Gewestelijke Overheidsdienst Brussel Brussel Financiën en Begroting Kassierscontract - Informatiesessie van 9 juni 2016 Notulen Aanwezig: Voor de GOB, de vertegenwoordigers van de diensten van BFB die bij de opdracht betrokken zijn; De vertegenwoordigers van de volgende potentiële inschrijvers, in alfabetische volgorde: (...) A. Toepassingsgebied van het kassierscontract 1. Vraag: In het bestek is er bij de definities sprake van de "GOB" en de "GOB Fiscaliteit". Verderop wordt in het bestek enkel nog melding gemaakt van de "GOB". Mag daaruit afgeleid worden dat de opdracht geen betrekking heeft op de GOB Fiscaliteit? Ref. Bestek: Deel I, A, 2, Definities, blz. 2 Antwoord: Onverminderd de opdrachten die vervuld worden ten gunste van andere organisaties en instellingen in uitvoering van het kassierscontract, betreffen de opdrachten ten behoeve van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest alle diensten van de Regering, met inbegrip van de GOB en de GOB Fiscaliteit, alsook elke nieuwe GOB of nieuw bestuur zonder rechtspersoonlijkheid die/dat opgericht zou worden naar aanleiding van een interne reorganisatie van de diensten van de Regering waartoe de Regering zou beslissen. B. Cash pooling 2. Vraag: Kan een offerte die voorziet in een notionele cash pooling (...) die beperkt is tot het niveau van het Gewest (zonder het FCCB) als regelmatig beschouwd worden? Ref. Bestek: Verschillende passages in het bestek, meer bepaald op blz. 7-8 (inhoud van de opdracht): p. 19 (kwalitatieve selectie - technische bekwaamheid) Antwoord: Punt 11. van de opsomming onder punt a ("Inhoud van de opdracht") in hoofdstuk 3 ("Voorwerp van de opdracht"), met name "een functie van notionele cash pooling verzekeren op het saldo van de rekening-courant", betreft een van de belangrijkste prestaties van de kassiersopdracht. De aard en het toepassingsgebied van de notionele cash pooling staan niet vermeld in de tabel onder punt 9.c op blz. 20 ("Regelmatigheidsvoorwaarden van de offertes"). Een offerte zal dus niet ongeldig verklaard worden op basis van de aangeboden cash pooling-formule. De resultaten van de aangeboden cash pooling moeten evenwel voldoen aan de regelmatigheidsvoorwaarden vermeld in de tabel onder punt 9.c. Wij vestigen in dat verband de aandacht - zij het niet uitsluitend - op regel 14 van de tabel ("Berekening van de intresten op de rekening-courant"). 1
C. Voorbereiding van het contract en "oplevering" 3. Vraag: Wat moet er worden verstaan onder "oplevering"? Ref. bestek: blz. 9 (Duur van de opdracht); blz. 38 (Oplevering) 4. Vraag: Moet de volledige offerte uitgetest kunnen worden vanaf de dag na het sluiten van de opdracht? Zo niet, welke diensten en/of producten moeten verplicht onmiddellijk operationeel zijn? Ref. bestek: blz. 38 (Oplevering) Gemeenschappelijk antwoord op de vragen 3 en 4: De voorbereiding van het contract verloopt als volgt. De dag na het sluiten van de overeenkomst wordt een eerste vergadering van de aanbestedende overheid en de opdrachtnemer georganiseerd. Op die vergadering zal een planning opgesteld worden voor de voorbereiding van het uitvoeren van het contract tot aan de ingangsdatum van het contract (01.04.2018). Twee opleveringsdatums zijn reeds gepland: 20 december 2017 en 28 maart 2018. Onder "oplevering" wordt een presentatie verstaan van het door de opdrachtnemer voorgestelde betaalsysteem en de evaluatie, door de aanbestedende overheid, van de conformiteit ervan met de vereisten van het bestek. Meer precieze informatie in verband met de oplevering en de elementen die onontbeerlijk zijn voor de goedkeuring van de voorgestelde diensten, is te vinden op blz. 38 van het bestek. 