E-book Presenteren met PowerPoint
Inleiding In dit E-Book staan diverse waardevolle tips die heel goed pas kunnen komen tijdens het maken en de uitvoering van een PowerPoint presentatie. Als je deze tips volgt geef je inhoudelijk meer structuur aan je PowerPoint presentatie! Wil je na het lezen van het E-Book nog meer tips & tricks ontvangen? Kijk dan eens op onze website www.echtpresenteren.nl en volg onze pagina op www.facebook.com/echtpresenteren Wij wensen je veel lees plezier! 2
Inhoudsopgave Inleiding Inhoudsopgave Doel Voordelen PowerPoint Zwarte Dia Lay-Out Teksten Foto's Video Beamer Op locatie Presenteren Online Trainingen 2 3 4 5 7 8 10 11 13 16 17 20 22 24 3
Doel Een PowerPoint kan je presentatie versterken. Je kan namelijk naast het gehoor ook het zicht prikkelen van het publiek. Vraag jezelf af, wat je met de PowerPoint wil bereiken! Heb je hem als steun nodig? Wil je de presentatie visueel maken? Wil je hem gebruiken als hulpmiddel voor steekwoorden of...? Bepaal voor jezelf het doel van de PowerPoint! De PowerPoint is verder op zichzelf geen doel! Het is een hulpmiddel die je heel goed tijdens de presentatie kunt gebruiken. 4
Voordelen 1. Duidelijkheid Je geeft duidelijkheid aan het publiek! Ze kunnen je informatie horen en nu door een hulpmiddel ook zien. Hierdoor creëer je duidelijkheid voor het publiek. Je geeft ze steun! 2. Rode draad Je geeft het publiek rust! Door de powerpoint geef je de rode draad van de presentatie weer. 3. Levendigheid Je geeft door een PowerPoint nieuw leven in je presentatie. Vaak word namelijk een presentatie langdurig, eentonig en vooral saai waardoor het publiek afdwaalt. Vervolgens luisteren ze niet meer naar je en ontstaat er ruis in de zaal. 5
Voordelen 4. Aandacht Je pakt de aandacht van het publiek. Dit creëer je door variatie te gebruiken in je presentatie. 5. Beter onthouden Je geeft het publiek ruimte om je informatie beter op te slaan. Uit onderzoek is namelijk gebleken dat een presentatie met illustratie beter onthouden wordt door het publiek. 6. Overtuigend Je komt overtuigender over op het publiek wanneer je een hulpmiddel gebruikt, aangezien je hierop kan terug vallen. Dit geeft je vertrouwen, waardoor je geloofwaardiger overkomt. 6
PowerPoint Maak tijdens de presentatie gebruik van 1 overgangseffect tussen de dia's. Je presentatie blijft hierdoor zakelijk en vooral duidelijk voor het publiek. Bij teveel overgangseffecten word het storend. Maak een back-up van je PowerPoint presentatie, dit kan bijvoorbeeld op een usb-stick of harderschijf. Zo kun je namelijk je bestand makkelijk openen op een andere computer i.v.m. nood. Het overkomt menig mens wel eens dat net voordat de presentatie gaat beginnen, de computer niet mee werkt. Je back-up is dan een goed alternatief! 7
Zwarte Dia Begin de presentatie met een zwarte dia of een begin dia met welkom etc. Zo leg je de focus van het scherm terug op de spreker. Eindig de presentatie met een zwarte dia, hierdoor sluit het PowerPoint programma zichzelf niet af en komt hij ook niet terug op je start-pagina. Dit komt professioneler over door de zwarte dia. Ook tijdens de presentatie kun je gebruik maken van een zwarte dia. Door deze dia te gebruiken leg je de focus op de spreker in plaats van op het scherm. 8
De PowerPoint even niet nodig? Maak dan altijd gebruik van een zwarte dia, hierdoor krijgt de spreker de focus
Lay out De lay-out van je onderneming kun je heel goed verwerken in je PowerPoint presentatie. Denk aan het lettertype, foto s, logo etc. Je presentatie is dan meteen een visitekaartje die je geeft aan het publiek. Maak je gebruik van foto's in je dia? Houd het dan minimaal. Het publiek heeft anders weinig tijd om naar een foto te kijken. Verwerk duidelijk je inhoudelijke gegevens in je PowerPoint, bijvoorbeeld de naam van de spreker, je onderneming, je doel. Gebruik de kleuren van je eigen logo en je webiste. Dit is herkenning voor het publiek. 10
Teksten Weest bewust van de 5x5 regel op je dia. Dit betekend dat je niet over de 5 regels per dia mag gaan. Tevens mogen de zinnen ook niet langer zijn dan 5 woorden. Schrijf steekwoorden op in plaats van verhalen. Houd altijd rekening met het contrast op de dia. Je wil natuurlijk wel dat de tekst goed leesbaar is. Gebruik hierom een duidelijke letterkleur die past bij je achtergrond. Gebruik een duidelijk lettertype die ook goed te lezen is achter in de zaal. Door het aanpassen van het scherm kunnen dia's gaan vervagen. Controleer dit altijd goed van te voren. Zorg voor genoeg ruimte tussen de regels, zo kan het publiek makkelijk je tekst lezen. 11
5 x 5 regel! Maximaal 5 regels met 5 woorden op één dia
Foto's Foto s kunnen je presentatie versterken. Alleen moeten ze wel dienst uitmaken van je presentatie. Hier een aantal voorbeelden van foto s met een eigen doel. Een identificerende foto laat je bedrijf, personeel etc. zien. Dit wekt vertrouwen bij het publiek. Ze willen namelijk meer achtergrond informatie weten over de spreker. Een educatieve foto toont wat de tekst of spreker beschrijft, dit is vooral voor de visueel ingestelde mensen in de zaal. Denk bijvoorbeeld aan foto's met grafieken en formules. Een decoratieve foto fleurt je dia op. Hij vult als het ware de pagina. 13
