COMMISSIE OVERLAP OVERLAPAFSPRAKEN 2009 GEMAAKT DOOR COLLEGE VAN BESTUUR, VERTEGENWOORDIGING VAN STUDIEADVISEURSOVERLEG, PKVV, STOP EN EL CID; TOEHOORDER: HET LASSO. Secretariaat Commissie Overlap: p/a ICS, Rapenburg 70, 2311 EZ Leiden, tel. 071-527 8026 ACHTERGROND EN DOELSTELLING De ontwikkelingen rond studiefinanciering en het Leids Studiesysteem met Bindend Studieadvies hebben ertoe geleid dat de druk op een efficiënt gebruik van de beschikbare studietijd is toegenomen. In 1980 is de Commissie Overlap ingesteld met het doel de introductie van de aankomende eerstejaars in de universiteit, de studentenverenigingen en de stad, in de periode van half augustus tot half september, zo vlot mogelijk te laten verlopen. De commissie wil met deze afspraken vermijden dat er in deze periode een 'conflict of interests' plaatsvindt tussen de universiteit, de faculteiten/opleidingen, de studentenverenigingen, de studieverenigingen en de EL CID. Het doel van de overlapafspraken is het bereiken van een evenwicht tussen de belangen van de opleidingen, de studentenverenigingen en de studieverenigingen omtrent de introductie van de eerstejaars studenten, door middel van een goede samenwerking tussen alle betrokken partijen. In deze commissie nemen de volgende personen zitting: vertegenwoordiging van het College van Bestuur, van het Studieadviseursoverleg, van de Plaatselijke Kamer van Verenigingen (PKvV), van het Studieverenigingen Overleg Platform (StOP) en van de EL CID/VademecumCommissie. De voorzitter van het Leids Assessoren Overleg (LAssO)neemt als toehoorder zitting in de commissie. PROCEDURE In onderling overleg stelt de Commissie Overlap conceptafspraken op, waarna alle betrokken partijen deze afspraken bespreken binnen de organisatie die zij vertegenwoordigen. Na kennis te hebben genomen van het commentaar op de conceptafspraken en dit eventueel te hebben verwerkt, stelt de commissie de afspraken vast en worden deze naar alle partners in het overleg verzonden. 1
UITGANGSPUNTEN - De studie staat centraal. De eerstejaars zijn naar Leiden gekomen om te studeren. De verenigingen dragen er zorg voor dat de activiteiten zo zijn opgezet dat de student te allen tijde aan zijn studieverplichtingen kan voldoen. - De studenten- en studieverenigingen vervullen een belangrijke rol in de opvang en de ontplooiing van veel eerstejaars. Dit geldt met name voor de beginperiode van het studieverblijf in Leiden, waarin de eerstejaars moeten acclimatiseren in een nieuwe leefsituatie. ALGEMENE AFSPRAKEN (voor toelichting zie bijlage 1) EL CID-week 1. Binnen het rooster van de EL CID-week wordt plaats ingeruimd voor een zogenaamd faculteitenblok. In dit blok maken studenten kennis met hun opleiding, de studieverenigingen en kunnen praktische formaliteiten plaatsvinden rond inschrijving en introductie. De studieverenigingen plannen hun activiteiten, voor zover het activiteiten buiten het faculteitenblok betreft, in overleg met de EL CID/VademecumCommissie. 2. De EL CID-week is in principe tentamenvrij. Alleen voor propedeusetentamens bestaat de mogelijkheid deze te organiseren. Mochten er toch postpropedeusetentamens zijn georganiseerd, dan kan men dit melden aan de Commissie Overlap. Bij tijdige melding zal de Commissie bekijken of individuele bemiddeling tussen student en opleiding mogelijk is. Studie stimuleren 3. De studentenverenigingen stimuleren de eerstejaars zich aan hun studie te wijden. Zij doen dat bijvoorbeeld door aan de eerstejaars die zich als aspirant-lid aanmelden schriftelijke informatie te verstrekken over een aantal zaken dat voor de studie van belang is, zoals bijvoorbeeld studiebegeleiding en BSA. Een actieve houding t.a.v. de studie wordt vanuit de vereniging gewaardeerd en gestimuleerd; dit om er voor te zorgen dat de eerstejaars snel aan het studieritme wennen. Opening van het academisch jaar en de eerste studieweek 4. Tijdens de opening van het academisch jaar vinden er geen studenten- of studieverenigingsactiviteiten plaats. De verenigingen stimuleren de eerstejaars naar deze opening te gaan. In de eerste studieweek is de maandagmiddag t.bv. de opening van het academisch jaar onderwijsvrij. De studieverplichtingen eindigen op vrijdag om 13.00 uur. Indien dit i.v.m. het samenstellen van de roosters onmogelijk is dient vooraf (uiterlijk 1 mei) overleg plaats te vinden met de Commissie Overlap. 2
