Fysieke overlegtafel Gemeente Katwijk en ISD Bollenstreek Wmo 2015 Lisse, 01-03-2016 Aanwezig: Mw. M. Kraakman (Activite), Mw. M. Haveman (GGZ Rivierduinen), Mw. I. van Wijnen (Marente), Mw. M. Haasnoot (Het Lichtpunt), Dhr. F. Hofland (HOZO), Mw. E. Rip (Agathos/Lelie Zorggroep), Mw. M. Corsten (Philadelphia), Mw. A. Klandermans (Groot Hoogwaak), Mw. M. de Bruin-Zethof (DSV), Dhr. N. Jongeneelen (Alfa en Zorg), Dhr. M. Meeuwsen (De Binnenvest), Mw. J. den Haan (het Raamwerk), Mw. N. Dolman (Wmo Adviesplatform Teylingen), Mw. H. v.d. Veer (Gemeente Katwijk), Mw. A. van Oost (Gemeente Katwijk), Mw. F. Verweij (ISD Bollenstreek), Mw. M. Doek (ISD Bollenstreek), Mw. A. de Roode (Gemeente Katwijk), Mw. C. van Tongeren (Gemeente Katwijk). Toehoorders: Mw. D. van Pinxteren (Ipse de Bruggen), Dhr. A. Mulder (Beschermd Wonen), Dhr. W. Egberts (Zorgbalans) 1. Opening Voorzitter mw. F. Verweij heet de aanwezigen hartelijk welkom. 2. Mededelingen Gevraagd wordt of er nieuwe aanbieders zijn. Nieuwe aanbieders die voor 1 januari zijn toegetreden, zijn gepubliceerd op de website. Overigens is besloten om met ingang van 2016 twee instroommomenten te hanteren per jaar: 1 januari en 1 juli. De gemeente Katwijk deelt mee dat het Plan van Aanpak toezichthouders is vastgesteld door het college van B&W en dat de toezichthouders benoemd zijn. Zij gaan toezicht houden op de kwaliteit van de hulpverlening. Er komt een apart e-mailadres waar men signalen kwijt kan. Dit e-mail adres is: toezichthouderwmo@katwijk.nl De ISD en de gemeente Katwijk constateren dat in 2015 een aantal klanten is overgestapt van de WMO naar de Wlz. I.v.m. de facturatie verzoeken wij de aanbieders om dit sneller aan te passen en de indicatie sneller door te geven. Aanbieders geven aan dat het berichtenverkeer nog niet optimaal verloopt. De ISD deelt mee dat er 90 retourberichten niet verstuurd konden worden via i-wmo omdat er technische problemen waren. Daar is inmiddels een oplossing voor. Het gros van de retourberichten komt wel aan. De Gemeente Katwijk heeft sinds januari 2016 problemen met de verzending van retourberichten. Tot januari verliep het probleemloos. Met de ICT leverancier wordt gewerkt aan een oplossing en in maart zal dit opgelost zijn.
3. Verslag Fysieke Overlegtafel van 01-12-2015 Pagina 1: de nieuwe etalageformulieren en de bijbehorende website zijn nog in ontwikkeling. Aanbieders ontvangen een format om hun gegevens op in te vullen. Het streven is dat dat er uiterlijk 1 mei a.s. een website (etalage) is voor de ISD en de gemeente Katwijk. Pagina 2: n.a.v. Punt 4 wil een aanbieder graag weten wat de stand van zaken rond TSN is. Daarover stuurt de ISD op korte termijn een e-mail naar betreffende aanbieders HbH (betreft een andere aanbesteding) In Katwijk zijn de klanten die bij TSN gebruik maakten van de voorziening Schoon en leefbaar huis reeds overgestapt naar andere leveranciers. Pagina 3: geen opmerkingen Pagina 4: geen opmerkingen Pagina 5: n.a.v. Punt 10, Katwijk heeft een gesprek gehad met de wethouder over de code verantwoord marktgedrag. Met de door de gemeente Katwijk geformuleerde en gehanteerde uitgangspunten wordt al (in grote mate) voldaan aan datgene dat nu in de Code is opgenomen. De code hoeft niet expliciet onderschreven te worden. (zie notitie Katwijk over de code op site ISD). Het gesprek dat de gemeenten en de zorgaanbieders willen voeren over tariefstelling, praktische zaken en innovatie, zal uiterlijk in mei 2016 ingepland worden. Het verslag wordt vastgesteld. 