Nota van Inlichtingen Niet-Openbare Europese Aanbesteding Schoonmaak Aanbesteding Aanbestedende Dienst: Referentie: Niet-Openbare Europese Aanbesteding Schoonmaak Stichting Regionaal Opleidingen Centrum Drenthe Omschrijving: Drenthe College, Stad & Esch en De Ambelt zijn 3 onderwijsinstellingen die voor de schoonmaak van hun gebouwen op zoek zijn naar één of meerdere partijen die qua dienstverlening kunnen voorzien in de levering van een totaalpakket en volledig kan voldoen aan de eisen en wensen uit de Selectieleidraad, de daarop volgende Uitnodiging tot Inschrijving en die tevens over ruime ervaring en innovatief vermogen beschikt, flexibel is en voldoende kwaliteit in huis heeft ten einde de schoonmaakwerkzaamheden voor deze onderwijsinstellingen naar tevredenheid te verrichten. Toelichting: Betreft Paragraaf 3.8.4 beoordeling referenties 1 Vraag In de tabel staat dat bij <10.000 m2 hetzelfde aantal punten te behalen is (25) voor tussen de 4 en 8 locaties en meer dan 8 locaties. Klopt dit? Neen, dit klopt niet. Per abuis staat er bij <10.000 m2 en groter of gelijk aan 8 locaties ook 25 punten vermeld. Dit moet 50 punten zijn. Betreft Paragraaf 3.8.3 tabel 6 geschiktheidseisen, nr. 1, pag. 17 2 Vraag U vraagt om een current-ratio van gemiddeld 1,5 of hoger. Binnen onze holding- en financiële afdracht structuur hanteren wij een current-ratio van 1,0, waarmee wij voldoende financiële zekerheid bieden. Bent u ermee akkoord om de current-ratio te wijzigen in 1,0? Indien u hiermee niet akkoord bent, willen wij u vragen uw redenen hiervoor nader toe te lichten. De Opdrachtgever gaat akkoord met een current ratio van 1,0 of hoger. Categorie Eisen en criteria Betreft Aankondiging van een opdracht 3 Vraag In de Aankondiging van een opdracht op blz. 4 wordt bij de eis Financieel Economische bekwaamheid gesteld dat de Inschrijver over de boekjaren 2012 en 2013 dient te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Een current-ratio van gemiddeld 1,5 of hoger; 2. Solvabiliteit van minimaal gemiddeld 20%; Voor een gezond, rendabel bedrijf volstaat normaliter een current ratio van tussen 1 en 1,5. Als de current ratio boven de 1 is, dan kan het bedrijf immers voldoen aan haar korte termijn verplichtingen. Aan de eis m.b.t. een current ratio van 1,5 of hoger kan in de schoonmaakbranche door heel weinig bedrijven worden voldaan. Deze eis lijkt derhalve disproportioneel. Ons verzoek is dan ook om de voorwaarde (eis) m.b.t. current ratio aan te passen naar tussen 1 en 1.5, i.p.v. 1,5 of hoger. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 25-02-2015 Pagina 1 of 8
De Opdrachtgever gaat akkoord met een current ratio van 1,0 of hoger. Betreft Selectieleidraad, Paragraaf 3.8.4 4 Vraag Lezen wij het goed dat er met de drie aan te leveren referenties in totaal 400 punten gescoord kunnen worden? Of kan er per referentie 400 punten gescoord worden? Kunt u wellicht een rekenvoorbeeld geven? Neen. Per referentie kan Gegadigde maximaal 100 punten scoren op oppervlakte en aantal locaties en daarnaast per kerncompetentie/referentie maximaal 100 punten. De maximaal behaalbare score op referenties komt daarmee op 600 punten. Betreft Selectieleidraad, Paragraaf 3.8.4 5 Vraag Mogen we met 1 referentie meerdere kerncompetenties aantonen? Zo ja, leidt dit tot puntenvermeerdering? Neen, per kerncompetentie dient Gegadigde een andere referentie aan te leveren. Betreft Selectieleidraad, Tabel 6 Geschiktheidseisen 6 Vraag Inschrijver dient te verklaren dat inschrijver de verzekerde som voor de wettelijke aansprakelijkheid op minimaal 1.500.000,- per aanspraak zal houden. We verzoeken u dit in te perken tot een maximum van 5.000.000,- per verzekeringsjaar. Indien u hiermee niet akkoord gaat, waarom niet? Akkoord Betreft Selectieleidraad paragraaf 3.8.4. 