B&W.nr. 11.0377 d.d. 12-4-2011 BB.nr. 11.023 B&W-Aanbiedingsformulier Onderwerp Vaststellen gewijzigde samenwerkingsovereenkomst Sociale Recherche Zuid-Holland Noord BESLUITEN Behoudens advies van de commissie Burgemeester en wethouders besluiten Behoudens advies van de commissie 1. De gewijzigde Model Samenwerkingsovereenkomst Sociale Recherche Zuid-Holland Noord vast te stellen; 2. De wijzigingen hebben betrekking op: a. werkwijze, instellen cafetariamodel; b. wijzigingen in de bestuurlijke vertegenwoordiging, alle deelnemende gemeenten vertegenwoordigd in plaats van bestuurlijke vertegenwoordiging; c. financiering tot en met 2014; 3. Bijgaande brief aan de bij het samenwerkingsverband aangesloten gemeenten, Alphen a/d Rijn, Oegstgeest, Leiderdorp, Zoeterwoude Voorschoten Katwijk, Lisse, Hillegom, Noordwijkerhout, Noordwijk, Teylingen, Rijnwoude, Nieuwkoop en Kaag en Brasem,waarin zij worden uitgenodigd de Model Samenwerkingsovereenkomst te ondertekenen vast te stellen. De burgemeester besluit gelet op het bepaalde in artikel 171, eerste en tweede lid van de Gemeentewet, drs. J.J. de Haan te machtigen om namens hem de Model Samenwerkingsovereenkomst te ondertekenen. Samenvatting De bestaande samenwerkingsovereenkomst Sociale Recherche Zuid-Holland Noord uit 2005 is aangepast. Deze aanpassingen betreffen vooral het takenpakket, de financiering voor de komende 4 jaar en de bestuurlijke vertegenwoordiging.
Burgemeester MACHTIGING De Burgemeester van Leiden, gelet op het bepaalde in artikel 171, eerste en tweede lid van de Gemeentewet, machtigt hierbij, drs. J.J. de Haan om namens hem, de Samenwerkingsovereenkomst tussen de gemeente Leiden en de gemeenten Alphen aan den Rijn, Oegstgeest, Leiderdorp, Zoeterwoude, Voorschoten, Katwijk, de Intergemeentelijke Sociale Dienst Bollenstreek waarin verenigd de gemeenten Hillegom, Lisse, Noordwijkerhout, Noordwijk en Teylingen en de Intergemeentelijke Sociale Dienst Rijnstreek waarin verenigd de gemeenten Rijnwoude, Nieuwkoop en Kaag en Braassem te ondertekenen. Leiden, 26 april 2011 drs. H.J.J. Lenferink Burgemeester van Leiden
MODEL SAMENWERKINGSOVEREENKOMST SOCIALE RECHERCHE ZUID-HOLLAND NOORD de gemeente Leiden, krachtens artikel 171 van de Gemeentewet vertegenwoordigd door J.J. de Haan, wethouder, handelend ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders van die gemeente d.d. 26 april 2011. en: de gemeenten Alphen aan den Rijn, Oegstgeest, Leiderdorp, Zoeterwoude, Voorschoten, Katwijk, Lisse, Hillegom, Noordwijkerhout, Noordwijk, Teylingen, Rijnwoude, Nieuwkoop en Kaag en Braassem, krachtens artikel 171 van de Gemeentewet, zijn het volgende overeengekomen: Artikel 1 Algemeen 1. De gemeente Leiden draagt zorg voor een, op het door de afnemende gemeenten ingekochte takenpakket, afgestemde formatie van sociaal rechercheurs van 6,45 FTE (vanaf 2014 5,65 FTE), administratie 0,95 FTE en management 0,22 FTE. Dit betreft de maximale formatie. 2. Wijziging van de omvang en/of functie van het team kan alleen na unanieme fiattering van het bestuurlijk overleg Sociale Recherche Zuid-Holland Noord dan wel na goedkeuring door minimaal 2/3 e van de betrokken gemeenten; dan wel door een meerderheid van de gemeenten die minimaal 1/3 e van het aantal klanten vertegenwoordigt. 3. De rechtspositieregeling van de gemeente Leiden is van toepassing. Artikel 2 Beschikbare werkcapaciteit De gemeenten geven voor de periode 2011 tot en met 2014 een prognose van het aantal, in artikel 3 genoemde, in te kopen taken en bijbehorende uren. Zie tevens bijlage 1. Deze prognose kan per kalenderjaar nader worden gepreciseerd. Er wordt gerekend met 1350 productieve uren van één sociaal rechercheur per jaar. Hierbij wordt aangesloten bij de Handleiding overheidstarieven van het ministerie van Financiën. Artikel 3 Taken sociaal rechercheurs De taken van de Sociale Recherche Zuid Holland Noord, hierna te noemen SRZHN, zijn de volgende: 1. Strafrecht.
