Algemene structuur De verschillende organen van Kazou Aalst 1. Beleidsorganen A. Gesloten beleidsgroep - Kazou Land van Aalst Beleidsgroep (KLAB) Functie - Opvolging (dagelijkse) werking Kazou Aalst; zowel jaar- als vakantiewerking. - Beslissen en handelen op korte termijn wanneer nodig. - Bepaling agenda van de Algemene Vergadering (AV). Beslissingsmandaat - Kleinschalige beslissingen over dagelijkse werking Kazou Aalst. - Beslissingen die op korte termijn dienen te worden genomen. - Bespreking nota s van MiVla en Nationaal; indien voldaan aan bovenstaande voorwaarden. Belangrijke nota s van significante impact worden door de KLAB voorbereid en definitief beslist op de AV. Werking - De KLAB komt maandelijks samen, met uitzondering van zomermaanden; - Hier bovenop komt de KLAB (vaker) samen wanneer dit nodig is. - Deze KLAB wordt voorbereid, opgeroepen en voorgezeten door de voorzitter in samenspraak met de educatief verantwoordelijke. 1
Samenstelling - Educatief verantwoordelijke - Voorzitter - Nationaal vertegenwoordiger (*1) - Verdeler van de vakanties - 4 losse verkozenen - BC- vertegenwoordiger - Genodigden (*2) Noot: *1: Kan overlappen met andere functies. *2: Beschikken niet over stemrecht B. Algemene vergadering (AV) van Kazou Aalst Functie - Hoogste beleidsorgaan van Kazou Aalst in zowel jaar- als vakantiewerking. - Toezicht en opvolging op gehele werking Kazou Aalst. Beslissingsmandaat - Alle beslissingen van belangrijke impact op de werking van Kazou Aalst of waaruit de mening van Kazou Aalst bevraagd wordt, met uitzondering van dringende beslissingen genomen door de KLAB. - Bepalen en opvolgen van jaardoelstellingen en belangrijkste actiepunten Kazou Aalst. - Goedkeuring jaarkalender Kazou Aalst. Werking - De AV wordt voorbereid en voorgezeten door de voorzitter in samenspraak met de educatief verantwoordelijke. - De agenda wordt vooraf besproken en bepaald op de KLAB. - De AV komt minstens 3 maal per jaar samen. Samenstelling - Elk lid van Kazou Midden- Vlaanderen Land van Aalst is automatisch lid van de Algemene Vergadering. 2. Project- en werkgroepen A. Projectgroep(en) (PG) Met Kazou Aalst trekken we de kaart van projectgericht werken. Onder projectgericht werken wordt verstaan: - We starten een project(groep) als antwoord op een specifiek omschreven nood; - Dit project wordt opgestart door de KLAB/AV. - Afhankelijk van het specifieke project is deze projectgroep opengesteld voor iedereen of is deze eerder gesloten & onderhevig aan specifieke selectiecriteria. 2
- De projectgroep staat onder coördinatie van een trekker, aangeduid/verkozen op een eerste samenkomst van die projectgroep. - Na voltooiing & evaluatie van het project wordt deze groep ontbonden. - De projectgroep kan indien nodig later opnieuw opgestart worden. B. Werkgroepen (WG) Een werkgroep is een groep personen die een duidelijk afgebakende functie uitoefenen doorheen het jaar door en/of over meerdere projecten heen. Elke werkgroep staat open voor elk lid van Kazou Aalst en wordt geleid door een trekker verkozen voor en door de werkgroep. Bij Kazou Aalst hebben we volgende vier werkgroepen: Functie WG Ontspanning: - Organisatie van ontspannings- en teambuildingsactiviteiten doorheen het hele jaar voor en door animatoren. Functie WG Materiaal - Beheer, onderhoud en aanvullen van al het materiaal van Kazou Aalst. - Beheer onderhoud en aanvullen van de materiaalruimtes van Kazou Aalst - Ondersteuning van vakantiewerking met betrekking tot materiaal. - Praktische organisatie van het