Klachtenreglement WIJeindhoven 1
Inhoudsopgave Artikel 1 Begripsomschrijvingen... 3 Artikel 3 Wraking en verschoning... 3 Artikel 4 Indiening van de klacht... 4 Artikel 5 Behandeling van de klacht... 4 Artikel 6 Bijstand... 5 Artikel 7 Het verstrekken van inlichtingen... 5 Artikel 8 Inzagerecht... 5 Artikel 9 Oordeel klachtencommissie... 5 Artikel 10 Maatregelen college van B&W... 6 Artikel 12 Verslag... 6 Artikel 13 Bekendmaking klachtenregeling... 6 Artikel 14 Geheimhouding... 6 Artikel 15 Beschikbaar stellen faciliteiten... 7 Artikel 16 Bekorten termijnen... 7 Artikel 17 Vaststelling en wijziging van dit reglement... 7 Artikel 18 Slotbepalingen... 7 2
Klachtenreglement WIJteams Dit reglement moet ervoor zorgen, dat klachten van bewoners op een zorgvuldige en transparante wijze worden afgehandeld. Het klachtenreglement heeft betrekking op alle WIJteams. Artikel 1 Begripsomschrijvingen 1.1 Organisatie: de WIJteams als onderdeel van de gemeente Eindhoven. 1.2 College van B&W: formeel verantwoordelijk voor de uitvoering van de WIJteams. 1.3 Generalist: medewerker van de WIJteams, inclusief de onder zijn/haar verantwoordelijkheid vallende stagiaires en vrijwilligers. 1.4 Bewoner: een natuurlijk persoon die gebruik maakt, gebruik wenst te maken of gebruik heeft gemaakt van de diensten van de organisatie. 1.5 Klacht: mondelinge of schriftelijke uiting van ongenoegen over iets of de wijze waarop iemand is behandeld of andere zaken waarmee de bewoner in aanraking is gekomen. 1.6 Klager: een bewoner of een bewonersgroep, die in relatie staat tot de organisatie die een klacht voorlegt. 1.7 Klachtencommissie: externe commissie die klachten van bewoners behandelt en daarover aanbevelingen doet aan het college. 1.8 Stichting WIJeindhoven: onafhankelijke organisatie, waaronder de WIJteams gaan vallen per oprichtingsdatum. 1.9 Bestuur Stichting WIJeindhoven: per oprichtingsdatum verantwoordelijk voor de organisatie Stichting WIJeindhoven. Zodra het bestuur van Stichting WIJeindhoven is benoemd, neemt het alle verantwoordelijkheden in dit klachtenreglement over van het college van B&W. Waar 'college van B&W' staat kan dan 'het bestuur van Stichting WIJeindhoven' gelezen worden. Artikel 2 Samenstelling van de klachtencommissie 2.1 De klachtencommissie bestaat uit tenminste drie leden, waaronder: - Een lid aangewezen door de gemeente Eindhoven; - Een lid aangewezen door de advies/cliëntenraden van de gemeente Eindhoven; - Een voorzitter die door de twee leden wordt gekozen. Deze voorzitter is onafhankelijk en niet werkzaam bij de gemeente Eindhoven. 2.2 De benoeming van de leden en van de voorzitter vindt bij aanvang plaats door het college van B&W. 2.3 De benoeming vindt plaats voor de duur van drie jaar. Deze termijn kan 1x worden verlengd. 2.4 Zowel de cliëntenraden als de gemeente kunnen adviseren het door hen voorgedragen lid te vervangen, indien dit wenselijk c.q. noodzakelijk wordt geacht. 2.5 Beëindiging van de benoeming geschiedt automatisch aan het einde van de benoemingsperiode, bij opzegging door het lid zelf of bij opzegging door het college van B&W. Opzegging geschiedt schriftelijk en minimaal een maand van tevoren. 2.6 De leden van de klachtencommissie worden ondersteund door een onafhankelijke secretaris die door de organisatie, in overleg met de commissie, wordt aangewezen. Artikel 3 Wraking en verschoning 3.1 De klager en/of degene over wie wordt geklaagd, kan bezwaar maken tegen de deelname van een lid van de klachtencommissie aan de behandeling van de klacht (wraking) wanneer zich ten aanzien van dat lid feiten of omstandigheden voordoen die het vormen van een onpartijdig oordeel over de klacht zouden bemoeilijken. 3
