Integriteitscode en klokkenluidersregeling Januari 2017
okkenluidersregeling Inhoud 1. Integriteitscode... 3 1.1 Uitgangspunten integriteitscode... 3 1. Respectvol gedrag... 3 2. Relaties zijn zakelijk... 4 3. Scheiding werk en privé... 4 4. Verantwoord handelen... 4 2. Klokkenluidersregeling... 5 Processchema melden / behandelen vermoeden van een misstand... 7 Integriteitscode en klokkenluidersregeling Pagina 2 van 7
1. Integriteitscode Helpt Elkander heeft als woningcorporatie een belangrijke maatschappelijke taak. Integriteit is een wezenskernmerk van een maatschappelijke organisatie. Om de legitimiteit van het handelen en de autoriteit en de rol van de corporatie in de samenleving op een voldoende niveau te houden, is het van belang dat de corporatie integer gedrag vertoont. Sterker nog, we moeten ervoor zorgen dat de schijn niet tegen is. De integriteitscode geldt voor iedereen die optreedt namens Helpt Elkander. De integriteitscode is openbaar en wordt gepubliceerd op de website. De medewerkers, directeur- bestuurder en de toezichthouders ondertekenen een verklaring waarmee de gedragscode wordt onderschreven. Om de twee jaar wordt de gedragscode geëvalueerd en, indien noodzakelijk, geactualiseerd. De kern van integriteit is het hebben van een goed geweten. Het doel van deze integriteitscode is om de directeur-bestuurder, de Raad van Toezicht en de medewerkers houvast te bieden met een aantal gedragsregels. De gewenste integriteit is niet de optelsom van de verschillende gedragsregels, maar een grondhouding, een kwaliteit die geldt op alle momenten dat er contact is met klanten of overige relaties. Het gaat erom te bewerkstelligen dat alle betrokkenen in hun werk steeds vanuit de juiste houding handelen, dat ieder meer en eerder bij zichzelf te rade gaat of men kan verantwoorden wat men doet of nalaat. Integriteit van handelen is in de eerste plaats een persoonlijke verantwoordelijkheid. Hierna wordt op de volgende vier hoofdgebieden een aantal uitgangspunten genoemd die een richting aangeeft voor integer gedrag: Respectvol gedrag Relaties zijn zakelijk Scheiding werk en privé Verantwoord handelen 1.1 Uitgangspunten integriteitscode 1. Respectvol gedrag We behandelen elkaar, onze klanten en relaties met respect. We komen afspraken na en laten daarmee zien dat we een betrouwbare partner zijn. Wij verwachten dit ook van anderen. We spreken elkaar aan op ongewenst of niet integer gedrag. Met je handelen versterk je het vertrouwen in onze organisatie. Je houdt je aan de wettelijke voorschriften en aan algemeen aanvaarde gedragsregels. Je gaat verantwoord om met de middelen van onze organisatie (gelden, diensten, materialen, kennis en informatie). Je weet in te schatten wanneer geheimhouding van toepassing is. Je draagt verantwoordelijkheid voor je eigen handelen. Je kunt de keuzes, die je binnen je werk maakt, verantwoorden. Integriteitscode en klokkenluidersregeling Pagina 3 van 7
2. Relaties zijn zakelijk Samenwerking met externe relaties houden we zakelijk en zuiver. We voorkomen elke schijn van belangenverstrengeling. Dezelfde houding verwachten we van onze relaties. We gaan terughoudend om met het aannemen van geschenken en/of uitnodigingen. We maken hierbij onderscheid tussen kleine geschenken met een alledaags karakter (flesje wijn/bosje bloemen) en grotere geschenken. Grotere geschenken nemen we niet aan. Uitnodigingen voor bijeenkomsten, seminars, trainingen en congressen, sporttoernooien, lunches, diners of feesten etc. bespreken we eerst met de leidinggevende. Ontvangen kerstpakketten worden ingeleverd bij Helpt Elkander voor algemeen gebruik of loting onder alle medewerkers. 