7 Vraag Op blz, 19 van de selectieleidraad EA schoonmaak 59755 staat in paragraaf 3.8.4. vermeld, dat de beoordeling van de kerncompetentie planning en beheer van de referent plaats vindt op basis van onderstaande: Een referentie wordt beter beoordeeld naar mate deze beter aantoont in de mate waarin Gegadigde in staat is planmatig is staat is de kosten te beheersen TCO. In het invuldocument Bijlagenboek Selectiedocument wordt echter slechts een beknopte omschrijving gevraagd van de opdracht. De procedure is niet geheel duidelijk. Dienen we in de beschikbare ruimte in het invuldocument de volledige referentiebeschrijving/berekening van beheersing van kosten (TCO) weer te geven en wordt dit vervolgens beoordeeld? Of vindt de beoordeling plaats n.a.v. consultatie van de referent en wijze van beantwoorden door de referent? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 25-02-2015 Pagina 2 of 8
De beoordeling van dit criterium zal geschieden aan de hand van de beschrijving die Gegadigde geeft in Bijlage 5 in het veld "Beknopte beschrijving van de inhoud van de overeenkomst". Hier wordt van Gegadigde verwacht dat zij de gevraagde kerncompetentie omschrijft. Voor deze uitwerking gebruikt Gegadigde maximaal 1 A4, lettertype Arial, puntgrootte 11. Opdrachtgever behoudt zich te allen tijde het recht voor om de referentie te verifiëren bij de contactpersoon. Bijlage 5 is aangepast. Het gewijzigde Bijlagenboek is toegevoegd aan de Betreft Bijlage 1. Checklist 8 Vraag In de checklist geeft u bij tab 3 en 4 aan dat er een document ingeleverd dient te worden. In het selectiedocument bij 3.8.3 Selectieprocedure staat echter dat hier alleen bij inschrijving op TenderNed dient aan te geven dat de inschrijver akkoord gaat met deze eis. Hoe dient de inschrijver hiermee om te gaan? Inschrijver kan volstaan met het accorderen van deze eisen op TenderNed. Bijlage 1 is aangepast. Het gewijzigde Bijlagenboek is toegevoegd aan de Betreft Bijlage 1. Checklist 9 Vraag In de checklist geeft u bij tab 5 aan dat de Uniforme Eigen Verklaring reed is toegevoegd achter Tab 2. Echter dient bij Tab 2 alleen Bijlage 2 toegevoegd te worden en niet de gehele Eigen Verklaring. Hoe dient de inschrijver hiermee om te gaan? Gegadigde dient de gehele Uniforme Eigen Verklaring in te dienen als bijlage. Betreft Bijlage 1. Checklist 10 Vraag In de checklist bij Tab 7 geeft u aan dat de naamgeving van het digitale document bestaat uit 3 delen, namelijk: Referentie 1 naam Gegadigde, Referentie 2 naam Gegadigde, Referentie 3 naam Gegadigde. Echter bestaat Bijlage 5 die hier toegevoegd dient te worden uit één bestand en één ondertekentabel. Mogen wij hier één bestand toe te voegen die wij Tab 7 Referenties naam Gegadigde mogen noemen of hoe dienen wij dit anders te doen? Akkoord, Gegadigde mag van de drie referenties één bestand maken en aanleveren. Betreft 3.6.2 Vormvereisten Aanvraag tot Deelneming iii. 11 Vraag Waar dienen wij de contactpersoon/ vervanger toe te voegen? Dienen wij deze informatie in/na de aanbiedingsbrief toe te voegen? Akkoord, de contactpersoon en diens vervanger kunnen worden vermeld in het begeleidend schrijven (tab 1). Datum genereren Nota van Inlichtingen: 25-02-2015 Pagina 3 of 8
