MiFID. Beleid inzake belangenconflicten

MiFID Beleid inzake belangenconflicten

MiFID 3 INLEIDING Een financiële instelling is onderworpen aan een geheel van wettelijke en prudentiële verplichtingen, die erop gericht zijn haar integriteit te garanderen. Als onderdeel daarvan, gelden wettelijke bepalingen en prudentiële vereisten die de financiële instelling ertoe verplichten in haar organisatie en bij haar activiteiten belangenconflicten te onderkennen, te bewaken en te beheersen. Specifiek bij het verrichten van beleggingsdiensten en activiteiten of het verlenen van verzekeringsbemiddelingsdiensten kunnen zich, rekening houdend met de specifieke werkzaamheden van Optima (zie hoger), bepaalde belangenconflicten voordoen tussen Optima, haar vennoten, haar bestuurders of daarmee gelijk te stellen personen, haar effectieve leiders, haar verbonden agenten, haar medewerkers of enig ander persoon die rechtstreeks of onrechtstreeks door een zeggenschapsband met Optima is verbonden (hierna: relevante personen ) enerzijds en haar cliënten anderzijds, alsook tussen haar cliënten onderling. Een beschrijving in beknopte vorm van het belangenconflictbeleid wordt verstrekt op duurzame drager aan de cliënt voordat enige beleggingsdiensten en activiteiten worden verricht of voordat enige verzekeringsbemiddelingsdiensten worden verleend. Het beleid van Optima inzake belangenconflicten werd voor het laatst aangepast op 30 april 2014. IDENTIFICATIE EN NIET-EXHAUSTIEVE LIJST VAN MOGELIJKE BELANGENCONFLICTEN De belangenconflicten of bronnen van conflicten, met een wezenlijk risico op schade aan de belangen van de cliënt(en), werden door Optima in kaart gebracht. Bij het identificeren van mogelijke belangenconflicten bij het verrichten van beleggingsdiensten en -activiteiten of het verlenen van verzekeringsbemiddelings-diensten voor een bepaalde cliënt, zal Optima steeds nagaan of: - Optima en/of relevante personen financieel gewin kunnen behalen of een financieel verlies kunnen vermijden ten koste van de cliënt; - Optima en/of relevante personen een belang hebben bij het resultaat van een ten behoeve van de cliënt in kwestie verrichte dienst of een namens de cliënt in kwestie uitgevoerde transactie, dat verschilt van het belang van de cliënt in kwestie bij dit resultaat; - Optima en/of relevante personen een financiële of andere drijfveer hebben om het belang van een cliënt of groep van cliënten te laten primeren op het belang van de cliënt in kwestie; - Optima en/of relevante personen hetzelfde bedrijf uitoefenen als de cliënt in kwestie; - Optima en/of relevante personen van een andere persoon dan de cliënt in kwestie voor een ten behoeve van deze cliënt verrichte beleggingsdienst, -activiteit of verzekeringsbemiddelingsdienst een voordeel in de vorm van geld, goederen of diensten ontvangt of zal ontvangen dat verschilt van de gebruikelijke provisie of vergoeding voor deze dienst. Als voorbeelden gelden de volgende omstandigheden: het tegelijkertijd aanbieden door Optima en/of relevante personen van diensten in verschillende hoedanigheden; - het gebruik van vertrouwelijke informatie door Optima en/of relevante personen over een cliënt, ten voordele of ten nadele van een andere cliënt; - het hebben door Optima en/of relevante personen van een drijfveer om de belangen van de ene cliënt boven de belangen van een andere cliënt te stellen; - het hebben door Optima en/of relevante personen van een belang bij het resultaat van een dienst (verleend aan de cliënt), dat het belang van de cliënt ondermijnt; - het niet-respecteren van het beleggersprofiel van de cliënt omwille van andere tegenstrijdige belangen van Optima en/of relevante personen; Optima nv Keizer Karelstraat 75, 9000 Gent KBO 0445.210.006 - RPR Gent FSMA-inschrijvingsnummer 010900A

