TECHNISCHE FICHE Inhoudstafel

Transcriptie

1

2 TECHNISCHE FICHE Inhoudstafel 1 KENMERKEN 1.1 Definitie Voordelen Definitie Doel Voordelen voor het OCMW Voordelen voor de begunstigde 1.2 Beschrijving van de prepaid SSB-kaart Kenmerken 2 PROCEDURE 2.1 Toetreding tot de dienst, vereisten om kaarten te mogen bestellen Procedure Documenten 2.2 Prepaid SSB-kaarten bestellen Procedure Document 2. Ontvangst van de kaarten en de codes Procedure Documenten 2. Overhandiging van de kaarten en mededeling van de codes aan begunstigden Procedure Document 2.5 Opvragingen aan de SSB via de prepaid SSB-kaart Procedure BLOKKERING VAN DE KAARTEN 7.1 Procedure TARIFERING 8.1 Principes Technische fiche: De prepaid SSB-kaart 2

3 1. KENMERKEN 1.1. Definitie Voordelen Definitie - Het gaat om een kaart met een magneetstrook (geen chip) met een geheime code, die wordt uitgereikt door een OCMW aan een persoon die recht heeft op financiële bijstand. - De kaart wordt uitgegeven met een vooraf bepaald bedrag (limiet van de kaart) dat in één keer moet worden afgehaald aan een Self- Service Banking-automaat (SSB) via een geheime code. De kaart kan niet worden gebruikt aan de Mistercash/Bancontact-toestellen. - De kaart is gekoppeld aan een zichtrekening naar keuze van het OCMW Doel Geautomatiseerd en beveiligd alternatief voor (gewone en circulaire) cheques en voor specifieke volmachten; bestemd om dringende hulp of andere eenmalige toelagen te betalen Voordelen voor het OCMW Voor het OCMW is de prepaid SSB-kaart - gratis: er hoeven geen terminals geïnstalleerd te worden en er zijn laad- noch transactiekosten; - financieel interessant: de rekening van de instelling wordt pas gedebiteerd op het ogenblik van de geldopname. Bovendien is de tarifering van de prepaid SSB-kaart voordeliger dan die van cheques; - een veilige oplossing: de instelling kan gemakkelijk controles uitvoeren op basis van de lijst van de kaarten met hun nummer, hun bedrag, hun aanmaakdatum en hun status (actieve of inactieve kaart) beschikbaar in BelfiusWeb en ook op basis van de historiek van de verrichtingen op de rekening die kan geraadpleegd worden via BelfiusWeb; In geval van twijfel kan men de kaarten laten blokkeren Voordelen voor de begunstigde Voor de begunstigde is de prepaid SSB-kaart een betaalmiddel met de volgende eigenschappen: - snel: met de kaart krijgt de begunstigde het geld waarop hij recht heeft zonder eerst een rekening te moeten openen; - zonder veel formaliteiten: voor de kaart met geheime code is geen voorafgaande identificatie nodig in het kantoor; - eenvoudig: de kaart is heel gebruiksvriendelijk; - soepel: de SSB s zijn 7 dagen op 7 toegankelijk van.00 tot 2.00 uur. Technische fiche: De prepaid SSB-kaart