4. Terugkoppeling werkgroepen Werkgroepen crisiszorg- en respijtzorg: Beide werkgroepen zijn gestart. Zij hebben knelpunten geïnventariseerd en daarin prioriteiten aangebracht. Voor wat betreft de Werkgroep respijtzorg gaat het met name om de thema s: Communicatie en informatievoorziening aan professionals en cliënten, mantelzorgers Indicatiestelling Logeeropvang. Voor wat betreft de werkgroep crisiszorg gaat het om de thema s: preventie en signalering van dreigende crisissen (wie/ wat is daarvoor nodig en welke (maatwerk) voorzieningen heb je nodig om hier iets mee te kunnen). Bovenstaande vooral in relatie tot zorgmijders en mensen met een verdergaande dementie. bestaande wetgeving en spoed Rond bovenstaande 2 thema s zijn 2 subwerkgroepen gevormd. Aanmelden voor de werkgroep respijtzorg kan bij Mw. D. Schelling (ISD Bollenstreek). Werkgroep kwaliteit: er is een uitvraag naar certificering van de zorgaanbieders gedaan. Op basis daarvan is een overzicht gemaakt met certificaten. Er zal een brief gestuurd worden aan die aanbieders die nog niet aan de wenselijke standaard voldoen. Het plan is om met nieuwe aanbieders bij aanmelding aan tafel te gaan zitten en onder andere dit onderwerp te bespreken. Voor het gesprek met nieuwe zorgaanbieders zal een draaiboek opgesteld worden.
Er zal uitvraag onder zorgaanbieders gedaan worden over de Kritieke Prestatie Indicatoren. Er zal een notitie geschreven worden over waaraan een kwaliteitshandboek moet voldoen. Eén van de aanbieders vindt dat de aanwezigheid van alleen een kwaliteitshandboek wat mager is. Echter in het contract is opgenomen dat een kwaliteitshandboek ook voldoende is. Op verzoek van enkele zorgaanbieders is een format voor voortgangs- en eindrapportages opgesteld. Deze is terug te vinden op de website van de ISD Bollenstreek. Het gebruik van deze rapportage is niet verplicht. Een eigen rapportage mag ook gebruikt worden. Eén aanbieder vindt het format op de site arbeidsintensief, zeker bij grotere aantallen cliënten. Er zal nog door de ISD en de gemeente Katwijk gezocht worden naar een minder arbeidsintensievere doch doelmatige manier. Een zorgaanbieder heeft als idee om als verantwoording naar de gemeente het jaardocument te gebruiken dat elke aanbieder toch moet opstellen. Nadeel is dat dit document niet per gemeente is opgesplitst en daardoor onbruikbaar is. De werkgroep moet zich hierover nog buigen. De keukentafelgesprekken bieden informatie aan de consulent over hoe het gaat met een cliënt. De consulent kan daarmee zien of de gestelde doelen en resultaten gehaald zijn. Deze informatie is er niet om met anderen te delen. Gemeenten zijn verplicht een cliëntervaringsonderzoek te doen. Anja van Oost zal de verplichte vragen rondsturen. Een aanbieder oppert om vlak voor herindicatie de resultaten aan de cliënt mee te geven of aan de consulent. Dit onderwerp komt later terug. De ISD en de gemeente Katwijk gaan dit uitwerken. Tot die tijd is het leveren van rapportages even op on hold. 5. Rechtmatigheid/controleprotocol Voor Katwijk geldt: Daar waar aanbieders voor 2015 echter gebruik maken van het in november 2015 landelijk gepubliceerde Algemeen accountantsprotocol financiële productieverantwoording Wmo en Jeugdwet 2015, Project IZA, stelt de gemeente Katwijk het zeer op prijs als dat protocol aan de gemeente kenbaar wordt gemaakt. Aanbieders, die onder de verplichting van een controleprotocol vallen en geen gebruik maken van het landelijke protocol, kunnen voor de gemeente Katwijk volstaan met het leveren van een zogenoemde Bestuurdersverklaring. Een model bestuurdersverklaring is op de site van de ISD te vinden. De bestuurdersverklaring dient vóór 1 juni 2016 te zijn geleverd. Gaarne deze verklaring zenden aan Mw. A. de Roode, a.deroode@katwijk.nl. Vanaf 2016 gelden de bepalingen in de overeenkomsten onverkort. Voor het te hanteren controleprotocol dient gebruik te worden gemaakt van het Algemeen accountantsprotocol financiële productieverantwoording Wmo en Jeugdwet 2015, Project IZA. Voor de ISD Bollenstreek geldt dat voor 2015 en 2016 geen controleverklaring, accountantsverklaring of bestuurdersverklaring o.i.d. nodig is. De ISD Bollenstreek voert steekproefsgewijs materiele controles uit voor de toetsing van rechtmatigheid.
