Maatschappelijk jaarverslag 2012
Inhoud 1 Uitgangspunten van de verslaglegging 2 2 Profiel van de organisatie 3 2.1 Algemene identificatiegegevens 3 2.2 Structuur van de organisatie 3 2.3 Kerngegevens 5 2.3.1 Kernactiviteiten en nadere typering 5 2.3.2 Cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten 5 2.3.3 Werkgebieden 6 2.4 Samenwerkingsrelaties 7 3 Bestuur, toezicht en bedrijfsvoering 8 3.1 Normen voor goed bestuur 8 3.2 Raad van Bestuur 8 3.3 Raad van Toezicht 8 3.4 Cliëntenraad 11 3.5 Ondernemingsraad 12 3.6 Bedrijfsvoering 13 3.6.1 Huisvesting 13 3.6.2 ICT 13 3.6.3 P & O 13 3.6.4 Bewaking en verantwoording, risicobeheersing en controlesystemen 14 4 Beleid en ontwikkelingen 15 4.1 Meerjarenbeleidsplan 15 4.2 Kwaliteitsbeleid 16 4.2.1 Kwaliteit van zorg 16 4.2.2 Klachten & incidenten 17 4.2.3 Veiligheid & milieu 19 4.2.4 Personeelsbeleid 19 4.3 Ontwikkelingen per zorglijn 20 4.3.1 Zorglijn Curatief 20 4.3.2 Zorglijn Forensisch 21 4.3.3 Zorglijn Langdurige Zorg 21 4.4 Samenleving 23 4.5 Financieel beleid 23 De jaarrekening 2012 van Victas is opgenomen in een afzonderlijk document. Maatschappelijk jaarverslag Victas 2012 1
1. UITGANGSPUNTEN VAN DE VERSLAGLEGGING Dit jaardocument van Victas (voorheen Centrum Maliebaan) betreft de verslagperiode 2012. Als uitgangspunt voor het jaardocument zijn de Regeling Verslaglegging Wet Toelatingen Zorginstellingen (WTZi) en de Zorgbrede Governancecode gehanteerd. Het jaardocument is onder verantwoordelijkheid van de Raad van Bestuur langs twee lijnen tot stand gekomen: de jaarrekening en het maatschappelijk verslag. De jaarrekening is opgesteld door de afdeling Bedrijfsvoering. Aan het maatschappelijk verslag hebben verscheidene afdelingen van de instelling een bijdrage geleverd. De cijfermatige gegevens uit het maatschappelijk verslag komen uit de geautomatiseerde informatie- en registratiesystemen van Victas. Maatschappelijk jaarverslag Victas 2012 2
2. PROFIEL VAN DE ORGANISATIE 2.1 Algemene identificatiegegevens naam Stichting Victas Adres Tolsteegsingel 2a Postcode 3582 AC Plaats Utrecht Telefoonnummer 088 16 16 200 Identificatienummer(s) NZa 120.907 Nummer Kamer van Koophandel 30147796 Internetpagina www.victas.nl 2.2 Structuur van Victas De Stichting Victas is als Stichting Verslavingszorg Utrecht per 29 juli 2003 toegelaten voor de AWBZ-functies artikel 3, 4, 5, 6, 7, 8 en 9 blijkens de toelatingsbeschikking V&VTOEL/2305734. Eind 2012 is er in verband met de naamswijziging en locatiewijzigingen een wijzigingsverzoek bij het CIBG ingediend. Ingevolge het besluit d.d. 14 februari 2013 (TZi 14748.1) is Victas toegelaten als instelling voor medische specialistische zorg, welke zorg behoort tot de ingevolge de Zorgverzekeringswet te verzekeren prestaties. Juridische structuur Stichting Victas te Utrecht Organisatorische structuur Zie organogram op volgende pagina Toelatingen Verblijf en instelling voor medisch specialistische zorg Reclassering Verslavingsreclassering Medezeggenschapstructuur De stichting kent een medezeggenschap van medewerkers in de vorm van een ondernemingsraad en medezeggenschap van cliënten in de vorm van een cliëntenraad. Maatschappelijk jaarverslag Victas 2012 3
Organogram per 31-12-2012 Raad van toezicht Cliëntenraad Raad van bestuur Ondernemingsraad Psychiaterberaad Eerste geneeskundige Secr. Rita Passies Communicatie Bedrijfsbureau Beleidsbureau/bestuurssecretaris Zorglijn Curatief Zorglijn Langdurige Zorg Zorglijn Forensisch Unit Reclassering Unit Poliklinische Zorg Unit OGGZ Utrecht Unit GAVO Unit OGGZ Eemland/Veenendaal e.o Unit Preventie, Veldwerk en Jeugd Unit Forensische poli Unit Eykman Unit FVK Unit Leijenhoven Unit Spinoza Unit Lunetten * Het OGGZ-team is het toeleidingsteam van Victas en Altrecht. Organisatiestructuur: bestuurder Victas en bestuurder Altrecht. Duale sturing: manager Victas en afdelingspsychiater Altrecht, psychiater en teamleider. Maatschappelijk jaarverslag Victas 2012 4
2.3 Kerngegevens 2.3.1 Kernactiviteiten en nadere typering De stichting is een instelling voor verslavingspsychiatrie met als werkgebied de provincie Utrecht en Flevoland. Primair richten de activiteiten zich op cliënten die verslaafd zijn aan alcohol, drugs, medicijnen en gokken/gamen/internetten. Deze cliënten hebben bijna in alle gevallen ook last van andere psychiatrische stoornissen. Hoewel volwassenen het grootste aandeel hebben in het cliëntenbestand is het aandeel vanuit de doelgroep jongeren (12 tot 24 jarigen) licht gestegen. Bij de doelgroep ouderen is een hele lichte daling (net geen 1%) waar te nemen in 2012. De kernactiviteiten bestaan uit het leveren van ambulante zorg en intramurale zorg. Tevens biedt Victas preventie, voorlichting, consultatie en ondersteuning. Bovendien verricht Victas reclasseringswerkzaamheden voor verslaafde justitiabelen. 2.3.2 Cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten kerngegevens aantal/ aantal/ aantal/ cliënten bedrag bedrag bedrag 2010 2011 2012 Aantal cliënten in zorg op 31 december 5.434 5.299 4.901 capaciteit Aantal feitelijke bedden op 31 december inclusief beschermd wonen 123 152 152 Waarvan feitelijke bedden beschermd wonen 0 0 0 productie Aantal verzorgingsdagen inclusief beschermd wonen exclusief BOPZ in verslagjaar 43.632 46.759 53.542 Waarvan verzorgingsdagen beschermd wonen 0 0 0 Aantal deeltijdbehandelingen in verslagjaar 7.363 6.996 5.884 Aantal ambulante contacten in verslagjaar 59.049 66.376 63.884 * personeel Aantal personeelsleden in loondienst op 31 december 583 590 558 **** Aantal FTE personeelsleden in loondienst op 31 december 447,41 456,02 426,96 bedrijfsopbrengsten Totaal bedrijfsopbrengsten (in euro s) in verslagjaar 37.933.202 39.427.481 42.259.726 Waarvan wettelijk budget voor aanvaardbare kosten 23.881.784 25.696.658 30.823.978 ** Waarvan overige bedrijfsopbrengsten 14.051.418 13.730.823 11.435.748 *** Aantal bedden: Leijenhoven 30 Lunetten 34 Spinoza 29 Eykman 35 Basalt 24 Totaal 152 * Verschil zit in de ZVW. Hier worden 3400 contacten minder gescoord dan in 2011. ** Verschil is groei FVK à 4 mio en kapitaalslasten. *** Verschil zit in gemeenten (o.a. Singel en Sociale Activering) en in de overige opbrengsten (o.a. OGGz-team factuur naar Altrecht). **** Dit is inclusief uurloners, wachtgelders en stagiairs. Maatschappelijk jaarverslag Victas 2012 5