4 MiFID - het adviseren rond financiële instrumenten van emittenten of verstrekken van verzekeringsbemiddelingsdiensten omtrent producten, aangeboden door emittenten waarmee Optima en/of relevante personen een zakelijke relatie hebben; - het verhandelen door Optima en/of relevante personen van financiële instrumenten (vb. ICB s) of verzekeringsproducten die eveneens het voorwerp uitmaken van beleggingsadvies; - het aannemen van geschenken of uitnodigingen door Optima en/of relevante personen die een objectief handelen in de weg zouden kunnen staan; - het ontvangen door Optima en/of relevante personen van voordelen (in contanten of in natura) vanwege derden naar aanleiding van het verrichten van een dienst voor de cliënt; - relaties tussen relevante personen en cliënten die zouden kunnen leiden tot belangenconflicten; - het onderhouden door relevante personen van relaties of activiteiten die nadelig voor de cliënt zouden kunnen zijn. Deze lijst met voorbeelden zal elk trimester worden aangepast indien er zich in dat trimester een belangenconflict heeft voorgedaan dat nog niet op de lijst is opgenomen. MAATREGELEN TER PREVENTIE, BEPERKING EN BEHEERSING VAN MOGELIJKE BELANGENCONFLICTEN Optima heeft verschillende maatregelen doorgevoerd ter preventie, beperking en beheersing van bovenstaande belangen conflicten. Binnen Optima is het de afdeling Compliance (die onafhankelijk functioneert en onder de rechtstreekse verant woordelijkheid valt van het Directiecomité) die instaat voor de identificatie, preventie en beheersing van de belangenconflicten. De afdeling Interne audit houdt op zijn beurt toezicht op de goede werking, doeltreffendheid en efficiëntie van de Compliance-functie. Onder andere de volgende maatregelen werden getroffen: 1 INFORMATIEBARRIÈRES Er werden organisatorische maatregelen getroffen om iedere niet-toegelaten uitwisseling van informatie tussen de medewerkers van Optima te vermijden. De diverse afdelingen, functies en IT-systemen functioneren met gepaste onafhankelijkheid van elkaar, inclusief de toekenning van gescheiden werkplaatsen, daar waar het de behartiging van de belangen van de cliënten betreft. 2 GESCHEIDEN FUNCTIES Optima beschikt over verschillende afdelingen en diensten met duidelijk afgebakende taken en verantwoordelijkheden. 3 OPLEIDING Optima zorgt voor een geschikte opleiding van de betrokken medewerkers, zodat zij volledig op de hoogte zijn van hun verantwoordelijkheden en verplichtingen en in staat zijn om belangenconflicten te herkennen en te beheersen. 4 BEHANDELING VAN VERTROUWELIJKE INFORMATIE De toegang tot vertrouwelijke informatie van de cliënt is beperkt tot diegenen die een echte noodzaak hebben tot het bekomen van die informatie, in functie van de opdrachten waarmee Optima door de cliënt is belast. Bovendien zal Optima deze informatie niet aan derden onthullen, tenzij Optima daarvoor de uitdrukkelijke toestemming heeft van de cliënt, wanneer zij daartoe wettelijk verplicht is of indien daarvoor een wettig belang bestaat. De werknemers van Optima moeten het gebruik van vertrouwelijke informatie vermijden bij het uitvoeren van persoonlijke transacties en de Gedragscode daaromtrent respecteren. Optima nv Keizer Karelstraat 75, 9000 Gent KBO 0445.210.006 - RPR Gent FSMA-inschrijvingsnummer 010900A

MiFID 5 5 SALARIËRING De bezoldiging en de bonussen van de medewerkers van Optima kunnen gekoppeld zijn aan de winst van Optima, de afdeling waar de medewerkers werkzaam zijn en/of hun persoonlijk bereikte objectieven. Bovenstaande vergoedingen zijn evenwel niet gekoppeld aan de prestaties van een andere afdeling. 6 GIFTEN Voor wat betreft de politiek inzake geschenken, mogen de relevante personen geen gunst, geschenk of eender welk voordeel (voor zichzelf of voor een derde) beloven, toestaan, opeisen of aanvaarden, in ruil voor een standpunt, een interventie of een dienst met een persoonlijk karakter. 7 EXTERNE ACTIVITEITEN VAN RELEVANTE PERSONEN De relevante personen moeten hun externe mandaten melden aan Optima. Indien een externe functie of activiteit aanleiding zou kunnen geven tot een belangenconflict, neemt Optima de gepaste maatregelen om dit te voorkomen. 8 GESCHIKT ADVIES Er worden procedures vastgelegd om de belangen van de cliënten te vrijwaren op het vlak van beleggingsadvies (vb. het bepalen van het beleggersprofiel van de cliënt aan de hand van een concrete vragenlijst en de periodieke controle door de afdeling Compliance van de geschiktheid van de aanbevolen beleggingsproducten in functie van het beleggersprofiel van de cliënt). 9 INDUCEMENTS Bij het verrichten van beleggingsdiensten en activiteiten of het verlenen van verzekeringsbemiddelingsdiensten aan een cliënt, kan Optima voordelen (in contanten of in natura) verschaffen aan of ontvangen van derden.. Optima ziet er steeds op toe dat deze voordelen voor de cliënt een algemene kwaliteitsverbetering van de betreffende dienst of activiteit behelzen en niet beletten dat Optima in het beste belang van de cliënt handelt. Optima informeert de cliënt over het feit dat zij ingeval van een belegging door de cliënt in een instelling voor collectieve belegging (ICB, zie hoger) over het algemeen van de distributeur of de beheerder van deze ICB een gedeelte van het (door de cliënt aan de ICB betaalde) intrede- of beheerloon ontvangt. De hoogte van deze vergoeding is marktconform en varieert tussen 0% en 100% van het intredeloon en van 0% tot 65% van het beheerloon. De cliënt heeft steeds het recht om op aanvraag meer gedetailleerde informatie te ontvangen, meer bepaald over de aard, de hoegrootheid en de berekeningswijze van de bedragen die Optima ontvangt. Bij het verhandelen van schuldinstrumenten ontvangt Optima verkoopcommissies en beheercommissies. Optima zal de omvang bekendmaken voor het afsluiten van de verrichting. Optima kan geldelijke voordelen ontvangen in het kader van haar verzekeringsbemiddelingsdiensten. De hoogte van deze geldelijke voordelen is steeds marktconform. In beginsel ontvangt Optima een vergoeding van de verzekeringsonderneming, die deel uitmaakt van de premie die u als klant betaalt. Daarnaast is een vergoeding mogelijk die verbonden is aan de verzekeringsportefeuille van Optima bij de betreffende verzekeringsonderneming of voor bijkomende taken die door Optima werden ingevuld. Voor meer informatie kan u Optima hieromtrent steeds contacteren hetzij via brief op het adres Keizer Karelstraat 75, 9000 Gent, hetzij via telefoon op het nummer +32 9 225 25 71, hetzij via e-mail op het adres compliance@optima.be. In het andere geval ontvangen wij voor onze diensten van verzekeringsbemiddeling een vergoeding van u als klant. Optima nv Keizer Karelstraat 75, 9000 Gent KBO 0445.210.006 - RPR Gent FSMA-inschrijvingsnummer 010900A

