Notulen JWG balv 20 november 2016 Opening 11:17 Aanwezigen HB: (Dikgedrukt 4x stemrecht) Rianne Plantenga, Cyrano Chatziantoniou (notulist), Rafael Mostert (voorzitter), Lucas van Duin, Nicky van Dijk Aanwezigen ALV: (Dikgedrukt 4x stemrecht) Thijs Desain, Patrick Keller, Martijn Wilhelm, Peter Perdijk, Alyssa Vreeken, Jelle Verstraaten, Matthijs van Zanten, Frank Wijgerse Afwezig HB: Mariska Weusten, Jasper Pothoven Later Ivo Graat vanaf 'Notulen vorige ALV', Juliette Verberk vanaf 'Stichting Universum'. Vaststelling agenda: Geen wijzigingen aan voorgestelde agenda. Mededelingen Op een logisch moment in de vergadering last de voorzitter een lunchbreak in. Aanwezigen t/m 21 jaar hebben viervoudig stemrecht. De stemprocedure werkt als volgt: De voorzitter formuleert een voorstel. Dan word eerst gevraagd wie tegen het voostel is, dan wie zich onthoudt. De rest is impliciet voor. Na de formulering van het voorstel, voorafgaand aan de stemming kunnen leden een schriftelijke stemming aanvragen, waardoor de stemming anoniem word. Notulen vorige ALV Pagina 5, de indentatie gaat daar fout. Er wordt gevraagd of iemand nog de JWG twitter bijhoudt. Nee, maar wanneer er iets op de JWG facebookpagina gepost wordt, komt dat ook op twitter. Op die manier is de JWG nog wel actief op twitter. Als opmerking over de JWG foto gallery. De nieuwe gallery is te vinden op gallery.sterrenkunde.nl ipv sterrenkunde.nl/gallery. De notulen zijn met bovenstaande wijzigingen unaniem aangenomen. Bestuursmutaties 1
Op dit moment zitten in het JWG hoofdbestuur: Rianne Plantenga (algemeen bestuur), Rafaël Mostert (voorzitter), Lucas van Duin (penningmeester), Nicky van Dijk (algemeen bestuur), Cyrano Chatziantoniou (algemeen bestuur), Jasper Pothoven (algemeen bestuur) en Mariska Weusten (secretaris). Jasper is al een aantal maanden niet te bereiken en komt al een aantal maanden niet meer naar de HB-vergaderingen toe. Voorstel: We stellen daarom voor Jasper Pothoven uit het HB te zetten. Om vervolgens nog een oneven aantal HB-leden over te houden, zou Nicky ook uit het HB stappen. Nicky: Omdat Lucas volgend kwartaal niet aanwezig gaat zijn bij de HBvergaderingen, zouden we geen probleem hebben met stemmen. Rafaël: Het HB moet statutair gezien altijd een oneven aantal (van minimaal 5) leden hebben. Dus ook al zou het nu geen probleem zijn, moet het toch. Patrick: Is er een poging gedaan om Jasper hiervan op te hoogte te stellen? Rafael: Er zijn meerdere pogingen gedaan zonder success en ook zonder reactie. Patrick: is er nog een poging gedaan om vervanging te regelen? Rianne: De taken van Nicky stoppen niet en Jasper doet al een tijd lang niets meer voor het HB, dus de werkdruk wordt niet verhoogd. Al waarderen we het wel altijd als er meer mensen komen helpen. Stemming: Jasper uit zijn functie als HB-lid ontslaan: 0 tegen, 1 onthouding. Voorstel aangenomen Stemming: Eervol aftreden Nicky als HB-lid: 0 tegen, 1 onthouding. Voorstel aangenomen. Stichting Universum HB deel: Context: StUV is een onafhankelijke stichting die ooit is opgericht door JWG-leden. Onafhankelijk als in dat ze niet door de JWG bestuurd wordt. Er is wel een adviesgevende groep toezichthouders, de Raad van Commissarissen (RvC) die o.a. adviseert over de financiën. Alle beslissingen binnen de stichting worden genomen door het StUV-bestuur. Het JWG dagelijks bestuur (DB) zit automatisch in het StUV bestuur. Wat de rechten van de ALV betreft, die zijn redelijk beperkt. De ALV kan dus niet StUV opheffen, in ieder geval niet direct. Op dit moment is het JWG DB meer dan de helft van het StUV bestuur. Vanuit het hoofdbestuur worden twee scenario's voorgesteld: Het behouden van de stichting, zonder de Sterren&Planeten. Er wordt geprobeerd StUV met een nieuw team in een nieuw jasje te steken. Dit heeft als voordeel dat de moeite voor het oprichten van de stichting niet nogmaals gedaan hoeft te worden 2
