Scriba: W. SniPPe Chopinlaan 11 9402 SBAssen e-mail: scriba@dgkemmen.nl De GereformeeYde Kerlí Emmm ea Aan: De Generale synode van De Gereformeerde Kerken in Nederland p/a Kraanvogelstraat 124 9713 BS Groningen Geachte Broeders, De Kerkenraad van De Gereformeerde Kerk te Emmen mag u in opdracht van de Generale synode bijeen te Zwolle in 2007, de rapportage aanbieden welke is gemaakt als archief controlerende kerk van de archiefstukken van de Synode bijeen te Emmen 2009 Dit rapport zou al eerder aangeboden worden in 20L1 te Hasselt maar dat was door omstandigheden niet mogelijk. De rapportage hebben wij kunnen maken met dank aan de archivaris die ons wees op de vragen voor de controlerende kerk. De vragen konden wij vinden in de acta van Zwolle (pag. 210-211) De broeders oosting en sikkens hebben op 2 december een bezoek gebracht bij de archivaris thuis Deze had het archief al op gehaald bij de firma UTS- Archiefservices. De doos met daarin het archief staat genummerd en kan op verzoek worden ingekeken, en opgehaald. Wat betreft de controle van de boeken hebben wij in het in twee gedeeltes uitgevoerd. Dit zullen wij ook zo in het rapport vermelden. Deel l van de rapportage zijn de vragen die beantwoord moeten worden door de controlerende kerk. Deel 2 is het steekproefsgewijs nakijken hoe de stukken in het archief matchen met de acta en hoe deze zijn terug te vinden in het archief. De eindconclusie is dat het archief van de generale synode op orde is en goed bewaard wordt wij wensen u bij al uw beraadslagingen de genade van de HERE toe. Met broedergroeten De kerkenraad van Emmen Preses: Scriba: T.L. Bruinius W. Snippe x-,- I ---.".. r i r r r a a a a a a a a t o
DGK EMMÊN Deel 1: Vragen die beantwoord worden door de contolerende kerk Bij de archivaris thuis hebben wij de inhoud van de archiefdoos bekeken. Wij geven u hierbij aan de inhoud van de doos weer zoals wij die hebben aangetroffen: L. lnhoudsopgave 2. Lijst documenten 3. 3x de Acta {boekvorm) 4. 3x bijlagen acta (boekvorm) 5. 2x acta contracta 6. Originele stukken 7. Originele vertrouwelijke stukken De ruimte was door ons niet te controleren nog door de archivaris. De archivaris belt om het archief op te halen, deze wordt voor hem klaar gezet. Het is een professionele archiefbewaarder, hierdoor gaan wij er van uit dat de conditie van de ruimte optimaal is voor het conserveren van het archief. De archivaris kon ons wel vertellen dat het archief in een speciale archiefbox zit en in een afgesloten ruimte staat. De barcode van de archiefdoos is 15g545-00 De lokatie inhetarchief is positie 001-OO7S-O2+ Het archief is in zuurvrijemappen opgeslagen. De archiefmappen zijn niet ingebonden. Hecht mechanieken als bijvoorbeeld nietjes tasten op termijn het papier aan. Er zijn tussen de verschillende documenten geen scheidingsstroken toegepast, maar de papieren zijn geordend in gedeeltes bewaard, waardoor de gedeeltes als eenheid te pakken zijn uit de archiefdoos. De doos waarin het archief bewaard wordt is door het bedrijf aangeleverd, om zo eenheid in hun archief aan te brengen. Deze doos is niet van zuurvrije materialen vervaardigd. Hoe is de toeernkeliikheid uan de (paoieren) ar.hi"fstukken? Het archief is in een goede geordende staat zoals eerder beschreven in een doos aanwezig. De archívaris heeft aan de hand van de meegezonden lijst een nummerreeks aangemaakt waardoor elk stuk dat in het archief zit terug te vinden is in de acta. Hierdoor kan vanaf de lrjst een bepaald stuk worden opgevraagd welke op worden. De stukken zijn zo geordend dat de hoofstukindeling van de acta ook die van het archief is. Momenteel is er geen aandacht voor het updaten van CDIDVD omdat het een jong kerkverband betreft. Er zijn kopieën in de vorm van een CD; dit zijn 2 stuks. Hiervan ligt 1 in heiarchief, en één bij de scriba van de archiefbewarende Kerk (DGK te Zwolle e.o.) aaaaaaa. aaaaaaaatlaaaaaaa
