Reglement visitatie specialisten ouderengeneeskunde 1. Algemene bepalingen 1.1 Visitatie Een ter plaatse te verrichten onderzoek waarbij leden van de beroepsgroep specialisten ouderengeneeskunde de omstandigheden waaronder en de manier waarop collegae specialisten ouderengeneeskunde het beroep uitoefenen bespreken op grond van vooraf vastgestelde kwaliteitsnormen die opgenomen zijn in het visitatie-instrumentarium, met als doel kwaliteitsverbetering van de individuele en gezamenlijke zorgverlening aan patiënten. De Stichting Kwaliteit voert in opdracht van Verenso de visitatie uit. 1.2 Te visiteren (vak) groep specialisten ouderengeneeskunde Alleen geregistreerde specialisten ouderengeneeskunde kunnen gevisiteerd worden. Andere personen zoals AIOS, basisartsen of verpleegkundig specialisten kunnen desgewenst wel als gesprekspartner informatie geven aan het visitatieteam maar worden niet zelf getoetst via het visitatiesysteem voor specialisten ouderengeneeskunde. Om de kwaliteit van de visitatie te garanderen zal een visitatieteam minimaal 3 en maximaal 10 specialisten ouderengeneeskunde tegelijk visiteren. Bestaat een groep uit meer leden dan zullen voor de visitatie een of meer extra visitatiedag(en) moeten worden gereserveerd. 1.3 Visitatieteam Een voor iedere visitatie afzonderlijk te formeren team van minimaal twee personen (visitatoren), die de visitatie verrichten. Ieder visitatieteam heeft een voorzitter en wordt ondersteund door een secretaris. 1.4 Landelijke visitatie commissie De landelijke visitatie commissie houdt toezicht op de visitaties. Zij is verantwoordelijk voor het formeren van de visitatieteams, de toetsing van de kwaliteit van de visitaties en stelt de rapporten over de visitaties vast. 1.5 Visitatierapport Het visitatierapport is een rapportage over de visitatie die door het visitatieteam wordt opgesteld. 1.6 Kwaliteitsnormen De kwaliteitsnormen komen voort uit: Wettelijke eisen zoals de wet BIG, WGBO, BOPZ Beroepsprofiel en competenties specialist ouderengeneeskunde, Verenso 2012. Normen verantwoorde zorg, opgesteld door ActiZ, LOC, Verenso, V&VN en Sting Richtlijnen, protocollen en handreikingen zoals vastgesteld binnen Verenso 1
1.7 Gegevens waarop het visitatieteam de specialisten ouderengeneeskunde beoordeeld: Door gevisiteerde groep specialisten ouderengeneeskunde ingevulde gegevens in het visitatiesysteem (persoonlijke gegevens, beantwoorde vragenlijsten, vergelijkingsrapport) Informatie uit gesprekken met groep specialisten ouderengeneeskunde gedurende de visitatiedag Informatie uit 360 feedback van direct betrokkenen uit de professionele omgeving Indruk na rondleiding, beoordeling dossiervoering en patiëntenvoorlichtingsmateriaal tijdens de visitatiedag 2. Visitatie van de groep specialisten ouderengeneeskunde 2.1 Opzet visitatie specialisten ouderengeneeskunde De visitaties vinden plaats in groepen van 3 tot 10 specialisten ouderengeneeskunde, die een (vak)groep specialisten ouderengeneeskunde of gezamenlijke praktijk vormen. Uitgangspunt bij de visitatie is de verantwoordelijkheid van de specialist ouderengeneeskunde voor de inhoudelijke kwaliteit van de medische zorg en diens regierol in het multidisciplinair team. Daarnaast heeft hij (gevraagd en ongevraagd) een signalerende en adviserende rol naar het management over het medisch kwaliteitsbeleid van de instelling en over de kwaliteit van zorgverlening door verpleging en verzorging. Visitatie vindt plaats op verzoek van (een groep) specialisten ouderengeneeskunde. Eenmaal gevisiteerde specialisten ouderengeneeskunde worden opgenomen in een vijfjarige visitatiecyclus. In overleg met de contactpersoon die ook lid is van de te visiteren groep van specialisten ouderengeneeskunde, wordt een visitatiedatum vastgesteld. 