Actieplan PUUR GENT werkjaar 2017 1
Inhoud 1. Waarvoor staat PUUR GENT?... 3 2. Hoe wordt PUUR GENT gefinancierd in 2017?... 3 3. Activiteitenplan en budgetverdeling/uitgaven in 2017.... 4 a. Dagelijkse werking:... 4 b. TRAVAK... 4 c. Subsidie handelsinitiatieven... 5 d. Stimuleren van toegankelijke horeca en middenstand... 5 e. Communicatie over terrasbeleid en TIP s... 6 f. Dag van de Gentse horeca... 6 g. Organisatie en promotie Braderie Publique... 7 h. Organisatie en promotie van de (vaste) koopzondagen in de sfeergebieden... 7 i. co-creatie Sfeergebieden... 9 j. Uitrol strategische communicatie... 9 k. Organisatie van de eindejaarsverlichting... 10 l. Opstart project commerciële inspiratie... 11 m. Samenwerking met Filmfest Gent... 11 n. Kindvriendelijke horeca... 12 o. Gent Smaakt!... 13 p. Communicatietools PUUR GENT... 14 q. Ondersteuning Shop&Hop... 14 2
1. Waarvoor staat PUUR GENT? PUUR GENT is de commerciële naam van vzw BIG. Deze vzw werd op 20 april 2015 opgericht in een EVA-structuur waarbij zowel politieke vertegenwoordigers als leden van ondernemersverenigingen deel uitmaken van de Raad van Bestuur. De vzw heeft tot doel het imago van Gent (en deelgemeenten) als winkel- en horecastad in zijn totaliteit te versterken door: - Een efficiënte promotie, profilering en uitbouw regionaal, nationaal en internationaal vlak van Gent als sfeervolle en authentiek winkel- en horecastad. Deze uitbouw gebeurd op een duurzame wijze, rekening houdend met het milieu, de sociale context en de economie. - Het beheren van het winkelgebied met een gemeenschappelijke visie en aanpak, maar ook met oog voor de diversiteit binnen de verschillende sfeergebieden. In samenspraak met handel en horeca wordt een gedragen strategie en aanpak uitgebouw die het ganse gebied ten goede komt en verder reikt dan louter promotionele acties. Het actief ondersteunen van de Gentse middenstand en horeca. Bij elke communicatieactie zal vzw BIG informatie voorzien over de bereikbaarheid van de Stad. 2. Hoe wordt PUUR GENT gefinancierd in 2017? De vzw zal voor het werkjaar 2017 integraal ondersteund worden door de Stad Gent. De Stad Gent voorziet daarenboven in ter beschikkingstelling van infrastructuur, de diensten van departement FM, ondersteuning door de Dienst Communicatie, Dienst Economie, Departement Financiën van het OCMW, Digipolis zoals bepaald in de samenwerkingsovereenkomst 2016-2019 tussen Stad Gent en EVA vzw Business Improvement Gent. De ondersteuning van de Dienst Communicatie bestaat uit de volgende domeinen: Er zal samengewerkt worden voor volgende domeinen: advies, strategie en monitoring, toegang tot de communicatiekanalen van de Stad Gent, huisstijl, de opbouw van een website voor het agentschap, raamcontracten en stadsmarketing. Daarnaast worden vanuit de Dienst Economie ook 2 personeelsleden vrijgemaakt die instaan voor de dagelijkse coördinatie en communicatie van PUUR GENT. Via het Ondersteuningspunt Ondernemers Gent (OOG) wordt daarnaast front office werking voorzien. 3
3. Activiteitenplan en budgetverdeling/uitgaven in 2017. a. Dagelijkse werking: b. TRAVAK Wat: Onder de taken van de dagelijkse werking vallen onder meer: - het voeren van een boekhouding, beheren van de bankrekening, - het nazicht van de boekhouding door een revisor - organisatie DB, RvB en AV Onder de noemer TRAVAK shoppers lokken en behouden daar waar het door wegenwerken minder evident is om handelszaken te bereiken/te bezoeken. De 'getroffen' handelaars steunen en motiveren om samen van een negatief gegeven (wegenwerken, tijdelijke beperkte bereikbaarheid) toch een positief verhaal brengen. Activering voorzien, met als einddoel minstens een gelijk aantal handelaars te hebben na het einde van de werken als ervoor. Maatwerk is hierbij cruciaal: het ondersteunen van handelaars moet geënt zijn op de eigenheid van de buurt, het handelsapparaat en hun klanten zonder vernieuwing in de weg te staan. De basis