2.3.3 Werkgebieden Inzet voor gemeenten Het werkgebied beslaat voornamelijk de provincie Utrecht. Veel van de activiteiten worden in en ten behoeve van verschillende gemeenten uitgevoerd. Naast Utrecht en Amersfoort worden ook voor gemeenten Veenendaal, Woerden, De Bilt, Soest, Nijkerk, Nieuwegein, Houten, Zeist en Wijk bij Duurstede activiteiten uitgevoerd. Inzet AWBZ, ZVW en Justitie De activiteiten die Victas uitvoert in het kader van AWBZ en ZVW vinden plaats in Midden Nederland. Daarnaast levert Victas ook zorg vanuit een justitieel kader. In opdracht van de Stichting Verslavingsreclassering GGZ (SVG) en in opdracht van DFORZO (Directie Forensische Zorg) worden activiteiten uitgevoerd binnen het arrondissement Midden Nederland. In Almere beschikt Victas over een forensische verslavingskliniek Basalt. 2.4 Samenwerkingsrelaties en ketenpartners Medezeggenschapsorganen: Ondernemingsraad Cliëntenraad Toezichthouders: Inspectie voor de Gezondheidszorg Arbeidsinspectie Raad van Toezicht Victas Kwaliteitsbewaking: Lloyds (certificerend bureau voor het verrichten van de externe audit HKZ) Stichting Benchmark GGZ (benchmarking van de effectiviteit van de behandeling) KIWA-Prismant (steekproef cliënttevredenheid middels CQ-index) Vakorganisaties: Abvakabo FNV, CNV Publieke Zaak, FBZ, NU 91 Ketenpartners: Het overzicht van de ketenpartners staat op de volgende pagina. Maatschappelijk jaarverslag Victas 2012 6
Samenwerkings partners Verslavingszorg landelijk GGZ Centraal Iriszorg Landelijk Zorgsysteem Veteranen Netwerk Verslavingszorg Resultaten Scoren Tactus Verslavingszorg Ketenpartners opleiding & scholing Expertise Centrum Forensische psychiatrie Hogeschool Utrecht IVO Julius, centrum voor Gezondheidswetenschappen Utrecht Nispa ROC- Asa ROC Midden Nederland Trimbos Universiteit Amsterdam Universiteit Utrecht UMC Utrecht Universiteit Nijmegen Verweij Jonker Instituut Financiën Accountant Auditorganisatie Bank Dforzo Gemeentelijke overheid NZA Subsidieverleners Verzekeraars Zorgkantoren Overige stakeholders Benchmark GGZ, stichting Dienst Justitiële Inrichting GGZ Nederland Ministerie van Justitie Ministerie van VWS Openbaar Ministerie Oostvaarderskliniek Psychiatrisch Casusregister Reclassering Nederland SVG Ketenpartners regionaal Altrecht Amerpoort AZC Beweging 3.0 Bewindvoering Bureau Jeugdzorg Careyn Zuwe Aveant Centrum Jeugd en Gezin A foort Cumulus Diakonessenhuis Eleos Exodus Gemeenten GG&GD Gemeente - DMO Gids, stichting Hofpoort ziekenhuis Huisartsenposten Icare JOU, jongerenwerk Utrecht Juliana-oord Kwintes Leger des Heils Meander, medisch centrum MEE Meerkanten, GGZ Flevoland Mitros Politie Pro Persona Ravelijn, stichting Reclassering Nederland(SRN) RIAGG Amersfoort RIBW SBWU Sinaï Centrum Slachtofferhulp Stadsring 51 Timon Tussenvoorziening, de Vaartserijn VitrasCMD Welzijn Amersfoort, stichting Wending, de Woningstichting Waag, de 7
3. BESTUUR, TOEZICHT, BEDRIJFSVOERING EN MEDEZEGGENSCHAP 3.1 Normen voor goed bestuur De Raad van Toezicht heeft als opvatting dat hij alleen maar goed kan functioneren als zijn leden werkelijk een gemeenschappelijke visie kunnen bereiken en die ook uitstralen. Zo n gemeenschappelijke opvatting kan alleen ontstaan als regelmatig tijd wordt besteed aan strategische discussies en er continue verdieping plaatsvindt over de zaken waar Victas mee bezig is. In 2011 is de governancestructuur van Victas al in overeenstemming gebracht met de Zorgbrede Governancecode 2010. Het afgelopen jaar zijn alle daarbij behorende documenten zoals het reglement Raad van Toezicht, reglement Raad van Bestuur, de statuten en het informatieprotocol nogmaals tegen het licht gehouden en waar nodig aangepast. 3.2 Raad van Bestuur Naam bestuursfunctie nevenfuncties Dhr. H.F.X. Geerdink Bestuurder per 1 februari 2012 Lid Raad van Toezicht ROC van Twente Bestuurslid FICE Nederland Mw. M.C. Keesmaat Bestuurder a.i. 1 januari 2012 tot 1 februari 2012 Good Governance, afspraken tussen Raad van Bestuur en Raad van Toezicht Afspraken tussen Raad van Bestuur en Raad van Toezicht zijn in de statuten, het reglement Raad van Toezicht en het reglement Raad van Bestuur vastgelegd. Onder meer zijn hierin opgenomen de samenstelling van de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur, de wijze van benoeming, ontslag en schorsing, de taken en verantwoordelijkheden van de voorzitter, de commissies, de besluitvorming, de frequentie en wijze van vergaderen, de waarneming, informatie en verantwoording, bevoegdheid ten aanzien van de wijziging van het reglement. In het informatieprotocol zijn afspraken vastgelegd over informatievoorziening aan de Raad van Toezicht. Bezoldiging Raad van Bestuur In verband met de aanstelling van de nieuwe bestuurder per 1 februari 2012 is de remuneratiecommissie vanuit de Raad van Toezicht een aantal malen bijeen gekomen. Deze commissie heeft zich bezig gehouden met de werving, selectie en remuneratie van de nieuw aangestelde bestuurder. De Raad van Toezicht bespreekt tenminste eenmaal per jaar buiten aanwezigheid van de Raad van Bestuur het eigen functioneren, dat van de eventuele commissies en de gevolgen die hieraan verbonden moeten worden. Tevens wordt de relatie met de Raad van Bestuur in de evaluatie betrokken. De Raad van Toezicht ziet erop toe dat de Raad van Bestuur zijn beleid uitvoert met inachtneming van de vooraf door de Raad van Bestuur vastgestelde en door de Raad van Toezicht goedgekeurde beleidsplannen, beleidsuitgangspunten en doelen. Deze worden in het jaargesprek besproken. De honorering van de bestuurder a.i. en de bestuurder is opgenomen in de toelichting op de jaarrekening. De honorering van de bestuurder a.i. valt binnen de normen van de NVZD voor interim-bestuurders. De honorering van de bestuurder valt binnen de normen van de NVZD. 3.3 Raad van Toezicht De Raad van Toezicht bestaat krachtens de statuten van Victas uit minimaal vijf leden en is belast met het toezicht op en de controle van de Raad van Bestuur. Daarnaast heeft de Raad tot taak Victas te adviseren, in het bijzonder over de financiële en beleidsmatige jaarstukken. Met ingang van 1 februari 2012 is de heer J. van Leijenhorst afgetreden als voorzitter van de Raad van Toezicht in verband met het verstrijken van zijn termijn. Mevrouw A. van Vliet-Kuiper is per dezelfde datum benoemd als voorzitter. 8
