Handreiking Organisatie mentoraat voor startende predikanten Een startende predikant kan soms wat onwennig in zijn eerste gemeente staan. Allerlei aspecten, met name op het gebied van vaardigheden en houding, vragen zijn aandacht. Bijvoorbeeld: het bewaken van tijd, het omgaan met verscheidenheid binnen de gemeente, eigen verwachtingen en verwachtingen van de gemeente. Daarom is de startende predikant verplicht bij aanvang van zijn werkzaamheden gedurende twee jaar begeleiding te ontvangen van een hiertoe opgeleide predikant in de regio, een zogeheten mentor. Doel van deze begeleiding is om de predikant regelmatig stil te laten staan bij zijn functioneren en hem zo gelegenheid te geven makkelijker in zijn ambt te groeien. Op die manier wordt niet alleen gewerkt aan persoonlijke groei, maar ook aan het beoefenen van collegialiteit. Om dit proces voor alle betrokkenen inzichtelijk te maken is deze handreiking, waarin verwoord staat wat voor een goede organisatie van het mentoraat nodig is, opgesteld. Proces, rollen en taakverdelingen worden beschreven. Het Steunpunt Kerkenwerk hoopt op deze wijze een positieve bijdrage te leveren aan een goede invulling van het mentoraat. Deze handreiking heeft de volgende inhoud: Pagina 1. Proces, rol- en taakverdeling 2 1.1 Benoeming mentoren en training 2 1.2 Aanvraag mentor 2 1.3 Mentor legt contact 3 1.4 Vastlegging contract 3 1.5 Rapportage aan de kerkenraad 3 1.6 Klachten en conflicten 3 2 De mentor 2.1 Werk en verantwoording 4 2.2 Instructie 4 2.3 Scholingsplan 4 2.4 Intervisie 4 2.5 Vergoedingen 4 3 De mentorant 5 3.1 Werk en verantwoording 5 3.2 Instructie 5 Bijlagen: Bijlage 1: instructie kerkenraden van startende predikanten 6 Bijlage 2: instructie Steunpunt Kerkenwerk 7 Bijlage 3: instructie voor mentorant 8/9 Bijlage 4: instructie voor mentoren van startende predikanten 10/11 Bijlage 4: begeleidingsovereenkomst 12 Bijlage 5: scholingsplan t.b.v. de mentoren 13 * I.p.v. kerkenraad kan ook begeleidingscommissie worden gelezen. Graag vernemen wij uw bevindingen. Daarom het vriendelijke verzoek uw opmerkingen c.q. aanpassingen door te geven via info@steunpuntkerkenwerk.nl Handreiking mentoraat predikanten - Steunpunt Kerkenwerk april 2013 1
HANDREIKING ORGANISATIE BEGELEIDING MENTORAAT STARTENDE PREDIKANTEN 1 PROCES, ROL- EN TAAKVERDELING Het werkproces ' mentoraat startende predikanten wordt aangestuurd door twee handelende instanties: 1) de kerkenraad (KR) die het mentoraat voor zijn startende predikant aanvraagt. Een instructie voor kerkenraden is in bijlage 1 weergegeven. 2) het Steunpunt Kerkenwerk (SKW) dat de begeleiding ter beschikking stelt en aanstuurt (regierol). Een instructie voor het SKW is in bijlage 2 weergegeven. Kerkrechtelijk is dit een transparant en adequaat model: a. de kerkenraad is en blijft eindverantwoordelijk; b. de gezamenlijke kerken hebben een voorziening in het leven geroepen waarvan gebruik dient te worden gemaakt. Een classis of particuliere synode is niet bij dit proces betrokken. Een mentor is degene die de startende predikant begeleidt. De rol en taak van de mentor wordt in hoofdstuk 2 nader toegelicht. Een instructie voor mentoren is weergegeven in bijlage 4 en het scholingsplan voor mentoren in bijlage 6. Een mentorant is een startende predikant die het mentoraat ontvangt. Een instructie voor de mentorant is weergegeven in bijlage 3. Mentor en mentorant sluiten een begeleidingsovereenkomst af, zie hiervoor bijlage 5 1.1 Benoeming mentoren en training SKW benoemt voor de gezamenlijke kerken voldoende mentoren om aan de vraag te kunnen voldoen. De volgende indeling is gemaakt: - Noord-Oost (Groningen, Friesland, Drenthe en Overijssel), - Noord-West (Utrecht, Holland Noord), - Zuid-Oost (Gelderland, Flevoland, Oost-Brabant en Limburg) en - Zuid-West (Holland Zuid, West-Brabant en Zeeland). Selectie geschiedt op basis van vastgestelde vereisten waarover een mentor dient te beschikken alvorens hij mentoraat kan verlenen (zie bijlage 2). De voorgedragen predikanten bereiden zich voor op het mentorschap door het bestuderen van de verkregen informatie en het volgen van een gerichte training. Mentoren die de training met positief gevolg hebben afgerond ontvangen een certificaat. Zij worden benoemd voor een periode van vijf jaar. Herbenoeming voor vijf jaar kan plaatsvinden als er een mentoraattraject heeft plaatsgevonden en intervisie is gevolgd. Na vijf jaar vindt er verplicht een opfriscursus plaats. Mentoren die twee jaar geen mentoraat hebben gegeven zijn verplicht, als zij een verzoek tot begeleiding ontvangen, een opfriscursus te volgen. De duur van de begeleiding voor mentor en mentorant is twee jaar. 1.2 Aanvraag mentor Nadat de KR bij SKW een verzoek voor het starten van mentoraat heeft ingediend, neemt het SKW contact op met de mentorant om een intakegesprek te voeren. Hierin wordt informatie over het mentoraat gegeven en wordt de begeleidingsvraag van de mentorant gepeild. Tevens wordt gepeild of er persoonlijke bezwaren zijn om samen te werken met de voorgedragen mentor(en). De gekozen mentor komt bij voorkeur niet uit de classis waartoe de mentorant behoort. Handreiking mentoraat predikanten - Steunpunt Kerkenwerk april 2013 2
1.3 Mentor legt contact Het SKW geeft de naam van de mentorant door aan de mentor. De mentor neemt binnen een maand contact op met de mentorant om een kennismakingsgesprek te beleggen. Mocht er geen basis voor een goede samenwerking tussen beide personen worden geconstateerd, dan deelt de mentor en/of de mentorant dit mee aan het SKW die vervolgens een andere mentor zal toewijzen. Het SKW zal de KR informeren welke mentor de begeleiding van de mentorant op zich neemt. De mentor laat de KR van de mentorant weten dat hij geactiveerd is. 1.4 Vastlegging begeleidingsovereenkomst Mentor en mentorant sluiten een begeleidingsovereenkomst af waarin minimaal wordt geregeld: frequentie, duur en locatie van de gesprekken, aanleveren van materiaal, wijze van verslaglegging, wijze van rapporteren aan de kerkenraad van de mentorant. De duur van de begeleiding is twee jaar. Zie voor een model begeleidingsovereenkomst bijlage 5. 1.5 Rapportage aan de kerkenraad De mentorant maakt een eigen leerplan voor het mentoraat. Hij bespreekt dit met (een delegatie van) de kerkenraad en verwerkt suggesties en aandachtspunten. Mentor, mentorant en (een delegatie van) de kerkenraad voeren een startgesprek over het leerplan. Bij midden- en eindevaluatie wordt in dezelfde samenstelling gesproken over de ontwikkeling van de mentorant. Deze schrijft ter voorbereiding een verslag (zie ook bijlage 3 en/of 4 onder evaluatie). Bij knelpunten die tussentijds bespreking behoeven kan zowel door mentor en, mentorant als door (de delegatie van) de kerkenraad het initiatief worden genomen tot een gesprek. Blijven er vragen/zorgen over de (mogelijkheden tot) verdere ontwikkeling in het ambt, dan kan specifieke deskundigheid van het SKW worden ingeschakeld. De mentorant zal in de kerkenraadsvergaderingen regelmatig melding maken van de werkbegeleiding. In verband met de vertrouwelijkheid van de relatie tussen mentor/mentorant en de vertrouwelijkheid van de inhoud van de gesprekken is het niet gebruikelijk dat daarbij omstandig rapportage wordt gedaan over de inhoud van de gesprekken. Mochten de werkomstandigheden of de samenwerking met de kerkenraad naar het oordeel van de werkbegeleider de mentorant hinderen in de uitoefening van zijn taak, dan bespreken mentor en mentorant dit met de kerkenraad of een door de kerkenraad aangewezen delegatie. De mentor kan daarbij de kerkenraad en de mentorant adviezen geven. 1.6 Klachten en conflicten Klachten van en conflicten tussen betrokken partijen die de werkbegeleiding betreffen en die niet in onderling overleg kunnen worden opgelost, zullen aan het SKW worden voorgelegd. Zo nodig zullen zij een arbitragecommissie aanwijzen die een bindende uitspraak doet. SKW en arbitragecommissie zijn niet bevoegd uitspraken te doen over kerkelijk inhoudelijke zaken waarvoor de reguliere kerkelijke weg van bezwaar en beroep geldt. Handreiking mentoraat predikanten - Steunpunt Kerkenwerk april 2013 3
