Graafschap College Doetinchem

Transcriptie

1 Bestuursreglement Graafschap College Doetinchem 1

2 Inhoudsopgave 1 Bestuursreglement 3 2 Definities 3 3 Bestuurlijke organisatie 4 4 Besturing 4 5 Taken en bevoegdheden 5 6 Werkwijze, taakverdeling en besluitvorming 7 7 Vergaderingen college van bestuur 9 8 Vervanging bij afwezigheid 9 9 Nevenfuncties 9 10 Integriteitscode Klachten over het college van bestuur Geheimhouding Overige Zaken Slotbepalingen 11 2

3 1 Bestuursreglement 1.1 Het bestuursreglement is opgesteld binnen het kader van de statuten van de Stichting Beroepsonderwijs en Volwasseneneducatie Oost-Gelderland en de Wet Educatie en Beroepsonderwijs en is gebaseerd op de binnen de sector vigerende code voor corporate Governance. 1.2 Dit reglement is een reglement als bedoeld in artikel van de Wet Educatie en Beroepsonderwijs en artikel 6-9 van de Statuten en is een aanvulling op de wettelijke en statutaire bepalingen. 1.3 De bepalingen in dit reglement mogen niet in strijd zijn met wet- en regelgeving die op het Graafschap College van toepassing is. 1.4 Het bestuursreglement bevat bepalingen omtrent de werkwijze, de taken en bevoegdheden van het college van bestuur en richtlijnen voor het hanteren van die taken en bevoegdheden. 2 Definities In dit reglement wordt verstaan onder: WEB: Stichting: Wet Educatie en Beroepsonderwijs; Stichting Beroepsonderwijs en Volwasseneneducatie Oost-Gelderland; Statuten: de statuten van de stichting vastgesteld in januari 2010; Graafschap Groep: de Stichting Beroepsonderwijs en Volwasseneneducatie Oost-Gelderland en de daaronder vallende stichtingen: Stichting Applicatiecursussen Graafschap College Oost-Gelderland, Stichting Volksuniversiteit voor Doetinchem en omstreken, Stichting Schoolfonds Graafschap College Oost-Gelderland, Stichting Huisvesting Graafschap College Oost Gelderland, alsmede de BV s Stap Holding, Stap Educatiepartner, Stap Reïntegratiebedrijf, Graafschap Opleidingen en Graafschap Participatie; Raad van toezicht: College van bestuur: Bestuur: Besluit: Directieraad: Directiestatuut: het orgaan als genoemd in artikel 5 van de statuten; het orgaan zoals bedoeld in artikel 5 van de statuten; het college van bestuur zoals bedoeld in artikel 5 van de statuten; een besluit genomen door het college van bestuur conform artikel 8B van de statuten; het college van bestuur en de sectordirecteuren; het document ten behoeve van het functioneren van de directieraad; Code: de Code Goed Bestuur zoals vastgesteld door de MBO-raad in 2009; 3