naam functie RvT Victas Dhr. J. van Leijenhorst Tot 1 februari 2012 voorzitter Raad van Toezicht Mw. A. van Vliet - Kuiper Dhr. M.B. Botman Dhr. P.M.G. Emmelkamp Mw. C. Schippers Dhr. C.J.A. van den Broek Tot 1 februari 2012 lid Raad van Toezicht Met ingang van 1 februari 2012 voorzitter Raad van Toezicht Lid Raad van Toezicht Voorzitter financiële commissie Lid Raad van Toezicht Lid Lid financiële commissie Lid Raad van Toezicht Lid financiële commissie hoofd- en nevenfuncties Organisatieadviseur Berenschot Groep BV (hoofdfunctie) Centrum voor Beeldende Kunst Utrecht (voorzitter bestuur) Rekenkamercommissie Gemeente Zoetermeer (Lid) Rekenkamercommissie IJsselstein (voorzitter) Dijkgraaf van waterschap Velt en Vecht (hoofdfunctie) Nationaal Restauratiefonds (Bestuurslid) Lid van de commissie Aedescode De Gooise Scholen federatie (Voorzitter van de Raad van Toezicht) Commissaris van de Nederlandse Waterschapsbank N.V. (NWB Bank) Bestuursadviseur Botman Advies en Management B.V. (hoofdfunctie); Stichting Meander Omnium (voorzitter Raad van Toezicht) Per Saldo (lid bestuur) Antroz (voorzitter Raad van Toezicht per 1-1-2013) Akademiehoogleraar, Koninklijke Nederlandse Akademie voor Wetenschappen (hoofdfunctie); Senior consultant, De Waag; Clinical Psychology & Psychotherapy (hoofdredacteur) Commissie Richtlijnontwikkeling angststoornissen en depressieve stoornissen, CBO, (lid) Erkenningscommissie Gedragsinterventies Justitie, (lid) Wetenschappelijke adviescommissie Stichting Benchmark GGZ (SBGGZ) (lid) Wetenschappelijke adviescommissie Netherlands Institute of Advanced Studies in the Social Sciences and Humanities (NIAS) (voorzitter) Projectdirecteur bij het Rijks Vastgoed en Ontwikkelingsbedrijf (RVOB), Ministerie van Financiën. (hoofdfunctie); Waarnemend directeur Ontwikkeling Rijks Vastgoed en Ontwikkelingsbedrijf Stichting tot bevordering van het onderwijs aan zeer moeilijk opvoedbare kinderen in Utrecht, De Pels (lid bestuur) Seyster Veste (Lid Raad van Commissarissen) Openbaar Ministerie, Parket-Generaal, directeur Beleid & Strategie, college van procureurs-generaal (hoofdfunctie) 9
Werkwijze Raad van Toezicht De werkwijze van de Raad van Toezicht is vastgelegd in de statuten, het reglement Raad van Toezicht en de corporate governance code. Voor het kennis- en ervaringsprofiel van zijn leden heeft de Raad van Toezicht de navolgende aandachtsgebieden gedefinieerd: financiën, strategische ontwikkelingen in de gezondheidszorg, zorginhoudelijke kennis, HRM en organisatieontwikkeling, verankering in de strategische omgeving (lokaal, regionaal, landelijk) van Victas (juridische aangelegenheden, professionele kennis van de doelgroep). De leden van de Raad van Toezicht zijn noch arbeidsrechtelijk noch anderszins verbonden aan de stichting Victas. De leden van de Raad van Toezicht opereren volledig onafhankelijk. Vergaderingen De Raad van Toezicht vergadert minimaal plenair zes keer per jaar waarvan één keer zonder de bestuurder. In 2012 heeft de Raad van Toezicht conform vergaderd. In de vergadering zonder bestuurder is aandacht besteed aan het functioneren van de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur. In de vergaderingen met de bestuurder werd aan de hand van het directieverslag de voortgang van de dagelijkse zaken gevolgd waarbij in het bijzonder aandacht werd besteed aan de strategie en de koers van de instelling en de oplevering en inrichting van de A.B.C.-straat. Daarnaast is de Raad van Toezicht bijeengekomen voor een strategisch overleg, overleggen met de financiële commissie en remuneratiecommissies en de art. 24 overleggen met Cliëntenraad en Ondernemingsraad. In 2012 zijn in de overleggen met de Raad van Bestuur op hoofdlijnen de volgende thema s besproken: - De (strategische) koers van de organisatie - Het jaardocument 2011 - Begroting en zorginkoop voor het jaar 2012 - Financiële situatie (productieverdeling) - Strategische vastgoedplannen huisvesting - Zorgpaden / zorgmodernisering - Huisstijl en logo - Managementletter KPMG - P&C Cyclus - Strategie en (voortgang) strategisch meerjarenplan 2013-2016 - Financiering, exploitatie, bouw en inrichting A.B.C.-Straat - Cliëntgegevens en de cliëntstromen - Evaluatie accountant Commissies De Raad van Toezicht kent twee commissies: een remuneratiecommissie en een financiële commissie. De remuneratiecommissie houdt zich bezig met het verwoorden van het oordeel van de Raad van Toezicht over het functioneren van de Raad van Bestuur en de daaraan gekoppelde beloning. De financiële commissie houdt zich bezig met de voorbereidingen van de oordeelsvorming en besluiten van de Raad van Toezicht aangaande de goedkeuring van de jaarrekening en de begroting inclusief de risicoparagraaf opgesteld door de Raad van Bestuur. De financiële commissie voert ook het overleg met de externe accountant over de jaarcijfers. In dit overleg is tevens een oordeelsvorming over de interne beheersing en controle aan de orde. In 2012 heeft de Raad van Toezicht besloten een zorgcommissie in te stellen. De zorgcommissie zal zich richten op de zorgkwaliteit en aanverwante onderwerpen en vangt aan in 2013. Besluiten Raad van Bestuur waaraan de Raad van Toezicht zijn goedkeuring heeft verleend In 2012 heeft de Raad van Toezicht goedkeuring verleend aan: - De jaarrekening 2011 - Het jaarverslag 2011 - De begroting 2012 en de herziene begroting 2012 - De pro forma begroting 2013 - De nieuwe naam en huisstijl van de organisatie 10
- Aanpassing van de statuten in het kader van de Zorgbrede Governancecode - Het vernieuwde reglement van de Raad van Bestuur - Het vernieuwde reglement van de Raad van Toezicht - Het informatieprotocol 2013 - Het Meerjarenbeleidplan 2013-2016 Besluiten Raad van Toezicht In 2012 heeft de Raad van Toezicht besloten om: - Decharge te verlenen aan de Raad van Bestuur over gevoerde beleid - Benoeming van mevrouw A. van Vliet als voorzitter van de Raad van Toezicht - Een zorgcommissie op te richten (commissie Kwaliteit en Veiligheid) De Raad van Toezicht bespreekt zowel zijn eigen functioneren als dat van de individuele leden en de bestuurder, en de conclusies die hieraan moeten worden verbonden. Bezoldiging Raad van Toezicht De leden van de Raad van Toezicht ontvangen voor hun werkzaamheden een vergoeding. Deze vergoeding is geïndexeerd en vastgesteld in de vergadering van de Raad van Toezicht waarin de jaarrekening werd besproken. De vergoeding is gebaseerd op de NvTZ-norm, volgt de Zorgbrede Governancecode en is in de jaarrekening opgenomen. 