2. DE MENTOR Mentoren zijn ervaren predikanten. Hun activiteiten in het kader van mentoraat richten zich op de taakuitoefening van (beginnende) predikanten. Zij zijn gemotiveerd om deze taak naar beste kunnen uit te voeren. 2.1 Werk en verantwoording Mentoren zullen hun werk naar beste weten en kunnen verrichten. Een mentor begeleidt niet meer dan één mentorant tegelijk. Om een goed beeld te krijgen van de mentorant, zijn gezinssituatie en de situatie van waaruit hij werkt kan het goed zijn dat de mentor zijn mentorant thuis bezoekt. Het bezoeken van de werklocatie kan ook zinnig zijn. Voorafgaand aan het begeleiden van een mentorant volgt elke mentor een gerichte training. Nascholing in de vorm van opfriscursussen en/of intervisie wordt eveneens gevolgd om blijvend een kwalitatief goede invulling aan deze taak te geven. Voor het volgen van scholing en nascholing worden de mentoren begeleid door het SKW. Wanneer daar gegronde redenen voor zijn, kan een mentor door het SKW van zijn taak ontheven worden. 2.2 Instructie Mentoren werken volgens een instructie die als bijlage 4 aan deze handreiking is toegevoegd. 2.3 Scholingsplan Het SKW heeft voor de toerusting van de mentoren een scholingsplan. Benoemde mentoren zijn verplicht deze scholing te volgen. De cursus wordt, afhankelijk van de behoefte, door het SKW georganiseerd. Het programma voor de training van de mentoren is als bijlage 6 aan deze handreiking toegevoegd. 2.4 Intervisie Mentoren wisselen in geregelde frequentie hun ervaringen uit tijdens intervisiebijeenkomsten. Gedurende het tweejarige mentoraattraject ontvangen de mentoren het eerste jaar een begeleide groepsintervisie, welke in het tweede jaar minimaal twee maal zelfstandig wordt voortgezet. De mentoren organiseren zelf dat ongeveer 1 x per 6 maanden alle mentoren die een mentorant begeleiden bijeen komen voor een 2,5 uur durende intervisie. Mocht de intervisiegroep te groot worden om effectief te kunnen werken, dan zal deze gesplitst worden in twee groepen. 2.6 Vergoedingen Mentoren ontvangen geen vergoeding/honorarium voor het mentorschap. De kosten voor de scholing en nascholing worden vergoed. Door de zittingen in eigen werkruimte te beleggen kunnen reiskosten worden vermeden. Maakt de mentor toch reiskosten of andere bijzondere kosten, dan worden die gedeclareerd bij de kerkenraad van de mentorant. Handreiking mentoraat predikanten - Steunpunt Kerkenwerk april 2013 4
3 DE MENTORANT Een mentorant is een startende predikant die een mentoraat volgt. 3.1 Werk en verantwoording Startende predikanten worden twee jaar begeleid door ervaren en hiertoe opgeleide mentoren. Mentoranten zullen zich open stellen om hun functioneren te bespreken, constructieve feedback te ontvangen en te leren van de handreikingen die hen worden gegeven. Zij zullen hun afspraken nakomen en op tijd de te bespreken informatie aan de mentor doen toekomen zodat de sessies een vruchtbaar karakter kunnen hebben. 3.2. Instructie Mentoranten werken volgens een instructie die als bijlage 4 aan deze handreiking is toegevoegd. Handreiking mentoraat predikanten - Steunpunt Kerkenwerk april 2013 5