(inclusief notarisgeld), maar er zijn anderzijds wel doorlopende kosten (hoewel deze minder zijn dan de rente-inkomsten van StUV). De stichting wordt opgeheven en het geld wordt overgeheveld naar de JWG geoormerkt om overeenkomstig de doelen van StUV te worden gebruikt. Dit wordt vooral overwogen omdat het niet lijkt alsof er binnenkort iemand weer dingen zal oppakken binnen StUV. Als de stichting is opgeheven, gaat er geen tijd en moeite in zitten. Martijn: waarom zitten niet alle HB-leden in StUV bestuur? Rianne: Het DB bestaat uit de voorzitter, de secretaris en de penningmeester. Overige HBleden maken dus geen deel uit van het StUV bestuur. Peter: hoe werkt precies scenario twee? Lucas: de stichting is opgericht omdat er financiële risico s kwamen. Als StUV nu wordt opgeheven en er komen geen grote financiële risico s bij, dan hoeft er geen nieuwe stichting worden opgericht. Als hier wel risico s bij zijn, dan is het wel handig om een nieuwe stichting Peter: Misschien moeten die voorwaarden dan vernoemd worden in dat scenario. Patrick: Dat de nieuwe stichting pas opgericht wordt als dit nodig zou zijn en niet per direct. Peter: Over de kosten van de LBM, de 1500 zou een vrijwilligersbijdrage moeten zijn. Lucas: Dat is het ook. Het maximum is dus 1500. Rafael: Het enige wat niet helemaal klopt is het uurtarief. Rianne: Wat Peter waarschijnlijk bedoelt is dat er misschien geen bedrag moet staan. Lucas max per uur is 4,50, niet 7,21 dat uurbedrag moet je dus wegdenken. Matthijs, is het dan niet handiger om dat uurbedrag weg te laten. Peter: Een deel van de functie van StUV is het regelen van subsidies. Willen we dat niet meer gaan doen als de stichting niet meer werkt? Rafael: Tot nu toe werd dat passief gedaan (dus de stichting was niet actief ernaar op zoek). Als we via via iets horen kan het altijd besproken worden, maar volgens het huidige plan zouden we niet actief ernaar op zoek gaan.. Peter: Dat moet dus in het document erbij; dat we er mee gaan stoppen. Rafael: Stel er komt een heel mooi project erbij, dan wil je dat wel kunnen subsidiëren. Peter: Los van de uitzonderingen is het wel handig om te zeggen dat je het niet meer doen. Peter: Het concept S&P wordt uitgeleend. Krijgen we daar dan geen inkomsten meer uit? Rafael: Nee inderdaad. Het enige wat we daar nog uit krijgen zijn de twee JWG-pagina s. Peter: Als we het uitlenen, kunnen we het dan nog terug nemen? Rafael: De onderhandelingen zijn gedaan door Joost Hartman, we weten niet precies wat de voorwaarden zijn. Ivo: StUV heeft afstand gedaan van alle rechten over de S&P met als enige afspraak dat de advertenties geplaatst mogen worden en dat als Stip Media ermee stopt, StUV het weer terug kan krijgen. De RvC is inmiddels compleet. 3