5. De eerste studieweek wordt direct en inhoudelijk benut voor het reguliere studieprogramma. De eerstejaars studenten moeten zich kunnen inzetten voor het volgen en voorbereiden van onderwijs zoals dat in de rest van het studiejaar behoort bij de normale studielast. 6. Direct vanaf aanvang van de eerste studieweek gaan de studieverplichtingen voor op de programma's van de studentenverenigingen. De verenigingen zijn bereid in de eerste studieweek de KMT dusdanig te organiseren dat de eerstejaars het volledige studieprogramma kunnen volgen. De studentenverenigingen geven hun (aankomende) leden dispensatie van de verenigingsactiviteit op enig moment dat studieverplichtingen bestaan. 7. Tijdens de eerste studieweek blijven de introductieformaliteiten beperkt tot datgene wat om praktische redenen niet eerder kan worden uitgevoerd. Weekeinden 8. De studieverenigingen plannen hun activiteiten, na de EL CID-week, op vrijdagavond vanaf 17.00 uur in het weekend na de tweede studieweek. Uitzondering op deze regel kan worden gemaakt voor studieverenigingen die verbonden zijn met de Technische Universiteit Delft. In de eerste studieweek plannen zij uitsluitend activiteiten die ondersteunend zijn (zoals boekenverkoop) of vanuit de opleiding als verplicht worden aangemerkt. 9. De volgende weekeinden zijn vrij van activiteiten van studenten- en studieverenigingen: het weekeinde voor aanvang van de EL CID-week, het weekeinde na de EL CID-week tot zondag 11.00 uur en het weekeinde na de eerste studieweek. Bekendmaken van de afspraken 10. De PKvV zorgt ervoor dat de studentenverenigingen duidelijk en volledig op de hoogte zijn van de overlapafspraken. Het CvB maakt de overlapafspraken bekend bij de opleidingen. Het LAssO en het StOP dragen er in overleg zorg voor dat de studieverenigingen duidelijk en volledig op de hoogte zijn van de overlapafspraken. 11. De studentenverenigingen verplichten zich door tussenkomst van de PKvV de rechten en plichten voortvloeiende uit de overlapafspraken aan de aanstaande studenten bekend te maken, onder meer in het belang van het onderwijs. Hetzelfde geldt voor de studieverenigingen, zij het door tussenkomst van het StOP. Informatie uitwisselen 12. Opdat de verenigingen de mogelijkheid hebben een goed programma op te stellen, dienen de faculteiten de (concept)studieroosters aan de Commissie Overlap te doen toekomen. Om de planningen goed op elkaar af te kunnen stemmen, dienen tevens de PKvV de data van de KMT s en het LAssO en het StOP de data van de studieverenigingsweekeinden bij de commissie in te leveren. Alle partijen moeten de betreffende informatie vóór 1 juli 2009 aan de Commissie Overlap toezenden, p/a ICS, Rapenburg 70, 2311 EZ, Leiden. Medio juni zal de Commissie Overlap alle partijen aan deze afspraak herinneren. 3
13. De bij punt 12 genoemde roosters en informatie kunnen vanaf 1 juli door belanghebbenden worden ingezien bij het secretariaat van het Expertisecentrum ICS. 4
UITZONDERINGEN EN OVERTREDINGEN Indien een partij af wenst te wijken van de overlapafspraken dient zij voor 1 mei 2009 een aanvraag in te dienen bij de Commissie Overlap. Uitzondering op de afspraken is alleen mogelijk na toestemming van de commissie. Indien er aanwijzingen zijn dat de afspraken worden geschonden, dient hiervan melding te worden gemaakt bij de Commissie Overlap. Vastgesteld te Leiden op 26 maart 2009 Getekend voor akkoord College van Bestuur Prof. mr. dr. P.F. van der Heijden, Rector Magnificus, tevens voorzitter Studieadviseursoverleg Mw. drs. A.B. Amir, voorzitter Getekend met voorbehoud van punt 2 EL CID/VademecumCommissie Dhr. J. Veen, voorzitter Plaatselijke Kamer van Verenigingen Dhr. G.S. Marchena, voorzitter Studieverenigingen Overleg Platform Dhr. R.W. Hoogwater, voorzitter Getekend voor gezien LAssO Mw. C.J. Stoffelsma, voorzitter 5