BIJLAGE 1: INSTRUCTIE KERKENRADEN VAN STARTENDE PREDIKANTEN Aanvraag begeleidingstraject Zodra een predikant een beroep naar een gemeente heeft aangenomen, neemt de kerkenraad contact op met het Steunpunt Kerkenwerk en meldt de predikant aan voor het volgen van mentoraat. Het Steunpunt Kerkenwerk heeft een intakegesprek met de betreffende predikant en zorgt ervoor dat een mentor beschikbaar komt. De mentor legt contact met de beginnende predikant binnen een maand na diens intrede en bevestiging. Als er een basis voor goede onderlinge samenwerking wordt geconstateerd kan de begeleiding van start gaan. De mentor neemt (telefonisch) contact op met de kerkenraad van de startende predikant ten teken dat hij geactiveerd is. Vastleggen afspraken mentor/mentorant Mentor en mentorant maken afspraken en leggen die schriftelijk vast (zie begeleidingsovereenkomst, bijlage 5). De mentorant overlegt een afschrift van dit contract aan de kerkenraad. Evaluatiemomenten / rapportage aan kerkenraad De duur van de begeleiding is twee jaar. De mentorant maakt een eigen leerplan voor het mentoraat. Hij bespreekt dit met (een delegatie van) de kerkenraad en verwerkt suggesties en aandachtspunten. Mentor, mentorant en (een delegatie van) de kerkenraad voeren een startgesprek over het leerplan. Bij midden- en eindevaluatie wordt in dezelfde samenstelling gesproken over de ontwikkeling van de mentorant. Deze schrijft ter voorbereiding een verslag (zie ook bijlage 3 en 4 onder evaluatie). Bij knelpunten die tussentijds bespreking behoeven kan zowel door mentor en, mentorant als door (de delegatie van) de kerkenraad het initiatief worden genomen tot een gesprek. Blijven er vragen/zorgen over de (mogelijkheden tot) verdere ontwikkeling in het ambt, dan kan specifieke deskundigheid van het SKW worden ingeschakeld. De mentorant zal in de kerkenraadsvergaderingen regelmatig melding maken van de werkbegeleiding. In verband met de vertrouwelijkheid van de relatie tussen mentor/mentorant en de vertrouwelijkheid van de inhoud van de gesprekken is het niet gebruikelijk dat daarbij omstandig rapportage wordt gedaan over de inhoud van de gesprekken. Financiën De kerkenraad vergoedt de kosten van het mentoraat. In principe reist de mentorant zodat de kosten beperkt worden tot zijn declaraties. Contact SKW De kerkenraad kan bij zich voordoende onduidelijkheden of vragen contact opnemen met het Steunpunt Kerkenwerk, tel. 038-4270455, e-mail: info@steunpunktkerkenwerk.nl. Handreiking mentoraat predikanten - Steunpunt Kerkenwerk april 2013 6
BIJLAGE 2: INSTRUCTIE STEUNPUNT KERKENWERK Werving/selectie mentoren en scholing Het SKW draagt zorg voor voldoende mentoren die aan de volgende eisen voldoen: a) zij hebben minimaal vijf jaar werkervaring; b) zij hebben affiniteit met de activiteit en zijn gemotiveerd om dit te doen; c) zij kunnen goed luisteren, zich inleven in een situatie, constructieve feedback geven en adviserend optreden; d) zij hebben een opleiding gevolgd en zijn zodoende gekwalificeerd; e) zij hebben voldoende tijd om een mentorant te begeleiden; f) zij zitten niet te dicht tegen hun emeritaat aan; g) zij wonen op een redelijke afstand van hun mentoranten; h) zijn bereid hun deskundigheid op peil te houden. SKW draagt zorg voor een spreiding van mentoren over het hele land. Het SKW draagt zorg voor het bieden van een goede scholing en nascholing aan mentoren, gegeven door een professioneel bureau. Contact mentorant Nadat de kerkenraad een startende predikant heeft aangemeld neemt het SKW contact met hem op om een intakegesprek te voeren. Hierin wordt informatie over het mentoraat verstrekt en de begeleidingsvraag van de mentorant gepeild. Na het intakegesprek zoekt het SKW in haar bestand naar namen van mentoren in de regio. Met het oog op zorgvuldigheid in relaties wordt/worden de naam/namen van de gekozen mentor(en) voorgelegd aan de mentorant