3.4 Cliëntenraad De medezeggenschap van patiënten is geregeld in het Reglement voor de Centrale Cliëntenraad van Victas. Het reglement zal in 2013 geactualiseerd worden. Structuur en ondersteuning Naast de centrale Cliëntenraad is de deelraad Amersfoort actief. De deelraad Amersfoort heeft als aandachtsgebied de regio Eemland/Veenendaal. Naast het behartigen van de belangen van cliënten, heeft een delegatie van de deelraad zitting in de lokale WMO-raad en het platform WMO in Amersfoort. In 2013 wordt de deelraad Almere geïnstalleerd. De centrale Cliëntenraad geeft in zijn werkwijze voorrang aan de directe belangenbehartiging van cliënten, maar ontwikkelt daarnaast cliëntgestuurde projecten, neemt deel aan het samenwerkingsverband De Achterkant (cliëntenraden OGGZ Utrecht) en het kennisnetwerk het Zwarte Gat (gezamenlijke cliëntenraden verslavingszorg). Daarnaast is de Cliëntenraad betrokken bij overleg met een groot aantal externe instanties, waaronder de gemeente Utrecht en ketenpartners. De Cliëntenraad voert overleg met de Raad van Bestuur en behandelt de schriftelijke adviesaanvragen. In 2012 heeft de Cliëntenraad elf maal vergaderd met de Raad van Bestuur. Twee maal was hierbij een afvaardiging namens de Raad van Toezicht aanwezig. Ter ondersteuning van de werkzaamheden beschikt de Cliëntenraad over een ondersteuner voor 28 werkuren per week, een vastgesteld jaarbudget, een ruime raadkamer met computers en administratieve en publicitaire faciliteiten. In 2012 heeft de afdeling communicatie een parttime medewerker wiens aandachtsgebied cliëntencommunicatie is. Adviezen De Cliëntenraad brengt door het jaar heen gevraagd en ongevraagd adviezen uit aan het bestuur, maar ook aan andere professionals. Deze adviezen komen voor het grootste deel voort uit directe contacten met de achterban (ongevraagde adviezen), en voor een ander deel uit formele adviesaanvragen door het bestuur van de instelling. In 2012 waren belangrijke onderwerpen: - De inzet van ervaringsdeskundigen - Cliënten trainen hulpverleners - De strategische koers van de organisatie (meerjarenbeleidsplan 2013-2016 en jaarplan Victas 2013) - Ontwikkelingen binnen de politiek, de bezuinigingen en de eigen bijdrage 11
- Vernieuwing van het klachtenreglement cliënten - Huisstijl en logo - Advies ten aanzien van gebruik van narratieve therapie - Advies ten aanzien van het terugdringen van Dwang & Drang - Verhuisplanning A.B.C.-Straat Adviezen van de Cliëntenraad zijn altijd serieus genomen en nooit zonder geldige argumenten en overleg afgewezen. Deze praktijk is volledig in overeenstemming met de richtlijnen in de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen. Ongevraagde adviezen worden behandeld conform een overeenkomst tussen het bestuur en de Cliëntenraad waarin o.a. is vastgelegd dat collectieve klachten direct worden gericht aan de functionaris die verantwoordelijk is. Deze adviezen hebben vooral betrekking op de dagelijkse praktijk van de klinieken. Overleg met de Raad van Bestuur De belangrijkste onderwerpen van gesprek tijdens de overleggen met de Raad van Bestuur waren: - De inrichting van de organisatie in zorglijnen - De strategische koers van de organisatie en het strategische meerjarenbeleidsplan - Het jaarplan van Victas 2013 - Deelraad Amersfoort - Inzet ervaringsdeskundigheid en cliënten trainen hulpverleners - De FVK en het verloop van de opstartfase - Impact bezuinigingen en de eigen bijdrage (politieke ontwikkelingen) - Update van het klachtenreglement voor cliënten - Zorginkoop - De nieuwe huisstijl en logo - Verhuizing naar de A.B.C.-Straat Overleg met de Raad van Toezicht Twee maal per jaar vindt overleg plaats met een afvaardiging van de Raad van Toezicht. Naast de gebruikelijke terugblik en vooruitblik werd in de overleggen met de Raad van Toezicht gesproken over: - De inrichting van de organisatie in zorgpaden - Het strategische meerjarenbeleidsplan 2013-2016 - Inzet ervaringsdeskundigheid - Impact bezuinigingen en de eigen bijdrage (politieke ontwikkelingen) - De nieuwe huisstijl en logo - Verhuizing naar de A.B.C.-Straat - De financiële situatie - Inzet E-health 3.5 Ondernemingsraad De medezeggenschap van medewerkers is geregeld in het Reglement voor de Ondernemingsraad van Victas dat op zijn beurt weer is afgeleid van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR). Convenant Medio 2012, in een tijd waarin ontwikkelingen zich snel opvolgen, onderkennen de bestuurder en ondernemingsraad de noodzaak om nauw met elkaar samen te werken om de toekomst van de organisatie veilig te stellen. Zij maken afspraken om het overleg anders in te richten waarbij meer zal worden gekeken naar de inhoud en het bereiken van consensus. Er worden afspraken gemaakt over de aanpak van instemmings- en advies plichtige onderwerpen en/of andere zaken waarover de ondernemingsraad en/of bestuurder met elkaar willen overleggen. Dit leidt onder meer tot een vorm van informeel overleg - óók met de Raad van Toezicht - zonder dat het formele pad wordt losgelaten om zo nodig de door de WOR aangereikte instrumenten te kunnen blijven hanteren. Het is evident dat wederzijdse 12
informatieverstrekking de sleutel is tot dit model, waarvan de spelregels zijn vastgelegd in een convenant dat op 2 juli 2012 is ondertekend. Een eerste evaluatie leert dat de ondernemingsraad tevreden is over het convenant, maar zich in de lopende processen meer herkenbaar voor zijn achterban wil profileren. Advies- en instemmingsaanvragen: De ondernemingsraad adviseerde de bestuurder in 2012 onder meer over: - Afstoting Sociale Activering (Maatschappelijk Herstel, Maliegilde en Bureau Dagloon) - Taakstelling zorglijn curatief - Transitie Zorgmodernisering De OR verleende zijn instemming aan: - Plan van Aanpak Arbeidsomstandigheden - Arbomanagementhandboek - Afbouwregeling verlofstuwmeren - Klachtenregeling cliënten - Werkkostenregeling In 2012 is het merendeel van de afdelingen van Victas door de ondernemingsraad bezocht. De ondernemingsraad kent door een aantal mutaties aan het eind van het verslagjaar twee vacatures. Naar verwachting leveren de komende verkiezingen in 2013 voldoende kandidaten op om alle zetels weer in te vullen. 3.6 Bedrijfsvoering 3.6.1 Huisvesting Huisvesting vormt naast personele kosten één van de grootste kostenposten van de organisatie. Efficiëntere inzet en gebruik van de verschillende panden, heeft bestuurlijke aandacht. Victas is sinds 1996 eigenaar van een locatie in de binnenstad van Utrecht (A.B.C.-straat). In 2010 is aangevangen met de bouw van de nieuwe kliniek. In november 2012 is het pand aan Victas opgeleverd. Het strategisch huisvestingsplan voor de organisatie is in december 2012 aangescherpt. 