Huishoudelijk reglement Medezeggenschapraad OBS Kolmenscate 2016 2017 1. Inleiding Het huishoudelijk reglement M.R. is opgesteld als bedoeld in de Wet Medezeggenschap Onderwijs voor de Medezeggenschapsraad van OBS Kolmenscate. In het huishoudelijke reglement worden onderling gemaakte afspraken vastgelegd. Aan het begin van elk schooljaar dient dit reglement te worden geactualiseerd. Dit is de versie voor 2016-2017. 2. Doelstelling Het is de taak van de M.R. om het beleid en functioneren van de school te controleren en om alle onderwerpen die de school betreffen te bespreken. De bevoegdheden van de M.R. staan uitgebreid beschreven in de Wet Medezeggenschap Scholen (WMS). Het doel van het huishoudelijk reglement is duidelijkheid en transparantie te verkrijgen voor directie, personeel, de ouderraad, ouders en M.R.-leden over de rol, werkwijze, taakverdeling en besluitvorming van de M.R.. Daarnaast bevordert dit reglement de overdraagbaarheid van kennis aan nieuwe M.R.-leden. 3. De M.R.-leden De M.R. wordt gevormd door onderstaande leden: Geleding Naam Lid sinds Herkiesbaar Functie Personeel Saskia Ellenbroek Sept 2016 Harry Talens Aug 2010 Lid 2 Martijn Brugmans Aug 2015 voorzitter Ilonka Horstman Aug 2015 Ouders Bart Stam Jan 2016 Jan 2018 Nathalie Holtkuile Mei 2015 Jan 2018 Lid 1 Erwin Voskuil Mei 2015 Jan 2018 penningmeester Erna Fränzel- Jan 2012 Jan 2018 secretaris Luiten 1
4. Vergaderdata 2016 2017 13 september 2016 25 oktober 2016 29 november 2016 17 januari 2017 7 maart 2017 18 april 2017 30 mei 2017 4 juli 2017 5. Taken voorzitter, secretaris, penningmeester, notulist en algemene leden Taakomschrijving voorzitter: De leiding van de vergadering Het voor bespreken van de agenda met de secretaris Overleg met de directie ter voorbereiding van de M.R. vergaderingen (indien gewenst) Het (mee-)ondertekenen van brieven Het naar buiten vertegenwoordigen van de medezeggenschapsraad Het goedkeuren van het jaarverslag na akkoord van de M.R. Taakomschrijving secretaris: Het verzorgen van de interne en externe correspondentie Het opstellen van de agenda voor de vergadering Het voor bespreken van de agenda voor met de voorzitter Het opstellen van het jaarverslag Het actueel houden van de actie- en besluitenlijst Het beheren van het archief van de Medezeggenschapsraad Het bijhouden van het huishoudelijk reglement en de jaarplanning Het aanleveren van de stukken (vergaderdata, info M.R. leden, agenda zonder actiepunten) voor de website voor communicatie naar de ouders en het team Taakomschrijving penningmeester: De penningmeester wordt altijd gekozen uit de oudergeleding M.R. Het opstellen van het financiële jaarverslag (zie jaarrooster) Het opstellen van een begroting (zie jaarrooster) Het vergoeden van de (door de leden van de M.R.) gemaakte kosten, bijvoorbeeld voor het volgen van een cursus Zorgdragen voor de betaling van de notulist 2
Taakomschrijving notulist: De taak van een notulist is om van een vergadering een ordelijke en relevante samenvatting te maken en deze binnen een week na de vergadering, te verspreiden onder de M.R. leden en directie Taakomschrijving algemeen lid 1: Het verzorgen van de taak lief en leed, zoals afscheidscadeau, kaartje of bloemen Taakomschrijving algemeen lid 2: Het verzorgen van de tekst voor de nieuwsbrief en deze één week voor verschijning nieuwsbrief (indien vergaderdata en data verschijning nieuwsbrief dit toelaat) ter controle naar M.R. leden sturen Aanleveren van tekst voor nieuwsbrief aan directie en voor website Bij opvolging is ieder hier bovenstaand persoon verantwoordelijk voor overdracht. 