Bestuursreglement Stichting Regionaal Opleidingencentrum ID College versie 20 januari 2015 Goedgekeurd door de Raad van Toezicht d.d. 20 januari 2015 1
Bestuursreglement Stichting Regionaal Opleidingencentrum ID College Definities Artikel 1 In dit bestuursreglement wordt verstaan onder: a. De stichting: Stichting Regionaal Opleidingencentrum ID College; b. de statuten: de statuten van de stichting; c. het College van Bestuur: het College van Bestuur van de stichting zoals bepaald in art. 5 t/m 15 van de statuten; d. de Raad van Toezicht: de Raad van Toezicht van de stichting zoals bepaald in art. 16 t/m 24 van de statuten. Inwerkingtreding en duur Artikel 2 1. Het bestuursreglement is gebaseerd op art. 14 lid 2 en art. 21 lid 3 sub h van de statuten. Voor zover het bestuursreglement in strijd zou zijn met de statuten, gaan de statuten voor. 2. Het aangepaste bestuursreglement is vastgesteld door het College van Bestuur op 10 juni 2014 en goedgekeurd door de Raad van Toezicht op 25 juni 2014 en treedt in werking op 26 juni 2014. 3. Het bestuursreglement geldt voor onbepaalde tijd en zal twee jaar na inwerkingtreden tezamen met de statuten worden geëvalueerd. Governancestructuur en tegenstrijdige belangen Artikel 3 1. Het College van Bestuur en de Raad van Toezicht zijn verantwoordelijk voor een strikte scheiding tussen toezicht en bestuur. Uitgangspunt daarbij is dat gehandeld wordt conform de wettelijke bepalingen en de geldende Governance Code Goed bestuur in het mbo. 2. Het College van Bestuur en de Raad van Toezicht handelen in het belang van de stichting. Elke vorm en schijn van belangenverstrengeling van leden van het College van Bestuur en van leden van de Raad van Toezicht die de uitoefening van hun taak kunnen beïnvloeden, wordt vermeden. De Raad van Toezicht bewaakt dat. 3. Een lid van het College van Bestuur dan wel een lid van de Raad van Toezicht meldt een (potentieel) belang aan de voorzitter van de Raad van Toezicht en aan zijn eigen collega-leden en verschaft alle relevante informatie. De Raad van Toezicht beslist of er sprake is van een tegenstrijdig belang en hoe daarmee wordt omgegaan. 4. Besluiten van het College van Bestuur waarbij tegenstrijdige belangen van een lid van het College van Bestuur spelen en die van materiële betekenis zijn voor de stichting en/of het lid van het College van Bestuur, behoeven de goedkeuring van de Raad van Toezicht. Een lid van het College van Bestuur verlaat de vergadering bij de discussie en besluitvorming over het onderwerp waarbij dat lid tegenstrijdige belangen heeft. 5. Een lid van de Raad van Toezicht verlaat de vergadering bij discussie en besluitvorming over een onderwerp waarbij dat lid een tegenstrijdig belang heeft. 6. Structurele belangenverstrengeling van een lid van het College van Bestuur dan wel een lid van de Raad van Toezicht is niet toegestaan. Bij structurele belangenverstrengeling is in ieder geval sprake in de navolgende gevallen: - Bij familiaire of vergelijkbare relaties en bij zakelijke relaties met leden van de Raad van Toezicht, leden van het College van Bestuur of leden van het management dat rechtstreeks onder het College van Bestuur valt. - Bij substantiële, structurele zakelijke relaties tussen de eigen organisatie en andere rechtspersonen waar een lid van de Raad van Toezicht dan wel een lid van het College van Bestuur, een financieel belang heeft en/of bestuurder of toezichthouder is. Uitgesloten zijn rechtspersonen waarin de stichting deelneemt. 7. Jaarlijks verstrekken de leden van het College van Bestuur en de leden van de Raad van Toezicht een overzicht van hun betaalde en niet-betaalde (neven)functies aan de voorzitter van de Raad van Toezicht. De nevenfuncties worden gepubliceerd in het jaarverslag. 8. Voor het aanvaarden door een lid van het College van Bestuur van een betaalde of onbetaalde nevenfunctie niet liggend in het verlengde van de functie van lid College van Bestuur wordt vooraf goedkeuring gevraagd aan de Raad van Toezicht. Indien er sprake is van enige belangenverstrengeling zoals in dit artikel omschreven, dan wel indien aannemelijk is dat de nevenactiviteit dermate veel tijd zal kosten dat de uitvoering van de werkzaamheden voor de stichting in het gedrang komt, zal de goedkeuring worden onthouden. Goedgekeurd door de Raad van Toezicht d.d. 20 januari 2015 2