3.6.2 ICT In 2012 is de verouderde technische infrastructuur geheel vervangen en is de organisatie overgegaan op het werken in een SAAS hosted desktopomgeving met de laatste (office 2010) desktopsoftware. Hiermee is centrale, locatieonafhankelijke opslag en toegang voor alle werknemers gerealiseerd. Tevens is gestart met een brede ondersteuning van het nieuwe (mobiele) werken door middel van smartphones en tablets. Ten behoeve van de nieuwe locatie in de A.B.C.-Straat is een hosted Voip telefonie omgeving opgezet, welke in 2013 uitgebreid zal worden naar alle locaties van de organisatie. Er is een ICT noodplan ontwikkeld en tot slot is het risico bij automatisering verminderd doordat Victas de server heeft gevirtualiseerd en uitbesteed. 3.6.3 P&O Onze medewerkers vormen het werkelijke kapitaal van de organisatie. In 2012 hebben we ons e-hrm systeem verder uitgebreid om op professionele wijze en klantvriendelijk ons personeelsbeheer te regelen. Er is een programma ontwikkeld dat de naam Victas Vitalis heeft gekregen. Doel van dit programma is de medewerkers van Victas te stimuleren en te ondersteunen vitaal te zijn en te blijven zodat onze medewerkers duurzaam inzetbaar blijven. Ook is de pilot Strategische personeelsplanning van start gegaan met als doel in 2013 nog meer vanuit strategisch perspectief ons HR-beleid vorm te geven. De flexpool is gestart met als doel personele schommelingen op te vangen en daarmee kostenbewust te werken. 13
3.6.4 Bewaking en verantwoording, risicobeheersing en controlesystemen Victas kent een beleidscyclus en een Plan & Control-cyclus (P&C). Deze cyclus bestaat uit de volgende hoofdprocessen: - De verantwoording na afsluiting van het jaar. Deze komt tot uitdrukking in het jaardocument (jaarverslag en jaarrekening) en jaarafrekeningen richting financiers. Toetsing van de afspraken voor 2012, zoals opgenomen in de zorglijn- en unitplannen. Het financieel economisch kader van deze uitvoering waaronder de productieafspraken, personele inzet, te behalen financiële kaders worden uitgewerkt in begrotingen. Aan de hand van periodieke managementinformatie wordt getoetst of de organisatie met betrekking tot het behalen van haar doelen nog op koers ligt. - De jaarlijkse directiebeoordeling is in de P&C cyclus een belangrijk instrument waarmee de Raad van Bestuur de effectiviteit van het kwaliteitsmanagementsysteem analyseert. Aan de hand van informatie over de resultaten uit de audits, klachten en incidenten, de uitkomsten van metingen van processen, wordt beoordeeld of het managementsysteem nog doeltreffend is en of de organisatie zichzelf continue verbetert. Indien nodig vindt er bijsturing plaats door de Raad van Bestuur. - Monitoring van de uitvoering en bijsturing ten opzichte van de eindejaarprognose. In december wordt de concernbegroting op grond van de op dat moment beschikbare gegevens goedgekeurd door de Raad van Toezicht. Nadat de productieafspraken zijn vastgesteld door de financiers, wordt de begroting herzien in april het volgend kalenderjaar. Stuurkracht In 2012 zijn er prestatiecontracten opgesteld tussen de duale zorglijnmanagers en de bestuurder. In deze prestatiecontracten zijn de prestatieafspraken van de zorglijnen vastgesteld. Deze prestatieafspraken zijn gebaseerd op de doelen van de zorglijn of van de hele organisatie. Leidend hierbij is de vigerende begroting 2012, daarnaast zijn er doelen geformuleerd in de kaderbrief, het meerjarenbeleidplan en het jaarplan. Ook items op de agenda van opdrachtgevers worden vertaald in prestatieafspraken evenals evaluatiepunten en verbeteracties uit HKZ-audits. Vanzelfsprekend kunnen zorglijn- en unit specifieke onderwerpen in het contract worden gezet. De prestatiecontracten geven richting aan de kwartaalgesprekken en zijn daarmee het sturende element in de Plan & Control-cyclus. De factuurstroom is gedigitaliseerd, zodat actuele stuurinformatie op kosten aanwezig is. Zorgverkoop In 2012 is het proces van zorgverkoop door Victas geconsolideerd. Het werken met zorgverkoopteams met zorginhoudelijke managers, bedrijfsmatige managers en beleidsadviseurs heeft plaatsgevonden. Daarbij is meer aandacht gekomen voor zorgvernieuwing, efficiëntie en haalbaarheid van de verkochte productie. 14
4. Beleid en organisatie 4.1 Meerjarenbeleidsplan 2013-2016 In 2012 is het Meerjarenbeleidsplan (MJP) 2013-2016 opgesteld. Naast formulering van missie en visie wordt in dit document de aandacht gevestigd op een aantal voor Victas belangrijke ontwikkelingen. Missie Victas gaat uit van de kracht en de kwaliteiten c.q. talenten van de cliënt en helpt deze te versterken. Behandeling en zorg zijn gericht op het verhogen van de kwaliteit van leven van de cliënt met het oog op het optimaliseren van participatie in de maatschappij. Wij doen dat vanuit ons motto willen, werken, winnen. Ingegeven door de motivatie van de cliënt gaan we hem/haar ondersteunen om door hard te werken de verslaving of het misbruik te overwinnen. Naast langdurig verslaafden behandelt en begeleidt Victas jongeren en met lichte verslavingsproblemen. Victas richt zich naast het behandelen, ook op het voorkomen van verslaving. Daarom is Victas op verschillende terreinen werkzaam: preventie, veldwerk, behandeling en maatschappelijke integratie (activering). Visie Victas is van mening dat de sterke kanten van cliënten moeten worden verstevigd en waar nodig de maatschappelijke inbedding van cliënten moet worden verbeterd. Dit omdat maatschappelijk welzijn essentieel is in de strijd tegen verslaving. Daarnaast zien we de cliënt in een sociale context, waarbij de sociale omgeving bijzonder belangrijk is: we stimuleren zoveel mogelijk gezonde relaties. Daar waar verslaving gepaard gaat met psychiatrische of psychologische aandoeningen, dienen de problemen gelijktijdig aangepakt te worden. Victas heeft hiervoor programma s ontwikkeld en zoekt waar nodig samenwerking met gespecialiseerde GGZ-instellingen. Victas richt zich op herstelgerichte zorg. