Gemeenteraad GOEDGEKEURD Besluit Zitting van 29 mei 2017 Leven - Team Ontspannen 28 2017_GR_00083 Subsidiereglement voor jeugdverenigingen - nieuwe indiendatum - Goedkeuring Samenstelling: Aanwezig: de heer Alain Wyffels; de heer Lieven Vanbelleghem; mevrouw Marleen Soete; de heer José Victoor; de heer Francky Barbier; de heer Frans Vandeputte; de heer Robert Barthier; de heer Peter Vantomme; mevrouw Brigitte Vanhaecke; de heer Johan Vanysacker; de heer Frank Gheeraert; de heer Dominique Cool; de heer Eddy Vanacker; de heer Tom Willemyns; mevrouw Jacqueline Mostaert; de heer Jean-Marie Callewaert; de heer Luc Vandamme; de heer Christoph Deraeve; mevrouw Sabine De Wandel Afwezig: de heer Koen Bentein Beschrijving Aanleiding en context Naar aanleiding van het aangepaste kopiereglement voor de verenigingen is het belangrijk om de indiendata op elkaar af te stemmen. De indiendatum van het huidige reglement is 30 september Dit wordt gewijzigd naar 15 oktober. Inhoudelijk is er geen verandering aan het reglement. Juridische grond Decreet van 6 juli 2012 houdende de ondersteuning en stimulering van het lokaal jeugdbeleid en de bepaling van het provinciaal jeugdbeleid, zoals gewijzigd Regelgeving: bevoegdheid De gemeenteraad is bevoegd op basis van artikel 42-43 van het gemeentedecreet Stemming op het besluit Goedgekeurd door de gemeenteraad met unanimiteit Besluit 1/9
Artikel 1 De gemeenteraad keurt het gewijzigde subsidiereglement voor jeugdverenigingen goed. 1. Nominatieve toelagen jeugdraad : 1500 Aan de jeugdraad wordt een nominatief bedrag van 1.500 toegekend voor het realiseren van de doelstelling die de adviesraad heeft. Deze toelage wordt in het begin van het kalenderjaar uitbetaald, teneinde deze initiatieven van werkingsmiddelen te voorzien voor het uitwerken van hun programma. 2. Toelagen voor jeugdverenigingen 2.1. Jeugdraadtoelage : 800 Het budget van de jeugdraadtoelage wordt gelijk verdeeld over het aantal jeugdwerkinitiatieven inclusief het jeugdhuis. Dit als je als jeugdvereniging/jeugdhuis minstens 3 keer aanwezig bent op de vergaderingen van de jeugdraad tijdens het werkjaar (september tot augustus). Indien de kadervormingssubsidie van de Flodder niet opgebruikt wordt, dan wordt dit bij de jeugdraadtoelage gevoegd. 2.2. Subsidie De Flodder : 1400 De subsidie bestaat uit drie toelagen: Een werkingstoelage van 1100, een toelage voor kadervorming van 100, een projecttoelage van 200. 2.2.1.Werkingstoelage : 1100 Het voorziene budget wordt verdeeld volgens een puntensysteem waarbij 3 aspecten in rekening gebracht worden: Het aantal openingsuren, het aantal activiteiten en het indienen van de jaarrekening: 1. Het jeugdhuis is minstens 2 dagen per week en minimum 10 uur per week open gedurende minstens 40 weken per jaar. Per geopend weekend krijgt het jeugdhuis 1 punt met een maximum aan 40 punten. 2. Per georganiseerde activiteit die ook op de affiche vermeld wordt. (muziek, comedy, optreden, vrijwilligersactiviteit, goede doel ) krijgt men 3 punten ( met een max van 15 activiteiten per jaar)(dus max. aantal te verdienen punten is 45) 3. Jaarlijks indienen van de jaarrekening van het voorbije kalenderjaar bij de gemeente tegen 30 september (hiervoor krijgt de Flodder 15 ptn). 2.2.2. Kadervormingstoelage : 100 2.2.2.1. Doel Onder kadervorming wordt verstaan alle één - of meerdaagse cursussen of cursusreeksen voor de bestuurders/vrijwilligers die ten goede komen van de werking van het jeugdhuis. Komen NIET in aanmerking voor toelage: beroepsopleidingen, specifieke sportopleidingen, cursus speelpleinmonitor, eigen georganiseerde leidersdagen en/of - weekends. 2/9