Het verrichten van werkzaamheden waarvoor een specifieke deskundigheid en opsporingsbevoegdheid nodig is. Dit betekent dat door de sociaal rechercheurs in beginsel alleen die onderzoeken uitgevoerd zullen worden, waarbij (stelselmatige) observatie vereist is. Tevens stellen rechercheurs zo nodig proces-verbaal op van de vermeende fraude en recidive boven de daarvoor door het Rijk vastgestelde grenzen. 2. Regionale Themacontroles. Het participeren in het Regionaal Platform Fraudebestrijding en het doen van themagericht onderzoek. 3. Advies en bestuursrecht Het geven van voorlichting en advies aan belanghebbenden over het opsporen en voorkomen van fraude met gemeentelijke sociale uitkeringen (consultfunctie) en het beëindigen van uitkeringen in het kader van bestuursrecht; het verantwoorden van de per zaak / actie ingezette eigen uren. 4. Toezichthouder. Het, op verzoek van de gemeente, verrichten van taken behorend bij de functie van toezichthouder in het kader van de Wet Werk en Bijstand. 5. Bijzondere Projecten Het, op verzoek van de gemeente, verrichten van bijzondere projecten. Dit kunnen controletaken zijn binnen gemeentelijke bestanden of ten behoeve van bijvoorbeeld het RIEC (Regionaal Informatie en Expertise Centra). Artikel 4 Opdracht en procedure 1. Een opdracht van een individuele deelnemende gemeente voor het verrichten van opsporingsactiviteiten, die verband houden met gemeentelijke sociale uitkeringen, wordt schriftelijk ingediend. De opdracht heeft als bijlage alle relevante (dossier-) stukken. 2. De teamleider van de SRZHN bepaalt in overleg met de opdrachtgever de prioriteit van de uit te voeren opdracht. Zodra een opdracht is ontvangen, een opdracht in behandeling wordt genomen, of een opdracht wordt beëindigd op een andere wijze als bedoeld in het volgende lid, meldt de teamleider dit schriftelijk aan de opdrachtgever. 3. De behandelend sociaal rechercheur zendt, na beoordeling door de leidinggevende, zo spoedig mogelijk een volledig en goed gedocumenteerd rapport aan de opdrachtgever. 4. De opdrachtgever besluit aan de hand van het door de sociaal rechercheur opgemaakte rapport, over het al dan niet doen van aangifte. In geval van aangifte maakt de sociaal rechercheur van zijn verrichte opsporingsactiviteiten een proces-verbaal op en verzorgt, na beoordeling door de teamleider SRZHN, de verzending van het proces-verbaal naar de Officier van Justitie. Artikel 5 Verantwoordelijkheden
1. De teamleider SRZHN is verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken en is functioneel verantwoording verschuldigd volgens het organisatiemodel van de gemeente Leiden. 2. Ten aanzien van de kwaliteit van de strafrechtelijke en justitiële onderzoeken zijn de sociaal rechercheurs verantwoording verschuldigd aan de Officier van Justitie in het Arrondissement Den Haag. 3. Vanuit het team SRZHN wordt periodiek overlegd met de verantwoordelijk leidinggevenden van de deelnemende gemeenten op basis van een gezamenlijk op te stellen agenda. Artikel 6 Verantwoording 1. De SRZHN zendt binnen één maand na afloop van elk kwartaal aan de deelnemende gemeenten een overzicht van de in dat kwartaal verrichte werkzaamheden. Tevens wordt elke deelnemende gemeente afzonderlijk op zaakniveau geïnformeerd over de stand van zaken van de afgehandelde en openstaande onderzoeken. 2. De SRZHN zendt binnen één maand na afloop van elk kalenderjaar een inhoudelijk en financieel jaarverslag aan de deelnemende gemeenten. Artikel 7 Beleidsvoorbereiding en beleidsbepaling 1. Informatie omtrent beleidsontwikkeling en invoering van nieuwe regelgeving met betrekking tot fraudebestrijding wordt door de afdeling Handhaving, gemeente Leiden, actief gecommuniceerd naar de deelnemende gemeenten. 2. De beleidsvoorbereiding gebeurt door de ambtelijke stuurgroep SRZHN, hierna te noemen de stuurgroep. De stuurgroep komt drie keer per jaar bijeen. 3. De stuurgroep bestaat uit ambtelijk vertegenwoordigers van alle deelnemende partners. Voor die gemeenten die hun taken in een samenwerkingsverband hebben ondergebracht, is het samenwerkingsverband vertegenwoordigd.