5. Vraag: wat omvat het "betaalsysteem" waarop de opdracht betrekking heeft? Ref. Bestek: Blz. 9 (duur van de opdracht, voorbereidende prestaties) Antwoord: Het betaalsysteem moet in ruime zin opgevat worden: het omvat niet enkel alle informaticafuncties die bijdragen tot het uitvoeren van de betalingen (zoals de gebruikersinterfase, de processen voor gegevensoverdracht, enz.), maar ook alle andere functies waarin het bestek voorziet. De nivelleringsmodaliteiten, het ter beschikking stellen van de tools voor thesauriebeheer (globale staten) moeten beschikbaar en operationeel zijn voor de uitvoering van het contract aanvangt en moeten voorgesteld zijn aan de aanbestedende overheid. De aanbestedende overheid moet de zekerheid hebben om bij de overschakeling naar het nieuwe betaalsysteem alle verrichtingen te kunnen uitvoeren die beschreven staan in het bestek. 6. Vraag: Mag de gratis alternatieve procedure op papier voor de elektronische betalingen vervangen worden door een alternatieve procedure met diskette of een alternatief elektronisch systeem? Ref. bestek: blz. 20 (overzichtstabel van de onregelmatigheden, punt 5) Antwoord: De gratis alternatieve procedure op papier voor de elektronische betalingen is onontbeerlijk. Elke andere alternatieve procedure, en meer bepaald op een andere drager, zou slechts een vrije optie kunnen uitmaken en zal niet beschouwd worden als een vervulling van vereiste van de alternatieve procedure op papier. 2
D. Betaalsysteem 7. Vraag: Wat betreft de "gratis nivelleringsprocedure op de laatste werkdag van het jaar", a) Is het mogelijk te preciseren wat hieronder wordt verstaan? b) Geldt deze procedure voor alle rekeningen? Ref. bestek: p. 20 (overzichtstabel van de onregelmatigheden, punt 11) Antwoord: a) Onder "nivellering van een bankrekening naar een andere bankrekening op de laatste werkdag van het jaar" wordt een verrichting verstaan waarbij het saldo van de eerste rekening overgeboekt wordt naar de tweede rekening, met als resultaat dat het saldo van de eerste rekening nul bedraagt. De aanbestedende overheid zal een aantal nivelleringen meedelen die de kassier moet uitvoeren op de laatste werkdag van het jaar. De aanbestedende overheid zal daartoe te gepasten tijde de nodige informatie bezorgen. b) De nivelleringsprocedure betreft slechts een deel van de rekeningen. De lijst van de betrokken rekeningen zal te gepasten tijde aan de kassier meegedeeld worden. 8. Vraag: Betreffen de op blz. 20 bedoelde interbancaire formaten waarin de CODA-bestanden beschikbaar moeten zijn, de formaten die gespecifieerd worden op blz. 58 van het bestek? Ref. bestek: blz. 20 (overzichtstabel van de onregelmatigheden, punt 11) Antwoord: De op blz. 20 bedoelde interbancaire formaten voor de CODA-bestanden verwijzen inderdaad naar de formaten die vermeld worden op blz. 58 van het bestek. E. Prijseenheden 9. Vraag: Moet de debetrentevoet op de rekening-courant (gunningscriterium nr. 1.ii) uitgedrukt worden in de vorm "Eonia-rentevoet + x basispunten" of in procent? Ref. bestek: blz. 24 10. Vraag: Moet de rentevoet die van toepassing is op de rekening-courant uitgedrukt worden in basispunten of in procent? Ref. bestek: blz. 30 Gemeenschappelijk antwoord op de vragen 9 en 10: De marges moeten uitgedrukt worden in bp (basispunten), zoals aangegeven in het antwoordformulier voor deze overheidsopdracht. F. Transactiekosten 11. Vraag: Waarnaar verwijzen de cijfers die vermeld staan in de kolom "vermoedelijke hoeveelheden" van de tabel met de transactiekosten? Ref. bestek: blz. 27 Antwoord: De cijfers in de kolom "vermoedelijke hoeveelheden" staan voor het aantal jaarlijkse prestaties. Ze worden meegedeeld ter indicatie en kunnen wijzigen volgens de behoeften van de aanbestedende overheid en de begunstigde entiteiten. Wij vragen bijvoorbeeld de transactiekosten voor het deponeren van een zak muntstukken. Het aantal gedeponeerde zakken wordt geraamd op 500 per jaar. 3
