Huishoudelijk Reglement P10 1. Begrippen en definities Statuut: De regels en bepalingen die ten grondslag liggen aan de P10 en die door de gezamenlijke leden zijn vastgesteld. Huishoudelijk reglement: Een geheel van regels en richtlijnen die ene nadere detaillering en aanvulling zijn op het statuut. In overeenstemming met een bepaling (artikel 12, lid 2) in het statuut worden ze vastgesteld door het Algemeen Bestuur, op voorstel van het Dagelijks Bestuur. Lid van het netwerk: Een gemeente die voldoet aan de bepaling over het lidmaatschap in het statuut en die bij oprichting dan wel bij een later besluit van het Algemeen Bestuur als lid is aangemerkt.
2. Vaststellen Statuut en Huishoudelijk reglement De vaststelling van het statuut evenals wijzigingen, is geregeld in artikel 13 van het statuut en behoeft geen nadere uitwerking. Ook de vaststelling van dit huishoudelijk reglement met daarin opgenomen het financieel reglement is in het statuut afdoende geregeld in artikel 12: het Algemeen Bestuur stelt vast, op voorstel van het Dagelijks Bestuur.
3. Lidmaatschap, toetreding en beëindiging 3.1 Procedure toetreding nieuwe leden 3.1.1 Status verzoek tot toetreding Een verzoek tot lidmaatschap van de P10 dient afkomstig te zijn van het college van B&W van een gemeente en te worden gericht aan de voorzitter van de P10. 3.1.2 Agendering verzoek tot toetreding Het verzoek wordt geagendeerd voor de eerstvolgende vergadering van het Dagelijks Bestuur. Daar wordt een afspraak gemaakt over de behandeling van het toetredingsverzoek en stelt het Dagelijks Bestuur een advies op over het verzoek aan het Algemeen Bestuur. Het verzoek en het advies van het Dagelijks Bestuur wordt tevens gemeld aan het Algemeen Bestuur (als onderdeel van de vergaderstukken van de eerstkomende vergadering of via een e- mail) met daarbij de aankondiging voor welke vergadering van het Algemeen Bestuur een voorstel n.a.v. het verzoek geagendeerd wordt. 3.1.3 Besluit over verzoek tot toetreding In de eerstvolgende vergadering van het Algemeen Bestuur besluit het Algemeen Bestuur conform artikel 8 lid 1 van het statuut over het toelatingsverzoek. Binnen twee weken na deze vergadering ontvangt de betreffende gemeente antwoord op het verzoek. 3.2 Procedure vrijwillige beëindiging lidmaatschap 3.2.1 Verzoek beëindiging lidmaatschap Vrijwillige beëindiging van het lidmaatschap van de P10 geschiedt altijd met ingang van een nieuw kalenderjaar. Het verzoek tot beëindiging dient afkomstig te zijn van het college van B&W, is gericht aan de voorzitter en bevat een datum waarop het lid het lidmaatschap wenst te beëindigen. 3.2.2 Afhandeling verzoek beëindiging lidmaatschap Het verzoek wordt ter kennis gebracht van het Algemeen Bestuur. 3.2.3 Financiële afwikkeling beëindiging lidmaatschap Indien na beëindiging van het lidmaatschap er financiële middelen terugvloeien naar de leden die betrekking hebben op de periode waarin een gemeente nog lid was, ontvangt ook het voormalige lid zijn evenredige aandeel. 3.3 Onvrijwillige beëindiging van het lidmaatschap 3.3.1 Mogelijkheid onvrijwillige beëindiging lidmaatschap Onvrijwillige beëindiging van het lidmaatschap is mogelijk indien een lid niet meer voldoet aan de criteria van het lidmaatschap conform
het statuut (artikel 1), resp. indien een lid niet de vastgestelde contributie afdraagt. 3.3.2 Voorstel en besluit onvrijwillige beëindiging lidmaatschap Een voorstel om een lidmaatschap onvrijwillig te beëindigen is afkomstig van het Dagelijks Bestuur en wordt ter besluitvorming voorgelegd aan het Algemeen Bestuur. Het lidmaatschap wordt na het besluit van het Algemeen Bestuur met onmiddellijke ingang beëindigd. Contributie die betrekking heeft op de periode na beëindiging wordt, indien nodig, verrekend met openstaande verplichtingen en anders terugbetaald.