vullen, legen & doorstromen van de materiaalkoffers. Functie WG Vorming - Detecteren en bevragen van vormingsnood. - Opstart, opvolging & evaluatie van (regionale) vormingsinitiatieven. - Actief nadenken over creatieve methoden om vorming tot de vrijwilliger te brengen. Functie WG Communicatie - Vezorgen en opvolgen van algemene communicatie tussen onze werking en het vrijwilligersbestand door middel van de nieuwsbrief, e- mail en/of andere kanalen. - Opvolging en eindredactie monitijdschrift Oskiwiwi. - Onderhoud & communicatieve invulling van regionale website. 3. Overleg van Hoofdanimatoren (=HAM) Functie - Groeperen van alle vakantieverantwoordelijken van Kazou Aalst. - Informeren van onze vakantieverantwoordelijken over vakantiegerelateerde elementen. - Zorgen voor informatiedoorstroom over vakantiewerking aan de vrijwilligers. - Adviesfunctie over vakantiewerking. Werking - Het overleg van Hoofdanimatoren wordt samengeroepen en voorgezeten door de educatief verantwoordelijke. - Het overleg van hoofdanimatoren komt minstens 2x samen per jaar en wanneer nodig. Samenstelling - Elke uitvoerende vakantieverantwoordelijke bij Kazou Aalst is lid. 3
Bijzondere aangelegenheden bij Kazou Aalst 1. Statuut van de persoonsgebonden aangelegenheden A. Definiëring Onder persoonsgebonden aangelegenheden worden alle beslissingen, problemen, meldingen en klachten verstaan die betrekking hebben op specifieke personen binnen onze werking. Hieronder wordt o.a. verstaan: - Problemen met een vrijwilliger of klachten over een vrijwilliger door andere vrijwilligers of door externen, gerelateerd aan Kazou. - Opvolging over verdere traject van (hoofd)animatoren, instructeurs, technische ploegen, beleidsmedewerkers, etc. - Goedkeuring kandidaatstelling hoofdanimator bij Kazou Aalst. - Toewijzing vrijwilligers Kazou Aalst voor specifieke initiatieven/cursussen. -... B. Wie? Deze persoonsgebonden aangelegenheden worden gemeld aan en steeds besproken door - Voorzitter van Kazou Aalst - Verdeler van de vakanties - Educatief verantwoordelijke Hierbovenop wordt ook het diensthoofd van Midden- Vlaanderen, als extra neutrale partij een specifieke controlefunctie toegekend. Alle beslissingen en onderliggende motivaties over gemelde problemen/klachten over vrijwilligers worden voorgelegd aan het diensthoofd ter bewaring van objectiviteit en eerlijkheid. Indien één van de betrokken partijen vindt dat er niet adequaat gehandeld werd, kan dit altijd gemeld worden aan het diensthoofd, die dit dan verder zal bekijken. 2. Statuut van de vakantieverdeling A. Wie De vakantieverdeling of toewijzing van (hoofd)animatoren aan vakanties wordt bepaald door een verkozen verdeler van de vakanties en de educatief verantwoordelijke. B. Procedure De verdeling van de vakanties volgt volgende procedure: - De (eerste) verdeling wordt gemaakt door de verdeler van de vakanties en educatief verantwoordelijke. - Deze verdeling wordt voorgelegd aan de voorzitter die op basis van z n functie en kennis van persoonsgebonden aangelegenheden als derde partij zijn stem kan laten horen. - Deze verdeling wordt vervolgens bekendgemaakt aan de KLAB ter goedkeuring - De verdeling wordt hierop dan bekend gemaakt aan de HAM ter inzage. Hier kunnen nog laatste plekken (voor hoofdanimatoren) opgevuld worden of mogelijke problemen gesignaleerd worden. - Tot slot wordt de gehele verdeling bekend gemaakt aan het ledenbestand op een grote activiteit. - De individuele monitoren worden via mail op de hoogte gebracht door Kazou enerzijds en door hun VV anderzijds. 4