om tot een TRAVAK-werking te kunnen komen ligt vast in de door de Raad van Bestuur goedgekeurde visienota. In deze nota zijn de parameters vastgelegd voor een TRAVAK-werking kan opgestart worden. PUUR GENT informeert handelaars over de mogelijkheden van een TRAVAK-werking en het budget en stimuleert tot de opstart van een aantal acties binnen de doelstelling van TRAVAK. PUUR GENT zet de communicatie in samenspraak met de handelaars op. TRAVAK Brabantdam-Vogelmarkt-Kouter loopt t.e.m. mei 2017. TRAVAK Oostakker is voorzien gedurende het volledige jaar 2017. TRAVAK Evergemsesteenweg zal uitgerold worden in 2017. 4
Communicatiekanalen: website TRAVAK website PUUR GENT TRAVAK Facebook Instagram Persmomenten Communicatiekanalen Dienst Economie c. Subsidie handelsinitiatieven Het financieel, promotioneel en logistiek ondersteunen van initiatieven van onderuit die in een handelskern door 1 of meerdere middenstanders worden georganiseerd ter ondersteuning en promotie van de handelskern. Om deze initiatieven te kunnen beoordelen wordt gebruik gemaakt van het reglement (incl. aanvraagformulier) waarbinnen de leden van het Dagelijks Bestuur beslissen welke initiatieven in aanmerking komen en voor welk bedrag PUUR GENT kan ondersteunen. Het reglement is sedert mei 2016 van toepassing en loopt door in 2017. Communicatiekanalen: Naar handelaars: o Informatie over het reglement en aanvraagformulier wordt geïntegreerd in een infobrochure over PUUR GENT. o Informatie over het reglement op de website van PUUR GENT en het OOG. Naar de shoppers: overzicht van de gesubsidieerde acties op de website van PUUR GENT. Bij acties die uniek of vernieuwend zijn: een persbericht in samenspraak met de handelaars. d. Stimuleren van toegankelijke horeca en middenstand PUUR GENT wil handelaars informeren over de subsidiemogelijkheden die er bestaan om een handels- en horecazaak conform de vigerende wetgeving toegankelijk te maken voor mensen met een beperking. De actie werd in 2016 opgestart, in 2017 is er een evaluatie voorzien door de Dienst Economie. 5
PUUR GENT communiceert met de Dienst Economie over de subsidiemogelijkheden via de website. Wordt voorzien via de website van PUUR GENT en OOG. e. Communicatie over terrasbeleid en TIP s PUUR GENT wil (toekomstige) horeca-ondernemers informeren over het terrasbeleid in Gent. Dit gaat o.a. over de aanvraagprocedure voor het bekomen van een terrasvergunning, de terrasbelastingen en de visie op uniformiteit. In 2016 werd de terrasbrochure gerealiseerd, alsook een versie 2.0 nadat het terrasreglement werd aangepast. PUUR GENT zal samen met de Dienst Administratie in 2017 verder communiceren over het terrasbeleid: algemeen reglement en de terrasinplantingsplannen (TIP s). Vanuit PUUR GENT wordt de teksten opgemaakt, Afhankelijk van de wijzigingen. Er wordt gewerkt met een gedrukte brochure die via het OOG, terrascontroleurs en horecacoach aan horeca-uitbaters wordt overhandigd bij vragen over het terrasreglement of een vergunningsaanvraag. Digitale communicatie verloopt via de site van PUUR GENT (kant handelaars) en het OOG. f. Dag van de Gentse horeca PUUR GENT, de Dienst Werk, Horecavorming Vlaanderen en de horecafederatie organiseren in 2017 de 5 de dag van de Gentse horeca. Een dag voor en door Gentse horeca-ondernemers waarbij informeren, netwerking en samenwerken centraal staan. De Gentse horeca en beleidsmakers krijgen een kans elkaar te ontmoeten en de beleidsmakers te inspireren en input van uit het werkveld te geven. De inhoudelijke invulling van het programma wordt vastgelegd in het voorjaar 2017. Dienst Werk, VDAB, Horecavorming Vlaanderen en PUUR GENT zullen tijdens de 5 de editie een aanbod te brengen inzake tewerkstelling in de Gentse horeca om de opleidingscentra en de werkgevers met elkaar in contact te brengen en aan 6