6. Kandidaatstelling Een vacature voor de oudergeleiding wordt kenbaar gemaakt in de nieuwsbrief en een vacature voor de personeelsgeleding wordt in de teamvergadering aangekondigd. Aanmelding voor de oudergeleding dient schriftelijk of per mail te worden gedaan bij mrkolmenscate@gmail.com of bij een van de M.R. leden. Als er zich meer kandidaten aanmelden dan er vacatures zijn, worden er verkiezingen georganiseerd. Voor procedure en verdere informatie over verkiezingen zie bijlage 1. Een M.R.-lid wordt voor twee jaar benoemd en kan zich na die twee jaar weer verkiesbaar stellen. Wanneer een M.R.-lid vertrekt alvorens de twee jaar verstreken zijn, wordt een nieuw lid geworven. Hierbij wordt in eerste instantie gekeken naar de uitslag van de laatst gehouden verkiezingen. Het nieuwe lid dient dan de termijn van het vertrekkende lid uit en kan zich dan eventueel weer verkiesbaar stellen. 7. Agenda, vergaderstukken en jaarplanning 7.1 Agenda De secretaris stelt, met input van alle leden en de directie, de agenda s op. Voorts zijn de onderwerpen in de jaarplanning leidend. De secretaris en voorzitter bespreken de agenda samen voor. De secretaris zorgt er voor dat deze agenda s met bijbehorende stukken minimaal één week voor de aanvang van de vergaderingen aan de M.R.-leden en genodigden wordt verstuurd. De agenda s worden bij aanvang van de vergadering (eventueel na wijzigingen) definitief vastgesteld. 3
7.2 Vergaderstukken Indien M.R.-leden vergaderstukken willen inbrengen, dienen deze vooraf aan te leveren bij de secretaris/voorzitter. De secretaris draagt zorg voor de verspreiding van algemene en ontvangen stukken. Dergelijke stukken dienen zo snel mogelijk, maar uiterlijk één week voor aanvang van de vergadering verstuurd te worden. M.R.-leden dienen de te behandelen stukken vooraf door te nemen. De secretaris zorgt voor de archivering in het M.R. archief. 7.3 Jaarplanning Bij aanvang van elk schooljaar wordt een jaarplanning opgesteld, indien nodig wordt deze jaarplanning bijgesteld. De jaarplanning bevat de door de M.R. te behandelen (formele en niet formele) onderwerpen voor het komende schooljaar. De secretaris beheert deze jaarplanning. 8. Vergadering, aanwezigen en gasten 8.1 Vergaderingen De M.R. belegt minimaal 6 keer per schooljaar een openbare vergadering. De vergaderingen vinden plaats op school. Indien nodig houdt de oudergeleding of de personeelsgeleding voor de vergadering van de M.R. vooroverleg over de te bespreken punten. 8.2 Besloten vergaderingen In het geval er zaken besproken worden van vertrouwelijke aard, wordt vooraf een besloten gedeelte ingelast. Hierbij zijn aanwezig de M.R.-leden en eventueel door de M.R. genodigden. Van het besloten deel wordt apart verslag opgemaakt, dat alleen aan de M.R.- leden en overige aanwezigen wordt verstrekt. 8.3 Aanwezig bij de vergadering Voor de M.R. vergadering worden de M.R.-leden uitgenodigd en voor het formeel overleg worden de M.R.-leden en de directeur uitgenodigd. De directeur is geen M.R.-lid. Toehoorders zijn welkom bij het openbare gedeelte van de M.R.-vergadering, maar melden zich bij voorkeur vooraf aan bij één van de M.R.-leden. Toehoorders hebben niet de mogelijkheid om tijdens een vergadering mee te praten over M.R.-zaken. Dit kan alleen zodra dit door de gehele M.R. is goedgekeurd. Als toehoorders zich minimaal één week van te voren aanmelden bij één van de M.R.-leden, kunnen de vergaderstukken desgewenst door de secretaris vooraf aan hen toegezonden worden, tenzij het gaat om een besloten vergadering. 9. Stemming De M.R. beslist bij gewone meerderheid van stemmen, tenzij het M.R.-reglement anders bepaalt. Over zaken wordt mondeling en over personen wordt schriftelijk gestemd, tenzij de M.R. in een bepaald geval anders besluit. Blanco stemmen worden geacht niet te zijn uitgebracht. Stemmen bij volmacht is mogelijk. 4
