld in evenveel originele exemplaren als er partijen zijn en iedere partij een exemplaar heeft ondertekend. 4 Indien de handtekeningen ontbreken of slechts door de verkoper werden ondertekend, heeft de bestelbon geen bewijswaarde, tenzij tegen de verkoper of als begin van bewijs met geschrift, aan te vullen met vermoedens en het getuigenbewijs. 5 Met een geldboete van 250 tot 10.000 euro worden gestraft, de verkoper die de verplichting om een bestelbon af te leveren naast zich neerlegt. Deze bestelbon dient onder meer de volgende vermeldingen te bevatten 6 : 1. de naam of de benaming, het adres en in voorkomend geval het inschrijvingsnummer van de verkoper in de Kruispuntbank van Ondernemingen; 2. de datum en het volgnummer van die bon; 3. een beschrijving die een zekere identificatie van de dienst (of het goed) mogelijk maakt: keuze van de datum, uurrooster(s), de plaats van vertrek/aankomst; omschrijving van het (de) voertuig(en) en van het aanwezige personeel aan boord; hoeveel personen vervoerd moeten worden. 4. de eenheidsprijs, de hoeveelheid en de totale prijs; 5. het bedrag van het betaalde voorschot; 6. het saldo; 7. de datum of termijn van het verlenen van de dienst (of van de levering van het goed); 8. de handtekening van de ondernemer [en eventueel van de klant]. 3 Art. 79 wet 6 april 2010 betreffende marktpraktijken en consumentenbescherming, BS 12 april 2010. 4 Art. 1325 BW. 5 Art. 1347 BW. 6 Art. 19 KB 30 juni 1996 betreffende de prijsaanduiding van producten en diensten en de bestelbon, BS 30 juli 1996. 10/23

2. Reisovereenkomst De Reiscontractenwet stelt dat bij het boeken van de reis de reisbemiddelaar of de reisorganisator ertoe gehouden is een bestelbon aan de reiziger te overhandigen conform de WMPC. Het contract tot reisorganisatie ontstaat op het ogenblik dat de reiziger, via de reisbemiddelaar of de reisorganisator, de schriftelijke bevestiging van de geboekte reis ontvangt. 7 Op te nemen elementen in de bestelbon/contract 8 : a. verplichte vermeldingen: 1. de plaats en de datum van de ondertekening; 2. de naam en het adres van de reisorganisator en/of reisbemiddelaar; 3. de naam en het adres van de instantie die garant staat voor de diensten van de reisorganisator en/of van de reisbemiddelaar; 4. de naam en het adres van de reiziger en, in voorkomend geval, de derde begunstigde(n); 5. de plaatsen en de data van begin en einde van de reis en van de verblijven en, indien deze onderscheiden periodes van verblijf omvatten, de verschillende periodes en data; 6. de te gebruiken vervoermiddelen, kenmerken en categorieën van deze vervoermiddelen, data, tijdstippen en plaatsen van vertrek en terugkeer; 7. de totaalprijs die al de in het contract vastgestelde prestaties dekt; 8. de gegevens met betrekking tot een eventuele herziening van de prijs en de precieze berekeningswijze ervan; 9. de termijn en de wijze van betaling van de prijs; 10. de bijzondere wensen die de reiziger bij het boeken van de reis aan de reisorganisator of de reisbemiddelaar kenbaar heeft gemaakt; 11. de voorwaarden om het contract over te dragen; 12. de voorwaarden om het contract te verbreken in hoofde van de reiziger en in hoofde van de reisorganisator en/of bemiddelaar; 13. de wijze waarop en de termijnen waarbinnen de reiziger een eventuele klacht moet indienen in verband met het niet of slecht uitvoeren van de overeenkomst; 14. de voorwaarden van een annulatie-, bijstands- en/of elke andere verzekering en naam en adres van de verzekeraar of een uitdrukkelijke verwijzing naar de brochure met aanduiding van de bladzijde waarop deze informatie is vermeld. b. indien zij relevant zijn voor het betrokken contract, dient het contract bijkomend de volgende gegevens te vermelden: 1. indien logies in de reisovereenkomst is opgenomen: de ligging, de categorie of het comfort en de belangrijkste kenmerken ervan, alsmede de overeenstemming ervan met de voorschriften van het ontvangende land, waarbij de reiziger gewezen moet worden op het verschil tussen deze klassering en de normen die toepasselijk zijn in België; 2. de aard en het aantal inbegrepen maaltijden; 3. het minimum aantal personen dat voor de uitvoering van het reiscontract is vereist en de uiterste datum waarop de reiziger in kennis zal worden gesteld van een eventuele annulering; deze uiterste annuleringsdatum is ten laatste 15 dagen vóór het vertrek; 4. de routebeschrijving; 5. de bezoeken, excursies of andere diensten, die begrepen zijn in de overeengekomen totale prijs; 7 Art. 9, eerste lid Reiscontractenwet. 8 Art. 10 Reiscontractenwet. 11/23

