PROCES BESCHRIJVING surveillance en tentamens in gedeelde tentamenlocatie tijdens UniJaKa-tentamen weken Procesbeschrijving surveillance en tentamens in gedeelde tentamenlocatie, versie 3.0 1/24
Procesbeschrijving surveillance en tentamens in gedeelde tentamenlocatie Inleiding volgt: 'aanleiding en het doel van dit document'. Inhoudsopgave 1. Uitvraag surveillanten RAI en TenT...3 2. Voorafgaand aan de tentamenweek...3 3. Verplicht transport tentamens en aanleveren tentamens RAI & Optioneel transport tentamens van en naar de TenT...3 4. Inleveren van het tentamen...4 5. Duur tentamen en extra tijd tentamen...5 6. Start tentamen...5 7. Legitimatie...5 8. Niet ingetekende studenten...6 9. Proces verbaal en incidenten...6 10. Vermoeden van fraude...6 11. Regels over hulpmiddelen...7 12. Contactpersonen faculteit en noodnummers FCO...7 Procesbeschrijving surveillance en tentamens in gedeelde tentamenlocatie, versie 3.0 2/24
1. Uitvraag surveillanten RAI en TenT Acht weken voorafgaand aan de tentamenweek vraagt FCO op basis van het aangevraagde aantal stoelen en toegewezen locaties per 100 studenten 3 surveillanten uit bij de externe leverancier voor het surveilleren in de RAI en de TenT. Conform reglement heeft ieder tentamen minstens 2 surveillanten. Aangevraagde stoelen wijkt af van werkelijk aantal inschrijvingen Twee weken voorafgaand aan het tentamen sluiten de inschrijvingen en is het aantal deelnemers bekend (afgezien van de studenten die zich niet uitschrijven e/o niet-ingeschreven studenten). De aangevraagde stoelen dienen afgezet te worden tegen het aantal inschrijvingen en wijzigingen dienen doorgegeven te worden aan Coördinatie Ruimteplanning en te worden doorgevoerd in S+. Op deze manier kan FCO zorgen voor de inhuur van het juiste aantal surveillanten en heeft FCO duidelijkheid over de werkelijke benutting van de blokken. Immers: studiesecretariaten werken met het aantal inschrijvingen en leveren het daarop aangepaste aantal boxen. Begin- en eindtijden aanpassen in Syllabus Plus voor tentamens in de TenT en de RAI In Syllabus + staat niet altijd de juiste begin- en eindtijd vermeld. Indien begin- en eindtijd van het tentamen afwijkt van de onderstaande tijden in S+ verzoeken wij jullie deze aan te passen in Syllabus + en uitsluitend onderstaande tijden te hanteren : 08:45-11:30 12:00-14:45 15:15-18:00 18:30-21:15 Engels sprekende surveillanten FCO zal zorgen dat gewerkt wordt met een aantal Engels sprekende surveillanten. Het is niet haalbaar dat alle surveillanten de Engelse taal machtig zijn. Graag zorgt FCO ervoor dat indien nodig deze Engels sprekende surveillanten juist geroosterd worden bij vakken die in het Engels worden afgenomen e/o internationaal gericht zijn. Wij verzoeken jullie Coördinatie Ruimteplanning door te geven indien Engels sprekende surveillanten vereist zijn. Voor alle overige locaties verzorgen de faculteiten zelf de surveillance. 2. Voorafgaand aan de tentamenweek De uitvoerende medewerkers van de faculteiten die extern tentamens afnemen worden drie weken voor de tentamenweek geïnformeerd en ontvangen de diverse informatiepakketten. FCO stelt de informatiepakketten beschikbaar aan de faculteiten en draagt zorg voor plaatsing op VUnet. De faculteiten informeren zelf de eventuele tentamenkandidaten van andere universiteiten, in het geval deze studenten geen toegang hebben tot VUnet. Bij vragen kunt u contact opnemen met Coördinatie Ruimteplanning. Procesbeschrijving surveillance en tentamens in gedeelde tentamenlocatie, versie 3.0 4/24