matchmaking te doen en hiaten te detecteren. Ook dit krijgt verder vorm in het voorjaar 2017. Een persbericht voor de aankondiging van de 5 de Gentse dag van de horeca. Een gedrukte en digitale uitnodiging naar de handelaars door Dienst Werk en HO.RE.CA Vlaanderen Een nieuwsbericht op de site van PUUR GENT en het OOG. g. Organisatie en promotie Braderie Publique PUUR GENT staat in voor de organisatie van de 2 geclusterde braderieën in Gentcentrum. De opdracht voor PUUR GENT bestaat uit: Opmaak draaiboek het aanvragen van vergunningen het coördineren van het intekenen van de plannen de opmaak van een uniforme communicatie begeleiden van de coördinatievergaderingen (ism de Dienst Feesten) het organiseren van evenementiële ondersteuning het opmaken van een evaluatie Op basis van de evaluatie van 2016 wordt in het voorjaar 2017 ook een invulling uitgewerkt voor de lege zones in de Braderie-zone. Hiervoor wordt een link gemaakt met de collega s van de Dienst Evenementen en Markten & Foren. Ambulante handel en muzikale ondersteuning werden in de evaluatie 2016 immers vaak genoemd als opportuniteiten. De 2 grote braderieën gaan door in juni 2016 Cluster 1 op 1, 2, 3 en 4 juni. Cluster 2 op 22, 23, 24 en 25 juni. Promotie: volgens huismerk van Braderie Publique maar ook geënt op communicatie rond de koopzondagen Mediaruimte voorzien in bestek rond koopzondagen maar ook aanvullend OOG Website PUUR GENT zowel kant shoppers als kant handelaars. h. Organisatie en promotie van de (vaste) koopzondagen in de sfeergebieden 7
Koopzondagenzijn reeds in verschillende Vlaamse steden een feit, deze invoeren in Gent zal de Gentse handelaars helpen om concurrentieel te blijven en zich te positionering en een antwoord te bieden op de wijzigende behoeften van consumenten, zondagsopeningen in andere steden, de concurrentie van baanwinkels en e-commerce. De Raad van Bestuur heeft zich in 2016 akkoord verklaard met het principe van een vaste maandelijkse koopzondag en deze wordt vanaf maart 2017 geïmplementeerd. De eerste zondag van de maand zal in de markt gezet worden als koopzondag. Met uitzondering van februari en augustus. Er zijn immers, wettelijk gezien, maar 15 afwijkingen per jaar mogelijk: - Januari (solden) - Maart - April - Mei - Juni (2 braderiën) - Juli (solden) - September - Oktober - November - December (5) Voor de koopzondagen is geen organisatie vanuit PUUR GENT noodzakelijk. PUUR GENT staat in voor de promotie en naambekendheid. Start promotie 2de helft februari 2017, 1ste koopzondag 5 maart 2017. Om de maandelijkse koopzondag te communiceren wordt door een nog te selecteren communciatiebureau een beeld en commerciële naam ontwikkeld waarmee koopzondagen op een uniforme wijze kunnen worden gepromoot. Het communicatiebureau onderhandelt over mediaruimte en koopt PUUR GENT in. Aanvullend zorgt PUUR GENT voor verdeling van de ontwikkelde producten voor handelaars (bv.raambanners en affiches). Via de website kant shopper én handelaar wordt de doelgroep en geïnformeerd en getriggered. 8
i. Co-creatie sfeergebieden. Door het uitwerken van sfeergebieden wil PUUR GENT de herkenbaarheid en karakteriële eigenschappen van een handelskwartier verhogen en promoten. Door het invoeren en aanduiden van sfeergebieden maakt PUUR GENT potentiële ondernemers (en investeerders) 'wegwijs' in het commerciële aanbod van de Stad en helpt hun bij de zoektocht naar een geschikt pand. Handelaars zijn in de sfeergebieden verbonden via een sfeergebiedmanagement. Dit management staat in voor de organisatie van een aantal kernversterkende initiatieven. PUUR GENT ondersteunt de geïnstalleerde sfeergebieden voor een bedrag van 2.500. PUUR GENT werkt in co-creatie met Lab van Troje aan de installatie van de 8 sfeergebied managements. Een samenwerkingsovereenkomst wordt opgemaakt tussen PUUR GENT en elk sfeergebiedmanagement. Hierin zit ook de toetreding tot de RvB (als expert zonder stemrecht) vervat. PUUR GENT zorgt in co-creatie met Lab van Troje voor de keuze rond commerciële naam en ID per sfeergebied. Februari 2017: opstart co-creatie met Lab van Troje, vastleggen werkafspraken. Vanaf februari 2017: activering handelaars via Lab van Troje. Mei 2017: validering samenwerkingsovereenkomst in RvB PUUR GENT. September 2017: installeren van de eerste sfeergebieden. Veldwerk via Lab van Troje Naar handelaars via website PUUR GENT Naar shoppers via website PUUR GENT Communicatie en promotie is gelinkt met strategisch communicatieplan j. Uitrol strategische communicatie Het ontwikkelen en opleveren van een strategisch communicatieplan dat alle relevante componenten bevat (merkstrategie, doelgroepenbenadering, 9
doelstellingen, dragers, )en dat als basis kan worden gebruikt voor het beleid van de VZW.. De doelstelling van deze opdracht bestaat eruit om de consument ervan te overtuigen dat Gent staat voor een unieke winkel-, horeca- en cultuurbeleving.. Dit plan richt zich erop Gent bovenlokaal, regionaal en internationaal te positioneren. Het strategisch communicatieplan focust zowel op het kernwinkelgebied als op de winkelkernen van de deelgemeenten.vzw BIG wil inzetten op een langetermijnstrategie die een gelaagde en gerichte communicatie op een eigentijdse en originele manier brengt.. Identiteitsbepaling van Gent als shopping- en horecastad ifv promotie en positionering. Opdracht 2017-2018-2019. Dmv een begeleidingsgroep samen met het communicatiebureau tot een identiteit komen mijlpalen: o bestek o infosessies o gunning o eerste meeting met communicatiebureau Met het te gunnen bedrijf wordt de timing vastgelegd begin 2017. k. Organisatie van de eindejaarsverlichting Aanbieden van een uniforme eindejaarsverlichting die geënt is op de sfeer in de handelskernen en beantwoordt aan stadsbrede de visie op duurzaamheid. De uitvoering van het ophangen van de eindejaarsverlichting gebeurd volgens het door de vzw BIG en Eandis afgesloten contract en addendum (2). Opmaken van een evaluatie van de eindejaarsverlichting 2016. Communicatie over de start van de werken. Organisatie en communicatie van het aanlichtmoment, hiervoor wordt samengewerkt met een evenementenbureau Mijlpalen: evaluatie van de editie 2016 in overleg met de dekenijen en handelsverenigingen. interne evaluatie en deze van de dekenijen van de editie 2016 wordt gevalideerd door de RvB. coördinatievergaderingen. aanvraag vergunningen. de verlichting opgehangen. 10
de eindejaarsverlichting wordt officieel aangestoken (afgestemd op opening winterfeesten). Er wordt een persbericht opgemaakt om de Gentse handelaars en bezoekers te informeren over de verlichting in 2017. Daarnaast komt er ook een persmoment (het officiële aansteekmoment). PUUR GENT zet ook in op de promotie van de eindejaarsshopping in Gent en legt de link met de eindejaarsverlichting. Visie hierop wordt gevormd door de resultaten van het strategisch communicatieplan, l. Opstart project commerciële inspiratie Met het project Commerciële Inspiratie wil PUUR GENT gevestigde detailhandelaars en horeca-uitbaters aanzetten om na te denken over de rol van hun fysieke zaak en het winkelen in de toekomst. PUUR GENT gaat een overeenkomst aan met Wes en Unizo en selecteert na een bevraging 10 ondernemers waar een coachingstraject wordt opgestart. PUUR GENT investeert 400 per handelszaak, de bijdrage voor de ondernemer is 300. Via een voortraject in februari 2017 worden 10 handelaars geselecteerd. Start coachingtraject: maart 2017. Evaluatie: najaar 2017. Persbericht Informatie over het traject op de site van PUUR GENT kant handelaars en horeca-uitbaters Tevredenheidsenquête afgenomen bij de deelnemende handelszaken en horeca-uitbaters m. Samenwerking met Filmfest Gent Film Fest Gent (FFG) is een internationaal filmfestival met een internationale uitstraling. Het festival leeft echter te weinig in de binnenstad, alhoewel het doorgaat op een boogscheut van het historisch hart van de stad. FFG en PUUR GENT zijn ervan overtuigd dat hier veel meer mee te doen valt en dat onze 11