12. Vraag: Is het mogelijk om te preciseren wat er in de tabel van de transactiekosten bedoeld wordt met "tarifering ten laste van de begunstigde" bij de uitgifte va een circulaire cheque? Ref. bestek: blz. 27 Antwoord: De tarifering ten laste van de begunstigde moet begrepen worden als het tarief dat aangerekend wordt aan de begunstigde van de verrichting. De aanbestedende overheid wenst dit tarief te kennen, voor het geval zij dit tarief ten laste zou nemen. G. Bankkaarten 13. Vraag: In het bestek is sprake van "debetkaarten en klassieke kredietkaarten". Wat moet er worden verstaan onder "klassieke"? Ref. bestek: blz. 43 Antwoord: Met "debetkaarten en klassieke kredietkaarten" worden debet- en kredietkaarten bedoeld die geen voorafbetaalde kaarten zijn. 14. Vraag: Het bestek bepaalt dat "dit soort kaarten het ook mogelijk moet maken om het saldo van de rekening te raadplegen, de uittreksels af te drukken, een overschrijving uit te voeren als daarvoor toestemming verleend is, enz." Elke soort kaart heeft eigen kenmerken en functies. Wenst de aanbestedende overheid dat wij die preciseren in onze offert (ook voor de kredietkaarten) of zal u die zelf nagaan op de betreffende websites (Visa en MasterCard)? Ref. bestek: blz. 43 Antwoord: Algemeen (voor alle soorten kaarten) wordt gevraagd dat de kenmerken en functies die eigen zijn aan de kaart uitdrukkelijk vermeld worden in de offerte van de inschrijver. 15. Vraag: Het bestek bepaalt als volgt "Aangezien alle financiële rekeningen van de Diensten van de Regering (op bepaalde uitzonderingen na) geen negatief saldo mogen vertonen, moet de kassier er voor de kredietkaarten op toezien dat de gebruikte bedragen niet direct afgehaald worden van de rekeningen waaraan de kaarten verbonden zijn, maar dat hij regelmatig een factuur indient bij de Diensten van de Regering." Ref. bestek: blz. 43 Antwoord: De factuur betreft de overzichten van de uitgaven en de transacties en niet de tarifering van de kaarten. 16. Vraag: Moet het beheer van de transactieplafonds voor debet- en kredietkaarten online gebeuren? Zo ja, kan het verzenden van een e-mail beschouwd worden als online beheer? Ref. bestek: blz. 25 Antwoord: Het beheer van de transactieplafonds voor debet- en kredietkaarten moet online gebeuren; Het verzenden van een e-mail kan beschouwd worden als online beheer. 17. Vraag: Moeten de depositokaarten op naam luiden op naam van het Gewest of de natuurlijke persoon die houder is van de kaart? Ref. bestek: blz. 43 Antwoord: De depositokaarten op naam moeten uitgereikt worden op naam van de natuurlijke personen die houder zijn van de kaarten en niet op naam van het Gewest. 4
H. HET OPENEN, WIJZIGEN EN AFSLUITEN VAN DE REKENINGEN 18. Vraag: De kassier moet een rekening openen, wijzigen of afsluiten binnen een termijn van 2 werkdagen, te rekenen vanaf de online ingediende aanvraag. Gaat die termijn in vanaf het ogenblik dat het Gewest alle informatie heeft bezorgd? Ref. bestek: blz. 47 Antwoord: De termijn van 2 dagen (of 3 dagen bij gebrek aan een online toegang) voor het openen, wijzigen of afsluiten van een rekening gaat in vanaf het ogenblik dat alle nuttige informatie aan de kassier is bezorgd. 19. Vraag: De kassier moet een rekening openen, wijzigen of afsluiten binnen een termijn van 2 werkdagen, te rekenen vanaf de online ingediende aanvraag (of 3 dagen bij gebrek aan een online toegang). Geldt de termijn van 2 of 3 werkdagen vanaf de online ingediende aanvraag voor het reserveren van de rekeningen, de activering of het volledige gebruik ervan (geïmplementeerde volmachthouders)? Ref. bestek: blz. 47-48 Antwoord: De termijn van 2 of 3 werkdagen vanaf de online ingediende aanvraag voor het openen, wijzigen of afsluiten van een rekening omvat de reservering