COMMUNICATIEPLAN CO2 VARIABEL ONDERHOUD SLUIZENCOMPLEX, TERNEUZEN Opdrachtnemer : Combinatie Istimewa Elektrotechiek B.V. & Van der Straaten Aannemingsmaatschappij B.V. Opdrachtgever : Rijkswaterstaat Zee en Delta, district Zuid Project : Variabel onderhoud Sluizencomplex Terneuzen Zaaknummer : 33104541 Documentcode : EWC 3.07-K-RAP-003-01 Datum : 22-3-2017 Status : Definitief Auteur Vrijgave Naam : H. van der Maas Naam : W. van Genderen Functie : Projectbegeleider Functie : Projectmanager / Contractmanager Paraaf : Paraaf : Verificatie Opdrachtgever Naam : J. Baaijens Naam : Functie : Manager Projectbeheersing Functie : Paraaf : Paraaf :
INHOUD Revisiebeheer... 2 Distributielijst... 2 1. Algemeen... 1 2. Doelgroepen (identificatie in- en externe stakeholders)... 1 2.1 Interne doelgroep... 1 2.2 Externe doelgroep... 1 3. Boodschap per doelgroep en communicatie uitingen... 1 4. Communicatie middelen... 2 4.1 Website... 2 4.2 Toolbox... 2
REVISIEBEHEER Revisie Belangrijkste wijzigingen Auteur(s) Datum 00 Opzet document gemaakt H. van der Maas 08-03-2017 01 Verwerken opmerkingen uit VAR H. van der Maas 22-03-2017 DISTRIBUTIELIJST Persoon Functie Organisatie W. van Genderen Projectmanager/contractmanager Combinatie Istimewa Van der Straaten J. Baaijens Manager Projectbeheersing Combinatie Istimewa Van der Straaten R. Goetheer Technisch manager Combinatie Istimewa Van der Straaten D. Plaisier Integraal Veiligheidscoördinator Combinatie Istimewa Van der Straaten Rijswaterstaat via VISI
1. ALGEMEEN In dit communicatieplan is beschreven hoe CIS communiceert met in- en externe stakeholders met betrekking tot de CO2. Daarvoor wordt eerst een identificatie van de in- en externe stakeholders gemaakt waarna per doelgroep wordt vastgesteld wat de over te brengen boodschap is. Vervolgens wordt een strategie bepaald om deze boodschap over te brengen op een effectieve wijze en wordt bepaald welke middelen daarvoor nodig zijn. 2. DOELGROEPEN (IDENTIFICATIE IN- EN EXTERNE STAKEHOLDERS) In het communicatieplan wordt onderscheid gemaakt tussen in- en externe doelgroepen. Deze doelgroepen worden met behulp van verschillende communicatiemiddelen periodiek geïnformeerd over het beleid met betrekking tot het energiemanagement, de doelstelling, maatregelen en behaalde resultaten op het gebied van CO2-uitstoot reductie. 2.1 Interne doelgroep Onder de interne doelgroep vallen de stakeholder die in de onderstaande tabel met de bijbehorende belangen. Stakeholder Rijkswaterstaat Zee en Delta, district Zuid Directie Ondernemingsraad UTA en cao medewerkers (incl. ingehuurd personeel) Belang Opdrachtgever Voortgang van reductie beleid/doelstellingen Beleid Budget beschikbaar stellen Beleid Invloed op de reductie Input Voortgang van reductie beleid/doelstellingen Invloed op de reductie Gedragsverandering Input 2.2 Externe doelgroep Onder de externe doelgroep vallen de stakeholder die in de onderstaande tabel met de bijbehorende belangen. Stakeholder (potentiele) klanten/opdrachtgevers Onderaannemers/leveranciers Overheidsinstellingen Belang Imago Inkoopvoorwaarden Voldoen aan de inkoopvoorwaarden Voldoen aan wet- en regelgeving Brancheorganisaties en collega bedrijven Uitwisselen van kennis omtrent milieu- en energiemanagement. 3. BOODSCHAP PER DOELGROEP EN COMMUNICATIE UITINGEN CIS wil de in- en externe doelgroep informeren over het CO2-reductieplan waar zij mee bezig is. Hiervoor worden de volgende onderdelen in- en extern gecommuniceerd: informatie over het energieverbruik; reductiedoelstellingen en de voortgang hiervan; mogelijkheden voor individuele bijdragen*. *De mogelijkheden voor individuele bijdragen wordt enkel gecommuniceerd met de interne doelgroep. Communicatieplan CO2 EWC 3.07-K-RAP-003-01 - Communicatieplan 22-3-2017 Pagina 1 van 2
De communicatie moet een bijdrage leveren aan de bewustwording van de betrokkenen (kennis), de bereidheid om te veranderen (houding) en de CO2- uitstoot reductie (gedrag). De communicatie uitingen moeten onafhankelijk van de doelgroep de boodschap uitdragen dat CIS een professionele combinatie is waarbij rekening wordt gehouden met de drie P s: People, Planet en Profit. 4. COMMUNICATIE MIDDELEN Om de diverse doelgroepen te bereiken wordt gebruikt gemaakt van de onderstaande communicatiemiddelen en verschijningfrequenties. Communicatiemiddel Doelgroep Frequentie Verantwoordelijk Website Extern en intern Continue toegankelijk Webmaster Van der 2x per jaar bijwerken Straaten en Istimewa Toolbox Intern 2x per jaar Uitvoerders 4.1 Website Op de website wordt gecommuniceerd over het CO2-programma van CIS. Dit gebeurt aan de hand van de volgende informatie: CO2 footprint (samenvatting van emissies, kwantificatie en tonnage); reductiedoelstellingen (samenvatting van het energie managementactieplan); reductiemaatregelen; mogelijkheden voor een individuele bijdrage. 4.2 Toolbox 1 x per half jaar wordt al het personeel van CIS doormiddel van een toolbox geïnformeerd over de doelstellingen en maatregelen met betrekking tot de CO2-reductie. Gedurende deze toolbox zijn personeelsleden in staat vragen te stellen en kunnen zij aangeven of ze begrepen hebben wat er verteld is en worden de volgende onderwerpen besproken: energiebeleid; CO2 footprint (samenvatting van emissies, kwantificatie en tonnage); reductiedoelstellingen (samenvatting van het energie managementactieplan); reductiemaatregelen; Communicatieplan CO2 EWC 3.07-K-RAP-003-01 - Communicatieplan 22-3-2017 Pagina 2 van 2