3. Verplicht transport tentamens en aanleveren tentamens RAI & Optioneel transport tentamens van en naar de TenT In het reglement zijn twee belangrijke regels opgenomen. De eerste regel is het op tijd beginnen van het tentamen. De tweede regel is dat studenten die te laat zijn worden in een wachtruimte nabij de tentamenruimte worden opgevangen en 30 minuten na aanvang van het tentamen alsnog worden toegelaten tot de tentamenruimte. Om de starttijd van het tentamen en de veiligheid van het transport te kunnen garanderen is het van belang dat de tentamens op tijd in de RAI zijn. Daarom verzorgt FCO het transport van alle tentamens die in de RAI worden afgenomen. Op deze wijze kan FCO garanderen dat alle studenten in de RAI, op bepaalde momenten zijn dit 1500 studenten, gelijktijdig aan het tentamen kunnen beginnen en een rustige sfeer wordt gegarandeerd. Het is dus niet mogelijk dat docenten, examinatoren of medewerkers van de faculteit zelf de tentamens afleveren in de RAI. Om dit op veilige manier te kunnen doen hebben we de volgende regels gecommuniceerd aan de faculteiten. De tentamens worden de dag voorafgaand aan het tentamen tussen 14.00 uur en 16.00 uur door FCO opgehaald op een centraal punt bij de faculteit. De tentamens van de maandag worden de vrijdag voorafgaand opgehaald. De gemaakte tentamens worden tussen 09.00 uur en 11.00 uur de dag na het afnemen van het tentamen weer afgeleverd op hetzelfde centrale punt op de faculteit. Hiervoor levert FCO speciale boxen waarin door de faculteiten per 100 studenten de tentamenopgaven en het uitwerkingspapier/ kladpapier/ multiple choice papier worden aangeleverd. Wat aan studenten wordt uitgedeeld staat tevens op het voorblad van iedere opgavenset van het tentamen. Daarbij worden de deelnemerslijst en het informatieblad tentamen per box apart aangeleverd in de op de box bevestigde dossiermap. FCO slaat de boxen op in een kluis. Op de dag van het tentamen worden de boxen tijdig afgeleverd in de RAI en overgedragen aan de coördinator FCO ter plaatse. Voor ieder tijdsblok worden de dozen overgedragen aan het hoofd surveillance. Het hoofd surveillance verdeelt de boxen onder de surveillanten (bij grote tentamens met behulp van een coördinator surveillance). Tevens wordt het overig materiaal aan de surveillanten uitgedeeld zoals vermeld op het informatieblad tentamen. Na inname van de tentamens worden de boxen verzegeld en opgeslagen in de regiekamer in de RAI. Aan het einde van de tentamendag worden de boxen naar de Campus vervoerd en opgeslagen in de kluis. Bij het transport rijden altijd twee beveiligers van de VU mee. De volgende morgen tussen 09.00 en 11.00 uur worden de boxen weer afgeleverd op het centrale punt van de faculteit. De gemaakte tentamens van de vrijdag worden op de maandag daarna naar de faculteiten teruggebracht. Indien u gebruik maakt van transport van en naar de TenT geldt dezelfde werkwijze. Omdat er in de TenT geen opslagmogelijkheden zijn zal FCO de tentamens voor ieder blok naar de TenT brengen en na afloop van ieder blok de tentamens opslaan in de kluis of direct transporteren naar de faculteit, dit is afhankelijk van het tijdstip. Indien u gebruik wilt maken van transport van en naar de TenT geeft u dit uiterlijk twee weken van tevoren door aan Coördinatie Ruimteplanning. Procesbeschrijving surveillance en tentamens in gedeelde tentamenlocatie, versie 3.0 5/24