C. Criteria bij aanduiding Indienen van keuzes De keuzes moeten aan de volgende voorwaarden voldoen: - Leeftijdsverschil met deelnemers liefst 4, maar minimum 3 jaar (uitz. jomba) - Leeftijden/doelgroepen die de (hoofd)moni zijn aangeraden bij voorgaande coaching - Minimum drie keuzes die aan bovenstaande voorwaarden voldoen - Alle vrijwilligers hebben de optie om aan te geven met wie ze graag een vakantie zouden willen begeleiden. (*1) Alle vrijwilligers mogen één topkeuze aanduiden. De andere twee keuzes zijn gelijkwaardig. Hoofdanimatoren kunnen kiezen voor (minstens) drie vakanties als hoofdanimator en/of (minstens) drie vakanties als animator. Ze dienen hierbij aan te geven welke functie hun voorkeur geniet. Bij enige vragen en/of problemen in het selecteren/indienen van de keuzes kan een monitor zich richten tot de educatief medewerker. Toewijzen van vakanties Er wordt er altijd geprobeerd om op basis van ALLE hieronder vermelde factoren een zo gegrond mogelijke beslissing te nemen. Bij de toewijzing hanteren we 2 belangrijke principes: - Zoveel mogelijk vrijwilligers een vakantie toewijzen - Zoveel mogelijk lege plaatsen invullen Echter: I. In eerste instantie willen we voor elke vakantie een zo evenwichtig mogelijke moniploeg bekomen op basis van (in willekeurige volgorde): - Geslacht (man/vrouw- verhouding) - Ervaring - Competenties - Karaktereigenschappen - II. In tweede instantie houden we verder ook rekening met (in willekeurige volgorde): - Skivakantie gekregen in eerste verdeling (*1) - Gevolgde cursussen / vormingen - Topkeuze - Voorkeur samen op vakantie met (*1) Noot: *1: Indien de keuze moet gemaakt worden tussen gelijkwaardige kandidaten, dat wordt voorrang gegeven aan vrijwilligers die geen skivakantie in eerste verdeling gekregen hebben. De vrijwilliger maakt aldus duidelijk de keuze wat de prioriteit is: winter of zomer in eerste verdeling. Dit sluit het krijgen van een zomervakantie echter zeker niet uit. *2: Hoe meer gemeenschappelijke vakantiekeuzes én hoe beperkter het aantal gekozen vrienden, hoe makkelijker het is om met deze voorkeur rekening te houden. 5
Functies en mandaten binnen Kazou Aalst 1. De voorzitter - Algemene coördinatie en opvolging gehele werking Kazou Aalst. - Voorbereiden, samenroepen & voorzitten beleidsvergaderingen (AV & KLAB). - Woordvoerder van en naar de vrijwilligers toe. - Opvolging van de project(groep)en van Kazou Aalst. - Opvolging van de werkgroepen van Kazou Aalst. - Begeleiding en opvolging van trekkers van de werkgroepen van Kazou Aalst. - Vertegenwoordigt Kazou Aalst op het Middenvlaams Voorzittersoverleg. - Signaalfunctie naar educatief verantwoordelijke & beleidsorganen. - Opvolging & medebeslissing in persoonsgebonden aangelegenheden. 2. De verdeler van de vakanties - Aanduiding (hoofd)animatoren voor onze vakanties in samenspraak met educatief verantwoordelijke; zowel in eerste verdeling als latere aanduiding. - Zetelt vanuit dit mandaat in de KLAB. - Opvolging en medebeslissing in persoonsgebonden aangelegenheden. 3. Trekker van een werkgroep - Voorbereiden, samenroepen en voorzitten van de werkgroepvergaderingen. - Opvolging goede werking van de werkgroep naargelang hun specifieke functie. - Communicatie over de werkgroep aan de KLAB/AV. - Worden geacht actief te participeren op de AV. 4. De afgevaardigde voor de Nationale Raad - Zetelt in de Nationale Raad als afgevaardigde vanuit Kazou Aalst. - Draagt in deze Nationale Raad de stem, mening en visie uit van Kazou Aalst. - Zetelt vanuit dit mandaat in de KLAB. - Zorgt voor goede communicatie vanuit de Nationale Raad naar de KLAB/AV toe en omgekeerd. 5. Losse verkozenen voor de KLAB - Zetelen in de KLAB als verkozenen uit de AV en nemen aldus de functie van de KLAB op zich. 6