6. de bijzondere wensen van de reiziger die door de reisorganisator zijn aanvaard. c. in zoverre de gegevens vervat in a. en b. geheel of gedeeltelijk voorkomen op een aan de reiziger afgegeven programma, reisbrochure of op de bestelbon, mag het contract een eenvoudige verwijzing naar dat programma, reisbrochure of bestelbon bevatten; elke wijziging van het programma of de reisbrochure moet in het reiscontract vermeld worden. Het contract moet uitdrukkelijk vermelden dat de reiziger het programma of de brochure heeft ontvangen. D. ALGEMENE EN BIJZONDERE VOORWAARDEN Het is aan te bevelen om in de bestelbon algemene (en bijzondere) voorwaarden op te nemen, die echter niet in strijd mogen zijn met de verplichte vermeldingen (deze kunnen uiteraard ook worden opgenomen in de prijsofferte, in de factuur en/of in andere documenten). Algemene (en bijzondere) voorwaarden moeten evenwel (1) aanvaard worden door de tegenpartij en (2) mogen niet onrechtmatig zijn (moeten geldig zijn). Standaardclausules in algemene (en bijzondere) voorwaarden zijn voor de consument slechts bindend indien deze voorafgaand aan de totstandkoming van de overeenkomst effectief kennis heeft genomen of redelijkerwijze kennis heeft kunnen nemen (dus op de bestelbon en/of de prijsofferte) en indien de bedingen door hem ook uitdrukkelijk of stilzwijgend 9 werden aanvaard. Op de voorzijde van de bestelbon (of andere documenten) is het aangewezen een verwijzing op te nemen naar de algemene (en bijzondere) voorwaarden op de keerzijde: De klant verklaart akkoord te gaan met de algemene (en de bijzondere) voorwaarden die opgenomen zijn op de keerzijde van deze bestelbon [of ander document]. Indien de cliënt een handelaar, een aanbestedende overheid/dienst is of toebehoort tot de non-profit sector is de verkoper niet verplicht een bestelbon af te leveren. Toch is het aan te bevelen omdat er in een bestelbon (en uiteraard ook in andere documenten) algemene (en bijzondere) voorwaarden kunnen opgenomen worden. De algemene (en bijzondere) voorwaarden moeten aan twee voorwaarden voldoen: (1) de schuldenaar moet de mogelijkheid gehad hebben om de inhoud ervan te bekijken vóór of op het moment van het afsluiten van het contract (ook hier geldt het advies om op de voorzijde een verwijzing te plaatsen naar de algemene (en bijzondere) voorwaarden op de keerzijde) en (2) de schuldenaar dient de algemene (en bijzondere) voorwaarden uitdrukkelijk of stilzwijgend (zie hierboven) te aanvaarden. Een uitdrukkelijk of stilzwijgend aanvaarde factuur tussen handelaars levert het bewijs van het bestaan van een overeenkomst. 10 Ook de algemene verkoopsvoorwaarden worden door een belangrijk deel van de rechtspraak aanzien als aanvaard indien de factuur niet (tijdig) wordt geprotesteerd. Een grotere zekerheid wordt geboden aan de verkoper indien de bestelbon of offerte ondertekend wordt door zijn contractspartner (uiteraard met een duidelijke verwijzing naar de algemene of bijzondere voorwaarden op de achterzijde). 9 Er moet sprake zijn van een omstandig stilzwijgen : men moet uit het gedrag van de schuldenaar kunnen afleiden dat hij instemt met de overeenkomst. 10 Art. 25, tweede lid W. Kh. 12/23