Katwijk heeft een steekproef onder cliënten gedaan. Hieruit kwam dat enkele cliënten met een indicatie voor vervoer met eigen vervoer naar hun dagbesteding gingen, maar dat er wel vervoer gedeclareerd is. 6. Inventarisatie gespreksonderwerpen vervolg fysieke overlegtafel De ISD en de gemeente Katwijk vragen de aanbieders of er zaken zijn die de aanbieders graag willen bespreken de komende fysieke overlegtafels. Er wordt geen specifieke onderwerpen ter tafel gebracht. Er zal in 2017 geen nieuwe aanbesteding zijn. De contracten zijn voor onbepaalde tijd. Er zijn berichten dat er Europees aanbesteed zou moeten worden, maar volgens Tim Robbe is dit onjuist. Eén van de aanbieders stelt voor om eens te sparren over de innovatie-brief van staatssecretaris van Rijn. Afgesproken wordt om dit tijdens het overleg in mei (zie agendapunt 3) mee te nemen. Ook de NZA codes, het sociale domein als geheel en contacten met de sociale wijkteams zullen dan aan bod komen. Een aanbieder vraagt zich af of er bij de Fysieke Overlegtafel in de toekomst ook financiële/technische mensen kunnen aanschuiven. Aardig wat onderwerpen hebben met de facturatie/i-wmo te maken en daarvan hebben sommige aanwezigen niet alle kennis. Mogelijk kunnen zij bij de volgende Fysieke Overlegtafel aanwezig zijn, na afloop van de overlegtafel elkaar spreken of een aparte werkgroep vormen. De ISD en de gemeente Katwijk gaan deze mogelijkheid bespreken. 7. Rondvraag Een aanbieder vraagt zich af of er gedeclareerd kan worden als een nieuwe klant de zorg na aanmelding, maar voor de 1 e afspraak al afzegt. Een reden hiervoor kan zijn dat men dan pas verneemt hoe hoog de eigen bijdrage is. Er is dan al wel voorbereiding gepleegd en uren in gestoken. ISD en Katwijk zullen zich hierover beraden. De gemeenten willen graag weten hoeveel klanten afhaken vanwege de hoogte van de eigen bijdrage. Vooral klanten met een middeninkomens die weinig zorg afnemen worden getroffen. Verzoek aan alle aanbieders om elke keer als dit voorkomt een mailtje te sturen naar de aanbestedingsmail met in de onderwerp-regel Beëindiging wegens eigen bijdrage. Deze mailtjes zullen dan gebundeld en geanalyseerd worden. De stand van zaken wat betreft TSN is dat de klanten die hulp bij het huishouden van hen ontvingen al ondergebracht zijn bij andere aanbieders (dit geldt voor de gemeente Katwijk). Naar de toekomst van de HH2 klanten (Begeleiding bij het huishouden) wordt op dit moment gekeken. De voorzitter sluit de vergadering en dankt alle aanwezigen voor hun komst. De volgende Fysieke Overlegtafel is in juni. Wat Wie Wanneer Mail over stand van zaken TSN ISD 2 e week van maart aan aanbieders HbH
Gezamenlijk gesprek over ISD en Katwijk Mei 2016 tarieven, innovatie etc. inplannen Inrichten etalage ISD en Katwijk 1 mei 2016 Verslag doen Werkgroep crisis/respijtzorg Juni 2016 Draaiboek voor nieuwe ISD en Katwijk --- aanbieders opstellen Uitvraag over kritieke prestatieindicatoren ISD en Katwijk --- Notitie over ISD en Katwijk --- kwaliteitshandboek opstellen Voortgangs- en Gemeenten en aanbieders --- eindrapportages: frequentie en route Jaardocument gebruiken als Werkgroep kwaliteit --- verantwoording Verplichte vragen uit Anja van Oost --- klanttevredenheidsonderzoek aan aanbieders mailen Financiële/technische mensen ISD en Katwijk --- aanschuiven bij Fysieke Overlegtafel Hoe declareren als klant na ISD en Katwijk ---- intake maar voor 1 e afspraak de hulp afzegt? Mailtje over cliënten die Aanbieders --- opzeggen vanwege hoogte eigen bijdrage naar Aanbestedingsmail sturen Toekomst HH2 cliënten van TSN bekijken Katwijk --- -------------