Bij de vorige ALV was er onenigheid. Toen heeft de ALV gevraagd aan de RvC om een iemand met unanieme boodschap te sturen, of alledrie wanneer die onenigheid blijft. Ze zijn alledrie hier. Ivo: Op de agenda staat niets over het financiële verslag. Rafael. Het idee was om daar nog iets over te zeggen voor de RvC input. StUV heeft elk jaar financiële verslagen. Het is de taak van de RvC om daar advies over uit te brengen. De ALV heeft geen rechten om hier iets over te zeggen. Bij de vorige ALV liep het erg achter. Dat was een punt van zorgen en ook deels de reden van deze balv. Twee weken geleden zijn verslagen van 2014 en 2015 naar de RvC gestuurd. Frank: Mijn beeld. Ik ben heel blij dat de verslagen er nu zijn. Dat geeft goed overzicht. Je weet dat er een kapitaal van 30000,- is en dat dat er nog steeds is. Juliette: De afgelopen twee jaar is er in totaal 6000,- aan verlies geleden. Dit komt door grote investeringen en de overdracht van S&P. Wat opvalt is dat de S&P verkoopcijfers verdubbeld zijn van 2015 tov 2014. Dat had ik eigenlijk wel willen weten voordat S&P gestopt was. Ivo: Als je naar de cijfers kijkt, blijkt dat S&P een levensvatbaar product is. Wat dat betreft is wat het StUV-bestuur gezegd heeft niet helemaal juist. Dat had dus niet het argument moeten zijn om met S&P te stoppen. Er zijn zat argumenten om dat wel te doen, maar de levensvatbaarheid is geen reden. Dat is een beetje teleurstellend. Frank: Het StUV bestuur is al een aantal jaar niet goed bezig. Afgelopen jaren geen goed inzicht door slechte of late financiële verslagen. Dat maakt het heel lastig om erover te oordelen. Lucas: Dus het feit dat er winst gemaakt had kunnen worden, had een reden kunnen zijn om weer met meer enthousiasme te beginnen? Frank: Stuv is erg inactief op dit moment. De vraag is: zie je na deze 5 jaar een nieuwe start? Waarom nu wel? Andere kant van het verhaal is er kapitaal dat wel goed beheerd moet worden. Juliette: Het grootste meningsverschil: door het hele bestuur op laten stappen zou een doorstart goed kunnen. Geen vertragingen door oude redenen van inactie. Frank: StUV heeft dingen gedaan als S&P op internet aanbieden. Dat heeft de verkoop doen stijgen, maar dat heeft ook wel zo erg het bestuur belast dat ze niets anders meer kunnen doen. Lucas: Als we verwachten dat er geen nieuwe mensen komen waar jij vertrouwen in hebt, zou je dan de stichting beëindigen, of zou je zeggen dat de structuur in tact houden een goed idee is? Frank: Een stichting naast de JWG hebben is heel handig. Dat zouden we wel anders moeten doen. Meer een slapende stichting. Veel verenigingen hebben dat. Juliette: Als je dat reservepotje hebt, hoe controleer je dan alles? De 4x vergaderen en de RvC zijn er juist voor om dat goed te waarborgen. Frank: Je zou dan ook een andere financiële constructie moeten opzetten. Ivo: over de financiële verslagen: We hebben de indruk dat ze kloppen. Er valt wel iets te zeggen over of dit nou het verslag is waar je een ALV mee kunt informeren. Dat is wel wat lastiger omdat je niet snel uit het verslag haalt wat de S&P allemaal gedaan heeft. Je moet 4
dus de boekhouding erbij hebben. Dat kan de RvC, maar je zou willen dat het verslag zelf dat ook doet. Wel zal het al veel moeite gekost hebben voor de verslagen überhaupt. dus dank daarvoor. Juliette: Fons functioneert op dit moment niet. Lucas: Dat valt wel mee. Juliette: maar Annika en Fons blijven aan in het voorstel. We maken ons wel al zorgen over het verslag van 2016. Lucas: De ALV was een deadline om nieuwe mensen te vinden en niet een richtlijn om dan nieuwe mensen aan te stellen. Ivo: Ik zou de suggestie willen doen om de situatie een stap voor te zijn. Dat je er goed bovenop zit. Rafael: tot nu toe gingen we ervan uit dat de stukken wel opgeleverd zouden worden. Dat doen we nu niet meer, dus we zijn nu ook al bezig met de stukken van 2016. Ivo: Dan de toekomst. Ik ben het eens met wat er tot nu toe gezegd is. In mijn eigen woorden: het helpt iedereen om