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de inzet van ervaringsdeskundigen en wordt aandacht gevraagd voor rehabilitatie. Kernwaarden Wij besteden veel aandacht aan de kwaliteit van zorg en van de behandelprogramma s. Daarnaast is er veel aandacht voor de bejegening van onze cliënten waarin respect en professionaliteit sleutelbegrippen zijn. Ook innovatie speelt een grote rol, niet alleen voor cliënten maar ook voor medewerkers, ketenpartners en financiers. Daarom werken we waar mogelijk samen. Victas wil zich permanent blijven verbeteren en participeert daarom in wetenschappelijk onderzoek. De kwaliteit van zorg blijven we monitoren en doorontwikkelen via onze nieuw in te voeren zorgpaden. Deze zorg is efficiënt georganiseerd en evidence-based. Zorgmodernisering Verslavingszorg moet en kan efficiënter en effectiever. Met die insteek start Victas met het organiseren van het zorgaanbod in transparante zorgpaden. Bij elke cliënt wordt gekeken hoe we de zorg kunnen verlenen vanuit de eigen kracht, gericht op het terugkrijgen van de controle over het leven en deelname aan de maatschappij. Daarbij wordt klinische hulp alleen in uiterste gevallen ingezet. Maatschappelijke relevantie De effectiviteit van de zorg bepaalt de (maatschappelijke) waarde van Victas als verslavingszorginstelling. Victas biedt snelle, betrokken en deskundige hulp, gestoeld op actuele wetenschappelijke inzichten. Met meer aanbod op het gebied van wonen en zinvolle dagbesteding (afbouw van klinische behandeling) en standaardisering van producten, willen wij de kosten laten dalen. Cliënten staan bij ons altijd centraal. In hun belang is Victas vertegenwoordigd in samenwerkingsverbanden en neemt deel aan maatschappelijke debatten. E-health Een toenemend aantal cliënten verkiest hulp via internet boven traditionelere behandelvormen. Victas speelt in op deze ontwikkeling door actie mee te ontwikkelen aan (kosten) effectieve e-health programma s. Wij werken in dat kader samen met collega-instellingen en investeren in ICT oplossingen en scholing. 15
Preventiepaden Victas wil haar positie binnen de verslavingspreventie de komende jaren verstevigen. We participeren in het landelijke verslavingspreventienetwerk en zetten in op zorg en preventie dichtbij huis. Ook ontwikkelen we nieuwe producten op het gebied van preventie. Speciale aandacht is er voor jeugd, met het programma B Open. Biopsychosociaal model De komende jaren zal Victas haar behandelvisie gebaseerd op het biopsychosociale model (BPS-model) verder in de organisatie inbedden. Het model beschrijft de verslaving als een samenspel van aangeboren kwetsbaarheid, persoonlijke ontwikkeling en omstandigheden. Op grond hiervan zal behandeling naast eventuele medicatie altijd bestaan uit psychologische en sociaal-maatschappelijk interventies, zoals gedragstherapie en zinvolle dagbesteding. Middelenverstrekking Victas speelt een belangrijke rol als expert op het gebied van middelenverstrekking. Succesvolle projecten met de verstrekking van methadon, alcohol en heroïne zijn aanleiding om de komende jaren verder te investeren in onderzoek naar verstrekking van middelen als GHB, cannabis, buprenorfine en cocaïne. Nieuwe verslavingen Bij het monitoren van nieuwe verslavingen spelen sociale media een belangrijke rol. De afdeling Preventie van Victas houdt de trends op dit gebied bij. Victas is daarom voorloper op het gebied van trendwatching en kan snel op nieuwe ontwikkelingen inspringen. Wet maatschappelijke ondersteuning Victas wil samen met de gemeente Utrecht optrekken bij het opstellen van het WMO beleid. De komende jaren zullen wij de ingezette decentralisatie van de begeleiding naar de WMO aangrijpen om maatwerk te bieden in de directe omgeving van onze cliënten. Daarmee stimuleren we hen zelf verantwoordelijkheid te nemen. Activering Victas ziet als voorwaarde voor herstel van cliënten het hebben van een zinvolle dagbesteding met zicht op een toekomst zonder middelengebruik. De komende jaren wil Victas samen met bestaande en nieuwe partners een werkbedrijf realiseren om cliënten hierbij de ondersteunen. 4.2 Kwaliteitsbeleid 4.2.1 Kwaliteit van zorg Victas is sinds 2007 HKZ gecertificeerd. Een zorgorganisatie met een HKZ-keurmerk heeft intern de zaken goed op orde, stelt de cliënt principieel centraal en werkt voortdurend aan verbetering van de zorg- en dienstverlening. Om het HKZ-keurmerk te verkrijgen moet het kwaliteitsmanagementsysteem van een organisatie voldoen aan de HKZ-normen. Deze normen hebben de internationaal erkende ISO 9001:2008-normen als basis en omvatten daarnaast branchespecifieke eisen. Deze branchespecifieke eisen zijn tot stand gekomen doordat zorginstellingen samen met cliënten en verzekeraars hebben vastgesteld waaraan zorg in ieder geval moet voldoen. De HKZ-normen hebben betrekking op zowel de kwaliteit van het zorgproces als op de organisatorische kwaliteit. Naast het continue verbeteren van de kwaliteit van zorg komt de laatste jaren steeds meer focus te liggen op het borgen en continue verbeteren van veiligheid. Resultaten 2012 In 2012 vonden twee interne auditrondes plaats. De uitkomsten van deze auditrondes zijn gecommuniceerd in de organisatie en waar nodig als input gebruikt ter verbetering. Er heeft een externe audit plaatsgevonden waarbij succesvol de overstap is gemaakt naar de nieuwe normen (HKZ certificatieschema versie 2009). Ter voorbereiding op deze overstap zijn twee nieuwe veiligheidsinstrumenten geïmplementeerd, te weten de prospectieve risico-inventarisatie en de methodiek Veilig Incidenten Melden. 16
CQ index Kwaliteitsinformatie op basis van klantervaringen zijn geënt op de systematiek van de CQ index, een goed gevalideerde methode voor het meten van klantervaringen. De zorginhoudelijke indicatoren omvatten uitkomstindicatoren. Hiermee worden de veiligheid, effectiviteit, tijdigheid van zorg en kwaliteit van leven inzichtelijk gemaakt. Victas heeft in 2012 een steekproef gehouden onder 500 cliënten die een ambulante behandeling hebben ondergaan. De steekproef is uitgevoerd door het geaccrediteerde bureau Kiwa Prismant te Utrecht. Ook worden alle cliënten binnen de ontslagfase gevraagd een CQ-index vragenlijst in te vullen. Wanneer de jaarlijkse rapportage van Kiwa Prismant beschikbaar is, wordt dit gepresenteerd aan de Raad van Toezicht, Raad van Bestuur, Management Team en de Cliëntenraad. De cliënten van Victas hebben Victas in 2012 beoordeeld met het rapportcijfer 7,9. Routine Outcome Monitoring (ROM) en Mate Meten van Addicties voor Triage en Evaluatie (MATE) In juni 2012 is bij Victas de MATE geïmplementeerd als triage-instrument. Hiermee sluit Victas aan bij de landelijke ontwikkeling binnen de verslavingszorg om de MATE te gebruiken als triage-instrument. De MATE is bedoeld voor triage, monitoring en evaluatie binnen de verslavingszorg. Het is niet één instrument, maar een verzameling van bestaande en nieuw ontwikkelde instrumenten. Bij alle cliënten die bij Victas instromen wordt nu een MATE afgenomen en op basis daarvan een zorgzwaarte toegewezen. Onderstaande zorgzwaartes worden onderscheiden: I. Kort ambulante behandeling II. Ambulante behandeling III. Deeltijd of klinische behandeling IV. Langdurige ambulante zorg Het hele proces van triage, monitoring en evaluatie wordt bewaakt door de hoofdbehandelaren die tevens voorzitter zijn van een multidisciplinaire overleg (MDO). Routine Outcome Metingen (ROM) en aanlevering aan Stichting Benchmark GGZ (SBG) In de periode 2011-2014 zijn er op landelijk niveau afspraken gemaakt om routinematig te kijken of er verbeteringen optreden bij de aangeboden behandelingen (ROM). Deze afspraken gelden tussen alle GGZ 1 - en Verslavingszorginstellingen, de overheid en financiers. In 2012 is Victas begonnen met de aanlevering aan SBG. SBG heeft ten doel zonder winstoogmerk als een Trusted Third Party (TTP) de geestelijke gezondheidszorg onafhankelijk en betrouwbaar te benchmarken op het gebied van behandeleffect en klantervaringen. 