4 Ondernemingsraad: de ondernemingsraad zoals bedoeld in de WEB en het OR-Reglement van het Graafschap College; Studentenraad: de deelnemersraad zoals bedoeld in de WEB en het medezeggenschapsstatuut van het Graafschap College; Werknemer: een persoon in dienst bij één van de rechtspersonen van de Graafschap Groep Accountant: de door de raad van toezichtbenoemde externe registeraccountant als bedoeld in artikel 13 lid 2 van de Statuten. 3. Bestuurlijke organisatie De bestuurlijke organisatie van het Graafschap College omvat de volgende organen op het niveau van het Graafschap College in zijn geheel: a. de raad van toezicht; b. het college van bestuur; c. de ondernemingsraad; d. de studentenraad. 4. Besturing 4.1 Het college van bestuur is belast met en bevoegd tot het besturen van alle stichtingen en besloten vennootschappen die samen de Graafschap Groep vormen, zoals bepaald in de statuten van de Stichting Beroepsonderwijs en Volwasseneneducatie Oost-Gelderland 1 en dit reglement. 4.2 De raad van toezicht heeft een toezichthoudende taak met betrekking tot het college van bestuur en is voorts belast met de taken en bevoegdheden zoals bepaald in de statuten en dit reglement. 4.3 Het aantal leden van het college van bestuur, de benoeming, eventuele schoring en ontslag evenals de vaststelling van de beloning van de leden van het college van bestuur geschieden door de raad van toezicht 2. 1 De Stichting Beroepsonderwijs en Volwasseneneducatie Oost-Gelderland maakt als leidende rechtspersoon deel uit van een groep van rechtspersonen. Het groepsverband wordt aangeduid met de naam Graafschap Groep. De stichting treedt in het maatschappelijk verkeer op onder de naam Graafschap College. Het Graafschap College maakt deel uit van de Graafschap Groep. 2 Zie artikel 6 van de statuten de Stichting Beroepsonderwijs en Volwasseneneducatie Oost-Gelderland en de statuten van de andere stichtingen die ressorteren onder de Graafschap Groep. 4

5 4.4 De Raad van Toezicht werkt bij de werving en selectie van leden van het college van bestuur met vooraf door het College van Bestuur opgestelde en openbaar gemaakte profielen voor de leden van het College van Bestuur. De ondernemingsraad en de studentenraad hebben adviesrecht op deze profielen. 4.5 De taken en bevoegdheden van het college van bestuur zijn vastgelegd in de statuten van de stichtingen en in dit reglement Op grond van de WEB 4 en de statuten wordt het Graafschap College in en buiten rechte vertegenwoordigd door het college van bestuur, alsmede door de leden van het college van bestuur afzonderlijk, met inachtneming van het bepaalde in de statuten en dit reglement. 4.7 Het college van bestuur kan volmacht verlenen aan anderen om het Graafschap College binnen de grenzen van die volmacht te vertegenwoordigen. Dit wordt opgenomen in de procuratieregeling. 5 Taken en bevoegdheden 5.1 Het college van bestuur bestuurt de Graafschap Groep. Hem komen alle taken en bevoegdheden toe die tot het bestuur van de Graafschap Groep behoren en alle taken en bevoegdheden die de wet neerlegt bij het bevoegd gezag. Het college van bestuur is daarvoor eindverantwoordelijk en daarop aanspreekbaar. Het besturen betekent onder meer dat het college van bestuur: verantwoordelijk is voor de realisatie van de doelstellingen van de Graafschap Groep en voor de continuïteit. Het gaat onder meer om het uitzetten van beleid en strategie en het zorgen voor de realisatie daarvan. Het gaat ook om het organiseren van de nodige (financiële) middelen en het beheren van het vermogen. verantwoordelijk is voor het naleven van de wet- en regelgeving en het nakomen van afspraken gemaakt met ministeries en andere partners. Waar sprake is van verschillende inkomstenstromen zorgt het college van bestuur voor een heldere scheiding in de verantwoording. de Graafschap Groep in en buiten rechte vertegenwoordigt en het bestuurlijke aanspreekpunt is, ook voor de minister. Daar waar het college van bestuur de vertegenwoordigingsbevoegdheid voor te specificeren aspecten heeft toegewezen aan anderen, is dat vastgelegd in de procuratieregeling. 3 Zie artikel 8 van de statuten de Stichting Beroepsonderwijs en Volwasseneneducatie Oost-Gelderland en statuten van de andere stichtingen die ressorteren onder de Graafschap Groep. 4 Wet Educatie en Beroepsonderwijs 5