6. BC- vertegenwoordiger - Zetelt in de KLAB als verkozene uit het voorbije BC- jaar en neemt aldus de functie van de KLAB op zich. - De BC- vertegenwoordiger vertegenwoordigt de animatoren uit het eigen BC- jaar alsook de nieuwe basiscursisten. - Verzorgt vanuit deze functie een goede communicatie tussen hen en het beleid. - Geldt als aanspreekpunt voor alle vragen en opmerkingen over onze werking. 7. Materiaalverantwoordelijke Is verantwoordelijk voor: - Beheer, onderhoud en aanvullen van al het materiaal van Kazou Aalst. - Beheer onderhoud en aanvullen van de materiaalruimtes van Kazou Aalst - Ondersteuning van vakantiewerking met betrekking tot materiaal. - Praktische organisatie van het vullen, legen & doorstromen van de materiaalkoffers., verkiezing en termijn van mandaten 1. Overzicht termijnen Functie Eerste termijn Herverkiezing Limiet Voorzitter 2 jaar 2 jaar Onbeperkt Vakantieverdeler 2 jaar 2 jaar Onbeperkt Trekker WG 2 jaar 2 jaar Onbeperkt Nationale Vertgnw. 1 jaar 1 jaar Onbeperkt Verkozen in KLAB 1 jaar 1 jaar Onbeperkt BC- vertegenwoordiger 1 jaar Niet mogelijk / Materiaalverantwoord 1 jaar 1 jaar Onbeperkt 2. Voorzitter - Kandidaten voor het voorzitterschap moeten reeds ervaring met de KLAB hebben door hier momenteel in te zetelen of vroeger reeds in gezeteld te hebben. - Kandidatuurstelling voor deze functie gebeurt aan de educatief verantwoordelijke en/of diensthoofd. - Kandidaturen worden voorgelegd op de KLAB ter inzage/opvolging. - Duo kandidaturen zijn mogelijk. Verkiezingsprocedure - Verkozen door alle vrijwilligers van Kazou Aalst via anonieme (elektronische) stemming. - De verkiezing verloopt volgens relatief meerderheidsstelsel: (a): bij één kandidaat wordt deze verkozen indien er meer stemmen voor als tegen zijn. (b): bij meerdere kandidaten wordt de kandidaat met de meeste stemmen verkozen. - De educatief verantwoordelijke ziet toe op het eerlijke verloop van de verkiezingsprocedure. 7
Termijn - De voorzitter wordt verkozen voor een termijn van 2jaar. - Verlenging van deze termijn is mogelijk door opnieuw kandidaatstelling na de eerste 2jaar, voor een nieuwe termijn van 2jaar. - Aantal termijnen is onbeperkt. 3. Statuut van de verdeler van de vakanties - Kandidaten voor deze functie zijn hoofdanimator bij Kazou Aalst. - gebeurt aan de voorzitter en de educatief medewerker. Verkiezingsprocedure - Verkozen door alle vrijwilligers van Kazou Aalst (=AV) via anonieme (elektronische) stemming. - De verkiezing verloopt volgens relatief meerderheidsstelsel: (a): bij één kandidaat wordt deze verkozen indien er meer stemmen voor als tegen zijn. (b): bij meerdere kandidaten wordt de kandidaat met de meeste stemmen verkozen. - De voorzitter, educatief verantwoordelijke en de KLAB zien toe op het eerlijke verloop van de verkiezingsprocedure. Termijn - De verdeler van de vakanties wordt verkozen voor een termijn van 2 jaar. - Verlenging van deze termijn is mogelijk door opnieuw kandidaatstelling na de eerste 2jaar, voor een nieuwe termijn van 2jaar. - Aantal termijnen is onbeperkt. 