4 1.2. Beschrijving van de prepaid SSB-kaart Kenmerken - kaart met magneetstrook (geen chip); - witte kaart met: o op de voorzijde: het logo van Belfius, het bedrag van de kaart, de naam van het OCMW, de vervaldatum van de kaart en het kaartnummer; o op de keerzijde: het SSB-logo; - kaart op naam van een rechtspersoon (het OCMW); - kaart gekoppeld aan de rekening van het OCMW die vermeld werd bij de bestelling en die gedebiteerd wordt op het ogenblik van de opvraging; - kaart uitgegeven met een vooraf bepaald veelvoud van 10 EUR tussen 10 EUR en EUR; - kaart gekoppeld aan een geheime code. De link tussen de kaart en de code kan tot stand worden gebracht op basis van het kaartnummer dat vermeld staat op de enveloppe met de geheime code; - nationale kaart; - enkel de eigen SSB s van Belfius zijn toegankelijk voor deze kaart; - enkel geldopname is mogelijk voor deze kaart; - kaart voor eenmalig gebruik: na het invoeren van de kaart en de juiste geheime code in de SSB, wordt het vooraf bepaalde bedrag volledig afgeleverd, waarna de kaart onbruikbaar wordt en door de SSB wordt ingeslikt. Het is dus geen herbruikbare kaart; - men kan de kaart laten blokkeren via Card Stop (070 ). Het OCMW kan kiezen tussen een individuele blokkering op basis van het kaartnummer, en een globale blokkering van alle kaarten die aan de rekening gekoppeld zijn op basis van het rekeningnummer; - bij de bestelling geldt een forfaitair tarief per kaart (zie tarievenfiche). 2. PROCEDURE 2.1. Toetreding tot de dienst, vereisten om kaarten te mogen bestellen Procedure Het OCMW dat gebruik wil maken van prepaid SSB-kaarten, moet vooraf een overeenkomst van terbeschikkingstelling van prepaidkaarten sluiten. Die overeenkomst beschrijft de kenmerken van het product en de gebruiksvoorwaarden ervan. Ze moet worden ondertekend door de vertegenwoordigers van het OCMW (het i s de Raad voor Maatschappelijk Welzijn die over de toetreding tot de dienst) en vormt een vereiste om kaarten te kunnen bestellen. De tarievenfiche die geldt op het ogenblik van de ondertekening en de gebruiksvoorwaarden van de prepaidkaart zijn bij de overeenkomst gevoegd Documenten - De overeenkomst van terbeschikkingstelling van prepaidkaarten (AW AT 28), die beschikbaar is in het Doc-center en na ondertekening door de vertegenwoordigers van het OCMW moet worden teruggestuurd naar de zetel van Belfius: Belfius, collinr. 11/CD, dienst Beheer Cliënteel, Pachecolaan 1000 Brussel. - De in het Doc-center beschikbare gebruiksvoorwaarden van de prepaidkaart (AW AT 28), die aan elke begunstigde overhandigd wordt tegen ondertekening van de kopie voor akkoord. - De tarievenfiche van de prepaidkaart, die ook beschikbaar is in het Doc-center. - Het model van beraadslaging van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn (FORM 1259). Technische fiche: De prepaid SSB-kaart

5 2.2. Prepaid SSB-kaarten bestellen Procedure - Prepaid SSB-kaarten bestellen kan makkelijk online gebeuren via BelfiusWeb (in het menu Rekeningen Kaarten). Indien nodig is er een bestelbon op papier beschikbaar in het Doccenter Sociale producten. Zodra dat document volledig en naar behoren is ingevuld, moet het naar de zetel van Belfius gestuurd worden om de bestelling te registreren. - Een bestelling van prepaid SSB-kaarten moet gebeuren door personen die bevoegd zijn om financiële verrichtingen uit te voeren op de verbonden rekening van het OCMW, rekening houdend met de handtekeningbevoegdheden. - Op de bestelbon moet ook het nummer van de centralisatierekening worden vermeld. Het is die rekening die zal worden gedebiteerd, enerzijds met de forfaitaire kosten bij de bestelling van de kaarten en anderzijds met het bedrag van de opvragingen die de begunstigden aan de SSB s doen. - Om het beheer van prepaid SSB-kaarten te vergemakkelijken, kan het OCMW vooraf vragen een specifieke zichtrekening te openen (bijvoorbeeld een rekening dringende hulp en volmachthebbers aanstellen die de verrichtingen op die rekening mogen ondertekenen. Die rekening is een gewone zichtrekening die specifiek bedoeld is voor de betaling van dringende hulp en door de instelling wordt gespijsd. - Er kunnen tegelijk verschillende kaarttypes besteld worden naargelang het vooraf bepaalde bedrag (tussen 10 en EUR). U kunt maximaal 1000 kaarten tegelijk bestellen. - De kaarten worden aangemaakt volgens het taalstelsel van de centralisatierekening die wordt vermeld op de bestelbon. Dat bepaalt de taal van de teksten die op het SSB-scherm verschijnen bij de opvraging. - Voor een tweetalige rekening is de taal van de kaart automatisch het Frans. Indien nodig moet u dus kaarten vanop diverse rekeningen bestellen om te kunnen beschikken over kaarten in verschillende taalstelsels. - De bestelde kaarten worden automatisch naar de ondertekenaar van de bestelbon verstuurd op het adres van het OCMW. De geheime codes worden verstuurd naar de persoon en het adres die op de bestelbon worden vermeld. Om veiligheidsredenen is het aan te raden voor deze codes een andere persoon en een ander adres te vermelden. Indien dit niet uitdrukkelijk op de bestelbon wordt vermeld, worden de geheime codes naar de ondertekenaar van de bestelbon verstuurd op het adres van het OCMW. - De registratie van de bestelling wordt bevestigd via een bijlage bij de rekeninguittreksels Document Model van ontvangstbewijs van de kaarten (beschikbaar in het Doc- center). Model van de lijst van de kaarten (beschikbaar in het Doc-center). Technische fiche: De prepaid SSB-kaart 5