2.2 Voorbereiding Het bezoek van het visitatieteam vindt plaats aan de hand van door de groep van specialisten ouderengeneeskunde aangeleverde informatie. Tijdig voor de visitatie (tenminste 12 weken) ontvangen de deelnemende specialisten ouderengeneeskunde een schriftelijke handleiding over de visitatieprocedure en toegangscodes voor het visitatiesysteem. Zij worden verzocht tot uiterlijk zes weken voor de visitatie hun persoonlijke gegevens en de vragenlijst in te vullen. De individuele specialisten ouderengeneeskunde krijgen een geanonimiseerd vergelijkingsrapport op basis waarvan zij gezamenlijk kunnen aangeven welke agendapunten zij als groep met het visitatieteam willen bespreken. 2.3 Ondersteuning Voor ondersteuning bij het invullen van het visitatiesysteem en andere voorbereidingen ten behoeve van de visitatie kan de te visiteren groep van specialisten ouderengeneeskunde zich richten tot de secretaris van het visitatieteam. 2.4 Afstemming deelnemende specialisten ouderengeneeskunde met visitatieteam De secretaris van het visitatieteam meldt de visitatoren wanneer de specialisten ouderengeneeskunde hun gegevens hebben ingevuld in het visitatiesysteem. Daarnaast stuurt de secretaris de ontvangen documenten naar het visitatieteam. Nadat deze stukken zijn besproken binnen het visitatieteam vindt een voorbespreking plaats van de secretaris van het visitatieteam met de contactpersoon van de groep van specialisten ouderengeneeskunde. Tijdens dit gesprek wordt geïnformeerd naar specifieke agendapunten relevant voor de betrokken groep van specialisten ouderengeneeskunde. Verder wordt het proces van de visitatie besproken en worden eventueel aanvullende afspraken gemaakt. 2
2.5 360 graden feedback Het visitatieteam heeft in het kader van de visitatie, op basis van te beoordelen gegevens, in ieder geval een bespreking met maximaal 4 geledingen van personen die nauw met de gevisiteerde(n) samenwerken, zie voor de samenstelling van deze geledingen de FAQ over visitatie op verenso.nl. De secretaris van het visitatieteam benoemt van te voren de gewenste samenstelling van het visitatieteam. Deze personen worden door de contactpersoon benaderd en aan het visitatieteam voorgedragen. Het visitatieteam stelt in overleg met de contactpersoon van de groep specialisten ouderengeneeskunde het programma van de visitatie op. 2.6 Actieve deelname van de specialist ouderengeneeskunde aan visitatie Bij herregistratie vanaf 1/1/19 moeten specialisten aantonen in voorgaande jaren aan visitatie te hebben deelgenomen. Voor actieve deelname aan visitatie krijgen de individuele specialisten ouderengeneeskunde elk 20 accreditatiepunten. Onder het leveren van een actieve bijdrage wordt verstaan: a) het volledig invullen van de digitale enquête, b) deelname aan de onderlinge voorbereidende bespreking van de resultaten daarvan, c) deelname aan de gesprekken met het visitatieteam tijdens de visitatiedag, d) deelname aan de onderlinge bespreking van het visitatierapport en het opstellen van het verbeterplan. Toekenning van accreditatiepunten kan (gedeeltelijk) onthouden worden aan specialisten ouderengeneeskunde die zonder geldige reden niet (actief) hebben deelgenomen aan visitatie. In dat geval beslist de landelijke visitatiecommissie of en hoeveel accreditatiepunten deze artsen ontvangen. Omstandigheden of verplichtingen waardoor een specialisten ouderengeneeskunde niet in persoon kan deelnemen aan de visitatiedag beperken niet het recht op accreditatiepunten voor deelname aan visitatie, wanneer de betreffende specialist ouderengeneeskunde het visitatieteam zo spoedig mogelijk en zo mogelijk voorafgaand aan visitatie inlicht over (de reden van) zijn afwezigheid en daarnaast schriftelijk zijn aandeel aan de visitatie levert en toelicht. 