De Geschillencommissie Reizen vzw (GCR) is bevoegd om geschillen te behandelen tussen de partijen die haar algemene voorwaarden aanwenden. De algemene voorwaarden van de GCR mogen aangevuld worden met bijzondere voorwaarden, maar mogen niet ingeperkt noch tegengesproken worden. E. MODELDOCUMENTEN Voor het opstellen en raadplegen van algemene en bijzondere voorwaarden in Word versie kunnen de voorbeelden gratis gedownload worden via de Docroom. 13/23

3. OPVOLGING VAN DE BETALINGEN In deze fase is een doeltreffende organisatie nodig: het gaat om de opvolging van de betalingen door de klanten en het onmiddellijk reageren indien een factuur onbetaald blijft. Het meest afdoende hulpmiddel is de papieren- of elektronische vervaldagenkalender : in het eerste geval bestaat hij uit 31 bladen waartussen de facturen in functie van de vervaldagen gerangschikt worden. Een betaalde factuur wordt uit de papieren vervaldagenkalender verwijderd en in het factuurboek geklasseerd: in het tweede geval zal de vervaldagenkalender elektronisch beheerd worden in verbinding met boekhoudprogramma s. Deze zijn meestal voorzien van een dergelijke applicatie. Iedere dag dient de papieren- of elektronische vervaldagenkalender geconsulteerd te worden en dienen de onbetaalde facturen behandeld te worden. Bij niet-betaling op de vervaldag, is de eerste reactie de klant telefonisch te contacteren om samen met hem/haar het probleem te bespreken. Is de klant niet tevreden over de dienstverlening? Wenst de klant een klacht mee te delen? En kan, indien deze gegrond is, het probleem onderling opgelost worden? Indien dit niet het geval is of als de klant geen overtuigende argumenten kan aanvoeren, wordt het bedrag van de factuur onmiddellijk eisbaar. In geval van liquiditeitsproblemen kan eventueel overwogen worden om betalingsuitstel te verlenen, maar er zal moeten over gewaakt worden dat ze geen vertragingsstrategie vormen in hoofde van de klant. Deze mogelijkheid mag uitzonderlijk gebruikt worden en alleen als het vertrouwen tussen de partijen niet aangetast is. Dit telefonisch onderhoud is zeer belangrijk om tijdverlies te vermijden. 14/23

4. BETALINGSHERINNERING A. DEFINITIE Een betalingsherinnering is de uitdrukking van de wil van de schuldeiser om een betaling te bekomen van zijn schuldenaar. Een betalingsherinnering wordt direct nadat de betalingstermijn van de factuur is verstreken verstuurt. Zeker als de schuldvordering recent is, maakt de schuldeneiser veel kans dat de schuldenaar zijn schuld zal vereffenen na het ontvangen ervan. B. DOEL De betalingsherinnering(en) heeft/hebben tot doel: het adres en de contactgegevens van de debiteur (nogmaals) te verifiëren; de gegrondheid van een rechtsvordering en het gemis aan protest ten gronde te toetsen. C. EERSTE EN TWEEDE BETALINGSHERINNERING Een eerste betalingsherinnering wijst de klant vriendelijk op een openstaande factuur. Een tweede betalingsherinnering wijst de schuldenaar op de eerste betalingsherinnering, op de openstaande schuld en op het feit dat bij niet-betaling nalatigheidsinteresten en vergoedingen zullen aangerekend worden naar aanleiding van de algemene en bijzondere voorwaarden. D. MODELDOCUMENTEN Voor het opstellen van een eerste en een tweede betalingsherinnering kunnen de onderstaande voorbeelden worden geraadpleegd (bijlage II). Een Word versie van de modeldocumenten kan gratis gedownload worden via de Docroom. 15/23