Aangezien er binnen de gemeente reeds een reglement bestaat voor terugbetaling van de cursuskosten van monitoren voor de gemeentelijke speelpleinwerking, wordt deze vorm van kadervorming uitgesloten van deze betoelaging. De vorming moet georganiseerd worden door, de door Afdeling Jeugdwerk van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, erkende jeugdwerkorganisaties. De cursisten moeten actief zijn in het bestuur of leidingsgroep van het jeugdhuis die zijn zetel heeft in Langemark-Poelkapelle. De leeftijd van de cursisten wordt beperkt van 16 tot 30 jaar. 2.2.2.2. De toelage De kostprijs van de cursussen kan volledig teruggevorderd worden met een maximum van 100 per werkjaar. Wanneer het budget op het einde van het werkjaar niet opgebruikt werd, wordt de rest bij de jeugdraadtoelage gevoegd. 2.2.2.3. De procedure De aanvragen worden gericht aan de gemeentelijke jeugddienst, Kasteelstraat 1, 8920 Langemark- Poelkapelle. De afsluitingsdatum wordt gesteld op 15 oktober. (Als controlemiddel wordt de poststempel van 15 oktober genomen). De periode die in aanmerking komt voor betoelaging loopt van 1 september tot en met 31 augustus (= werkjaar van de meeste verenigingen) voorafgaand aan de afsluitingsdatum. De aanvragen dienen te gebeuren op formulieren die te verkrijgen zijn bij de Jeugddienst en dienen volgende gegevens te bevatten: De aanvraag bevat een overzicht per cursus van: de namen + adressen van de cursisten het aantal uren vorming per cursist naam en adres van de organisatoren van de cursus onderwerp(en) en programma van de cursus(-reeks) attest voor de gevolgde vormingverklaring kostprijs van de vorming + bewijs van betaling (voor iedere cursist) De gegevens van de vereniging: naam en contactadres naam en adres van de hoofdverantwoordelijke rekeningnummer + naam en adres van de houder De uitbetaling gebeurt binnen 3 maanden na de afsluitingsdatum. Controle en wijzigingen Op elk ogenblik kan de jeugddienst controle uitoefenen op de gegevens verstrekt bij de aanvragen voor bovenstaande toelagen. Daarnaast kan het College van Burgemeester en Schepenen of de jeugddienst ook nagaan of de verstrekte subsidies wel aangewend werden waarvoor ze werden aangevraagd: kadervorming, voor het betalen van cursussen, Indien blijkt dat een vereniging misbruikt maakt, kan het CBS de terugbetaling van de toelage eisen. 3/9
Dit reglement kan elk werkjaar aangepast worden mits advies van de Gemeentelijke Jeugdraad van Langemark-Poelkapelle. 2.2.3. Projecttoelage : 200 Voor de projecttoelage moeten een aantal stappen doorlopen worden waarbij De Flodder en de gemeente in samenspraak een project opstarten met daaraan gekoppeld 4 acties. Per behaalde actie in het project ontvangt de Flodder 25% van de toelage. Een actie kan bijvoorbeeld zijn : Opzetten van promotie, organiseren van een activiteit voor tieners, het jeugdhuis werkt samen met andere jeugdverenigingen, organiseert zelf een workshop, informeert zijn vrijwilligers over zijn werking, Jaarlijks in oktober zitten de gemeente en het jeugdhuis samen om te kijken waar de noden van het jeugdhuis (en de gemeente) liggen en bekijken ze voor het komende werkjaar welk