Huishoudelijk reglement zaal Sector L Art. 1: Algemeen De zaal Sector L wordt ter beschikking gesteld door de stad Sint-Truiden. Elk contact met de huurders gebeurt via de jeugddienst, tenzij anders overeengekomen. Elke natuurlijke persoon of vereniging kan zaal Sector L huren. De stad Sint-Truiden kan echter beslissen de aanvraag af te wijzen indien de algemene veiligheid in het gedrang komt. De stad Sint-Truiden behoudt zich het recht op ieder ogenblik de naleving van het reglement te controleren. Bij niet-naleving van de voorwaarden kan de jeugddienst op elk ogenblik beslissen de overeenkomst te beëindigen en het geplande evenement te annuleren. De gebruiker verklaart akkoord te gaan met alle bepalingen van dit reglement. Art. 2: Aanvraag De aanvraag dient steeds te gebeuren door een meerderjarige. De aanvraag gebeurt via het reservatieformulier en is pas definitief na goedkeuring en ondertekening door beiden partijen. Aanvragen kunnen ten vroegste een jaar voor en ten laatste twee maanden voor de geplande activiteit gebeuren. Aanvragen voor fuiven dienen tevens tegelijkertijd bij het fuifloket ingediend te worden. (Fuifaanvragen moeten minstens 2 maanden op voorhand ingediend worden bij het fuifloket). Op het moment van de aanvraag wordt er door de organiserende vereniging / natuurlijke persoon een optie genomen op zaal Sector L. Opties worden aanvaard met mogelijkheid tot annulering zonder gevolg (tenzij minder dan 2 weken voor de activiteit). Een optie wordt onherroepelijk gelicht na één maand. Voetbalwedstrijden van STVV hebben ten alle tijden voorrang op het gebruik van zaal Sector L. De huurder wordt minstens 30 dagen op voorhand op de hoogte gesteld van eventuele wijzigingen in de voetbalkalender, waardoor het gebruik van de zaal onmogelijk zou worden (bestaande reservaties kunnen dus geannuleerd worden zonder gevolgen wegens bovenstaande overmacht). Art. 3: Capaciteit Zaal Sector L heeft een capaciteit van 250 personen. De huurder is verantwoordelijk voor het toezien op de maximale capaciteit. Veiligheidsdiensten kunnen een fuif stilleggen indien de veiligheid niet in acht is genomen. Art. 4: Prijs De huurprijs zaal Sector L bedraagt zowel voor een natuurlijke persoon als voor een vereniging: 150 euro + 150 waarborg. De huurtijd begint in principe vanaf 12.00 uur op de dag van de activiteit en eindigt om 10.00 uur de dag erop. Art. 5: Waarborg De waarborg wordt teruggegeven aan de huurder op voorwaarde dat:
De sleutel terug bezorgd werd aan de jeugddienst De staat van zaal Sector L gecontroleerd en goedgekeurd is De factuur van de drank betaald is Bij ontbreken van een van de bovenstaande voorwaarden behoudt de stad Sint-Truiden zich het recht om de waarborg te gebruiken om eventuele kosten te dekken die voortkomen uit de niet-naleving van de voorwaarden. Indien de waarborg de gemaakte kosten niet dekt, wordt er een bijkomende factuur gestuurd. Art. 6: Infrastructuur Een volledige lijst van de beschikbare infrastructuur en materialen is ter inzage beschikbaar bij de jeugddienst. De materialen uit onderstaande niet-limitatieve lijst worden ter beschikking gesteld aan de huurder: - Technische voorzieningen voor installatie, geluidsinstallatie en lichtinstallatie - Frigo s - Tapinstallatie - Bierglazen Een bezichtiging van de zaal is steeds mogelijk na afspraak met de jeugddienst. Zaal Sector L wordt steeds in een behoorlijke toestand ter beschikking gesteld. Ter plaatse ligt een plaatsbeschrijving met de aanwezige materialen en de toestand waarin deze verkeren. De verantwoordelijkheid om zaal Sector L te controleren na de overhandiging van de sleutel, ligt bij de huurder. Eventuele mankementen dienen onmiddellijk doorgegeven te worden aan de stad Sint-Truiden. De zaal wordt gecontroleerd door de stad Sint-Truiden. Tekortkomingen worden ten laatste 7 werkdagen na de activiteit gemeld aan de huurder. Art. 7: Schoonmaken De huurder dient de zaal achteraf in een behoorlijke staat achter te laten. Dit betekent dat de zaal klaargemaakt is om te poetsen (alles aan de kant, opgeruimd) en dat het