4. Besluitvorming 4.1 Quorum en besluitvorming in het Algemeen Bestuur 4.1.1 Quorum Conform het statuut dient voor een besluit van het Algemeen Bestuur een meerderheid van de leden aanwezig of vertegenwoordigd te zijn. In het statuut is tevens geregeld dat vertegenwoordiging door een andere gemeente mogelijk is. In aanvulling daarop: vertegenwoordiging door een andere gemeente dient voorafgaande aan de vergadering schriftelijk of per e-mail bij de voorzitter kenbaar worden gemaakt. 4.1.2. Besluitvorming Conform het statuut geschiedt besluitvorming ter vergadering met volstrekte meerderheid der geldig uitgebrachte stemmen (= de helft plus een) De besluitvorming ter vergadering over de voorzitter van de P10 (artikel 7 statuut)geschiedt met volstrekte meerderheid der geldig uitgebrachte stemmen (de helft plus een) van de in de vergadering aanwezige of vertegenwoordigde gemeenten. Conform het statuut geschiedt de stemming ter vergadering mondeling tenzij de voorzitter schriftelijke stemming gewenst acht of één der stemgerechtigden dit voor de stemming verlangt. Schriftelijke stemming geschiedt bij ongetekende, gesloten briefjes. In aanvulling daarop: voorafgaande aan een schriftelijke stemming wordt een uit twee personen bestaand stembureau benoemd op voorstel van de voorzitter van het Algemeen Bestuur. Het eerst benoemde lid fungeert als voorzitter van het stembureau. Dit stembureau wordt belast met het controleren en tellen van de stembriefjes. Conform het statuut is ook besluitvorming mogelijk buiten de vergadering. Dit dient te geschieden per e-mail. In aanvulling daarop: een verzoek om een keuze of standpuntbepaling in een kwestie die des Algemeen Bestuur is en waarmee in de ogen van het Dagelijks Bestuur niet gewacht kan worden tot de volgende vergadering van het Algemeen Bestuur, kan per e-mail aan de leden worden voorgelegd. De antwoordtermijn die daarbij in acht wordt genomen, wordt per situatie door de voorzitter bepaald. 4.2 Quorum en besluitvorming in het Dagelijks Bestuur 4.2.1 Quorum In het statuut is voor het Dagelijks Bestuur geen quorumafspraak opgenomen. In aanvulling daarop: om in het Dagelijks Bestuur besluiten te kunnen nemen is een quorum nodig dat bestaat uit de meerderheid van de leden.
4.2.2. Besluitvorming Conform het statuut geschiedt besluitvorming ter vergadering met volstrekte meerderheid der geldig uitgebrachte stemmen (de helft plus een) ten het statuut op onderdelen een andere meerderheid voorschrijft. Conform het statuut is ook besluitvorming mogelijk buiten de vergadering. Dit dient te geschieden per e-mail. In aanvulling daarop: een verzoek om een keuze of een standpuntbepaling in een kwestie die des Dagelijks Bestuur is en waarmee in de ogen van de voorzitter niet gewacht kan worden tot de volgende vergadering van het Dagelijks Bestuur, kan per e-mail aan de leden van het Dagelijks Bestuur worden voorgelegd. De antwoordtermijn die daarbij in acht wordt genomen, wordt per situatie door de voorzitter bepaald. 4.3 Quorum en besluitvorming in de kerngroep 4.3.1 Quorum Voor de besluitvorming en/of standpuntbepaling in de kerngroep geldt geen quorum. 4.3.2 Besluitvorming Besluitvorming/standpuntbepaling ter vergadering. Het is de verantwoordelijkheid van de ambtelijk secretaris (voorzitter kerngroep) ervoor te zorgen dat er voldoende draagvlak is voor het standpunt. Indien de ambtelijk secretaris dat wenselijk acht kan er gestemd worden. Dan geldt de lijn van Algemeen Bestuur en Dagelijks Bestuur namelijk volstrekte meerderheid van geldig uitgebrachte stemmen (= de helft plus een) Besluitvorming/standpuntbepaling per e-mail. Een verzoek om een keuze of standpuntbepaling in een kwestie waarmee in de ogen van de ambtelijk secretaris of P10 consulent niet gewacht kan worden op de volgende vergadering van de kerngroep kan per e-mail worden voorgelegd. De termijn die gehanteerd wordt voor de beantwoording wordt per situatie door de ambtelijk secretaris of de P10 consulent bepaald en is afhankelijk van onderwerp, actualiteit en urgentie. Ook hierbij geldt dat het de verantwoordelijkheid is van de ambtelijk secretaris om ervoor te zorgen dat er voldoende draagvlak is voor een standpunt. 4.4 Quorum en besluitvorming in de werkgroepen 4.4.1 Quorum Voor de besluitvorming en/of standpuntbepaling in de werkgroepen geldt geen quorum. 4.4.2 Besluitvorming Besluitvorming/standpuntbepaling ter vergadering.