project het jeugdhuis kan aanpakken. Jaarlijks wordt het project geëvalueerd. Er wordt gekeken naar de inspanningen die het jeugdhuis doet, niet de resultaten. Bevordert het contact tussen het jeugdhuis en de gemeente. Er worden 4 acties vastgelegd die gelijk staan aan 25% per actie die uitbetaald wordt. Voorbeelden van Projecten: aantrekken van jeugdverenigingen, cultuur in het jeugdhuis bevorderen, imagocampagne, aantrekken tieners, 2.3. Toelagenverdeling : 7300 Na aftrek van de jeugdraadtoelage en nominatieve subsidie voor het jeugdhuis, worden de op het budget voorziene kredieten voor subsidies aan jeugdverenigingen verdeeld over drie onderdelen: Basistoelage Werkingstoelage Overnachtingstoelage Startende verenigingen kunnen pas aanspraak maken op deze toelagen na 1 jaar werking. 2.3.1. De basistoelage : 1300 Het budget voor de basistoelage wordt gelijk verdeeld over het aantal jeugdwerkinitiatieven, die een aanvraag correct hebben ingediend voor de afsluitingsdatum. Formule: budget / aantal verenigingen = toelage per vereniging 2.3.2. De werkingstoelage : 4400 Het voorziene budget wordt verdeeld volgens een puntensysteem waarbij drie aspecten in rekening gebracht worden: het aantal leden, het aantal begeleid(st)ers en het aantal activiteiten. 2.3.2.1 leden 1-24 leden: 10 punten 25-49 leden: 20 punten 50-74 leden: 30 punten 75-99 leden: 40 punten vanaf 100 leden: 50 punten 4/9
Opmerking: Begeleid(st)ers tellen niet mee 2.3.2.2 begeleid(st)ers per leid(st)er: 2 punten per leid(st)er met attest: 5 punten Opmerking: Een leider is iemand die ingeschreven is in de jeugdvereniging en waarvoor verzekering afgesloten werd. attest = basisattest jeugdverantwoordelijke, attest (hoofd-)animator of instructeur. Worden hiermee gelijkgesteld: pedagogische en sociale diploma s Een leid(st)er kan slechts éénmaal geteld worden; ofwel als leid(st)er met attest ofwel als leid(st)er zonder. 2.3.2.3 activiteiten per activiteit (duur = minimum 2u) : 4 punten per dagactiviteit (duur = minimum 6 u) : 10 punten Opmerking: Hierbij worden enkel de activiteiten voor de leden geteld behalve kampen, twee- of meerdaagse. Worden eveneens uitgesloten: leiderskring of - weekend, bestuursvergadering, winstgevende activiteiten, Voor gezamenlijke activiteiten worden de voorziene punten verdeeld over de verenigingen die samen werkten. 2.3.2.4 Formule 1. puntentotaal per vereniging = A 2. puntentotaal alle verenigingen = B 3. (budget x A) / B = toelage 2.3.3. De overnachtingstoelage : 1600 Het voorziene budget wordt verdeeld volgens een puntensysteem. Voor deze toelage komen enkel korte overnachtingen in aanmerking: 2, 3, 4 of 5 daagse activiteiten met overnachting voor leden of begeleid(st)ers. Enkel overnachtingen in kamphuizen, lokalen of in tenten op terreinen die geen eigendom zijn van de vereniging of die de vereniging niet permanent huren komen in aanmerking. (Voor een inleefweek kan geen overnachtingstoelage bekomen worden) Er wordt 1 punt per lid/leid(st)er per overnachting toegekend. Formule: puntentotaal per vereniging = A puntentotaal alle verenigingen = B (budget x A) / B = toelage 5/9