4. Inleveren van het tentamen Het is de verantwoordelijkheid van de student ervoor te zorgen dat alle tentamenbescheiden als aangegeven op het voorblad van het tentamens zijn ingeleverd. Hiertoe tekent de student de aftekenlijst tentameninlevering af (onder vermelding van studentnummer en handtekening) waarmee hij/zij aangeeft dat hij alles heeft ingeleverd conform voorblad tentamen. Procesbeschrijving surveillance en tentamens in gedeelde tentamenlocatie, versie 3.0 6/24
Procedure: Draaiboek distributie tentamens van en naar de RAI en TenT Formulieren: Verzendformulier tentamens Op iedere box in de bevestigde dossiermap 2 kopies aanleveren van: Het ingevulde informatieblad tentamen De volledige deelnemerslijst, alfabetisch gesorteerd, eenzijdig geprint 5. Duur tentamen en extra tijd tentamen Het is niet mogelijk in de RAI of de TenT de studenten die recht hebben op extra tijd om het tentamen te maken te faciliteren met deze extra tijd. Alle tijdsblokken starten en eindigen op hetzelfde moment. De tentamens duren maximaal 2 uur en 3 kwartier. Voor studenten die recht hebben op extra tijd boekt u aparte zalen. U verzorgt hiervoor zelf de surveillance. 6. Start tentamen FCO doet er alles aan te zorgen dat alle tentamens op tijd beginnen. Studenten die te laat zijn worden in een wachtruimte nabij de tentamenruimte opgevangen en 30 minuten na aanvang van het tentamen alsnog toegelaten tot de tentamenruimte. De zaal is een kwartier voor aanvang geopend, in de RAI is een speciale wachtruimte georganiseerd voor studenten. In het geval van overmacht, zoals sneeuwoverlast waardoor alle vervoersvormen zijn ontregeld, heeft FCO de faculteiten gevraagd een pasklaar, VU-breed alternatief te bieden aan de studenten, zoals bijvoorbeeld een extra herkansingsmogelijkheid. In de TenT en in de RAI wordt gewerkt met satelliet gestuurde klokken. Formulieren: Contactpersonenlijst faculteiten 7. Legitimatie De student is verplicht zich te legitimeren tijdens het tentamen. Conform het reglement gelden de volgende legitimatie bewijzen: collegekaart; paspoort; ACTA-pas; rijbewijs; ID kaart; OV-jaarkaart. De geldigheidstermijn mag niet verstreken zijn en het legitimatiebewijs moet voorzien zijn van foto en naam. Een student die zich niet kan legitimeren met 1 van bovenstaand vermelde legitimatiebewijzen krijgt geen cijfer en wordt geregistreerd. Hiervan wordt melding gemaakt in het proces verbaal. Procedure: Legitimatie instructie surveillance Formulieren: Procesbeschrijving surveillance en tentamens in gedeelde tentamenlocatie, versie 3.0 5/24
Proces verbaal 8. Niet ingetekende studenten Studenten kunnen zich tot 2 weken voorafgaand aan het tentamen intekenen. Wanneer een student niet voorkomt op de deelnemerslijst is het mogelijk dat deze student zich niet heeft ingetekend voor het tentamen. Studenten die niet zijn ingetekend voor het tentamen, kunnen wel deelnemen, mits er plaats is in de zaal. Het behaalde resultaat kan achteraf, tegen betaling van de administratiekosten aan de faculteit, geregistreerd worden door de onderwijs- en studentenbalie. Dit is mogelijk nadat de resultaten van het vak zijn gepubliceerd op VUnet en tot twee maanden na de tentamendatum. De surveillant registreert de student op het formulier niet-ingetekende studenten onder vermelding van de naam van de student en zijn/haar studentnummer en overhandig de student de instructie voor niet ingetekende studenten. Procedure: Niet-ingetekende studenten instructie surveillance Instructie administratiekostenregeling verlaat intekenen