Het is de verantwoordelijkheid van de voorzitter ervoor te zorgen dat er voldoende draagvlak is voor een werkgroep standpunt. Indien de voorzitter dat wenselijk acht kan er gestemd worden. Dan geldt de lijn van Algemeen Bestuur en Dagelijks Bestuur namelijk volstrekte meerderheid van geldig uitgebrachte stemmen (= de helft plus een) Besluitvorming/standpuntbepaling per e-mail. Een verzoek om een keuze of standpuntbepaling in een kwestie waarmee in de ogen van de voorzitter niet gewacht kan worden op de volgende werkgroepvergadering kan per e-mail aan de werkgroep worden voorgelegd. De termijn die gehanteerd wordt voor de beantwoording wordt per situatie door de voorzitter bepaald en is afhankelijk van onderwerp, actualiteit en urgentie. Ook hierbij geldt dat het de verantwoordelijkheid is van de voorzitter om ervoor te zorgen dat er voldoende draagvlak is voor een werkgroepstandpunt.
5. Instellen werkgroepen 5.1 Instellen van werkgroepen Het statuut maakt het mogelijk dat er naast het Algemeen Bestuur, het Dagelijks Bestuur en de kerngroep, werkgroepen worden ingesteld op grond van de speerpunten. Het instellen van de werkgroepen is de bevoegdheid van het Dagelijks Bestuur. Het initiatief tot het instellen van een werkgroep kan worden genomen door de leden van de P10. Doelstelling en werkwijze van een werkgroep worden opgesteld in opdracht van het Dagelijks Bestuur, vastgesteld conform artikel 5, lid 9 van het statuut. 5.2 Leden werkgroepen Gemeenten die lid zijn van de P10 kunnen zich als lid van een ambtelijke werkgroep aanmelden. In elke werkgroep is minimaal één lid, ook lid van de kerngroep. 5.3 Voorzitterschap werkgroepen Het voorzitterschap van een werkgroep wordt vervuld door de leden van het Dagelijks Bestuur, niet zijnde de voorzitter. 5.4 Aansturing werkgroepen De werkgroepen worden conform artikel 9, lid 2 van het statuut aangestuurd door de kerngroep. 5.5 Taken werkgroepen De werkgroepen zijn ingesteld aan de hand van de speerpunten van de P10, zoals vastgesteld in het jaarplan. De werkgroep is belast met de uitvoering van het jaarplan. De werkgroepen bereiden hiervoor stukken voor ter besluitvorming van het Dagelijks en Algemeen Bestuur.
6. Financieel reglement 6.1 Aangaan financiële verplichtingen De ambtelijk secretaris, de P10 consulent en het P10 secretariaat zijn bevoegd om financiële verplichtingen aan te gaan op basis van de in de begroting vastgestelde budgetten. Verplichtingen inzake bedragen > 2.000 worden aan het Dagelijks Bestuur voorgelegd. 6.2 Inkoopfacturen Rekeningen kunnen digitaal worden gestuurd naar P10@gemeentesluis.nl of met de post naar: P10 Gemeente Sluis T.A.V. D de Clerck Postbus 27 4500 AA Oostburg De inkoopfacturen worden voorgelegd aan de P10 consulent om na te gaan of deze inhoudelijk akkoord zijn (in overeenstemming met de gemaakte afspraken en geleverde prestaties). Hierna gaan de inkoopfacturen binnen de gemeente Sluis de routing in en worden geautoriseerd door de budgethouder. Binnen de gemeente Sluis wordt een standaard betalingstermijn van 30 dagen gehanteerd. Op inkoopfacturen moet minimaal adresgegevens leverancier, bankrekeningnummer, inschrijving Kamer van Koophandel en btw nummer staan. 6.3 Onkostendeclaraties Voor onkostendeclaraties geldt dezelfde procedure als bij inkoopfacturen. Als het een persoonlijke declaratie betreft dan wordt een uitzondering gemaakt voor inschrijving Kamer van Koophandel en btw nummer. 6.4 Contributies Conform artikel 11 lid 2 van het statuut wordt de hoogte van de contributie jaarlijks vastgesteld door het Algemeen Bestuur. De contributienota's worden uiterlijk 30 april verstuurd naar de deelnemende gemeenten. De betalingstermijn voor deze nota's is 30 dagen en hierna worden invorderingsmaatregelen genomen. 6.5 Planning & control cyclus
Conform artikel 11 lid 4 en lid 5 worden jaarlijks een begroting en jaarrekening vastgesteld door het Algemeen Bestuur. Op verzoek van het Dagelijks Bestuur worden ook gedurende het jaar periodiek cijfermatige overzichten verstrekt met de stand van zaken van de uitputting van de budgetten. 7. Onvoorziene zaken In alle gevallen waarin het huishoudelijk reglement niet voorziet beslist het Algemeen Bestuur en stelt daarbij tevens vast of het besluit een aanvulling vormt op het Huishoudelijk Reglement.