4. De stuurgroep stelt, op voordracht van de teamleider SRZHN, de begroting, werkplannen, beleidsplannen en evaluatieverslagen in concept vast. De stuurgroep bereidt ten behoeve van het bestuurlijk overleg, op voordracht van de teamleider SRZHN, het jaarwerkplan en het (eventueel separate) themacontroleplan voor het komende jaar voor. 5. De beleidsbepaling gebeurt door het bestuurlijk overleg SRZHN, hierna te noemen het bestuurlijk overleg. Het bestuurlijk overleg komt minimaal één maal per jaar bijeen. 6. Het Bestuurlijk Overleg bestaat uit een Algemeen Bestuur met vertegenwoordigers van alle deelnemende gemeenten. Daarnaast zal een Dagelijks Bestuur aangesteld worden, waarin 4 deelnemers zullen plaatsnemen, met name: ISD Bollenstreek, Katwijk, Leiden en Alphen aan den Rijn. Het Dagelijks Bestuur zal ontwerpbesluiten voorleggen aan het Algemeen Bestuur. 7. Het bestuurlijk overleg stelt de begroting, werkplannen, beleidsplannen en evaluatieverslagen vast. 8. Indien een of meer deelnemende gemeenten het wenselijk vinden, wordt het bestuurlijk overleg bijeengeroepen of schriftelijk geconsulteerd. In deze bijeenkomst kunnen finale besluiten binnen het kader van artikel 7 worden genomen. Een dergelijke bijeenkomst kan ook op initiatief van het bestuurlijk overleg worden bijeengeroepen. Artikel 8 Financiering 1. De kostenverdeling in de jaren 2011 tot en met 2014 verloopt conform de in de bijlage aangegeven verdeling, gebaseerd op de prognose van in te kopen taken en uren. De overcapaciteit ter grootte van maximaal 1 FTE wordt binnen de periode van 2011-2014 worden afgedekt door de gemeente Leiden. 2. Indien sprake is van algemene, voor alle gemeenten, geldende kosten zullen deze worden doorberekend op basis van de volgende systematiek: 20% op basis van het aantal inwoners en 80% op basis van het aantal cliënten WWB, IOAW en BBZ per 1 januari van het vorig kalenderjaar. Artikel 9 Uitvoeringskosten 1. De toerekening van de uitvoeringskosten van de SRZHN aan de deelnemende gemeenten vindt plaats op basis van een begroting en een verantwoording. 2. Onder uitvoeringskosten bedoeld in het eerste lid wordt verstaan de loonsom van de medewerkers van de SRZHN, de van toepassing zijnde overheadkosten, vermeerderd met de onkostenvergoeding en autokosten. Als rekenmaatstaf geldt 45% van de loonkosten, exclusief de auto- en onkosten. Hierbij wordt aangesloten bij de Handleiding overheidstarieven van het ministerie van Financiën. 3. Jaarlijks, doch uiterlijk in de maand maart van enig jaar, stelt de SRZHN een begroting voor het volgende jaar op, waarna deze wordt toegezonden aan alle deelnemende gemeenten. Daarbij wordt, op basis van een voorschotbedrag, aangegeven in welke mate de gemeente in
de uitvoeringskosten moet bijdragen. 4. De gemeente betaalt voor de eerste van elk nieuw kwartaal één vierde gedeelte van het berekende voorschotbedrag. 5. Na afloop van het kalenderjaar vindt, volgens de berekenwijze in het vierde lid voor het betreffende jaar, een afrekening plaats op basis van de verantwoording en het daaruit berekende definitieve aandeel van de deelnemende gemeente. De reeds ontvangen voorschotten worden verrekend met het definitieve aandeel. Artikel 10 Duur van de overeenkomst De overeenkomst is aangegaan voor onbepaalde tijd. De invulling van de taken wordt middels deze overeenkomst aangegaan voor een periode van 2011 tot en met 2014. Zie tevens bijlage 1. Vóór 1 oktober 2013 zal besloten moeten worden of en op welke wijze de samenwerking na 2015 kan worden voorgezet. Artikel 11 Wijziging van de overeenkomst Wijziging van de overeenkomst kan uitsluitend plaatsvinden op grond van een meerderheidsbesluit van het bestuurlijk overleg en wanneer de vertegenwoordigers van de deelnemende gemeenten, dan wel de meerderheid die minimaal één derde van het totale aantal klanten vertegenwoordigt, daarmee instemt. Artikel 12 Toetreding tot de samenwerking Een verzoek tot toetreding van deelnemers tot het samenwerkingsverband onder de dan geldende condities, wordt door de bestaande deelnemers welwillend beoordeeld. Het bestuurlijk overleg neemt daarover bij meerderheid een besluit. Artikel 13 Uittreding uit de samenwerking 1. Een deelnemende gemeente heeft jaarlijks tot 1 oktober het recht deze samenwerking schriftelijk per de eerste dag van een nieuw kalenderjaar op te zeggen. Na deze opzegging geldt een opzegtermijn van een jaar. Slechts met instemming van alle deelnemende gemeenten kan van deze opzegtermijn worden afgeweken.