2.7 Beoordeling voorzieningen Naast de gesprekken met verschillende samenwerkingspartners werkzaam binnen en buiten de organisatie is er een bezoek aan de werkplek en bekijkt het visitatieteam de dossiervoering, ondersteuning en voorzieningen. 2.8 Eerste terugkoppeling aan gevisiteerde groep van specialisten ouderengeneeskunde Aan het einde van de visitatiedag worden de eerste indrukken van het team vastgelegd en besproken met de gevisiteerde groep van specialisten ouderengeneeskunde. Deze indruk is op hoofdlijnen en geformuleerd in sterke punten en verbeterpunten. De groep specialisten ouderengeneeskunde kan ter plekke feitelijke onjuistheden en onduidelijkheden aangeven. 2.9 Concept-rapport Binnen vijftien werkdagen ontvangt de gevisiteerde groep specialisten ouderengeneeskunde een concept rapport waarin zij alleen correcties van feitelijke onjuistheden kan aanbrengen. De gevisiteerde groep specialisten ouderengeneeskunde stuurt de correcties op eventuele feitelijke onjuistheden binnen vijftien werkdagen na ontvangst aan de secretaris van het visitatieteam. Naderhand vinden over de gehouden visitatie geen mondelinge en schriftelijke contacten meer plaats tussen het visitatieteam en leden van de gevisiteerde groep specialisten ouderengeneeskunde. 3
2.10 Vaststelling visitatierapport De landelijke visitatie commissie stemt het door het visitatieteam opgestelde visitatierapport met eventuele ontvangen feitelijke correcties af met de secretaris van het visitatieteam. Het visitatierapport wordt eventueel met enkele aanpassingen vastgesteld en binnen drie maanden na de visitatie naar de groep specialisten ouderengeneeskunde en het visitatieteam verzonden. 2.11 Bezwaar a) Als de gevisiteerde groep van specialisten ouderengeneeskunde bezwaar heeft tegen de onderbouwing van de constateringen en aanbevelingen in het visitatierapport of vindt dat de gevolgde werkwijze bij visitatie niet conform dit reglement is verlopen, kan zij binnen maximaal vier weken na ontvangst van het rapport met een schriftelijke motivatie bezwaar maken bij de landelijke visitatie commissie met het verzoek om een gesprek met de landelijke visitatie commissie. b) De landelijke visitatie commissie bericht de groep specialisten ouderengeneeskunde - binnen tien werkdagen nadat het gesprek onder a heeft plaatsgevonden - over haar besluit m.b.t eventuele bijstelling van het visitatierapport. 2.12 Accreditatiepunten Individuele specialisten ouderengeneeskunde die aan de visitatie hebben deelgenomen, krijgen ten behoeve van de herregistratie accreditatiepunten waaruit actieve deelname aan visitatie blijkt, zie hiervoor artikel 2.6. Deze worden bijgeschreven zodra de gevisiteerde specialisten ouderengeneeskunde hun verbeterplan op basis van het visitatierapport hebben toegezonden aan de secretaris van het visitatieteam.. 2.13 Geheimhouding Alleen de leden van het visitatieteam, de landelijke visitatie commissie en met visitatie belaste werknemers van Verenso hebben toegang tot de aangeleverde gegevens en het visitatierapport. De gevisiteerde groep van specialisten ouderengeneeskunde beslist zelf of de inhoud van het rapport ook met anderen binnen en buiten de instelling wordt gedeeld. Geadviseerd wordt het vastgestelde visitatierapport te delen met de leidinggevende van de groep specialisten ouderengeneeskunde, de Raad van Bestuur, de Cliëntenraad en eventuele gesprekspartners t.b.v de 360 graden feedback. 