studenten Formulieren: Formulier niet-ingetekende studenten 9. Proces verbaal FCO levert een proces verbaal van het tentamen waarin onder andere eventuele onregelmatigheden zijn vermeld. Surveillanten gaan niet in discussie met studenten. Procedure: Proces verbaal instructie surveillance Formulieren: Proces verbaal 10. Vermoeden van fraude In de instructie surveillance bij vermoeden van fraude staat vermeld wat als fraude wordt beschouwd. Bij vermoeden van fraude noteert de surveillant alle bijzonderheden in het proces verbaal en meldt dit aan de hoofdsurveillant. De hoofdsurveillant meldt dit direct aan de examinator/docent (indien aanwezig), die vervolgens de student aanspreekt.het is aan de examencommissie om vast te stellen of er sprake is van fraude en/ of sancties te bepalen. Procedure: Vermoeden van fraude instructie surveillance Formulieren: Proces verbaal Procesbeschrijving surveillance en tentamens in gedeelde tentamenlocatie, versie 3.0 6/24
Contactpersonenlijst faculteit 11. Regels over hulpmiddelen Potlood, pen, gum, puntenslijper en liniaal zijn de enige toegestane attributen bij het afleggen van het tentamen. Soms zijn overige hulpmiddelen toegestaan; zoals een (grafische) rekenmachine, wetboek e.d.. Dit is duidelijk bekend gemaakt op het voorblad van het tentamen. Tevens worden de toegestane hulpmiddelen vermeld op het informatieblad tentamen. Alle overige zaken, zoals etuis, jassen, tassen, boeken, aantekeningen, mobiele telefoons en overige communicatieapparatuur (PDA e.d.) mogen niet naar de tentamenplaats meegenomen worden. Deze zaken moeten voorin de tentamenzaal of op een andere plaats neergelegd worden (aan te wijzen door de surveillant). Minimaal het eerste half uur van het tentamen is een examinator aanwezig. Hij/ zij controleert de toegestane hulpmiddelen op eventueel toegestane aantekeningen, zoals bijvoorbeeld in wetboeken of bij openboek tentamens. Procedure: Toegestane hulpmiddelen instructie surveillance Formulieren: Informatieblad tentamen 12. Contactpersonen faculteit en noodnummers FCO Indien tentamens van de faculteit worden afgenomen in de RAI of in de TenT geeft de faculteit aan wie namens de faculteit bereikbaar is om eventuele vragen over (de voortgang van) tentamens af te handelen dan wel door te zetten naar betrokken medewerkers van de faculteit. De vermelde contactpersonen zijn altijd bereikbaar voor de coördinator van FCO en Hoofd Surveillance wanneer de faculteit tentamens heeft in de RAI of in de TenT. Hiertoe levert de faculteit de contactpersonenlijst faculteit een week voorafgaand aan de tentamenweek digitaal aan op het e-mailadres: crb.fco@vu.nl FCO stelt een lijst met betrokken uitvoerende medewerkers beschikbaar voor de faculteit. Formulieren: Contactpersonen faculteit Noodnummers FCO Procesbeschrijving surveillance en tentamens in gedeelde tentamenlocatie, versie 3.0 7/24
DRAAIBOEK DISTRIBUTIE TENTAMENS VAN EN NAAR DE RAI EN DE TENT Elke dag voor de volgende tentamendag haalt de afdeling Logistiek tussen 14.00 uur en 16.00 uur door FCO opgehaald op een centraal punt bij de faculteit en slaat ze op in de kluis. Gelieve te zorgen dat een medewerker van de faculteit tussen 14.00 uur en 16.00 uur beschikbaar is. De tentamens van de maandag worden op de vrijdag voorafgaand bij de faculteiten opgehaald. In de lijst noodnummers FCO vindt u de telefoonnummers van de contactpersonen van de afdeling logistiek. Op de eerste dag brengt FCO de tentamens op maandagochtend vanuit de