grote afval is verwijderd (bekers van de grond, er is geborsteld). De onderhoudsploeg moet in principe kunnen aankomen en beginnen te poetsen zonder meerwerk te hebben. Voor elk werkuur dat er extra werk nodig is om de zaal terug in een behoorlijke staat te brengen kunnen extra kosten worden aangerekend. (Zie Art. 21: Extra kosten) Art. 8: Drank De huurder is verplicht drank af te nemen van Stayen nv, met uitzondering van sterke dranken. De bestelling hiervoor dient tenminste 6 werkdagen op voorhand geplaatst te worden bij Stayen nv. De bestelde dranken worden ter plaatse geleverd. De huurder heeft de verantwoordelijkheid om de juiste hoeveelheden te controleren. Achteraf ontbrekende bakken of tonnen worden aangerekend ten koste van de huurder. De huurder dient na afloop van de activiteit de overgebleven drank en het leeggoed samen te zetten en te sorteren. De prijslijst voor dranken ligt ter inzage bij de jeugddienst. Dranken die niet op de lijst staan, kunnen eventueel in overleg besteld worden. Let op! Voor het schenken van sterke drank dient er steeds een aanvraag te gebeuren bij het fuifloket.
De huurder zorgt er zelf voor dat de dranken tijdig gekoeld zijn. Art. 9: Inkleding Versieringen en publiciteitsmateriaal worden toegestaan in die mate dat ze de infrastructuur niet beschadigen. Duimspijkers, nagels en andere beschadigende materialen zijn niet toegestaan. Bij twijfel kan er steeds advies gevraagd worden aan de jeugddienst. Er mogen ook geen brandversnellende materialen gebruikt worden. Art. 10: Sleutel De huurder is verantwoordelijk voor het goed beheer van de materialen en de zaal vanaf het moment dat hij of zij de sleutel in ontvangst heeft genomen. De sleutel mag niet worden doorgegeven. Bij nalatigheid (sleutel verliezen, diefstal,.. ) wordt de huurder aansprakelijk gesteld voor alle kosten en gevolgen. Het tijdstip van de teruggave van de sleutel gebeurt in samenspraak met de stad Sint-Truiden. Art. 11: Sabam, Billijke Vergoeding, verzekering Sabam, Billijke Vergoeding en een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid zijn verplicht en zijn ten laste van de huurder. De huurder is verplicht zich in orde te stellen met alle wettelijke verzekeringen die nodig zijn voor het gebruik van de zaal Sector L. De huurder moet voldoen aan alle gangbare voorschriften en verplichtingen m.b.t. het organiseren van fuiven (de voorafgaande melding bij het fuifloket, de geldende politiereglementen, de wet op het rookverbod, alcoholgebruik bij minderjarigen en +16 jarigen, veiligheid van de bezoekers waarborgen, Alle info hierover kan men bij het fuifloket te bekomen). Art. 12: Verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid De huurder is verantwoordelijk voor het verloop van alle manifestaties die hij of zij inricht in de gebouwen. De huurder is aansprakelijk voor eventuele ongevallen, ongemakken, het schenken en gebruik van dranken, voor het doven der lichten en uitschakelen van de verwarming, voor het afsluiten van de gebouwen en voor de andere materialen die hen ter beschikking werden gesteld. De huurder is verantwoordelijk voor het behoud van goede orde en zeden, geluidsbeperking, drank- en druggebruik. De huurder is aansprakelijk voor alle schade veroorzaakt aan het gebouw, de inboedel, het omliggende terrein veroorzaakt tijdens het huren van de accommodatie/ zaal Sector L en draait op voor de kosten. De stad Sint-Truiden kan niet aansprakelijk worden gesteld voor diefstal of voor enige lichamelijke letsels die opgelopen zijn tijdens de huur van de zaal Sector L. Art. 13: Bewaking De huurder is zelf verantwoordelijk voor de bewaking en veiligheid tijdens, voor en na het evenement. Deze verantwoordelijkheid vangt aan vanaf het moment dat de huur de sleutel in ontvangst neemt en loopt tot het moment waarop de huurder de sleutel het terug overhandigt. Het is toegestaan een bewakingsfirma aan te stellen om deze verantwoordelijkheid over te nemen, maar de eindverantwoordelijkheid blijft bij de huurder. De details rond beveiliging dienen in de aanvraag bij het fuifloket te staan.