van de rekeningen, de activering en het volledige gebruik ervan door een volmachthouder. Het toevoegen van bijkomende volmachthouders moet binnen een redelijke termijn gebeuren. I. Globale staten Algemene opmerking van de aanbestedende overheid: Wat de globale staten betreft: verschillende globale staten worden reeds gedefinieerd in het bestek in punt A.2 op blz. 6: globale staat van het Gewest, globale staat van het FCCB en van de rekening-courant, die de som is van beide vorige globale staten. In punt A.9 van deel II, op blz. 53-54, wordt de aanmaak en wijziging van de globale staten toegelicht (ter herinnering: op vraag van het Gewest). Elke verwijzing naar de globale staten betreft dus wel degelijk minstens de drie reeds in het bestek gedefinieerde staten, evenals elke globale staat die het Gewest vraagt aan te maken. De aanbestedende overheid vestigt daarom de aandacht van de inschrijvers op de regelmatigheidsvoorwaarden van de offertes op blz. 20 en in het bijzonder op de de regels 12, 13, 28 en 29 van de tabel, waaraan de offertes moeten beantwoorden. Samengevat moet het Gewest alle globale staten kunnen raadplegen en moet de kassier ze beheren. 20. Vraag: Een globale staat komt overeen met alle transacties en alle saldo's op een groep van financiële rekeningen. Betekent dit dat een globale staat overeenstemt met alle saldo's na de transacties? Is het mogelijk om dit nader toe te lichten? Ref. bestek: verschillende passages, meer bepaald op blz. 6, 53, 59 en 60 Antwoord: De globale staten moeten een maal per dag geactualiseerd worden en niet in real time. De globale staat stemt dus inderdaad overeen met de som van de saldo's, op het einde van de dag, van de rekeningen die het Gewest daartoe aanwijst. Het gaat dus wel degelijk om het bijhouden, beheren en raadplegen van de saldo's en niet de transacties. 21. Vraag: Het bestek specifieert dat BFB de mogelijkheid moet hebben om zelf globale staten te creëren. Betreft dit de mogelijkheid om die staten te creëren via een ter beschikking gestelde tool ofwel het aanvragen van het creëren van die staten bij de kassier? Ref. Bestek: Blz. 53 5
Antwoord: Wat de globale staten betreft, wordt een tweeledige dienst gevraagd van de kassier. Enerzijds moet de kassier bepaalde globale staten, die vooraf gedefinieerd zullen worden tijdens de voorbereidende fase van de uitvoering van het contract, ter beschikking van de aanbestedende overheid stellen. Anderzijds moet de kassier de technische ter beschikking van de aanbestedende overheid stellen waarmee laatstgenoemde zelf de globale staten kan aanmaken waarover zij wenst te beschikken; Er wordt gepreciseerd dat alle globale staten op dezelfde wijze moeten werken en dat de aanbestedende overheid zelf de wijzigingen zal beheren van de globale staten die zij zelf heeft gegenereerd. 22. Vraag: Het bestek voorziet erin dat het beheer van de door de kassier beheerde globale staten gratis moet zijn. Betreft dit het gratis bijhouden van de globale staten? Ref. Bestek: Blz. 20 Antwoord: Onder "beheer van de globale staten" als bedoeld op blz. 20 dient men alle elementen te verstaan die vermeld worden onder de titels "Globale staten" in deel II B, 9 (blz. 53) en Deel II C.3.d.ii (blz. 59) J. FCCB en transitrekeningen In het bestek is het volgende bepaald: "Het Brussels Hoofdstedelijk Gewest belast de kassier met: het aanbieden van een overdrachtssysteem om het beheer van de thesaurie te optimaliseren. Dit houdt in dat voor een welbepaalde financiële rekening, door de instelling aangeduid als hoofdzichtrekening, waarop niet voldoende middelen beschikbaar zouden zijn, de gevraagde betalingsopdracht toch zou worden doorgevoerd voor zover voldoende middelen beschikbaar zijn op een andere, te bepalen financiële rekening, genaamd transitorekening (= een rekening geopend op naam van de Diensten van de Regering, waarop bedragen tijdelijk gestort worden en waarvoor de werkelijke uitbetaling later zal gebeuren: bv. subsidies aan ABI, RSZ-bijdragen, bedrijfsvoorheffing, BTW, enz.)" (blz. 53, punt 8.3). Algemene opmerking van de aanbestedende overheid: De aanbestedende overheid vestigt de aandacht van de inschrijvers op de naleving van de regelmatigheidsvoorwaarden op blz. 20 en in het bijzonder regels 33 en 34 van de tabel in punt 9.c: a) Organiseren van de automatische transfer van een door het Brussels Hoofdstedelijk Gewest aangewezen rekening die deel uitmaakt van de rekening-courant naar een door het Brussels Hoofdstedelijk Gewest aangewezen financiële rekening die al dan niet deel uitmaakt van de rekening-courant, ten bedrage van het negatief saldo van de tweede rekening op het einde van de dag (opdracht 9, deel I.A, punt 3.a) b) Organiseren van de functie van dagelijkse nivellering van een rekening die al dan niet deel uitmaakt van de rekening-courant naar een rekening die deel uitmaakt van de rekeningcourant, indien de houder van de eerste rekening daartoe de opdracht geeft (opdracht 10, deel I.A, punt 3.a) 23. Vraag: Moet onder "instelling" een ABI verstaan worden? Ref. Bestek: (blz. 53, punt 8.3) Antwoord: De instellingen die kunnen opgenomen worden in het FCCB zijn niet per definitie ABI's. Andere instellingen kunnen ook in aanmerking komen voor het FCCB. In dit stadium kan de aanbestedende overheid de inschrijvers geen lijst of kenmerken van de betrokken instellingen bezorgen. Er wordt aan herinnerd dat de kassier op grond van de toepasselijke regelgeving betrokken 6
wordt bij de opneming van nieuwe instellingen in het FCCB, via het sluiten van de driepartijenovereenkomsten. 24. Vraag: Wat moet er worden verstaan onder "tijdelijk gestort"? Mogen de transitrekeningen gedebiteerd worden door het Gewest? Ref. Bestek: (blz. 53, punt 8.3) Antwoord: Met "tijdelijk gestorte" bedragen (blz. 53 van het bestek), worden de bedragen bedoeld die op de transitrekeningen gestort worden voor de uitvoering van de begroting. De transitrekeningen zijn door het Gewest geopende rekeningen. Vervolgens kunnen bedragen overgeboekt worden van de transitrekeningen naar de hoofdrekeningen van de instellingen, naarmate zij uitgaven verrichten. De transitrekeningen mogen niet gedebiteerd worden door het Gewest. 25. Vraag: Gelden er specifieke volmachten voor deze transitrekeningen, Zo ja, voor welke soorten verrichtingen? Ref. Bestek: (blz. 53, punt 8.3) Antwoord: De transitrekeningen worden geopend op naam van het Gewest en onder de verantwoordelijkheid van de centraliserende rekenplichtige van de uitgaven. De instellingen beschikken niet over volmachten op de transitrekeningen. 26. Vraag: Kunnen er na verloop van tijd rekeningen worden toegevoegd aan of verwijderd uit de poolings en globale staten? Zo ja, in welke mate? Ref. Bestek: (blz. 53, punt 8.3) Antwoord: Als een instelling een nieuwe rekening opent bij de kassier, moet deze rekening overeenkomstig art. 68 van de OOBBC opgenomen worden in de cash pooling. De globale staat van het FCCB en de rekening-courant moeten bijgevolg aangepast worden om in overeenstemming te zijn met deze realiteit. Het is evenzo mogelijk dat een rekening niet (meer) deel moet uitmaken van de cash pooling als het Gewest daartoe beslist. 27. Vraag: Wat moet er worden verstaan onder "neutrale verrichting"? Ref. Bestek: (blz. 53, punt 8.3) Antwoord: Met "neutrale verrichting" wordt bedoeld dat de storting van de subsidies op de transitrekeningen vanaf de centrale uitgavenrekening geen weerslag heeft op het saldo van de globale staat van het Gewest, noch - uiteraard - op het saldo van de rekening-courant. 28. Vraag: Wordt met "hoofdzichtrekening" wel degelijk de hoofdzichtrekening van de ABI bedoeld? Ref. bestek: blz. 53, punt 8.3 Antwoord: Met "hoofdzichtrekening" wordt bedoeld: "hoofdzichtrekening, aangeduid door de instelling als hoofdzichtrekening waarop de stortingen vanaf de transitrekening van het Gewest moeten plaatsvinden". 7