Wordt bij een stemming over personen bij de eerste stemming geen gewone meerderheid behaald, dan vindt herstemming plaatst tussen hen die bij de eerste stemming de meeste stemmen kregen. Bij deze herstemming is diegenen gekozen die dan de meeste stemmen krijgt. Indien de stemmen staken, beslist het lot. Bij staking van de stemmen over een door de M.R. te nemen besluit dat geen betrekking heeft op personen, wordt deze zaak op de eerstvolgende vergadering van de M.R. opnieuw aan de orde gesteld. Staken de stemmen opnieuw, dan is de stem van de voorzitter bepalend. 10. Verslaglegging Binnen één week na de vergadering wordt door de notulist het verslag gemaakt en verspreid aan de M.R.-leden en directie. De vaststelling van de verslagen gebeurt tijdens de volgende vergadering. De secretaris maakt jaarlijks een verslag van de werkzaamheden van de M.R. van het afgelopen jaar. Dit zal worden samengevoegd met het door de penningmeester opgestelde financiële jaarverslag. De secretaris draagt er zorg voor dat het jaarverslag ter kennisneming gezonden wordt aan de M.R.-leden en de schoolleiding. In de M.R.- vergadering kan het jaarverslag worden vastgesteld en zal voor uitgifte goedgekeurd moeten worden door de voorzitter. Na goedkeuring van het jaarverslag zal dit door de secretaris op de website van school geplaatst (laten) worden. 11. Onkostenvergoeding De functie die de M.R.-leden vervullen is een onbezoldigde functie. M.R.-leden ontvangen, als ze daarom verzoeken, een vergoeding voor ten behoeve van de M.R. gemaakte reiskosten; deze worden op basis van 2 e klas openbaar vervoer vergoed. Overig door een M.R.-lid gemaakte kosten ten behoeve van de M.R., worden alleen vergoed nadat vooraf goedkeuring van de penningmeester is verkregen. 12. Uitzonderingen In de gevallen waarin dit Huishoudelijk Reglement M.R. niet voorziet, beslist de M.R. op voorstel van de voorzitter, met inachtneming van het bepaalde in de Wet Medezeggenschap Scholen. 13. Goedkeuring Aldus vastgesteld door de M.R. van OBS Kolmenscate te Deventer. Namens de Medezeggenschapsraad Voorzitter Martijn Brugmans Datum 5
Bijlage 1 Planning verkiezingen Verkiezingen M.R. schooljaar 2015-2016 Voor de M.R. worden in de periode december 2015 en januari 2016 verkiezingen georganiseerd. De zittingsduur van de huidige leden van de oudergeleding is in februari 2016 verstreken. Alle leden van de oudergeleding zullen moeten aftreden. Iedereen mag zich weer opnieuw verkiesbaar stellen. Planning Aankondigen verkiezingen 25-11-2015 Uitnodiging naar ouders versturen om zich kandidaat te stellen 25-11-2015 Posters ophangen 10-12-2015 Sluitingstermijn 12-12-2015 Bevestiging van aanmelding versturen per mail 14-12-2015 Kandidaten en verkiezingsformulier bespreken?? 14-12-2015 Vaststellen kandidatenlijst 17-12-2015 Informeren van kandidaten over de procedure 04-01-2016 Aanleveren van persoonlijke informatie van kandidaten voor verkiezingsformulier 12-01-2016 Vaststellen verkiezingsformulier tijdens M.R. vergadering 13-01-2016 Verspreiden verkiezingsformulier 22-01-2016 Sluiting verkiezingen 27-01-2016 Vaststellen uitslag verkiezingscommissie 27-01-2016 Controle uitslag telcommissie 28-01-2016 Informeren van kandidaten over uitslag 01-02-2016 Communiceren van verkiezingsuitslag via nieuwsbrief 23-02-2016 Overdrachtsvergadering Aandachtspunten: Zie volgende bladzijde. 6