6 5.2 Het college van bestuur richt zich naar de maatschappelijke doelstellingen van de instelling en daarmee verbonden onderwijsdoelstellingen en behartigt op deze wijze het belang van de instelling en de relevante belanghebbenden, primair de studenten. 5.3 Het college van bestuur zorgt voor actuele informatie over de behoeften en wensen van belanghebbenden en neemt die aantoonbaar mee in zijn afweging en besluitvorming over zaken die ook voor de belanghebbenden relevant zijn. 5.4 Gelet op het bepaalde in artikel 8 lid 3 van de statuten van de stichting vraagt het college van bestuur de raad van toezicht in elk geval goedkeuring voor: de visie op basis waarvan het college van bestuur wenst te opereren in relatie tot het maatschappelijke belang waarvoor de instelling staat en de onderwijsdoelstellingen die daarvan afgeleid worden; het strategisch meerjarenplan, de begroting, het jaarplan, de jaarrekening en het geïntegreerd jaardocu ment. (wijzigingen in) het bestuursreglement; besluiten tot statutenwijziging of ontbinding van de rechtspersoon of het aanvragen van faillissement of surseance van betaling; fuseren met een andere instelling of juridische splitsing; deelneming van een aanzienlijke omvang en/of strategisch grote betekenis voor de instelling; beëindigen van de dienstbetrekking van een aanmerkelijk aantal werknemers tegelijkertijd of binnen een kort tijdsbestek; aangaan van een geldlening en/of kredietovereenkomst ten behoeve en ten laste van de stichting voor zover die een bedrag van 2,5 miljoen euro te boven gaat; sluiten van overeenkomsten waarbij de stichting zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt, of zich tot een zekerheidsstelling voor een schuld van een derde verbindt; aangaan van andere rechtshandelingen waar een bedrag van 1 miljoen euro of meer mee is gemoeid en die niet al via de begroting zijn goedgekeurd of door de begroting nader zijn gespecificeerd; het aanvaarden van een betaalde of onbetaalde nevenfunctie door een lid van het college van bestuur. De criteria waarop de raad van toezicht zijn goedkeuring verleent of onthoudt zijn: a. geen onwenselijke verstrengeling van belangen tussen hoofdfunctie en nevenfunctie; b. de nevenfunctie mag niet leiden tot zodanig tijdsbeslag dat daardoor de hoofdfunctie in gedrang komt. 6

7 5.5 Het college van bestuur legt aan de raad van toezicht verantwoording af over de gang van zaken in de instelling en over zijn eigen functioneren. Het verschaft de raad van toezicht daartoe op actieve basis de nodige informatie. 5.6 Het college van bestuur verschaft de raad van toezicht verder alle informatie die deze nodig heeft voor zijn toezichttaak, waaronder informatie over de behoeften en wensen van belanghebbenden die het college van bestuur heeft meegewogen in zijn besluitvorming, informatie over wet- en regelgeving en afspraken met overheden en externe belanghebbenden. 5.7 Het college van bestuur maakt effectief gebruik van de adviesfunctie van de raad van toezicht door belangrijke beslissingen en complexe zaken aan de raad van toezicht voor te leggen en deze open te bespreken. 5.8 Het college van bestuur legt verantwoording af aan de overheid conform de bepalingen van de overheid. 6 Werkwijze, taakverdeling en besluitvorming 6.1 Het college van bestuur werkt op basis van collegiaal bestuur. De leden dragen gezamenlijk de eindverantwoordelijkheid. 6.2 Het college van bestuur gezamenlijk draagt een collectieve verantwoordelijkheid. Daarbinnen is ieder lid van het college van bestuur als eerste aanspreekbaar op de aan hem/haar toegedeelde taken en daaruit voortvloeiende verantwoordelijkheden. 6.3 De leden van het college van bestuur werken op basis van dit bestuursreglement, het geldende strategisch beleidsplan, de begroting en in het college van bestuur gemaakte afspraken over de taakverdeling en het onderling functioneren. 6.4 Het college van bestuur legt over de realisatie van het in artikel 6.3 genoemde strategische beleidsplan verantwoording af aan de raad van toezicht door middel van periodieke rapportages. Verantwoording naar belanghebbenden wordt afgelegd met het geïntegreerd jaardocument. 6.5 De leden van het college van bestuur verplichten zich hun taken uit te voeren in wederzijds vertrouwen en respect. 6.6 Elke vorm en schijn van belangenverstrengeling van leden van het college van bestuur die de uitoefening van hun taak beïnvloeden, moet worden vermeden. De raad van toezicht bewaakt dat van belangenverstrengeling sprake is: 7