met de vraag of er persoonlijke bezwaren zijn tegen samenwerking met deze persoon/personen. Wordt er geen klik geconstateerd, dan dient het SKW een andere mentor toe te wijzen. De gekozen mentor komt bij voorkeur niet uit de classis waartoe de mentorant behoort. Om te weten wat het mentoraat precies inhoudt, welke partijen betrokken zijn en welke taken er door wie uitgevoerd worden verwijst het SKW de mentorant naar de handreiking mentoraat welke op de website van het SKW te vinden is onder www.steunpuntkerkenwerk.nl/kerkelijkpersoneelsbeleid/mentoraat. Contact mentor Na overeenstemming over de keuze van de mentor licht het SKW de mentor in over de naam van de mentorant. De mentor benadert de mentorant voor een kennismakingsgesprek. Als er geen basis voor goede samenwerking tussen beide personen worden geconstateerd, dan dient het SKW een andere mentor toe te wijzen. Het SKW neemt na enkele maanden contact op met mentor en mentorant om te horen of het mentoraat naar voldoening verloopt. SKW ontvangt na afloop van het mentoraat een evaluatieverslag van de mentor. Om te weten wat het mentoraat precies inhoudt, welke partijen betrokken zijn en welke taken er door wie uitgevoerd worden verwijst het SKW de mentor en de mentorant naar de handreiking mentoraat welke op de website van het SKW te vinden is onder www.steunpuntkerkenwerk.nl/kerkelijkpersoneelsbeleid/mentoraat. Contact kerkenraad Het SKW licht de kerkenraad in over de naam van de te benoemen mentor. Uitgifte certificaten SKW verzorgt het certificaat voor de mentor na afronding van de training mentoraat. SKW verzorgt het certificaat voor de mentorant na afronding van het mentoraat. Handreiking mentoraat predikanten - Steunpunt Kerkenwerk april 2013 7
BIJLAGE 3: INSTRUCTIE VOOR MENTORANT Werk en verantwoording Startende predikanten worden twee jaar begeleid door ervaren en hiertoe opgeleide mentoren. Mentoranten zullen zich open stellen om hun functioneren te bespreken, constructieve feedback te ontvangen en te leren van de handreikingen die hen worden gegeven. Zij zullen hun afspraken nakomen en op tijd de te bespreken informatie aan de mentor doen toekomen zodat de sessies een vruchtbaar karakter kunnen hebben. Financiën / tijd Reiskosten die gemaakt worden om het mentoraat te volgen worden in principe door de kerkenraad vergoed. De mentorant wordt door zijn kerkenraad in de gelegenheid gesteld het mentoraat te volgen. Voor de uitvoering van de werkbegeleiding geeft de kerkenraad de mentor tijd door bijvoorbeeld vrijstelling van andere taken. Vertrouwelijkheid De mentorant maakt een eigen leerplan voor het mentoraat. Hij bespreekt dit met (een delegatie van) de kerkenraad en verwerkt suggesties en aandachtspunten. Mentor, mentorant en (een delegatie van) de kerkenraad voeren een startgesprek over het leerplan. Bij midden- en eindevaluatie wordt in dezelfde samenstelling gesproken over de ontwikkeling van de mentorant. Deze schrijft ter voorbereiding een verslag (zie ook onder evaluatie). Bij knelpunten die tussentijds bespreking behoeven kan zowel door mentor en, mentorant als door (de delegatie van) de kerkenraad het initiatief worden genomen tot een gesprek. Blijven er vragen/zorgen over de (mogelijkheden tot) verdere ontwikkeling in het ambt, dan kan specifieke deskundigheid van het SKW worden ingeschakeld. Met de inhoud van de werkbegeleiding wordt vertrouwelijk omgegaan, ten aanzien van zowel persoonlijke informatie als informatie met betrekking tot de gemeente. Het Steunpunt Kerkenwerk (SKW) Voor begeleidingsknelpunten die specifieke deskundigheid vereisen, kunnen mentoranten en kerkenraad een beroep doen op het SKW. Werkafspraken Om een leerproces van de startende predikant op gang te brengen, te houden en te kunnen evalueren is het belangrijk een kader te