Aandachtspunten: In het geval dat het aantal kandidaten gelijk of minder is dan het aantal beschikbare zetels, worden deze kandidaten geacht te zijn gekozen. Dan zou de planning vanaf informeren van kandidaten over procedure veranderen in informeren van kandidaten over de uitslag. In dit geval kan het proces worden versneld en kan de geplande vergadering van 12 jan 2016 al als overdrachtsvergadering worden gebruikt. Alle huidige leden van de oudergeleding treden officieel af en moeten zich weer verkiesbaar stellen indien zij weer zitting willen nemen in de M.R.. 7
Bijlage 2: Jaarplanning September M.R. reglement en jaarplan vaststellen Secretaris en voorzitter instemmingsrecht Concept jaarverslag Secretaris en voorzitter instemmingsrecht Taakverdeling vastleggen Vastleggen nascholing M.R. Oktober Vaststellen jaarverslag M.R. (Secr.) in vergadering instemmingsrecht Verkiezingen organiseren verkiezingscommissie November Uitschrijven verkiezingen Jaarverslag M.R. voorleggen aan ouders en personeel Passen onderwijs stand van zaken Jaarbegroting M.R. maken verkiezingscommissie Secretaris via website Penningmeester December Verkiezingen verkiezingscommissie Voortgang schoolplan/ jaarplan Ter info Concept financieel verslag Penningmeester Ter info Januari Schoolbegroting Vaststellen financieel jaarverslag Penningmeester 8
Voortgang schoolplan/ jaarplan Februari CITO uitslagen Ter info Besteding vrijwillige ouderbijdrage Maart Informatie concept schoolgids Informatie formatieplan komend schooljaar April Plannen stand op afsluitingsfeest Vaststellen Schoolgids Voortgang schoolplan/ jaarplan Mei Juni Formatieplan Schoolplan Schoolgids Vakantierooster CITO uitslagen Evaluatie M.R. taken/ taakverdeling Vaststellen activiteitenplan/ speerpunten M.R. komend schooljaar Inventarisatie scholingsbehoefte M.R. (kennisvergroting) Tussentijds financieel overzicht M.R. penningmeester 9
Juli 1 0
Bijlage 3: Regeling / beleidsplan Bevoegdheid Reglement 1.Onderwijskundigbeleid Schoolplan M.R. instemmingsrecht Art. 10 b Schoolgids M.R. OG instemmingsrecht Art. 13 g Schoolreglement M.R. instemmingsrecht Art. 10 c Zorgplan M.R. instemmingsrecht Art. 10 b 2. Personeel en formatie Schoolformatieplan M.R. PG instemmingsrecht Art. 12 b Scholingsplan M.R. PG instemmingsrecht Art. 12 c Taakverdeling M.R. PG instemmingsrecht Art. 12 h Werkreglement M.R. PG instemmingsrecht Art. 12 d Werktijdenregeling M.R. PG instemmingsrecht Art. 12 f Aanstelling/ontslag M.R. adviesrecht Art. 11 h personeel Beloningsbeleid M.R. PG instemmingsrecht Art. 12 i Functioneringsgesprekken M.R. PG instemmingsrecht Art. 12 i 3. Arbo-beleid Veiligheid en gezondheid M.R. instemmingsrecht Art. 10 e Ziekte verzuim en reintegratie M.R. PG instemmingsrecht Art. 12 k 4. Financiën Financieel beleid M.R. adviesrecht Art. 11 b Jaarlijkse toezending Ter kennisname Art. 8 lid 2 onder a begroting Bekostigingsinformatie Ter kennisname (vóór 1-5) Art. 8 lid 2 onder h 5. Medezeggenschap M.R. jaarverslag M.R. verplichting Art. 7 lid 3 6. Overige zaken Jaarverslag bevoegd Ter kennisname (vóór 1-7) Art. 8 lid 2 onder c gezag Basisgegevens beleid Ter kennisname (start Art. 8 lid 2 onder h schooljaar) Vakantieregeling M.R. adviesrecht Art. 11 l Taken ouders M.R. Instemmingsrecht Art. 10 d 1 1