nummer 1.1.6 regeling verordening op het raadspresidium
nr. 1.1.6 de raad van de gemeente Gouda Gelezen het voorstel van het presidium van 28 juni 2014; Gelet op artikel 4 van het Reglement van Orde voor de vergaderingen, voorbereidingsbijeenkomsten en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van Gouda; besluit: vast te stellen de volgende Verordening op het Raadspresidium. hoofdstuk 1 - begripsbepalingen artikel 1 begripsomschrijvingen In deze verordening wordt verstaan onder: a. raadspresidium: het orgaan zoals genoemd in artikel 4 van het reglement van orde voor de vergaderingen, voorbereidingsbijeenkomsten en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van Gouda; b. voorzitter: de voorzitter van het raadspresidium of bij diens afwezigheid de vicevoorzitter van het raadspresidium; c. griffier: de griffier van de raad, tevens griffier van het presidium, of diens vervanger; d. vicevoorzitter: de vicevoorzitter van het raadspresidium; e. adviseur: degene(n), die al dan niet op voorstel van de voorzitter door het raadspresidium word(en) uitgenodigd het raadspresidium te adviseren. hoofdstuk 2 - taken en samenstelling artikel 2 taken Het presidium heeft de volgende taken: 1. Agendacommissie en commissie van werkwijze van de raad. a. Het raadspresidium bereidt de agenda van de gemeenteraadsvergaderingen en de voorbereidingsbijeenkomsten voor en stelt een voorlopige agenda vast. b. Het raadspresidium is belast met de voorbereiding van de jaarplanning van de raad. c. Het raadspresidium doet voorstellen omtrent de te volgen werkwijze in de raad en de voorbereidingsbijeenkomsten. 2. Het toezicht op de griffie. a. Het raadspresidium fungeert namens de raad als opdrachtgever van en werkgever voor de griffie. b. De raad benoemt, ontslaat en schorst de griffier en de medewerkers van de griffie. c. De benoeming van de griffier geschiedt op voordracht van het raadspresidium, voor de benoeming van de overige medewerkers legt de griffier een voorstel voor aan het raadspresidium. d. De taakomschrijving van de medewerkers van de griffie wordt door de griffier opgesteld en door het raadspresidium vastgesteld. e. De rechtspositieregelingen van de gemeente Gouda zijn van toepassing op de griffier en de medewerkers van de griffie. 3. Overige taken. Het raadspresidium draagt ten behoeve van een goed functioneren van de raad verder onder meer zorg voor: - een communicatieplan; -scholingsbijeenkomsten; -werkbezoeken; -afstemming met de rekenkamer van Gouda;
-(digitale) informatievoorzieningen; -de opdrachtformulering en samenstelling van raadswerkgroepen; -afstemming met het college inzake de planning- en controlcyclus; -de organisatie van representatieve bijeenkomsten van de raad; -de (overige) logistieke aangelegenheden; -(regelmatige) evaluatie van de werkwijze van de raad. 4. De leden van het raadspresidium verrichten hun taak met het oog op een optimaal functioneren van raad en griffie. Zij onthouden zich daarbij van politiek-inhoudelijke beïnvloeding van de besluitvorming binnen het raadspresidium. artikel 2a taakverdeling 1 Ten behoeve van de uitoefening van zijn taken maakt het raadspresidium een taakverdeling onder zijn leden. 2 De taakhouders dragen zorg voor een goede afstemming met de overige leden van het raadspresidium. artikel 3 samenstelling 1. Het raadspresidium bestaat uit vier leden van de raad, zijnde twee leden afkomstig uit de fracties die in het college van burgemeester en wethouders zijn vertegenwoordigd (coalitie) en twee leden afkomstig uit de overige fracties (oppositie). Zij worden gekozen door de raad. 2. Het raadspresidium wordt voorgezeten door de voorzitter van de raad. Hij heeft daarin een adviserende stem. 3. De leden van het raadspresidium wijzen uit hun midden een vicevoorzitter aan. 4. In geval van verhindering van de voorzitter wordt het raadspresidium voorgezeten door de vicevoorzitter. 5. Geen lid van het presidium kunnen zijn leden van de raad, die tevens lid zijn van een of meerdere raadscommissies, zoals de auditcommissie. 6. De vicevoorzitter van de raad maakt qualitate qua geen deel uit van het raadspresidium. 7. Indien de vicevoorzitter van de raad niet tevens is gekozen als lid van het raadspresidium, zal hij/zij in geval van verhindering van de voorzitter van de raad door de vicevoorzitter worden uitgenodigd de betreffende vergadering(en) van het raadspresidium als adviseur bij te wonen ten behoeve van zijn/haar voorbereiding van betreffende raadsvergadering(en) 8. Ter voorbereiding van voorbereidingsbijeenkomsten kunnen leden van de voorzitterspool als bedoeld in artikel 1 sub p. van het Reglement van Orde voor de vergaderingen, voorbereidingsbijeenkomsten en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van Gouda, deelnemen aan de vergaderingen van het raadspresidium. Zij worden hiertoe uitgenodigd door de voorzitter. 9. De voorzitter kan voorstellen de gemeentesecretaris uit te nodigen voor de vergadering van het raadspresidium..