29. Vraag: Mag een transitrekening een negatief saldo vertonen? Ref. bestek: blz. 53, punt 8.3 Antwoord: De transitrekening, die wordt gecrediteerd door de centraliserende rekenplichtige van de uitgaven, mag geen negatief saldo vertonen. K. Overmaking van gegevens door de kassier aan de diensten van de regering 30. Vraag: Een inschrijver vraagt de aanbestedende overheid naar de technische formaten van de CODAbestanden. Ref. Bestek: Blz. 58 Antwoord: Het formaat van de CODA-bestanden zal gepreciseerd worden tijdens de voorbereidende fase (van het sluiten van de opdracht op 31 maart 2018). 31. Vraag: Het bestek legt de vereiste op van gratis tweetalige (NL/FR) rekeninguittreksels en gerelateerde documenten en/of lijsten en van de pdf-bestanden voor de rekeninguittreksels en debetberichten. Kan aan die voorwaarde voldaan worden met enkelvoudige rekeningen, documenten, lijsten, bestanden of uittreksels, opgesteld in beide talen? Ref. Bestek: blz. 20 Antwoord: Wat betreft de tweetaligheid van de bankrekeningen wordt verwezen naar de bepalingen van het bestek en in het bijzonder naar voetnoot 2 op blz. 20. De aanbestedende overheid zal de ingediende offertes beoordelen op basis van de volgende in het bestek opgenomen voorwaarde: "Alle bankrekeningen moeten zowel in het NL als in het FR bestaan (onder andere de naam, het adres enz.). Hetzelfde geldt voor de gerelateerde documenten. De bestanden met de rekeninguittreksels en de debetberichten moeten eveneens afzonderlijk in het NL en het FR beschikbaar zijn. De online raadpleging van de rekeningen, van de gerelateerde documenten, van de rekeninguittreksels en van de debetberichten moet eveneens zowel in het FR als in het NL mogelijk zijn." 32. Vraag: Het bestek voorziet in compatibiliteit met het Gewestelijk Data Center in geval van hosting van de applicatie. Is het mogelijk om dit nader toe te lichten? Ref. bestek: blz. 21, punt 24 Antwoord: Dit betreft software die geïnstalleerd zou worden op de servers bij de klant. Voor zover wij weten is er momenteel geen software van de kassier op de server geïnstalleerd. Het gaat hier om een "algemene" voorwaarde die vaak voorkomt in de bestekken van het Gewest met rechtstreekse of onrechtstreekse IT-implicaties. L. Overige 33. Vraag: De kassier stelt op de globale staat van het Gewest een permanente kredietlijn van minstens 800.000.000 EUR ter beschikking van het Gewest, en dit zonder reserveringscommissie voor de bedragen die niet opgenomen worden. Heeft de kasfaciliteit betrekking op de globale staat van het Gewest of op de rekening-courant (globale staat van het Gewest + globale staat van het FCCB)? Ref. Bestek: verschillende passages, meer bepaald op blz. 7 (punt a.7), blz. 61. 8
Antwoord: Regel 39 van de tabel in punt 9.c (Regelmatigheidsvoorwaarden) geeft aan dat de kredietlijn de globale staat van het Gewest betreft. Wij vestigen evenwel de aandacht op de inachtneming van regel 14 van voornoemde tabel. 34. Vraag: Betreft het beheer van transactieplafonds voor bankrekeningen wel degelijk het beheer van de volmachten op de rekeningen? Ref. Bestek: blz. 25 en 26, punt 10.b.1 Antwoord: Ja, het gaat wel degelijk om het beheer van de volmachten op de rekeningen. Voor de beheerders van voorschotten mag het bedrag van een transactie bijvoorbeeld niet hoger liggen dan 500 incl. btw. Daarnaast worden plafonds bepaald volgens de aard van de rekening. Deze zullen meegedeeld worden aan de nieuwe kassier. 