3. Scheiding werk en privé Er is een strikte scheiding tussen privé- en zakelijk belang. Met zakelijke transacties in de privésfeer met leveranciers van Helpt Elkander wordt terughoudend omgegaan. Als ze aan de orde zijn, moeten ze altijd op marktconforme voorwaarden worden uitgevoerd. Medewerkers melden privétransacties met leveranciers van Helpt Elkander altijd aan de directe leidinggevende. Dit wordt ook schriftelijk vastgelegd. Onze kerntaak, het verhuren en verkopen van betaalbare woningen, gebeurt open en eerlijk. We respecteren de toewijzingsregels van Wooniezie, ook als het toewijzing van woningen aan vrienden of familie betreft. (Maatschappelijke) nevenfuncties en/of nevenactiviteiten die raakvlakken hebben met de activiteiten van Helpt Elkander zijn bekend bij je leidinggevende. Elke schijn van belangenverstrengeling moet worden tegengegaan. (Maatschappelijke) nevenfuncties van directeur bestuurder en leden van de RvT worden opgenomen in het jaarverslag. Eigendommen van Helpt Elkander worden alleen voor Helpt Elkander gebruikt en niet voor andere doeleinden, tenzij er vooraf toestemming van de leidinggevende is. 4. Verantwoord handelen Alle personen die uit naam van Helpt Elkander handelen (directeur-bestuurder, toezichthouders, medewerkers of ingehuurde) beseffen dat ze onderdeel zijn van een maatschappelijke organisatie met een publieke taak op het terrein van wonen en woonomgeving. Je bent respectvol, vriendelijk en betrouwbaar in je handelen. Je maakt ongewenst of niet-integer gedrag bespreekbaar, in eerste instantie met de betreffende persoon en in tweede instantie met zijn/haar leidinggevende. Je meldt vermoedens van fraude, misbruik of corruptie bij de leidinggevende of de directeur bestuurder. Integriteitscode en klokkenluidersregeling Pagina 4 van 7
In de praktijk De geformuleerde hoofdlijnen geven de richting aan en laten zien waar wij voor staan. Belangrijk voor de praktijk: Bij twijfel niet inhalen! We maken alles bespreekbaar met collega s en leidinggevenden. Deze code geldt voor iedereen die uit naam van Helpt Elkander handelt. Relaties kunnen opdrachtgever of projectleider lezen in plaats van leidinggevende of directie. Het niet naleven van de gedragsregels in deze code kan leiden tot maatregelen. De zwaarte van de maatregel is afhankelijk van de ernst van de overtreding. Voor situaties waarin deze code niet voorziet, beslist de directie. 2. Klokkenluidersregeling Inleiding Deze regeling biedt iedere medewerker de mogelijkheid om zijn of haar melding of vermoeden van een misstand van interne en/of externe regelgeving te melden aan de directeurbestuurder, de voorzitter van de RvT of een vertrouwenspersoon. Deze regeling beschrijft de bescherming die melders krijgen en de wijze waarop een melding moet worden gedaan en de opvolging die daaraan wordt gegeven. Zoveel mogelijk dienen voornemens tot meldingen of vermoedens van misstanden eerst met de leidinggevende te worden besproken alvorens deze meldingsregeling wordt gevolgd. Naast deze regeling bestaat er ook het meldpunt integriteit woningcorporaties ingesteld door het ministerie van Binnenlandse Zaken. Meer informatie over dit meldpunt is te vinden op de site: ww.ilent.nl Definities In deze regeling wordt verstaan onder: Werknemer Degene die in dienstverband, of anderszins gedurende langere periode, werkzaam is bij woningbouwvereniging Helpt Elkander Bestuur Het orgaan dat door de RvT als zodanig is benoemd, dat wordt gevormd door de directeur-bestuurder Voorzitter RvT De voorzitter van de Raad van Toezicht van de Vereniging Vertrouwenspersoon Degene die door het bestuur van HE als zodanig voor de vereniging te fungeren Vermoeden van Een vermoeden van een misstand is een op een redelijke gronden misstand gebaseerd vermoeden met betrekking tot de organisatie waar de werknemer werkzaam is en waarbij een maatschappelijk belang in het geding is, in verband met: a. Een (dreigend) strafbaar feit. b. Een (dreigende) schending van wet- en regelgeving en/of van binnen de vereniging geldende regels/codes. c. Een gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid of het milieu. Integriteitscode en klokkenluidersregeling Pagina 5 van 7