Betreft Algemeen 12 Vraag Welke benaming voor dit traject dienen wij aan te houden? Er staan namelijk verschillende benamingen in het selectiedocument en op TenderNed. Gegadigde kan de benaming Niet openbare Europese aanbesteding schoonmaak aanhouden. Betreft 3.6.2 Vormvereisten Aanvraag tot Deelneming v. 13 Vraag Bij het vijfde punt geeft u aan dat van de Aanvraag tot Deelneming alle pagina s genummerd dienen te zijn in de opmaak x van y. Echter moeten er 10 afzonderlijke bestanden ingediend worden en krijg je dus in ieder bestand weer opnieuw pagina 1 van 1, aangezien de meeste bestanden maar uit één pagina bestaan. Hoe dient de inschrijver hiermee om te gaan? Inschrijver hoeft alleen deze paginanummering toe te passen indien het document uit meer dan 1 pagina bestaat. Betreft Paragraaf 2.1 Huidige situatie 14 Vraag U geeft aan dat voor locatie De Ambelt nog geen overeenkomst is afgesloten. Graag maken wij u erop attent dat dit wel het geval is. Wilt u dit aanpassen in het document? Indien De Ambelt voor haar Locatie aan de Ezingerweg 55 blijkt te beschikken over een rechtsgeldige overeenkomst dan zal deze gerespecteerd worden en per eerst mogelijke datum, met in achtneming van de overeengekomen opzegtermijn, worden beëindigd. Insteek is en blijft om deze Locatie zo spoedig mogelijk aan te laten sluiten bij de voorgenomen overeenkomst voortvloeiend uit deze aanbesteding. Betreft Paragraaf 3.8.3 tabel 6 geschiktheidseisen, nr 2 15 Vraag U vraagt om een afschrift van de polis. Inschrijver heeft een wereldpolis voor al haar vestigingen over de gehele wereld. Om die reden is het verstrekken van inzage in haar verzekeringspolis niet mogelijk. Bent u ermee akkoord dat Inschrijver kan volstaan met een het overleggen van een makelaarsverklaring waaruit blijkt dat Inschrijver afdoende is verzekerd en tot welke bedragen? Neen. Betreft Bijlage 3 Financieel Economische Bekwaamheid 16 Vraag De link naar de kvk site in de bijlage werkt niet. Kunt u de juiste link in de nota vermelden? http://www.kvk.nl/download/handleiding%20jaarrekening_tcm109-386090.pdf Dit is tevens gewijzigd in het bijlagenboek. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 25-02-2015 Pagina 4 of 8
Betreft Bijlage 7 Verklaring kwaliteitsborgingsysteem, pag. 31 17 Vraag Bij punt 3 benoemt u een tabel. Klopt het dat deze tabel niet is toegevoegd aan de verklaring en zo ja, wilt u deze alsnog toevoegen? Punt 3 van bijlage 7 wordt gewijzigd in: Onderstaande verklaring dient in zijn geheel ingevuld en bijgevoegd te worden bij de uitwerking van de geschiktheidseis "Handhaving kwaliteit" (kwaliteitsborging). Bijlage 7 is aangepast. Het gewijzigde Bijlagenboek is toegevoegd aan de Betreft Art. 18.7 Alg. Inkoopvoorwaarden Drenthe College, pag. 7 18 Vraag U heeft in dit artikel opgenomen dat Inschrijver een bankgarantie dient te overleggen. Bij onderhavige opdracht is sprake van dienstverlening waarbij Opdrachtgever achteraf, als de diensten reeds zijn verricht, betalingen doet. Alle kosten waaronder maar niet beperkt tot de loonkosten van de medewerkers worden door Inschrijver voorgefinancierd. Bovendien heeft de moedermaatschappij van Inschrijver een 2:403 BW verklaring afgegeven voor Inschrijver, waarmee aan Opdrachtgever extra zekerheid wordt geboden. Bent u bereid deze eis uit te sluiten in de overeenkomst? Akkoord. Betreft Art. 21.2 Alg. Inkoopvoorwaarden Drenthe College, pag. 12 19 Vraag In dit artikel is bepaald dat stakingen niet kwalificeren als overmacht. Dit is in de optiek van Inschrijver niet redelijk. Als werkgever heeft Inschrijver geen enkele invloed op stakingen. Sterker nog, hij is wettelijk ook in het geheel niet gerechtigd het stakingsrecht te breken. In geval van stakingen staat de werkgever dus met de rug tegen de muur. Bent u gelet hierop bereid stakingen desnoods beperkt tot enkel landelijke stakingen in de overeenkomst op te nemen als een geval van overmacht? Als de staking te wijten is aan persoonlijke omstandigheden van de