2. In het geval van uittreding van een of meerdere deelnemende gemeenten, stelt het bestuurlijk overleg bij unanimiteit de daaruit per datum beëindiging voortvloeiende verplichtingen op. Bij de opstelling daarvan wordt gestreefd de belangen van alle betrokken partijen recht te doen. Als unanimiteit ontbreekt, worden de verplichtingen vastgesteld door een 2/3 e meerderheid van de deelnemende gemeenten, dan wel vastgesteld door een meerderheid die minimaal 1/3 e van het aantal klanten vertegenwoordigt. Worden de aldus voorgestelde verplichtingen niet door de uittredende gemeenten geaccepteerd, dan is sprake van een geschil in de zin van artikel 15 van deze overeenkomst. Artikel 14 Beëindiging van de samenwerking 1. De Samenwerking Regionale SRZHN kan worden beëindigd na een unaniem voorstel van het bestuurlijk overleg aan de deelnemende gemeenten, die vervolgens daartoe besluiten. 2. In het geval van beëindiging van het Samenwerkingsverband Regionale SRZHN, stelt het bestuurlijk overleg SRZHN bij unanimiteit de daaruit per datum beëindiging voortvloeiende verplichtingen op. Bij de opstelling daarvan wordt gestreefd de belangen van alle betrokken partijen recht te doen. Als unanimiteit ontbreekt, is sprake van een geschil in de zin van artikel 15 van deze overeenkomst. Artikel 15 Geschillen en toepasselijk recht 1. Er is sprake van een geschil in het kader van deze overeenkomst indien één der deelnemende gemeenten het als zodanig heeft aangemerkt en schriftelijk aan de overige deelnemende gemeenten heeft meegedeeld. 2. De deelnemende gemeenten zullen in geval van een geschil voortvloeiend uit deze overeenkomst trachten door middel van onderling overleg in het bestuurlijk overleg het geschil binnen één maand op te lossen. 3. Indien onderling overleg niet tot een bevredigende oplossing leidt, zullen de deelnemende gemeenten proberen het conflict op te lossen met behulp van mediation conform het NMI Mediation-reglement van de Stichting Nederlands Mediation Instituut te Rotterdam. De daaruit voortvloeiende kosten worden naar evenredigheid van de financiële verdeelsleutel van dat jaar, verdeeld over de deelnemende gemeenten. 4. Op deze overeenkomst is het Nederlands Recht van toepassing.