d. Een (dreiging van) bewust onjuist informeren van onder meer publieke organen. e. Een (dreiging van) schending van de integriteitscode van Helpt Elkander. f. Een (dreigende) verspilling van maatschappelijk geld. g. Een (dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over deze feiten. In het processchema op de laatste pagina is aangegeven welke stappen genomen worden als een misstand wordt vermoed. Procedure 1. Een werknemer meldt een vermoeden van een misstand intern bij het bestuur of indien hij de melding aan het bestuur niet wenselijk acht bij de vertrouwenspersoon. Melding aan de vertrouwenspersoon kan ook plaatsvinden naast de melding aan het bestuur. 2. Als het vermoeden van een misstand de directeur- bestuurder of een lid van de RvT betreft, kan de werknemer het vermoeden melden bij de voorzitter of vice voorzitter van de RvT of indien gewenst bij de vertrouwenspersoon. Melding aan de vertrouwenspersoon kan ook plaatsvinden naast de melding aan de voorzitter of vicevoorzitter RvT. 3. Meldingen aan de vertrouwenspersoon worden door vertrouwenspersoon doorgegeven aan de bestuurder of aan voorzitter RvT als de melding over de bestuurder gaat. De werknemer kan de vertrouwenspersoon verzoeken zijn identiteit bij het bestuur of bij de RvT niet bekend te maken. Hij kan dit verzoek te allen tijden herroepen. 4. Het bestuur dan wel de RvT is verantwoordelijk voor de uitvoering van onderzoek naar aanleiding van de melding en rapporteert over de gedane meldingen en de daaruit voortvloeiende resultaten. Hiertoe wordt een meldingsdossier aangelegd. 5. De werknemer die met inachtneming van de bepalingen in deze regeling een vermoeden van een misstand heeft gemeld, wordt op geen enkele wijze in zijn positie benadeeld als gevolg van het melden. 6. Meldingsdossiers die ongegrond zijn verklaard, worden aan het eind van het boekjaar vernietigd. Overige dossiers worden vernietigd na interne afhandeling of nadat (extern) de rechtsgang is doorlopen. 7. De betrokkene waarover een melding is gedaan, heeft voor zover een besluit over zijn/haar positie is genomen het recht tot inzage in het dossier, met uitzondering van de persoonsgegevens van de melder. 8. De werknemer die een melding maakt van een vermoeden van een misstand handelt te goeder trouw en niet uit persoonlijk gewin. Als er sprake is van bewust gedane valse meldingen wordt een sanctie opgelegd. 9. De werknemer die een melding maakt van een incident waar hijzelf/zijzelf aan heeft deelgenomen, is niet gevrijwaard van interne sancties of vervolging. Wel wordt bij de oplegging van sancties meegenomen dat de werknemer zelf melding heeft gemaakt van het misstand waaraan hij/zij (mede) schuldig is. Integriteitscode en klokkenluidersregeling Pagina 6 van 7
Processchema melden / behandelen vermoeden van een misstand Werknemer meldt vermoeden van misstand aan bestuurder of aan vertrouwenspersoon (indien de melding een misstand van het bestuur betreft kan melding worden gedaan aan (vice-) voorzitter RvT) Bestuurder of voorzitter RvT legt meldingsdossier aan en start onderzoek. Medewerker kan verzoeken om zijn/haar identiteit niet bekend te maken bij bestuur of RvT. De bestuurder wordt door de vertrouwenspersoon op de hoogte gesteld van de melding. Als de melding over de directeur bestuurder of een lid van de RvT gaat, wordt de voorzitter of vice voorzitter van de RvT op de hoogte gesteld. De bestuurder of voorzitter RvT stuurt binnen 1 week na ontvangst van de melding een ontvangstbevestiging aan de werknemer die het vermoeden heeft gemeld (indien gewenst via vertrouwenspersoon) Bestuurder of voorzitter RvT beoordeelt de melding. Indien de melding gegrond wordt geacht, start hij meteen een onderzoek naar de gemelde misstand. Bestuurder of voorzitter RvT brengt binnen 6 weken vanaf het moment van melding de werknemer schriftelijk op de hoogte van een inhoudelijk standpunt omtrent het vermoeden en tot welke vervolgstappen de melding heeft geleid (indien gewenst via vertrouwenspersoon). Behandeling van de melding door betrokken partijen is strikt vertrouwelijk. De werknemer verstrekt aan het bestuur of RvT alle informatie die nodig is om de melding te beoordelen en een onderzoek te verrichten (indien gewenst via vertrouwenspersoon) Als het standpunt niet binnen 6 weken kan worden gegeven, wordt werknemer hiervan door bestuurder of voorzitter RvT (indien gewenst via vertrouwenspersoon) op de hoogte gesteld en wordt aangegeven binnen welke termijn wel een standpunt tegemoet kan worden gezien. Integriteitscode en klokkenluidersregeling Pagina 7 van 7