2.14 Signalering tekortkomingen In het visitatierapport kan naast een algemene indruk en positieve punten ook het volgende worden opgenomen: Bij benodigde verbetering van één of meerdere aspecten van de medische kwaliteit van zorg volgt een aanbeveling. Bij nu nog acceptabele tekortkomingen die verbeterd moeten worden in de naaste toekomst volgt een zwaarwegend advies. Hieraan wordt dan bij een volgende visitatie extra aandacht besteed. Bij constatering van ernstige tekortkomingen worden voorwaarden en een tijdsbestek geformuleerd waarbinnen deze opgeheven zouden moeten zijn. In dat geval vindt binnen een jaar een herhaalbezoek van een visitatieteam plaats. 2.15 Verantwoordelijkheid gevisiteerde specialisten ouderengeneeskunde De (groep van) gevisiteerde specialisten ouderengeneeskunde zijn zelf verantwoordelijk voor het opstellen van een verbeterplan en het uitvoeren daarvan. Wanneer een visitatieteam ernstige tekortkomingen in de medische zorg constateert, kan zij de gevisiteerde groep van specialisten ouderengeneeskunde binnen een jaar hervisiteren. 4
3. Visitatieteam 3.1 Benoeming visitatoren De visitatoren worden aangesteld door de bestuurder van Verenso, tevens voorzitter van het van de Stichting Kwaliteit die visitatie uitvoert. 3.2 Samenstelling visitatieteam Het visitatieteam bestaat uit maximaal 2 visitatoren die geregistreerd specialist ouderengeneeskunde zijn en uit een secretaris. 3.3 Scholing visitatoren Alle visitatoren zijn verplicht de training visitatie te volgen die de Stichting Kwaliteit - in opdracht van Verenso - hen aanbiedt en deel te nemen aan de jaarlijks georganiseerde nascholingsbijeenkomsten. 3.4 Onpartijdigheid In het visitatieteam kunnen geen visitatoren zitting hebben die verbonden zijn aan of relaties hebben met de te visiteren (groep van) specialisten ouderengeneeskunde of zorginstelling. 3.5 Bekendmaking mogelijke visitatoren Tijdens de voorbereiding maakt de secretaris van het visitatieteam de namen van de visitatoren bekend aan de te visiteren groep specialisten ouderengeneeskunde. 3.6 Wraking visitator door groep specialisten ouderengeneeskunde en verschoningsrecht visitator De te visiteren groep van specialisten ouderengeneeskunde kan - bij twijfel over diens onpartijdigheid - tegen één of meer visitatoren van het visitatieteam bezwaar maken bij de secretaris van het visitatieteam. Bij de samenstelling van het visitatieteam wordt daarmee rekening gehouden. Grond voor bezwaar kan bijvoorbeeld zijn dat de visitator eerder heeft gewerkt als lid van de groep specialisten ouderengeneeskunde. Ook een visitator kan zich verschonen van deelname aan visitatie als deze van mening is dat hij/zij het functioneren van de betrokken specialisten ouderengeneeskunde onvoldoende onpartijdig kan bekijken. 3.7 Geheimhouding visitator Een visitator is verplicht tot geheimhouding van alle gegevens waarvan hij/zij kennis neemt in het kader van de visitatie. Alle schriftelijke stukken worden na afloop van de visitatie door de visitatoren overgedragen aan de secretaris van het visitatieteam c.q. of vernietigt door de visitatoren zelf. 3.8 Afbakening taak visitatieteam De leden van het visitatieteam mogen geen oplossingen aandragen voor gesignaleerde knelpunten noch bemiddelen bij eventuele conflicten binnen de groep van specialisten ouderengeneeskunde of van de gevisiteerde specialisten ouderengeneeskunde met derden. 5
4. Landelijke visitatie commissie (LVC) 4.1 Functie en taak De leden van de landelijke visitatie commissie worden benoemd door de bestuurder van Verenso, tevens voorzitter van de Stichting Kwaliteit die visitatie uitvoert. De landelijke visitatie commissie houdt toezicht op de visitaties. Zij is verantwoordelijk voor het formeren van de visitatieteams, de toetsing van de kwaliteit van de visitaties en stelt de rapporten over de visitaties vast. Bij de toetsing van de visitatierapporten beoordeelt de commissie of: a. deze visitatierapporten heldere conclusies en aanbevelingen bevatten; b. de