niet een slepende molensteen met je mee te nemen. Wat er hier gezegd is over StUV in haar huidige vorm, StUV 2.0 of een vervangende stichting. Welke vorm dan ook, je moet je tijd en energie besteden en je aandacht verdelen. Daarmee hoor je mij niet zeggen dat StUV nu moet stoppen. Er zijn prima overwegingen om de stichting te laten bestaan. Andere overwegingen zijn om meer digitaal te gaan doen. Ik denk nog steeds dat daar veel mogelijkheden zijn. Alles staat of valt met of je mensen kunt vinden die er daadwerkelijk tijd aan kunnen besteden en ook serieus genoeg om de initiatieven die je neemt ergens op te kunnen laten lijken. Dat is de fundamentele vraag die ik de ALV opleg: hoe reëel achten wij sommige zaken. Ik steun het idee om door te gaan tot de reguliere ALV. Wel stel ik voor om het komende half jaar nog eens concreter te kijken naar de opties die we hebben en om dat dan te presenteren bij de ALV 2017. Mijn suggestie is: er is sinds de laatst ALV geen contact geweest tussen bestuur en RvC. Ik ben bereid om een dialoog aan te gaan. Juliette: Wat is er dan niet duidelijk aan de keuze die er nu ligt? Ivo: ten opzichte van de vorige ALV is er niks veranderd. Ik heb dus het gevoel dat er wat dat betreft niets gebeurd is. Rafael: Er lopen nu best wel wat dingen sinds de vergadering van maart. Stopzetten activiteiten, rekening, website. Zelfs als we niet op zoek zijn naar mensen is er nog werk wat er gedaan wordt. Lucas: Voor mij is er veranderd dat we naar mijn mening een optie hebben om StUV te bewaren en niks gaan doen en dan voor gemotiveerde mensen het nog steeds laten bestaan. Frank: daar wil je een andere, lichtere constructie voor. Peter, de vraag aan de ALV is gaan we blijven hangen aan die molensteen of niet. Een belangrijk punt is niet de S&P maar de waarneembrochure. Willen we alsnog kijken of we dat kunnen afronden. 5
Rafael: Bij de vorige ALV was het advies van Ivo en Frank om de stichting helemaal op te heffen. Frank: Toen was het beeld dat er nooit meer iets ging gebeuren. Ik heb dat al enigszins bijgesteld. De eerste vraag is dus opheffen ja of nee. Als je hem niet opheft, dan moet je kijken naar wat de toekomst van de stichting precies is. Ivo: hoe klein de stichting ook is, je moet altijd tijd en moeite erin stoppen. De keuze is inmiddels wat minder zwart wit, maar de fundamentele vraag is of je je tijd en aandacht wilt verdelen over de twee dingen of alleen aan de JWG. Ze vissen uiteindelijk in dezelfde poel met mensen. Juliette: Ik denk dat als je StUV niet zozeer moet zien als een los ding. Soms is het heel fijn om projecten met een groot risico onder te brengen in de stichting. Dat scheelt naast het ambitieuze risicovolle plan ook nog de administratie van een nieuwe stichting opzetten. Er moeten dan wel vangnetten komen. Cyrano: Wat acht jij de kans dat er grote risicovolle projecten komen? Juliette: Neem bijv. de eclipsreis aankomende zomer. Jelle: Vaak is het wel erg lastig om een subsidie te ontvangen van StUV. Juliette: ik denk dat dat te maken heeft met de bureaucratie achter het krijgen van subsidie. Jelle: ik weet nog dat er ooit problemen waren met een jubileumversie van de UV om daar subsidie te zoeken. Peter: Ik heb het een keer gebruikt. Het was wel lastig. Het voornamelijke probleem was feedback ontvangen. Jelle: Volgens mij zegt iedereen hier dat we StUV niet willen opdoeken maar omvormen naar een nuttige versie. Juliette: Over het voorstel van de uurtarief. Van oorsprong was de LBM ook wel veel bezig voor StUV. Is de workload echt 4 uur per