6 2.. Ontvangst van de kaarten en de codes Procedure - Om veiligheidsredenen worden de kaarten en de codes apart en met enige tussentijd verstuurd. De kaarten worden verstuurd (tussen en 5 dagen) in een enveloppe of een colli, afhankelijk van de bestelde hoeveelheid. - Samen met de levering van de bestelde kaarten wordt ook een lijst met alle nummers van die kaarten bezorgd, samen met een ontvangstbewijs dat moet worden teruggestuurd naar Belfius Bank. - Bij ontvangst van de kaarten moet het OCMW/de instelling het ontvangstbewijs terugsturen naar Belfius. Zodra Belfius dat document ontvangt, stuurt het de geheime codes naar het op de bestelbon vermelde adres. Dat is veiliger, omdat de kaarten niet samen met hun geheime code in omloop worden gebracht. Belfius waarborgt het geheime karakter van de codes tot ze verzonden worden naar het OCMW. - De link tussen een kaart en haar geheime code wordt gelegd op basis van het kaartnummer dat vermeld staat op de gesloten enveloppe waarin de code wordt verstuurd. - De bestelde kaarten staan vermeld in de lijst van prepaid SSB-kaarten die u kunt raadplegen via BelfiusWeb (via het menu Rekeningen Kaarten), eerst met de status nog niet actief tot de verzending van de geheime codes. Zodra ook de geheime codes verzonden zijn (d.w.z. na ontvangst door Belfius van het ontvangstbewijs van de kaarten), krijgen de kaarten de status actief. - De lijst van de prepaid SSB-kaarten in BelfiusWeb is voor het OCMW nuttig om de voorraad kaarten te beheren en het gebruik van de kaarten door de begunstigden op te volgen (zodra een kaart gebruikt is, verandert de status in 'gedesactiveerd'). De papieren lijst met kaarten kan ook nuttig zijn bij de uitreiking van de kaarten aan de uitkeringsrechtigde (de uitkeringsgerechtigde ondertekent de lijst, waarmee hij bevestigt de kaart en de bijbehorende gebruiksvoorwaarden te hebben ontvangen.) Documenten Model van ontvangstbewijs van de kaarten (beschikbaar in het Doc- center). Model van de lijst van de kaarten (beschikbaar in het Doc-center). 2.. Overhandiging van de kaarten en mededeling van de codes aan de begunstigden Procedure - Het OCMW bezorgt de begunstigde op zijn verantwoordelijkheid de kaart, de enveloppe met de geheime code en de gebruiksvoorwaarden van de prepaidkaarten tegen ondertekening van een ontvangstbewijs (bijvoorbeeld op basis van de lijst van de kaarten met hun nummers bij de levering van de kaarten). - Het OCMW neemt alle risico s op zich in verband met het gebruik van de kaarten vanaf hun ontvangst. Zodra ze de kaarten en de codes ontvangt, moet ze dus de nodige maatregelen nemen om fraude en misbruik te voorkomen. De codes moeten worden bewaard in een afgesloten ruimte waartoe slechts een beperkt aantal vertrouwenspersonen toegang hebben, in een ander lokaal dan dat waar de kaarten worden bewaard en dat onderworpen is aan dezelfde veiligheidsmaatregelen Document De gebruiksvoorwaarden van de prepaidkaart (AW AT 28) (beschikbaar in het Doc-center). Technische fiche: De prepaid SSB-kaart