kluis naar de RAI zodat de boxen om 07.00 uur in de regiekamer zijn. Elke dag, na het laatste tentamen, worden de verzegelde boxen met de gemaakte tentamens weer opgehaald door FCO en naar de kluis gebracht. De volgende dag tussen 09.00 uur en 11.00 uur levert de afdeling Logistiek de boxen af op een centraal punt bij de faculteit. Voor het transport wordt PER FACULTEIT VOOR HET TOTAAL AANTAL BOXEN PER LOCATIE 1 VERZENDFORMULIER GEBRUIKT. Dus 1 formulier voor de TenT en 1 formulier voor de RAI. Procesbeschrijving surveillance en tentamens in gedeelde tentamenlocatie, versie 3.0 8/24
VERZENDFORMULIER TENTAMENS RAI EN TENT Overdracht zending naar RAI/ TENT in te vullen door de faculteit Faculteit Aantal boxen Tentamendag Tijd Handtekening en naam logistiek medewerker Overdracht aflevering op Campus Faculteit Aantal boxen Tentamendag Tijd Handtekening en naam medewerker faculteitsbureau Procesbeschrijving surveillance en tentamens in gedeelde tentamenlocatie, versie 3.0 9/24
INFORMATIEBLAD TENTAMEN Het doel van dit formulier is dat de surveillant over alle informatie beschikt om het tentamen op tijd te starten. LET OP DIT FORMULIER IS EEN VOORBEELD, HET INFORMATIEBLAD WORDT APART TOEGEZONDEN EN DIENT LANDSCAPE GEPRINT TE WORDEN EN OP DE BOX IN DE DOSSIERMAP GESTOKEN FACULTEIT AANTAL TENTAMENS IN DE BOX TENTAMEN (naam vak) BLOKNUMMER TIJD (start tijd) TENTAMENDUUR (max. 2 ¾ uur) DATUM CODE (vakcode) EXAMINATOR/DOCENT (INDIEN AANWEZIG)( eerste half uur tentamen) TOEGESTANE HULPMIDDELEN BEANTWOORDEN IN (NL/ EN/BEIDE) NEDERLANDS ENGELS BEIDE UITDELEN DOOR SURVEILLANT LIJNTJESPAPIER: AANTAL VELLEN: MC PAPIER: KLADPAPIER: AANTAL VELLEN: OVERIG: BIJZONDERE UITDEEL INSTRUCTIES (BIJVOORBEELD: EERST MEERKEUZEDEEL EN NA 1 UUR INNEMEN MEERKEUZE OPGAVEN EN OPEN VRAGEN UITDELEN, MEENEMEN VAN EXAMENBESCHEIDEN) AANTAL VRAGEN TYPE VRAGEN OPEN MEERKEUZE BEIDE AANTAL VERSIES Procesbeschrijving surveillance en tentamens in gedeelde tentamenlocatie, versie 3.0 10/24
LEGITIMATIE INSTRUCTIE SURVEILLANCE De student is verplicht zich te legitimeren tijdens het tentamen. Conform het reglement gelden de volgende legitimatie bewijzen: 1. Collegekaart 2. Paspoort 3. Rijbewijs 4. ID kaart 5. OV-jaarkaart 6. ACTA-pas De geldigheidstermijn mag niet verstreken zijn en het legitimatiebewijs moet voorzien zijn van foto en naam. Het tonen van een fotokopie of een scan op bijvoorbeeld telefoon of laptop wordt niet geaccepteerd als legitimatiebewijs, u moet het officiële document zien. De student legt het legitimatiebewijs gedurende de gehele tijdsduur van het tentamen gereed voor raadpleging door de surveillant. De surveillant controleert de legitimatie en zet een kruis op de deelnemerslijst achter de naam van de kandidaat: X De surveillant geeft de student het deelnemersnummer (indien genoteerd op de deelnemerslijst) en vertelt hem/haar te blijven zitten wanneer het tentamen gemaakt is en zijn/haar vinger moet opsteken zodat de surveillant het gemaakte werk in ontvangst kan nemen. De surveillant controleert of bij inname al het werk is ingeleverd. Na inname schrijft de student het studentnummer op de blanco lijst en tekent af met een handtekening. De student overhandigt dus op zijn/haar plaats het gemaakte werk en staat dan pas op. Student heeft geen legitimatie bij zich Een student die zich niet kan legitimeren met 1 van bovenstaand vermelde legitimatiebewijzen krijgt geen cijfer en wordt geregistreerd. Hiervan wordt melding gemaakt in het proces verbaal. Procesbeschrijving surveillance en tentamens in gedeelde tentamenlocatie, versie 3.0 11/24