4.2.2 Klachten en incidenten Klachten Victas kent bij de klachtenprocedure drie stappen, te weten: 1. een interne bemiddeling tussen klager en betrokken medewerker(s) 2. een bemiddeling onder leiding van een lid van de Klachtencommissie 3. een zitting van de Klachtencommissie. In 2012 zijn er 38 klachten gemeld bij de Klachtencommissie. Hiervan zijn twee klachten niet ontvankelijk verklaard. Eén klacht is doorverwezen naar een andere instantie. Uiteindelijk zijn er 34 klachten door de Klachtencommissie in behandeling genomen. Afgelopen jaar is er één klacht behandeld in een zitting, deze klacht is ongegrond verklaard. 1 GGZ-Nederland en landelijke Verzekeraars ROM 2011-2014. 17
2011 2012 verschil t.o.v. vorig jaar Categorie aantal % aantal % aantal bejegening/ behandeling 1 6% 3 9% 2 bejegening 2 11% 6 18% 4 behandeling 3 17% 10 29% 7 behandeling/ intake 1 6% 0 0% -1 medicatie 2 11% 2 6% - wachtlijst 0 0% 0 0% - intake/opname/schorsing/ontslag 2 11% 1 3% -1 ongewenste intimiteiten 0 0% 0 0% - faciliteiten 0 0% 0 0% - privacy 1 6% 0 0% -1 overig 6 33% 12 35% 6 Totaal aantal klachten 18 34 16 Incidenten In totaal zijn in 2012 144 incidenten gemeld, waarbij er in de tweede helft van 2012 een afname te constateren valt. In de meeste gevallen (54%) betrof het een incident waarbij het grensoverschrijdend gedrag door een cliënt betrof. Het lijkt erop dat het grensoverschrijdende gedrag veroorzaakt wordt door cliënt gerelateerde kenmerken/eigenschappen/ziektebeeld. 45 40 35 30 25 20 15 10 5 2012-2de helft 2012-1ste helft 0 18
Eind 2012 is de incidentencommissie gestart met werken volgens de PRISMA-methodiek. Deze is gericht op oorzakenanalyse van het incident. Door de nieuwe methodiek kan onderzocht worden of er in de aanloop naar het incident oorzaken liggen die hebben bijgedragen aan het ontstaan van het incident. 4.2.3 Veiligheid en milieu Op het terrein van veiligheid en milieu zijn de verplichte keuringen uitgevoerd en is technisch onderhoud gepleegd conform de wettelijke normen: - Arbeidsmiddelen conform NEN-EN50110/NEN3140 - Blusmiddelen conform NEN 2559 - Brandmeld-ontruimingsinstallaties conform NEN2654-1 - Inbraakinstallaties conform VEB norm - Personenbeveiligingsinstallaties (PZI) - CV ketels en warmwater boilers (gasgestookt) conform richtlijnen SCIOS - Jaarlijks onderhoud aan klimaatbeheersingssysteem en afzuiging. - Monsterneming ten behoeve van legionella onderzoek in drinkwater/leidingwater en voor het bepalen van het aantal kolonievormende eenheden van legionella conform NEN6265 - Kalibratie alcoholtest 6510 (eens per 6 maanden) volgens vastgestelde procedures, bedrijf Dräger werkt volgens de wettelijke goedgekeurde ISO 9001 norm. - Kalibratie van voedsel thermometers (1x per jaar) uitgevoerd conform certificaat. Het onderhoud en bewaking van het voedselveiligheidssysteem (HACCP) is verricht door Kader, bureau voor Kwaliteitszorg. De belangrijkste onderdelen hiervan zijn kwartaaloverleg en -rapportage met aandacht functionarissen en teamleiders, het uitvoeren van de jaarlijkse interne audits met een vertaling naar een plan van aanpak. Gegevensbeveiliging De informatie over cliënten wordt opgeslagen in het elektronisch patiëntendossier (EPD) en is goed beveiligd. Hulpverleners kunnen alleen toegang krijgen tot die onderdelen van het EPD die voor hen relevant zijn. De toegang zelf is geregeld met behulp van RSA tokens, pincodes en wachtwoorden. Deze tokens worden centraal beheerd en uitgegeven door de applicatiebeheerder van het EPD en worden alleen uitgereikt aan medewerkers die tevoren getraind zijn in het gebruik van het EPD. Het EPD is webbased en de internetverbinding loopt via SSL (secure socket layer). Het geheel is ondergebracht bij een professionele application serviceprovider (ASP) welke middels een hoogwaardig data center en een SLA zorgdraagt voor optimale beveiliging van de data en het maken van back-ups middels een Tivoli back-up systeem. 4.2.4 Personeelsbeleid In- en uitstroom 2012 In totaal zijn er in 2012 24% minder medewerkers ingestroomd ten opzichte van 2011. Dit komt met name doordat in 2011 een grote instroom was in verband met opbouw flexpool en afdeling Reclassering. De uitstroom wordt met name veroorzaakt door het afstoten van de afdeling Arbeid & Activering en Zorgcentrum De Singel. Verloop personeel aantal medew. 2012 aantal medew. 2011 Instroom regulier 49 64 Instroom flexpool 31 42 Uitstroom regulier 81 69 Uitstroom flexpool 19 27 19
Verzuim In 2012 daalde het ziekteverzuim met 12% van 6,5% (2011) naar 5,7%. Dit verzuim is exclusief stagiaires en personeel niet in loondienst. De oorzaak hiervan is met name het strakker sturen op frequent verzuimers. Ook het onderwerp medewerkerveiligheid welke in 2011 is gestart wierp zijn vruchten af. Bovendien zijn er workshops georganiseerd over duurzame inzetbaarheid en bevordering gezondheid (Victas Vitalis). De opbouw van het verzuimpercentage 5,7% is als volgt: Verzuim kort en middellang (< 42 dgn) 1,6% Langdurig verzuim in eerste jaar (42-365 dgn) 2,4% Landurig verzuim in tweede jaar (>365 dgn) 1,7% Flexpool De in september 2010 opgezette Flexpool heeft zich de afgelopen jaren uitgebouwd. In 2011 is de Flexpool geformaliseerd als zelfstandige eenheid en substantieel ingevuld. In 2012 is een teammanager aangesteld en is de pool verder uitgebreid naar 54 oproepkrachten. Deze oproepkrachten hebben als achtergrond, verpleegkundige of groepswerker en kunnen binnen Victas breed worden ingezet. Overige ontwikkelingen P&O Er is veel tijd besteed aan de uitwerking en invoering van het concept Het Nieuwe Werken (HNW) inclusief de voorbereiding van de overgang naar HNW in het nieuwe pand op de A.B.C.