7 2.5. Opvragingen aan de SSB via de prepaid SSB-kaart Procedure - De begunstigde steekt zijn prepaid SSB-kaart in een SSB naar keuze. Het scherm voor het invoeren van de geheime code verschijnt. De taal is die van de rekening waaraan de kaart gekoppeld is. - De begunstigde voert de geheime code van zijn kaart in. Indien hij driemaal een foute code invoert, verschijnt er een boodschap die hem verzoekt contact op te nemen met zijn OCMW (da, voor zover de geheime code nog gekend is, de kaart kan laten normaliseren door contact op te nemen met Belfius Bank. Als de code niet meer gekend is, kan de kaart ter vernietiging worden teruggestuurd naar de hoofdzetel van Belfius Bank). - De SSB levert het volledige bedrag van de kaart af. Als de cassette leeg is of als zich een technisch probleem voordoet met de SSB, verschijnt er een boodschap die eenvoudigweg zegt dat er een technisch probleem is en de gebruiker vraagt naar een andere SSB te gaan (van hetzelfde kantoor of in een ander kantoor). - Om te vermijden dat de persoon die de door het OCMW uitgereikte prepaid SSB-kaart gebruikt, het bedrag van die kaart niet kan opvragen aan een SSB, is het belangrijk dat u erover waakt dat er steeds voldoende geld op de aan de kaart gekoppelde rekening staat. - Eenmaal het bedrag is afgeleverd, wordt de opvraging geboekt op de rekening en wordt de kaart door het toestel ingeslikt en gedesactiveerd gemaakt.. BLOKKERING VAN DE KAARTEN.1 Procedure - In geval van diefstal, verlies of verdwijning van de kaarten of de codes, of indien er zich een abnormaal feit voordoet waardoor een vermoeden van fraude of van misbruik van de codes ontstaat, kan het OCMW overgaan tot een algemene blokkering (op basis van het rekeningnummer, voor alle kaarten in omloop die aan de rekening gekoppeld zijn) of tot een individuele blokkering (per kaart, op basis van het kaartnummer) van de kaarten via Card Stop (070/., dag en nacht bereikbaar). - Bij de aangifte ontvangt het OCMW een referentienummer dat dient als bewijs van de aangifte en dat vermeld moet worden bij latere contacten. - Het OCMW legt onmiddellijk klacht neer bij de bevoegde politiediensten. - n geval van misbruik van de kaart levert het OCMW Belfius Bank meteen het bewijs van de aangifte aan Card Stop en van zijn/haar klacht. - De instelling neemt ten aanzien van Belfius alle gevolgen op zich van het verlies of de diefstal van de kaart vóór de blokkering en de aangifte van het verlies of de diefstal. - Een globale blokkering op basis van het rekeningnummer leidt tot een blokkering van alle bankkaarten die aan deze rekening verbonden zijn, dus ook van andere kaarten dan de prepaidkaarten. Om te vermijden dat een andere kaart geblokkeerd wordt, moet men het nummer kennen en het aan Card Stop meedelen. - Een globale blokkering van de prepaid SSB-kaarten alleen (en niet van andere bankkaarttypes die aan de rekening verbonden zijn) moet worden aangevraagd bij de dienst Betaalsystemen van Belfius op het nummer 02/ of 02/ Technische fiche: De prepaid SSB-kaart 7

8 .T ARIFERING.1. Principes Bij de bestelling wordt een forfaitair tarief per kaart (zie tarievenfiche) aangerekend. Twee dagen na de bestelling worden de kosten automatisch afgehouden van de rekening waaraan de kaarten gekoppeld zijn. Een bericht op de rekeninguittreksels verwijst naar de boeking van de kosten die verband houden met de bestelling. Technische fiche: De prepaid SSB-kaart 8