verbeterpunten op de juiste professionele gronden onderbouwd worden en c. de procedure zorgvuldig is verlopen. De commissie toetst daarmee of het visitatieteam zich houdt aan haar taak het functioneren (van de groep) van specialisten ouderengeneeskunde goed in beeld te brengen zonder oplossingen aan te reiken of te interveniëren bij eventuele problemen in de samenwerking binnen of buiten de groep specialisten ouderengeneeskunde. Als de commissie vindt dat formuleringen onduidelijk zijn of aanbevelingen ontbreken of onduidelijk zijn geeft zij dat aan. Zij is echter niet verantwoordelijk voor de juistheid van geconstateerde sterke en verbeterpunten, conclusies en aanbevelingen. Daar is het visitatieteam verantwoordelijk voor net zoals voor de juiste taalkundige formulering van het visitatierapport. 4.2 Duur De landelijke visitatiecommissie is ingesteld voor onbepaalde tijd. Dat wil zeggen dat deze blijft bestaan zolang dat nodig is. Wanneer het Bestuur van de Stichting Kwaliteit de inrichting van de uitvoeringsorganisatie verandert, beoordeelt de bestuurder of de landelijke visitatiecommissie al dan niet blijft bestaan. 4.3 Samenstelling De landelijke visitatiecommissie bestaat uit vijf specialisten ouderengeneeskunde/ sociaal geriaters die lid zijn van Verenso. Gestreefd wordt dat deze artsen uit verschillende delen van het land afkomstig zijn. Bij de personele invulling dient voorkomen te worden dat belangenverstrengeling optreedt. Dat betekent dat vertegenwoordigers van de farmaceutische industrie met het oog op commerciële belangen geen deel uitmaken kunnen van de landelijke visitatiecommissie. Bij besluiten over aangelegenheden die de eigen werkgever betreffen onthoudt het betreffende lid zijn stem. Zie voor de personele invulling van de landelijke visitatiecommissie bijlage 1 bij dit reglement. 4.4 Benoeming De bestuurder stelt de landelijke visitatiecommissie in en kan deze ontbinden onder goedkeuring van het bestuur van de Stichting Kwaliteit. De bestuurder benoemt de leden van de landelijke visitatiecommissie. Vanaf 1 januari 2013 geldt dat nieuwe leden van de landelijke visitatiecommissie worden aangesteld voor een periode van 4 jaar waarna zij opnieuw voor maximaal 4 jaar herbenoemd kunnen worden. 4.4 Quorum vergaderingen Voor het feitelijk houden van een vergadering van de landelijke visitatiecommissie is tenminste de aanwezigheid van 3 van de 5 leden in persoon vereist. 4.5 Stemming Besluiten van de landelijke visitatiecommissie worden genomen op basis van meerderheid van stemmen, bij staking is de stem van de voorzitter doorslaggevend. 6
4.6 Secretariaat Het secretariaat van de visitatieteams en de landelijke visitatie commissie wordt gevoerd door het bureau van Verenso. 4.7 Training Alle leden van de landelijke visitatie commissie dienen de training visitatie te volgen die de Stichting Kwaliteit - in opdracht van Verenso - hen aanbiedt. 4.8 Verantwoording De landelijke visitatie commissie legt jaarlijks via aan het bestuur van de Stichting Kwaliteit in een geanonimiseerd jaarverslag verantwoording af over haar werkzaamheden en andere zaken van algemene aard. 4.9 Archivering De landelijke visitatie commissie ziet toe op de adequate archivering van de visitatierapporten, met inachtneming van de wettelijke privacyvoorschriften. Deze taak is gedelegeerd aan de secretarissen van de visitatieteams. De visitatierapporten, alsook de ingevulde vragenlijsten en eventueel andere door de gevisiteerde specialisten ouderengeneeskunde aangeleverde documenten worden tien jaar bewaard. Algemene bepalingen 5.1 Herziening Dit reglement is geldend totdat een herziene versie wordt gepubliceerd die is geaccordeerd door het Bestuur van de Stichting Kwaliteit. Utrecht, 1 juni 2015 7