Hoofdstuk 3 - vergaderingen artikel 4 vergaderfrequentie en plaats 1 Het raadspresidium stelt voor zijn bijeenkomsten een vergaderschema en vergaderplaats vast. 2 Ten minste vier maal per jaar vergadert het raadspresidium tezamen met de fractievoorzitters. artikel 5 oproep 1 De griffier zendt ten minste twee dagen voor een bijeenkomst de leden een schriftelijke dan wel digitale oproep onder vermelding van dag, tijdstip en plaats van de bijeenkomst. 2 De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken, worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep aan de leden verzonden. 3 Indien een aanvullende agenda wordt voorgesteld, wordt deze met de daarop vermelde voorstellen of onderwerpen zo spoedig mogelijk, voor aanvang van de vergadering aan de leden verzonden. artikel 6 agenda en besluitenlijst 1 Bij aanvang van de bijeenkomst stelt het raadspresidium de agenda vast. 2 Het besprokene op de bijeenkomsten wordt in een besluitenlijst vastgelegd. 3 De concept-besluitenlijst van het overleg van het raadspresidium en van het overleg van het raadspresidium met fractievoorzitters wordt zo spoedig mogelijk na de vergadering opgesteld en aan alle raadsleden ter beschikking gesteld. 4 De conceptbesluitenlijst wordt in de eerstvolgende bijeenkomst van het raadspresidium vastgesteld. Eventuele wijzigingen worden in de besluitenlijst van deze bijeenkomst opgenomen. 5 De besluitenlijst wordt ter kennisneming aan de leden van het college van burgemeester en wethouders en de gemeentesecretaris toegezonden.
artikel 7 besluitvorming 1 Het raadspresidium kan geen besluiten nemen, indien niet meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is. 2 Indien in een vergadering om de in het vorige lid vermelde reden geen besluiten kunnen worden genomen, roept de voorzitter binnen zeven werkdagen daarna de leden voor de volgende vergadering op. In die vergadering kan alleen worden besloten over zaken die op de agenda van de oorspronkelijke vergadering stonden, het gestelde in artikel 7 lid 1 is in deze vergadering niet van toepassing. 3 Het raadspresidium kan ook buiten vergadering besluiten nemen, mits alle leden in de gelegenheid zijn gesteld schriftelijk of per e-mail hun mening te uiten. Een aldus genomen besluit wordt bij de concept-besluitenlijst gevoegd. artikel 8 Stemmen 1 Alle besluiten worden genomen bij gewone meerderheid van stemmen. 2 Op de stemmingen door de raadsleden in het presidium, zijn de artikelen 27 tot en met 32 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing. hoofdstuk 4 overige bepalingen artikel 9 verantwoording Het raadspresidium is voor zijn handelingen en zijn beleid verantwoording schuldig aan de raad en geeft hem alle verlangde inlichtingen. Jaarlijks vindt een evaluerend overleg plaats tussen het raadspresidium en de fractievoorzitters/ gemeenteraad. artikel 10 In gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist het raadspresidium. artikel 11 inwerkingtreding 1 Deze verordening treedt in werking op de dag na de vaststelling door de raad. 2 Op dat tijdstip vervalt de verordening op het presidium, vastgesteld bij raadsbesluit van 11 juli 2007.
Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Gouda in de openbare vergadering van 16 juli 2014. De raad van de gemeente Gouda,, voorzitter, griffier
Toelichting op de verordening op het raadspresidium algemeen De gemeenteraad is na de totstandkoming van de Wet dualisering gemeentebestuur weliswaar het hoofd van de gemeente gebleven, maar heeft een andere, meer zelfstandige, positie gekregen. Niet langer worden alle zaken die in de raad aan de orde komen, door het college voorbereid. De raad heeft met name een volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende taak. De raad heeft in de wet voor de uitoefening daarvan een aantal instrumenten gekregen. Daarnaast wordt echter ook een andere attitude van de raad en de raadsleden verwacht. De raad moet van formeel (mede)besturend orgaan dat veel (alweer formele) besluiten neemt, veranderen in een orgaan dat veel politieker opereert teneinde zijn eindverantwoordelijkheid waar te kunnen maken. Ter voorbereiding van dergelijke taken is het zinvol dat de raad een eigen orgaan heeft. Hiertoe is in 2003 een verordening opgesteld. Naar aanleiding van de veranderingen in de werkwijze van de raad vanaf september 2007 is de verordening op enkele punten bijgesteld. Op verzoek van de burgemeester is in de raad gesproken over de rol van de burgemeester in het presidium en dit heeft in juli 2014 geleid tot aanpassing van de verordening. Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 begripsomschrijvingen De gemeenteraad heeft over de rol van de burgemeester in het presidium gesproken. In de verordening 2007 was deze rol een adviserende. De raad heeft ervoor gekozen dat de voorzitter van de Raad en de voorzitter van het Presidium in beide gevallen de burgemeester is. Echter hij is geen lid van de Raad of van het Presidium. Het betreft een technisch voorzitterschap. Bij afwezigheid van de burgemeester zal één van de daartoe aangewezen presidiumleden als vice-voorzitter optreden en kan één van de collegeleden op uitnodiging van het presidium aanwezig zijn als adviseur. Aan het presidium wordt een viertal taken toebedacht. artikel 2 taken 1 De eerste taak betreft de voorbereiding van de agenda van de raad en het doen van voorstellen omtrent de werkwijze van de raad. Dit betreft voorbereiding van zaken die in de raad aan de orde komen en aldaar tot besluitvorming leiden. 2 Volgens de gewijzigde Gemeentewet wordt de griffier benoemd door de raad. Voor de ambtenaren van de griffie wordt in artikel 107 e van de Gemeentewet geregeld dat de raad bevoegd is deze te benoemen, te schorsen en te ontslaan. Dit recht blijft bij de raad berusten. De uitoefening van de dagelijkse leiding van de griffie berust bij de griffier, nader uitgewerkt in de instructie van de griffier. De rechtspositieregelingen van de gemeente zijn van toepassing verklaard op de griffier en het personeel van de griffie. Dit om ongelijkheid tussen diverse soorten ambtenaren van de gemeente te voorkomen. Voor de taken en bevoegdheden van de griffier moet volgens de wet net als voor de gemeentesecretaris een aparte instructie worden opgesteld en kunnen regels worden gesteld over de organisatie van de griffie. Tevens moet op grond van de Gemeentewet een verordening op de ambtelijke ondersteuning aan de raad worden gemaakt. 3 Overige taken. In de eerste jaren van het dualisme is geleidelijk aan duidelijk geworden welke taken aandacht behoeven van het presidium. Deze zijn nu benoemd in de verordening, als leidraad voor een interne taakverdeling. De opsomming is vanzelfsprekend niet uitputtend.
artikel 3 samenstelling De burgemeester is technisch voorzitter van het presidium, maar geen lid. Als de burgemeester verhinderd is, kan een ander lid van het college als adviseur van het presidium optreden. Het laatste lid laat open door wie het raadspresidium zich verder kan laten adviseren. Hieronder kunnen externen vallen, maar bijvoorbeeld ook de gemeentesecretaris of andere ambtenaren. De raad benoemt vier raadsleden uit zijn midden tot lid van het presidium. De samenstelling is zodanig dat het twee raadsleden uit de oppositiepartijen en twee raadsleden uit de coalitiepartijen betreft. artikel 4 vergaderfrequentie en plaats Om agendaproblemen zoveel mogelijk te beperken wordt een vergaderschema opgesteld. De frequentie van het overleg met de fractievoorzitters wordt gesteld op minimaal vier maal per jaar. artikel 6 agenda en besluitenlijst Van het besprokene wordt een besluitenlijst opgesteld. Evenals dat gebeurt met de concept-besluiten van het college van BenW, wordt deze zo spoedig mogelijk aan de leden van de raad verstrekt met afschrift aan het college en gemeentesecretaris. artikel 7 besluitvorming In het derde lid is een voorziening opgenomen, voor het geval zaken dermate spoedeisend zijn dat geen vergadering met quorum bijeen kan worden geroepen. artikel 8 De vier raadsleden worden benoemd door de gemeenteraad. De raadsleden nemen derhalve namens de raad zitting in het presidium en nemen zonder last of ruggespraak van hun fracties deel aan de besprekingen. De artikelen in de Gemeentewet over schriftelijke en mondelinge stemmingen zijn van overeenkomstige toepassing verklaard op de stemmingen in het raadspresidium.