Jaarrekening 2007 Stichting SANE 1. Algemeen Stichting SANE (of voluit Stichting System Administration And Networking) isopgericht op 16 juli 1999, onder de naam Stichting SANE 2000. Het bestuur van de stichting heeft in haar verg adering van 21 februari 2001 besloten om de naam van de stichting te wijzigen in de huidige naam. Deze wijziging is op 13 maart 2001 geëffectueerd door middel van een statutenwijziging. 1.1 Activiteiten Het doel van de stichting is: het organiseren van een internationale conferentie over Open Computer Systemen; het bevorderen van het gebruik van open systemen en al hetgeen daarmee verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn; en het bevorderen van electronische informatieuitwisseling en al hetgeen daarmee verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn. De eerder door de stichting georganiseerde internationale conferenties waren: SANE 2000 22 t/m 25 mei 2000 in het MECC te Maastricht SANE 2002 27 t/m 31 mei 2002 in het MECC te Maastricht SANE 2004 27 september t/m 1 oktober 2004 in het RAI Congrescentrum te Amsterdam SANE 2006 15 t/m 19 mei 2006 in het Aula Congrescentrum van de Technische Universiteit Delft te Delft (NB: de allereerste SANE conferentie, SANE 98 werd georganiseerd door Stichting SANE 98). In 2007 zou Stichting SANE normaliter gesproken begonnen zijn met de voorbereiding van een nieuwe internationale conferentie SANE 2008, in de traditie van tweejaarlijkse SANE conferenties. In verband met de tegenvallende bezoekersaantallen bij de afgelopen SANE conferenties en het wegvallen van een aantal personen uit de organisatie heeft het bestuur van Stichting SANE besloten om in 2008 geen nieuwe SANE conferentie te organiseren, maar mogelijk wel in 2009. Hiervoor is een brainstorm groepje in het leven geroepen dat in 2007 eenmaal bijeen gekomen is om zich te beraden over mogelijkheden om SANE te reanimeren. Het resultaat hiervan is nog onduidelijk, en zal in 2008 nader vorm moeten krijgen. 1.2 Bestuurswijziging De voorzitter van Stichting SANE, Bos Eskes, heeft in het najaar van 2007 aangegeven tewillen aftreden als bestuurslid van Stichting SANE, omdat hij onvoldoende tijd beschikbaar heeft voor het vervullen van deze functie. Na consultatie met de vereniging NLUUG, welke statutair het recht heeft om een nieuw bestuurslid voor te dragen, en met instemming van de NLUUG, is besloten om Rudi van Drunen te benoemen tot bestuurslid en voorzitter van Stichting SANE. Deze benoeming is geëffectueerd op 23 oktober 2007. Het bestuur wil op deze plaats Bob Eskes nogmaals hartelijk danken voor zijn invulling van de rol van SANE voorzitter gedurende ruim zes jaar, van 21 februari 2001 tot 23 oktober 2007. Stichting SANE -1- Jaarrekening 2007
1.3 Boekjaar Krachtens de statuten liep het eerste boekjaar van Stichting SANE van de datum van oprichting, 16 juli 1999, tot en met 31 december 2000. Volgende boekjaren vallen samen met het kalenderjaar. Dit verslag behelst het boekjaar 2007, dat liep van 1 januari 2007 tot en met 31 december 2007. 1.4 Vergelijkende cijfers Omdat de organisatie van een SANE conferentie in de praktijk twee boekjaren beslaat, zijn de cijfers van het afgelopen boekjaar (2007, waarin geen SANE conferentie georganiseerd is, en ook geen voorbereidingen zijn getroffen voor een SANE conferentie in 2008) niet goed vergelijkbaar met die van het voorgaande boekjaar (2006, waarin een complete SANE conferentie georganiseerd en afgewikkeld is). Stichting SANE -2- Jaarrekening 2007