5. INGEBREKESTELLING A. DEFINITIE Een schriftelijke ingebrekestelling is een officiële aanmaning van de schuldeiser om een betaling van zijn schuldenaar te bekomen binnen een bepaalde termijn. Een schuldeiser of een derde partij die overgaat tot een minnelijke inning van een schuldvordering (en niet in rechte door middel van bijvoorbeeld een vonnis of een arrest) dient de schuldenaar aan te manen om de betaling uit te voeren door middel van een ingebrekestelling. Bij een minnelijke invordering geniet de consument (dit is een particulier die schulden heeft die vreemd zijn aan zijn handels-, beroeps- of ambachtelijke activiteit) een wettelijke bescherming tegen bepaalde misbruiken. Er gelden in dit kader tevens specifieke verplichtingen, zoals onder andere een reeks verplichte vermeldingen in de ingebrekestelling. Voor nietconsumenten (onder andere bedrijven en handelaars) zijn deze regels niet van toepassing. B. BIJZONDERE BESCHERMING VAN DE CONSUMENT Een schriftelijke ingebrekestelling vormt het verplichte startpunt van elke minnelijke invordering van een schuld van een consument (dit is elke natuurlijke persoon die schulden heeft die vreemd zijn aan zijn handels-, beroeps- of ambachtelijke activiteit 11 ). 12 Bij een (activiteit van) minnelijke invordering wordt de schuldenaar aangespoord tot de betaling van de schulden door het sturen van een aanmaningsbrief, door het contacteren via de telefoon, De wet maakt een onderscheid tussen een 13 : Definitie Minnelijke invordering van schulden Iedere handeling of praktijk die tot doel heeft de schuldenaar ertoe aan te zetten een onbetaalde schuld te betalen, buiten iedere invordering op grond van een uitvoerbare titel om. Een uitspraak van de rechter (vonnis of arrest), een dwangbevel van de belastingadministratie zijn voorbeelden van een uitvoerbare titel. Activiteit van minnelijke invordering van schulden De, zelfs bijkomstige, beroepsactiviteit van iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon, die bestaat in het minnelijk invorderen van onbetaalde schulden voor andermans rekening zonder te hebben bijgedragen tot het sluiten van de onderliggende overeenkomst, dan wel het minnelijk invorderen van tegen betaling overgenomen schulden, bv. door een incassobureau. 11 Art. 2, 1, 3 wet 20 december 2002 betreffende de minnelijke invordering van schulden van de consument, BS 29 januari 2003. 12 Art. 6, 1 wet 20 december 2002 betreffende de minnelijke invordering van schulden van de consument, BS 29 januari 2003. 13 Art. 2, 1 wet 20 december 2002 betreffende de minnelijke invordering van schulden van de consument, BS 29 januari 2003. 16/23

Een consument geniet een wettelijke bescherming bij de invordering van zijn schulden: sommige schuldinvorderaars (die de activiteit uitoefenen van minnelijke invordering van schulden) dienen zich in te schrijven bij het FOD Economie, KMO, Middenstand en Energie (niet geldig voor advocaten, ministeriële ambtenaren en gerechtsdeurwaarders) en bepaalde praktijken zijn verboden: in het kader van een minnelijke invordering van schulden wordt iedere gedraging of praktijk die het privéleven van de consument schendt of hem kan misleiden, alsook iedere gedraging of praktijk die een inbreuk maakt op zijn menselijke waardigheid, verboden. worden in het bijzonder verboden : elk geschrift dat, of elke gedraging die ertoe strekt verwarring te creëren omtrent de hoedanigheid van de persoon van wie het uitgaat, zoals in het bijzonder het geschrift dat verkeerdelijk laat uitschijnen dat het om een document gaat dat uitgaat van een gerechtelijke overheid, een ministerieel ambtenaar of een advocaat; elke mededeling die onjuiste juridische bedreigingen bevat, of die onjuiste inlichtingen over de gevolgen van een wanbetaling bevat; elke vermelding op een omslag waaruit blijkt dat de briefwisseling de invordering van een schuld betreft; de inning van niet voorziene of niet wettelijk toegestane bedragen; de stappen die worden ondernomen bij de buren, de familie of de werkgever van de schuldenaar. Onder stappen wordt onder meer verstaan elke mededeling van inlichtingen of elke vraag om inlichtingen die verband houdt met de schuldvordering of met de solvabiliteit van de schuldenaar, onverminderd de handelingen gesteld in het raam van wettelijke inningprocedures; de invordering of poging tot invordering bij een persoon die niet de schuldenaar is; iedere poging tot inning in aanwezigheid van een derde, behalve wanneer dit gebeurt met instemming van de schuldenaar; alle stappen om de schuldenaar een wisselbrief te doen ondertekenen of om een overdracht van vordering of een schuldbekentenis te eisen; het belagen van de schuldenaar, die uitdrukkelijk en gemotiveerd heeft te kennen gegeven de schuld te betwisten; de telefonische oproepen en de huisbezoeken tussen tweeëntwintig uur en acht uur. C. DOEL De ingebrekestelling zal toelaten dat de schuldeiser de betaling van zijn schuldvordering in rechte kan opeisen (via een niet minnelijke invordering). 14 Het loutere bereiken van de vervaldag van de schuldvordering heeft namelijk geen juridische gevolgen. 14 Art. 1139 BW. 17/23