4. Statuut van een trekker van een werkgroep - De functie wordt opengesteld voor alle leden van de werkgroep. - Kandidaten stellen hun kandidatuur aan de voorzitter en educatief verantwoordelijke. - Alle kandidaturen worden vervolgens ter inzage/opvolging voorgelegd op een KLAB. Verkiezingsprocedure - De kandidaten worden verkozen door de leden van de werkgroep via anonieme (elektronische) stemming. - De verkiezing verloopt volgens relatief meerderheidsstelsel: (a): bij één kandidaat wordt deze verkozen indien er meer stemmen voor als tegen zijn. (b): bij meerdere kandidaten wordt de kandidaat met de meeste stemmen verkozen. - De KLAB ziet als neutrale partij toe op het eerlijke verloop van het gehele verkiezingsproces. Noot: Het is mogelijk om u als duo kandidaat te stellen voor de functie. In dit geval moet er echter wel steeds één van beide aangeduid worden als contactpersoon voor de beleidsorganen. Termijn - De termijn van het trekkersschap duurt 2jaar - Aantal verlengingen van 2 jaar is onbeperkt. 8
5. Statuut van de afgevaardigde voor de Nationale Raad - Iedereen kan zich jaarlijks kandidaat stellen - Deze functie kan op zichzelf staan of aanvullend opgenomen worden bij een andere functie. Verkiezingsprocedure: - De kandidaten worden verkozen door de leden van de AV via anonieme (elektronische) stemming. - De verkiezing verloopt volgens relatief meerderheidstelsel: (a): bij één kandidaat wordt deze verkozen indien er meer stemmen voor als tegen zijn. (b): bij meerdere kandidaten wordt de kandidaat met de meeste stemmen verkozen. - De voorzitter, educatief verantwoordelijke en de KLAB zien toe op het eerlijke verloop van de verkiezingsprocedure. Termijn: - Wordt jaarlijks verkozen door de AV van Kazou Aalst voor een termijn van één jaar. - Aantal termijnen is onbeperkt. 6. Statuut van de losse verkozenen voor de KLAB - Elk lid van Kazou Aalst kan zich kandidaat stellen. - Kandidatuurstelling gebeurt rechtstreeks aan de voorzitter en educatief medewerker. Verkiezingsprocedure - De verkiezing gebeurt volgens anonieme (elektronische) stemming door alle leden van de AV. - De verkiezing gebeurt volgens het relatief meerderheidstelsel; de 4 kandidaten met de meeste stemmen worden verkozen voor de functie. Indien minder dan of gelijk aan 4 kandidaten worden alle kandidaten automatisch verkozen. - De voorzitter, educatief verantwoordelijke en de KLAB zien toe op het eerlijke verloop van de verkiezingsprocedure. Termijn - Deze losse verkozenen worden jaarlijks verkozen door de AV voor een termijn van één jaar. - Deze termijn is onbeperkt verlengbaar, mits opnieuw kandidaatstelling. 9
7. Statuut van de BC- vertegenwoordiger - Elke basiscursist van het vorige werkjaar kan zich kandidaat stellen voor de functie. Bijv. In 2014 komt de BC- vertegenwoordiger uit BC 2013 en vertegenwoordigt hij/zij beide cursusjaren. - Kandidatuurstelling gebeurt rechtstreeks aan de voorzitter en educatief medewerker. Verkiezingsprocedure - De verkiezing gebeurt volgens anonieme (elektronische) stemming door alle leden van de KLAB. - De verkiezing gebeurt volgens het relatief meerderheidsstelsel: (a): bij één kandidaat wordt deze verkozen indien er meer stemmen voor als tegen zijn. (b): bij meerdere kandidaten wordt de kandidaat met de meeste stemmen verkozen. - De voorzitter en educatief verantwoordelijke zien toe op het eerlijke verloop van deze verkiezing. Noot: Het is mogelijk om u als duo kandidaat te stellen voor de functie. In dit geval moet er echter wel steeds één van beide aangeduid worden als contactpersoon voor de beleidsorganen. Termijn - De materiaalverantwoordelijken worden jaarlijks verkozen voor een termijn van één jaar. - Deze termijn is onbeperkt verlengbaar, mits opnieuw kandidaatsstelling. 10