2. Jaarrekening 2.1 Balans per 31 december 2007 (na resultaatbestemming) Vlottende activa 2007 2006 Vorderingen Belastingen 0,00 4.499,00 Nog te ontvangen bedragen 554,68 1.400,35 Vooruitbetaalde kosten 0,00 128,40 554,68 6.027,75 Liquide middelen 15.797,39 23.859,19 16.352,07 29.886,94 Eigen vermogen Reservefonds 16.270,57 16.173,01 Onderhandse leningen Lening USENIX Association 0,00 13.538,53 Kortlopende schulden Crediteuren 0,00 128,40 Belastingen 71,00 47,00 Overige schulden 10,50 0,00 81,50 175,40 16.352,07 29.886,94 Stichting SANE -3- Jaarrekening 2007
2.2 Exploitatierekening over 2007 2007 2006 Baten Opbrengst deelnemers 0,00 177.930,17 Opbrengst exposanten 0,00 10.000,00 Opbrengst sponsors 0,00 9.215,00 Rentebaten 554,68 1.390,37 Ontvangen giften 0,00 2.000,00 Rekenverschillen 0,00 6,40 Betalingsverschillen 0,00 1,03 554,68 200.542,97 Lasten Huur- encateringkosten 0,00 70.726,07 Organisatiekosten 215,60 37.319,83 Reis- en verblijfkosten 0,00 44.931,01 Publiciteitskosten 0,00 25.084,82 Algemene kosten 217,52 6.797,12 433,12 184.858,85 Bruto exploitatieresultaat 121,56 15.684,12 Stichting SANE -4- Jaarrekening 2007
2.3 Algemene toelichting 2.3.1 Grondslagen van waardering en van bepaling van het resultaat Activa en pasiva Voorzover niet anders is vermeld, zijn de activa en passiva gew aardeerd tegen nominale waarde. Hierbij wordt op de vorderingen, indien dit noodzakelijk is, een voorziening in mindering gebracht. 2.3.2 Resultaatbepaling Algemeen Het resultaat wordt bepaald als het verschil tussen opbrengstwaarde van de geleverde prestaties en de kosten en lasten over het jaar. De winsten worden verantwoord in het jaar waarin zij zijn gerealiseerd, verliezen waarin zij voorzienbaar zijn. Stichting SANE -5- Jaarrekening 2007
2.4 Toelichting op de balans per 31 december 2007 2.4.1 Vorderingen Nog teontvangen bedragen Dit betreft de tot en met 31 december 2007 opgelopen rente op de Postbank Rentemeerrekening welke per 1 januari 2008 uitgekeerd zal worden. 2.4.2 Liquide middelen 2007 2006 Postgiro 97,39 159,19 Postbank Rentemeerrekening 15.700,00 23.700,00 15.797,39 23.859,19 2.4.3 Eigen vermogen Reservefonds 2007 2006 Stand per 1 januari 16.173,01 (11,11) Bij: exploitatieresultaat (bruto) 121,56 15.684,12 Bij: terug te ontvangen VpB 2002-2.257,00 Bij: terug te ontvangen VpB 2004-2.241,00 Af: voorziening VpB 2006 - (3.999,00) Af: voorziening VpB 2007 (24,00) - Stand per 31 december 16.270,57 16.173,01 Toelichting bij de diverse vennootschapsbelasting (VpB) mutaties in het bovenstaande staatje: Door achterwaartse verrekening van het over 2005 geleden fiscale verlies is een vordering ontstaan inzake restitutie van eerder in 2002 en 2004 betaalde vennootschapsbelasting van respectievelijk 2.257 en 2.241. Deze restitutie is in 2007 ontvangen van de Belastingdienst. In verband met de behaalde fiscale winst van 15.684,12 over het boekjaar 2006, is een voorziening VpB 2006 ter hoogte van 25,5% van dit bedrag, ofwel 3.999, getroffen. Hiervan is in 2006 reeds 3.952 op voorlopige aanslag betaald. In verband met de behaalde fiscale winst van 121,56 over het boekjaar 2007, is een voorziening VpB 2007 ter hoogte van 20% van dit bedrag, ofwel 24, getroffen. 2.4.4 Onderhandse leningen Ten behoeve van de organisatie van SANE 2006 heeft de USENIX Association een langlopende renteloze lening van USD 20.000,00 ter beschikking gesteld. Deze lening is ontvangen in mei Stichting SANE -6- Jaarrekening 2007