3. De procedure De aanvragen worden gericht aan: Gemeentelijke Jeugddienst Kasteelstraat 1 8920 Langemark-Poelkapelle De afsluitingsdatum wordt gesteld op 15 oktober. (Als controlemiddel wordt de poststempel van 15 oktober genomen). De periode die in aanmerking komt voor betoelaging loopt van 1 september tot en met 31 augustus (= werkjaar van de meeste verenigingen) voorafgaand aan de afsluitingsdatum. De aanvragen dienen te gebeuren op formulieren die te verkrijgen zijn bij de Jeugddienst en te downloaden op www.langemark-poelkapelle.be en dienen volgende gegevens te bevatten: Nominatieve subsidie De Flodder: Overzicht activiteiten + affiche + eventuele uitnodigingen Overzicht openingsuren jeugdhuis + doorgeven sluitingstijden de nodige gegevens van de vereniging De jaarrekening van het voorbije kalenderjaar. Overzicht bestuursleden en vrijwilligers Werkingstoelagen: de nodige gegevens van de vereniging het aantal leden, ledenlijst in bijlage het aantal begeleid(st)ers, met een kopie van hun attest als ze er één bezitten Een kalender met data van de activiteiten, bij dagactiviteiten moet een kopie van de uitnodiging aan de leden zitten. Voor een uitnodiging per mail dient een afprint hiervan bij het dossier te zitten. De uitbetaling volgt binnen de 3 maanden na de afsluitingsdatum. 4. Kampsubsidies : 4000 4.1 Doel De bedoeling van deze subsidie is om bij meerdaagse activiteiten (vanaf 7 dagen) de kosten voor een deel terug te betalen om zo de kostprijs voor de leden zo laag mogelijk te houden. 4.2 De toelage Volgende overnachtingen komen in aanmerking: kampen vanaf 7 dagen met overnachting voor leden of begeleid(st)ers. Enkel overnachtingen in kamphuizen, lokalen of in tenten op terreinen die geen eigendom zijn van de vereniging of die de vereniging niet permanent huren. Het budget wordt als volgt verdeeld: 30% van het bedrag wordt gedeeld door het aantal aanvragers 70% wordt volgens een puntensysteem bepaald: 1 punt per lid per overnachting 6/9
Formule 1 punt per km enkele reis naar de kampplaats in België 1. basisbedrag =( basiskamptoelage/aantal aanvragen) 2. puntentotaal per vereniging = A 3. puntentotaal alle verenigingen = B 4. (budget x A) /B = overnachting-en km-toelage 5. basis + overnachting + km-toelage = kamptoelage 4.3 De procedure De aanvragen worden gericht aan de gemeentelijke jeugddienst, Kasteelstraat 1, 8920 Langemark- Poelkapelle. De afsluitingsdatum wordt gesteld op 15 oktober. (Als controlemiddel wordt de poststempel van 15 oktober genomen). De periode die in aanmerking komt voor betoelaging loopt van 1 september tot en met 31 augustus (= werkjaar van de meeste verenigingen) voorafgaand aan de afsluitingsdatum. De aanvragen dienen te gebeuren op formulieren die te verkrijgen zijn bij de Jeugddienst en dienen volgende gegevens te bevatten: Per kamp moeten volgende gegevens opgegeven worden: begin- en einddatum naam + adres van de kampplaats aantal leden, begeleiders en ondersteuning (koks, proost, ) die overnachten Indien een aantal deelnemers slechts een gedeelte van een kamp heft bijgewoond worden deze afzonderlijk vermeld met opgave van de periode die ze in het kamp verbleven.. De uitbetaling van de kampsubsidies gebeurt samen met de overige subsidies tijdens het laatste trimester van het kalenderjaar 5. Kadervorming jeugdwerk : 1000 5.1 Doel Onder kadervorming wordt verstaan alle één - of meerdaagse cursussen of cursusreeksen voor begeleid(st)ers die ten goede komen van de werking van de vereniging. Komen NIET in aanmerking voor toelage: beroepsopleidingen, specifieke sportopleidingen, cursus speelpleinmonitor, eigen georganiseerde leidersdagen en/of - weekends. Aangezien er binnen de