35. Vraag: Met betrekking tot de digitale rekeninguittreksels en collectieve debetberichten in een gecertificeerd pdf-formaat: wat wordt er verstaan onder "gecertificeerd"? In welke vorm moet die certificatie plaatsvinden? Ref. bestek: blz. 26 Antwoord: De certificatie van de digitale rekeninguittreksels en collectieve debetberichten in pdfformaat bestaat erin dat een externe firma zekerheid verschaft dat de overgemaakte bestanden wel degelijk afkomstig zijn van de vermelde verzender en dat de bestandinhoud niet door derden gewijzigd werd tijdens de verzending van het bestand. Als voorbeeld kunnen we een certificatie van het type 'PDF Signing Certificates' nemen. De 'PDF Signing Certificates' worden uitgegeven volgens het programma 'Adobe Certified Document Services (CDS)'. Verschillende certificaatuitgevers zijn door Adobe gecertificeerd om 'PDF Signing Certificates' uit te geven (bijvoorbeeld GlobalSign, QuoVadis). Deze certificatie moet aangegeven worden in de offerte van de inschrijver en moet gehandhaafd worden tijdens de duur van het contract. De offerte van de inschrijver mag eveneens voorzien in de implementering van een certificatiesysteem tijdens de voorbereidingsperiode van de uitvoering van het contract. 36. Vraag: Wat betreft het bestaande MTN-programma bepaalt het bestek dat de kassier ervoor moet zorgen dat de Domiciliary & Paying Agent van het programma automatisch boekingen kan uitvoeren op de daartoe bestemde financiële rekeningen geopend bij de kassier. a) Is het mogelijk de rol van de kassier in dat verband te preciseren? b) Impliceert deze vereiste de toekenning van een volmacht en volstaat die volmacht opdat de Domiciliary & Paying agent de beoogde verrichtingen kan uitvoeren? Ref. bestek: blz. 45 Antwoord: a) Ingeval de Domiciliary & Paying agent van het MTN-programma niet de kassier zou zijn, moet het voor eerstgenoemde mogelijk zijn het bedrag van het kapitaal en de intrest over te boeken (debiteren of crediteren) op de rekeningen die daartoe zijn geopend bij de kassier. Dit moet automatisch gebeuren, met andere woorden zonder optreden van de GOB (betalingsdocumenten, enz.). Deze technische voorwaarde behoort tot de gunningscriteria (gunningscriterium nr. 2 punt 7, 2,5 punten - 60 punten herleid naar 30) b) Ja, dergelijke volmacht is vereist en volstaat. 9
37. Vraag: Wat betreft het overmaken van gegevens van de diensten van de regering naar de kassier, bepaalt het bestek het volgende: "De Diensten van de Regering zullen de volgende financiële gegevens verstrekken aan de kassier: iedere week, een kalender van de te verwachten ontvangsten en uitgaven voor de lopende week en de komende vier weken". Is het mogelijk om op basis van de kalender van de ontvangsten en uitgaven het gebruik van de kredietlijn te voorzien? Ref. bestek: blz. 56 Antwoord: Met de kalender van de ontvangsten en uitgaven vermeld op blz. 56 van het bestek is het mogelijk het gebruik van de kredietlijn te voorzien. 38. Vraag: Gebeurt de ondertekening van de betalingen via uw boekhoudprogramma of is er een bijkomende ondertekening vereist in het verzendingskanaal? Ref. Bestek: Verschillende passages Antwoord: In het huidige systeem wordt het betalingsbestand aangemaakt door SAP, ons boekhoudsysteem, en verzonden naar de kassier via een FTP-verbinding. De rekeninghouder logt op een beveiligde wijze (kaart + pincode) aan op een tool die door de kassier ter beschikking gesteld wordt. Met die tool ziet hij het te ondertekenen bestand en ondertekent hij het op beveiligde wijze (kaart + pincode). De tool geeft onmiddellijk aan of de ondertekening al dan niet aanvaard is. De minimumvereisten voor het volgende contract zijn als volgt: - bestand aangemaakt door ons boekhoudsysteem SAP; - bestand verzonden via FTP-verbinding; - bestand elektronisch en beveiligd te ondertekenen (voor of na de verzending). 10