3.2 De overige leden van de klachtencommissie beslissen of dit bezwaar terecht is gemaakt. Bij staking van stemmen wordt dit geacht het geval te zijn. De beslissing wordt schriftelijk meegedeeld aan de klager en degene over wie wordt geklaagd. 3.3 Een lid van de klachtencommissie kan zich onttrekken aan de behandeling van een klacht (verschoning) wanneer zich ten aanzien van dat lid feiten of omstandigheden voordoen die het vormen van een onpartijdig oordeel over de klacht zouden bemoeilijken. Het lid is verplicht dit te doen, indien de beide overige leden van de klachtencommissie, die aan de behandeling van de klacht zullen deelnemen, van oordeel zijn dat voornoemde feiten of omstandigheden zich ten aanzien van het derde lid voordoen. 3.4 In geval van terecht bezwaar of verschoning neemt het betrokken lid niet deel aan de klachtenbehandeling. Artikel 4 Indiening van de klacht 4.1 Het recht tot indienen van een klacht komt toe aan: a. de bewoner; b. zijn/haar wettelijke vertegenwoordig(st)er; c. zijn/haar nabestaanden; d. natuurlijke personen die door de bewoner zijn gemachtigd. 4.2 Een klacht wordt ingediend nadat ter zake eerst is bemiddeld door de organisatie. 4.3 Een klacht kan mondeling of schriftelijk worden ingediend bij de secretaris van de klachtencommissie. Indien de klacht mondeling wordt ingediend, legt de secretaris van de klachtencommissie deze schriftelijk vast en toetst bij de klager of de klacht juist is geformuleerd. Vervolgens wordt de klacht door de klager ondertekend. 4.4 De klager is te allen tijde gerechtigd de klacht in te trekken. De klager dient hiervan schriftelijk mededeling te doen of te laten doen aan de secretaris van de klachtencommissie. 4.5 Bij intrekking van de klacht door de klager blijft de klachtencommissie bevoegd onderzoek te doen naar de klacht. De klager wordt hiervan in kennis gesteld. Artikel 5 Behandeling van de klacht 5.1 De secretaris van de klachtencommissie bevestigt binnen 1 week schriftelijk de ontvangst van de klacht. 5.2 Indien de klachtencommissie van oordeel is dat de klacht niet in behandeling kan worden genomen, deelt de secretaris dit zo spoedig mogelijk schriftelijk en met redenen omkleed aan de klager mede. De klacht wordt in ieder geval niet in behandeling genomen als: - de klager niet voldoet aan artikel 4.1; - de klacht niet eerst is neergelegd bij de organisatie, volgens artikel 4.2; - de klacht al eerder is ingediend; - de gedraging waartegen de klager bezwaar maakt langer dan 1 jaar geleden is; - het een gedraging betreft waartegen door de klager beroep kan worden ingesteld; - er een opsporingsonderzoek loopt op bevel van de officier van justitie. 5.3 De secretaris zendt binnen 1 week na ontvangst van de klacht een afschrift hiervan aan degene over wie is geklaagd en stelt deze in de gelegenheid binnen twee weken na verzending een schriftelijk verweer aan de klachtencommissie toe te zenden. 5.4 De klachtencommissie voert hoor en wederhoor uit en nodigt de twee partijen al dan niet voor een gezamenlijke bijeenkomst uit. Bij het niet verschijnen van één van de partijen kan de klachtencommissie een nieuwe afspraak plannen of haar bevinding bepalen onder vermelding van het feit dat dit zonder de toelichting van desbetreffende partij heeft plaatsgevonden. 4