gemeente reeds een reglement bestaat voor terugbetaling van de cursuskosten van monitoren voor de gemeentelijke speelpleinwerking, wordt deze vorm van kadervorming uitgesloten van deze betoelaging. De vorming moet georganiseerd worden door, de door Afdeling Jeugdwerk van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, erkende jeugdwerkorganisaties. De cursisten moeten actief zijn in het bestuur of leidingsgroep van een vereniging die zijn zetel heeft in Langemark-Poelkapelle. De leeftijd van de cursisten wordt beperkt van 16 tot 30 jaar. 5.2 De toelage 7/9
De kostprijs van de cursussen kan volledig teruggevorderd worden. Wanneer het voorziene budget overschreden wordt, wordt een evenredige verhouding per vereniging genomen van het budget volgens uitgaven voor cursussen. Wanneer het budget op het einde van het werkjaar niet opgebruikt werd, wordt de rest bij de kampsubsidies gevoegd. 5.3 De procedure De aanvragen worden gericht aan de gemeentelijke jeugddienst, Kasteelstraat 1, 8920 Langemark- Poelkapelle. De afsluitingsdatum wordt gesteld op 15 oktober. (Als controlemiddel wordt de poststempel van 15 oktober genomen). De periode die in aanmerking komt voor betoelaging loopt van 1 september tot en met 31 augustus (= werkjaar van de meeste verenigingen) voorafgaand aan de afsluitingsdatum. De aanvragen dienen te gebeuren op formulieren die te verkrijgen zijn bij de Jeugddienst en dienen volgende gegevens te bevatten: De aanvraag bevat een overzicht per cursus van: de namen + adressen van de cursisten het aantal uren vorming per cursist naam en adres van de organisatoren van de cursus onderwerp(en) en programma van de cursus(-reeks) attest voor de gevolgde vormingverklaring kostprijs van de vorming + bewijs van betaling (voor iedere cursist) De gegevens van de vereniging: naam en contactadres naam en adres van de hoofdverantwoordelijke rekeningnummer + naam en adres van de houder De uitbetaling gebeurt binnen 3 maanden na de afsluitingsdatum. Controle en wijzigingen Op elk ogenblik kan de jeugddienst controle uitoefenen op de gegevensverstrekt bij de aanvragen voor bovenstaande toelagen. Daarnaast kan het College van Burgemeester en Schepenen of de jeugddienst ook nagaan of de verstrekte subsidies wel aangewend werden waarvoor ze werden aangevraagd: kadervorming, voor het betalen van cursussen, Indien blijkt dat een vereniging misbruikt maakt, kan het CBS de terugbetaling van de toelage eisen. Dit reglement kan elk werkjaar aangepast worden mits advies van de Gemeentelijke Jeugdraad van Langemark-Poelkapelle. 6. Sancties De uiterste indiendatum is 15 oktober van het betreffende werkjaar. 8/9
Voor aanvragen ingediend na 15 oktober, maar vóór 15 november van het lopende begrotingsjaar, wordt de totale subsidie verminderd tot 75% van de eigenlijke subsidie. Voor aanvragen ingediend na 15 november van het lopende begrotingsjaar, wordt de totale subsidie verminderd tot 50 % van de eigenlijke subsidie. De overige 25, respectievelijk 50% worden gelijkmatig verdeeld over de verenigingen die hun dossier op tijd indienden. Artikel 2 Dit reglement vervangt het vorige reglement en treedt in werking vanaf 01/09/2017. Bijlagen 1. Subsidiereglement jeugdverenigingen.pdf Aldus beslist in bovenvermelde zitting, Namens de Gemeenteraad De secretaris Sabine De Wandel De voorzitter Alain Wyffels De secretaris Voor eensluidend afschrift De Burgemeester 9/9