Art. 14: Roken Er geldt een strikt rookverbod in heel het gebouw. De signalisatie betreffende dit verbod is aanwezig, de organisatie dient de opvolging ervan na te leven. Inbreuk op deze verplichting doet de aansprakelijkheid van huurder ingeval van brand ontstaan. Art. 15: Geluid De huurder dient de reglementering te respecteren in verband met geluid en geluidsmeting. Een geluidsmeter kan steeds aangevraagd worden bij de jeugduitleendienst van de jeugddienst Sint-Truiden. Er zijn drie categorieën van geluidsnormen voor fuiven: - Categorie 1: Maximaal geluidsniveau van 85 db(a), gemeten over 15 minuten. Meldingen zijn niet verplicht. - Categorie 2: Maximaal geluidsniveau van 95 db(a), gemeten over 15 minuten aan de mengtafel. Meten van het geluid is verplicht, registreren niet; - Categorie 3: Maximaal geluidsniveau van 100 db(a), gemeten over 60 minuten aan de mengtafel. De organisator moet oordoppen ter beschikking stellen, er moet gemeten en geregistreerd zijn met een correct afgestelde begrenzer en voor vaste geluidsinstallaties moet een geluidsplan opgemaakt worden. Het is aan de huurder om vast te stellen onder welke categorie hun activiteit valt. De jeugddienst kan hierbij hulp en advies verlenen. Art. 16: Brandbaar materiaal Het gebruik van vuur-, rook- en ontploffingsmechanismen is ten strengste verboden. Bij twijfel, dient men steeds het fuifloket te contacteren. Art. 17: Afval Afval dient behoorlijk gesorteerd en gerecycleerd te worden. De huurder is zelf verantwoordelijk voor het verwijderen van afval uit de fuifzaal Sector L. Het gesorteerde afval wordt door de huurder op de daartoe voorziene locatie geplaatst. Art. 18: Annulering Annulering dient tenminste een maand op voorhand en schriftelijk te gebeuren bij de stad Sint-Truiden. De annulering dient door dezelfde persoon te gebeuren als diegene die de aanvraag heeft ingediend. Volgende berekening van tarieven worden gehanteerd bij annulering: - 30% van de huurprijs, indien de annulering minder dan 1 maand voor de geplande activiteit gebeurt. - 50% van de huurprijs, indien de annulering minder dan 2 weken voor de geplande activiteit gebeurt; - 100% van de huurprijs, indien de annulering minder dan 1 week voor de geplande activiteit gebeurt. Art. 19: Snackwagens Een snackwagen op het terrein is toegestaan mits deze voldoet aan de desbetreffende regelgeving. Er is plaats voorzien net buiten de zaal Sector L. De mogelijkheid bestaat om de snackwagens te gebruiken die in beheer zijn van nv Stayen. Die staan reeds ter plaatse. Neem hiervoor contact op met nv Stayen, T 011 68 12 34. Art. 20:
Art. 21: Einduur Het einde van de activiteit is ten laatste voorzien om 04.00 uur. Op dat uur moeten alle gasten de zaal verlaten en worden de activiteiten en muziek stopgezet. De huurder (of zijn bewakingsfirma) is zelf verantwoordelijk om zijn gasten tijdig te verwijderen. Bij eventuele problemen kan de politie gecontacteerd worden. Art. 22: Extra kosten De stad Sint-Truiden kan een meerkost van 25,00 EURO per uur aanrekenen voor alle werken die niet naar behoren werden uitgevoerd. Dit omvat, onder andere het verwijderen van afval, opruimen van materiaal, sorteren van drank, extra werk bij buitensporig vuil,... Art. 23: Veiligheid De vrije toegang tot de lokalen moet altijd behouden blijven. De nooduitgang moeten steeds vrij en onbelemmerd blijven. De brandblusapparaten moeten vrij bereikbaar blijven en de noodverlichting mag niet worden uitgeschakeld. Het bereiden van maaltijden in de zaal is verboden. Voor fuiven kunnen zowel vrijwilligers of een veiligheidsfirma aangesteld worden om de veiligheid te waarborgen bij de bezoekers. De huurder is hiervoor verantwoordelijke bij elke activiteit. Het fuifloket beschikt over de nodige formulieren om dit aspect in orde te brengen.