Artikel 16 Inwerkingtreding 1. Deze overeenkomst treedt in werking op 1 januari 2011 en kent, voor wat betreft de invulling van de taken, een looptijd tot en met 2014. Deze overeenkomst vervangt de overeenkomst met als ingangsdatum 1 januari 2005 (B&W 05.0072/25-01-2005) Artikel 17 Deelnemende gemeenten De gemeente Leiden verklaart deze overeenkomst aan te gaan met de gemeenten Alphen aan den Rijn, Oegstgeest, Leiderdorp, Zoeterwoude, Voorschoten, Katwijk, de Intergemeentelijke Sociale Dienst Bollenstreek waarin verenigd de gemeenten Hillegom, Lisse, Noordwijkerhout, Noordwijk en Teylingen en de Intergemeentelijke Sociale Dienst Rijnstreek waarin verenigd de gemeenten Rijnwoude, Nieuwkoop en Kaag en Braassem. Leiden, d.d. De wethouder van Leiden, drs. J.J. de Haan de Burgemeesters van de gemeenten: Alphen aan den Rijn, Oegstgeest, Leiderdorp, Zoeterwoude, Voorschoten, Katwijk, Lisse, Hillegom, Noordwijkerhout, Noordwijk, Teylingen, Rijnwoude, Nieuwkoop en Kaag en Braassem,
Bijlage 1 Afgesproken prognose 2011 tot en met 2014 Gemeenten in uren Taak 1 Strafrecht Taak 2 Regionale Themacontroles Taak 3 Advies en bestuursrecht Taak 4 Toezichthouders Taak 5 Bijzondere projecten Totaal ISD 380 337 267 267 1251 Bollenstreek Katwijk 100 174 303 303 880 Oegstgeest 40 60 96 96 292 Alphen aan 500 50 550 den Rijn Leiden 1719 334 2179 2179 334 6745 Leiderdorp 75 75 146 146 75 519 Voorschoten 200 50 125 75 450 Zoeterwoude 4 24 32 60 ISD Rijnstreek 414 202 616 Gemeenten in 2011 2012 2013 2014 geld ISD 86.200,54 87.406,42 87.515,02 87.952,43 Bollenstreek Katwijk 60.674,82 61.523,61 61.600,06 61.907,93 Oegstgeest 20.122,31 20.403,80 20.429,15 20.531,26 Alphen aan den 37.901,60 38.431,81 38.479,57 38.671,89 Rijn Leiden 444.243,52 444.243,52 444.243,52 444.243,52 Leiderdorp 34.177,82 34.177,82 34.177,82 34.177,82 Voorschoten 29.640,15 29.640,15 29.640,15 29.640,15 Zoeterwoude 4.142,53 4.200,48 4.205,70 4.226,72 ISD Rijnstreek 42.453,77 43.047,66 43.101,15 43.316,57
Bijlage 2 Totale kosten begrotingen SR 2011 2014 inclusief maximaal percentage overhead: Kostenspecificatie 2011 2012 2013 2014 budget 794.487 805.601 806.602 734.696 salariskosten 509.563 509.563 509.563 463.714 vergoedingen / onkosten / FPU gelden 23.764 24.121 24.482 22.522 autokosten (leasetermijnen) 41.983 42.613 43.252 39.789 huisvertingskosten DZB, inflatie 1,5% 27.819 28.236 28.659 29.089 daling huisvestingskosten door minder werkplekken in 2014 5.841- overhead SR 191.357 201.068 200.644 185.423 % overhead van salarisbudget 43% 45% 45% 45% % overhead van salarisbudget = (overhead SR + huisvestingskosten DZB) / salariskosten Onderbouwing overhead 45%: 1. Salarislasten sociale recherche schaal 9 is 61.500: 2009: 61.500 2. Overheadkosten is 27.579 De overheadkosten volgens de handleiding overheidstarieven 2009 van het Ministerie van Financiën zijn opgebouwd uit huisvestingskosten, automatiseringskosten en overige overhead. a) huisvesting 6.203,= (22%) b) kantoorautomatisering 2.671,= (10%) c) overige overhead 18.706,= (68%) Totaal: 27.579,= (100%) Toelichting huisvestingskosten: Op basis van de overeenkomsten tussen ministeries en de Rijksgebouwendienst is op hoofdlijnen inzicht in het gemiddeld gebruikte (bruto) vloeroppervlak en de werkelijke kosten mogelijk. De tarieven zijn vastgelegd in de Regeling Methodiek Gebruiksvergoeding Rijksgebouwendienst (MGR), aangevuld met de Rekenmethode Rijksgebouwendienst (RmR). Toelichting kantoorautomatisering:
Onder automatiseringskosten wordt in dit kader verstaan de kosten van antoorautomatisering; de aan de werkplek verbonden kosten. In de praktijk worden hiervoor sterk wisselende bedragen gebruikt. In deze tarievenhandleiding wordt voor 2009 uitgegaan van een gemiddelde opslag.
Toelichting overige overheadkosten: Onder overige overheadkosten worden begrepen: de indirecte kosten van het eigen organisatieonderdeel (de uitgaven voor materieel); Onder uitgaven voor materieel worden in dit kader begrepen de exploitatiekosten (waaronder de niet onder de huisvestingscomponent opgenomen huisvestingskosten), de bureaukosten, de inhuur van externen, de reiskosten en de opleidingskosten. de kosten van de andere organisatieonderdelen die werkzaamheden verrichten samenhangend met de werkzaamheden en diensten van het eigen organisatieonderdeel. De kosten van andere organisatieonderdelen betreffen de toe te rekenen uitgaven voor personeel en materieel van die organisatieonderdelen die voor meerdere organisatieonderdelen tegelijk functioneren. 3. Percentage overheadlasten van salarislasten: 27.579 / 61.500 = circa 45 %