Procesbeschrijving surveillance en tentamens in gedeelde tentamenlocatie, versie 3.0 12/24
CONTACTPERSONENLIJST FACULTEIT FACULTEIT NAAM CONTACTPERSOON TELEFOONNUMMER NAAM ACHTERWACHT MAANDAG OCHTEND TELEFOONNUMMER MAANDAG MIDDAG MAANDAG AVOND DINSDAG OCHTEND DINSDAG MIDDAG DINSDAG AVOND WOENSDAG OCHTEND WOENSDAG MIDDAG WOENSDAG AVOND Procesbeschrijving surveillance en tentamens in gedeelde tentamenlocatie, versie 3.0 13/24
DONDERDAG OCHTEND DONDERDAG MIDDAG DONDERDAGAVOND VRIJDAG OCHTEND VRIJDAG MIDDAG VRIJDAG AVOND Procesbeschrijving surveillance en tentamens in gedeelde tentamenlocatie, versie 3.0 14/24
PROCES VERBAAL FACULTEIT TENTAMEN (naam vak) CODE (vakcode) LOCATIE EN BLOKTOEWIJZING (aanwezig eerste half uur tentamen)/ NAAM DOCENT/EXAMINATOR DATUM TIJD (start tijd) EINDTIJD AANTAL STUDENTEN UITGESLOTEN VAN TENTAMEN IVM LEGITIMATIE AANTAL VERWACHTE STUDENTEN AANTAL STUDENTEN BIJ AANVANG AANTAL STUDENTEN HALVERWEGE HOOFD SURVEILLANT SURVEILLANTEN (HANDTEKENING) (HANDTEKENING) AANTAL NIET-INGESCHREVEN STUDENTEN TIJDSTIP BIJZONDERHEDEN Procesbeschrijving surveillance en tentamens in gedeelde tentamenlocatie, versie 3.0 15/24
Facilitaire Campus Organisatie TIJDSTIP BIJZONDERHEDEN Procesbeschrijving surveillance en tentamens in gedeelde tentamenlocatie, versie 3.0 16
NIET INGETEKENDE STUDENTEN - INSTRUCTIE SURVEILLANCE Studenten kunnen zich tot 2 weken voorafgaand aan het tentamen intekenen. Wanneer een student niet voorkomt op de deelnemerslijst is het mogelijk dat deze student zich niet heeft ingetekend voor het tentamen. Studenten die niet zijn ingetekend voor het tentamen, kunnen wel deelnemen, mits er plaats is in de zaal. Het behaalde resultaat kan achteraf, tegen betaling van de administratiekosten aan de faculteit, geregistreerd worden door de onderwijs- en studentenbalie. Dit is mogelijk nadat de resultaten van het vak zijn gepubliceerd op VUnet en tot twee maanden na de tentamendatum. Registreer op het formulier niet-ingetekende studenten de student onder vermelding van de naam van de student en zijn/haar studentnummer. Overhandig de student de instructie voor niet ingetekende studenten. De student meldt zich bij de surveillant en wacht totdat alle studenten die zich wel hebben ingetekend plaats hebben genomen. Als alle studenten hun plaats hebben gevonden, kan de surveillant beoordelen of er voor de niet-ingetekende student een plek beschikbaar is. Dit kan een lege plek zijn of een plaats van een student die zich wel had aangemeld maar niet op is komen dagen. Procesbeschrijving surveillance en tentamens in gedeelde tentamenlocatie, versie 3.0 17
INSTRUCTIE ADMINISTRATIEKOSTENREGELING VERLAAT INTEKENEN STUDENT Aangezien uw naam niet voorkomt op de deelnemerslijst van het tentamen, is uw tentamenpoging niet geldig! Het is evenwel mogelijk om uw tentamenpoging alsnog geldig te doen verklaren. U krijgt uw cijfer wanneer de intekening op orde is. Zodra de cijfers bekend zijn, wendt u zich tot het studiesecretariaat om tegen betaling van de administratiekosten uw resultaat te laten registreren. INSTRUCTION ADMINISTRATION FEE NON ENROLLED STUDENT Your exam result is invalid because your name does not appear on the exam registration list. It may, however, be possible to validate your result as yet. You will receive your mark once your registration is complete. Following publication of the results, please visit the programme secretariat, where you will be able to register your mark upon payment of an administration fee. Procesbeschrijving surveillance en tentamens in gedeelde tentamenlocatie, versie 3.0 18