D. VEREISTE GEGEVENS Indien de klant een consument is, moet de ingebrekestelling gebeuren, hetzij door een aanmaning of door een andere daarmee gelijkgestelde akte. 15 Deze ingebrekestelling opgestuurd per aangetekende brief dient op een volledige en ondubbelzinnige wijze alle gegevens omtrent de schuldvordering te omvatten. Zij dient minstens de onderstaande gegevens, te bevatten, en er kan maar tot andere invorderingstechnieken worden overgegaan na afloop van tenminste 15 dagen. In deze ingebrekestelling komen minstens de volgende gegevens voor: 1. de identiteit, het ondernemingsnummer, het adres, het telefoonnummer en de hoedanigheid van de oorspronkelijke schuldeiser; 2. de naam of de benaming, het adres en, desgevallend, het ondernemingsnummer van de persoon die tot minnelijke invordering overgaat evenals de gegevens van het bevoegd toezichthoudend bestuur bij de Federale Overheidsdienst Economie, KMO, Middenstand & Energie; 3. een duidelijke beschrijving van de verplichting die de schuld heeft doen ontstaan; 4. een duidelijke beschrijving en verantwoording van de bedragen die van de schuldenaar geëist worden, met inbegrip van de geëiste schadevergoedingen en nalatigheidsinteresten; 5. de vermelding dat, bij afwezigheid van reactie van de schuldenaar binnen de vijftien dagen, de schuldenaar tot andere maatregelen tot invordering kan overgaan. 6. ingeval de invordering gebeurt door een advocaat, een ministerieel ambtenaar of een gerechtelijke mandataris wordt volgende tekst in een afzonderlijke alinea toegevoegd, in het vet gedrukt en in een ander lettertype: Deze brief betreft een minnelijke invordering en geen gerechtelijke invordering (dagvaarding voor de rechtbank of beslag) De ingebrekestelling vermeldt een termijn waarbinnen de schuldenaar aan de vordering kan voldoen zonder dat er bijkomende maatregelen ter invordering mogen worden genomen. Deze termijn bedraagt ten minste vijftien dagen, en vangt aan op de datum waarop de schriftelijke aanmaning wordt opgestuurd. 16 Indien de klant geen consument is (dit is geen natuurlijke persoon of een natuurlijke persoon met schulden die niet vreemd zijn aan zijn handels-, beroeps- of ambachtelijke activiteit), mag de ingebrekestelling gebeuren met alle middelen. In principe volstaat voor deze laatste een brief, fax of e- mail, maar omdat het belangrijk is dat de schuldeiser duidelijk en ondubbelzinnig zijn wil uitdrukt om betaald te worden, verdient ook hier een aangetekende brief de voorkeur. E. MODELDOCUMENTEN Voor het opstellen van een ingebrekestelling kan het onderstaande voorbeeld worden geraadpleegd (bijlage III). Een Word versie van het modeldocument kan gratis gedownload worden via de Docroom. 15 Art. 1139 BW. 16 Art. 3, 2 wet 20 december 2002 betreffende de minnelijke invordering van schulden van de consument, BS 29 januari 2003. 18/23