Opdrachtnemer, bijvoorbeeld doordat zij zelf de werkstaking heeft veroorzaakt door niet in te gaan op gerechtvaardigde eisen van haar personeel, is de staking aan haar schuld te wijten en niet aan te merken als overmacht. Een staking in een gehele bedrijfstak zal echter in het algemeen niet voor rekening van de Opdrachtnemer komen. Betreft Art. 22.2 Alg. Inkoopvoorwaarden Drenthe College, pag. 12 20 Vraag U noemt een boete van 10% van het totale factuurbedrag. Interpreteren wij dit juist als het totale maandbedrag van de betreffende locatie van het betreffende perceel? Zo niet, hoe kunnen wij dit interpreteren? De hoogte van de boete van 10% van het totale factuurbedrag wordt verrekend met de maandfactuur van de Locatie van het betreffende perceel. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 25-02-2015 Pagina 5 of 8
Betreft Art. 26.1a Alg. Inkoopvoorwaarden Drenthe College, pag. 14 21 Vraag U vraagt hierin om een beroepsaansprakelijkheidsverzekering. Een dergelijke verzekering is niet van toepassing op schoonmaakdienstverlening. Een beroepsaansprakelijkheidsverzekering is bedoeld voor andere werkzaamheden, denk aan dienstverlening zoals advocatuur, accountancy en dergelijke. Bent u bereid deze eis met behulp van een aanvullend artikel in de overeenkomst te laten vervallen? Een beroepsaansprakelijkheidsverzekering is niet van toepassing op deze opdracht. De gestelde eis in de Algemene Voorwaarden artikel 26 lid 1 sub a komt hiermee te vervallen. Betreft Art. 26.3 Alg. Inkoopvoorwaarden Drenthe College, pag. 14 22 Vraag U heeft hier opgenomen dat Inschrijver zich verplicht alle aanspraken, toekomstige daaronder begrepen, onder de hiervoor bedoelde polis op eerste verzoek aan de Opdrachtgever te cederen. Door de wereldpolis van Inschrijver is zij om die reden niet gerechtigd aanspraken op uitkering van verzekeringspenningen over te dragen aan Opdrachtgever. Bent u ermee akkoord dat deze eis door middel van aanpassing van het contract buiten werking gesteld wordt en dat Inschrijver volstaat met de aanlevering van een makelaarsverklaring? Neen. Categorie Aanbestedingsprocedure Betreft Inbesteden dienstverlening 23 Vraag Mocht Opdrachtgever aan het einde van het contract de dienstverlening inbesteden, dan is Opdrachtgever niet gebonden aan de contractwisselingsparagraaf van de cao. Bent u bereid in de overeenkomst op te nemen dat het personeel verbonden aan de diensten bij inbesteding overgaat naar Opdrachtgever (conform contractwisselingsparagraaf van de cao)? Neen, hier wenst Opdrachtgever niet op vooruit te lopen. Betreft Selectieleidraad, Paragraaf 3.2.1. Fase 1: De preselectie 24 Vraag Indien blijkt dat meerdere Gegadigden gelijk scoren zal middels loting het aantal worden teruggebracht tot vijf staat in deze paragraaf. Mogen we bij deze loting aanwezig zijn? Zo niet, kunt u deze procedure nader toelichten? Indien er sprake is van een loting zal elke Gegadigde de mogelijkheid worden geboden deze bijwonen. Betreft Selectieleidraad, Paragraaf 3.8.4 25 Vraag In de paragraaf staat: "Een referentie wordt beter beoordeeld naar mate deze beter aantoont in de mate waarin Gegadigde in staat is planmatig is staat is de kosten te beheersen TCO." We begrijpen deze zin niet helemaal. Kunt u nader toelichten waarop kerncompetentie "planning en beheer" wordt beoordeeld? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 25-02-2015 Pagina 6 of 8