schetsen voor de afspraken die tussen mentor en mentorant dienen te worden gemaakt. Het mentoraat richt zich op de persoonlijke dimensie in de ontwikkeling van de startende predikant. Kernbegrip is integratie door ervarend leren: Hoe kan hij zijn persoonlijke kwaliteiten en valkuilen (ond)erkennen? Hoe kan hij verworven kennis en vaardigheden toepassen in de praktijk, ervaringen analyseren en experimenteren met zijn persoonlijke aanpak? Hoe kan hij (leren) doelmatig en evenwichtig te functioneren in zijn werk als geroepen dienaar en met voldoening zijn missie vervullen? Handreiking mentoraat predikanten - Steunpunt Kerkenwerk april 2013 8
Uitwerking Koppeling van mentor en mentorant geschiedt door het SKW. Duur van de samenwerking: het mentoraat beslaat 2 jaar. Het aantal uren mentoraat: 15 uur per jaar. Aantal gesprekken: min. 6 tot max. 10 per jaar. Duur van de gesprekken: 1½ tot 2 uur. Frequentie: 1 x per 4 tot 6 weken. Werkwijze De mentorant formuleert persoonlijke leerpunten voor zijn professionele ontwikkeling. Mentor en mentorant zorgen er samen voor dat de verschillende aandachtsgebieden aan de orde komen. De inbreng wordt schriftelijk voorbereid door de mentorant. Hij schrijft een reflectie op het gesprek plus aandachtspunten waar hij in de praktijk mee aan de slag gaat. Evaluaties Eerste evaluatie: er vindt een korte mondelinge afstemming plaats in het derde gesprek over de werkbaarheid van methode en de relatie. Is er een goede basis om samen te werken? Mocht dat niet zo zijn, dan is een eventuele switch bij het SKW bespreekbaar. Middenevaluatie: deze vindt plaats na 1 jaar mentoraatgesprekken. De mentorant bereidt deze voor aan de hand van zijn leerplan, beschrijft zijn ontwikkeling en formuleert nieuwe of bijgestelde doelen voor het tweede jaar van het mentoraat. De mentor geeft schriftelijk zijn reflectie op het leerproces van de mentorant. De mentorant maakt een schriftelijk verslag voor zijn kerkenraad met de hoofdlijnen van zijn professionele ontwikkeling. Mentorant en mentor bespreken dit verslag met de (delegatie van de) kerkenraad. Eindevaluatie: deze vindt plaats na 2 jaar mentoraat. Mentor en mentorant maken een schriftelijk verslag ter voorbereiding van het afsluitende gesprek. De mentorant schrijft een samenvattend evaluatieverslag voor de kerkenraad. Hierop volgt een afsluitend gesprek met alle deelnemers aan het proces. De begeleidingsperiode wordt afgesloten met een eindrapport waarin de mentor aanbevelingen doet voor het verdere vervolg van het leertraject van de predikant. Het SKW ontvangt een (kort) eindverslag van de mentor over zijn ervaringen en knelpunten in de rol van mentor. Na afsluiting ontvangt de mentorant een certificaat van het SKW voor het gevolgd hebben van dit mentoraat. Handreiking mentoraat predikanten - Steunpunt Kerkenwerk april 2013 9
BIJLAGE 4: INSTRUCTIE VOOR MENTOREN VAN STARTENDE PREDIKANTEN Benoeming De mentor wordt door het SKW benoemd voor vijf jaar. Herbenoeming voor vijf jaar vindt plaats als er een mentoraattraject heeft plaatsgevonden en intervisie is gevolgd. Scholing Met de aanvaarding van de benoeming verbindt een mentor zich aan het scholingstraject ter voorbereiding op en ondersteuning bij de uitvoering van werkbegeleiding. In dit traject wordt vooral aandacht besteed aan het op gang brengen, begeleiden en evalueren van het leerproces van de beginnende mentorant. De voortgang van het begeleidingsproces wordt door middel van intervisie met collega-mentoren besproken. Een certificaat wordt na afloop van de training door het SKW verzorgd. Financiën / tijd De kosten voor het scholingsaanbod worden door het Steunpunt Kerkenwerk ter beschikking gesteld. De mentor wordt door zijn kerkenraad in de gelegenheid gesteld de scholing en intervisie te volgen. Voor de uitvoering