FORMULIER NIET INGETEKENDE STUDENTEN VAK VAKCODE DATUM TIJD LOCATIE BLOKTOEWIJZING NAAM STUDENTNUMMER HANDTEKENING Procesbeschrijving surveillance en tentamens in gedeelde tentamenlocatie, versie 3.0 19
Procesbeschrijving surveillance en tentamens in gedeelde tentamenlocatie, versie 3.0 20/24
PROCES VERBAAL INSTRUCTIE SURVEILLANCE De surveillant stelt een proces verbaal op. Dit verslag (samen met eventuele bijlagen) wordt door FCO afgeleverd aan het onderwijsbureau van de faculteit. Het onderwijsbureau verstrekt indien nodig een kopie aan de examencommissie en/of vakcoördinator. Als er zich tijdens het tentamen bijzonderheden voordoen, vermeldt de surveillant dit zo uitgebreid mogelijk in het proces verbaal. Het proces verbaal wordt onder andere door de examencommissie gebruikt om na te gaan wat er precies is voorgevallen en aan de hand daarvan een eventuele sanctie op te leggen. Het is dus van groot belang dat de informatie volledig en duidelijk is. Vermeld op het proces verbaal altijd de volgende gegevens. Tijdstip van het voorval. Naam en studentnummer van betrokken student (en)/docent, alleen tentamennummer is niet voldoende! Uitgebreide beschrijving van het voorval (liever te veel dan te weinig informatie!); wie was erbij betrokken; wat is er precies gebeurd, wat heeft de surveillant tegen de student gezegd, hoe heeft de student/docent gereageerd etc. Naam van de surveillant die het voorval beschrijft. Ook bijzonderheden die niet direct met studenten/docent te maken hebben maar wel invloed op het tentamen zouden kunnen hebben moeten vermeld worden. U kunt dan denken aan bijvoorbeeld geluidsoverlast. Na afloop van het tentamen moeten alle surveillanten het proces verbaal ondertekenen. Neem bij twijfel, vragen of onduidelijkheden altijd contact op met de hoofdsurveillant. Vermoeden van fraude Bij een vermoeden van fraude noteert u alle bijzonderheden op het proces verbaal. De surveillant meldt dit direct aan de hoofdsurveillant die vervolgens de examinator/docent (indien aanwezig) informeert. De examinator/docent (indien aanwezig) spreekt de student aan. De examinator/docent (indien aanwezig) deelt de student mee dat hij de toets mag afmaken, maar dat er melding van gesignaleerde fraude aan de examencommissie zal worden gedaan. Zie tevens de instructie surveillance vermoeden van fraude. Procesbeschrijving surveillance en tentamens in gedeelde tentamenlocatie, versie 3.0 21/24
VERMOEDEN VAN FRAUDE INSTRUCTIE SURVEILLANCE Frauduleuze handelingen De volgende aangelegenheden kunnen onder andere als fraude worden opgevat: 1. Mondeling contact hebben met een andere student terwijl het tentamen bezig is. 2. Al dan niet opzettelijk kijken op het werk van een andere student terwijl het eigen werk nog niet is ingeleverd. 3. Gebruik maken van een ander dan het eigen legitimatiebewijs. 4. Op de tentamenplaats in het bezit zijn van andere hulpmiddelen dan toegestaan is. 5. Het uitlenen aan of in ontvangst nemen van hulpmiddelen van een andere student zonder tussenkomst van de surveillant. 6. Het gebruiken van informatie die tijdens het tentamen verzonden en/of ontvangen wordt. 7. Het inleveren van het te beoordelen werk van een andere student. 8. Het opzettelijk niet plaats nemen op de toegewezen plaats. 