De kerncompetentie "planning en beheer" wordt beoordeeld aan de hand van de beschrijving uit Bijlage 5. Een referentie wordt beter beoordeeld naar mate de Gegadigde aantoont dat zij planmatig in staat is de Total Cost of Ownership te beheersen en/of te verlagen. Bijlage 5 is aangepast. Het gewijzigde Bijlagenboek is toegevoegd aan de Betreft Par 3.8.3 tabel 6 nr. 1 26 Vraag Wij maken gebruik van de financiële gegevens van onze moedermaatschappij. Wij kunnen niet terug vinden welke verklaring wij hiervoor moeten indienen. Kunt u dit aangeven? Ja, Gegadigde mag gebruik maken van de financiële gegevens van de moedermaatschappij, mits zij een 403-verklaring hiervan toevoegd. Betreft tabel 6, par. 3.8.3 nr.1 27 Vraag Kan er gebruik gemaakt worden van een 403-verklaring om te kunnen voldoen aan de eis Financieel Economische bekwaamheid vermeld in de Aankondiging van een opdracht op blz. 4? Neen, het uitsluitend indienen van een 403 verklaring is niet voldoende. Gegadigde dient tevens financiële gegevens van de moedermaatschappij te gebruiken bij beantwoording van dit criterium (Bijlage 3). Betreft Par. 3.8.4 Beoordeling selectiecriterium referenties 28 Vraag Beoordeling van de referenties vindt onder meer plaats op basis van de kerncompetenties flexibiliteit, innovatievermogen en planning en beheer. Op welke wijze dienen wij hierop in te gaan? In bijlage 5 is hiervoor geen ruimte gecreëerd. De beoordeling van deze criteria zal geschieden aan de hand van de beschrijving die Gegadigde geeft bij Bijlage 5: Beknopte beschrijving van de inhoud van de overeenkomst. Hier wordt van Gegadigde verwacht dat zij de gevraagde kerncompetentie omschrijft. Voor deze uitwerking gebruikt Gegadigde maximaal 1 A4, lettertype Arial puntgrootte 11. Opdrachtgever behoudt zich ten alle tijde het recht voor om de referentie te verifiëren bij de contactpersoon. Bijlage 5 is aangepast. Het gewijzigde Bijlagenboek is toegevoegd aan de Betreft Par. 3.8.5 Beoordeling kwaliteitsborging 29 Vraag Voor de beoordeling van dit criterium dienen wij een beschrijving aan te leveren van het door ons gehanteerde kwaliteitsborgingsysteem waaruit blijkt dat wij in staat zijn de continuïteit en kwaliteit van onze dienstverlening te borgen. In bijlage 7 staat bij punt 3 "...uitwerking van het kwaliteitscriterium klachtafhandeling/klanttevredenheid". Kunt u ons meer duidelijkheid verschaffen over de exacte (sub)onderwerpen die wij minimaal dienen uit te werken? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 25-02-2015 Pagina 7 of 8
Bij de beantwoording van dit criterium dient de Gegadigde toe te lichten op welke wijze kwaliteit en continuïteit van de dienstverlening wordt geborgd binnen haar organisatie. De in de bijlage 7 gehanteerde termen klachtafhandeling/klanttevredenheid zijn hier per abuis vermeld. Bijlage 7 is aangepast. Het gewijzigde Bijlagenboek is toegevoegd aan de Betreft Algemene Inkoopvoorwaarden art. 3.1 30 Vraag Artikel 3.1: is Opdrachtgever bereid te aanvaarden dat er aan de aanbieding van Opdrachtnemer een (gestanddoenings)termijn verbonden zit van zestig (60) dagen? Neen. Inschrijver dient een gestanddoeningstermijn te hanteren van minimaal 90 dagen. Betreft Algemene inkoopvoorwaarden 22.1 31 Vraag T.a.v. bijlage 9 Algemene inkoopvoorwaarden, paragraaf 22.1 Kunt u het begrip toerekenbare tekortkoming nader uitleggen? De hoogte van de boete van 10% van het totale factuurbedrag, is dit per gebouw, of voor het gehele perceel? Het begrip toerekenbare tekortkoming betekent dat de tekortkoming in de nakoming van een of meerdere verplichtingen uit de overeenkomst aan de schuldenaar (Opdrachtnemer) kunnen worden toegerekend. Tot enige tijd geleden sprak de wet van wanprestatie. De hoogte van de boete van 10% van het totale factuurbedrag wordt verrekend met de maandfactuur van de Locatie van het betreffende perceel. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 25-02-2015 Pagina 8 of 8