handelaars (retail én horeca) een graantje kunnen en moeten meepikken. Het huidig management van FFG heeft de intentie om het festival naar buiten te brengen, getuige daarvan ook het heuse festivaldorp dat voor de eerste keer is neergepoot en meteen zorgde voor een typische festivalsfeer. Dit is een win win voor Puur Gent en FFG en het is dan ook in dat opzicht dat het gesprek zal worden aangegaan. Oktober 2017: Netwerkevent met filmvoorstelling voor de middenstanders op de zondag van het filmfestival. April 2017: Uitwerken handelaarsactie i.s.m. Filmfest Gent en partners PUUR GENT Onderzoeken mogelijkheid uitwerken van een samenwerkingsovereenkomst met het Filmfest. Mijlpalen: communicatie en activatie handelaars persbericht Handelaars klaar met inkleding handelszaak Netwerkmoment met film activatie via brief, mail en website PUUR GENT persbericht/moment inschrijvingstool promotie deelnemende handelaars n. Kindvriendelijke horeca Een kindvriendelijk beleid voeren is één van de pijlers uit het Gentse bestuursakkoord. De Stad wil de komende jaren ook werk maken van een kind- en gezinsvriendelijke horeca. Een uitgebreider aanbod op menukaarten van kindvriendelijke gerechten en een gezinsvriendelijk onthaal van ouders met kinderen is een streefdoel. Kindermenu s kunnen gezonder, maar ook andere kindvriendelijke faciliteiten kunnen beter zoals: een ververshoekje, een spelelement, In samenwerking met de bevoegde schepenen, de Jeugddienst en de Horeca Federatie zal de Dienst Economie onderzoeken welke verwachtingen ouders en kinderen hebben wanneer het gaat over een kind- en gezinsvriendelijk aanbod. Anderzijds wil de Dienst Economie te weten komen welke quick wins er zijn voor de horecasector en welke good practices er zijn in binnen-en buitenland. 12
De basis van dit onderzoek moet leiden tot het opstellen van een actieplan kind-en gezinsvriendelijke horeca in Gent. De dienst Economie werk hiervoor in 2017 samen met de opleiding bestuurskunde van UGent. Mijlpalen: Een analyse maken van het begrip kind- en gezinsvriendelijke horeca, bv. op basis van een bevraging bij ouders en kinderen. Een analyse te maken van het huidig kindvriendelijk aanbod in Gent. Kind -en gezinsvriendelijk beleid uit andere steden analyseren en aantal good practices op te sommen. Op basis van het onderzoek een actieplan voor 2017, 2018 en 2019 op stellen met als einddoel te komen tot de uitvoering van een aantal relevante acties in samenwerking met de horecasector. Bevragingstool bij ouders en kinderen Persbericht Communicatie op website PUUR GENT kant handelaars en bezoekers. o. Gent Smaakt! Een culinair evenement tijdens het hemelvaartweekend ter promotie van de Gentse Horeca en ter versterking van het imago van Gent als culinaire stad. PUUR GENT voorziet een jaarlijkse subsidie aan vzw Smaakt (organisator van Gent Smaakt) voor een periode van 3 jaar ten bedrage van 3.500. Dit wordt vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst tussen Stad Gent, PUUR GENT en vzw Smaakt!. In diezelfde overeenkomst zijn ook afspraken opgenomen rond invulling, logistieke ondersteuning en evaluatie van het event. Gent Smaakt! gaat elk jaar door tijdens het hemelvaartweekend. Website PUUR GENT (kant shopper) Stadsmagazine, aftelklok, Andere communicatie verloopt via vzw Smaakt! 13
p. Communicatietools PUUR GENT Er is nood aan een aantal producten die kunnen helpen bij herkenbaarheid en promotie van de merknaam. PUUR GENT laat een aantal producten ontwikkelen zoals: - Rolbanner met logo te gebruiken op events zoals Filmfest - Jassen met logo te gebruiken bij verdeling naar handelaars - Infofolder PUUR GENT: met kort overzicht, wat, wie, subsidies, Te ontwikkelen in het voorjaar. q. Ondersteuning Shop & Hop In 2017 voorziet PUUR GENT nog een ondersteuning aan Shop & Hop voor de uitwerking van de acties begin 2017. --------------------------------------------------------------------------------------------------- 14