í!rï:iêr.: ]È KAMfiE.N Hoe is de raadolegine sereseld? De archivari,." d",s.riba,." O. Gereformeerde Kerk Zwolle (instructie 12*) kunnen het archief ophalen bij het archiefbewarende bedrijf. Zij kunnen de toegang tot het archief bewerkstelligen. Het bedrijf dat het archief in beheer heeft is de firma UTS- Archiefservices. De toegang is nog nooit ontzegd. Er zijn tot op heden,nog geen verzoeken geweest om het archief te raadplegen Wat betreft de vertrouweti,lt<e stuifen zal de archivaris handelen volgens zijn instructie 9*. Er is nog geen verzoek geweest om de vertrouwelijke stukèen in te zien Waar ziin de stukken van de deoutaatschappen? 1. ueilóop van 6 jaar zullen de documenten overhandigd worden aan de archivaris. Dit is nog niet gebeur., Er zijn nog geen stukken in het archief van de verschillende deputaatschappen. De. archivaris wacht nog rustig af, maar zal te zijner tijd de verschillende deputaatschappen aanschrijven. Compleetheid? Hoe is de vernietieing geregeld? E,.ij" t"t "p heden *S ggen stukken vernietigd. Hierdoor is er geen lijst met vernietigde stukken en is hát niet nodig geweest goedkeuring te verlenen orn stukken te vernietigen *acta synode Zwolle 20o7 Pag207!l#*È aaaaaaaaaaaaat"..t"t
DGK EMMEN Deel 2 ls het steekproefsgewijs nakiiken hoe de stukken in het archief matchen met de acta en hoe deze zijn terug te vinden in het archief. Elk archiefstuk heeft een nummer gekregen, Het nummer bestaat uit hoofstuknummer met daarachter het nummer van het artikel. Sommige stukken zijn niet terug te vinden in de acta en hebben een nummer gekregen waarin het onderwerp van het stuk betrekking op heeft. Nummer 9.L27 Onderwerp stuk Synodestuknummer 09-02-058 Datum document: 11-09-2010 Bijzonderheid: staat niet in de acta Nummer 4.55 onderwerp stuk Synodestuknummer 09{2-037 Datum document: }A-O3-ZOLO Bijzonderheid: staat niet in de acta lnstructie Commissie onderzoek Stichting het Theologisch Boek studiegids opleiding tot de Dienst des woords Nummer 5.72 Onderwerp stuk Brief aan hare Majesteit de koningin Synodestuknummer 09-02-093 -Datum documeat: 18-02-2010 Bijzonderheid: Brief is niet te vinden in de acta, en wordt ook aan gerefereerd in de acta 4 Hierdoor heeft de archivaris deze bij de ínstructie ACOBB gezet. ] Nummer 6.100 onderwerp stuk Brief aan de Free Reformed church of Australia Synodestuknummer 09{2-066 Datum document: 29-09-2010 Bijzonderheid: Deze brief is een reactie op de brief die is ontvangen van de FRCA en wordt omschreven onder nummer 6.101. De brief is gericht aan de deputaten van de FRCA. Bijlagen ontbreken en de brief is ook niet ondertekend. Het lijkt op een conceptbrief. Nummer 7.L17 Onderwerp stuk Brief Deputaten Behandeling Appelzaken inzake bezwaarschrift matrix Synodestuknummer 09-02-0i.8 Datum document: 01-08-20i.0 Bijzonderheid: debriefwordtbenoemdonderhoofdstuktartikel LlT,maarisniet opgenomen in de acta Er zijn meer stukken in het archief die niet op de lijst staan die door de scriba van de synode zijn overhandigd aan de Archivaris. aaaiaaaaaaaatara aaaataaaaaaa
Advies controlerende ambtsdragers: Zorg voor het POS-boek systeem, hierin wordt elk stuk geregistreerd en dit zorgt voor een pr".i"r"r" archivering. Dit systeem is een begin, maar zorgt ervoor dat elk in- en uitgaand stuk geregistreerd staat. Niet alle stukken worden meegenomen in de acta. Het zorgdragen voor nauwkeurige verslaglegging en een goede registratie van in- en uitgaande stukken zorgt ervoor dat door het moderamen van de synode makkelijk na te gaan is of de acta compleet zijn. Zorgdragen dat van alle brieven en synodeverslagen een exemplaar in het archief wordt bewaard. Zorg dat de archiefstukken eerder naar de archivaris verstuurd worden, zodat de controlerende kerk haar taak kan uiwoeren voor de start van de volgende synode. aaaaaaaaaaaaaaaaaaat"