Het College van Bestuur Werving en selectie Artikel 4 1. Leden van het College van Bestuur worden benoemd door de Raad van Toezicht. 2. De Raad van Toezicht werkt bij de werving en selectie van de leden van het College van Bestuur volgens een procedure die vooraf schriftelijk wordt vastgelegd. In deze procedure krijgen in ieder geval de volgende elementen een plek: - uitvoeren van een omgevingsonderzoek; - opstellen van een profielschets; - plaatsen van een advertentie; - samenstellen van de voordrachtscommissie; - voeren van de selectiegesprekken. Bevoegdheden, taken en werkwijze Artikel 5 1. De bevoegdheden en werkwijze van het College van Bestuur zijn vastgelegd in de statuten (artikel 13) en in het hiernavolgende. Het College van Bestuur bestuurt de instelling. Hem komen alle taken en bevoegdheden toe die tot het bestuur van de instelling behoren en bevoegdheden die de wet neerlegt bij het bevoegd gezag. Het besturen betekent onder meer dat het College van Bestuur: - verantwoordelijk is voor de realisatie van de doelstellingen van de stichting en voor de continuïteit, - verantwoordelijk is voor de naleving van de wet- en regelgeving en het nakomen van gemaakte afspraken met ministeries en andere partners - de instelling vertegenwoordigt en het aanspreekpunt is. 2 Het College van Bestuur richt zich naar de maatschappelijke doelstellingen van de instelling en de daarmee verbonden onderwijsdoelstellingen en behartigt op deze wijze het belang van de instelling en de relevante belanghebbenden, primair de studenten. 3. Het College van Bestuur kan bepaalde bevoegdheden delegeren en kan de vertegenwoordigingsbevoegdheid voor te specificeren aspecten toewijzen aan anderen. Dit is geregeld in de procuratieregeling. 4. Het College van Bestuur bestuurt de stichting collegiaal onder respectering van de specifieke taken en verantwoordelijkheden van de leden. 5. De voorzitter is o.a. verantwoordelijk voor het organiseren van overleg tussen de leden van het College van Bestuur en de (wijze van) communicatie met de Raad van Toezicht. De verdere portefeuilleverdeling van de leden van het College van Bestuur isvastgelegd in een bijlage die onderdeel uitmaakt van het bestuursreglement. Goedgekeurd door de Raad van Toezicht d.d. 20 januari 2015 3
Vergaderingen College van Bestuur Artikel 6 1. Het College van Bestuur vergadert in de regel eenmaal per week, met uitzondering van de vakantieperioden. 2. De voorzitter van het College van Bestuur zit de vergadering voor. 3. Het College van Bestuur besluit bij meerderheid van stemmen. In situaties die onmiddellijk besluitvorming vereisen, kan de voorzitter of bij diens ontstentenis een lid van het College van Bestuur een voorlopig besluit nemen. Dit besluit wordt bij eerste gelegenheid bekrachtigd dan wel vervangen door een nieuw besluit. 4. Ter vergadering worden actielijsten en besluitenlijsten opgesteld. Het College van Bestuur draagt zorg voor deugdelijke archivering van deze lijsten. De Raad van Toezicht Werving en selectie Artikel 7 1. Leden van de Raad van Toezicht worden benoemd door de Raad van Toezicht op de wijze zoals vastgelegd in de statuten (artikel 17). 2. De Raad van Toezicht werkt bij de werving en selectie van de leden van het Raad van Toezicht volgens een procedure die vooraf schriftelijk wordt vastgelegd. In deze procedure krijgen in ieder geval de volgende elementen een plek: - uitvoeren van een omgevingsonderzoek; - opstellen van de profielschets; - plaatsen van een advertentie; - samenstellen van de voordrachtscommissie; - voeren van de selectiegesprekken. In de profielschets zijn in ieder geval de volgende algemene kenmerken van belang: - bestuurlijke ervaring en strategisch inzicht; - handen op de rug maar ook doortastend kunnen beslissen; - snel overzicht en inzicht hebben; - in staat tot kritische zelfreflectie; - onafhankelijkheid. Bevoegdheden, taken en werkwijze Artikel 8 1. De bevoegdheden en werkwijze van de Raad van Toezicht zijn vastgelegd in de statuten en in het hiernavolgende. 2. De Raad van Toezicht stelt hoge eisen aan het zelfreflecterend en zelfcorrigerend vermogen van de Raad van Toezicht. 3. De Raad van Toezicht kan, indien hij dat wenselijk acht, commissies instellen. De taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en samenstelling van een commissie dient te worden vastgelegd in een reglement. Evaluatie (leden) van het College van Bestuur Artikel 9 1. De Raad van Toezicht evalueert jaarlijks (de leden van) het College van Bestuur en bespreekt met hen de verwachtingen en wensen voor de toekomst. 2. De werkwijze bij de evaluatie zal worden vastgelegd in het document Werkwijze evaluatie College van Bestuur en Raad van Toezicht. Evaluatie (leden) van de Raad van Toezicht Artikel 10 1. De Raad van Toezicht evalueert jaarlijks zijn eigen inrichting en functioneren als collectief en de bijdrage van de afzonderlijke leden. 2. De werkwijze bij de evaluatie zal worden vastgelegd in het document Werkwijze evaluatie College van Bestuur en Raad van Toezicht. Slotbepaling Artikel 11 In situaties waarin de statuten en dit reglement, dan wel op grond van de statuten en/of op grond van dit reglement nader vast te stellen reglementen, niet voorzien, beslist de Raad van Toezicht. Goedgekeurd door de Raad van Toezicht d.d. 20 januari 2015 4