week? Rafael: De reden dat de LBM betaald krijgt is dat de LBM echt verplichtingen heeft en dat de personen die het kunnen en willen doen niet alomtegenwoordig zijn. Frank: zou StUV niet kunnen financieren dat StUV alles digitaal te regelen. Juliette: ik maak me er zorgen over dat we slechte communicatie hebben binnen de RvC. We moeten een eenduidig advies geven. ALV: Patrick: Ik was het wel met Ivo eens over de haalbaarheid van de toekomstplannen. welke termijn wil je eraan plakken? Het lijkt alsof het doorgeschoven wordt naar de komende ALV. Rafael: Het betekent niet dat we tot de ALV niks doen. Zelfs als de stichting niks meer gaat doen moet er naar de huishoudelijke mededelingen gekeken worden. Martijn: Kan niet de huidige structuur bewaard worden om StUV helemaal op te heffen? Rafael: Je moet nog steeds naar een notaris toe. 6
Ivo: Ik hoor nog steeds de vraag over meer toelichting van de verschillende opties. Ik ben nog steeds van mening dat je op de volgende ALV een wat duidelijker pakket moet kunnen presenteren. Matthijs: Ik vind dat je het niet op moet heffen over risicodekking. Ivo: Wat verwacht de ALV van de RvC in het komende halve jaar? Moet de RvC aan de kant stappen en het bestuur haar werk laten doen, of de dialoog aangaan. Matthijs: Ik vind dat je als RvC meer er bovenop gaat zitten, je dan beter kunt adviseren. Jelle: Probeer samen te werken met het bestuur. Juliette: Het heel dicht erop zitten kan juist averechts werken. De RvC moet adviseren en niet sturen. Thijs: Misschien kan dit gecombineerd worden door de RvC er af en toe bij te betrekken. Lucas: Het hoeft geen molensteen te worden. Je kan met heel weinig moeite verder werken. Ik zie niet heel veel reden om de structuur heel erg te gaan veranderen als StuV minder moet gaan doen. Frank: Je hebt in principe gelijk om binnen de statuten te werken. Het lijkt me geen goede permanente status. Pauze. Hervat 13:31. Voorstel: de RvC benoemd laten tot de ALV van 2017. Juliette: Ik maak me zorgen over de communicatie binnen de RvC. Nicky: Moet de RvC 3 leden hebben? - Ja. Voorstel Juliette benoemen tot de ALV van 2017. 0 tegen, 1 onthouding. Voorstel aangenomen. Voorstel Ivo benoemen RvC tot de ALV van 2017. 9 tegen, 4 onthouding. Voorstel aangenomen. De opheffing van StUV gaat niet gebeuren omdat unaniem de mening lijkt te zijn dat het handig is om zoiets te behouden. Lucas: Wat willen jullie voor de volgende ALV? Matthijs: Ik zou meerdere voorstellen prettig vinden. Thijs: Ik vind de huidige opzet goed; een genuanceerde opzet met voor-en tegenargumenten. Het hoofdbestuur zal het eerste scenario verder uit gaan werken. Met kansen van haalbaarheid inbegrepen. StUV moet binnen drie maanden van einde van het boekjaar een verslag opleveren. Dan het liefst niet pas 31 maart voor het eerst iets sturen, zodat de RvC tijd heeft om er naar te kijken. Nicky: Je zou het ook nog eerder kunnen opleggen bijv. Januari. Dat zou haalbaar moeten zijn. 7
Het DB probeert ervoor te zorgen dat het verslag tijdig opgeleverd wordt. Rondvraag: Nicky: Hoe zit het met de truien? Juliette heeft een bestand wat ze moet doorsturen. Martijn: Geldt de korting ook voor deze ALV? Lucas: ja, maar max 5,- Jelle: Ik ben bezig met een jubileumtour. We komen naar je toe. Er zijn al dingen gepland voor januari (Utrecht) en februari (groningen). De data komen op de website en in de UV. Rianne: Roy Keeris heeft een herseninfarct gehad. Hij ligt in het ziekenhuis. Wij wilden hem een kaartje sturen met onze naam erop. Hij is een van de S&P schrijvers. Sluiting: 13:50 8