BIJLAGE I ALGEMENE EN BIJZONDERE VOORWAARDEN Vervoerovereenkomst Reisovereenkomst Deze documenten kunnen geraadpleegd worden via de Docroom. 19/23

BIJLAGE II EERSTE EN TWEEDE BETALINGSHERINNERING VOORBEELDBRIEF EERSTE BETALINGSHERINNERING [Naam en rechtsvorm Adres Tel Fax: E-mail: Ondernemingsnummer Rekeningnummer] [Naam van de klant Adres] [Plaats en datum] Betreft: factuur nr van. Mevrouw, Mijnheer, Wij attenderen u erop dat factuur nr. van... [datum], met een bedrag van euro, nog openstaat. Indien u deze factuur reeds betaald zou hebben, kunt u deze betalingsherinnering beschouwen als van nul en generlei waarde. Mogen wij u, in geval van niet betaling, verzoeken het bovenvermelde bedrag vóór [datum], te storten op bankrekeningnummer, onder vermelding van. Aarzel niet contact op te nemen voor nadere informatie. Hoogachtend, [Handtekening] [Naam] 20/23

VOORBEELDBRIEF TWEEDE BETALINGSHERINNERING AANGETEKEND [Naam en rechtsvorm Adres Tel Fax: E-mail: Ondernemingsnummer Rekeningnummer] [Naam van de klant Adres] [Plaats en datum] Betreft: factuur nr van. Mevrouw, Mijnheer, Behoudens een vergissing van onzentwege en ondanks onze betalingsherinnering(en) van [datum/data], mochten wij tot op heden geen betaling van u ontvangen. Bij nazicht van onze boekhouding blijkt dat de volgende facturen niet werden voldaan: Factuurnummer Factuurdatum Vervaldag factuur Openstaand bedrag Wij verzoeken u het openstaand bedrag te betalen door storting van euro op bankrekeningnummer, onder vermelding van. Zoals bepaald in onze algemene [en bijzondere] voorwaarden zullen, bij niet betaling, nalatigheidsinteresten en schadevergoedingen aan u worden aangerekend. Huidig schrijven wordt u toegezonden onder voorbehoud van alle rechten en zonder de minste nadelige bekentenis. Hoogachtend, [Handtekening] [Naam] 21/23

BIJLAGE III INGEBREKESTELLING VOORBEELDBRIEF INGEBREKESTELLING AANGETEKEND [Naam, rechtsvorm Ondernemingsnummer Adres Tel Fax: E-mail: Ondernemingsnummer Rekeningnummer] [Naam van de klant Adres] [Plaats en datum] Betreft: ingebrekestelling Mevrouw, Mijnheer, Wij stellen vast dat u, ondanks onze betalingsherinneringen, tot op heden de hoofdsom van euro, overeenstemmend met de volgende factuur/facturen, nog niet voldaan heeft : Factuurnummer Factuurdatum Vervaldag factuur Openstaand bedrag Overeenkomstig onze algemene [en bijzondere] voorwaarden, worden de niet-betaalde facturen vermeerderd met: Nalatigheidsinteresten tot (datum): euro; Schadevergoeding: euro (15% van het factuurbedrag). Het totale bedrag van uw schuld bedraagt vandaag derhalve euro. Wij zijn dus verplicht om u formeel aan te manen dit bedrag vóór [datum, minstens 15 dagen voor een consument] na de ontvangst van deze brief, te storten op bankrekeningnummer, onder vermelding van. Bij gebreke aan ontvangst van de volledige betaling vóór [datum], zullen wij ons genoodzaakt zien het dossier over te maken aan onze raadsman[, Mr..]. Mogen wij u erop wijzen dat de gerechtelijke invordering onvermijdelijk belangrijke kosten te uwen laste met zich meebrengt. Huidig schrijven geldt als ultieme ingebrekestelling en als laatste gelegenheid om voormeld bedrag te voldoen en gebeurt onder voorbehoud van alle rechten en zonder de minste nadelige bekentenis. Hoogachtend, [Handtekening] [Naam] 22/23

- Dobbelenberg - Metrologielaan 8 Avenue de la Métrologie Brussel 1130 Bruxelles 02/245 90 53-02/245 91 29 info@icb-institute.be www.icb-institute.be