5.6 Indien de klachtencommissie het nodig oordeelt, of indien één van de partijen daarom verzoekt, zullen partijen afzonderlijk worden gehoord. Indien tot afzonderlijk horen van de partijen wordt overgegaan, zal de klachtencommissie alleen die informatie bij haar overwegingen betrekken waarop de wederpartij de gelegenheid heeft gehad te reageren. Artikel 6 Bijstand 6.1 De klager en degene over wie wordt geklaagd kunnen zich laten bijstaan of doen vertegenwoordigen door een door hem/haar/hen aan te wijzen persoon. Artikel 7 Het verstrekken van inlichtingen 7.1 De klachtencommissie kan ter beoordeling van de klacht nadere informatie inwinnen bij de klager, bij degene over wie geklaagd wordt, bij de organisatie alsmede bij derden. Voor het inwinnen van informatie bij derden is toestemming nodig van betrokkene(n). 7.2 Van het inwinnen van nadere informatie wordt schriftelijk aantekening gehouden door de klachtencommissie. Deze aantekening wordt opgenomen in het dossier en bevat datum, inhoud en eventueel plaats of bron van de verkregen informatie. 7.3 Van alle bescheiden betrekking hebbend op een klacht wordt ten spoedigste een afschrift gezonden aan betrokkene(n). 7.4 Onverlet het bepaalde in 7.2 en 7.3 is de klachtencommissie verplicht alle bescheiden en/of informatie, betrekking hebbend op de klacht, vertrouwelijk te behandelen en geheimhouding te verzekeren ten opzichte van de bij de behandeling van de klacht betrokken personen, indien dit gevraagd wordt door degene van wie deze bescheiden en/of informatie afkomstig zijn/is. Artikel 8 Inzagerecht Zowel de klager, als de betrokken medewerker, als de organisatie, worden in de gelegenheid gesteld alle op de klacht betrekking hebbende stukken in te zien. Stukken die door één van de partijen worden ingediend onder de conditie dat de andere partij hierin geen inzage mag hebben, worden niet in behandeling genomen en spelen bij de uiteindelijke oordeelsvorming geen rol. Artikel 9 Oordeel klachtencommissie 9.1 De klachtencommissie neemt binnen twee maanden nadat de klacht bij haar is ingediend conform artikel 4 een beslissing omtrent de gegrondheid van de klacht. De klachtencommissie stelt de klager, degene over wie is geklaagd en het college van B&W, uiterlijk twee maanden na indiening van de klacht schriftelijk en met redenen omkleed in kennis van haar oordeel over de gegrondheid van de klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen. 9.2 Bij afwijking van de in 9.1 genoemde termijn, doet de klachtencommissie daarvan met redenen omkleed mededeling aan de klager, degene over wie is geklaagd en het college van B&W onder vermelding van de termijn waarbinnen de klachtencommissie haar oordeel over de klacht zal uitbrengen. 9.3. De commissie beslist bij meerderheid van stemmen. Bij gelijke stemmen beslist de voorzitter. 9.4 Er is geen beroep mogelijk tegen de beslissing van de klachtencommissie. 5
Artikel 10 Maatregelen college van B&W 10.1 Het college van B&W deelt de klager en de klachtencommissie binnen een maand na ontvangst van het in artikel 9 bedoelde oordeel van de klachtencommissie schriftelijk mede of het naar aanleiding van dat oordeel maatregelen zal nemen en zo ja welke. 10.2 Bij afwijking van de in 10.1 genoemde termijn, doet het college daarvan met redenen omkleed mededeling aan de klager en de klachtencommissie, onder vermelding van de termijn waarbinnen het college zijn standpunt aan hen kenbaar zal maken. Artikel 11 Periodieke rapportage De klachtencommissie maakt jaarlijks voor 1 maart geanonimiseerd haar bevindingen bekend in een rapport waarin aantal, aard en inhoud van de ingediende klachten, het oordeel van de commissie en de eventuele aanbevelingen van de commissie worden vermeld. Tevens wordt in dit verslag een overzicht gepresenteerd van de door de commissie gesignaleerde