2005, en is gewaardeerd tegen de gemiddelde bij ontvangst geldende USD/EUR wisselkoers (0,7769265). In juli 2006 heeft USENIX toegestemd in het omzetten van 2.000,00 van deze lening in een gift ter dekking van het exploitatietekort van SANE 2006. Voorts is overeengekomen om de resterende lening te converteren naar tegen de oorspronkelijke USD/EUR wisselkoers (de hier bovengenoemde 0,7769265), zodat er per eind 2006 een lening van USENIX open stond van 13.538,53 zonder valutarisico. Omdat in 2007 besloten is om geen SANE 2008 conferentie te organiseren, is de USENIX lening, conform de in 2006 gemaakte afspraken met USENIX, in mei 2007 volledig afgelost. 2.4.5 Kortlopende schulden Belastingen Dit betreft het nog openstaande bedrag aan vennootschapsbelasting over 2006 (waarvoor nog geen aanslag ontvangen is), en de voorziening voor vennootschapsbelasting over 2007, waarvoor na aangifte in 2008 een aanslag verwacht wordt. Overige schulden Dit betreft achteraf door de Postbank in rekening gebrachte kosten inzake het betalingsverkeer in het vierde kwartaal van 2007. Stichting SANE -7- Jaarrekening 2007
2.5 Specificatie bij de exploitatierekening 2007 2.5.1 Huur- encateringkosten Lasten 2007 Lasten 2006 Kosten congres accomodatie 0,00 25.629,00 Kosten catering 0,00 26.932,07 Kosten social event 0,00 18.165,00 0,00 70.726,07 Kosten congres accomodatie Zaalhuur 0,00 13.572,50 Techniek kosten 0,00 10.235,00 Overige accomodatiekosten 0,00 1.821,50 0,00 25.629,00 Kosten social event Catering social event 0,00 15.840,00 Vervoer social event 0,00 1.995,00 Entertainment social event 0,00 330,00 0,00 18.165,00 2.5.2 Organisatiekosten Lasten 2007 Lasten 2006 Organisatie Buro 0,00 29.887,50 Expo Handling 0,00 90,00 Inschrijving 0,00 6.160,00 Reis- en verblijfkosten programmacie 0,00 351,70 Reiskosten overig 0,00 152,85 Dinerkosten organisatie 215,60 677,78 215,60 37.319,83 Stichting SANE -8- Jaarrekening 2007
2.5.3 Reis- en verblijfkosten Lasten 2007 Lasten 2006 Hotelkosten 0,00 17.431,47 Fees tutorial speakers 0,00 14.000,00 Reiskosten tutorial speakers 0,00 3.948,85 Reiskosten conference speakers 0,00 8.473,54 Overige kosten sprekers 0,00 1.077,15 0,00 44.931,01 2.5.4 Publiciteitskosten Lasten 2007 Lasten 2006 Drukwerk PR materiaal 0,00 3.948,00 Ontwerp PR materiaal 0,00 1.361,00 Drukwerk proceedings 0,00 4.990,00 Drukwerk tutorial handouts 0,00 3.084,60 Gimmicks 0,00 5.113,30 Overig drukwerk 0,00 1.484,10 Portokosten 0,00 3,419,85 Overige verzendkosten 0,00 1.683,97 0,00 25.084,82 2.5.5 Algemene kosten Lasten 2007 Lasten 2006 Stichtingskosten 32,62 21,62 Bankkosten 56,50 203,95 Kosten creditcards 0,00 5.733,68 Kosten PIN betalingen 0,00 200,96 Assurantiekosten 128,40 128,40 Diverse kosten 0,00 508,51 217,52 6.797,12 Stichting SANE -9- Jaarrekening 2007
2.6 Overige gegevens 2.6.1 Resultaatbestemming 2007 Het netto resultaat over 2006, te weten 97,56, is toegevoegd aan het reservefonds. Bestuur Stichting SANE 28 mei 2008 R. van Drunen voorzitter J.L.C.M. Alsters secretaris T.W. van der Raay penningmeester Stichting SANE -10- Jaarrekening 2007