8 a. bij familiaire of vergelijkbare relaties en bij zakelijke relaties met leden van de raad van toezicht, leden van het college van bestuur of leden van het management dat rechtstreeks onder het college van bestuur valt; b. bij substantiële, structurele zakelijke relaties tussen de eigen organisatie en een andere rechtspersoon waar een lid van het college van bestuur financiële belangen heeft en/of bestuurder of toezichthouder is. Uitgesloten zijn rechtspersonen waarin de instelling deelneemt. 6.7 De leden van het college van bestuur zijn samen verantwoordelijk voor een goede coördinatie, communicatie en informatievoorziening, zowel binnen het college van bestuur als naar de instelling en naar derden. 6.8 Het college van bestuur werkt op basis van een onderling vastgestelde taakverdeling, rekening houdend met de verantwoordelijkheden en taakstelling van het college van bestuur als geheel. Deze taakverdeling wordt ter kennis gebracht van de raad van toezicht. 6.9 De leden van het college van bestuur leggen binnen het college van bestuur verantwoording af voor de eigen taakuitoefening, waarbij ieder persoonlijk aanspreekbaar is De leden van het college van bestuur hebben mandaat te handelen in organen waarin zij de instelling vertegenwoordigen, tenzij anders is bepaald. Terugkoppeling hierover vindt plaats in de vergadering van het college van bestuur Het college van bestuur bespreekt regelmatig zijn eigen functioneren en de onderlinge verhoudingen en stelt zijn werkwijze op grond daarvan bij Bij geschillen tussen de leden van het college van bestuur zal de raad van toezicht worden gevraagd een bemiddelende rol te vervullen en in het uiterste geval een bindende uitspraak te doen Gelet op hetgeen bepaald in artikel 6.1 tot en met 6.12 van dit reglement is de rol van de voorzitter die van gelijke binnen het college van bestuur ten opzichte van andere leden van het college van bestuur, het college van bestuur draagt gezamenlijk de eindverantwoordelijkheid met dien verstanden dat; a. de voorzitter de vergaderingen van het college van bestuur leidt; b. in het geval van staken van de stemmen bij een besluit dat met spoed moet worden genomen de voorzitter een doorslaggevende stem heeft. Dit besluit moet, indien een lid van het college van bestuur dit wenselijk acht, ter kennisgeving naar de raad van toezicht worden gezonden. Hierbij dient te worden ingegaan op de inhoud van het besluit en het besluitvormingsproces zodat de raad van toezicht zich een oordeel kan vormen. 8