9. Het langer doorwerken aan het tentamen na het signaal 'pennen neer'. Vermoeden van fraude Hebt u een vermoeden dat er wordt gefraudeerd dan kunt u studenten uit elkaar plaatsen. Bij een vermoeden van fraude noteert u alle bijzonderheden op het proces-verbaal. U informeert de student dat u melding gaat doen van het vermoeden van fraude. De student heeft het recht om het tentamen af te maken onder vermelding dat de examencommissie uiteindelijk zal beslissen of het tentamen geldig wordt verklaard. Bij gebruik van verboden hulpmiddelen, zoals bijvoorbeeld een rekenmachine of een mobiele telefoon, laat u deze door de student opbergen. In het geval van bijvoorbeeld een spiekbriefje of aantekeningen neemt u eventuele bewijsstukken in beslag. Deze wordt bij het proces verbaal gevoegd. Als de student weigert de spullen in te leveren, moet dit op het proces verbaal worden vermeld. De student moet in de gelegenheid worden gesteld om zelf ook een schriftelijke reactie aan het proces verbaal toe te voegen. U gaat met de student niet in discussie over het vermoeden van fraude. Het vermoeden van fraude wordt, door middel van het proces verbaal, door het onderwijsbureau aan de examencommissie gemeld. De examencommissie beslist over de verdere afhandeling. Neem bij twijfel, vragen of onduidelijkheden altijd contact op met de hoofd surveillant, die vervolgens de examinator/docent (indien aanwezig) informeert. De examinator/docent (indien aanwezig) spreekt de student aan. De examinator/docent (indien aanwezig) deelt de student mee dat hij de toets mag afmaken, maar dat er melding van gesignaleerde fraude aan de examencommissie zal worden gedaan. Procesbeschrijving surveillance en tentamens in gedeelde tentamenlocatie, versie 3.0 22/24
TOEGESTANE HULPMIDDELEN INSTRUCTIE SURVEILLANCE Potlood, pen, gum, puntenslijper en liniaal zijn de enige toegestane attributen bij het afleggen van het tentamen. Soms zijn overige hulpmiddelen toegestaan; zoals een (grafische) rekenmachine. Dit is dan echter van tevoren duidelijk bekend gemaakt op het voorblad van het tentamen. Alle overige zaken, zoals etuis, jassen, tassen, boeken, aantekeningen, mobiele telefoons en overige communicatieapparatuur (PDA e.d.) mogen niet naar de tentamenplaats meegenomen worden. Deze zaken moeten voorin de tentamenzaal of op een andere plaats neergelegd worden (aan te wijzen door de surveillant). Het tijdens het tentamen bij zich dragen van communicatieapparatuur kan door de examencommissie worden aangemerkt als fraude. Daarbij doet niet ter zake of gebruik is gemaakt van de apparatuur. Voor het vaststellen van fraude is het voldoende dat gebruik zou kunnen worden gemaakt van bedoelde apparatuur. Maak hiervan een aantekening op het proces-verbaal en licht de student hierover in. De surveillant is bevoegd voorwerpen die niet zijn toegestaan van de tentamenplaats te (laten) verwijderen. Tijdens het tentamen mogen er geen voorwerpen tussen studenten worden uitgewisseld. Alleen schrijfgerei mag, met toestemming van en na controle door de surveillant, aan een andere student uitgeleend worden. Procesbeschrijving surveillance en tentamens in gedeelde tentamenlocatie, versie 3.0 23/24
Noodnummers FCO Afdeling Verantwoordelijken Contact Coördinatie Ruimteplanning 06-46762643 Brechtje Vendel 020-5986219 Monique van der Sluis 020-5985941 Jeroen Lases 020-5985824 IZ / Coördinatie op locatie Adil Zardi 020-5983174/ 06-52068849 Dennis Peters 020-5985186/ 06-46435849 Procesbeschrijving surveillance en tentamens in gedeelde tentamenlocatie, versie 3.0 24/24