van de werkbegeleiding geeft de kerkenraad de mentor tijd door bijvoorbeeld vrijstelling van andere taken. Maakt de mentor toch reiskosten of andere bijzondere kosten, dan worden die gedeclareerd bij de kerkenraad van de mentorant. Vertrouwelijkheid De mentorant maakt een eigen leerplan voor het mentoraat. Hij bespreekt dit met (een delegatie van) de kerkenraad en verwerkt suggesties en aandachtspunten. Mentor, mentorant en (een delegatie van) de kerkenraad voeren een startgesprek over het leerplan. Bij midden- en eindevaluatie wordt in dezelfde samenstelling gesproken over de ontwikkeling van de mentorant. Deze schrijft ter voorbereiding een verslag (zie ook onder evaluatie). Bij knelpunten die tussentijds bespreking behoeven kan zowel door mentor en mentorant als door (de delegatie van) de kerkenraad het initiatief worden genomen tot een gesprek. Blijven er vragen/zorgen over de (mogelijkheden tot) verdere ontwikkeling in het ambt, dan kan specifieke deskundigheid van het SKW worden ingeschakeld. Met de inhoud van de werkbegeleiding wordt vertrouwelijk omgegaan, ten aanzien van zowel persoonlijke informatie als informatie met betrekking tot de gemeente. (Deskundigheids)ondersteuning voor mentoren Na vijf jaar vindt er verplicht een opfriscursus plaats. Er zal ook een opfriscursus plaatsvinden als een mentor twee jaar geen mentoraat heeft gegeven en er een verzoek tot begeleiding geplaatst wordt. Intervisie: de mentor neemt deel aan een intervisiegroep met collega-mentoren. Hier geldt eveneens de vertrouwelijkheid ten aanzien van persoonlijke informatie en informatie met betrekking tot de gemeente. Het Steunpunt Kerkenwerk (SKW) Voor begeleidingsknelpunten die specifieke deskundigheid vereisen, kunnen mentoren en kerkenraad een beroep doen op het SKW. Handreiking mentoraat predikanten - Steunpunt Kerkenwerk april 2013 10
Werkafspraken Om een leerproces van de beginnende predikant op gang te brengen, te houden en te kunnen evalueren is het belangrijk een kader te schetsen voor de afspraken die tussen mentor en mentorant dienen te worden gemaakt. Het mentoraat richt zich op de persoonlijke dimensie in de ontwikkeling van de startende predikant. Kernbegrip is integratie door ervarend leren: Hoe kan hij zijn persoonlijke kwaliteiten en valkuilen (ond)erkennen? Hoe kan hij verworven kennis en vaardigheden toepassen in de praktijk, ervaringen analyseren en experimenteren met zijn persoonlijke aanpak? Hoe kan hij (leren) doelmatig en evenwichtig te functioneren in zijn werk als geroepen dienaar en met voldoening zijn missie vervullen? Uitwerking Koppeling van mentor en mentorant geschiedt door het SKW. Duur van de samenwerking: het mentoraat beslaat 2 jaar. Het aantal uren mentoraat: 15 uur per jaar. Aantal gesprekken: min. 6 tot max. 10 per jaar. Duur van de gesprekken: 1½ tot 2 uur. Frequentie: 1 x per 4 tot 6 weken. Werkwijze De mentorant formuleert persoonlijke leerpunten voor zijn professionele ontwikkeling. Mentor en mentorant zorgen er samen voor dat de verschillende aandachtsgebieden aan de orde komen. De inbreng wordt schriftelijk voorbereid door de mentorant. Hij schrijft een reflectie op het gesprek plus aandachtspunten waar hij in de praktijk mee aan de slag gaat. Evaluaties Eerste evaluatie: er vindt een korte mondelinge afstemming plaats in het derde gesprek over de werkbaarheid van methode en de relatie. Is er een goede basis voor samenwerking? Zo niet, dan is een eventuele switch bij het SKW bespreekbaar. Middenevaluatie: deze vindt plaats na 1 jaar mentoraatgesprekken. De mentorant bereidt deze voor aan de hand van zijn leerplan, beschrijft zijn ontwikkeling en formuleert nieuwe of bijgestelde doelen voor het tweede jaar van het mentoraat. De mentor geeft schriftelijk zijn reflectie op het leerproces van de