structurele knelpunten. Dit rapport wordt uitgereikt aan het college van B&W als ook aan bestuur en de Raad van Toezicht van Stichting WIJeindhoven. Artikel 12 Verslag 12.1 Het college van B&W stelt over elk kalenderjaar een openbaar verslag op, waarin wordt aangegeven: a. een beknopte beschrijving van de klachtenregeling; b. de wijze waarop de organisatie de klachtenregeling onder de aandacht van zijn bewoners heeft gebracht; c. de samenstelling van de klachtencommissie; d. in welke mate de klachtencommissie haar werkzaamheden heeft kunnen verrichten met inachtneming van de waarborgen gesteld in artikel 2 lid 2 van de Wet klachtrecht cliënten zorgsector; e. het aantal en de aard van de door de klachtencommissie behandelde klachten; f. de strekking van de oordelen en aanbevelingen van de klachtencommissie; g. de aard van de genomen maatregelen. 12.2 Het college van B&W zendt het verslag voor 1 juni van het daaropvolgende jaar aan de bevoegde regionale inspecteur van het staatstoezicht op de volksgezondheid. Artikel 13 Bekendmaking klachtenregeling De organisatie brengt de klachtenregeling op passende wijze onder de aandacht van de bewoners. Artikel 14 Geheimhouding 14.1 Elk lid van de klachtencommissie is op straffe van royement tot geheimhouding verplicht ten aanzien van alle de partijen betreffende gegevens en informatie die hem/haar bij de behandeling van de klacht ter kennis zijn gekomen en voorts is ieder die bij de behandeling van de klacht wordt betrokken eveneens tot geheimhouding verplicht. 14.2 De klachtencommissie deelt partijen en overige bij de klacht betrokkenen, voorafgaand aan elke behandeling van de klacht, de in 14.1 omschreven plicht mede. 6
Artikel 15 Beschikbaar stellen faciliteiten 15.1 De organisatie en het college van B&W stellen aan de leden van de klachtencommissie die middelen en faciliteiten ter beschikking, die zij redelijkerwijs nodig hebben ter vervulling van hun taken. 15.2 De organisatie vergoedt aan de leden van de klachtencommissie een bedrag per zitting dat gelijk is aan de vergoeding die een rechter-plaatsvervanger per zitting ontvangt, zoals bepaald in het Besluit rechtspositie rechterlijke ambtenaren. Voor 2015 is dat, exclusief reiskosten: 279,- per zitting voor de leden 306,- per zitting voor de voorzitter 15.3 De voorzitter, de leden en de secretaris ontvangen een reiskostenvergoeding op basis van declaratie van kilometers of openbaar vervoer 2 e klas. 15.4 Bedragen genoemd onder artikel 15.2 kunnen gewijzigd worden indien het bedoelde bedrag als opgenomen in het Besluit rechtspositie rechterlijke ambtenaren wijzigt. Artikel 16 Bekorten termijnen Indien de klachtencommissie van oordeel is dat de behandeling van de klacht een spoedeisend karakter heeft, kan zij de in dit reglement genoemde termijnen bekorten. De klachtencommissie deelt dit de betrokkenen zo spoedig mogelijk schriftelijk en met opgave van redenen mede. Artikel 17 Vaststelling en wijziging van dit reglement Dit reglement wordt volgens een instellingsbesluit door het college van B&W vastgesteld. Op moment dat de Stichting WIJeindhoven onafhankelijk is kan dit reglement door het bestuur van Stichting WIJeindhoven worden gewijzigd of ingetrokken met instemming van de klachtencommissie. Eens per drie jaar wordt dit reglement herzien. Klachten die voor dat moment zijn ingediend worden afgehandeld overeenkomstig dit klachtenreglement. Artikel 18 Slotbepalingen 18.1 In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de klachtencommissie naar redelijkheid en billijkheid. 18.2 Dit reglement treedt in werking op 1 juni 2015. 7