6 MiFID Tot slot kan Optima voordelen in natura ontvangen in het kader van haar beleggingsdiensten, activiteiten en verzekeringsbemiddelingsdiensten, zoals financiële analyses en ander informatiemateriaal, opleidingen en in zeker mate technische diensten die toegang geven tot informatiesystemen van derden. De aanvaarding van deze voordelen is niet rechtstreeks afhankelijk van of verbonden met de beleggingsdiensten, activiteiten en verzekeringsbemiddelingsdiensten die Optima aan haar cliënten aanbiedt. Deze voordelen worden eerder aangewend om een kwaliteitsvolle dienstverlening te verzekeren en te verbeteren. Vooraleer Optima beleggingsdiensten en activiteiten verricht voor een cliënt of verzekeringsbemiddelingsdiensten verleent aan een cliënt, zal Optima aan de cliënt in kwestie het bedrag van alle inducements (geldelijke of niet-geldelijke) die het heeft ontvangen in verband met de betrokken dienst op een duurzame drager meedelen. Indien het bedrag niet vooraf kan worden bepaald, zal Optima de cliënt in kwestie de berekeningsbasis ervan meedelen. Het beheer en onderhandelen van commissies, vergoedingen en aanverwante voordelen wordt trouwens steeds toegewezen aan personen die onafhankelijk functioneren van de commerciële afdelingen binnen Optima. Raadpleeg onze website voor meer informatie. 10 OPENBAARMAKING VAN BELANGENCONFLICTEN Indien het niet mogelijk is om een bepaald conflict op een toereikende manier te beheersen of wanneer de genomen maatregelen onvoldoende blijken te zijn om de belangen van de cliënt te vrijwaren, zullen het bestaan en de redenen van het betrokken belangenconflict aan de cliënt kenbaar gemaakt worden teneinde hem toe te laten in alle kennis van zaken te beslissen of hij op de diensten van Optima een beroep wenst te doen. De informatie over het specifieke belangenconflict zal op duurzame drager aan de cliënt worden overlegd voordat enige beleggingsdiensten en activiteiten worden verricht of voordat enige verzekeringsbemiddelingsdiensten worden verleend. Wanneer Optima met een cliënt een akkoord heeft inzake de regeling van een eventueel belangenconflict, houdt zij daaromtrent een schriftelijk dossier bij. 11 AFZIEN VAN HANDELEN Wanneer Optima meent dat bepaalde belangenconflicten niet op enige wijze te beheersen vallen (zelfs niet door de openbaarmaking ervan aan de cliënt) en Optima beletten om loyaal, billijk en professioneel te handelen tegenover de cliënt in kwestie, of indien Optima te maken zou hebben met een wettelijk of door de toezichthouder opgelegd verbod, zal Optima de vraag tot dienstverlening van een cliënt afwijzen en ervan afzien om voor deze cliënt op te treden. 12 REGISTER VAN BELANGENCONFLICTEN Optima legt op permanente wijze een register aan met gegevens in verband met potentiële of werkelijk gerezen belangen conflicten. Optima nv Keizer Karelstraat 75, 9000 Gent KBO 0445.210.006 - RPR Gent FSMA-inschrijvingsnummer 010900A

optima nv maatschappelijke zetel Keizer Karelstraat 75 9000 Gent t +32 9 225 25 71 f +32 9 225 14 27 e info.nl@optima.be www.optima.be