BIJLAGE: Portefeuilleverdeling leden College van Bestuur: Otto Jelsma, voorzitter College van Bestuur - de beleidsterreinen: strategisch beleid, public affairs, onderwijs en personeel - de onderwijsdomeinen: dienstverlening, economie, techniek & ict, gezondheidszorg, oriëntatie & toeleiding en welzijn - de strategische stafdiensten: Human Resources Management en Onderwijs & Begeleiding - de regio s: Alphen aan den Rijn, Gouda, Leidschendam/Voorburg en Woerden Oege de Jong, lid College van Bestuur - de beleidsterreinen: strategisch vastgoed, bedrijfsvoering, marketing en communicatie - het onderwijsdomein: bedrijfsopleidingen - de strategische stafdiensten: Marketing & Communicatie en Planning & Control - de shared service centres: administraties en facilitair, huisvesting & ict - de regio s: Leiden, Katwijk, Lisse en Zoetermeer Goedgekeurd door de Raad van Toezicht d.d. 20 januari 2015 5
BIJLAGE: werkwijze plannings-, functionerings-, en beoordelingsgesprek College van Bestuur en zelfevaluatie Raad van Toezicht De procedure evaluatie College van Bestuur 1. Jaarlijks vindt er een individueel en integraal plannings-, functionerings- en beoordelingsgesprek plaats door de Raad van Toezicht met de leden van het College van Bestuur. 2. Voorafgaand aan deze gesprekken bespreekt de Raad van Toezicht buiten de aanwezigheid van het College van Bestuur het functioneren van het College van Bestuur. 3. Het College van Bestuur levert, na raadpleging van derden, zijn eigen inbreng voor dit gesprek in de vorm van een zelfevaluatie; in deze zelfevaluatie zijn de resultaten op de kernprestatieindicatoren een vast onderdeel. 4. De gesprekken worden gevoerd door de remuneratiecommissie van de Raad van Toezicht zijnde de voorzitter van de Raad van Toezicht en een tweede lid van de Raad van Toezicht. De mening en het oordeel van de leden van de raad worden in het gesprek ingebracht. 5. De uitkomsten van de gesprekken worden gedeeld met de overige leden van de Raad van Toezicht en vastgelegd in een dossier dat wordt beheerd door de secretaris van de Raad van Toezicht. 6. Het College van Bestuur legt in het Geïntegreerd Jaardocument verantwoording af over zijn functioneren. De onderwerpen Artikel 2 In ieder geval zal tijdens de gesprekken aan de orde komen: a. realisatie van de vastgestelde targets en andere prestaties van de stichting; b. de bijdrage van het lid van het College van Bestuur aan de prestaties van het afgelopen jaar; c. de verwachte aansluiting van de competenties van het lid van het College van Bestuur bij hetgeen in de toekomst nodig zal zijn; d. het functioneren van het College van Bestuur als team; e. de relatie met de Raad van Toezicht, de ondernemingsraad, de studentenraad, de domeinen, de strategische stafdiensten en de Shared Service Centres; f. de toekomstverwachtingen en toekomstwensen van het lid van het College van Bestuur en de Raad van Toezicht; g. de arbeidsvoorwaarden h. de uitvoering van de taken, bevoegdheden en werkwijze zoals omschreven in art. 13 van de statuten, voor zover niet reeds hiervoor uiteengezet. De procedure zelfevaluatie Raad van Toezicht 1. Jaarlijks evalueert de Raad van Toezicht zijn eigen inrichting en werkwijze. 2. De zelfevaluatie vindt, in beginsel plaats zonder de leden van het van het College van Bestuur. 3. Het College van Bestuur wordt vooraf de mogelijkheid gegeven om aan te geven hoe hij tegen het functioneren van de Raad van Toezicht aankijkt. 4. De zelfevaluatie wordt, in beginsel, om de twee jaar onder externe begeleiding gedaan. 5. De uitkomsten van de zelfevaluatie worden gedeeld met de leden van het College van Bestuur en vastgelegd in een dossier dat wordt beheerd door de secretaris van de Raad van Toezicht. 6. De Raad van Toezicht legt in het Geïntegreerd Jaardocument verantwoording af over de zelfevaluatie van de Raad van Toezicht. De onderwerpen Artikel 4 In ieder geval zal tijdens de zelfevaluatie aan de orde komen: a. het functioneren van de Raad van Toezicht als collectief; b. het functioneren van de commissies; c. het functioneren van de afzonderlijke leden; d. de relatie en de communicatie met het College van Bestuur; e. scholing en professionalisering; f. de honorering van de leden van de Raad van Toezicht; g. de uitvoering van de taken en bevoegdheden zoals omschreven in art. 21 van de statuten, voor zover niet reeds hiervoor uiteengezet. Goedgekeurd door de Raad van Toezicht d.d. 20 januari 2015 6