9 7 Vergaderingen college van bestuur 7.1 Vergaderingen worden voorbereid en gehouden conform artikel 8A van de statuten. 7.2 Als regel vindt wekelijks overleg plaats tussen de leden van het college van bestuur. 7.3 Extra vergaderingen van het college van bestuur worden gehouden als een van de leden van het college van bestuur dat wenst of nodig acht. 7.4 In de vergaderingen van het college van bestuur wordt de directieraadvergadering voorbereid. Daarnaast worden alle actuele zaken besproken. 7.5 Besluitvorming vindt plaats in de vergadering van het college van bestuur. 7.6 De directieraad adviseert het college van bestuur. In het directiestatuut wordt onder andere de relatie tussen de directieraadvergaderingen en de vergaderingen van het college van bestuur geregeld, alsmede het functioneren van de directieraad. 8 Vervanging bij afwezigheid Plaatsvervanging houdt in dat gedurende de afwezigheid van het ene lid alle taken qua verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn overgedragen aan een ander lid of andere leden van het college van bestuur. Hierover worden onderling nadere afspraken gemaakt. 9 Nevenfuncties De relevante nevenfuncties van de leden van het college van bestuur worden in het geïntegreerde jaardocument (jaarverslag) openbaar gemaakt. 10 Integriteitscode Het college van bestuur draagt zorg voor een integriteitscode. Daarin kunnen spelregels worden opgenomen over het omgaan met publieke middelen, collega s en medewerkers in de organisatie, andere bve-instellingen, onderhandelingspartners, public relations en public affairs, invitaties en geschenken van derden met zakelijk belang bij de instelling en het uitsluiten van voordelen aan derden. De inhoud van de integriteitscode wordt bepaald door het college van bestuur, na overleg met de ondernemingsraad en de studentenraad. 9

10 11 Klachten over het college van bestuur 11.1 In het uitzonderlijke geval, dat een externe relatie de voorzitter van het college van bestuur benadert met klachten of problemen inzake het handelen van een lid van het college van Bestuur, zal in eerste instantie door middel van overleg tussen voorzitter van het college van bestuur en het betreffende lid geprobeerd worden de zaken zo te regelen, dat het lid de klachten of problemen zelfstandig kan afhandelen Indien dat niet mogelijk is treedt de voorzitter van het college van bestuur of diens plaatsvervanger rechtstreeks handelend op Heeft de klacht of het probleem betrekking op de voorzitter van het college van bestuur, dan wordt deze behandeld door de voorzitter van de raad van toezicht Indien de klacht raakt aan de bevoegdheden van de raad van toezicht, wordt de Raad van Toezicht over de klacht geïnformeerd. 12 Geheimhouding 12.1 Ieder lid en oud-lid van het college van bestuur zal geheimhouding betrachten betreffende alle informatie die hij in het kader van zijn lidmaatschap heeft verkregen, tenzij de Stichting deze informatie openbaar heeft gemaakt, is vastgesteld dat deze informatie al bij het publiek bekend is, door het college van bestuur anders is beslist of openbaarmaking verplicht is op grond van een wettelijk voorschrift of een rechtelijke uitspraak waartegen geen hogere voorziening openstaat Ieder oud-lid van het college van bestuur zal de hem ter beschikking gestelde informatie inleveren of vernietigen. 13 Overige Zaken 13.1 Er is een aansprakelijkheidsverzekering voor bestuurders en leden van de raad van toezicht Er is een klokkenluidersregeling De Graafschap Groep beschikt over een klachtenregeling voor interne en externe belanghebbenden Voormalige leden van het college van bestuur van de Graafschap Groep kunnen geen lid van de raad van toezicht worden in dezelfde instelling of een daaruit voortkomende instelling en andersom. 10

11 14 Slotbepalingen 14.1 Dit reglement kan worden aangehaald als het Bestuursreglement Dit reglement is vastgesteld door het college van bestuur op 6 december 2012 en goedgekeurd door de raad van toezicht op 11 december 2012 en treedt in werking op Dit reglement zal na vaststelling ter kennisgeving worden aangeboden aan de ondernemingsraad en de studentenraad Met de inwerkingtreding van dit reglement vervalt het tot op dat moment vigerende Bestuursreglement Het college van bestuur is bevoegd tot aanpassing van deze regeling na goedkeuring van de raad van toezicht In gevallen waarin dit reglement niet voorziet is de code goed bestuur in de BVE sector van januari 2009 van toepassing In de gevallen dat deze regeling en/of de code goed bestuur in de BVE sector van januari 2009 niet voorziet beslist het college van bestuur Elke vijf jaar wordt dit reglement opnieuw bezien en indien nodig volgen er wijzigingen. 11