-straat. Op deze nieuwe locatie zijn alleen flexplekken beschikbaar. Het personeel is getraind op flexwerken en aanverwante zaken. Tevens zijn in 2012 de eerste stappen gezet in de ontwikkeling van 'Strategische Personeelsplanning', in het bijzonder de transitie naar de nieuwe organisatiestructuur waarbij de zorgpaden leidend zijn. In 2012 is E-learning als onderdeel van ons opleidingsprogramma uitgewerkt, ter voorbereiding van een pilot die in het eerste kwartaal 2013 van start zal gaan. Tot slot is de e-hrm module actief: de eerste fase van de uitrol is conform planning uitgevoerd. Dit behelsde onder andere de succesvolle implementatie van modules Salarisstroken en HR Self Service. Medewerkers en managers zijn hierdoor meer 'in control' gekomen en hebben actuele informatie beschikbaar. 4.3 Ontwikkelingen per zorglijn Victas is organisatorisch verdeeld in drie zorglijnen: Forensische, Curatieve en Langdurige Zorg. Deze zorglijnen zijn in 2011 ingericht. 4.3.1 Zorglijn Curatief Zorgpaden De noodzaak tot het invoeren van zorgpaden is in 2012 een groot aandachtspunt geweest voor de Zorglijn Curatief. Het hele zorgpad en bijbehorende processtappen zijn in kaart gebracht. De tijd die aan een cliënt wordt besteed; zowel indirect als direct, frequentie, groepsgrootte etc., kortom alles wat door de werkgroepen is aangeleverd is doorberekend ten behoeve van opbouw van de dbc's. Opening Jeugdkliniek Er is hard gewerkt aan het ontwikkelen van een deeltijd en klinische detox- en behandelvoorziening voor jeugd. Op 4 juni was het resultaat hiervan zichtbaar in de interne opening van de kliniek voor jeugd op Leijenhoven, locatie Bilthoven. Binnen deze voorziening is een volwaardig zorgprogramma voor jeugd en jongeren met afhankelijkheidsproblematiek ontwikkeld, waaronder deeltijdbehandelingen. De officiële opening was in december. Samenwerking Barka Victas is benaderd door Barka, een stichting die zich richt op huisvesting en re-integratie van Poolse daklozen, met de vraag om onze expertise in te zetten in een samenwerkingsverband met de gemeente Utrecht. Cliënten worden opgevangen op de detox, waarna Barka zorgt voor het verdere traject. Dat traject kan zowel in Nederland als in Polen 20
zijn. Het doel is om in eerste instantie in Polen te re-integreren. De gemeente staat garant voor financiering. Met deze samenwerking loopt Utrecht voor op andere grote steden. Eigen bijdrage Op een daling van het aantal nieuwe cliënten door de eigen bijdrage GGZ is in de productiebegroting voor 2012 niet geanticipeerd. De daling bedroeg meer dan twintig procent (mede door het seizoenseffect in juli en augustus). Met name in de ambulante- en deeltijdproductie is dit effect zichtbaar, op beide locaties in Utrecht en Amersfoort. FC Kicks United FC Kicks United dient als extra ondersteuning in het afkicktraject van jongeren die kampen met problematisch (soft)drugs- en alcoholgebruik of verslaving aan deze middelen. In het programma worden de jongeren uitgenodigd voor een motivatiesessie met spelers van FC Utrecht in Stadion Galgenwaard. Dit levert mooie gesprekken op waarbij het onder andere gaat over omgaan met tegenslagen en de waarde van echte vrienden. De rolmodellen, spelers van FC Utrecht, worden ingezet bij deze motivatiesessies. Elke keer zijn twee spelers aanwezig. Daarnaast worden de jongeren twee keer per seizoen beloond met een bezoek aan een wedstrijd in één van de skyboxen. Samenwerking gestart met Diakonessenziekenhuis rond risicozwangeren Bij de polikliniek voor extra zorg rond de zwangerschap in het Diakonessen ziekenhuis werken verloskundigen, gynaecologen, kinderartsen, psychiaters, psychologen, medisch maatschappelijk werkers, stichting MEE en Victas samen om vrouwen te begeleiden die extra zorg nodig hebben tijdens de zwangerschap, bevalling en kraamtijd. 4.3.2 Zorglijn Forensisch Behandeling Het uiteindelijke doel van de inspanningen in de zorglijn Forensisch is het terugdringen van recidivecijfers. Vanuit de overtuiging dat een behandeling met een goed resultaat leidt tot een afname van recidive, voert Victas behandelingen uit waarbij het maximaal te behalen behandelresultaat (binnen de looptijd van een strafrechtelijke titel) het uitgangspunt vormt. Gedurende de behandeling staat de cliënt centraal en gebruiken we waar mogelijk de autonomie van de cliënt. In principe worden de behandelingen stepped care aangeboden en wanneer nodig, matched care. Een belangrijk deel van de behandelresultaten richt zich op vermindering van risicofactoren en een versterking van beschermende factoren. Want verslaving komt nooit alleen vaak is er sprake van complexe problematiek op verschillende levensgebieden. Dit gegeven, dat er op meerdere domeinen bij cliënten hulp, ondersteuning en begeleiding nodig is, noodzaakt ons samenhangende behandelingen aan te bieden die de organisatie overstijgen. Het aanbod De komst van FVK Basalt maakte het in 2011 noodzakelijk na te denken over de verschillende doelgroepen die in de forensische zorglijn van Victas behandeld worden. Om het aanbod af te kunnen stemmen op verschillen in de zorgvraag is een forensisch zorgprogramma gemaakt. Deze programma s bestaan uit een stepped care aanbod, welke zijn afgestemd op verschillende zorgzwaarten. Waar nodig kan het programma individueel aangeboden worden. In 2012 is dit zorgprogramma door ontwikkeld door verder afstemming op de MATE(-crimi). Het programma is leidend geweest voor de samenstelling van het aanbod. Momenteel worden de belangrijkste interventies uit het programma aangeboden. Het verder complementeren staat gepland voor 2013. Hiervoor is ook overleg met collega aanbieders in dezelfde regio. Extramuralisering Met uitzondering van de klinische capaciteit van Basalt is Victas er in geslaagd de klinische benutting te verminderen. Dit is grotendeels te wijten aan substitutie van klinische naar ambulante capaciteit. Het streven is om in 2013 door middel van een nieuwe werkwijze rondom de diagnostische fase de klinische opname te verkorten. Door het eerder en sneller inzetten van diagnostiek zal de klinische opname van duur verminderen, waardoor er meer ambulantisering zal plaats vinden. Hier moet ook vermeld worden dat een afname van de klinische indicatie van het IFZ heeft geleid tot een afname van het aantal klinische opnames. 4.3.3 Zorglijn Langdurige Zorg Uitstroom ZZW 4 In 2012 is er een omslag gekomen in de manier van denken over en omgaan met cliënten met zorgzwaarte 4. De 21