Een humoristische foto maakt even iets los in het publiek, even ontspanning. Het breekt zo gezegd even de presentatie. Je kan alleen een humoristische foto gebruiken als het onderwerp zich daar voor leent. Anders sla je de plank totaal mis. Een realistische foto geeft een schokkend beeld weer aan het publiek, dit kan impact hebben op de rest van je presentatie. Soms is het goed om het publiek even met de neus op de feiten te wijzen. Hier kunnen gevolgen aanzitten voor de rest van de presentatie. Een productfoto geeft een product of object weer. Wanneer je een verkoper bent kan je dit heel goed gebruiken. Let erop dat je niet te opdringerig wordt met de foto s. Een stemmige foto creëert de juiste sfeer. Deze foto neemt het publiek even mee, naar waar jij ze wil brengen. Ook deze moet goed afgestemd zijn op de presentatie. 14
Video In een dia kan je heel goed een video plaatsen. Je kunt deze vervolgens afspelen tijdens de presentatie. Gebruik alleen een video die op je computer is opgeslagen. Deze kan je namelijk goed in de PowerPoint verwerken. Gebruik je muziek in je film? Dan heb je ook een geluidsinstallatie nodig, zodat iedereen in het publiek het geluid kan horen. Test wel het geluid van te voren, zodat je weet dat het werkt en hoe hard hij staat. 16
Beamer Koppel de beamer aan de computer door middel van een kabel die standaard aangesloten is aan de beamer. Vervolgens kun je de beamer aan zetten en aansluitend de computer ook. Door deze volgorde aan te houden kan de computer zichzelf meteen aanpassen aan het formaat van de beamer. Plaats de beamer altijd op een stevige ondergrond, bij voorkeur in het midden voor het scherm. Stel hem vervolgens scherp. Sluit de beamer en computer aan op stroom. Zo voorkom je verrassingen tijdens de presentatie. Gebruik je een beamer van de locatie zelf? Vraag van te voren dan altijd of de koeler in de beamer niet te veel lawaai gaat maken. Het is ontzettend storend wanneer de beamer tijdens de presentatie van zich laat horen. 17
Maak je gebruik van Apple software? Deze kan je namelijk alleen met een extra kabel aan de beamer aansluiten. Deze VGA kabel kan je in elke AppleStore kopen. Na de presentatie is het belangrijk om eerst de beamer te laten afkoelen, voordat je hem gaat loskoppelen en verplaatsen. Dit is beter voor de levensduur van de lamp. 18
Een goede PowerPoint kan je boodschap versterken, door het toevoegen van een beeld
Op locatie Bekijk tijdens het opbouwen van de presentatie hoe de belichting is van de ruimte. Is de belichting te fel dan word de presentatie die geprojecteerd wordt op de muur niet duidelijk te zien. Hierdoor kan het publiek die achterin de zaal zit, de presentatie niet goed zien. Vaak helpt het wanneer je de lichten gaat dimmen. Het grootste probleem hiervan is, dat je zelf als spreker niet goed te zien bent. Vaak heeft de locatie wel oplossingen voor dit probleem. Je bent vast niet de eerste spreker die daar in de zaal gaat spreken. Bekijk vanaf een aantal stoelen in de zaal of je de presentatie goed kan lezen op het scherm. Het beste is om op de stoelen voor, midden en achteraan te gaan zitten en natuurlijk links en rechts in de zaal. 20
Maak je gebruik van een microfoon en geluidsinstallatie voor een video? Controleer dan altijd het geluid! Je wil namelijk niet dat het publiek schrikt van het geluid. Wees bewust van de tempratuur in de zaal. Het beste is om te presenteren met 20 graden. Te koud en ze rillen, te warm en ze vallen in slaap. Staat de beamer voor jouw gericht naar het scherm? Kijk dan goed waar je allemaal kan lopen! Je wil natuurlijk niet dat je schaduw op het scherm te zien is. Dit is storend en afleidend voor het publiek. 21
Presenteren Zorg ervoor dat je de volgorde kent van de dia s. Het is namelijk erg storend wanneer je als spreker steeds naar de dia kijkt, om te weten hoe ver je bent! Je kunt er voor kiezen om een laptop voor je neer te zetten in presentatie-modus. Zo kun je meteen zien wat je volgende dia gaat worden. Blijf tussen de dia s door altijd contact houden met het publiek. Zo wek je bij het publiek vertrouwen op als spreker. Maak vaak gebruik van een zwart scherm wanneer je een langer stuk zonder dia spreekt. Zo blijft de focus bij jouw, in plaats van bij een dia. 22
Je kunt tijdens de presentatie gebruik maken van een klik afstandsbediening. Zo kun je op afstand en waar je in de ruimte ook staat verder klikken naar de volgende dia. Presenteer het verhaal met steekwoorden op het scherm. Blijf met je eigen focus bij het publiek wanneer je aan het presenteren bent. 23
Online TYPE YOUR Training TITLE HERE Bij Echt Presenteren kun je ook Online Trainingen volgen. Dit is een makkelijke en vooral efficiënte manier om aan je presentatievaardigheden te werken. Op www.echtpresenteren.nl kun je al onze trainingen zien die wij geven. Al maken wij steeds vaker een op maat gemaakte training, voor de individuele ondernemer. Vertel waar je behoefte aan hebt en wat je verwachtingen zijn en wij maken de training! Wil je hiermeer over weten? Neem dan vrijblijvend contact met ons op via info@echtpresenteren.nl 24
Echt Presenteren www.echtpresenteren.nl