mentorant. De mentorant maakt een schriftelijk verslag voor zijn kerkenraad met de hoofdlijnen van zijn professionele ontwikkeling. Mentorant en mentor bespreken dit verslag met de (delegatie van de) kerkenraad. Eindevaluatie: deze vindt plaats na 2 jaar mentoraat. Mentor en mentorant maken een schriftelijk verslag ter voorbereiding van het afsluitende gesprek. De mentorant schrijft een samenvattend evaluatieverslag voor de kerkenraad. Hierop volgt een afsluitend gesprek met alle deelnemers aan het proces. De begeleidingsperiode wordt afgesloten met een eindrapport waarin de mentor aanbevelingen doet voor het verdere vervolg van het leertraject van de predikant. SKW ontvangt een (kort) eindverslag van de mentor waarin zijn ervaringen en eventuele verbeterpunten worden beschreven. Bij afsluiting ontvangt de mentorant een certificaat voor het gevolgd hebben van het mentoraat. Handreiking mentoraat predikanten - Steunpunt Kerkenwerk april 2013 11
BIJLAGE 5: BEGELEIDINGSOVEREENKOMST Naam mentorant: Naam mentor: Eerste gesprek op: Gespreksdata eerste jaar: Aantal gesprekken tweede jaar: Gesprekslocatie: Afspraken over voorbereiding op de gesprekken: Afspraken over verslaglegging van de gesprekken: Afspraken over eerste jaarverslag: Afspraken over eindverslag: Datum: Voor akkoord, Mentor Mentorant Handreiking mentoraat predikanten - Steunpunt Kerkenwerk april 2013 12
BIJLAGE 6: SCHOLINGSPLAN TEN BEHOEVE VAN DE MENTOREN Doelgroep Predikanten met minimaal 5 jaar ervaring, verspreid over het hele land. Taak Mentor zijn voor een startende predikant (1-3 jaar in de pastorie). 6 tot 10 gesprekken per jaar van 1,5-2 uur per gesprek, totaal 15 uur op jaarbasis. Frequentie 1 x per 4 à 6 weken. Inhoud: naar aanleiding van de (sociale) competenties. Training vóór en ondersteuning tijdens het mentoraat Om de kwaliteit van het mentoraat op een goed peil te krijgen en te houden verbinden de (aanstaande) mentoren zich aan een training en/of een opfriscursus en een intervisieprogramma. Het scholingsprogramma ziet er als volgt uit: Een training mentoraat, voorafgaand aan de start van het mentoraat; een opfriscursus welke wordt gegeven als een mentor twee jaar geen mentoraat heeft gegeven en er een aanvraag voor begeleiding komt; intervisie, regelmatig aangeboden gedurende het begeleidingsproces. De eerste intervisie zal het SKW verzorgen, daarna zullen de mentoren zelf hun intervisie vervolgen. De gewenste frequentie is 1 x per 6 maanden. Training Omvang: wordt afhankelijk van de kennis en ervaring van de betreffende mentor bepaald en zal maximaal 3 dagen omvatten met daarin 7 dagdelen. Is er enkele jaren reeds een training gevolgd dan kan er ook gekozen worden een gecombineerd programma samen te stellen (mix training/opfriscursus). Plaats: centraal gelegen locatie. Ondersteuning / intervisie Gedurende het tweejarige mentoraattraject wisselen de mentoren in geregelde frequentie hun ervaringen uit tijdens intervisiebijeenkomsten. Jaarlijks ontvangen de mentoren een begeleide groepsintervisie, welke door het SKW zal worden georganiseerd. Mocht de intervisiegroep te groot worden om effectief te kunnen werken, dan zal deze gesplitst worden in 2 groepen. In het tweede mentoraatjaar kan op verzoek een nascholingsdag worden georganiseerd. Resultaat In het mentoraat gaat het om collegiale werkbegeleiding van de startende predikant in zijn gemeente. Het gaat om het begeleiden van een leerproces van een zich ontwikkelende professional. Training en intervisie van de mentor dient tot resultaat te hebben dat hij hiermee zijn kennis, ervaring en vaardigheden vergroot en zo de mentorant behulpzaam kan zijn c.q. goed kan ondersteunen en begeleiden bij de uitoefening van zijn (eerste) ambt. Handreiking mentoraat predikanten - Steunpunt Kerkenwerk april 2013 13